DIRECCION DE

CULTURA INSTITUCIONAL

BEOP
Bitcora Electrnica de Obra Pblica
para la Administracin Pblica Federal

TEMARIO BEOP

1.- Historia de la BEOP

2.- Administrador Local
3.- Acceso al sistema: Residente de obra
4.- Apertura de la bitcora
5.- Configuracin de la bitcora
6.- Creacin de una nota
7.- Seguimiento: Notas abiertas
8.- Notas libres y borradores
9.- Consultas: Bsqueda de notas
10.- Proceso firma electrnica de notas
11.- Proceso para cerrar la bitcora

Cronologa
03

04

Procedimientos
Administrativos Para la
Obra Pblica
Gua e instructivo de la
Bitcora Convencional

05

06
Pruebas Piloto APF
Inicio IMP, PEMEX y
Organismos Subsidiarios

Publicacin en el DOF de su
uso obligatorio

Inicio del uso obligatorio de la BEOP: 09 de diciembre de 2009

Apoya a la supervisin y a la transparencia,

promoviendo a la vez, el trabajo en equipo

 QUE ES LA BITCORA ELECTRONICA

DE OBRA PBLICA?
Es un programa informtico, diseado por la Secretara de la Funcin Pblica
(SFP), que representa el instrumento jurdico que por medios remotos de
comunicacin electrnica, constituye el medio de comunicacin entre las
partes de un contrato de obra pblica o de servicios relacionados con la
misma, en donde se registran los asuntos y eventos importantes que se
presentan durante la ejecucin de los trabajos.

ste programa, fue creado para la elaboracin, control y seguimiento de la

BEOP el cual garantiza la inalterabilidad de la informacin que en l se
registre, mediante el uso de la firma electrnica avanzada

FUNDAMENTO DE LA BEOP

Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas

(LOPSRM):

Artculo 46, ltimo prrafo: En la elaboracin, control y seguimiento de la bitcora, se

debern utilizar medios remotos de comunicacin electrnica, salvo en los casos en
que la Secretara de la Funcin Pblica lo autorice (DOF 28- may-09).

Reglamento de la LOPSRM (RLOPSRM):

Artculo 122: El uso de la Bitcora es obligatorio en cada uno de los contratos de

obras y servicios. Su elaboracin, control y seguimiento se har por medios remotos de
comunicacin electrnica, para lo cual la Secretara de la Funcin Pblica
implementar el programa informtico que corresponda. (DOF 28- jul-10).

DIFERENCIAS ENTRE LAS BITCORAS: TRADICIONAL Y LA BEOP

Bitcora Tradicional

Bitcora electrnica

Libreta de pasta dura, foliada con una

hoja original y dos copias

Sistema informtico mediante base de

datos (computadora)

Registro de asuntos relevantes en forma

escrita

Registro de asuntos relevantes de

manera electrnica

Firma autgrafa de notas

Firma electrnica avanzada

Permanece en el sitio de trabajos para

realizar anotaciones

Las anotaciones se realizan en el sitio

de trabajo, permitiendo su consulta
remota y en lnea

Seguimiento de pendientes en
esquemas manuales

Control y seguimiento de las notas de

manera automtica

La BEO slo cambia el medio de registro de los asuntos y eventos

importantes que se presentan durante la ejecucin de los trabajos de obra
pblica, sustituyendo as, a la bitcora de obra tradicional.

Excepciones de uso de la BEOP

La Secretara de la Funcin Pblica autorizar que la elaboracin, control y

seguimiento de la Bitcora se realice a travs de medios de comunicacin
convencional cuando las dependencias y entidades as lo soliciten en los
siguientes casos (art. 122, prrafo segundo RLOPSRM).

INSTANCIA FACULTADA PARA OTORGAR LA EXCEPCIN:

- Unidad de Control y Auditora a Obra Pblica (UCAOP) de la SFP.

EXCEPCIONES DE USO DE LA BEOP

La UCAOP slo autorizar el uso de la Bitcora convencional, cuando se acredite
documentalmente para cada uno de los contratos de obras pblicas y servicios
ubicado en alguno de los cuatro supuestos de excepcin de lo siguiente:
ARTCULO 122 DEL RLOPSRM

FRACCIN I

FRACCIN II

FRACCIN III

FRACCIN IV

Cuando por virtud

del sitio donde se
realicen los trabajos
existan dificultades
tecnolgicas
que
impidan llevar la
Bitcora a travs de
medios remotos de
comunicacin
electrnica

Cuando se ejecuten
trabajos
derivados
de caso fortuito o
fuerza mayor

Cuando el uso de la
Bitcora a travs de
medios remotos de
comunicacin
electrnica ponga en
riesgo la seguridad
nacional
o
la
seguridad
pblica,
en trminos de las
leyes de la materia

Si las dependencias
y entidades realizan
de manera ocasional
obras y servicios

USUARIOS DE LA BEOP
Y SUS ACTIVIDADES

La BEOP, cuenta con distintos tipos de usuarios y

actividades, de acuerdo a su perfil o su rol:

Administrador Global

Administrador en la Entidad

Auditor de
la Entidad

Administrador Local

Residente

Supervisor

Superintendente
de Construccin

Consultor
(auditor)

La SFP controla y administra el sistema BEOP

y las Dependencias pueden tener un respaldo.

RESIDENTE DE OBRA

Es el servidor pblico designado por escrito por la Dependencia o

Entidad, con los conocimientos, habilidades, experiencia y capacidad
suficiente para llevar la administracin y direccin de los trabajos y
cuyas funciones especficas son para la supervisin, vigilancia,
control y revisin de los trabajos
Prcticamente es el propietario de la(s) bitcora(s) que le haya(n) sido designada(s) y es
el nico usuario que puede dar inicio a una bitcora en el sistema.

Es el representante por parte del gobierno.

Tiene facultad para crear, firmar, abrir y cerrar las notas y establecer seguimientos a
las mismas, adems puede configurar el servicio de alertas y mensajes de la(s)
bitcora(s) asignada(s).
As mismo, administrar los catlogos de temas y fases.

Superintendente de Construccin (Contratista)

Es el representante del contratista ante la Dependencia o Entidad,

para cumplir con los trminos y condiciones pactados en el contrato,
en lo relacionado con la ejecucin de los trabajos.
Puede crear, firmar, abrir, cerrar y dar seguimiento a notas.
Contrario al Residente de obra, es el nico que puede iniciar el cierre de
una bitcora en el sistema.

Firma FIEL

Los usuarios del programa informtico de la BEOP que requieran capturar o

registrar informacin en ste, utilizarn exclusivamente su firma electrnica
avanzada (Fiel), expedida por el SAT de la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico, en sustitucin de su firma autgrafa.

SUGERIBLE,..
Que en las convocatorias a las licitaciones pblicas, para la contratacin de
obras pblicas y servicios relacionados con las mismas, las Dependencias,
Organismos o Entes Pblicos de la Entidad, debern establecer como requisito
que el Superintendente de construccin, cuente ya con la firma electrnica
avanzada.

Internet , www.sat.gob.mx y obtener formatos y archivos

requeridos, concertar cita y asistir con los documentos
requeridos.
FUND. LEGAL: Art. 46, ltimo prrafo de la LOPSRM y 93, prrafos 2 Y 3 de su Reglamento, y
Artculo 30, fraccin XIV del Reglamento Interior de la SFP.

ACCESO AL SISTEMA
INFORMTICO DE LA SFP

www.funcionpublica.gob.mx

http:/beop.funcionpublica.gob.mx/bitacora/
http://capacitacionbeop.funcionpublica.gob.mx:8080bitacora/

Clave

Contrasea

OPERANDO EL PROGRAMA
INFORMTICO DE LA BEOP

Residente de Obra

Clave

Contrasea

APERTURA DE BITCORA
Portada de bitcora
Al iniciar la sesin como Residente de Obra, el sistema mostrar de manera
automtica, las bitcoras asignadas por el Administrador Local y el estatus de cada
una de ellas, (abiertas y por iniciar).

Para la apertura de una bitcora, localice el nmero de contrato y sta debe indicar la
leyenda [Iniciar bitcora], d un clic en el mensaje y se abrir el asistente de apertura
(notas 1 y 2):

Iniciar Bitcora

PORTADA
Datos principales de la obra.

En portada, registre los siguientes datos en los campos correspondientes y

d un clic en el botn SIGUIENTE para avanzar:

Campo

Descripcin

Imagen de logotipo

Se sugiere que seleccione el logotipo de su

Dependencia o Entidad Federal, previa
descarga de ste en mis documentos
imgenes (archivos tipo .JPG o Mapa de Bits
.BMP)

Lugar donde se realizan los trabajos

Nombre o descripcin del lugar donde se

ejecutar la obra materia del contrato.

NOTA DE APERTURA
Datos principales del contrato
y del personal autorizado para firmar.

Aparece el cuadro siguiente para llenar la Nota de apertura

Esta Nota de apertura, se divide en tres secciones:
1).-Datos generales de las partes involucradas
2).- Datos particulares del contrato
3).-Datos de personal autorizado para uso y/o firma.

2).- Datos particulares del contrato

3).- Datos de personal autorizado para uso y firma

Capture los datos que solicita el asistente:

Nombre
Datos Particulares
Firma del Personal Autorizado

3).- Datos de personal autorizado para uso y firma

3).- Datos de personal autorizado para uso y firma

Otras Anotaciones.- El sistema contiene un cuadro para anotar datos importantes a

considerar en la apertura de bitcora.
El mximo de caracteres permitidos es de 3,000 y no se aceptan caracteres especiales,
como el uso de comillas simples ( ) o dobles ( ).

Archivos adjuntos.- Tambin es posible agregar archivos relacionados con la

apertura de la bitcora, tales como planos, programas de obra, documentos, etc.
Cuidando de que cada uno de stos archivos, no sean mayores a 2 MB de tamao;
(2048 kb) y el tiempo de su carga depender de la velocidad de su conexin.

3).- Datos de personal autorizado para uso y firma

Capture los datos que solicita el asistente

FIRMA DE NOTA DE APERTURA

Con un clic en el botn SIGUIENTE, se continua para llenar ahora la

nota no.2 (validacin).

NOTA
DE
VALIDACIN

Permite acordar los horarios establecidos para asentar notas as como

tambin el da de presentacin de las estimaciones y los generadores de
obra.

Horarios para asentar notas.El sistema genera por default un horario abierto para el asentamiento y firma de notas, de
Lunes a Sbado de 08:30 a 21:00 hrs, (Hora de Mxico), por eso, al registrar los campos
indicados, se evita que de ser necesario agregar una nota fuera del horario
establecido, el sistema restrinja la accin.
Por lo tanto el horario se automatiza y no puede ser modificado.

Inicio

Trmino

Lunes

Martes

Mirc

Jueves

Viernes

Sbado

agregar

Formato: HH:MI (24 horas)

Horario de consulta de notas.Se podrn consultar la bitcora, las 24 horas de los 365 das del ao.

cancelar

CONFIGURACIN
DE LA BITCORA

Permite indicarle al sistema la periodicidad y los medios en que

alertar al usuario sobre firma de notas y notas abiertas

CONFIGURACIN DE LA BITCORA
En [Bitcoras de Obra Pblica], seleccione una bitcora para activarla y mostrar el
resumen de datos.desplegndose su ficha.

En el lado derecho, se encuentran tres iconos (herramientas de trabajo)..

Damos un clic en el icono

para acceder a la pantalla de configuracin de bitcora.

CONFIGURACIN DE LA BITCORA

Las opciones de configuracin se agrupan en dos secciones:

1).- Notas por firmar
2).- Alertas y Seguimiento
Se debern capturar los valores que solicita la aplicacin,..

CREACIN DE NOTAS

REGISTRO DE NOTAS
En las [Bitcoras de Obra Pblica] seleccione una bitcora dando clic en el nmero
de contrato. Esta accin har que se despliegue la [Ficha de la bitcora] y as
mismo, quede seleccionada como bitcora activa.

Esta accin es importante de lo contrario no podr asentar notas.

Agregar
nota

REGISTRO DE NOTAS

Dando un clic en el icono

Bitcora de Obra disponibles.

se desplegar la pgina de Formatos para

AL DAR UN CLIC SOBRE UN TEMA,

SE ABRIRN MS OPCIONES DE NOTAS

REGISTRO DE NOTAS
Ahora dar un clic en [Seleccionar temas], despus, elegir de la lista de temas la opcin
Estimaciones; d clic en
para agregar el tema a la nota.

En la seccin [Datos de la nota], introduzca los datos que solicita el sistema: Nmero de
Estimacin, Periodo del Al, Fecha de recepcin de la estimacin, Documentacin de
soporte recibida, estado de la nota y fecha de vencimiento del plazo.

REGISTRO DE NOTAS

Una nota se indica Abierta, cuando requiere de comentarios de la contraparte, una vez
completada, debe ser firmada por el usuario creador.
Se considera Cerrada cuando es definitiva, el creador, no requiere negociacin ni
comentarios de la contraparte.

Con esto ha llenado la nota usando el formato predefinido para la [Recepcin de

estimacin de obra], ahora d clic sobre el botn siguiente para avanzar a la pgina
[Nota Libre]

CIERRE DE BITCORA

El paso final, es asentar la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, la cual al igual que la

anterior, slo puede ser capturada bajo el perfil de Residente de obra.

CIERRE DE BITCORA

Una vez realizada la NOTA DE CIERRE DE LA BITACORA, ya no se podrn

asentar, editar o firmar ms notas del contrato.

ALGUNA PREGUNTA O COMENTARIO?...

AGRADECEMOS
SU
ASISTENCIA