Needs Assessment Process (Proses Needs Assessment)

Proses Needs Assessment dapat dibuat dan disesuaikan sesuai keinginan dan
kebutuhannya. Terdapat banyak faktor yang harus dipertimbangkan termasuk
waktu, uang, jumlah orang yang terlibat, ketersediaan sumber daya, dan lain-lain.
Proses Need assessment yang terlalu besar juga akan menyita banyak waktu dan
biaya. Dan banyak perusahaan yang tidak menginginkan investasi seperti itu. Salah
satu alternatifny adalah dengan melakukan needs assessement hanya
menggunakan dua sampai dengan tiga metode saja.
Tabel 1 menunjukan perbandingan antara tipe need assessment
Type of information
Methods

Scope

Length
Cost
Focus
Exposure/Visibility

In-Depth
Quantitative
Multi-tiered approach
Surveys
Observation
Interviews
Focus Group
Document Reviews
Widespread
organizational
involvement
Broad-ranging objectives
Several months to year
Expensive
Linked to defined outputs
Long term
High profile and risk

Mini
Qualitative
Interviews
Focus Group

Fewer people Involved

Short-term focus

Few days to week

Inexpensive
Immediate, Quick results
Lower Risk

Whom to assess (target assessment)

Target assessment tergantung dari goal dan tingkat kedalaman dari assessment
tersebut. Dibawah ini merupakan kategori dari target peserta dan kemudian
menentukan grup mana yang akan menjadi target sumber data.

Senior Management
Agar memudahkan dalam mengetahui permasalahan dan pengaruhnya
kepada bisnis, maka harus dimulai dari senior management. Perbanyak
pertanyaan mengenai startagi perusahaan sampai dengan ke pengaruh
antisipasi perubahan industri yang terjadi di masa depan. Dengan kata lain,
mulailah dengan pertanyaan mengenai konteks organisasi. Jika kamu adalah
seorang konsultan internal, kamu harus memiliki insting dan ide yang akan
mengarahkan kebutuhan akan pelatihan. Jika kamu adalah konsultan
eksternal, kamu sebaiknya melakukan pencarian terlebih dahulu kemudian
menanyakan pertanyaan yang detil sehingga mendapatkan permasalahan
organisasi yang dapat diselesaikan dengan pelatihan.

Di bawah ini beberapa pertantaan yang dapat membantu dalam mengetahui

dan memahami kebutuhan organisasi tersebut:
- Apakah visi dari organisasi?
- Apakah misi dari organisasi?
- Apakah tujuan utama, baik jangka pendek dan jangka panjang?
- Apakah permasalahan yang dihadapi organisasi sehingga perlu pelatihan?
- Apakah yang menjadi fokus utama pada saat ini?
Target Population (Populasi target)
Identifikasi populasi target yang akan diberikan pelatihan merupakan faktor
penting, dimana terkadang terlewatkan oleh konsultan. Mereka harus
ditanyakan mengenai persepsi dan kebutuhan pelatihan yang benar-benar
mereka butuhkan. Jika tidak diakomodasi, mereka biasanya tidak akan
sepenuhnya mengikuti pelatihan dan saat pelatihan akan menunjukan
perlawanan dan ketidak-pedulian.
Target population Managers (Manager dari Populasi Target)
Mereka yang menjadi manager atau pentolan dari populasi target merupakan
sumber data penting, karena tujuan dari pelatihan adalah untuk membantu
jajaran manajer untuk memecahkan permasalahan bisnis atau tujuan dari
bisnisnya. Kebutuhan ini termasuk tingkat produktifitas, mengurangi eror,
mengurangi kecelakaan, meningkatkan bisnis, mengurangi turnover atau
absensi, atau mengurangi komplain dari pelanggan.
Direct Reports (laporan langsung)
Ketika target populasi terdiri dari manajer dan supervisor, sumber data yang
baik adalah data yang disampaikan dari laporan orang-orang tersebut.
Laporan langsung sering memberikan pengetahuan yang dalam mengenai
kemampuan dari manajer dan supervisor yang harus ditingkatkan
Co-workers or Peers
Banyak organisasi yang menggunakan 360 derajat feedback atau umpan
balik dari berbagai arah sebagai bagian dari proses assessment mereka, yang
memberikan feedback kinerja karyawan dari beberapa sumber. Berdiskusi
atau memantau rekan kerja target dapar membantu dalam memahami dan
mengetahui skill apa yang diperlukan untuk mencapai kinerja tim yang
optimal. Semakin banyak anggota tim yang berasal dari berbagai latar
belakang maka semakin banyak anggota tim yang harus terlibat dalam
proses assessment tersebut.
Human Resources Personnel (HRD)
HRD merupakan salah satu sumber data dan dokumen. Mereka tentunya
memiliki data turnover,pelanggaran keselamatan dan data lainnya. HRD juga
terkadang memberikan pengetahuan yang menarik mengenai budaya
perusahaan
Vendors
Vendor merupakan sumber data kualitatif yang baik. Mereka dapat membagi
persepsi dari setiap spesifik departemen yang pernah berhubungan dengan
mereka, dan memberikan pengetahuan yang dalam mengenai standar dan
praktek dari perusahaan.
Customers (Internal and External)

Survei terhadap konsumen dapat memberikan data kuantitatif yang dapat

menunjukan spesifik poin yang menjelaskan gap antara keinginan dan kondisi
sebenarnya. Data survei akan memberikan informasi tingkat kepuasan dari
pelayanan ke konsumen, kualitas dari produk atau jasa dan sistem
pengiriman
Sebagai contohnya, organisasi dapat melakukan survei eksternal untuk
menentukan tingkat kepuasan konsumen terkait aktifitas call center, seperti
waktu respon penerimaan telepon, keramahan dari operator, kemampuan
memberikan solusi dari operator, waktu untuk melakukan permintaan dan
lainnya. Sama halnya untuk survei konsumen internal, namun dengan target
yang lebih spesifik. Contohnya pada departemen IT, dapat dilakukan survei
seberapa baik kinerja departemen IT dalam memenuhi kebutuhan dan
ekspektasi dari internal konsumen.
Competitiors
Data kompetitor berupa data penjualan, market share, harga saham, dan
laporan keuangan dapat membantu dalam memahami posisi dari organisasi
terhadap kompetitornya dan membantu dalam menemukan titik awal untuk
melakukan pengembangan. Kumpulkan data dari laporan tahunan organisasi
atau dari publikasi.
Industry Experts or Observers
Ahli industri memiliki pengetahuan yang tepat pada bisnis yang dijalankan
oleh organisasi yang akan diassess. Mereka mengidentifikasi trend dan
standar industri dan membandingkan dengan yang telah dilakukan oleh
internal organisasi. Experts dapat melakukannya melalui publikasi, dimana
mereka akan menulis mengenai industri atau mensitasi dari experts lainnya.
Cara lainnya dapat dilakukan dengan menghadiri seminar yang dilakukan
oleh experts tersebut dan mencarinya di website dan internet.