MODELO PARA LA EVALUACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

DETECNOLOGAS DE LA INFORMACIN.

:
Gestin de proyectos
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Gestin de partes Interesadas
:
Como es conocido en un proyecto existen como mnimo dos partes, la parte interesada o
contratante y la parte ejecutora. Es por ello que la gestin de partes interesadas es vital para el
proyecto porque definir un Gerente de Proyecto por parte del cliente, sus funciones y
atribuciones es muy importante. Ser gerente de proyecto es un trabajo de tiempo completo, ya
que debe de administrar los recursos del lado del cliente, tales como: personal a colaborar en el
mismo, tiempos ordinarios, tiempos extras, para realizar las tareas asignadas al cliente, as
como la compra de productos o servicios complementarios que sean requeridos para la
correcta ejecucin del proyecto. De igual manera de la parte ejecutora del proyecto es
necesario contar con un Gerente de Proyecto que ser el responsable de administrar los
recursos antes mencionados (Tal como se mencionan para el cliente sin llevar a cabo los
gestiones dentro del cliente) la gran diferencia radica en la administracin del recurso tcnico
que ejecuta el proyecto, debido a la variedad de recursos multidisciplinarios que se cuentan por
parte de los consultores de la empresa ejecutora.
Gestin del Alcance
:
Este es el punto crtico del proyecto, debido a que en esta parte se delimitan las necesidades
del cliente, lo que espera recibir y como espera recibirlo. Es por ello que el secreto para el xito
de un proyecto informtico radica en la correcta definicin de estos requerimientos, la revisin a
conciencia de estas necesidades, la definicin adecuada de los informes o reportes que espera
recibir el cliente(recordemos que el objetivo de un proyecto de este tipo es obtener informacin
oportuna, pero para esto se deben de procesar datos de la forma adecuada a los
requerimientos, para que el sistema sea capaz de procesar y generar la informacin de
requerida) .Quienes, como, cuando, donde y porque definen los requerimientos listados en el
documento de respectivo, son importantes puntos a contemplar en la definicin de
requerimientos, ya que en ocasiones se encuentran con peticiones innecesaria prala
organizacin y que nicamente complacen a una persona que desea ver la informacin de una
forma particular, lo cual puede elevar el nivel de dificultad del proyecto y por ende incrementar
costos. Es por ello que se recomienda que las empresas tengan definidos sus procesos,
emplantillas uniformes, de preferencias con plantillas de procesos de ISO 9000 para poder
tener un estndar de la informacin descrita en los procesos. Es comprensible que en las
empresas existan muchos procesos, y que exista resistencia a querer documentar los procesos
por parte de los empleados, ya que esto en algunas culturas les genera temores indebidos.
Estimacin y costeo
:
Tema critico en la restructuracin correcta de un proyecto, este delimita los entregables
por ende los alcances del proyecto en s. Existen generalmente 2modalidades de presupuestos
de para este tipo de proyectos, la primera y mas conocida es la de costeo por hora de servicios

de consultor, la segunda de proyectos de llave en mano. Ambas modalidades son buenas, pero
hay que tomaren cuenta que es una relacin gana-gana por lo cual la negociacin debe ser
muy transparente en el tema de cuantificacin de los recursos necesarios para efectuar el
proyecto. As como el coste de los productos y servicios necesarios para la correcta ejecucin
del mismo. Al tener claro el panorama de estos temas se puede determinar que modalidad de
presupuesto se propondr al cliente
Planeacin de recursos
:
Tema de especial atencin, ya que en este tipo de proyectos se deben de pervertidos los
recursos necesarios para la implementacin del proyecto con lo cual se deben de contemplar
temas como:
Feriados y Das de Asueto.
Proyectos alternos en los cuales se utiliza un mismo recurso.
Planes de vacaciones del personal del cliente como consultores estos pueden coincidir con
hitos crticos del proyecto, generando rutas crticas que colapsaran en vez de llegar a su
trmino entiempo y coste sin generar atrasos en el proyecto.
Diagrama de Gantt es vital para tener un mapa del trazo del proyecto y tener claros los Hitos
del mismo, pero tambin tener claro el diagrama de Perta con las respectivas rutas crticas del
caso.
Actividades paralelas del mismo proyecto que se pueden ejecutar anticipadamente, y sus
recursos necesarios. Prestar atencin a las capacidades del recurso para ejecutar dichas
actividades paralelas puesto que esto puede entorpecer la ejecucin del proyecto y en vez de
ser una actividad anticipada puede convertirse en una actividad crtica por llegar a perjudicar
ms adelante el proyecto.
El nivel de prioridad de cada actividad determinar tambin la prioridad de los recursos a utilizar,
por lo cual es importante determinarla.
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De las contrataciones de servicios de terceros o subcontrataciones para determinadas
actividades o necesidades del proyecto. Estas deben ser muy analizadas porque cada
proveedor tiene una cola de trabajo que debe de atender y por ende este factor puede llegar a
generar atrasos en la ejecucin del proyecto.
Control de ejecucin
:
Tema interesante porque vara entre proyectos, pero realmente se puede medir perlas
actividades definidas, su prioridad y tiempo de ejecucin. Los hitos son muy importantes por
este tema, ya que son indicadores de la ejecucin de los proyectos. Mtricas reales de
medicin de la ejecucin del proyecto se definen en el diagramado Gantt al establecer en el
mismo un porcentaje al que equivale dicho hito o actividad importante. El control de ejecucin
de una proyecto de informtica generalmente es revisado y reportado por los dos gerentes de
proyecto(cliente-Proveedor) ya que deben revisar las tareas o actividades asignadas a cada
uno de los miembros de cada equipo segn corresponda, para que as sean validadas como
positivas o negativas en la ejecucin del proyecto.
Gestin de riesgos
:
L a gestin del riesgo requiere que los gerentes de proyecto y el comit sean muy visionarios
para poder anticipar las consecuencias de cada accin que se ha planificado para el
proyecto. Generalmente las empresas no generan planes de contingencia para casos de fallos
o problemas dentro del proyecto. Como he mencionado anteriormente la correcta definicin del
alcance del proyecto permite tener un plan de actividades que permitir visualizar los posibles
incidentes riegos que existen en el proceso de implementacin del proyecto.

Gestin de las comunicaciones

:
En el mundo de hoy las empresas cuentan con mltiples oficinas en diversas localidades o
pases y por ende hay que interactuar con estas otras instalaciones ya que el proyecto es
para bien comn. Por este entorno de mltiples localidades se debe establecer comunicacin
con el personal que interacta en las diversas fases del proyecto. Este entorno mas complejo
involucra temas muy relacionados con la comunicacin y es los canales para efectuar las
mismas, por ello es que las telecomunicaciones son elementales en el proceso de la gestin de
los proyectos.
Gestin de adquisiciones y contratos
:
Un tema muy interesante de manejar en el proyecto, debido a que los temas de adquisiciones
y/o contrataciones como se sabe son dependientes de terceros, pralo cual se deben de
evaluar la trayectoria del proveedor, la calidad de productos o servicios que prestara y sus
recomendaciones. La contratacin de este tipo de servicios o productos debe ser planificada
anticipadamente para que se cuente con tiempo de holgura por posibles atrasos imprevistos en
el proyecto. En el presente documento se ha mencionado temas de este tipo, debido que es
factible que se encuentre con un proveedor que incumpla y por ende dae el trayecto del
mismo. Es comn que la gente de sistemas no tenga conocimientos de este tema, por local se
deben de apoyar en un departamento legal que genere un contrato capaz de proteger los
intereses del proyecto. Recordemos que las negociaciones son Gana-Gana por lo cual un
contrato que tiene amonestaciones tambin debe tener premios por diversas situaciones. Es
all donde se debe negociar un contrato que satisfaga a ambas partes. Estos aspectos se
deben de considerar en esta gestin de Adquisiciones y contratos:
La necesidad de contratar
El contrato
Rangos en la contratacin
Con quien contratar
Ambiente de negociacin
Anlisis de las propuestas
Requisitos mnimos de un contrato
Garantas
Clusulas indispensables
Perfeccionamiento del contrato
Responsabilidades
Gestin de talento Humano
:
Cuando hablamos de Gestin de Recursos Humanos nos estamos refiriendo a la gestin de las
personas que conforman la organizacin; y estamos, en este caso, hablando de la gestin del
principal recurso del que disponen las organizaciones para mantener y mejorar su
competitividad. Y son las personas que conforman la organizacin las que van a innovar y las
que van a conseguir que los clientes estn o no satisfechos. En el rea de la gestin de
proyectos, la gestin de recursos humanos es un elemento fundamental.
El equipo de trabajo. Cmo se constituye, quienes lo integran, caractersticas...
Perfiles tpicos de los integrantes. Director tcnico del proyecto, organizacin del equipo.
Conflictos. Causas, cmo resolverlos. El error humano es comn, por mltiples temas, por lo
cual debemos de tener en cuenta que el capital humano puede generar situaciones que afecten
el correcto desempeo del proyecto. Es por ello que monitorear frecuentemente el desempeo
de las personas involucradas, su situacin personal o emocional, aprendizaje en las

capacitaciones, nivel de Pro actividad en el proyecto, para poder determinar si se genera un

plan de incentivos a los mejores miembros de los equipos de trabajo.
Gestin de documentacin
:
Este tema se relaciona a la bitcora de actividades del proyecto, tomen en cuenta que en un
proyecto de este tipo generalmente se realizan una serie de actividades, entrevistas y reportes
que generan datos para ser procesados y as generar un proceso o requerimiento especfico
para el proyecto. Al mismo tiempo se pueden tomar decisiones de modificar partes del proyecto
en s, debido a las circunstancias del entorno empresarial, por lo cual es vital tener
documentado los cambios, acuerdos y razones por las cuales se toman estas determinaciones.
En los proyectos de informacin y tecnologa se generan configuraciones de Hardware y
Software que deben ser documentadas para posteriores reconfiguraciones. Adems los
controles de cambios a las configuraciones iniciales es muy importante de documentar. Se
recomienda que para esta parte se usen metodologas de documentacin como las de ITIL o
RUP que poseen bases slidas para generarla. De especial importancia es la documentacin
en proyectos de Gestin empresarial en la cual se implementan sistemas como son:
ERP.
CRM.
SCM.
RRHH.
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