PLANIFICACIN DE EVENTOS

PLANIFICACIN.
HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN, GESTIN, CONTROL Y
EVALUACIN DE EVENTO
NCLEO TEMTICO.
1. Los eventos como herramienta de comunicacin.
2. Lo eventual en los eventos.
3. Planificacin de eventos: conceptos, funciones, requisitos,
modelos, etapas, ventajas.
4. La planificacin general de eventos.
5. Esquema general de organizacin de eventos.
6. Proceso de la administracin estratgica.
7. El trabajo por coordinaciones.
8. Descripcin detallada de funciones por coordinacin.
9. Evaluacin y control.
10.Cronograma de actividades.
LOS EVENTOS COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIN 1
Una de las justificaciones ms fuertes para llevar a cabo el esfuerzo de
invertir el dinero requerido a fin de montar cualquier evento, es que
proporciona numerosas oportunidades de comunicacin, antes, durante
y despus de ser llevado a cabo.
Cuando existe la necesidad de llamar la atencin de forma que no
pueda ser ignorada, con frecuencia el mejor enfoque puede ser un
evento o acontecimiento especial (que en adelante sern tomados como
sinnimo).
Un evento es una forma de comunicacin utilizada para conseguir
atencin hacia un producto o hacia una organizacin.
Su funcin principal es generar el inters de los medios de
comunicacin hacia algo que no tiene naturaleza noticiosa.
Las organizaciones y las compaas tambin utilizan los eventos
para dirigir la atencin hacia sus actividades o funciones.
Ejemplos:
Una planta manufacturera puede realizar un evento de puertas
abiertas para demostrar su programa de modernizacin recientemente
terminado.
Los grupos caritativos llevan a cabo subastas y cenas de
beneficencia para conseguir fondos y tambin para concientizar a la
comunidad.

En casi todas las ocasiones, la ventaja principal de efectuar un evento

no es el nmero de gente que asistir al mismo, sino el nmero mayor
que puede alcanzarse a travs de los medios de comunicacin.
Un acontecimiento especial puede tener muchos acontecimientos
subsidiarios, como por ejemplo: almuerzo, banquetes, concursos,
discursos y otros, como parte de su desarrollo.
El acontecimiento especial es un elemento de difusin publicitaria que
realizado en mayor escala, incluye y entraa todos los instrumentos y
tcnicas de la publicidad y requiere de una gran cantidad de detalles
habilidosamente diseados, presentados, dramatizados y publicados.
Para la realizacin de cualquier evento se necesita de un responsable de
comunicacin que lo impulse integralmente.
Este especialista llevar a cabo todo el esquema para ejecutar la
comunicacin de l evento una vez que la Direccin de la empresa haya
aprobado el concepto.
La mayora de los gerentes de Relaciones Pblicas, una vez
realizada la investigacin, diagnostico de situacin y establecido
los objetivos, utilizan un sistema de planificacin que identifica el da
de terminacin de cada paso del plan.
Estos pasos pueden incluir todas las funciones de comunicacin que
rodean el evento, invitaciones, avisos, gacetillas, conferencia de prensa,
e-mail marketing, telemarketing, dossier de informacin, marketing
promocional, folletera, etc.
De acuerdo al tamao y complejidad del evento, el especialista puede
trabajar slo o supervisar a la gente responsable de que todas las
acciones se lleven a cabo
Oportunamente.
El encargado de la comunicacin, sin importar el tamao del evento,
debe ser detallista y consiente del presupuesto. Debe conocer cada
elemento y su oportunidad para que el evento sea exitoso.
Un buen comunicador debe poder programar actividades que
maximicen la repercusin e impacto del acontecimiento.
Tareas fundamentales del Responsable de la Comunicacin
Todo comunicador debe investigar para obtener informacin. La
informacin es el elemento esencial para tomar decisiones, y nos
posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados de las acciones
comunicantes.

INVESTIGAR INFORMAR
TOMA DE DECISIONES
PLANIFICAR EJECUTAR
EVALUAR LOS RESULTADOS

A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO

En una primera etapa debemos requerir informacin especfica a
nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales vinculados con el
rea y lo podemos hacer a travs de cuestionarios (Brief).
A.1.- BRIEF

Nombre de la empresa.
Actividad.
Productos y/o servicios que comercializa.
Pblico al que apunta (target group): -pblico global + -pblico
al que quiere apuntar el evento.
Presupuesto con el que vamos a contar (parmetro crtico
financiero).
Aspiraciones (Imagen a posicionar).
Conocer el tipo de evento (saber su intencin, su propsito, qu
busca)..
Base de datos.
Probables sponsors o patrocinadores.
Auspicios nominativos.

A.2.- ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades clave:
Directivos.
Lderes de opinin (formales e informales).
A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO Investigaciones
motivacionales:
Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar
los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del pblico real y
potencial.
A.4.- Anlisis de Fortalezas y debilidades (FODA).
Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a
favor (recursos econmicos, financieros, humanos y tecnolgicos,
prestigio, base de datos, etc.) Debilidades: estn formadas por todos
aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos
parcialmente.
Estas y/u otras investigaciones nos permitirn determinar el cuadro de
situacin
Actual de la organizacin y la determinacin de los objetivos
primarios y secundarios.
OBJETIVOS: Proposicin que tiene:
1.

Intencin: qu quiero realizar. Debe ser posible, creble y

realizable.

2.
3.

Proporcin o medida: cunto, se cuantifica la intencin.

Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o
largo plazo.

B.- PLANIFICACIN
Cmo alcanzar un objetivo, cmo lograrlo. Aqu comienza un proceso de
toma de decisiones. Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES

Estrategias
Tcticas
Procedimientos u operativas

ESTRATEGICA: Qu queremos?
Plan para determinar qu vamos a hacer, por qu, para quin.
Son decisiones fundamentales.
TCTICAS: Cmo lo vamos a lograr?
Saber qu rumbo hay que seguir para lograr el camino estratgico.
PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: Quin lo hace?
Importa la tcnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que
realiza.
B.1.- PLANIFICACIN DEL ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO
B.2.- DETERMINACION DE LAS ACCIONES A IMPLEMENTAR
1. Designacin de colaboradores.
2. Desarrollo planning.
3. Fijacin de las reuniones de trabajo.
4. Determinacin y contratacin de servicios varios.
5. Diseo de aviso publicitario y planificacin de medios.
6. Campaa de Prensa.
7. Campaa de Relaciones Pblicas
8. Ceremonial y Protocolo.
9. Acciones de Marketing Directo
10.Calendarizacin de las actividades.
C.- EJECUCION
Es la puesta en prctica de todas las acciones comunicacionales
planificadas.
D.- EVALUACION
Evaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una
vez concluido el evento, a diferencia de los controles que se
realizan durante los tres pasos Previos.

QU TIENE DE EVENTUAL UN
EVENTO?
Si bien un Evento es por definicin de la Real Academia Espaola- un
acaecimiento, una eventualidad, un hecho imprevisto, tambin es un
suceso importante y programado, de ndole social, acadmica, artstica
o deportiva. Esto, que en apariencia es un contrasentido, en esencia no
lo es: la eventualidad de un acontecimiento que ha sido programado, no
reside en la falta de previsin de lo que pudo y debi ser previsto; un
organizador que est planificando un encuentro al aire libre por ejemplo,
no podra no prever que el da en que d comienzo pueda llover. Lo
eventual de un evento es un intangible que excede al organizador.
Qu es entonces lo eventual de un evento? La respuesta comienza en
el momento en que los actores desarrollan los contenidos programados
y en este punto, quienes organizamos no tenemos injerencia ni
responsabilidad alguna. Est, por ejemplo, en la inspiracin,
predisposicin e impronta de los disertantes en una conferencia o
congreso; en la creatividad, entrega y dedicacin de un deportista en
una justa; en la empata de actores y espectadores durante un
espectculo teatral o artstico, en un contexto socio econmico adverso
producto de variables no controlables que afectan la capacidad de
compra de los potenciales asistentes a una feria o exposicin; en la
apreciacin, percepcin e impacto que las obras de arte expuestas
generan en el pblico asistente a un vernissage. Todas stas son parte
del abanico de posibilidades de lo eventual.
Son justamente los imponderables mencionados los que transforman
cualquier acontecimiento especial en un evento. Y qu bueno que as
sea, qu poco atrayente sera un acontecimiento en el que pudiera
preverse lo que debiera surgir naturalmente. Qu poco afortunado sera,
por ejemplo, el intento de planificar las sensaciones del auditorio frente
a un hecho programado. Qu ftil sera la intentona de condicionar
emociones frente a un acontecimiento artstico.
Finalmente, la definicin, la demostracin emptica y la ilustracin por
la negativa, nos muestran que un evento es tal porque sus artfices y
protagonistas son los actores y no los organizadores. Por eso,
estimados colegas relacionarios y oportunistas devenidos en
organizadores, no se sigan confundiendo y no confundan ms al
pblico dicindole que lo que ellos llaman un evento en realidad no lo
es, ya que son ellos los que lo constituirn en tal, y no es nuestra tarea
de seleccionarlos sino lograr que as sea. Una vez ms VOX POPULI VOX
DEI
PLANIFICACIN DE EVENTOS.

El especialista argentino Antonio Federico Moreno, defini que planear o

planificar, en trminos generales podra concebirse como el desarrollo
de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre si,
con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado.
Entendemos entonces que el planeamiento es, en la prctica, "un curso
de accin propulsado por una cadena de decisiones" y responde a la
formulacin comn de: qu hacer; cmo hacerlo; cundo hacerlo; quin
debe hacerlo; qu medios utilizar para hacerlo.
Todo plan tiende a neutralizar la espontnea dispersin de esfuerzos y
recursos, y aunque en la prctica los planes difcilmente se cumplen en
su totalidad y en un sentido estricto, esto no puede provocar dudas
sobre los beneficios comprobados en la aplicacin racional de
cualquier mtodo dotado de los componentes y recaudos necesarios
en el trazado perspectivo hacia metas fijadas en un futuro desconocido
hacia el cual se transitar sistemticamente.
Para el contexto de la Organizacin de Eventos, vale aclarar que el
hecho de que una organizacin cuente con procedimientos propios para
planificar la actividad general; sectorialmente se pueden aplicar
distintas modalidades o sistemas para planificar su respectiva gestin,
siempre que los mismos no colisionen con el Plan Global.
En realidad esto se trata ms de una aclaracin tcnica que un
comentario, ya que todo proceso de Planeamiento tiene como uno de
los componentes invariables a la ESTRATEGIA; es decir, el "arte de
emplear los medios disponibles en la forma oportuna para solucionar un
problema o alcanzar un objetivo definido". Asimismo la Estrategia como
tal, responde a la ejecucin de "una cadena de decisiones", razn por la
cual es de particular responsabilidad del profesional que tiene a su
cargo la realizacin del Plan, Programa, Campaa o Proyecto de
Eventos.
En tal sentido, cuando debe fijarse el encaminamiento de las acciones
que se consideren ms convenientes frente a las hiptesis crticas que
todo Plan debe fijar en el curso de un tiempo futuro que es desconocido
y al que solo se puede indagar por ciertos estudios deductivos o
pronsticos, la Estrategia ofrece ciertos factores operativos como la
informacin, tanto endgena como exgena lograda previamente y
durante los desarrollos; los Recursos o fortalezas con los que cuenta la
organizacin y el propio potencial de Relaciones Pblicas para sortear
los posibles inconvenientes que puedan producirse y el Tiempo, cuyo
espacio ofrezca las facilidades de maniobras apropiadas frente a los
virtuales hechos que acechen la marcha normal de las operaciones
dispuestas en la planificacin.

En el proceso de planeacin nos orientamos en el modelo propuesto por

el Lic. Lorenzo Blanco, en su texto La Planeacin: Prctica de la
Relaciones Pblicas.
Segmenta el proceso en tres etapas:

Estudios Previos: consiste en la bsqueda, adquisicin y

aprovechamiento de toda la informacin posible que tenga valor con
relacin al Plan a ser desarrollado y facilite luego las decisiones a tomar.
Planificacin: se refiere a la disposicin de los recursos necesarios y los
cursos de accin ms viables y seguros para cumplir las metas fijadas.
Ejecucin: una vez coordinados los recursos logsticos, se llega a la fase
final del Plan, en le cual se ejecutan todas las acciones dispuestas frente
a las condiciones previstas.
Las caractersticas de un buen plan deben ser las siguientes:

Comprensible, concreto y sencillo.

Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a
los cambios que puedan surgir antes, durante y despus
del evento.
Preparado y redactado de forma tal que personas que
no hayan participado de su elaboracin lo puedan
comprender fcilmente, o sea que tenga secuencias
lgicas.

Es importante revisar sistemticamente el avance del plan y los

programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer. La
planificacin est ntimamente ligada con los recursos disponibles para
realizar un evento.
Por lo general en un evento, ocurren variaciones al plan original,
sean stas positivas o negativas es siempre recomendable volver a las
premisas con bas en las cuales se elabor, para verificar si stas son
vigentes, lgicas y congruentes con la realidad, lo que permitir adoptar
las medidas correctivas necesarias.
Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y
evaluando avances, permite resolver problemas y obtener mejoras
constantes en los resultados.
Ventajas de la planificacin:
1. Se tienen objetivos claros y definidos.
2. Se establecen programas con metas para su alcance.
3. Estimula la creatividad para hacer mejor uso de los recursos
disponibles.
4. Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y
las revisiones prcticas y objetivas.
5. Coordina y unifica esfuerzos.
LA PLANIFICACIN GENERAL DE LOS EVENTOS DEBE INCLUIR:

Definicin de los objetivos generales y especficos. Las

polticas generales.

La temtica del evento.

El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y

participantes. La estructura de organizacin y la definicin
de funciones.
La formacin, organizacin y programa del grupo de
trabajo. Los procedimientos de trabajo.
Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero.
La contratacin de lugares y servicios.
Los programas de actividades tcnicas, recreacin,
acompaantes Y especficos.
La asignacin de responsabilidades y tiempos de ejecucin.

Las proyecciones de ventas y beneficios.

Las estrategias de comercializacin y difusin.

El control de la aplicacin de recursos por actividad.

Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan

original. Posibles contingencias y soluciones.
La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo.

La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin,

control y evaluacin.

Elaboracin de la lista de seguimiento.

Tambin una buena planificacin debe considerar con

mucho detenimiento lo siguiente:

Las fechas ms convenientes para la realizacin del evento.

Lugar y sede.
Temtica general y particular.
Quienes y cuantos ponentes y participantes sern.
Definicin de ponente magistrales y mesas de trabajo.
Invitados especiales.
Pronstico de participantes esperados.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

PROCESO DE ADMINISTRACIN ESTRATEGICA.

Los Nueve Pasos de la Direccin Estratgica
Primer Paso: Definir las metas personales y profesionales:
Personales: ingresos, seguridad, tiempo libre, oportunidades, relaciones
familiares, otros anhelos.
Profesionales: estabilidad deseada, grado de crecimiento, nuevos
productos o diversificacin de ellos, otras aspiraciones.

Realizar una lista

se

desea

determinadolo

que

personalmente

profesionalmente, teniendo en cuenta los aspectos anteriores.

Revisar la lista agregando o eliminando elementos segn su
criterio.

Repetir el proceso de revisin varias veces.

Elaborar supuestos y hechos de la situacin presente para cada

una de las metas que establezca.

Establecer objetivos especficos, medibles y desafiantes pero
factibles.

Revaluar permanentemente las metas introduciendo ajustes.

Determinar la factibilidad de los objetivos en relacin con las

condiciones externas.
Establecer posibles relaciones entre las metas personales y
profesionales.

Segundo Paso: Evaluacin de los recursos internos.

Conocer y evaluar los recursos disponibles para la consecucin de

las metas.

Evaluar cada recurso utilizando criterios definidos tales como

comparacin con sus competidores, o valoracin autocrtica de

las operaciones dentro de la industria.

Distinguir los recursos en ventajas y desventajas segn sus
caractersticas.

Elaborar una lista en base a la distincin anterior.

Determinar donde estn las fuerzas y debilidades internas de la

empresa.

Tercer Paso: Evaluacin de los factores externos.

Valorar los factores externos.

Evaluar cada uno de los aspectos (Econmicos, Sociales, Polticos,

Tecnolgicos, Legales, Demogrficos, etc) en relacin con la situacin

actual del negocio.

Determinar que factores constituyen una amenaza y cuales una
oportunidad.

Confeccionar una lista en base a la distincin anterior.

Evaluar

cuales

oportunidades

pueden

ser

aprovechada por

la

organizacin y como se puede defender esta de las amenazas.

Cuarto Paso: Anlisis del mbito competitivo.

1.

Conocer la situacin competitiva general.

2.

Determinar la rivalidad entre los competidores y cuales son los

obstculos de salida; respondiendo a las siguientes preguntas.

Los competidores son numerosos o guardan cierto equilibrio entre su

tamao y capacidad?
La industria crece con lentitud, provocando as pugnas de desarrollo
entre los

competidores?

Los competidores ofrecen prcticamente el mismo producto o servicio?

Los costos fijos son elevados (o el producto perecedero), de modo

que hacen
surgir la tentacin de recordar los
precios?

La industria experimento ocasionales excesos de

capacidad?

Los competidores consideran que los restos para alcanzar el xito en

el negocio son especialmente riesgos, debido a factores como el

prestigio o la necesidad de una completa lnea de productos?

Resulta gravoso para una empresa abandonar la industria, lo cual
obliga a las empresas a mantenerse en la competencia de que otro

modo abandonaran?
La industria precisa de equipos especializados que no pueden ser
utilizados fcilmente en otra industria?

La capacidad de produccin esta fuertemente vinculada a otras

unidades de

Fabricacin, de modo que resulta difcil abandonar un negocio

especifico sin trastornar el sistema de produccin?

La compaa incurrira en altos costos fijos en caso de decidir el
abandono de

una
industria
particular?

en

La gerencia es particularmente leal a una determinada lnea de

negocios?

Evaluar el poder de los proveedores de la industria; dando

respuesta a las siguientes preguntas:

El grupo de proveedores est ms concentrado que la industria

a la cul presta sus servicios?

Cada proveedor posee un producto nico, o los productos que

ofrecen pueden ser sustituidos fcilmente?

Cuenta el proveedor con posibilidades de incorporarse a

la industria y convertirse entonces

en competidor directo de la que
ahora surte?

Determinar el poder de los compradores

industriales;
Contestando
preguntas:

de los productos

estas

Los compradores estn ms concentrados que las empresas que

surten el producto?
los compradores adquieren los productos en volmenes considerables?
los productos adquiridos pueden ser fcilmente sustituidos por los que
ofrecen otros fabricantes?
Los compradores obtienen bajas utilidades?
Al comprador no le importan mayormente los productos adquiridos?
Es posible que el comprador se convierta en competidor integrndose
hacia atrs?

Determinar la disponibilidad de productos sustitutos, a travs de las

siguientes preguntas:

Hay disponibilidad de productos sustitutos muy semejantes?

Se hallan disponibles otros productos sustitutos adecuados?

Evaluar la probabilidad de que nuevos competidores se incorporen a

la industria; por medio de estas preguntas:

Son altos los requerimientos de capital en la industria?

Existen significativas economas de escala?
Los productos ofrecidos son insustituibles , lo cual les dificulta a
eventuales nuevos competidores atraer una buena clientela?
Existen polticas gubernamentales que restrinjan el ingreso a la
industria?
Los nuevos competidores tendrn dificultades para establecer
canales adecuados para la distribucin de sus productos?

Identificar la competencia distintiva de la organizacin:

En que consiste la singular combinacin de ventajas internas que le

permite a cada uno de los rivales competir eficazmente?

QUINTO PASO: ELABORAR POSIBLES ESCENARIOS FUTUROS.

Confeccionar un posible escenario futuro a corto plazo.

Confeccionar un posible escenario futuro a largo plazo.
Intercambiar ideas con personas que conocen la situacin de uno pero
que tampoco estn tan cerca como para intervenir directamente en la
propia evaluacin estratgica es un buen mtodo para evitar errores de
interpretacin.

SEXTO PASO: FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA.

Formular una estrategia que prepara una relacin para el futuro, basada
en la situacin actual de la compaa, en los escenarios futuros y
orientados a alcanzar las metas.
Desarrollar varias alternativas estratgicas que sean tiles para
conseguir las metas, por lo menos cuatro.
Tomar conocimiento de algunas estrategias que pueden servir para
darse cuenta como se conforman y para tomarlas como referencias al
momento de desarrollar las alternativas estratgicas.

Estrategias Genricas:

De crecimiento
De reduccin
Ofensiva
Defensiva
Analtica
Reactiva
De liderazgo por costo
De diferenciacin
De concentracin (de nicho)
Tratar de determinar que estrategia genrica utilizan los competidores.

SPTIMO PASO: EVALUACIN DE LAS ALTERNATIVAS ESTRATGICAS.

Evaluar y comparar objetivamente las alternativas estratgicas

desarrolladas teniendo en cuenta aspectos legales y observando si
coincide con la competencia distintiva.
Revisar las metas con cuidado.
Analizar pruebas para evaluar la efectividad de la estrategia
asignndole calificaciones:
Prueba de consistencia con las metas
Prueba de marco de referencia
Prueba de competencia
Prueba de viabilidad
Elegir la estrategia que obtenga la mayor calificacin.
Retroceder a la formulacin estratgica si se encuentra dificultades
para elegir una capaz de alcanzar tanto las metas personales como
empresariales.

OCTAVO PASO INSTRUMENTACIN DE LA ESTRATEGIA

Desarrollar planes de instrumentacin y subestratgicas que

permitan disminuir desventajas y aumentar las ventajas de la estrategia
que permite alcanzar los resultados previstos.
Modificar la conducta de los empleados para que apoyen la
implementacin.
Desarrollar programas especficos para la instrumentacin de los
objetivos.
Determinar objetivos especficos, medibles y limitados en el tiempo para
el programa de instrumentacin.
Establecer puntos especficos de revisin que permitan determinar
si el programa esta procediendo de acuerdo a las fechas fijadas.
Realizar el desarrollo y la transformacin empresarial (estructura,
recursos humanos, desarrollo de los empleados y el estilo de liderazgo).
Acoplar la estructura de la empresa a la nueva estrategia.
Contar con el equipo humano necesario para el desempeo de todas las
funciones involucradas.
Identificar y desarrollar las capacidades de los empleados que son
necesarias para el cumplimiento de el plan estratgico, estimulando
este desarrollo.
Desarrollar un estilo de liderazgo adecuado a la situacin.
Tomar en cuenta que es preciso que los empleados sepan cual es el
estilo de liderazgo de jefe, si se cambia de estilo se terminara por
confundirlos y perjudicar la moral en general.
Determinar si las estrategias operativas caminan en funcin de la
estrategia general, y si sirven de apoyo a esta.
Capacitar y adiestrar al personal para que sea capaz de llevar a
cabo la estrategia.
Conocer con detalle la competencia distintiva, para saber que reas son
las que representan una ventaja y cuales son las reas dbiles que
necesitan de acciones correctivas.
Ver cada estrategia operacional como parte de un conjunto integral.
Organizar los proyectos para formar con ellos un plan general.

Elaborar un diagrama de Gannt, estableciendo prioridades , para

organizar cronolgicamente las actividades de acuerdo a las
necesidades y urgencias.
Ejecutar la instrumentacin.

Noveno Paso: Control estratgico.

Monitorear tanto el proceso como el producto.

Establecer un calendario de control en el que queden claramente
indicadas las fechas, en el que se evaluaran el grado de avance en el
cumplimiento del objetivo.
Revisar de manera continua todos los aspectos incluidos en el
plan estratgicos, considerando la oportunidad de nuevas estrategias en
las que no se halla pensado originalmente.
Revisar sistemticamente y formalmente cada una de los
asuntos involucrados en el producto estratgico peridicamente.
Corregir las desviaciones que ocurran.
Consultar a especialistas estratgicos cuando surjan dificultades
que lo requieran.

EL TRABAJO POR COORDINACIONES 5

COORDINACIN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los
objetivos y metas as como de administrar y ejecutar el evento. La funcin del
coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de rea y su
grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y
responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y
dnde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.
En el caso que el coordinador general debe presupuestar su trabajo para un
tercero, tendr en cuenta los siguientes tems:
a.
b.
c.
d.
e.

Nmero de participantes y expositores.

Nmero de hoteles y habitaciones requeridas.
Especificaciones del lugar.
Fechas y horarios a realizar el evento.
Programas de trabajo, sociales, culturales, deportivos, artsticos
y de acompaantes.
f. Necesidades de servicios y de infraestructura.
g. Invitados especiales.
h. Antecedentes y estadsticas de eventos anteriores.
i. Objetivos perseguidas.

FUNCIONES DEL COORDINADOR GENERAL DEL EVENTO:

1.

Reclutar a los miembros del comit organizador.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.

Definir el nombre del evento, isologotipo y lema.

Establecer objetivos y metas.
Definir polticas, reglamentos y procedimientos.
Planificar, organizar y controlar el evento.
Contratar empresas y personal experto en la organizacin de
eventos.
Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
Verificar los precios de algunos servicios y productos.
Visitar las posibles sedes del evento.
Definir mtodos de evaluacin.
Elaborar el presupuesto preeliminar.
Definir estrategias de comercializacin y difusin.
Buscar patrocinadores.
Participar en la planificacin de la campaa publicitaria.
Seleccionar a los medios de comunicacin.
Disear y supervisar el sistema de registros.
Disear y supervisar el sistema de informacin.
Supervisar el sistema de seguridad.
Supervisar el sistema de alimentacin.
Escoger mens y tipos de servicios.
Seleccionar espectculos y artistas.
Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos,
culturales y sociales.
Definir presidiums. (autoridades que participan en
determinados momentos del evento).
Vigilar la capacitacin del personal.
Verificar la lista de seguimiento.
Coordinar el cierre del evento.

COORDINACIONES DE REA:
1. Tcnica: est integrada por especialista en el tema del evento. Coordina
los aspectos referidos a la materia del evento.
2. Administrativa: se ocupa de los aspectos referidos a personal,
organizacin, adquisiciones, contratacin de servicios gastronmicos,
evaluacin, aspectos jurdicos, etc.
3. Comercializacin y Difusin: tiene a su cargo la elaboracin
de las estrategias de mercadotecnia y comunicacin general del
evento.
4. Operaciones: se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento.
Tiene a su cargo aspectos tales como contratacin de elementos de
soportes, escenografa simulacros.
5. Informacin y Relaciones Pblicas: se encarga de los aspectos referidos
a invitaciones, elaboracin de los sistemas de comunicacin a utilizar en
el evento, atencin a invitados especiales, prensa, etc.
6. Finanzas: est coordinacin tiene por finalidad conseguir y manejar los
recursos financieros que se generen durante el evento.
7. Soporte: su finalidad es la soportar el trabajo de la coordinacin general
en determinadas tareas claves durante el desarrollo del evento.

COORDINACIN TCNICA. FUNCIONES.

1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de
trabajo.
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin
de ponencias.
3. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervencin de
los ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes.
6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su
difusin.
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las
ponencias por
8. temas y mesas de trabajo.
9. Organizar las mesas de trabajo.
10.Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una
de las mesas de trabajo.

COORDINACIN ADMINISTRATIVA. FUNCIONES.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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9.
10.
11.
12.
13.

14.
15.
16.
17.
18.
19.

20.
21.

Determinar e implantar los procedimientos necesarios.

Coordinar la obtencin de los permisos y licencias.
Elaborar el programa general de actividades.
Elaborar el programa de actividades de los acompaantes.
Elaborar la convocatoria para seleccionar sede.
Coordinar la seleccin y contratacin de la sede.
Coordinar la seleccin y contratacin del personal necesario.
Coordinar el sistema de hospedaje.
Coordinar el sistema de registros.
Coordinar la elaboracin de directorios.
Coordinar las adquisiciones y contrataciones.
Coordinar la seleccin y contratacin de los medios de transporte.
Coordinar la seleccin de salones o lugares donde se llevarn las
actividades de inauguracin, clausura, ponencias magistrales,
mesas de trabajo y alimentacin.
Coordinar el sistema de alimentacin.
Coordinar la seleccin de mens.
Coordinar la organizacin del cctel de bienvenida.
Coordinar la realizacin de la cena-baile de gala.
Coordinar la seleccin y contratacin de espectculos,
animadores, etc.
Coordinar la contratacin de servicios de fotografa, filmacin y
grabacin.

Contratar los servicios de agencias de viajes.

Coordinar la elaboracin, llenado y entrega de reconocimientos.

22.
23.

Coordinar la contratacin de sistemas de financiacin para

participantes, anunciantes y visitantes.
Coordinar la seleccin y contratacin del servicio de seguros.

COORDINACIN DE COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN. FUNCIONES.

1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de
promocin, publicidad y difusin del evento.
2. Coordinar la integracin de las fuerzas de ventas.
3. Definir el costo de participacin del evento.
4. Elaborar la carpeta promocional.
5. Definir los medios de comunicacin a utilizar.
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa.
7. Supervisar y coordinar la elaboracin de spots de radio, anuncios
grficos y comerciales de TV.
8. Programar las entrevistas para radio y televisin.
9. Realizar el seguimiento de la difusin del evento

COORDINACIN DE OPERACIONES. FUNCIONES.

1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para
eficientar la
operacin.
2.

Coordinar la seleccin, operacin de los medios de transporte.

3.

Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipo necesario.

4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de

trabajo.
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los
materiales en general.
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de mdulos y
sealizacin.
7.

Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos

de registro e informacin.

8. Coordinar la rotulacin y distribucin de los documentos en

general.
9.

Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carcter

general, a las
coordinaciones del comit organizador, clientes y participantes.

10. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en

los inmuebles sede de actividades.
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa
necesaria para las diferentes actividades.
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e
informacin antes, durante y despus del evento.
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para
las mesas de
trabajo.
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera.
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio
mdico a los participantes.
16. Coordinar la seguridad.
17. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros
que se deban realizar.
18. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y
distribucin de la
memoria.
19. Coordinar el centro de operaciones.
COORDINACIN DE INFORMACIN Y RELACIONES
PBLICAS. FUNCIONES.
1. Coordinar la invitacin a los diferentes participantes.
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las
actividades.
3. Coordinar el sistema de informacin y la ubicacin de los
mdulos.
4.

Elaborar las glosas para los maestros de ceremonias/locutores.

5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de

trabajos.
6.

Coordinar el servicio de edecanes/asistentes.

7.

Capacitar al personal de informacin y edecanes.

8.

Coordinar la ubicacin fsica de las promotoras durante

las diferentes actividades.

9. Coordinar y realizar la invitacin a los diferentes medios de

comunicacin.
10. Coordinar la intervencin de los diferentes medios de
comunicacin.
11. Entregar a los medios de comunicacin informacin sobre el
evento.
12. Supervisar los servicios que se proporcionan e la sala de
prensa.
13. Elaborar la memoria del evento.
COORDINACIN DE FINANZAS.
FUNCIONES.
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general.
2.

Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas.

3.

Elaborar y controlar el flujo de dinero.

4.

Elaborar el presupuesto para montar e evento.

5.

Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores.

6.

Controlar los recursos financieros.

7.

Solicitar apoyos financieros.

8. Elaborar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto de

un evento.
9.

Presentar el informe financiero

COORDINACIN
FUNCIONES.
Para

esta

DE

SOPORTE.

coordinacin se

contratara una

persona

con

vasta

experiencia en el campo del evento que estemos por realizar.

Sus

principales

aportes

sern

en materia de asesoramiento en

aspectos referidos a:
1. Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del
evento.
2.

Lugar y sede.

3.

Programa de trabajo.

4.

Personal.

5.

Presupuesto.

6.

Caractersticas de los mdulos.

7.

Pabellones.

8.

Inventaros.

9.

Mobiliarios.

10. Software.
11. Polticas de trabajo.
12. Cierre del evento.
Est

coordinacin

prestara

asistencia

tcnica

general

de

asesoramiento y control. Tendr la funcin de ser la mano derecha

del coordinador general durante todo el proceso que lleve la
realizacin del evento.

DESCRIPCIN DETALLADA DE FUNCIONES POR

COORDINACIN.

GENERAL:

Realizacin y desarrollo del

evento:
1. Supervisar el trabajo del comit organizador.
2. Desarrollar sistemas eficientes de coordinacin y supervisin.
3. Formar un equipo de trabajo con experiencia y capacidad.
Polticas, reglamentos, programas y procedimientos:
1. Establecerlos, informarlos y coordinarlos.
2. Realizar un reglamento general: en l se norma el desarrollo del
evento.

3. Realizar

un

mesas

trabajo, condiciones de construccin de un stand, etc.

de

reglamento

tcnico:

regla

las

ponencias,

4.
La tarea debe ser realizada en conjunto con lo coordinadores de
rea.
Coordinadores de rea:
1. Facilitar los flujos de comunicacin.
2. Realizar reuniones peridicas para supervisar avances.
3. Transmitir al equipo seguridad y espritu de trabajo en equipo.
4. Escuchar sugerencias de los coordinadores.
5. Participar, espordicamente, en las reuniones de cada comit.
6. Elaborar, al final de cada reunin de coordinadores, el informe de
trabajo pendiente.
Sistemas y Procedimientos:
1. Elaborar,
los

en

sistemas

conjunto

con

el

coordinador

administrativo,

y procedimientos.

2. Contratar a personal idneo para realizarlos, en el caso que sea

necesario
Presupuesto general y flujo de dinero:
1. Controlar, autorizar y verificar el presupuesto y los flujos de dinero.
2.Junto al coordinador de finanzas, establecer las estrategias para
manejar los flujos de dinero.
Financiamientos, donativos y patrocinios:
1. Gestionar, en conjunto con finanzas y relaciones pblicas,
financiamientos, donativos y patrocinios.
2.Es una de las tareas ms difciles en un evento.
3.Los donativos pueden ser en especies o dinero.
4.Relacionado con el trmite, registro y control de los financiamientos.
Sede:
1. Determinar la ciudad e infraestructura necesaria.
2.Determinar la sede y los servicios de hotelera.

Programas de actividades, difusin y trabajo:

1. Aprobar
actividades,

los

programas

generales

particulares

de

trabajo, inauguracin y clausura.

2.Los programas permiten medir avances y cumplimiento.

3.En caso de ajuste de programas, debe ser aprobado por el
coordinador.
Imagen y mensajes:
1. Aprobar el manejo de imagen y texto a utilizar en medios de
comunicacin y con el pblico en general.
2.Coordinar con el responsable de comercializacin y difusin la
elaboracin y utilizacin de los elementos de imagen y comunicacin.
Invitados
ponentes:

1. Definir invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y

mesas de trabajo.
2.Conjuntamente con el encargado de relaciones pblicas, debe
supervisar la logstica para la invitacin, recepcin y atencin de
invitados especiales.
3.Seleccionar invitados en relacin a la temtica y objetivo
del evento.
Medios
comunicacin:

de

Definir
los
medios
comunicacin a invitar.

de

Conjuntamente con los coordinadores de relaciones pblicas y

coordinacin, autorizar la lista de los medios invitados y los
contenidos de los escritos que se manden.

Presidiu
ms:

Definir en conjunto con relaciones pblicas los diferentes

presidiums necesarios en el evento.

Inauguracin, clausura,
actividades especiales.

mesas

de

trabajo

En los presidiums es necesario contar con referentes de la rama

sobre la que versa el evento.

Simulacr
os:

Conjuntamente con el encargado de operaciones, planificar y

poner en prctica los simulacros necesarios.

Las pruebas nos permiten detectar posibles fallas y definir
con anticipacin los cambios necesarios.

Capacitaci
n:

Conjuntamente con el coordinador de operaciones debe elaborar

el programa de capacitacin para el comit organizador.

Todas las coordinaciones deben participar del temario
de capacitacin.

Es importante para comenzar a comunicar objetivos,

polticas, programas, procedimientos y dems detalles de
importancia.
Cada coordinador capacitara a su personal
a cargo.

Sindicat
os:

En el caso que sea necesario,

negociaciones con sindicatos.

se

debern

entablar

Segurid
ad:

Coordinar y supervisar la
expositores y participantes.

seguridad

de

La estrategia, logstica y sistema de seguridad, la establecer

en conjunto con el coordinador de operaciones.

los

invitados,

Lista
de
seguimiento:

Supervisar que se cumplan los pormenores de cada

tarea necesaria.

Determinar todos los detalles necesarios en la

planificacin, organizacin y realizacin de un evento.
TCNIC
A.

Esta formada por el personal especialista en el tema del evento. Es

la responsable de

elaborar

las

conclusiones

del

evento,

resultado del anlisis de los diferentes temas que se traten.

Tema general y
mesas de trabajo:

temtica

de

las

De acuerdo tipo de evento, proponer el tema general

del mismo.
Considerar factores sociales, econmicos y polticos coyunturales
del momento. Definir las mesas de trabajo de acuerdo al tema
general del evento.
En las mesas de trabajo se deber tratar de lograr diferentes
posturas sobre el tema.

como

El tema y mesa de trabajo debe ser aprobado por coordinacin

general.
Mesas de Trabajo:
Redactar el reglamento tcnico de mesas de trabajo.
Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las
exposiciones, en relacin al tema.
Distribuir los ponentes en cada mesa de trabajo.
Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada
mesa.
Asignar responsables

de

cada mesa

de

trabajo.

(Presidente, secretario, moderadores, etc.)

Asignar responsabilidades para recabar elementos que sirvan a la
elaboracin de conclusiones. (Preguntas, pelculas, presentaciones,
etc

Dar a difusin, en conjunto con rrpp, las conclusiones a los

medios de comunicacin.
Pasos para organizar una mesa de trabajo:
1. Designar un responsable del funcionamiento eficiente de las
mesas de trabajo.
2. Determinar el nmero de mesas con bas en la temtica general,
se numeran y se verifica la capacidad de lugares.
3. Determinar temas especficos mesas de trabajo.
4. Designacin de responsables y suplentes de mesa.
5. Determinacin cupo mximo de participantes.
6. Determinar horarios y procesos de registro.
7. Determinar nmero de expositores.
8. Elaboracin programa especfico para cada mesa.
9. Se determina, instala y prueba el equipo y material de apoyo
necesario.
REGLAMENTO TCNICO.
Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para expositores.

Intervencin de expositores.
Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar y programar la intervencin de
expositores magistrales y de mesas de trabajo. (En conjunto con rrpp).
Atender el perfil de los invitados con relacin al tema del evento.
Honorarios. Ver posibilidades de traer personalidades de acuerdo a
la partida destinada a honorarios y viticos.
Atender al disertante durante su participacin.
Establecer de antemano, elementos de soporte, material de apoyo.
Acordar la metodologa de preguntas posteriores.
Solicitar el currculo del disertante, aclarando la variable de difusin.
Traductores. (Antes, durante y despus).
Equipos y materiales.
Coordinar, integrar y supervisar la instalacin de los equipos y
materiales tcnicos necesarios para las ponencias.
Coordinar esfuerzos con la coordinacin de operaciones. Planificar y
ejecutar los simulacros necesarios de su rea.
Informacin tcnica:
Proporcionar informacin tcnica a los participantes y medios de
comunicacin.
La persona responsable debe actualizar el programa diariamente y
comunicar los cambios.
Seleccionar el material entregado a los concurrentes. Clasificarlos,
seleccionarlo y reproducirlo.
Tener siempre la cantidad de copias necesarias.
ADMINISTRATIVA. Autorizaciones:
Gestiona ante las autoridades pertinentes los distintos permisos
necesarios para el normal desarrollo del evento. (Promotoras, Sadaic).
Programa de actividades:

Definir el estimativo de asistencia, en bas a eventos

anteriores o al universo general.
Elaborar programa, para lo cual tiene que poseer el programa de
trabajo y el de difusin.
El programa de actividades debe incluir todas las acciones
presentes en el eventos: culturales, sociales, comerciales,
deportivas, promocinales, etc.

Este programa es el que se utiliza para la comercializacin y

difusin. Elaborar programas alternativos para acompaantes.

Seleccin de la ciudad sede.

Tiempos: 6 meses para eventos pequeos, 1 ao para eventos
medianos, 2 a 4 aos para eventos magnos.
A tener en cuenta: infraestructura hotelera, vas de comunicacin,
infraestructura de lugares, recursos humanos y tcnicos locales, tarifas,
cantidad de habitantes, importancia para l cliente, relacin costo
beneficio.
Hotel sede y centro de convenciones.

Contratacin
hotel, centro
de
convenciones
y
distintos
salones.Esto
es trascendental para el xito
del evento.
Una buena
sede permite
que las
diferentes
actividades se desarrollen eficientemente.
Considerar los servicios, categora e infraestructura ofrecida.
Seleccin de salones y lugares para la realizacin de las distintas
actividades.

Personal.
Coordinar la seleccin y contratacin del personal, la cual diferir
por el tamao del evento.
En un evento grande encontramos: Diseador-decorador /
Nutricionista / Especialistas en gestin de procesos informticos /
Edecanes / Promotoras / Publicistas / Comerciales / Fotgrafos /
Camargrafos / Sonidistas / Personal de apoyo administrativo y
operativo / Seguridad / Locutores y/o Maestros de Ceremonias /
Mozos, Someliers y Cocineros / Mantenimiento (Carpinteros,
Electricistas, Pintores, Albailes, Herreros, Plomeros, tcnicos en
procesos audiovisuales) / Guas tursticos / Choferes /
Espectculos y grupos de ambientacin musical / Profesionales
(Mdicos, arquitectos, comunicadores, contadores, etc.) / Personal
especializado en diferentes reas (espectculos, registro,
trnasporte, guardera, etc).
Procedimientos y sistemas.
Coordinar la confeccin, informacin e implantacin de los
diferentes sistemas de procedimientos.
Sistema de alojamiento.
Establecer y coordinar el sistema de alojamiento de
organizadores, expositores y asistentes.

Definir con los hoteles los grupos de pblicos que se alojaran en

cada uno.
Asignar las habitaciones en funcin de la fecha de llegada,
categora del participante y la disponibilidad de habitaciones.
Generalmente los participantes llegan y parten en bloque.
En el caso de necesidad en cuanto a compartir habitaciones entre
desconocidos, fijar polticas y procedimientos para ello.

Sistema de registro
Disear y coordinar sistema eficiente de registro.
Atender a las variables de registro anticipado, el da del evento y
el registro de asistencia.
Elaborar soportes para la organizacin y para los asistentes. Es
fundamental para la imagen del evento.
Variables de entrega de soportes, cancelacin de registros, etc.
Paquete de materiales para asignar a los asistentes:
1. Galletas o gafetes.
2. Carpeta.
3. Nota de bienvenida.
4. Programa de actividades.
5. Mapa de la ciudad y de la sede.
6. Horario de comidas y refrigerios.
7. Papel membretado.
8. Bolgrafo.
9. Elementos de evaluacin
10.
Promocinales.
11.
Entradas para las diferentes actividades.
12.
Informacin general.
Sistema de adquisiciones y contrataciones.

Coordinar en conjunto con los coordinadores de rea la

contratacin y adquisicin de los productos y servicios necesarios.
Colaborar con finanzas en a contratacin de los mismos.

Administracin del sistema de transporte:

Coordinar en conjunto con operaciones, la contratacin de los

medios de transporte de pasajeros y de carga.
Analizar las cantidades de personas y volmenes de objetos a
transportas, en cada activad, para contratar los medios ms
eficientes.
En el caso de invitados especiales, tendr que evaluar junto a
rrpp, las solicitudes particulares.

Sistema de alimentacin.
Coordinar el sistema de alimentacin integral del evento.
Contratacin de servicios, determinacin de mens, supervisar
horarios, calidad y cantidad, presentacin personal de servicios,
supervisar la higiene y la preparacin de mesas, lugares y sillas.
Aspectos a tener en cuenta para la seleccin de mens:

El presupuesto disponible.
El tipo e instalaciones de la cocina.
El perfil de los comensales.
Programa de actividades.
El tipo de evento.

Actividades especiales.

Organizar el cctel de bienvenida, la cena de clausura y

actividades especiales que tienen lugar en el evento.
Espectculos, animadores, ambientadores, servicios de
fotografa, grabacin y filmacin.
Coordinar la seleccin y contratacin de dichos servicios.

Reconocimientos.
Efectuar en conjunto con rrpp la seleccin de personas a reconocer, los
momentos y la adquisicin de soportes para realizar dicho
reconocimiento.
Tarjetas de crditos.
Negociar con los plsticos su utilizacin en el evento.
Seguros.
Seleccin y contratacin.
Agencias de viajes.
Seleccin y contratacin.
COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN.
El responsable del rea debe tener amplios conocimientos en
comercializacin, comunicacin y publicidad.
Estrategias de mercadotecnia.

Definir las estrategias de marketing y los programas de

promocin, publicidad y difusin.
Objetivos: lograr la asistencia de participantes, las ventas y las
utilidades deseadas. Actividades: definir supuestos del
mercado potencial de asistentes, definir estrategias y
alternativas, elaborar la proyeccin de ventas y beneficios;
elaborar el presupuesto de gastos e inversiones.
Elaborar las estrategias de medios para realizar la promocin
del evento. (Ej. Bahiano)
Pautar la agencia de publicidad.
Considerar el perfil de los posibles clientes.
Definir el presupuesto de medios, para la pauta publicitaria.
Medir las promociones de venta a corto, mediano y largo
plazo. Otorgando beneficios a ambas partes.
Diseo y realizacin de una campaa de difusin en diferentes
medios.
Elaborar una lista de personas sea importante para hacerles llegar
la informacin e invitacin.
Elaborar una campaa que se identifique con los posibles
expositores.
Elaborar una lista completa de posibles participantes. Mandar
invitaciones, va postal, personalizada. Disear, imprimir y
distribuir folletos informativos.
Prever la presentacin de videos o multimedia de presentacin.
Realizar un lanzamiento de prensa corto, conciso y pertinente.
Elaborar material especfico para el lanzamiento de prensa.

Fuerza de Venta.

Seleccionar el conjunto de vendedores.

Establecer criterios necesarios para cubrir la funcin. Determinar
actividades y procesos.
Capacitar a los vendedores de acuerdo a la filosofa del evento y
las necesidades tcnicas.

Costo de participacin.
Definir junto al coordinador general, al administrativo y al financiero el
costo de participacin.
Elaborar el folleto promocional (herramienta de venta).
Permite dar a conocer a los posibles participantes informacin
relativa a las diferentes actividades y materiales, que incluye la
participacin en el evento. Diferencia entre folleto promocional

para asistentes y carpeta de ventas. Caractersticas, funciones y

orientacin.
Participantes: tema del evento / Objetivos perseguidos / Temtica de
las mesas de
trabajo / Perfil de los participantes / Actividades extras / Forma de
registro y pago / Promociones / Tarifas de transportes y hoteles
disponibles / Mapa que indique lugares tursticos, culturales, etc /
Clima del lugar / Disertantes y expositores principales / solicitud de
pre inscripcin / polticas de confirmacin y cancelacin.
Anunciantes: Tipo y caractersticas de las instalaciones generales /
Tema principal /
Perfil y capacidad adquisitiva de los asistentes / Propuesta publicitaria /
representacin de la propuesta / medios publicitarios / Modelo de los
soportes a utilizar / Distribucin y cantidad de pabellones y mdulos /
servicios disponibles / Mapa del predio / Expositores de aos anteriores
y los ya contratados / resultados de aos anteriores / contactos
comerciales logrados en ediciones anteriores / Antigedad y
periodicidad / Periodo en que est abierta / Horario al pblico / Horario
de expositores / Horarios de eventos especiales / Fechas para montaje y
desmontaje de predios / Horarios y fechas de registro / Precios de
predios y que incluye / Plan de medios de comunicacin / Reglamento
de expositores / Sugerencias de proveedores reconocidos en la localidad
/ Posibilidad de difusin en el predio y sus distintas formas / Privilegio de
participacin en futuras ediciones.
Catlogo oficial de la exposicin.

Elaboracin y distribucin.

Medios de comunicacin.
Definir los medios a utilizar (grficos, radiales, televisivos y digitales).

Diarios y revistas: definir las notas, pblinotas, publicidades,

desplegados e insertos a utilizar. Para esto utilizar lo aprendido en
agenda de medios.
Radios y televisin: determinar las notas de difusin y los spots en
radio y televisin. Digital: elaboracin de pgina web, banners, email, etc.
Impresos: folletos, carteles, invitaciones, etc.

CONFERENCIAS DE PRENSA. ENTREVISTAS DE RADIO Y

TELEVISIN.
Coordinar y programar las entrevistas en radio y televisin.

Seleccionar los programas de radio y televisin con base en el perfil y

nivel socio econmico de los participantes potenciales.
OPERACIONES
Sistema de transporte.
Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte de
pasajeros y carga.

Personas: remises, taxis, limosinas, colectivos, mini buses, etc.

Cargas: motos, camiones, camionetas, auto elevadores, etc.
Colectivos: identificarlo en el parabrisas con el destino, ruta y
nmero / Coordinar las rutas con el contratista y entregarle un
cronograma de necesidades. Elaborar un cronograma de
frecuencias de servicios, lugares donde abordar y
tiempos estimados de demora en cada parada. Determinar un
sistema eficiente de acceso a los colectivos.

Equipos y Materiales.
Coordinar lo relativo a la obtencin y funcionamiento del equipo y
materiales necesarios. Esto es neurlgico para cada coordinacin, por lo
que las mismas debern acercar su lista de requerimiento.
Algunas necesidades: Sonido (predio e individual) /
Grabadoras / DVD, Videocaseteras y Televisores / Fotocopiadoras /
Fax / Internet / Proyectores / Pantallas / Computadoras / Impresoras lser
/ Mquinas de escribir / Telfonos y celulares / Handies / Equipos de
sonidos y micrfonos / traduccin simultanea / Generador auxiliar /
Material de mantenimiento.
Seleccin y colocacin de materiales.
Coordinar la seleccin, distribucin, y colocacin de los diferentes
artculos y materiales de trabajo.
Bandos / Personificadotes Gafetes de mesa / Carpetas / Material
impreso / Pases / Reconocimientos para participantes y expositores.
(plaquetas, cuadros, certificados, etc)

Escenografa.
Disear, adquirir, distribuir, instalar y controlar la escenografa.

Contratar un diseador decorador, que ayude a definir la

ambientacin de cada espacio.
Sugerir la escenografa / Bienvenida / Inauguracin y clausura / Mesas
de trabajo / Eventos especiales / Diseo de sealizacin / rea de
registro e informacin / Distribucin de los mdulos de registro /
Predios de exposicin / Auditorios y salones de trabajo / Mobiliario /
Fotos-logos-luces- carteles-leyendas-etc.
Sistema de sealizacin:
Coordinar el sistema de sealizacin. Colocar estratgicamente letreros,
referencias y flechas para orientar al participante. Una buena
sealizacin evita problemas.
Ubicacin de los mdulos.
Armado de predios y mdulos para los expositores de acuerdo a lo
comercializado. Confeccin e instalacin de reas especiales para la
organizacin: Orientacin e informacin / Recepcin / Quejas y reclamos
/ Registro y entrega de materiales / Servicios administrativos / Servicios
mdicos.
Servicios.

Brindar los servicios de carcter operativo al resto de las

coordinaciones.
Documentos y materiales.
Empaque, rotulacin y distribucin.
Armado de salones y lugares a utilizar.
Supervisar el armado de todos los salones y lugares a utilizar
durante el evento.

Guardera
Coordinar la seleccin y contraccin del servicio de guardera.
Servicio Mdico.
Coordinar la seleccin y contraccin del servicio medico.
Sistema de seguridad.
Coordinar todos los servicios de seguridad necesarios en el
evento. Anterior / Durante / Posterior / Personas.
TODO PERSONAL DE SEGURIDAD DEBE CONOCER:

El programa y la ubicacin de la sede donde se desarrollara el

evento.
Identificar y conocer a los miembros del comit organizador.
Conocer la ubicacin de los mdulos de Orientacin e
informacin / Recepcin / Quejas y reclamos/ Registro y entrega
de materiales / Servicios administrativos / Servicios mdicos.
Conocer las puertas de emergencia, alarmas y sistemas contra
incendios.
Telfonos de emergencia.
Estrategias de evacuacin.

Simulacros.

Realizar todos lo simulacros propios y colaborar con los de las

otras reas.
Centro de operaciones.
Coordinar la instalacin del centro de operaciones que facilite las
tareas al comit organizador, los medios y los expositores.
Funciona como un bunker donde se operativaza el evento durante
su desarrollo.
Contiene oficinas, recursos, salas de prensa, primeros auxilios y
soporte del rea operativa.
RELACIONES PBLICAS E INFORMACIN.

Sus funciones principales: definir y atender invitados especiales y definir

y atender a los actores de prensa.

Invitacin a participantes y elaboracin de directorios.

Coordinar la invitacin de los diferentes participantes y
la elaboracin de directorios.
Directorio: informacin general sobre los participantes,
invitados especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios
de comunicacin, funcionarios de mesa y comit organizador,
para facilitar la coordinacin y comunicacin antes, durante y
despus del evento.
Elaborar notas especiales de invitacin a invitados especiales.
Enviar y confirmar, con el soporte de coordinacin, las notas.
Definir la documentacin para cada grupo, establecer rutas y
responsables de entrega.

INVITADOS ESPECIALES, PONENTES MAGISTRALES Y DE MESA.

Atender a los invitados especiales, nos referimos a todas las actividades

necesarias. Se asignaran responsables de grupos de invitados e
invitados destacados.
El personal de rrpp es fundamental para la imagen del evento, por lo
que se debe contratar personal idneo y capacitarlo sobre la filosofa de
trabajo.
Debe cerciorarse que cada invitado tenga lugares preferenciales en
cada actividad. Corrobora el hospedaje, alimentos y transporte.
Coordinara con operacin la existencia del material de apoyo y la
preparacin del lugar de la presentacin.
SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES.
Implantar y coordinar el sistema de informacin y comunicacin.
Coordinar los mdulos de informacin, acreditacin y recepcin.
Elegir los lugares de mayor circulacin, asignar responsables y personal,
capacitar la personal, asignar la documentacin y equipo necesario.
Velar por la instalacin de mdulos en lugares externos al evento para
recepcin. Que tener presente: programas de actividades,
informacin sobre actividades adicionales, sistema de registro,
directorio de asistentes, polticas de asistencia a cada evento.
Plan de comunicaciones: en determinado eventos hay que realizar una
planificacin especfica sobre los medios y canales de comunicacin con
los distintos actores. Algunos ejemplos: organizadores /participantes
coordinadores / coordinadores coordinadores / miembros del comit
organizador participantes / participantes participantes /
organizadores.
Procesos y herramientas de comunicacin. (diversos sistemas de
comunicacin en un evento).
Prever la cantidad de telfonos pblicos y conexiones pblicas a
Internet del lugar.
Edecanes / Promotoras.
Proporcionar informacin sobre el evento / Apoyar la organizacin
interna / Atencin en ingresos, salones de trabajo, eventos
particulares / Vigilar el servicio de coffe / Formar vallados de honor /
Apoyar en emergencias medicas / atender los mdulos de registro e
informacin / Repartir material de trabajo / entregar boletines tcnicos y
de prensa / supervisar que los presidiums tengan vasos, lapiceras,
papel, etc / Apoyar a las mesas de disertacin / Coordinar el servicio de
bebidas para el presidiums / Atender a los invitados especiales /
Atender a los periodistas / Colaborar con todas las actividades del
evento.
Capacitacin de los edecanes y promotoras

1- Hacer recorrido fsico del lugar.

2- Hacer un simulacro de las diferentes actividades donde
participen.
3- Conocer las responsabilidades por actividad.
4- Instruccin sobre entrega de gafetes y materiales a los
participantes.
5- Horarios y lugares de alimentacin.
6- Hospedaje.
7- Utilizacin sobre materiales y orientacin para
proporcionar informacin general sobre el evento.
Representantes de los medios de prensa.
Coordinar e invitar a los diferentes medios de comunicacin.
Seleccin de los medios / proceso de invitaciones / confirmaciones /
lanzamiento de prensa / estrecha relacin con comercializacin / ver las
variables de transporte, hospedaje, etc / seleccin de personal idneo
para la atencin a la prensa y la elaboracin de material periodstico.
Herramientas: partes de prensa / carpeta de prensa / elementos
multimedia / Discursos de inauguracin y clausura / conclusiones del
evento / otros discursos o conferencias de inters / la integracin de los
presidiums / ponencias.
SALA DE PRENSA.
Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa.
Coordinar con el rea de operaciones las necesidades de material.
Elementos a disponer: computadoras / fax / fotocopiadoras / grabadoras
/ impresoras / lapiceras / maquinas de escribir / papel / Internet / lneas
telefnicas / telfonos celulares / maquinas de escribir / televisores /
DVD.
Maestro de ceremonias / locutores.
Elaborar los programas y comentarios para los locutores y maestros de
ceremonias. Requisitos: tener experiencia, facultad para la redaccin,
tacto poltico y social.
Que no hacer nunca en estos casos? Guin o glosa.
La seleccin del maestro de ceremonias es fundamental para a
imagen porque puede hacer lucir o no el acto.
Memoria.
Tiene la funcin de recopilar y seleccionar informacin para elaborar la
memoria del evento.
La memoria es un documento que contiene las vivencias, el intercambio
de experiencias, las sugerencias y resultados del evento.
Que debe contener: El objetivo del evento / sede y fechas / comit
organizador / programas de trabajo / sociales, culturales y artsticos /

acompaantes / conclusiones de las exposiciones comerciales y

cientficas / resumen de ponencias magistrales y de mesa / fotografas /
discursos de inauguracin y clausura / conclusiones / listado completo
de participantes. (se debe respetar el orden cronolgico de los hechos)
A tener presente: formato / diseo / orden de documentos / cantidad /
calidad.
FINANZAS.
Tiene por finalidad conseguir y manejar los recursos financieros que se
generen durante el evento. Realizar un evento si recursos suficientes
requiere de grandes cuotas de imaginacin y creatividad para conseguir
fondos.
Presupuesto general.
Integrar las necesidades presupuestales y financieras de cada una de
las coordinaciones.
Controlar la operacin presupuestal y financiera de cada actividad.
El control se realiza en cuatro etapas: establecimiento de criterios de
comparacin / operacin del control / interpretacin de resultados /
toma de decisiones.
Elaborar un presupuesto de ingresos y egresos. Solicitar comprobantes
fiscales, listado de proveedores y recibos. Presupuesto general y
desagregado.
Ingresos y egresos.
Planificar, distribuir y controlar los ingresos as como autorizar,
programar y efectuar el pago a proveedores.
Elaborar una previsin de ingresos por inscripcin. Ser precavidos aqu.
Elaborar el plan de pagos a los proveedores en bas al estudio de
ingresos. Manejar una caja chica para elementos menores.
Realizar arqueos de caja diario.
Toda erogacin debe ser autorizada por finanzas y si es muy
elevada por el coordinador general.
Catlogos de cuentas / listado de necesidades.
Listado de elementos necesarios para realizar un evento, desagregados
en ejes temticos.
Contabilidad y tesorera.
Buscar el asesoramiento de un contador. Coordinar y controlar los
movimientos de efectivo y bancarios.
Elaborar los soportes necesarios y requeridos para establecer los
trabajos de acuerdo a las necesidades de la ley fiscal.

Elaborar y presentar informes contables y financieros ante, durante y

despus del evento.
Flujos de dinero.
El sistema de flujo sirve para controlar y administrar los canales de
ingreso y egreso del dinero.
Coordinar los flujos de dinero nos permite ir cumpliendo con las
diferentes erogaciones necesarias para el evento.
Punto de equilibrio.
Determinar el punto de equilibrio del evento. Para esto es necesario
pronosticar los ingresos, calcular los egresos fijos y variables.
Este indicador el clave para la toma de dediciones antes y durante el
evento, ya que nos permite conocer en qu nivel de ventas y gastos no
se pierde dinero.
La utilidad esperada la analizamos con relacin a los
objetivos financieros propuestos y el punto de equilibrio.
Tener presente que hay eventos que no tienen finalidad de lucro.
Donativos, patrocinios y apoyos.
Delimitar el plan de bsqueda de las diferentes variables con
acuerdo de coordinacin general y coordinacin comercial.
Informe financiero.
Elaborar el informe financiero del evento.
Que debe contener?
Deben ser claros, concretos y sencillos. Recordar que los deben
tener que poder leer todos.
Se debe presentar copia de los resultados a organizadores y
accionistas / finalistas.
SOPORTE.
Brinda asesoramiento y soporte de gestin sobre los elementos
neurlgicos de un evento.
Su accin se centra en el asesoramiento integral, pero poniendo
especial nfasis en las siguientes reas.

Objetivos.
Caractersticas distintivas del evento.
Administracin.
Organizacin

Ventas
Evaluacin.
EVALUACIN Y CONTROL.

Entendemos como evaluacin al proceso final de anlisis que se realiza

sobre un evento accin de comunicacin-, con el objeto de observar el
grado de cumplimiento entre los objetivos propuestos y los realmente
alcanzados.
En tanto el control es aquel proceso continuo que nos permite medir el
cumplimiento del plan a lo largo de su desarrollo. Su fortaleza principal
radica en la capacidad de hacer visibles los corrimientos que se
producen en la planificacin original y en su capacidad de facilitar la
correccin de errores.
Podemos definir a la investigacin cientfica como la actividad que nos
permite obtener un conocimiento cientfico, es decir, un conocimiento
que procura ser objetivo, sistemtico, claro, orgnico y general,
respecto a ciertos elementos de la realidad. 6
La investigacin, control y evaluacin en la organizacin de
eventos, nos permitir:
Conocer informacin acerca de las actitudes y opiniones de los
pblicos.
Obtener informacin objetiva para la programacin.
Acrecentar la eficacia de la comunicacin.
Optimizar resultados.
Corregir falencias.
Trabajar metdica y ordenadamente.
Corregir objetivos.
Todo proceso de investigacin-evaluacin cuenta con cuatro
fases:
1.

2.
3.
4.

Investigacin-diseo: se trata de proceso en el cual

se analizan las dimensiones, variables e indicadores de
estudio. Una vez concluido ello, se procede a la eleccin de
la tcnica de investigacin, seleccin de la muestra y
confeccin de la herramienta.
Toma de la muestra: supone la aplicacin de la herramienta
confeccionada sobre la muestra seleccionada.
Anlisis de resultados: etapa en la cual se procesan los
resultados obtenidos y se elaboran conclusiones.
Toma de decisiones: con los resultados y conclusiones
obtenidos, se procede a decidir sobre la situacin que
disparo el estudio.

DIMENSIONES VARIABLES INDICADORES.

Dimensin: se refiere al conjunto de elementos macro a evaluar
dentro de una categora. Ej: Proceso de invitaciones.
Variable: supone el estudio de los elementos trascendentes y
relevantes, desagregados de ese conjunto macro planteado en la
dimensin. Ej: Nivel de los asistentes.
Indicador: se trata del elemento final que produce la bajada de
nuestra variable a
un elemento susceptible de medicin, que se traducir en una
pregunta en nuestra herramienta de recoleccin de datos. Ej:
Ocupacin y nivel social de los asistentes.
A continuacin presentamos otro ejemplo que permite visualizar la
secuencia:
Dimensin
Variabl
Indicad
e
orcalidad
Asistencia.
Satisfaccin
de
Grado y
los
de la
asistente
satisfacci
MUESTREO.
Todo proceso de evaluacin e investigacin necesita de una masa crtica
sobre la cual operar. A continuacin presentamos algunos conceptos
que nos permiten definir y determinar dicha masa.
Universo, poblacin o colectivo: constituye la totalidad del
conjunto que se desea investigar y de la cual estudiar una
fraccin (la muestra) que se pretende que rena las mismas
caractersticas y en igual proporcin.
Muestra: parte o fraccin representativa de un conjunto de
poblacin, universo o colectivo, cuya caracterstica debe
reproducir lo ms exactamente posible.
Unidad de muestra: est constituido por uno o varios de los
elementos de la poblacin en las que se subdivide la base de
muestra.
TIPOS DE ESTUDIOS.
Estudios cualitativos: son aquellos que nos permiten
identificar atributos, cualidades, adjetivos, etc. Sobre nuestra
accin de comunicacin. Generalmente surgen del cruce de
resultados de preguntas abiertas con cerradas. Son mucho ms
difciles de tabular que las variantes cuantitativas, pero su
importancia es infinitamente mayor. Su metodo de graficacin es

variado, yendo desde un simple esquema de barras a un grillado o

tela de araa de variables.
Estudios cuantitativos: son aquellos que nos permiten medir en
cantidades los resultados. Su resultado se obtiene de la aplicacin
de preguntas cerradas. La forma ms comn de graficarlo es con
esquemas de torta. Ej: 84% de los participantes manifest estar
de acuerdo con la temtica desarrollada en el curso del evento.
MTODOS DE EVALUACIN. LA OBSERVACIN.
Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno,
hecho o caso, tomar informacin y registrarla para su posterior anlisis.
La observacin es un elemento fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor
nmero de datos.
Existen dos clases de observacin: la observacin no cientfica y la
observacin cientfica. La diferencia bsica entre una y otra est en la
intencionalidad: observar cientficamente significa observar con un
objetivo claro, definido y preciso. El investigador sabe qu es lo que
desea observar y para qu quiere hacerlo, lo cual implica que debe
preparar cuidadosamente la observacin.
Observar no cientficamente significa observar sin intencin, sin objetivo
definido y por tanto, sin preparacin previa.
LA ENTREVISTA.
Es una tcnica utilizada para obtener datos que consiste en un dilogo
entre dos personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se
realiza con el fin de obtener informacin de parte de ste, que es por lo
general, una persona entendida en la materia de la investigacin. La
entrevista constituye una tcnica indispensable porque permite obtener
datos que de otro modo seran muy difciles conseguir.
Empleo de la Entrevista:
Cuando se considera necesario que exista interaccin y
dilogo entre el investigador y la persona.
Cuando la poblacin o universo es pequeo y manejable.
LA ENCUESTA.
La encuesta es una tcnica destinada a recolectar datos de varias
personas cuyas opiniones impersonales interesan al investigador. Para
ello, a diferencia de la entrevista, se utiliza un listado de preguntas

escritas que se entregan a los sujetos, a fin de que las contesten

igualmente por escrito. Ese listado se denomina cuestionario.
Es impersonal porque el cuestionario no lleve el nombre ni otra
identificacin de la persona que lo responde, ya que no interesan esos
datos.
Es una tcnica que se puede aplicar a sectores ms amplios del
universo, de manera mucho ms econmica que mediante entrevistas.
El investigador debe seleccionar las preguntas ms convenientes, de
acuerdo con la naturaleza de la investigacin y, sobre todo,
considerando el nivel de educacin de las personas que se van a
responder el cuestionario.
Tipos de preguntas que pueden plantearse:
1. Abiertas: el encuestado puede explayarse en la respuesta.
2. Cerradas: se contesta mediante un grillado pre definido por el
investigador.
3. Mixtas: generalmente se trata de preguntas que contienen un
grillado y una sub pregunta abierta de control.
Grillado evaluativo.
Supone la confeccin de una escala auto administrada, por el
organizador o una especialista en el tema, quien asigne flujos
valorativos a cada actividad desarrollada
Paneles de control.
Cuadro general de comando por coordinaciones y tareas que el
organizador de eventos utiliza como un medio de soporte para controlar
los tiempos y ejecucin de tareas por parte de cada coordinacin de
rea.
Lista de seguimiento.
Se trabaja sobre ejes temticos. Se elabora un listado cronolgico de
todas las tareas a realizar, por ejemplo en un circuito de invitaciones, y
se procede a su control de cumplimiento. Se trata de una versin
primaria del diagrama de flujos o
Gantt.