Correspo

ndencia
Combina
Combinar Correspondencia
da
Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar
dos archivos: un documento que generalmente es una carta y una lista de
destinatarios. Abra Word.

1 En la Ficha Diseo de pgina configure el documento con Tamao Carta

Orientacin Vertical, y los siguientes Mrgenes: Superior=4, Inferior=3,
Derecho=3, Izquierdo=3.
2 En la Ficha Inicio vaya al Cuadro de dilogo de prrafo y aplique
Alineacin=Izquierda; Sangra Izquierda=0; Sangra Derecha=0; Espaciado
Anterior=0; Espaciado Posterior=0, Interlineado=1,0 (o Sencillo). Luego
aplique Fuente=Tahoma,
Tamao=12. Escriba la siguiente carta sin los marcos y sin los cuadros:

FEC

Bogot, DC, Mayo 27 de 2015

5 lneas en blanco

Seor
ENCABEZAD
O

ALFREDO SUAREZ
Docente FESSJ
Presente
4 lneas en blanco

Respetado seor Surez

2 lneas en blanco

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones

de Informtica Bsica correspondientes al primer corte, debido a que no
aparecen reportadas en mi sbana de notas.
2 lneas en blanco

Gracias por su amable atencin.

3 lneas en blanco

Atentamente
6 lneas en blanco

JULIA INES ROMERO GONZALEZ

C.C. 52.456.846

Contadura Pblica
Primer semestre Nocturno, Grupo A

REMITENTE (Va su nombre)

NOTA: El borde que se ve no debe hacerlo es solo una

Correspo
ndencia
referencijkka
Combina
da
Donde est el nombre Julia Ins Romero usted debe escribir su nombre completo y
debajo su nmero de identificacin, su carrera, semestre, jornada y grupo. Los
nombres del destinatario y del alumno van en maysculas fijas y negrilla.
El texto o cuerpo de la carta (que comienza con: Por medio de la presente) va
con alineacin justificada y con interlineado 1,5 lneas, lo dems va en interlineado
sencillo.
Observe que esta carta est personalizada. Va dirigida al seor Alfredo Surez y en el
saludo vuelve a mencionar su apellido. Esta forma de escribir una carta le da
importancia a la persona a quien va dirigida.
En este taller veremos cmo personalizar una carta:
1 Primero observe el encabezado. Est formado por:
a Tratamiento. Puede ir: Seor, Seora, Seorita, Doctor, Doctora, Compaero,
Compaera. Nunca escriba: Seor(a) esto es una falta de respeto, pues
trata de
indefinida a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dgale seor, y si
es mujer trtela de seora o seorita.
b Nombre del destinatario. Este va en maysculas fijas y en negrilla.
c Cargo. Del destinatario si aplica.
d Presente. O, En sus manos, si se le entrega la carta personalmente.
2 Saludo. Utilizamos la frase: Respetado seor Surez. Si el destinatario es un
hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre. Ej.
Respetada seorita Martha. Podemos utilizar tambin: Estimado, Estimada,
Apreciado, Apreciada, etc.
3 Cuerpo o texto de la carta. Aqu escribimos el objeto de la carta y va con
interlineado 1,5 lneas y con alineacin justificar
4 Remitente, Nombre (con maysculas fijas) y firma de la persona que enva la
carta.
Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores, cambiando
en el encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Seor, Seora,
etc.), el saludo (Respetado seor Surez) y la materia que dicta (Informtica bsica).
Estos cuatro datos son los que cambian para cada profesor, lo dems es igual.
Para esto, Word tiene la opcin de Combinar Correspondencia, que consiste en
combinar un documento de Word con una lista de destinatarios.
Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. De clic sobre el
comando:
Seleccionar destinatarios, y luego clic en: Escribir nueva lista
campos donde se escribirn los datos de
Podr ver una tabla que contiene algunos los como se muestra a continuacin:
destinatarios a quienes vamos a dirigir la
carta,

Correspo
ndencia
Combina
da

Entre por la opcin: Personalizar columnas, y vamos a cambiar esta tabla.

Se ve el cuadro que se muestra al
lado derecho:
Observe que esta tabla de datos est
conformada por unos campos que no
vamos a utilizar, como, Nombre de la
organizacin, direccin, ciudad, etc.
En nuestra carta solo vamos a utilizar
los siguientes campos: Tratamiento,
Nombre, Saludo y Materia.
Elimine todos los campos utilizando el
botn Eliminar pero deje solamente
los campos: Tratamiento y Nombre.

Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic
en Agregar y escriba: Saludo, y luego agregue: Materia.
La tabla debe quedar con cuatro campos llamados: Tratamiento, Nombre, Saludo y
Materia.
De clic en el botn Aceptar y ver de nuevo la tabla de datos llamada: Nueva lista
de direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes
enviaremos la carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) destinatarios, de manera
que se vea como se muestra a continuacin:

Lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Usted puede escribir sus propios datos
si quiere, utilizando nombres de sus familiares pero conservando la idea que se le
plantea.
Para abrir espacio hacia abajo utilice el botn Nueva entrada. Cuando termine de
escribir sus datos de clic en el botn Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir
en la carpeta: Documentos, con su nombre.
Ahora tenemos dos archivos: La carta y la lista de direcciones que usted guard
con su nombre en la carpeta Mis documentos.

Insertar campos combinados

Ahora vamos al encabezado de la carta. Ubquese en la palabra Seor y borre esta
palabra, pero dejando la lnea en blanco.
Vamos a la Ficha Correspondencia y busque el botn: Insertar campo
combinado. De clic sobre este comando y podr ver los cuatro campos que
conforman la lista de direcciones que acaba de guardar.
Inserte el campo Tratamiento en el espacio donde estaba la palabra Seor que
acaba de borrar.
Ahora borre las palabras: ALFREDO SUAREZ en el encabezado de la carta y en su
lugar inserte el campo combinado llamado Nombre. Borre el saludo (Respetado
seor Surez) e inserte en su lugar el campo combinado llamado Saludo.
Por ltimo, borre la materia (Informtica bsica) y en su lugar inserte el campo
combinado llamado: Materia.

Nota: Los datos que est borrando estn siendo reemplazados

por campos de combinacin. Estos campos de combinacin
corresponden a los campos que se encuentran en la lista de
direcciones que usted cre con los datos de los destinatarios.
Word busca en la lista de destinatarios los datos correspondientes
de cada una de las personas que usted aadi es esta lista y los
muestra en la carta.

Debe quedar la carta como se ve a continuacin (sin el borde) y con el nombre en

negrita.:

Bogot, DC, Mayo 27 de 2015

Tratamiento
Nombre
Docente
FESSJ
Presente

Saludo

Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis

calificaciones de Materia correspondientes al primer corte,
debido a que no aparecen reportadas en mi sbana de notas.
Gracias por su amable atencin.

Atentamente

JULIA INES ROMERO GONZALEZ

C.C. 52.456.846
Contadura Pblica
Primer semestre Nocturno, Grupo A

De clic sobre el botn: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos
contenidos en la lista de direcciones.

Para ver los dems datos de clic sobre el

botn: en: Registro anterior. Ahora
veamos el
Finalizar.

Registro siguiente, y para devolverse

da clic ltimo grupo de comandos al lado
derech

Editar documentos individuales nos permite combinar en un

documento nuevo todas las cartas. De clic sobre este comando,
seleccione Todos y de clic en Aceptar. Word crear un nuevo
documento con las cinco cartas. Imprimir documentos enva
directamente a la impresora las cinco cartas.
Ahora abra el Explorador de Windows y busque los dos documentos
que acaba de crear: la carta guardada con su nombre y la lista de
direcciones. Estos dos documentos estn ligados. Se deben copiar
juntos. Si necesita tener una copia por ejemplo en una memoria USB o
enviarlos por correo electrnico, recuerde que debe copiar los dos
archivos.
RESUMEN
Se utiliza la combinacin de correspondencia cuando desee crear un
conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a
varias personas o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o
etiqueta contiene la misma informacin, pero se puede personalizar con
el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de
cada destinatario se encuentra en las entradas contenidas en un origen
de datos llamado: lista de direcciones.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes
pasos generales:
1 Configurar el documento principal. El documento principal contiene el
texto que es comn para cada destinatario.
2 Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es
un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un
documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los
destinatarios de una carta. Este origen de datos se denomina Lista de
direcciones. Se puede utilizar una lista existente o crear una nueva
lista.
3 Preparar la lista de destinatarios. En esta lista escribimos los datos de
los destinatarios que vamos a incluir en el documento principal.
4 Agregar los campos de combinacin de correspondencia en el
documento. Insertamos los campos combinados dentro del
documento principal en el sitio correcto. Cuando realice la
combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con
informacin contenida en el archivo de datos.
5 Obtener una lista previa de la combinacin de correspondencia y
finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del
documento antes de imprimir todo el conjunto.

POR: AIDA PATRICIA CABRERA CARDENAS

POR: AIDA PATRICIA CABRERA CARDENAS