Anda di halaman 1dari 14

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

MATERI INTI 6
TEKNIK AUDIT INTERNAL
I.

Deskripsi Singkat
Seiring

dengan

kemajuan

iptek

dan

tuntutan

pelayanan

masyarakat, dari waktu waktu ke waktu dituntut upaya peningkatan


mutu pelayanan yang berkesinambungan di Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama.
Salah satu upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan yang
harus dilaksanakan di FKTP adalah kegiatan Audit Internal.
Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah Mendapatkan data dan
informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan,
pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.
Audit internal juga dilakukan untuk membantu menyelesaikan
permasalahan organisasi,

dalam rangka meningkatkan mutu dan

kinerja organisasi.
Audit Internal memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders
organisasi, mulai dari Pimpinan, Karyawan, Pengelola mutu, rekanan
dan masyarakat, sampai manfaat/ keuntungan bagi auditor sendiri.
II.

Tujuan Pembelajaran
a. Tujuan Pembelajaran Umum
Setelah pembahasan materi ini peserta mampu melakukan audit
internal.
b. Tujuan Pembelajaran Khusus
Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu:
1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal.
2. Menyusun rencana audit internal.
1

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

3. Menyusun check-list audit internal.


4. Melakukan audit dan verifikasi audit.
III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokok Bahasan
1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal,
2. Menyusun rencana audit internal,
3. Menyusun check-list audit internal,
4. Melakukan audit dan verifikasi audit.
IV. Bahan Belajar
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2008.
V.

Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran


Langkah 1. Pengkondisian peserta
a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat.
Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas,
mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan
nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang
akan disampaikan.
b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok
bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan
menggunakan bahan tayang.
Langkah 2. Penyampaian materi
Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai
urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan
menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan
materi dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab.
Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan
a. Fasilitator

melakukan

evaluasi

untuk

mengetahui

penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan


dan pencapaian tujuan pembelajaran.
2

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi


yang disampaikan.
c. Fasilitator membuat kesimpulan.
VI. Uraian Singkat
PENGERTIAN AUDIT
Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan
signifikan

melalui

interaksi

secara

sistematis

(pemeriksaan,

pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan),


objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian
nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antara standar yang
telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di
lapangan.
Audit

merupakan

proses

yang

sistematis,

mandiri,

dan

terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara


objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.
Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan
audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu
mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.
JENIS AUDIT
a. Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung
jawab

hukum

kepada

publik

atas

apa

yang dilakukan

dan

dilaporkannya sebagai temuan. Disebut audit pihak pertama.


Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia.
b. Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal
audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan
oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
3

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi,


audit Bawas).
AUDITOR INTERNAL
Auditor internal hendaknya:
a. Menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

Memberdayakan sistem mutu

Mengamankan kebijakan mutu

b. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk


berperan sebagai agen perubahan.
c. Jangan sampai bekerja asal-asalan dan temuan dianggap tidak
berbobot.
10 ESENSI DARI AUDIT
Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang
diaudit).
Adalah

kegiatan

sistematis:

direncanakan,

dikoordinasikan,

dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien.


Dilakukan dengan azas manfaat.
Dilakukan secara objektif.
Berpijak pada fakta dan kebenaran.
Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis.
Bermuara pada pengambilan keputusan.
Dilaksanakan berdasar standar/ kriteria tertentu.
Merupakan kegiatan berulang.
Menghasilkan laporan.
TUJUAN AUDIT

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data,


hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan
atau perubahan.
AKTIVITAS AUDIT

Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

Menilai (mengevaluasi dan mengukur)

Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:

Telaah dokumen

Observasi

Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit)

Meminta peragaan dilakukan oleh auditee

Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria

Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi

Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas

Pemeriksaan silang (cross-check)

Mengakses catatan yang disimpan auditee

Mewawancarai auditee

Menyampaikan angket survei

Menganalisis data

MANFAAT AUDIT
Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas fungsi organisasi.
KRITERIA AUDIT
5

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

Kumpulan

kebijakan,

prosedur

atau

persyaratan

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

yang

dipakai

sebagai rujukan.
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti
audit.
BUKTI AUDIT
Rekaman
Pernyataan fakta atau
Informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat
diverifikasi.
TEMUAN AUDIT
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
TUJUAN AUDIT INTERNAL
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka
meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
MANFAAT AUDIT INTERNAL
6

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

Bagi pucuk pimpinan


Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah
kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka
panjang.
Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam
organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit
operasional sehingga dapat mengambil langkah-langkah perbaikan.
Bagi unit pengelola mutu
Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap
input, proses, maupun hasil.

Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya
organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan,
budaya kerja sistematis.
Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan.
Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan
yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko)
dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga
komitmen

untuk

memberikan

kepuasan

dan

keamanan

pada

pelanggan benar-benar tercapai.


Bagi rekanan
7

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan.


KOMPETENSI AUDITOR:
Paham prosedur audit, metode, dan perangkat audit
Mengaplikasikan prosedur, metode, dan perangkat audit
Melaksanakan audit tepat waktu
Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan
Mengumpulkan

informasi

melalui:

interview,

mendengarkan,

observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip


Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/ kesesuaian terhadap bukti-bukti
objektif
Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian
Teknik sampling
Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja
Menyiapkan laporan
Menjaga kerahasiaan informasi
Komunikasi
TAHAPAN AUDIT INTERNAL:
Tahap I: penyusunan rencana audit; menentukan unit-unit kerja yang
akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen
audit.
Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit
yang disusun berdasar standar/ kriteria tertentu.
Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah
dan rencana tindak lanjut audit.
Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil.

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

PERENCANAAN AUDIT INTERNAL, meliputi:


Tujuan

audit

internal,

contoh:

melakukan

penilaian

kinerja

dibandingkan standar kinerja.


Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit.
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit.
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan.
Metode audit: komunikasi interaksi secara langsung, metode survei,
dan sebagainya.
Persiapan

audit:

persiapan

auditor,

penetapan

kriteria

audit,

penyusunan instrumen audit.


Laporan hasil audit: perhatikan format laporan.
PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai
metode:

Mengamati proses pelaksanaan kegiatan

Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee

Meminta peragaan oleh auditee

Memeriksa dan menelaah dokumen

Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik

Mencari bukti-bukti

Melakukan pemeriksaan silang

Mencari informasi dari sumber luar

Menganalisis data dan informasi

Menarik kesimpulan

Memberikan rekomendasi

ANALISIS DATA
9

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

Membandingkan

fakta

yang

diperoleh

pada

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

waktu

proses

pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang


digunakan.
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan
kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan dan
menyusun rencana perbaikan.
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
a. Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan
kepada unit yang diaudit.
b. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:

Hasil audit

Tindak lanjut yang telah dilakukan

Kendala pada waktu perbaikan

LAPORAN AUDIT
Sistematika Laporan Audit adalah sebagai berikut:
I. Latar Belakang
II.

Tujuan audit

III.

Lingkup audit

IV.

Objek audit

V.

Standar/ kriteria yang digunakan

VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan
auditee

10

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

TINDAK LANJUT AUDIT


Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan
disampaikan tembusan kepada auditor internal

INSTRUMEN AUDIT INTERNAL


No dok:
Jadwal Audit Internal

Status revisi:0

Tahun 2016

Tgl

berlaku:1

Januari 2016
Halaman:
Unit yang

Ja

Fe

Ma

Ap

Me Ju

Jul

Ag

Sp Ok

No

De
11

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

diaudit

1.Gudang

26

25

26

23

obat

27

26

27

24

2. Apotik

28

27

28

25

3. IGD

29

28

29

26

4.Kamar

30

29

30

27

Bersalin
5.Pustu/Pos
kesri

CONTOH FORM RENCANA AUDIT


No.

Unit/sasaran

Auditor

audit

Gudang

A&B

Obat

Apotik

IGD

Kamar
Bersalin

A&B

A&B

A&B

Kegiatan/pro

Standar/

Tanggal

Tanggal

ses yang

kriteria

audit I

audit II

diaudit

yang

SOP

digunakan
Daftar

26-1-

25-4-

penyediaan

Checklist

2016

2016

dan

sesuai

penggunaan

dengan SOP

obat

yang

SOP

dibuat
Daftar

27-1-

26-4-

penyediaan

Checklist

2016

2016

dan

sesuai

penggunaan

dengan SOP

obat

yang

SOP

dibuat
Daftar

28-1-

27-4-

penyediaan

Checklist

2016

2016

dan

sesuai

penggunaan

dengan SOP

obat

yang

SOP

dibuat
Daftar

29-1-

28-4-

penyediaan

Checklist

2016

2016

dan

sesuai

telah

telah

telah

12

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

Pustu/Poske

A&B

sri

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

penggunaan

dengan SOP

obat

yang

SOP

dibuat
Daftar

30-1-

29-4-

penyediaan

Checklist

2016

2016

dan

sesuai

penggunaan

dengan SOP

obat

yang

telah

telah

dibuat

CONTOH FORM INSTRUMEN AUDIT


No

Standar/Kriteri

Daftar

Fakta

a audit

pertanya

Temuan

Rekomen

audit

dasi

an

FORM

RINGKASAN

TEMUAN

AUDIT

DAN

RENCANA

TINDAK

LANJUT
Form Ringkasan Temuan Audit
No dok:

dan

Status Revisi:

Rencana Tindak Lanjut

Tgl berlaku:
Halaman

Unit yang diperiksa:


Tanggal pemeriksaan:
N Uraian Bukti Ketidak

Standar/

Anali

Tindak

Tindaka

Waktu

Kriteria

sis

an

penye

perbaik

pencega

lesaia

Ketida

sesuaia

bukti

thd yang

13

Diklat Pendamping Akreditasi FKTP

sesuai

objek

standar/

digunaka

an

tif

instsru

an

MODULMATERI INTI 6
PELATIHAN
PENDAMPING

han

men

Disiapkan oleh Auditor

Disetujui oleh

Audite
_________________
________________
VII. Referensi
1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2008.
2. Pedoman Audit Internal, Tjahjono Kuntjoro, 2014.

14