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Tercer Periodo: Bases de Datos -

BASES DE DATOS

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto, a una organización,
o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes, una colección de música,
los datos de un hospital, un colegio, etc.

Ventajas de las bases de datos:

· Independencia de datos y tratamiento: Cambio en datos no implica cambio en


programas y viceversa.
· Coherencia de resultados: Reduce redundancia :
o Acciones lógicamente únicas.
o Se evita inconsistencia.
o Mejora en la disponibilidad de datos: No hay dueño de datos, ni aplicaciones
ni usuarios.

· Cumplimiento de ciertas normas: Restricciones de seguridad.

o Accesos (Usuarios a datos).


o Operaciones (Operaciones sobre datos).

DISEÑO

Garantiza su fácil mantenimiento. Los datos se almacenan en tablas y cada tabla contiene datos
acerca de un tema, por ejemplo, clientes. Por tanto, cuando se actualiza una parte de los datos
concreta, como una dirección, se hace en un solo lugar, pero ese cambio aparece automáticamente
en toda la base de datos. Antes de utilizar Access para crear tablas, consultas, formularios y
otros objetos definitivos, se recomienda realizar un esquema en papel y trabajar el diseño
primero. Los pasos para diseñar adecuadamente una base de datos son:

1. Determinar la finalidad: Piense detenidamente en las preguntas que desean que responda
la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que genere la base de datos.
Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos.

2. Organización de la información: Entonces ya puede determinar qué hechos necesita


almacenar en la base de datos y a qué tema corresponde cada hecho. Los hechos son los campos
(columnas) de la base de datos y los temas a los que pertenecen los hechos son las tablas.
Por ejemplo, puede que sea necesario almacenar los hechos siguientes acerca de los clientes:
nombre de la organización, dirección, ciudad, estado o provincia, y
número de teléfono. Deberá crear un campo independiente para cada uno de estos hechos. A
la hora de determinar qué campos son necesarios, tenga presentes estos principios de diseño:

· Incluya toda la información que necesite.

· Almacene información en partes lógicas que sean lo más pequeñas posibles. Por
ejemplo, los nombres de los empleados suelen repartirse en dos campos, Nombre y
Apellidos

· No cree campos para datos que estén formados por listas de múltiples elementos. Por
ejemplo, si en una tabla Proveedores se crea un campo Productos que contenga una lista
con los productos que se reciben del proveedor separados mediante una coma, después
será más difícil encontrar los proveedores quesuministren un producto determinado.

· No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una


expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos,
constantes, funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a
un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos, manipular caracteres o probar
datos.)). Por ejemplo, si tiene un campo PrecioUnitario y un campo Cantidad, no cree
otro campo que multiplique los valores de ambos.

· No cree campos que sean similares entre sí. Por ejemplo, si en una tabla
Proveedores crea los campos Producto1, Producto2 y Producto3, será más difícil
encontrar todos los proveedores que suministran un producto determinado. Asimismo,
será necesario cambiar el diseño de la base de datos si un proveedor suministra más
de tres productos. Sólo necesitará un campo para los productos si coloca dicho campo en
una tabla Productos en lugar de en una tabla Proveedores.

3. Determinar las tablas: Cada tabla debe contener información sobre un asunto. A la
hora de decidir a qué tabla pertenece cada campo, tenga presentes estos principios de
diseño:

· Agregue el campo a una sola tabla.


· No agregue el campo a una tabla si, la misma información va a aparecer en otra.
· Si determina que un campo de una tabla va a contener mucha información
duplicada, seguramente ese campo se encuentra en una tabla que no le corresponde.

· Identificar el campo o los campos con valores únicos en cada registro. Para que
Access conecte información almacenada en tablas distintas (por ejemplo, para conectar
un cliente con todos los pedidos del cliente) , cada tabla de la base de datos debe incluir
un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro
de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva
cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe
tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una
tabla con claves externas de otras tablas.).

4. Determinar las relaciones entre las tablas. Ahora que ha dividido la información en tablas y
que ha identificado los campos de clave principal (una clave principal se utiliza para relacionar
una tabla con otras tablas) necesita una forma de indicar a Access cómo volver a reunir toda
la información relacionada de un modo significativo. Para ello se definen relaciones (relación:
asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en
dos tablas). Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.

Perfeccionar el diseño: Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es
el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos. Es más sencil o cambiar el diseño
de la base de datos ahora que una vez que haya rel enado las tablas con datos. Utilice para crear
las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las
tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe
si puede crear consultas para obtener las respuestas que desea. Cree bocetos de los
formularios e informes, y compruebe si muestran los datos esperados. Busque duplicaciones de
datos innecesarias y elimínelas.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

TABLA: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos. Las
tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

CONSULTA: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para l evar a cabo
una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de
datos de un formulario.

FORMULARIO: objeto de base de datos de Access en el que se colocan controles para realizar
acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos.
INFORME: imprime información a la que se ha dado formato y se ha organizado de acuerdo
con sus especificaciones.
PÁGINA DE ACCESO A DATOS: puede ver, agregar, editar y manipular los datos
almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de
datos, como Excel.), macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar
tareas.)

MÓDULO: colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos


como una unidad con nombre. Existen dos tipos de módulos: módulos estándar y módulos de
clase.

MICROSOFT ACCESS 2007

Es un sistema de gestión de bases de datos(SGBD). Un SGBD el conjunto de programas que


permiten gestionar estos datos

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas de datos contienen campos que almacenan los diferentes datos como el
código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo
objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman
un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible
base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

Campos

TIPOS DE DATOS
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van
a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2007 son:

Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255
caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier
número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales.

Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato
o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo. En Access 2007
se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access sólo utiliza los 255 primeros
caracteres cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Numero: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número
la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero
y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal
permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases
réplicas.

Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que
estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta
15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Access
recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los cálculos. Un
campo Moneda tiene una precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4
dígitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos
Autonumérico no se pueden actualizar.

Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/
Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada
como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
· Texto: el texto que aparece en el campo o control.
· Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
· Subdirección: posición dentro del archivo o página.

CREAR UNA BASE DE DATOS

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office
en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla. Aparecerá
la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. Selecciona la opción Base de datos en
blanco. En la parte inferior también podrá seleccionar una plantilla para crear una nueva base de
datos basada en el a. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente
cuadro:

Indique el nombre de la base de datos y la ubicación de ella por medio del


icono de examinar. Luego clic en el botón crear. Por defecto, Access abrirá
una nueva tabla para que pueda empezar a rellenar sus datos.

ACTIVIDAD 1: Realice un resumen en el cuaderno sobre los temas más relevantes de esta guía,
para sustentación.