alumnos de esta facultad, siempre se ha utilizado el sistema alfabtico por considerarse el ms prctico, aunque tambin se puede utilizar el sistema numrico el cronolgico, pero dada la clase de documentos que se tiene que guardar, el sistema alfabtico es el que ms se utiliza pues es fcil, prctico y eficaz. La finalidad que se persigue al conservar hasta el ms mnimo documento o papelito relacionado con cualquiera de las personas que una vez inscritos ya son parte del alumnado de esta institucin, es darle forma al historial que en el futuro se agregara al acervo documental de esta universidad. Por lo tanto, la manera o ms bien dicho el sistema que se utiliza en este caso para conservar todos y cada uno de los datos referentes a las personas que una vez inscritos ya son considerados como alumnos de esta institucin, es el sistema alfabtico y se procede de la siguiente manera: Al iniciar su inscripcin al futuro alumno se le requieren los siguientes documentos: Certificado de Preparatoria (o constancia de haber cursado la prepa) Certificado de Secundaria Acta de nacimiento Certificado mdico y de sangre Dos fotografas Tarjeta del curp, etc. Una vez inscrito, si se presenta el caso de que no haya aportado todos los documentos solicitados anteriormente, se le da una prrroga para que en un tiempo razonable los presente.
Enseguida, se le elabora expediente y se archiva
alfabticamente en el archivero de los expedientes de alumnos aun vigentes o que no han terminado su carrera. Para evitar el hacinamiento de expedientes, esto es el sobrecupo de los expedientes en los archiveros de alumnos vigentes, peridicamente se tiene que estar revisando el cupo de las gavetas y efectuar una depuracin, remitiendo al local del archivo general los expedientes de alumnos que por algn motivo ya no estn en vigencia, tales como expedientes de alumnos que ya terminaron su carrera, alumnos que se dieron de baja por equis motivo, alumnos que cambiaron de facultad, etc. etc. Todo lo anterior se debe revisar continuamente, para en caso de ser necesario el traer a la vista el expediente de un alumno o alumna que est vigente o que haya cursado tal o cual carrera hace quince o veinte aos, tenerlo a la mano en el menor tiempo posible. Una cosa muy importante sera guardar en el expediente correspondiente, todos los documentos relativos al alumno interesado, as sea hasta el ms pequeo recibito que se le haya extendido, como son boletas, recibos de pago, recibos de adeudos de libros, etc. etc.