UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)

PLAN DE GESTION PARA CREAR UNA EMPRESA DE BIENES RAICES Y

SERVICIOS COMPLEMETARIOS

CEDRIC MENTREL

PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION
DE PROYECTOS

San Jos, Costa Rica

Agosto, 2011

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

(UCI)
Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Mster en Administracin de Proyectos
__________________________
lvaro Mata
PROFESOR TUTOR
_________________________
Yorleny Hidalgo
LECTOR No.1
__________________________
James Prez Cspedes
LECTOR No.2
________________________
Cdric Mentrel
SUSTENTANTE

ii

DEDICATORIA
Dedico este trabajo especialmente a mis padres que me brindaron las
herramientas necesarias para ser un profesional y poder ser el hombre de bien
que soy hoy en da.
Dedico tambin este trabajo a mi compaera y amiga Carolina Buenda Sterling
que me brindo siempre excelentes consejos, me dio aliento y me empujo a
perseguir y alcanzar mis metas.
Y por ltimo dedico esto a mis seres queridos, a las personas que de una u otra
manera siempre han estado a mi lado apoyndome.

iii

AGRADECIMIENTOS
Ante todo quisiera agradecer a mi tutor lvaro Mata (PMP) por su disponibilidad,
dedicacin y gua en la elaboracin de este trabajo.
Agradezco a todos los brillantes profesores (as) que guiaron mi proceso de
aprendizaje siempre con la mejor actitud y disponibilidad.
No puedo dejar de reconocer a todo el personal de la UCI, que hicieron que mis
casi 2 aos de estudio fueran una experiencia gratificante.
Agradezco tambin a mis compaeros de clase, especialmente a Alejandra
Barquero, Edgar Mauriel y a Alejandro Zoch por su amistad y apoyo durante toda
la maestra.

iv

INDICE
HOJA DE APROBACION
ii
DEDICATORIA
iii
AGRADECIMIENTO
iv
INDICE
v
INDICE ILUSTRACIONES
vii
INDICE CUADROS
viii
RESUMEN EJECUTIVO
x
1 INTRODUCCION .................................................................................................. 1
1.1
Antecedentes ....................................................................................................... 1
1.2
Problemtica ....................................................................................................... 2
1.3
Justificacin del problema .................................................................................. 2
1.4
Supuestos ............................................................................................................ 3
1.5
Restricciones ....................................................................................................... 4
1.6
Objetivo general .................................................................................................. 4
1.7
Objetivos especficos. ......................................................................................... 5
2 MARCO TEORICO ............................................................................................... 6
2.1
Marco referencial o institucional ........................................................................ 6
2.2
Misin y Visin .................................................................................................. 8
2.3
Estructura Organizativa ...................................................................................... 9
2.4
Productos que ofrece ........................................................................................... 9
2.5
Teora de Administracin de Proyectos ............................................................ 10
2.6
Qu es un proyecto? ........................................................................................ 10
2.7
Administracin de proyectos ............................................................................ 12
2.8
reas del conocimiento de la Administracin de Proyectos ............................ 12
2.9
Valor Ganado .................................................................................................... 14
2.10 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................................ 14
2.11 Procesos en la Administracin de Proyecto ...................................................... 15
2.12 Project Management Institute (PMI) ................................................................ 19
2.13 Teora de la empresa ......................................................................................... 20
2.14 Bienes Races .................................................................................................... 21
2.15 Administracin de Propiedades ........................................................................ 22
3 MARCO METODOLOGICO............................................................................... 28
3.1
Fuentes de informacin ..................................................................................... 28
3.1.2 Fuentes Secundaria: ................................................................................................. 29
3.1.3 Tcnicas de investigacin ........................................................................................ 29
3.1.4 Mtodo de investigacin .......................................................................................... 30
4 DESARROLLO .................................................................................................... 32
4.1
Especificaciones del negocio ............................................................................ 32
4.2
DEFINICION DEL ALCANCE ....................................................................... 47
4.3
Control y verificacin del alcance .................................................................... 51
v

4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
5
6
7
8
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5

PLAN DE GESTION DEL TIEMPO ............................................................... 54

Control del cronograma .................................................................................... 65
PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS ........................................................ 67
Control de costos .............................................................................................. 69
PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES ......................................... 75
CONCLUSIONES ................................................................................................ 89
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 91
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................. 94
ANEXOS .............................................................................................................. 95
Anexo # 1 Charter ............................................................................................. 95
Anexo # 2 EDT ................................................................................................. 97
Anexo # 3: Cronograma .................................................................................... 98
Anexo # 4 Contrato por servicios profesionales ............................................... 99
Anexo # 5: Minuta de reunin ........................................................................ 106

vi

NDICE DE FIGURAS
Figura # 1 Organigrama del Grupo Costa Real ................................................................... 9
Figura # 2 Grupo del proceso de Iniciacin (PMI, 2008).................................................... 15
Figura # 3 Grupo del proceso de planificacin (PMI, 2008) ............................................... 17
Figura # 4 Procesos de la gestin de proyectos (PMI, 2008) ............................................ 18
Figura # 5 Los grupos de procesos interactan en una fase o proyecto (PMI 2008) ........ 19
Figura # 6 Como instalar una empresa Ministerio de Economa, Industria y Comercio . 21
Figura # 7 EDT ................................................................................................................... 51
Figura # 8 Flujograma de control y Verificacin del alcance.............................................. 52
Figura # 9 Secuencia de actividades ................................................................................. 59
Figura # 10 Cronograma .................................................................................................... 63
Figura # 11 Ruta Critica ..................................................................................................... 64
Figura # 12 Flujograma de control de costos ..................................................................... 70
Figura # 13 Flujograma de control integrado de cambios .................................................. 88

vii

NDICE DE CUADROS
Cuadro # 1 Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico .................................... 30
Cuadro # 2 Hitos clave del proyecto .................................................................................. 57
Cuadro # 3 Responsables de las actividades o tareas ...................................................... 59
Cuadro # 4 Duracin de las actividades ............................................................................ 60
Cuadro # 5 Matriz de roles y responsabilidades ................................................................ 62
Cuadro # 6 Plantilla de informe de avance ........................................................................ 65
Cuadro # 7 Costos iniciales de implementacin del proyecto............................................ 67
Cuadro # 8 Costos fijos y variables del proyecto ............................................................... 68
Cuadro # 9 Flujo de efectivo .............................................................................................. 72
Cuadro # 10 Servicios a subcontratar ................................................................................ 76
Cuadro # 11 Solicitud de compra ....................................................................................... 78
Cuadro # 12 Plantilla de cotizaciones ................................................................................ 79
Cuadro # 13 Matriz para la evaluacin de los proveedores ............................................... 79
Cuadro # 14 Plantilla para rdenes de compra.................................................................. 80
Cuadro # 15 Solicitud de cambio en el contrato ................................................................ 82
Cuadro # 16 Matriz de administracin de contratos........................................................... 84
Cuadro # 17 Plantilla para registro de cambios en el proyecto.......................................... 86
Cuadro # 18 Plantilla del detalle del cambio ...................................................................... 86

viii

NDICE DE ABREVIACIONES
BR: Bienes Races
CCSS: Caja Costarricense del Seguro Social
EDT: Estructura Detallada de Trabajo
GCR: Grupo Costa Real
INS: Instituto Nacional de Seguros
PFG: Proyecto Final de Graduacin
PMBOK: Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
PMI: Siglas en ingles del Instituto de Administracin de Proyectos (Project
Management Institute)
TI: Tecnologas de informacin
USA: United States of America
WBS: Work Breakdown Structure

ix

RESUMEN EJECUTIVO
La futura fundacin de la empresa Grupo Costa Real naci por el emprendimiento
de 2 socios que han venido trabajando informalmente en el sector de Bienes
Inmuebles y Servicios y desean estructurar una empresa seria y profesional, que
brinde servicios de calidad en esa rea.
Para Grupo Costa Real (GCR) es importante apoyarse en los conocimientos de
uno de los socios para crear esta empresa utilizando una metodologa para
proyectos como la gua de fundamentos de Administracin de Proyectos del PMI.
Para GCR el utilizar estas prcticas representa una prioridad estratgica. Es por
esto que se requiri definir un camino y estandarizacin que le asegure que este
proyecto llegue a ser exitoso. Se necesita definir pasos claros y medibles, tal que
sea posible identificar el nivel de avance en todo momento en el proyecto.
Se ha observado en el sector un repunte y actualmente la demanda en el
mercado se ha ido reactivando despus de la crisis que golpeo el sector en el
2009, es por esto que naci la necesidad de brindar servicios personalizados y de
calidad a los clientes que requieran de estos servicios, adems de que como el
sector de Bienes Races no ha sido regulado existen muchos especuladores que
se dedican a este negocio sin ninguna preparacin profesional.
El objetivo general fue desarrollar un plan de gestin para crear una empresa de
Bienes Races y Servicios Complementarios para competir exitosamente en el
mercado costarricense. Los objetivos especficos fueron definir las
especificaciones del negocio necesarias para crear la empresa de BR y Servicios
Complementarios, identificar los principales entregables y tareas que se deben
realizar para lograr la implementacin de la empresa, desarrollar el plan de gestin
contemplando el tiempo necesario para incluir los procesos requeridos para poder
administrar la finalizacin del proyecto en el espacio programado, adems de
estimar los costos que conllevara la creacin de la empresa para destinar un
presupuesto el cual pueda ser respetado en la fase de implementacin del
proyecto y para finalizar con el establecimiento de herramientas que faciliten los
procesos de compras y contrataciones.
La metodologa de la presente investigacin fue de tipo analtico sinttico, pues se
pretendi conocer la opinin y el conocimiento de los distintos entrevistados,
tambin se realiz investigacin documental para apoyarse en la teora y para
elaborar un trabajo profesional.
Como conclusiones se tiene que la definicin del alcance es proceso que se debe
definir a conciencia y que debe introducir claramente los lmites del proyecto, para
no caer en definiciones incompletas que acarreen sobrecostos, variaciones en el
tiempo, que incrementan los riesgos y hasta perder terreno con respecto a la
competencia.
El tiempo necesario para completar el proyecto se estim en 179 das con un
costo aproximado de $ 5565.00 dlares para esta primera fase del proyecto.

Esta primera fase abarca todas las tareas y proceso descritos en el alcance, y
cronograma del proyecto.
En el plan de gestin de adquisiciones, se definieron los procedimientos y criterios
de evaluacin adecuados para garantizar la seleccin de proveedores segn los
productos y servicios requeridos.
La empresa Grupo Costa Real ser operada por los socios en sus inicios,
conforme su demanda de servicios crezca, se evaluara la contratacin de personal
adicional.
Se recomienda que la Empresa Grupo Costa Real realice un anlisis de mercado
el cual diagnostique la viabilidad del proyecto.
Los socios deben estar verificando junto a su director de proyectos el control del
presupuesto continuamente, para que este proceso se ejecute de forma adecuada
y transparente.
Es necesario que el director de proyectos utilice las herramientas de valor ganado,
en el trascurso de la ejecucin del proyecto, para que pueda informar
eficientemente el status del mismo.
Se recomienda como fase siguiente en la implementacin de la empresa,
desarrollar los siguientes procesos: la gestin de calidad y la gestin de riesgos.
Tambin es necesario realizar un plan de RRHH para garantizar que el personal
contratado a futuro sea el idneo para el negocio.
Se recomienda que la empresa en un futuro inmediato, implemente un plan de
responsabilidad social empresarial para retribuirle a la sociedad calidad de vida
por medio de programas de ayuda especialmente a los nios.

xi

1.1

INTRODUCCION

Antecedentes

La fundacin de esta empresa cuyo nombre ser Grupo Costa Real nace por el
emprendimiento de 2 socios que han venido trabajando informalmente en el sector
de bienes inmuebles y construccin y que desean estructurar una empresa
profesional y seria, que brinde servicios de excelente calidad. Actualmente se
cuenta con los recursos financieros para la creacin de dicha empresa, en el cual
los costos sern cubiertos por los socios en una proporcin de 50 % cada uno.
Uno de los socios tiene una formacin en Administracin de Negocios en la
Universidad Interamericana de Costa Rica (actualmente Universidad Latina) y ha
trabajado por muchos aos como corredor de Bienes Races.
El otro socio tiene una formacin en Administracin de negocios en el rea
Financiera en la Universidad Latina de Costa Rica y ha trabajado en varias
compaas multinacionales como Western Union, Procter & Gamble, Citibank y
Constructora Santa Fe. Pero tambin ha estado sumergido en el negocio de
Construccin y Bienes Races dado que su familia posee empresas dedicadas a
estos negocios.
La nueva empresa cuenta con los activos necesarios para brindar todos los
servicios ofrecidos, cuenta con los conocimientos del mercado, y posee la
iniciativa necesaria para llevar a cabo dicho proyecto empresarial.

1.2 Problemtica
La necesidad del proyecto nace por el inters de sus socios en crear una empresa
propia en la industria de servicios, especficamente en la de bienes e inmuebles.
Para Grupo Costa Real (GCR) es importante apoyarse en los conocimientos de
uno de los socios para crear esta empresa utilizando una metodologa para
proyectos como la gua de fundamentos de Administracin de Proyectos del PMI.
Para GCR el utilizar estas prcticas representa una prioridad estratgica. Es por
esto que se requiere definir un camino y estandarizacin que le asegure al
proyecto un camino claro y exitoso. Se necesita definir pasos claros y medibles,
para que sea posible identificar el nivel de avance en todo momento en el
proyecto.
Para el xito de una empresa, la concepcin de la misma debe estructurarse
adecuadamente y de esto depender su supervivencia en el mercado actual.

1.3 Justificacin del problema

La metodologa que se pretende implementar permitir planificar la creacin de la
empresa de Bienes Races y Servicios Complementarios como la Administracin
de Propiedades, mantenimiento de inmuebles, entre otros, de una forma ms
efectiva. Se justifica la creacin de esta empresa por una necesidad comercial,
una demanda del mercado que se ha ido reactivando y la necesidad de brindar
servicios personalizados y de calidad a los futuros clientes, dado que se ha
encontrado muchos especuladores en el negocio que no brindan estos servicios
profesionalmente. Se espera que la buena planificacin de este proyecto pueda
dar resultados aceptables para la puesta en ejecucin de la misma.
Se esperan resultados sobresalientes en el proceso ejecutor a consecuencia de la
correcta planificacin del proyecto.

Es una oportunidad para crear una empresa autosuficiente que pueda generar
ingresos y que logre ser rentable, esto con el fin de desarrollar una compaa que
pueda dar sustento econmico y calidad de vida a sus socios y sus respectivas
familias.
A pesar de la crisis que afecto gran parte del mundo y en especial a los Estados
Unidos; este pas est experimentando signos de recuperacin y los nmeros en
el turismo a consecuencia de esta mejora en la economa hace que la industria
inmobiliaria de Costa Rica vuelva a resurgir. Las ofertas estn ah fuera y es muy
difcil pensar que permanezcan disponibles mucho ms tiempo. El comprador que
ha estado haciendo la debida diligencia lo sabe, y es por eso que estn actuando
ahora.
El mercado de Bienes Races en Costa Rica est en auge. Un gobierno estable,
una economa en equilibrio, grandes beneficios sociales, increbles paisajes y
gente amistosa y acogedora, pocas tensiones raciales, excelente clima, buen
sistema sanitario; todo esto es de gran valor para hacer del pas uno de los
destinos ms populares para pensionados e inversionistas.

1.4 Supuestos
Dentro de los supuestos se tiene que:
Se desarroll un estudio de mercado que respald la creacin de la
empresa al igual que el estudio econmico al cual fue sujeto. Los resultados
que arrojaron dieron factibilidad/viabilidad al proyecto en mencin, adems
que se cuenta con experiencia en el mercado inmobiliario y de servicios
administrativos.

El proyecto cuenta con el financiamiento necesario, que va ser cubierto por

los 2 socios de la empresa y no va ser necesario buscar financiamiento de
terceros.
Todos los requerimientos de los clientes se han comprendido en su
totalidad, se tiene claridad en la estructura organizacional y los servicios
que brindara la empresa.

1.5 Restricciones
Solo se tendr como presupuesto el costo estimado, siendo difcil
incrementar posteriormente dicho presupuesto. El presupuesto estimado es
de $5000.00 dlares.
Se defini un tiempo mximo para la creacin del proyecto, el cual ser de
6 meses.
Los recursos van a ser limitados, solo se contara con un recurso humano
para la realizacin del Proyecto Final de Graduacin.

1.6 Objetivo general

Desarrollar un plan de gestin para la creacin de una empresa de Bienes
Races y Servicios Complementarios para competir exitosamente en el
mercado Costarricense.

1.7 Objetivos especficos.

Definir las especificaciones del negocio necesarias para crear la empresa de

BR y Servicios Complementarios.

Identificacin de los principales entregables y tareas que se deben realizar

para lograr la implementacin de la empresa.

Desarrollar un plan de gestin, contemplando el tiempo necesario para incluir

los procesos requeridos para poder administrar la finalizacin del proyecto en
el espacio programado.

Estimar los costos asociados para la creacin de la empresa con el fin de

destinar un presupuesto el cual pueda ser respetado en la fase de
implementacin del proyecto.

Crear Herramientas/Procedimientos para facilitar los procesos de compras y

contrataciones de la empresa.

MARCO TEORICO

2.1 Marco referencial o institucional

Costa Rica se ha convertido en los ltimos aos en un destino turstico de alto
renombre, recibiendo la admiracin tanto de eco turistas por su abundancia de
fauna y flora como de pensionados: no tiene ejrcito ni plantas nucleares, carece
de inviernos fros, hay muy poco analfabetismo y mucha cultura. Por ser un pas
neutral y amigable con los extranjeros, Costa Rica es ideal para quienes quieran
retirarse de las ocupaciones de una vida profesional o de negocios.
Es uno de los el pases ms ricos y estables polticamente de Amrica Latina. El
gobierno todava controla la construccin y el mantenimiento de las carreteras y
los servicios de trnsito, electricidad y agua. Sin embargo, ya se estn dando
fuertes seales de liberacin emprendidas por el presente gobierno.
Los pilares tradicionales de la industria de exportacin -caf, banano y carneestn perdiendo su importancia poco a poco.
El pas se destaca como un lugar importante y privilegiado para el establecimiento
de compaas de alta tecnologa y de servicios, excelente sistema educativo
(cuenta con escuelas alemanas, inglesas, americanas y varias universidades
especializadas). Sus muchas zonas francas son las promotoras de este proceso
de transformacin y ofrecen razones de peso para que compaas multinacionales
se establezcan en Costa Rica, generando no solamente varias oportunidades de
empleo si no tambin una mayor afluencia de personas extranjeras en el territorio.
En gran medida, Costa Rica sigue siendo un pas agrcola, pero comparado con
otras naciones latinoamericanas, cuenta con un nivel de vida ms alto.

A nivel de Bienes Races, existen muy pocas limitaciones para comprar y ser
dueo de bienes inmuebles en Costa Rica, incluso para los extranjeros sin
residencia. Es bastante fcil acceder a una propiedad en el negocio inmobiliario y
los precios son muy accesibles.
Los inmigrantes que se trasladan a Costa Rica prefieren las regiones secas de la
costa pacfica y los distritos templados de la meseta central, en los alrededores de
la ciudad Capital, San Jos. Algunos agricultores dedicados a la lechera,
provenientes de Suiza, Italia, Austria y Alemania, se establecieron en las regiones
ms elevadas y fras de las montaas. Algunas de las zonas residenciales
preferidas en San Jos son Rohmoser, Curridabat, Los Yoses y Cariari. Los
suburbios ms buscados son Escaz, Santa Ana y La Garita. Las playas ms
famosas y exclusivas son Flamingo, Conchal, Herradura y Tambor.
Bajo esta perspectiva se hace bastante atractiva la idea de generar una empresa
que logre captar todo ese mercado floreciente de oportunidades y poder generar
un nicho de clientes que busquen en Costa Rica nuevos estilos de vida.
Igualmente la estabilidad socioeconmica del pas, permite que los nacionales
alcancen mejores perspectivas laborales permitindoles pensar en opciones de
compra de residencia debido a los planes bancarios que el mercado actualmente
ofrece, abriendo an ms el panorama de oportunidades para el Grupo Costa
Real.
En los ltimos diez aos Costa Rica ha dirigido grandes esfuerzos hacia el logro
de la estabilizacin y ajuste de su economa y una insercin dinmica en la
economa internacional, lo que ha abierto el camino para la creacin e inclusin de
nuevas grandes, pequeas y medianas empresas que a su vez tienen cada vez
ms afianzado el concepto de buscar terceros que ofrezcan servicios de

mantenimiento, y administracin de propiedades asegurando la centralizacin de

esos servicios en empresas confiables y profesionales que les beneficien en
ahorro de costos por pagos de salarios y cargas sociales al igual que tiempo en la
ejecucin de la organizacin de dichos servicios pudiendo suponer una mejora en
la productividad de dichas empresas.
Este aspecto tambin genera una gran rea de oportunidad para GCR al poder
contar con servicios variados para todo tipo de clientes que pueden tener la
tranquilidad de delegar estos tpicos a una empresa seria y profesional.
2.2 Misin y Visin
Segn Schmitt y Simonson (1998) La misin es el propsito esencial de una
empresa, referido al valor que sta ofrece a sus clientes, es lo que justifica su
existencia. La visin, por otra parte, est orientada al futuro. Adnde quiere ir la
empresa? Qu desea conseguir? Cules son sus planes? Tanto la misin como
la visin aportan claridad, pertinencia, y direccin.
La misin de Grupo Costa Real est representada en las siguientes palabras:
Brindar una amplia variedad de soluciones en la gestin inmobiliaria y de servicios
administrativos, que ofrezca a nuestros clientes un servicio gil, personalizado,
que satisfaga sus necesidades, brinde confianza, maximice su rentabilidad y
organizacin utilizando los ms altos estndares ticos y de calidad.
Por su parte la Visin de Grupo Costa Real es la siguiente:
Ser reconocidos y respetados como los lderes en la industria de Bienes Races y
de Servicios Administrativos en Costa Rica con el fin de garantizar la lealtad de
nuestros clientes.

2.3 Estructura Organizativa

La estructura organizativa de GCR es muy simple, conforme se vaya ampliando
las operaciones de la empresa, ser ir ampliando la estructura, a continuacin el
detalle:

Figura # 1 Organigrama del Grupo Costa Real

2.4 Productos que ofrece

Bienes Races:
9
9
9
9
9
9

Gestin de Venta y alquiler de propiedades

Mudanzas
Servicio post venta
Publicidad
Rotulado
Asesora legal
Administracin de propiedades:

9
9
9
9

Supervisin de instalaciones
Vigilancia
Mantenimiento instalaciones
Gestiones administrativas

10

9
9
9
9
9
9

Contabilidad
Gestin de Compras
Administracin y contratacin personal de aseo
Gestin de Pagos y fondos
Elaboracin presupuestos y cuotas mantenimiento
Mantenimiento/Construccin

2.5 Teora de Administracin de Proyectos

En esta seccin se explican los conceptos generales a la prctica de gestin de
proyectos, segn lo establecido por el Project Management Institute (PMI) en su
gua de los fundamentos para la direccin de proyectos PMBOK (PMI, 2008).

2.6 Qu es un proyecto?
Dependiendo del autor, van a existir diversas definiciones, algunas de ellas son las
siguientes:
Segn el PMI (2008) un proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado nico. (p.5).
Por su parte Chamoun (2002) define un proyecto como un esfuerzo temporal que
se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico. (p. 257).
Como podemos observar las definiciones de Chamoun (2002) como del PMI
(2008) son bastante similares y tienen conceptos fundamentales como:

Proyectos son temporales, tienen un principio y un fin.

Genera un resultado ya sea productos, servicios o resultados nicos.

Proyectos son graduales en el tiempo, deben desarrollarse bajo una

planificacin.

11

Como lo resalta el PMI (2008) un proyecto puede generar:

Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento

final en s mismo.

La capacidad de realizar un servicio.

Un resultado tal como un producto o un documento (p.5).

Segn Gido y Clemens (2003) un proyecto es un esfuerzo por lograr un objetivo

especfico mediante una serie especial de actividades interrelacionadas y la
utilizacin eficiente de los recursos y adems definen ciertas caractersticas
como:

Tener un objetivo claramente definido.

Lleva a cabo una serie de actividades independientes.

Echa mano a recursos para realizar las actividades.

Tiene un marco temporal especfico, es decir un plazo finito para ser

ejecutado.

Son un esfuerzo nico o de una solo vez.

Siempre tiene un cliente.

Supone un poco de incertidumbre.

Como menciona el PMI (2008) da ejemplos claros de proyectos como los

siguientes:

Desarrollar un nuevo producto o servicio,

Implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una

organizacin,

Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado,

Construir un edificio o una infraestructura o

12

Implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio (p.6).

2.7 Administracin de proyectos

Lled y Rivarola (2007) definen la administracin de proyectos es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades necesarias
para alcanzar los objetivos del proyecto.
Asimismo Chamoun (2002) menciona y concuerda con la definicin antes descrita
pero en funcin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de
los involucrados del proyecto.
La aplicacin

de la administracin de proyectos eficientemente podr ahorrar

costos, facilitar cumplir con los tiempos estimados y la forma del proyecto.

2.8 reas del conocimiento de la Administracin de Proyectos

El estndar del PMI (2008) agrupa sus procesos en 9 reas de conocimiento. A
continuacin se presenta una descripcin de cada una de ellas:

Integracin

del

proyecto: Incluye ciertos procesos y actividades

necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los

diversos procesos y actividades de la direccin de proyectos dentro de los
grupos de procesos de la direccin de proyectos.

Alcance del proyecto: Incluye los procesos necesarios para garantizar que
el

proyecto

incluya

todo

el

trabajo

requerido

para

completarlo

satisfactoriamente, aqu es donde hay que definir y controlar qu se incluye

y que no se incluye en el Alcance.

13

Tiempo del proyecto: Incluye los procesos requeridos para administrar la

finalizacin del proyecto a tiempo.

Costos del proyecto: Incluye los procesos involucrados en estimar,

presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.

Calidad del proyecto: Incluye los procesos y actividades de la

organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y
polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por
las cuales fue emprendido.

Recursos humanos del proyecto: Incluye los procesos que organizan,

gestionan y conducen el equipo del proyecto.

Comunicaciones del proyecto: Incluye los procesos requeridos para

garantizar

que

la

generacin,

la

recopilacin,

la

distribucin,

el

almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la informacin del

proyecto sean adecuados y oportunos.

Riesgos del proyecto: Incluye los procesos relacionados con llevar a cabo
la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis, la planificacin de
respuesta a los riesgos, as como su seguimiento y control en un proyecto.

Adquisiciones del proyecto: Incluye los procesos de compra o adquisicin

de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del
equipo del proyecto.

14

2.9 Valor Ganado

Segn el PMBOK La gestin del valor ganado (EVM) en sus diferentes formas es
un mtodo que se utiliza comnmente para la medicin del desempeo. Integra
las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al
equipo de direccin del proyecto a evaluar y medir el desempeo y el avance del
proyecto. Es una tcnica de direccin de proyectos que requiere la constitucin de
una lnea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeo
durante la ejecucin del proyecto. Los principios de de la EVM pueden aplicarse a
todos los proyectos, en cualquier tipo de industria.

2.10 Ciclo de vida de un proyecto

El PMI(2008) describe el ciclo de vida de un proyecto como un conjunto de fases
del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo
nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la
organizacin u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia
del proyecto y su rea de aplicacin(p.15).
Segn Lled y Rivarola (2007) los proyectos se dividen en fases con el fin de
hacer ms eficiente la administracin y el control del proyecto, esto es lo que ellos
denominan ciclo de vida del proyecto.
Asimismo el PMBOK (PMI, 2008) establece que existen una serie de
caractersticas que son similares para la mayora de proyectos:

El nivel de coste y de personal es bajo al comienzo del proyecto, alcanza su

nivel mximo en las fases intermedias y cae rpidamente cuando el
proyecto se aproxima a su conclusin,

15

La influencia de los interesados, los riesgos y la incertidumbre son mayores

al comienzo del proyecto y van disminuyendo conforme avanza el proyecto,

La capacidad de los clientes o interesados de influir en las caractersticas

finales del producto del proyecto sin influir o afectar

los costos es ms

factible al inicio del proyecto disminuye conforme este avanza.

2.11 Procesos en la Administracin de Proyecto

El modelo propuesto por el PMBOK (PMI, 2008) define 5 grupos de procesos los
cuales son los siguientes:
Grupo proceso de iniciacin: dentro de este proceso se define el alcance inicial
y se comprometen los recursos financieros iniciales, se identifican los interesados
internos y externos que van de alguna manera interactuar y tener influencias sobre
el resultado del proyecto, se nombra el director del proyecto. El entregable de este
proceso es el acta de constitucin, documento que le da formalidad al proyecto.
En la figura inferior se ilustra el proceso de iniciacin:

Figura # 2 Grupo del proceso de Iniciacin (PMI, 2008)

16

Grupo Proceso de planificacin: est compuesto por procesos para establecer

el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos y desarrollar la lnea de
accin requerida para alcanzar dicho objetivos. Este proceso es de suma
importancia dado que el nico proceso que abarca las 9 reas de conocimiento.
Segn el PMBOK (PMI 2008) El plan para la direccin del proyecto es el proceso
que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar,
integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. Este Plan incluye:

Recopilar requisitos,

Definir el alcance,

Crear la EDT,

Definir las actividades,

Secuenciar las actividades,

Estimar los recursos de las actividades,

Estimar la duracin de las actividades,

Desarrollar el Cronograma,

Estimar los Costos,

Determinar el Presupuesto,

Planificar la Calidad,

Desarrollar el Plan de Recurso Humanos,

Planificar las Comunicaciones,

Planificar la Gestin de Riesgos,

Identificar los Riesgos,

Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos,

Planificar la respuesta a los riesgos,

Planificar las Adquisiciones.

17

A continuacin se adjunta una figura ilustrando el proceso de planificacin para su

mejor entendimiento:

Figura # 3 Grupo del proceso de planificacin (PMI, 2008)

Grupo del proceso de ejecucin: est compuesto por aquellos procesos

realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Implica coordinar
personas y recursos, as como integrar y realizar las actividades del proyecto en
conformidad con el plan para la direccin del proyecto.

18

Grupo del proceso de seguimiento y control: est compuesto por aquellos

procesos requeridos para monitorear, analizar y regular el progreso y el
desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
Grupo del proceso de cierre: est compuesto por aquellos procesos realizados
para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la
direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del
mismo u otras obligaciones contractuales.
La figura # 4 tomada del PMBOK (PMI, 2008), establece la relacin existente entre
los procesos de la gestin de proyectos.

Figura # 4 Procesos de la gestin de proyectos (PMI, 2008)

Todos estos 5 procesos son dinmicos e interactan entre s a travs de los

resultados que producen, la figura # 5 ilustra cmo se da esta interaccin y como
se traslapan en distintas etapas o fases.

19

Figura # 5 Los grupos de procesos interactan en una fase o proyecto (PMI 2008)

2.12 Project Management Institute (PMI)

El PMI es una organizacin fundada en 1969, cuya casa matriz se encuentra
ubicada en Estados Unidos, especficamente en Filadelfia, es una asociacin de
profesionales de Administracin de Proyectos sin fines de lucro con presencia en
ms de 140 pases.
Sus principales objetivos son los siguientes:

Aumentar el alcance y la calidad de la administracin de proyectos,

Proveer un foro para ideas, aplicaciones y soluciones,

Estimular el uso de la administracin de proyectos en beneficio de los

negocios y del pblico,

Colaborar con universidades y otras instituciones educativas,

Impulsar el desarrollo acadmico e industrial y

20

Entablar contactos internacionales.

2.13 Teora de la empresa

Segn Iica, 2002 La empresa es un conjunto de personas (fsicas o jurdicas) que

armonizan trabajo y capital, con objetivos de lucro, para su beneficio y al servicio
de la comunidad.
Partiendo de esta definicin, es la intencin de este proyecto generar una empresa
de bienes races y administracin de propiedades.
Para instalar la empresa se debe seguir las indicaciones del flujograma brindado
por el Ministerio de Economa, Industria y Comercio, para efectos de la empresa
en cuestin se debe definir una figura la cual ser Jurdica, para luego ser
registrada en el Registro Nacional. Luego se definir el tipo de empresa, la cual no
es ni exportadora ni perteneciente al Sector turismo, esta va ser especializada en
brindar servicios por lo cual no necesita sacar permisos adicionales expuestos en
el flujograma.
En el siguiente punto, la empresa no necesita construir por tanto solamente
necesita tramitar su inscripcin obligatoria en la Caja Costarricense del Seguro
Social, el Instituto Nacional de Seguros y Tributacin.
La empresa no requiere tramitar permisos de funcionamiento, por tanto puede
operar en cuanto realice los puntos anteriores.
La siguiente ilustracin muestra como los trmites necesarios para crear una
empresa en Costa Rica:

21

Figura # 6 Como instalar una empresa Ministerio de Economa, Industria y Comercio

2.14 Bienes Races

Segn Wikipedia, 2011, se consideran inmuebles todos aquellos bienes
considerados bienes races, por tener de comn la circunstancia de estar
ntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, fsica o jurdicamente,

22

al terreno, tales como las parcelas, urbanizadas o no, casas, naves industriales, o
sea, las llamadas fincas, en definitiva, que son bienes imposibles de trasladar o
separar del suelo sin ocasionar daos a los mismos, porque forman parte del
terreno o estn anclados a l. Etimolgicamente su denominacin proviene de la
palabra inmvil.
En Costa Rica existe la Asociacin de Cmara Costarricense de Corredores de
Bienes Races (CCCBR), que fue fundada con el fin de velar por reglas claras en
las transacciones del mercado inmobiliario en CR. Esta es la primera institucin de
Bienes Races a nivel nacional y se convirti en la cmara oficial.
Esta asociacin agrupa a los mejores profesionales inmobiliarios en diferentes
especialidades como: asesora, avalos, venta, compra, y alquiler de propiedades
como: casas, quintas, lotes, condominios, apartamentos, desarrollos, industria,
comercio, fincas y turismo quienes se distinguen por su capacitacin que garantiza
a los clientes un mayor grado de seguridad y servicio profesional.

2.15 Administracin de Propiedades

La Administracin de Propiedades se podra decir que es un servicio integral
profesional cuyo objetivo es el de asegurar la proteccin, rentabilidad y
conservacin de las propiedades, evitando riesgos y molestias que pueden
perjudicar al inmueble.
La direccin de la propiedad implica el da a da de la supervisin de todas las
actividades relacionadas con el alquiler de propiedad si es residencial, comercial,
o de los bienes reservados por vacaciones. Hay muchos profesionales que
participan en la tarea y la comprensin de lo que se espera cuando se trata de la

23

direccin de la propiedad para garantizar que todas las funciones de gestin se

cumplan.
Puede ser una carrera muy gratificante para la persona adecuada, pero es una
carrera y no un "trabajo" por el momento. Hay muchas habilidades asociadas con
el xito de gestin de la propiedad, as como mltiples y variadas tareas que hay
que realizar a diario. Las personas interesadas en una carrera en la administracin
de los bienes debe ser muy organizada, creativa, y fiable. La administracin de
bienes inmuebles, slo pueden ser ocupados por personas capaces de varias
tareas, los administradores de la propiedad, son a menudo necesarios para
gestionar ms de una propiedad a la vez.
Muchas empresas administran varias propiedades de diferentes comunidades y
dentro de una determinada ciudad, los empleados de una empresa de este tipo de
trabajo pueden encontrarse en varias comunidades a lo largo de su carrera.
Algunas situaciones pueden requerir al administrador de los bienes efectivamente
a disposicin o de guardia las 24 horas del da.

2.16 Caja Costarricense del Seguro Social

La Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) es la institucin pblica
encargada de la seguridad social en Costa Rica.

La CCSS, coordina y ejecuta programas tanto de prevencin (vacunacin,

informacin, fumigacin, etc.) como de curacin (cirugas, radioterapia, farmacia,
exmenes clnicos, etc.), abarcando a un gran sector de la poblacin
costarricense.

24

La CCSS es la institucin del sector salud que gua y facilita el cumplimiento de

planes, polticas nacionales y estrategias en el campo de la salud y las pensiones,
con objetivos de corto, mediano y largo plazos. Adems, propicia la cobertura
de trabajadores y patronos, as como la integracin de la comunidad en los
programas de promocin, prevencin y atencin de la salud.
Actualmente, esta institucin administra dos grandes seguros: salud y pensiones.

2.17 Instituto Nacional de Seguros

El Instituto Nacional de Seguros (INS) se cre mediante Ley No.12, del 30 de
octubre de 1924 con el propsito de responder a las necesidades de proteccin de
la sociedad costarricense.
El INS es una entidad dedicada a ofrecer productos y servicios en materia de
seguros por medio de canales de comercializacin como compra directa, agencias
comercializadoras, agentes independientes, instituciones del Estado y banca
seguros, entre otros.
El

INS es una de las empresas de mayor solidez a nivel regional. No solo

desarrolla exitosamente el negocio de los seguros, sino que administra

25

eficientemente los regmenes de Riesgos del Trabajo y de Seguro Obligatorio

Automotor, sin dejar de lado un amplio sentido de responsabilidad social
manifiesto en diversas acciones.

2.18 Ministerio de hacienda

El Ministerio de Hacienda es el rgano que, en la estructura administrativa de la
Repblica de Costa Rica, cuida bsicamente de establecer y ejecutar la poltica
Hacendaria.
La legislacin vigente establece que compete al Ministerio de Hacienda cuidar de
los siguientes asuntos:
Poltica y administracin tributaria y aduanera, fiscalizacin y recaudacin;
Administracin financiera y del presupuesto, control interno, y contabilidad
pblica;
Administracin de las deudas pblicas interna y externa;
Administracin patrimonial;
Negociaciones econmicas y financieras con gobiernos y entidades
nacionales, extranjeras e internacionales;
Velar por la correcta y eficiente recaudacin de todos los impuestos, tasas,
contribuciones, producto del uso de la propiedad fiscal y, en general, de
todos los ingresos pblicos;
Coordinar los aspectos fiscales con las polticas monetaria, cambiaria y
crediticia fijadas por el Banco Central de Costa Rica;
Dirigir y coordinar dependencias del propio Ministerio y sus relaciones con
los sectores pblico y privado;
Minimizar el dficit fiscal mediante una mejor recaudacin, la racionalizacin
del gasto y una mayor flexibilidad en su asignacin.

26

2.19 Banco Nacional de Costa Rica

El Banco Nacional de Costa Rica, como entidad del Estado establecida por la
Constitucin Poltica de la Repblica, es una institucin autnoma de derecho
pblico, con personera jurdica e independencia en materia de administracin.
Fue fundado el 9 de octubre de 1914 con el nombre de Banco Internacional de
Costa Rica, con una vocacin hacia el desarrollo agrcola y rural del pas, la cual
ha conservado a lo largo de toda su vida, sin perjuicio del estmulo que ha
prestado a las restantes actividades productivas de la Nacin.
En la actualidad, el Banco Nacional se ha transformado en un banco universal,
abarcando todos los sectores del mercado costarricense, tales como: banca
personal, empresarial, corporativa, institucional, burstil, pensiones, fondos, sin
descuidar su vocacin de financiacin al desarrollo econmico del pas.
El Banco Nacional posee una amplia red de ms de 169 oficinas, ms de 428
cajeros automticos en toda la Nacin, y cerca de 4.800 empleados. Es la
institucin bancaria ms grande del pas,
Adems, los Corresponsales BN Servicios pueden brindar ms de 200 opciones
de pagos con empresas pblicas y privadas que estn en convenio con el banco, y
ofrecen la posibilidad de realizar retiros de efectivo y el pago de tarjetas y
operaciones de crdito en ms de 1176 establecimientos comerciales en todo el
pas.

27

2.20 Cmara Costarricense de Corredores

En el ao 1974 se unen un grupo de corredores de bienes races para crear la
asociacin Cmara Costarricense de Corredores de Bienes Races (CCCBR), con
el fin de unir esfuerzos para velar por reglas claras en las transacciones del
mercado inmobiliario en Costa Rica. Esta nace como una asociacin privada sin
fines de lucro.
La CCCBR, es la primera y ms importante institucin de bienes races a nivel
nacional, se convirti en la Cmara Oficial. Se han venido gestando grandes
cambios en la industria inmobiliaria, como es el proyecto de Ley Reguladora de los
Contratos Inmobiliarios y de la Corredura de Bienes Races. Ha posicionado al
Pas como miembro activo de la Federacin Internacional de los Bienes Inmuebles
FIABCI y de la Federacin de Cmaras de Bienes Races de Amrica Central,
Panam y el Caribe, FECEPAC. As mismo, agrupa a los mejores profesionales
inmobiliarios en diferentes especialidades: asesora, avalos, venta, compra y
alquiler de propiedades: casas, quintas, lotes, condominios, apartamentos,
desarrollos, industria, comercio, fincas y turismo quienes se distinguen por su
capacitacin, que garantiza a los clientes un mayor grado de seguridad y mejor
servicio profesional, ya que la afiliacin se logra despus de cumplir con gran
cantidad de requisitos de honorabilidad, capacitacin y otros.

28

MARCO METODOLOGICO

En este captulo se presentaran los lineamientos y parmetros que se consideren

como base para llevar a cabo el proceso de investigacin, por tanto se incluye el
tipo de investigacin, la informacin de las personas que participan, las fuentes de
informacin, las variables y la descripcin de los instrumentos que se utilizan para
obtener la informacin.

3.1 Fuentes de informacin

Segn Eyssautier

(2002) la fuente de informacin es el lugar donde se

encuentran los datos requeridos, que posteriormente se pueden convertir en

informacin til para el investigador.
Para efectos de la presente investigacin, se utilizaron las siguientes fuentes de
informacin:

3.1.1 Fuentes Primarias:

Segn

Hernndez,

Fernndez,

Baptista

(2006)

las

fuentes

primarias

proporcionan datos de primera mano. Son todas aquellas en donde no se haya

documentado formalmente el conocimiento, de manera que se componen
esencialmente de entrevistas, encuestas u observaciones.
En la presente investigacin se utilizaron las siguientes fuentes primarias:
9 Un abogado de la empresa ACE abogados,
9 Un diseador Grfico de la empresa asesores grficos profesionales,

29

9 Un especialista en Ingeniera en sistemas,

9 Funcionario de la Municipalidad,
9 Funcionario del Ministerio de Trabajo,
9 Funcionario del Ministerio de Salud,
9 Agente de Oficinas virtuales.
3.1.2 Fuentes Secundaria:
Segn Hernndez, Fernndez, y Baptista (2006) las fuentes secundarias son
listas, compilaciones y resmenes de las fuentes primarias. Son todas aquellas
que han sido documentadas formalmente para su retrasmisin.
Para realizar la presente investigacin se utilizaron las siguientes fuentes
secundarias de informacin:
9 PMBOK (PMI, 2008)
9 Gua de Administracin de proyectos (Chamoun, 2002)
9 Manuales, libros, tesis y documentos relacionados con los temas de:
Administracin

de

proyectos

planificacin,

permisos

de

trabajo/funcionamiento, documentos de referencia electrnica.

3.1.3 Tcnicas de investigacin
Segn Muoz (1998 citado en UCI, 2010) la investigacin documental se centra en
la recopilacin de la informacin mediante documentos.
En cuanto a las tcnicas de investigacin que se aplicaron, se utiliz la
investigacin mixta, es decir tanto la investigacin documental como la
investigacin de campo.

30

3.1.4 Mtodo de investigacin

Para Eyssautier (2002) el mtodo es la ruta que se sigue en las ciencias para
alcanzar un fin propuesto; y la metodologa, el cuerpo de conocimiento que
describe y analiza los mtodos para el desarrollo de una investigacin.
En el presente Proyecto Final de Graduacin se utiliz el mtodo de investigacin
Analtico-sinttico pues se pretendi conocer la opinin y conocimiento de los
distintos entrevistados para la realizacin de ciertos objetivos del proyecto de
investigacin as como informacin documental.
En el cuadro # 1 se representan cada uno de los objetivos el proyecto, as como
sus principales contenidos para su realizacin.

Cuadro # 1 Resumen para el Desarrollo del Marco Metodolgico

Objetivos

Fuentesdeinformacin
Primaria

1.Definirlasespecificaciones
Personal,
delnegocionecesariaspara
Ministerios
crearlaempresadeBRy
trabajo,salud,
Administracinde
municipalidades,
Propiedades
abogado

2.Identificacindelos
principalesentregablesy
tareasquesedebenrealizar
paralograrla
implementacindela
empresa

Mtodosdeinvestigacin

Herramientas

Entregables

Secundaria

AnalticoSinttico

Documentos
asociados

Seutilizestemtodopues
sepretendiconocerel
criteriodelosdiferentes
profesionalesparaluego
unificaropinionesaligual
queanalizarlainformacin
obtenida

Juiciodeexpertos,
investigacin
documental,
Entrevistas

Listade
especificaciones
necesariasparala
creacindela
empresa

PMBOK,
Chamoun

Seutilizaestemtodode
acuerdoalateora
existente,conocimiento
adquiridoyserealizael
anlisiscorrespondiente
paraimplementarloaeste
proyecto

Investigacin
documental,se
recurrialafuentes
secundarias
identificadas

Plandealcance
quedefina
limitantes,los
requerimientosy
entregables

31

Objetivos

Fuentesdeinformacin
Secundaria

Mtodosdeinvestigacin
AnalticoSinttico

Herramientas

Primaria

3.Desarrollarunplande
gestin,contemplandoel
tiemponecesarioparaincluir
losprocesosrequeridospara
poderadministrarla
finalizacindelproyectoenel
espacioprogramado.

Abogado,
diseador
grfico,
especialistaTI
asistente
municipal,
Ministerio
trabajo,Salud
(entrevistas)

Investigacin
Seutilizestemtodopues
documental,se
Plandegestin
sepretendeconocerel
recurrialafuentes deltiempoincluir
criteriodelosdiferentes
profesionalesparaluego
lalistade
secundarias
PMBOK,
unificarlosydesarrollarel
actividades,su
identificadas.
Chamoun,
planquepermitaestablecer Investigacindecampo
secuencia,las
documentales
lostiemposyresponsables
duracionesaligual
yserecurrialas
necesariosparala
quesus
fuentesprimarias
planificacindeltiempodel
responsables
descritasapartirde
proyecto
entrevistas

4.Estimarloscostosque
conllevaralacreacindela
empresaparadestinarun
presupuestoelcualpuedaser
respetadoenlafasede
implementacindelproyecto

Abogado,
diseador
grfico,
especialistaTI,
asistente
municipal,
Ministerio
trabajo,Salud
(entrevistas)

Seutilizestemtodopara
conocerlaopininyel
PMBOK,
criteriodelosdiferentes
Chamoun,
profesionalesquepermitan
Documentos
tenerunestudio/anlisisy
de
emitirundictamenen
Administracin
cuantoalaplanificacindel
deProyectos
readecostosy
presupuesto

Abogado,
diseador
grfico,
PMBOK,
5.Crear
especialistaTI,
Chamoun,
Seutilizestemtodopara
herramientas/Procedimientos
asistente
Documentos
planificarelplande
parafacilitarlosprocesosde
municipal,
de
adquisicionespormediode
comprasycontratacionesde
Ministerio
administracin
diferentescriterios
laempresa
trabajo,Salud,
deproyectos
Propietario
oficinasvirtuales

Entregables

Investigacin
documentalutilizando Plandegestinde
fuentessecundarias
costosincluirla
cotizacindelos
expuestas
costoselcualse
.Investigacinde
tomaraparacrear
campo(entrevistas)
elpresupuestodel
recurriendoalas
proyecto
fuentesprimarias
identificadas

Investigacin
documentalutilizando
fuentessecundarias
citadas,aligualque
entrevistas

Seobtendrun
documentocon
procedimientos
decomprasy
contrataciones.

32

DESARROLLO

4.1 Especificaciones del negocio

La empresa que se desea crear, tiene ciertas especificaciones o requisitos
necesarias para poder entrar en funcionamiento, las cuales van a ser descritas a
continuacin.

4.1.1

Creacin de la Sociedad

El primer paso es asegurarse de tener una Sociedad Annima, en caso de no

tener una se deber fundarla y seguir los siguientes pasos:
Las caractersticas principales son que la responsabilidad de los accionistas est
limitada a su contribucin de capital social y la propiedad de acciones de la
sociedad es transferida fcilmente a terceros por medio de endoso nominativo. La
junta directiva es el rgano supremo de la sociedad

y expresa la voluntad

colectiva de los socios. Para su constitucin se debe contratar servicios de un

notario para crear una escritura pblica y se debe e asignar las posiciones de la
junta directiva de la sociedad:
-Presidente,
-Secretario,
-Tesorero,
-Fiscal (no puede estar relacionado familiarmente con ningn otro miembro de la
junta directiva).
Las posiciones mencionadas son el mnimo necesario para los propsitos de
incorporacin y no excluyen la posibilidad de designar a Vice Presidentes,
Gerentes u otras posiciones no citadas. Aun mas, es necesario disponer cuales

33

miembros de la junta directiva tendrn poderes para actuar en nombre de la

compaa y si estos poderes sern ejercidos en conjunto o separadamente por
uno o varios miembros.
Seguidamente se debe publicar el edicto en el diario oficial la gaceta, luego pagar
los timbres o derechos en el Banco de CR, este proceso tiene una duracin
aproximada de 15 a 30 das.

4.1.2

Tramites de inscripcin obligatoria:

Se debe seguir ciertos lineamientos legales para poder operar y se refieren a la

responsabilidad que cada empresa tiene con la Caja Costarricense del Seguro
Social y con el Instituto Nacional de Seguros.
Inscripciones a instituciones:
1. Direccin General de Tributacin del ministerio de hacienda:
Contribuyente tributario.
Requisitos:
Presentar el formulario D-140 "Declaracin de Inscripcin, Modificacin de
Datos y Desinscripcin, Registro nico de Contribuyentes" completo, sin
tachones ni borrones.
Si el trmite lo solicita una persona fsica, entonces debe presentar la
cdula de identidad en original y fotocopia simple; o bien una fotocopia
certificada por un notario pblico.
Si el trmite es solicitado por una persona jurdica, entonces debe presentar:

34

Cdula Jurdica, en original y fotocopia simple; o bien una fotocopia

certificada por un notario pblico.

Certificacin de personera jurdica, emitida por el Registro Pblico o por un

notario pblico, con una antigedad no mayor a los 3 meses contados a
partir de su expedicin. En ella debe acreditarse la vigencia de la
representacin legal as como el tipo de actuacin conjunta o separada y
el poder que ostenta generalsimo con o sin lmite de suma, general, u
otro.

Cdula de identidad del representante legal, en original y fotocopia simple;

o bien fotocopia certificada por un notario pblico.

2. Instituto Nacional de Seguros (INS): Pliza de riesgos de trabajo y

seguros de vida.

Conforme al Cdigo de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados

por riesgos del trabajo. Para ello debe suscribir una pliza en el Instituto
Nacional de Seguros (INS). La pliza debe estar suscrita al inicio de
operaciones y estar vigente durante la operacin.

Para suscribir la Pliza de Riesgos del Trabajo, el interesado debe dirigirse

a las Oficinas Centrales o Sucursales del INS, a una agencia
comercializadora de seguros o bien a un agente de seguros autorizado. En
el momento de suscribir la pliza, la empresa queda automticamente
registrada como patrono en el INS.

Una vez suscrita la pliza, el patrono debe remitir al INS, mensualmente, un

estado de planillas indicando: nombre y apellidos de los trabajadores, das y
horas laborados y los salarios pagados. Este trmite puede hacerse
electrnicamente en la pgina: http://www.ins-cr.com El incumplimiento de
esta obligacin puede generarle al patrono serias sanciones. Por ejemplo,
cubrir todas las prestaciones mdicas y econmicas en que el INS incurrira

35

si alguno de los trabajadores no reportados sufriera un accidente; o la

suspensin temporal o el cierre del establecimiento.
Requisitos

Fotocopia de la cdula jurdica (en caso de persona jurdica) o cdula de

identidad en (caso de persona fsica).

Fotocopia de la cdula de identidad del representante legal (en caso de

persona jurdica).

Presentar el Formulario de Inscripcin.

Descripcin del trmite

Traer el formulario completo. Dicho formulario requiere un detalle de la

planilla de la empresa (nombre del trabajador, ocupacin, nmero de
cdula, salario y forma de pago semanal, quincenal, u otro).

Una vez completa la frmula, se presenta a la ventanilla del INS (Oficinas

Centrales o Sucursales), a una empresa comercializadora de seguros o
ante un agente de seguros. El funcionario del INS o agente procede a
valorar el caso, define la tarifa y calcula la prima. El formulario es
trasladado a revisin y autorizacin y finalmente se emite el recibo. Todos
estos pasos se realizan en el mismo momento y tardan en conjunto cerca
de 20 minutos.

Con dicho recibo, el solicitante debe ir y cancelar en la caja de pago dentro

del INS. Retornar al departamento, entregar la copia del recibo cancelado y
retirar los documentos de la pliza. Cuando el trmite se realiza a travs de
un agente o agencia comercializadora de seguros, se les cancela
directamente a ellos. La agencia comercializadora o agente emiten un
recibo provisional, y posteriormente, una vez que stos realizan la
cancelacin en el INS, le entregan al cliente, el recibo formal y definitivo.

36

3. Inscripcin como patrono en la CCSS: Validar las cotizaciones de cada

empleado al Seguro Social.

Conforme a la legislacin costarricense, el patrono debe contribuir al

rgimen de seguridad social de sus trabajadores. Para esos efectos,
previamente al pago de las cuotas de seguridad social, debe inscribirse
como patrono en las oficinas centrales o regionales de la CCSS.

La inscripcin patronal y el aseguramiento de los trabajadores debe

hacerse dentro de los ocho das siguientes a la fecha de ingreso de los
empleados.

Inscripcin como patrono:

En el caso de personas fsicas, presentar una fotocopia de la cdula de

identidad.

En el caso de personas jurdicas, se deben aportar fotocopias de la cdula

jurdica, de la cdula de identidad del representante legal y de la escritura
de constitucin, direccin exacta del representante legal y de los miembros
de la sociedad. Adems, certificacin notarial o registral de la personera
jurdica.

Lista de empleados, indicando nombre completo del trabajador, cdula de

identidad, nmero de asegurado (si lo tiene), salario bruto, fecha de inicio,
ocupacin, horario y jornada.

Recibo de electricidad del lugar donde va a operar la empresa para verificar

la direccin.

Si el trmite no es efectuado personalmente por el patrono o el

representante legal, lo puede realizar otra persona, pero debe presentar
adicionalmente una carta de autorizacin, autenticada por un notario
pblico.

37

Descripcin del trmite.

El interesado se presenta a las oficinas centrales de la CCSS o sucursales,

de acuerdo con la ubicacin del centro de trabajo o centro administrativo de
la empresa. Debe aportar, todos los documentos para que el funcionario le
llene el formulario (boleta de inscripcin patronal).

El interesado tambin podr llevar completa la boleta de inscripcin

patronal. En este caso, el funcionario deber cotejar la informacin y
asignar el nmero de registro patronal. El interesado no debe llenar las
casillas de uso de la oficina y deben aportarse todos los requisitos.

En fecha posterior, un inspector se apersonar en la empresa, con el fin de

verificar los datos suministrados anteriormente por el patrono, y si se
detectara cualquier diferencia con la informacin suministrada, sta ser
responsabilidad del patrono y, el servicio de inspeccin aplicar las
medidas correctivas que correspondan. Esta inspeccin no es un requisito
previo para inscribirse como patrono, sino que es posterior a dicha
inscripcin.

Se remite la boleta de inscripcin patronal y planilla ordinaria a la seccin

de facturacin.

La seccin de facturacin emite la planilla pre elaborada para el patrono,

La oficina de planillas distribuye la planilla pre elaborada al patrono.

El patrono puede cancelar el pago de las planillas en el Banco Crdito

Agrcola de Cartago, en el Banco Nacional, en el Banco de Costa Rica y en
cualquiera de las oficinas de la CCSS.

Posterior a la entrega de documentos se pide la Pliza de Riesgos del

Trabajo.

38

4.1.3 Creacin de Cuentas bancarias (Banco Nacional)

Requisitos:
Se debe presentar el representante legal de la empresa para la apertura de las
cuentas.
o Debe presentar su cedula de identidad,
o Debe presentar la personera jurdica,
o Debe presentar recibo de agua, luz, telfono,
o Debe presentar el acta constitutiva con la composicin accionaria,
o Adems se deben presentar los firmantes autorizados con su respectiva
cedula para el registro de la firmas.
El representante legal debe crear una carta en la cual indicar las limitaciones o
derechos de los firmantes; adems una carta en la cual mencione la actividad
comercial de la empresa.
Se debe tener claro que se tendr que depositar un monto para la apertura de las
cuentas que sera en caso de colones al equivalente a $500.00 y en moneda
Estadounidense de $1000.00.

4.1.4

Afiliacin a la Cmara Costarricense de Corredores.

Esta Afiliacin no es obligatoria para la puesta en marcha del negocio de Bienes

Races y Administracin de Propiedades, dado que esta cmara no regula esta
actividad, pero esta afiliacin brinda diversos beneficios que la empresa quiere
obtener.
Requisitos:
o Titulo curso de capacitacin en Bienes Races,

39

o Presentar copia de la cedula de identidad,

o Presentar copia ttulo de bachillerato,
o 2 fotografas tamao pasaporte,
o Pago de la mensualidad de 30$.
4.1.5

Nombre de la empresa

Crear un nombre que sea acorde a la actividad por realizar y que sea llamativo
para los futuros clientes.
Se defini Grupo Costa Real como el nombre de la empresa.
4.1.6

Creacin de facturas

Se debe obtener primeramente la constancia de inscripcin de las obligaciones

tributarias el cual acredita a la empresa como contribuyente esto con el fin de
confeccionar de las facturas y poder empezar a llevar un control financierocontable desde el inicio de operaciones.
Requisitos:

4.1.7

Constancia del formulario d-140 completado y aprobado

Alquiler de una Oficina Virtual

Se va a elegir el alquiler de una oficina virtual dado que es una forma fcil y
econmica, esto permitir ahorrar bastante dinero; adems de que la actividad de
la empresa permite aplicar este modelo.
Se deben cotizar varias empresas que brinden el servicio de oficinas virtuales y
comparar puntos importantes como precio mensual, comodidades y ubicacin
para elegir la mejor opcin.

40

Ubicacin de las Oficinas

Para poder cubrir las dos zonas de inters se va a contar con dos oficinas, una en
la Zona Oeste, preferiblemente en Escaz o Santa Ana, se utilizar el modelo de
Oficina Virtual y la otra oficina servir para la operacin diaria en la zona Este,
preferiblemente Curridabat.

Caractersticas del local

Un local (Zona Oeste) se utilizara para realizar reuniones con clientes, realizar
exposiciones o firmas de contratos.
El local debe tener las siguientes caractersticas y servicios:
o Local con excelentes condiciones fsicas: excelente ubicacin, confortables
y amplias,
o Posea sala de conferencias,
o Internet WI FI,
o Fotocopiadora,
o Recepcin de llamadas personalizadas con recepcionista bilinge,
o Reenvo de correspondencia fsica y electrnica,
o Recepcin de paquetes,
o Mnimo 6 das al mes de utilizacin de oficina y sala de conferencias.
El otro local (Zona Este) se utilizara para la operacin diaria, dado que este local
no tendra costo alguno, solamente se pagara por los servicios de mantenimiento,
internet, agua, luz y telfono.

41

4.1.8 Creacin de la Identidad Empresarial

La creacin de la identidad empresarial debe ser realizada por un profesional en
diseo Grfico WEB, el cual estar encargado de crear el logo de la empresa,
crear los diseos del rotulado, de los brochures, camisas y de los boletines
informativos por medio de correo electrnico.
Tambin se deber crear la pgina de internet (web site), as como la definicin
del dominio y hospedaje que tendr dicha pgina.
Esto estar a cargo de un diseador escogido por los socios, basndose en
precio, calidad y fechas de entrega.

4.1.9

Creacin de base de datos del personal

Antes de entrar en funcionamiento la empresa, se necesitar crear una base de

datos con posibles candidatos para ocupar las diferentes plazas, en dado caso
que la empresa sufra una expansin repentina a causa de que se ganan contratos
de Administracin de Propiedades.
Esta base de datos contendr los perfiles profesionales de los aplicantes, su
informacin personal, as como sus aspiraciones salariales.

4.1.10 Definicin de servicios

Se definen claramente los servicios que se van a brindar, tanto los que
comprenden Bienes Races como los de Administracin de Propiedades.

42

A) Bienes Races
Gestin de venta y alquiler de propiedades
Bsqueda de clientes.
Promocin de la propiedad en distintos medios escritos.
Elaboracin de contratos de alquiler.
Mudanzas
Servicio de mudanza en el rea metropolitana.
Servicio garantizado en el traslado de sus bienes.
El traslado es realizado por personal capacitado.
Servicio post venta:
Descuentos en cortinas y persianas para compra e instalacin.
Asesora para remodelaciones.
Descuentos en tiendas para compra de pinturas y asesora en color.
Publicidad:
Publicidad de las propiedades en venta o alquiler en distintos diarios
nacionales y en la pgina de internet de la empresa.
Rotulado:
Rotulado con cdigo gratuito para la venta o alquiler de algn inmueble.

43

Asesora legal:
Asesora tributaria.
Notariado y asesora en Bienes Races.
B) Administracin de Propiedades
Supervisin de instalaciones:
Supervisin de instalaciones, personal y servicios especiales contratados,
as como seguimiento de trabajos extraordinarios, entrega de insumos y
materiales.
Atencin de inmuebles para solventar cualquier problema existente,
comentar inquietudes o planear actividades o trabajos posteriores.
Control constante de las necesidades de mantenimiento general de las
instalaciones del inmueble, a fin de ir proponiendo pasos convenientes a
seguir para la atencin adecuada de necesidades, ya sea de jardn y
ornato, de pintura, de mantenimiento de parques.
Control de operacin y mantenimiento de equipo existente en el inmueble,
control de bodegas.
Vigilancia

Se supervisar la compaa de vigilancia que se mantenga contratada en el

inmueble, coordinndose con ellos detalles de la operacin. Labor
complementaria

de

gran

importancia

en

este

aspecto,

con

sus

observaciones frecuentes del desempeo del personal de vigilancia.

Caso de sustitucin de la compaa de vigilancia por mal desempeo u

otro, Grupo Costa Real tomar un papel totalmente activo en comunicar a la
nueva compaa los procedimientos de orden y operacin en el inmueble.

44

Gestiones administrativas
Efectuar recomendaciones de revisin y actualizacin del Reglamento del
inmueble, cuando se considere necesario.
Grupo Costa Real cooperar con cualquier gestin legal necesaria del
inmueble, sea porque se requiere, porque Grupo Costa Real lo haya
recomendado, o por pedido de la Asamblea de Propietarios.
Servicios de Arbitraje en caso de administracin de condminos, a fin de
ayudar a mantener la armona en el Condominio, en caso de presentarse
problemas entre los mismos.

Contabilidad:

Contabilidad completa y detallada de la operacin del inmueble, presentada

mes a mes, a ms tardar treinta das despus de finalizado el mes en
cuestin.

Envo mes a mes a todos los Estados Financieros con sus respectivas
explicaciones, as como el detalle de los hechos ms relevantes del
periodo.

Envo de comprobantes de ingresos y egresos del mes, debidamente

ordenados, que respaldan los Estados Financieros, al representante del
inmueble, para la respectiva fiscalizacin de la labor.

Atencin de cualquier propietario, con el fin de evacuar cualquier duda o

inquietud en relacin con los Estados Financieros y la Contabilidad en
general.

45

Gestin de compras

Levantamiento de lista mensual de insumos y materiales necesarios en el

inmueble, de rutina o extraordinarios, compra y envo de los mismos.

El envo de insumos y materiales se har aprovechando la visita peridica

del supervisor, pero cuando se considere necesario el envo de un
transporte adicional (para pedidos especiales o voluminosos de material),
se contratar un flete para dicho propsito.

Control de consumo de insumos y gasto de materiales.

Pago de cualquier obligacin del inmueble por concepto de servicios

pblicos u otros.

Administracin y contratacin personal de aseo

Manejo de personal existente, sustitucin (cuando sea necesario por

renuncia, bajo rendimiento, etc.) y entrenamiento de nuevos empleados en
el desempeo de sus obligaciones.

Confeccin,

presentacin

cancelacin

de

planillas

de

la

Caja

Costarricense del Seguro Social.

Confeccin, presentacin y cancelacin de planillas del Instituto Nacional

de Seguros.

Confeccin de planillas de pago quincenal, envo y entrega del importe a los

empleados del inmueble.

Seguimiento de archivo del personal, para control del pago de vacaciones,

aguinaldo y prestaciones sociales, caso de ser necesario.

Clculo y pago de vacaciones, aguinaldo y/o prestaciones (cuando se

requiera).

46

Gestin de pagos y fondos:

Manejo de la totalidad de los fondos del Condominio, en relacin con el

cobro de cuotas, administracin de los gastos (de acuerdo a presupuesto
establecido y aprobado por la Asamblea de Propietarios), manejo total de
Cuenta Corriente, e inversin de excedentes de liquidez.

Elaboracin presupuestos y cuotas mantenimiento:

Elaboracin de presupuesto anual de gastos de mantenimiento del

inmueble.

Emisin de recibos de cuotas de mantenimiento por finca filial.

Cobro de recibos de cuotas de mantenimiento, control de pagos

adelantados y de cuotas pendientes de pago.

Propuestas de trabajos extraordinarios con la correspondiente Cuota

extraordinaria asociada.

Mantenimiento/Construccin:

Se atender la labor de reparaciones y mantenimiento de instalaciones,

mediante el personal propio del inmueble cuando sea posible, o mediante la
contratacin de contratistas externos al inmueble adecuados a cada
especialidad.

47

4.2 DEFINICION DEL ALCANCE

4.2.1

Planificacin del alcance

La planificacin del alcance ser el pilar del proyecto, en el cual se definirn los
aspectos necesarios para la creacin de la empresa de Bienes Races y
Administracin de Propiedades. Esta definicin ser la gua que debe seguirse
con el fin de que el proyecto se implemente bajo las buenas prcticas de la
Administracin de Proyectos.

4.2.2

Generalidades del proyecto

Esta empresa nace con la expectativa de brindar servicios de calidad a un sector

de la poblacin que necesita confiar en empresas serias, profesionales y
comprometidas con su satisfaccin. As mismo ser una empresa lder en la
prestacin de estos servicios y ser reconocidos como los mejores en servicio
personalizado.
Al inicio se deber crear alianzas estratgicas con otras empresas de bienes
races, dado que el funcionamiento de este negocio se da tambin por la
camaradera y buenas relaciones entre corredores y agencias.

4.2.3

Propsito del proyecto:

El propsito principal en cual hemos enmarcado este proyecto, es la de satisfacer

una necesidad en el mercado por opciones y/o servicios profesionales en la
actividad Inmobiliaria Costarricense, adems que se aspira a coronar un sueo de
crear un negocio propio que logre ser autosuficiente econmicamente y consiga

48

mejorar la calidad de vida de sus socios y las de sus clientes por medio de los
servicios brindados.

4.2.4

Los entregables del proyecto

Lista de especificaciones necesarias para la creacin de la empresa.

Plan de alcance que definir limitantes, los requerimientos y entregables.
Plan de gestin del tiempo incluir la lista de actividades, su secuencia, las
duraciones al igual que sus responsables.
Plan de gestin costos incluir la cotizacin de los costos lo cual se tomara
para crear el presupuesto.
Se obtendr un documento con procedimientos compras y contrataciones
para ser procesados adecuadamente.

4.2.5

Supuestos del proyecto

Se cuenta con muebles de oficina, telfono, computadora, basureros, en la

oficina de la zona Oeste.
No se pagara alquiler dado que la oficina de la zona Este es donada por la
familia de uno de los socios.
Se cuenta con las herramientas para el mantenimiento de los inmuebles
como los siguientes:
Martillo, serruchos, batidoras, taladros, compresores,
Palas, picos, escaleras, mazo, grapadora, barra, cincel,
Carretillos, escobas, rastrillo, cortadora de zacate,
Rasqueta, brocas, niveladoras, reglas , escuadras, cepillo metlico,
Seguetas, gubia, alicates, llaves francesas, desatornilladores,
Cubos, motosierra, llana, paletas, torniquetes, corta varillas, esptula,
tenazas,

49

Cortatubos, gafas, flexo metro, cinta mtrica.

4.2.6

Restricciones del proyecto

Solo se dar cobertura a las zonas ms exclusivas del pas, como el Este y
Oeste de la capital.
Se trabajaran con alquileres de propiedades superiores a los $750.00
dlares y ventas de propiedades superiores a los $80.000 dlares.
Al Inicio de las operaciones solo se contar con 2 recursos humanos.
Presupuesto limitado de $5000.00 dlares para la implementacin y el
primer mes de operacin.
4.2.7

Objetivo General

Crear una opcin profesional de asesora inmobiliaria que brinde servicios

personalizados que asegure la supervivencia y rentabilidad de la empresa
en el mercado costarricense.

4.2.8

Objetivos especficos

Definir las especificaciones del negocio necesarias para crear la empresa de

BR y Servicios complementarios.

Identificacin de los principales entregables y tareas que se deben realizar

para lograr la implementacin de la empresa.

Desarrollar un plan de gestin, contemplando el tiempo necesario para incluir

los procesos requeridos para poder administrar la finalizacin del proyecto en
el espacio programado.

50

Estimar los costos que conllevara la creacin de la empresa para destinar un

presupuesto el cual pueda ser respetado en la fase de implementacin del
proyecto.

Crear Herramientas/Procedimientos para facilitar los procesos de compras y

contrataciones de la empresa.

4.2.9 Descripcin del alcance:

Este apartado ser el pilar del proyecto, en este momento se definirn y aclararn
los aspectos necesarios para la creacin de la compaa, este ser la gua que
debe seguirse con el fin de que el proyecto se implemente bajo las buenas
prcticas de la administracin de proyectos.
1-Nombre de la empresa: Definicin de un nombre para la empresa
2-Tramites de legales: Creacin de la sociedad para el funcionamiento de la
empresa y su correcto registro.
3-Tramites obligatorios: Inscripcin en la CCSS, INS y tributacin.
4-Tramites CCC: Inscripcin en la cmara costarricense de corredores.
5-Identidad empresarial: Creacin de la marca y publicidad de la empresa.
6-Tramites factura: Fabricacin de las facturas.
7-Tramites cuentas bancarias: Apertura de la cuentas bancarias de la empresa.
8- oficina virtual: Bsqueda y cotizacin del local.
9-Base de datos: Creacin de base de datos con la informacin de los aplicantes
para futuras contrataciones.
10- Servicios: Definicin de los servicios que se van a brindar.

51

4.2.10 Estructura Detallada de Trabajo

La definicin de la estructura detallada de trabajo se llev a cabo mediante juicio

de expertos, lo cual puede representar las actividades bsicas para la creacin y
futura implementacin de la compaa.

Figura # 7 EDT

4.3 Control y verificacin del alcance

El control del avance de la obra y alcance ser responsabilidad del gerente del
proyecto. El deber documentar el avance obtenido en relacin con el plan
propuesto.
Mediante observacin directa definir si se est obteniendo el resultado esperado.
En caso que se presenten diferencias o problemas entre el resultado obtenido y el
propuesto, deber gestionar una solucin de la situacin identificada. Finalmente

52

ser responsabilidad de los socios la aceptacin final de los entregables y el

producto final del proyecto.

Presentacin
entregable

Inspeccin de
veri ficacion

Comparacin
Realvs
propuesto

NO

Alcance
propuesto

SI

Dif

Documenta:
finalizacin

Documenta
diferencia

Presentacaso
a socios

NO

Desarolla
plan
contingencia

Aprueba?

SI

Implementa

Figura # 8 Flujograma de control y Verificacin del alcance

El flujograma detalla la secuencia de actividades a realizar para el correcto control

y verificacin del alcance, cada vez que se presente un entregable como
concluido, el gerente de proyecto deber inspeccionar y verificar el cumplimiento
de la etapa reportada. Posteriormente deber elaborar un informe de comparacin
entre el alcance esperado y obtenido.

53

En caso de que el alcance obtenido corresponda al propuesto se documenta la

finalizacin del entregable, en caso contrario, se deber documentar la diferencia y
presentar el caso a los socios para que ellos decidan si se aprueba el cambio
presentado y si solicitan un plan de contingencia para subsanar la inconsistencia
presentada.

54

4.4 PLAN DE GESTION DEL TIEMPO

La gestin del tiempo del proyecto incluye los procesos que veremos a
continuacin para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.

4.4.1

Definicin actividades

1.1 Creacin del nombre de la empresa

Se debe crear un nombre que vaya acorde con la actividad de la empresa para
que los clientes puedan asociarlo. Se darn una lluvia de nombres potenciales y
luego se filtraran los ms adecuados por medio de encuestas y juicio de expertos.
1.2 Inscripcin de la sociedad annima
Debe constituirse ante un notario pblico una escritura pblica, mnimo 2 personas
la deben comparecer y se solicita la cedula jurdica. Se debe publicar el edicto en
el diario oficial la Gaceta y luego pasar los timbres o derechos al banco,
generalmente el notario realiza todo el proceso.
1.3 Tramites de inscripcin
Toda empresa debe cumplir con ciertos requisitos legales para poder operar y se
refieren a la responsabilidad que cada empresa tiene con la Direccin General de
Tributacin, la Caja Costarricense de Seguro Social y con el Instituto Nacional de
Seguros.
Direccin General de Tributacin del Ministerio de Hacienda: Tramitar
inscripcin como contribuyente.
INS: Pliza de riesgos de trabajo y seguro local.

55

CCSS: Validar las cotizaciones al Seguro Social.

1.4 Tramites Cmara Costarricense Corredores
Para obtener beneficios de esta cmara se deben cumplir con ciertos requisitos
para obtener la licencia respectiva, se debe llevar un curso de capacitacin en
Bienes Races, los cuales incluyen ciertos tpicos relacionados a la actividad, al
obtener este ttulo se debe proceder en presentar copia del ttulo de bachillerato,
as como copia de la cedula de identidad, presentar 2 fotografas tamao
pasaporte para la confeccin del carnet y finalmente proceder con el pago
mensual para gozar de los beneficios de la afiliacin.
1.5 Creacin de la identidad empresarial
Se buscara un diseador grfico que cree la identidad empresarial, entre las
tareas estn la de definir el logo, el diseo de los brochures, diseo del rotulado,
diseo de los boletines informativos, diseo de la papelera (sobres, etc) y diseo
de camisas.
Realizacin de la pgina de Internet as como la escogencia del dominio y
hospedaje adecuado para la pgina.
1.6 Trmites para la creacin de facturas
Se debe haber realizado la declaracin de inscripcin en el registro de
contribuyentes (formulario D-140), y a posteriori recibir la constancia de inscripcin
de obligaciones tributarias para poder realizar la confeccin de las facturas de la
empresa.

56

1.7 Trmites para la apertura de cuentas bancarias

Para asegurar el control y transparencia en las operaciones de la empresa, se
deben abrir 2 cuentas bancarias, una en moneda local y la otra en dlares
estadounidenses.

1.8 Oficina Virtual

Se buscaran opciones de oficinas virtuales en las zonas de Escaz o Santa Ana,
que posean todos los requisitos previamente establecidos y bajo el presupuesto
asignado.
1.9 Base de datos (personal)
Se creara una base de datos interna, con las hojas de vida de los potenciales
empleados, estos aplicaran mediante anuncio en plataformas electrnicas de
empleo local como computrabajo o el empleo.com o por medio de referencias y
recomendaciones.
1.10 Definicin de Servicios
Se definen los servicios que brindara la empresa Grupo Costa Real,
especficamente los relacionados con Bienes Races y Administracin de
Propiedades.

4.4.2

Hitos del proyecto

57

Es crucial en este punto previo a la creacin del cronograma y la definicin de

tiempos, la definicin de hitos que nos puedan dar puntos de control en las
diversas tareas para conocer el avance del proyecto.
Cuadro # 2 Hitos clave del proyecto

Actividad
Reunindeentregayverificacindelostramites
Verificacinentregabledelaidentidadempresarial
Reuninestatusentregable6y7

Fechadetermino
06dic11
05mar12
26dic11

Estos hitos podrn servir como herramientas de comunicacin entre los

patrocinadores y dems involucrados.
Para los efectos de seguimiento y control de estas actividades se debe seguir la
metodologa propuesta y hacer uso del anexo # 5 de control de minutas de
reunin.
4.4.3

Atributos de las actividades

A continuacin se presentan los atributos principales.

58

Actividad
Nombredelaempresa
Propuestasparanombredelaempresa
Creacindeencuestasyjuicioexpertoparaescogencia
Trmiteslegales
Inscripcindelasociedadanonima
Trmitesobligatorios
Inscripcinadministraciontributaria
InscripcinenelINS
InscripcioncomopatronoCCSS
TrmitesCamaraCostarricenseCorredores
Realizarelcursocapacitacindecorreduria
Presentardocumentos
Realizarpagoenelbancoasignado
Identidadempresarial
Busquedadediseadorgrfico
Cotizaciones
Diseologo
Diseobrochures,camisas,rotulado
Creacinpginainternet
Compradedominioyhospedaje
Diseodeboletinesinformativos
CreacinpginaFacebook
TrmitesFacturas
Presentarconstanciadeinscripcindeobligacionestributarias
Escogerproducto
FabricacinFactura
Depsitoopagodelaconfeccin
Trmitesaperturacuentasbancarias
Presentardocumentacin
Debenpresentarselosfirmantesdelascuentas
Cartaconlaslimitacionesoderechosdefirmantes
Apertura
Escogenciaoficinavirtual
Busquedadelocal
Cotizaciones
Creacinbasesdedatos
Posteodeanunciosenmediosescritos,internet
RecibimientoCV
Filtrodelosempleadospotenciales
Definicinydesarrollodeservicios
Definicinydesarrollodeservicios

4.4.4

Responsable

Cdigo Actpredes.

CedricMyRobertoE NE1
CedricMentrel
NE2

NE1

Repres.legal

TL1

NE2

Repres.legal
Repres.legal
Repres.legal

TO1
TO2
TO3

TL1
TO1
TO2

CedricM
CedricM
CedricM

TCCC1 TO3
TCCC2 TCCC1
TCCC3 TCCC2

CedricMyRobertoE
CedricMyRobertoE
Diseadorgrafico
Diseadorgrafico
Diseadorgrafico
Diseadorgrafico
Diseadorgrafico
CedricM

IE1
IE2
IE3
IE4
IE5
IE6
IE7
IE8

TCCC3
IE1
IE2
IE3
IE4
IE5
IE6
IE7

RobertoEsquivel
RobertoEsquivel
Empresaelegida
RobertoEsquivel

TF1
TF2
TF3
TF4

TO1
TF1
TF2
TF3

Representantelegal
CedricMyRobertoE
Representantelegal
Banco

TCB1
TCB2
TCB3
TCB4

TF4
TF4
TF4
TCB3

CedricMyRobertoE OV1
CedricMyRobertoE OV2

IE8
OV1

CedricMyRobertoE BD1
CedricMyRobertoE BD2
CedricMyRobertoE BD3

OV2
BD1
BD2

CedricMyRobertoE DDS1 BD3

Comienzo
01/09/201109:00
01/09/201109:00
08/09/201109:00
19/09/201109:00
19/09/201109:00
24/10/201109:00
24/10/201109:00
07/11/201109:00
16/11/201109:00
07/12/201109:00
07/12/201109:00
12/12/201109:00
13/12/201109:00
14/12/201109:00
14/12/201109:00
21/12/201109:00
27/12/201109:00
12/01/201209:00
23/01/201209:00
27/02/201209:00
29/02/201209:00
06/03/201209:00
07/12/201109:00
07/12/201109:00
08/12/201109:00
09/12/201109:00
16/12/201109:00
19/12/201109:00
19/12/201109:00
19/12/201109:00
19/12/201109:00
20/12/201109:00
09/03/201209:00
09/03/201209:00
21/03/201209:00
27/03/201209:00
27/03/201209:00
05/04/201209:00
16/04/201209:00
18/04/201209:00
18/04/201209:00

Fin
16/09/201119:00
07/09/201119:00
16/09/201119:00
21/10/201119:00
21/10/201119:00
06/12/201119:00
04/11/201119:00
15/11/201119:00
06/12/201119:00
13/12/201119:00
09/12/201119:00
12/12/201119:00
13/12/201119:00
08/03/201219:00
20/12/201119:00
26/12/201119:00
11/01/201219:00
20/01/201219:00
24/02/201219:00
28/02/201219:00
05/03/201219:00
08/03/201219:00
16/12/201119:00
07/12/201119:00
08/12/201119:00
15/12/201119:00
16/12/201119:00
26/12/201119:00
19/12/201119:00
19/12/201119:00
19/12/201119:00
26/12/201119:00
26/03/201219:00
20/03/201219:00
26/03/201219:00
17/04/201219:00
04/04/201219:00
13/04/201219:00
17/04/201219:00
08/05/201219:00
08/05/201219:00

Duracin
12das
5das
7das
25das
25das
32das
10das
7das
15das
5das
3das
1da
1da
62das
5das
4das
12das
7das
25das
2das
4das
3das
8das
1da
1da
5das
1da
6das
1da
1da
1da
5das
12das
8das
4das
16das
7das
7das
2das
15das
15das

Secuencia de actividades

A continuacin se presentar la secuencia de actividades por paquete de trabajo:

59

Figura # 9 Secuencia de actividades

4.4.5

Estimacin de los recursos

A continuacin se presentar los recursos de las actividades:

Cuadro # 3 Responsables de las actividades o tareas

CdigoEDT
1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.5.7
1.5.8

PlandegestindeproyectoparaEmpresaBRyAdministracindePropiedades

Actividad
Recurso

Nombredelaempresa

Propuestasparanombredelaempresa
Socios

Creacindeencuestasyjuicioexperto
Socios

Trmiteslegales

Inscripciondelasociedadannima
RepresentanteLegal
Trmitesobligatorios

Inscripcionadministracintributaria
Presidentedelasociedad
InscripcionenelINS
Presidentedelasociedad
InscripcioncomopatronoCCSS
Presidentedelasociedad
TrmitesCmaraCostarricenseCorredores

Realizarelcursocapacitacindecorredura
Presidentedelasociedad
Presentardocumentos
Presidentedelasociedad
Realizarpagoenelbancoasignado
Socios

Identidadempresarial

Bsquedadediseadorgrafico
Socios

Cotizaciones

Socios

Diseologo

Diseadorgrafico
Diseobrochures,camisas,rotulado
Diseadorgrafico
Creacinpginainternet
Diseadorgrafico
CompradedominioyHospedaje
Diseadorgrafico
DiseodeBoletinesinformativos
Diseadorgrafico
CreacinpginaFacebook
Socios

60

1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.8
1.8.1
1.8.2
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.10
1.10.1

TrmitesFacturas

Presentarconstanciadeobligacionestributarias
Escogerproducto

Fabricacinfactura

Depositoopagodelaconfeccin
Trmitesaperturacuentasbancarias
Presentardocumentacin

Debenpresentarselosfirmantesdelascuentas
Cartaconlaslimitacionesyderechosdefirmantes
Apertura

Escogenciaoficinavirtual

Bsquedadelocal

Cotizaciones

Creacinbasesdedatos

Posteodeanunciosenmediosescritos,internet
RecibimientoCV

Filtrodelosempleadospotenciales
Definicindeservicios

Definicinydesarrollodeservicios

Socios
Socios
Empresaelegida
Socios

Representantelegal
Socios
Representantelegal
Banco

Socios
Socios

Socios
Socios
Socios

Socios

*No se incluyeron los recursos materiales dado que estos fueron donados, la
descripcin de los mismos se detalla en los supuestos del proyecto.
4.4.6 Estimacin de la duracin de las actividades
El siguiente cuadro ilustra las duraciones estimadas para cada actividad que se
realiz por medio de entrevistas y juicio de expertos en las diferentes
especialidades.
Cuadro # 4 Duracin de las actividades

PlandegestindeproyectoparaEmpresaBRyAdministracindePropiedades
Actividad
Duracin

CdigoEDT
Nombredelaempresa

1.1
Propuestasparanombredelaempresa
5das

1.1.1
Creacindeencuestasyjuicioexperto
7das

1.1.2
Trmiteslegales

1.2
Inscripcindelasociedadannima
25das

1.2.1
Tramitesobligatorios

1.3
Inscripcinadministracintributaria
10das

1.3.1

61

1.3.2
1.3.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.5.7
1.5.8
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.8
1.8.1
1.8.2
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.10
1.10.1

InscripcinenelINS

InscripcincomopatronoCCSS

TramitesCmaraCostarricenseCorredores
Realizarelcursocapacitacindecorredura
Presentardocumentacin

Realizarpagoenelbancoasignado

Identidadempresarial

Bsquedadediseadorgrafico

Cotizaciones

Diseologo

Diseobrochures,camisas,rotulado

Creacinpginainternet

CompradedominioyHospedaje

DiseodeBoletinesinformativos

CreacinpginaFacebook

TramitesFacturas

Presentarconstanciadeobligacionestributarias
Escogerproducto

FabricacinFactura

Depositoopagodelaconfeccin

Tramitesaperturacuentasbancarias

Presentardocumentacin

Debenpresentarselosfirmantesdelascuentas
Cartaconlaslimitacionesoderechosdefirmantes
Apertura

Escogenciaoficinavirtual

Bsquedadelocal

Cotizaciones

Creacinbasesdedatos

Posteodeanunciosenmediosescritos,internet
RecibimientoCV

Filtrodelosempleadospotenciales

Definicindeservicios

Definicinydesarrollodeservicios

7das
15das

3das
1da
1da

5das
4das
12das
7das
25das
2das
4das
3das

1da
1da
5das
1da

1da
1da
1da
5das

8das
4das

7das
7das
2das

15das

62

4.4.7 Roles y responsabilidades

La definicin de roles y responsabilidades se encuentra claramente detallado para
que los miembros del equipo comprendan sus funciones esto con el fin de que
cada tarea tenga un responsable.
Cuadro # 5 Matriz de roles y responsabilidades

Nombredelaempresa
Propuestasparanombredelaempresa
Creacindeencuestasyjuicioexpertoparaescogencia
Trmiteslegales
Inscripcindelasociedadanonima
Trmitesobligatorios
Inscripcinadministraciontributaria
InscripcinenelINS
InscripcincomopatronoCCSS
TrmitesCamaraCostarricenseCorredores
Realizarelcursocapacitacindecorredores
Presentardocumentos
Realizarpagoenelbancoasignado
Identidadempresarial
Busquedadediseadorgrfico
Cotizaciones
Diseologo
Diseobrochures,camisas,rotulado
Creacinpginainternet
Compradedominioyhospedaje
Diseodeboletinesinformativos
CreacinpaginaFacebook
TrmitesFacturas
Presentarconstanciadeinscripcindeobligacionestributarias
Escogerproducto
Fabricacinfactura
Depsitoopagodelaconfeccin
Trmitesaperturacuentasbancarias
Presentardocumentacin
Debenpresentarselosfirmantesdelascuentas
Cartaconlaslimitacionesoderechosdefirmantes
Apertura
Escogenciaoficinavirtual
Busquedadelocal
Cotizaciones
Creacinbasesdedatos
Posteodeanunciosenmediosescritos,internet
RecibimientoCV
Filtrodelosempleadospotenciales
Definicinydesarollodeservicios
Definicionydesarollodeservicios

P,R,A
P,A

R,A

R,A

R,C

E
E
E

Empresa
facturas

P,C,R,A
E,P,C

Diseador
grfico

Socio2

1.1
1.1.1
1.1.2
1.2
1.2.1
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.5.7
1.5.8
1.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.8
1.8.1
1.8.2
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.10
1.10.1

Matrizderolesyresponsabilidades

Gerentedel
proyecto
socio1

WBS

Representante
legal

E:ejecuta,P:participa,C:coordina,R:revisa,A:autoriza

E
E
E
P,C,R,A
P,C
P,R,A
P,R,A
P,R,A
P,R,A
P,R,A
E

P,C,R,A
P,C
P,R,A
P,R,A
P,R,A
P,R,A
P,R,A
P

E
E

E
E
E
E
E

E
E
C
P
P
R

P
P
R

P
P

P
P

E
P,R
P,R,A

E
P,R
P,R

E
C
E

63

4.4.8

Cronograma

Figura # 10 Cronograma

64

4.4.9

Ruta critica

A continuacin se muestran las tareas que conforman la ruta crtica del proyecto,
al igual que determina la duracin total, cualquier atraso en un elemento de la ruta
afectara la fecha de trmino planeada. Con los recursos que se cuenta, se estim
que la duracin del proyecto para su primera fase ser de 179 das.

Figura # 11 Ruta Critica

65

4.5 Control del cronograma

En este proyecto es importante llevar un control del cronograma, esto incluir
todos los cambios que deben hacerse o requieran una aprobacin para el adelanto
o atraso de actividades, esto porque en cualquier momento se podrn suscitar
cambios ya sea porque alguna tarea no es requerida o porque se variaron y
aprobaron cambios en el alcance del proyecto.
El control del cronograma en Grupo Costa Real se va llevar a cabo por medio de
informes peridicos (semanales) de avance, para comparar el rendimiento del
proyecto para proveer y mitigar algn retraso en las rutas crticas del cronograma.
En la siguiente tabla se muestra un plantilla ejemplo del informe de avance del
proyecto:
Cuadro # 6 Plantilla de informe de avance

Informedeavance#:

fecha:

Responsable:

hasta:
Tiempo
Tarea#
planeado

Registrodeproblemas:

Tiemporeal Estadodeavance%

AccionesTomadas:

Igualmente se utilizarn indicadores que permitan monitorear el desempeo

general del proyecto, respecto del plan base ya definido y se manejar la
herramienta de Microsoft Project como apoyo en el seguimiento y control del

66

proyecto, los indicadores a utilizar son los siguientes y corresponden a la tcnica

de Valor Ganado descrita ms adelante:
ndice de desempeo del cronograma (SPI): es un ndice de rendimiento del
tiempo utilizado: menor que 1 significa que se est atrasado respecto al plan y
mayor que 1 significa que se est adelantado, la ecuacin es: SPI=EV/PV.
Variacin del cronograma (SV): es una mtrica til ya que muestra o indica un
retraso del proyecto con respecto a la lnea base del cronograma SV=Valor
ganado (EV)-Valor planificado (PV).
Es una comparacin entre el avance obtenido en el trabajo del proyecto
(expresado en costos) durante un periodo de tiempo dado y el avance en el
trabajo que se ha planeado para ser ejecutado.
Menor que 1 significa que se est atrasado respecto al plan y mayor que 1
significa que existe un adelanto e igual a 0 indica que se encuentra a tiempo el
proyecto.

67

4.6 PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS

En esta seccin incluimos los procesos de estimar y presupuestar los costos de
modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

4.6.1 Estimacin de costos y presupuesto

Para la estimacin de costos y el presupuesto se toma en cuenta la EDT, el
enunciado del alcance, el cronograma, una vez identificadas las actividades que
requieran una inversin monetaria, se determina que la forma ms adecuada para
obtener la informacin de los costos seria a travs de la realizacin de entrevistas
a los diferentes profesionales segn su especialidad, se consult tambin a
instituciones del Estado y otros medios electrnicos como internet.
A continuacin se muestra una tabla que especifica en detalle los gastos que se
incurrirn en la implementacin de la empresa:
Cuadro # 7 Costos iniciales de implementacin del proyecto

PlandegestindeproyectoparaEmpresaBienesRacesyAdministracindePropiedades
Actividad

Costosimplementacinproyecto
Trmiteslegales

Inscripciondelasociedadannima
$250
Trmitesobligatorios

Inscripcionadministracintributaria
$20
InscripcionenelINS

$20
InscripcioncomopatronoCCSS
$20
TrmitescmaraCostarricenseCorredores

2fotografastamaopasaporte
$20
Realizarelcursocapacitacindecorredura
$250
Identidadempresarial

Diseologo

$50
Diseobrochures,Camisas,Rotulado
$200
Creacinpginainternet

$750

68

CompradeDominioyHospedaje
DiseodeBoletinesinformativos
Tarjetaspresentacin
TrmitesFacturas
Depositoopagodelaconfeccindefacturas
Trmitesaperturacuentasbancarias
DepositoColones
DepositoDlares
Artculosycomponentesdeoficina
Fotocopiadora,fax,scanner
Impresora

Pizarra

Total

Reservacontingencia10%

$80
$50
$40

$25

$500
$1000

$100
$50
$25
$3.450
$345

En esta tabla no se incluyen los costos de las herramientas necesarias para la

realizacin de los trabajos de mantenimiento y construccin que ofrecer la
empresa, dado que estos bienes se donaron por parte de uno de los socios.
A continuacin se muestra los costos de operacin de la empresa para el primer
mes:
Cuadro # 8 Costos fijos y variables del proyecto

PlandegestindeproyectoparaEmpresaBienesRacesyAdministracindePropiedades

Actividad

CostoFijo
Costovariable
TrmitescmaraCostarricenseCorredores

Pagomensualafiliacin

$30

Identidadempresarial

Mantenimientopagina

$30

Tarjetaspresentacin

$20
Oficina

Alquileroficina

$200

Pagosserviciospblicos2ndaoficina
$50

Publicidad

Posteodeanunciosenmediosescritos,internet
$200

Artculosycomponentesdeoficina

Papelerayartculos

$30

69

Tintas

Salarios

Socio1

Socio2

Aporteobreropatronal23%
Limpieza

Jabn,lquidoslimpiadores,toallas
Escoba,Palodepiso
Totalfijo

TotalVariable

TOTAL

$500
$500
$230

$1740
$1855

$25

$25
$15

$115

Los costos de implementacin de la empresa son de aproximadamente $3450

dlares ms una reserva o asignacin para contingencias del 10% ($345) en caso
de alguna eventualidad o recurso que no se est contemplando en el proyecto.
Los costos de operacin, son de $1855 dlares mensuales. Este monto es el que
tendramos que estar cubriendo mensualmente para no tener prdidas en la
operacin de la empresa, lo podramos llamar el punto de equilibrio financiero.
En total, sumando los costos iniciales y los costos de operacin mensual del
primer mes, el monto ascendera a $ 5565 dlares, esto excedera la previsin de
$5000, no obstante $1500 dlares se encuentran como colchn en las cuentas
bancarias y los cuales se podrn utilizar para solventar el faltante.

4.7 Control de costos

El control de los costos es responsabilidad del Director o Gerente de Proyectos
asignado. l debe controlar, documentar los costos reales conforme se
implemente el proyecto y presentar los resultados a los socios. Los costos reales

70

se comparan con los costos presupuestados para definir el porcentaje o grado de

cumplimiento.
En este proyecto en caso de existir una diferencia mayor al 10% entre los costos
reales y los presupuestados, se deber solicitar la revisin y aprobacin respectiva
a los socios en conjunto con una justificacin documentada de la razn de dicha
diferencia. Los socios decidirn si se acepta la variacin o el cambio propuesto o
si se realizara un cambio en el alcance del proyecto en base a las prioridades de
la organizacin.

Identificacin
de gasto

Cua ntificacin
de l MontoReal

Comparacin
Real vs
presupuesto

NO

Recursos
presupuestados

SI

Dif >10%

Documenta
diferencia

Ejecuta

Presentacaso
a socios

NO

Aprueba?

Desarolla
plan
contingencia

Figura # 12 Flujograma de control de costos

SI

implementa

71

El flujograma o proceso anterior se debe seguir cada vez que se cotice un gasto y
se deba controlar el mismo con respecto al monto presupuestado. Si la diferencia
porcentual entre lo real y presupuestado es mayor al 10% de variacin y el monto
es significativo, ser necesario documentarlo y presentarlo a los socios para
evaluar el caso y definir si se implementa el gasto con la diferencia o se solicita al
gerente del proyecto la elaboracin de un plan de contingencia para atender la
situacin. Este plan de contingencia se deber documentar y presentar
nuevamente a los socios para su revisin y visto bueno.
La tcnica del Valor Ganado en el control de la ejecucin de proyectos, es una de
las ms tiles para que la Junta directiva (socios) obtenga una visin objetiva del
proyecto.
Es por esto que se utilizarn indicadores que permitirn monitorear el desempeo
de los costos del proyecto, respecto a la lnea base de costos aprobados, en este
sentido se usarn:
Variacin del Costo (CV): es una medida del desempeo del costo en un
proyecto, y se calcula de la siguiente manera: Valor ganado (EV) menos los costos
reales (AC) es igual a Variacin del costo (CV).
Un valor de CV menor a 1 indica que el proyecto se encuentra por encima del
presupuesto y un valor de CV mayor a 1 indica que el proyecto se encuentra por
debajo del presupuesto.
ndice de desempeo del costo (CPI): es una medida del valor del trabajo
completado, en comparacin con el costo o avance reales del proyecto, mide la
eficacia de la gestin del costo y se calcula de la siguiente manera: CPI=EV/AC.

72

Un valor de CPI menor a 1 indica un sobrecosto con respecto al trabajo

completado, un valor de CPI mayor a 1 indica un costo inferior con respecto al
desempeo a la fecha.
En la etapa operativa de Grupo Costa Real se establecer un flujo de caja para el
control y medicin que funcione como referencia en la evaluacin de la liquidez de
la empresa en la cual muestre los flujos de entrada y salidas de efectivo en un
periodo dado.
La siguiente tabla es una plantilla del flujo de caja que deber ser realizado
cuando grupo costa real est en funcionamiento:
Cuadro # 9 Flujo de efectivo
Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

INGRESOS
1. Saldo del mes anterior

0,00

0,00

0,00

2. Ventas

0,00

0,00

0,00

0,00

2.1 Venta de servicios

2.1.1 [Producto y/o servicio 1]

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

2.2 Venta de activos

2.2.1 [Mquina 1]
2.2.2 [Mquina 2]

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

3. Aumentos de capital

0,00

0,00

0,00

0,00

3.1 [Socio 1]
3.2 [Socio 2]

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

TOTAL INGRESOS

0,00

0,00

0,00

0,00

1. Costos Fijos

0,00

0,00

0,00

0,00

1.1 Honorarios fijos de oficina

1.1.2 [Sueldo de Jefe 1]
1.1.3 [Sueldo de Jefe 2]

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

EGRESOS

73

1.1.4 [Sueldo de XXX]

1.1.5 Seguro Invalidez, vejez y muerte
1.1.6 Cargas sociales

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

1.2 Gastos administrativos

0,00

0,00

0,00

0,00

1.2.1 Alquiler de Local(es)

1.2.2 Reparacin y mantenimiento de equipos
1.2.3 Internet
1.2.4 Telfonos
1.2.5 Material y tiles de oficina
1.2.6 Electricidad
1.2.7 Agua
1.2.8 Servicio de fotocopias
1.2.9 Publicaciones e informacin(publicidad)
1.2.10 Refrigerio y atenciones de oficina
1.2.11 Gastos de representacin, tarjetas
1.2.12 Gastos notariales y registrales
1.2.13 Movilidad (gasolina)

0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00

2. Costos Variables

0,00

0,00

0,00

0,00

2.1 Materiales, insumos y suministros

2.1.1 [Materia Prima 1]
2.1.2 [Materia Prima 2]

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

2.2 Otros gastos variables

2.2.1 Servicios de terceros ligados a ventas

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

3. Costos Financieros

0,00

0,00

0,00

0,00

3.1 Mantenimiento cuentas bancarias

3.2 Portes y otras comisiones bancarias

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

0,00
0,00

4. Adquisiciones, Compras e Inversiones en Activos

0,00

0,00

0,00

0,00

4.1 Otras adquisiciones, compras o inversiones en activos

0,00

0,00

0,00

0,00

5. Impuestos

0,00

0,00

0,00

0,00

5.1 Impuesto al valor agregado

5.2 Impuesto sobre renta
5.3 Otros impuestos

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

0,00
0,00
0,00

74

TOTAL EGRESOS

INGRESOS EGRESOS

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

75

4.8 PLAN DE GESTION DE LAS ADQUISICIONES

El plan de gestin de las adquisiciones detalla los procesos necesarios para
gestionar correctamente las compras o adquisiciones de productos y/o servicios.

4.8.1 Planificar las adquisiciones

En este segmento se van a definir los procesos para adquirir bienes y/o servicios
necesarios a la hora del inicio de operaciones de la empresa, con el fin de tener
procesos establecidos y evitar problemas con algn miembro de la empresa, de
esta manera se trata de mitigar el riesgo de realizar malos negocios que puedan
ser perjudiciales o que comprometan la rentabilidad de la organizacin.

4.8.2 Decisin de fabricacin directa o compra

En esta seccin se define la decisin de compra de los productos, servicios o

resultados del proyecto. Para esto se evalan competencias y capacidades de los
colaboradores en relacin a los detalles de los productos y tareas necesarias de
adquirir y/o realizar.
El equipo de proyecto tiene experiencia en el negocio inmobiliario, implementacin
de empresas y la correcta operacin de este tipo de negocio.
Por esta razn todas las tareas tcnicas como trmites legales, trmites
obligatorios, creacin de la identidad empresarial y otras tareas especializadas
sern subcontratadas a terceros en cada uno de los temas identificados. Estos
contratistas interactan y sern dirigidos por el Gerente del Proyecto.

76

A continuacin se detalla las tareas que sern realizadas por contratistas:

Cuadro # 10 Servicios a subcontratar

Entregable
Trmiteslegales
Sociedadannima
Tramitesobligatorios
INS
CCSS
Tributacin
Identidadempresarial
Diseologo
Diseorotulado
Diseobrochures
Diseocamisas
Diseopginainternet
Diseoboletines
Dominiohospedaje
Artculosycomponentesoficina
Papelerayartculosoficina
Fotocopiadora,fax,scanner
Impresora
Pizarra
Tintaimpresora

Tarea

Elaboracinyregistro

Inscripcin
Inscripcin
Inscripcin

Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Elaboracin
Compra
Compra
Compra
Compra
Compra
Compra

De esta tabla se obtiene una herramienta de seguimiento que permitir identificar

las tareas y entregables en los que se tendr interaccin con miembros externos.

4.8.3 Gestin de adquisiciones

En el caso de realizar la compra de bienes y/o servicios, esto se realizar a
consecuencia de una necesidad de negocio para cumplir con los servicios
ofrecidos por la empresa.

77

Existen muchos medios que pueden ser utilizados como internet, que es un medio
de gran diversidad pero cuenta con costos asociados en la importacin.
Tambin se pueden realizar compras locales, este mercado es lo suficientemente
competitivo como para buscar siempre calidad y buen precio.
Independientemente del medio que se utilice para realizar las compras se deben
seguir los siguientes pasos:
Solicitud de compra:
Para realizar una solicitud de compra se debe enviar un documento al presidente
de la empresa justificando la nueva compra
informacin:
Nombre de la empresa
Numero de documento
Fecha
Justificacin de la compra
Compra local o importada
Lugar de entrega
Cantidad solicitada y costo unitario
Quien lo solicita
Firma de aprobacin

y debe contar con la siguiente

78

Cuadro # 11 Solicitud de compra

Solicituddecompra
Nombredelaempresa:

#documento:
Fecha:

CostoUnitario:

Solicitadopor:

Firmadeaprobacin

Justificacindelacompra:

Compra:
local
importada
Lugardeentrega:

Cantidad:

Una vez aprobada la solicitud de compra se iniciar el trmite de la cotizacin de

los materiales en diferentes establecimientos.
Esto beneficiara a Grupo Costa Real en la bsqueda de la mejor opcin en el
mercado.
Por consiguiente se debe llenar estos formularios de cotizaciones basados en el
siguiente modelo:

79

Cuadro # 12 Plantilla de cotizaciones

DocumentocotizacionesGrupoCostaReal
Establecimiento:
Telfono:
Fecha:
Direccin:
Encargado:
Descripcin Material Tamao Tiempodeentrega Garanta cantidad Preciou Descuento Total

total

4.8.4 Criterios de evaluacin de los proveedores

Con el fin de realizar una seleccin correcta y objetiva del proveedor que
suministrar los servicios requeridos, se aplicar un sistema de puntuacin en una
sola tabla en donde se mezclan diferentes criterios importantes a evaluar para
cada una de las ofertas que cumplen con las caractersticas tcnicas solicitadas.
El proveedor ganador ser aquel que obtenga la mayor puntuacin total.
La siguiente tabla ser la utilizada para realizar la evaluacin de los proveedores:
Cuadro # 13 Matriz para la evaluacin de los proveedores

Factoraponderar
Pesodefactor
EvaluacindeCalidad
20%
Evaluacindeprecio
25%
Evaluacintiempodeentrega
20%
EvaluacinGaranta
15%
Evaluacindecrdito
5%
Evaluacinotrascondiciones
10%
Evaluacindereferencias
5%
EvaluacinGeneral
100%

Calificacin%

Evaluacinfinal

80

Mediante la aplicacin de esta herramienta de medicin de cualidades de los

proveedores se garantizara la seleccin del mejor oferente y por ende el que ser
contratado para suplir las diferentes solicitudes de bienes y servicios.
En esta tabla se evalan aspectos generales como: calidad, precio, tiempo de
entrega, garanta, crdito, referencias y otras condiciones. A cada uno de los
factores se le asigna un peso porcentual de importancia para finalmente calcular la
evaluacin final.
Durante la implementacin del proyecto se deber utilizar esta matriz y
documentar los resultados obtenidos en caso que se requiera consultar esta
informacin ms adelante.
Una vez evaluado todos estos criterios se proceder a efectuar la contratacin,
este proceso se realizar por medio de una orden de compra el cual tendr validez
de comprometer a ambas partes en el cumplimiento de las condiciones pactadas
con anterioridad.
La siguiente es una tabla del formato de orden de compra que se utilizar:
Cuadro # 14 Plantilla para rdenes de compra

Establecimiento:
Direccin:
Descripcin

Subtotal
descuento
13%IV
recargos
TotalNeto

Preciounitario

Ordendecompra
Telfono:

Fecha:

Cantidad
Tamao

Formadepago:
fechadeentrega:
FirmaVendedor:
Firmacomprador:

Totalbruto

81

4.8.5 Administracin de las adquisiciones

La elaboracin de contratos es una responsabilidad del Director de Proyectos,

quien debe recibir asesora legal para realizar esta labor.
Cada uno de los contratos se deber confeccionar de manera individual en base a
las negociaciones con el proveedor en consideracin. Una vez elaborados

previo al envo para firma y aceptacin de parte del proveedor, el asesor legal
debe revisar nuevamente cada uno de los documentos. Con el visto bueno del
asesor se podr dar curso a la firma del mismo responsable de aceptar las
condiciones de parte del proveedor.
Se pueden realizar modificaciones en la orden de compra siempre y cuando
ambas partes estn de acuerdo y quede documentado el cambio.
A continuacin una plantilla para hacer modificaciones en el/los contrato(s):

82

Cuadro # 15 Solicitud de cambio en el contrato

Solicituddecambio/Extraalcontrato
Proyecto:
Fecha:
Solicita:
Contratista:
Contratopara:
#decontrato:

Ndeproyecto:

Origendesolicitud:

SC
E/O

SolicitudN:
Estatus:
Revisin
Aprobado
Rechazado

CI
OA

CE
EE

CM
MP

Concepto:

Descripcin(describirendetalleenqueconsisteelcambioyelmotivodelmismo)

readelcontratoaimpactar:
Nuevafechaparcialdeentrega
Nuevafechafinaldeentrega:
Impactoen$deareaaimpactar:
Impactoenmontototaldelcontrato:
VB:
adjuntarcotizaciones

Aprobacin:

Usoexclusivodeladministradordeproyectos
Actividad(es)afectada(s):
Nuevafechadeterminacindeactividad:
Nuevafechadeterminacindelproyecto:
Impactoencostodelaactividad:
Impactoencostodelproyecto:
Comentarios:

Revis:

Firma:

SC:SolicitudclienteE/O:ErroresuomisionesendeclaracinCI:CondicionesinesperadasOA:Oportunidadesdeahorro
OA:OportunidadesdeahorroCE:CondicionesexternasEE:ErroresejecucindeobraMP:Mejorasalprocedimiento
CM:Cambiodematerialesoespecificaciones

83

Ser deber del Director del Proyecto darle seguimiento a las condiciones del
contrato, controlar los servicios o productos recibidos y cerrar cada uno de los
acuerdos una vez recibido lo acordado. Los contratos se cerraran oficialmente
cuando se obtenga el resultado final esperado y estipulado en el contrato.
Es necesario contar con la asesora legal de un abogado, para crear un
documento con validez legal para la contratacin de servicios y que contengan los
siguientes puntos:
Declaraciones
Identificacin
Producto esperado
Seguimiento y control
Incumplimiento
Duracin y terminacin esperada
Derechos de autor
Costos y condiciones de pago
Seguros
Terminacin
Cada uno de estos puntos debe de ir incluidos en un contrato (anexo # 4) la cual
representa informacin necesaria para redactar y entregar un contrato que
posteriormente ser firmado por mutuo acuerdo de ambas partes.
La siguiente plantilla es una herramienta til para la administracin de contratos,
define claramente las variables que deben ser controladas para llevar una gestin
adecuada en la etapa de la implementacin y operacin de la empresa.

84

Cuadro # 16 Matriz de administracin de contratos

MATRIZ ADMINISTRACIN DE CONTRATOS

Proyecto:

Contrato:

Administrador del Contrato:

Contacto o Contraparte:
Grupo Tcnico: Grupo F
Vigencia del contrato:
Fecha de Inicio:
ACTIVIDADES
Revisiones / Visitas
Visitas
Visitas
Avance, informes o
entregables
Informe 1
Informe 2
Pagos/montos
Pago Mes 1

Pago Mes 2

Verificacin de Garantas
Verificacin
Verificacin
Control Subcontratistas
Revisiones
Revisiones
Cierre del contrato
Auditoria

Fecha de Cierre:
FECHA

REQUIERE
APROBACION

APROBADO
POR:

OTROS

85

Acuerdos
Registro
OBSERVACIONES:

Aprobado por:
Firma y Fecha:

4.8.6

Cierre de las adquisiciones

Una vez realizado todos los procesos de compras de bienes y servicios, es

necesario cerrar los contratos creados.
En esta fase es importante verificar que todos los contratos de bienes y servicios
cumplan con lo especificado, de tal manera que se puede hacer el cierre formal de
las obligaciones.
Mediante una carta firmada por el responsable se notificara al contratante que los
servicios y bienes adquiridos cumplieron satisfactoriamente con los requerimientos
y especificaciones del contrato.
Esta documentacin quedara debidamente archivada para ser utilizada como
referencia y control.

4.8.7

Solicitudes de cambio

El proceso de administrar las adquisiciones puede generar solicitudes de cambio

al plan para la direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros
componentes, tales como la lnea base de costos, el cronograma del proyecto y el
plan de gestin de las adquisiciones.

86

A continuacin una plantilla para gestionar los cambio requeridos en el proyecto:

Cuadro # 17 Plantilla para registro de cambios en el proyecto
Nombre del
proyecto
Director de
proyecto
Requerido por
Sometido por

Fecha
Fecha

Evaluado por

Fecha

Aprobado por
Requerimiento de
cambio #:

Fecha
Prioridad

Cuadro # 18 Plantilla del detalle del cambio

Detalle del cambio

Descripcin
Justificacin
Causa
Evaluacin
Alcance:
Costo:
Tiempo:
Alternativas
Recomendaciones:

Prioridad del evaluador

Opciones de implementaciones (director del proyecto)

()Aprobado

()Denegado()Enespera

Tales cambios debern ser sometidos, evaluados, y aprobados por el equipo de

proyecto debido a que podran afectar otras reas del proyecto como lo son de
alcance, tiempo, costo y adquisiciones. Se podrn tener 3 opciones de decisin
para cada requerimiento de cambio: Aprobado, Denegado, o En Espera.

87

Cuando el interesado llena la solicitud de cambio debe anexar los documentos

relevantes para solicitar dicho cambio, el administrador evala la necesidad del
cambio, en caso de no aceptar el cambio solicitado este se devuelve al interesado
y se guarda una copia en el archivo. En caso contrario el Director de Proyectos
hace una evaluacin profunda y en detalle del posible impacto del cambio en el
alcance, tiempo y costo. Despus de esta evaluacin, se presenta a los socios un
anlisis de los hechos y los resultados obtenidos y propone recomendaciones.
Si los socios rechazan el cambio se registra en el archivo, si se acepta, el Director
de Proyectos actualiza los procesos que se ven afectados por el cambio,
adjuntando los documentos pertinentes, y por consiguiente se archiva en el
consecutivo de solicitudes de cambio para finalmente proceder a coordinar los
trabajos necesarios para la ejecucin del cambio.
A continuacin se presenta el flujograma de control integrado de cambios:

88

Procesocontrol
integradode
cambios

Interesado llenalasolicitudde
cambioylaentregaal
administradordelproyecto

El a dministradorde
proyectoevala la
necesidaddelcambio

Nos eautoriza ,se

devuelveal
i nteresadoys e
gua rdacopiaen
a rchivo

NO

Seevalua
justificacin
delcambio

SI

El
administrador
delproyecto
evalael
impacto

Eladmdelproyecto
informadelcambioysu
impactoalossocios

Socios
aprueban
cambio

NO
SI

El a dm de
proyectos
a ctualizaplande
proyecto

El a dmde
proyectos informa
a l i nteresado

Secoordina la
ejecucindel
cambio

Se observanyevalan
lostrabajosdelcambio
paracontrolarelmismo
ysusefectos

Figura # 13 Flujograma de control integrado de cambios

89

CONCLUSIONES

A continuacin se desarrollan las principales conclusiones derivadas del presente

proyecto:
1. La gua del PMBOK no da las herramientas necesarias para realizar un
estudio de mercado, es por eso que dicho trabajo no se concentr en este
anlisis. No cabe duda que el compendio del mencionado libro es una gua
eficaz para la iniciacin, planificacin, ejecucin, controlar y cerrar los
proyectos, indica el conocimiento necesario para manejar el ciclo vital de
cualquier proyecto, a travs de sus procesos, ayuda en la toma de
decisiones, a documentar cada fase de los proyectos, pero dependiendo
del proyecto algunos procesos podrn no ser muy relevantes, es ah donde
para proyectos pequeos se vuelve un poco complejo.
2. Es importante que la definicin del alcance, se haga a conciencia y que
introduzca todos los lmites del proyecto, ya que este plan ser el pilar en
los que se apoya nuestro plan de implementacin. Una definicin errnea
puede hacernos perder tiempo, incurrir en sobrecostos, incrementar los
riesgos y hasta rezagarnos con respecto a la competencia.
3. Como resultado de Gestin del tiempo, la duracin del proyecto se estim
en 179 das para poder cumplir con todos los paquetes de trabajo definidos
en el Alcance.
4. En funcin del alcance definido, se desarroll un plan de gestin del costo
mediante una investigacin que estimo los costos iniciales asociados, en
base a esto el presupuesto final del proyecto se defini en: $5565.00
dlares estadounidenses.

90

5. Aunque la estimacin de costos sobrepase el presupuesto inicial, cabe

resaltar que existen $1500.00 dlares que fueron depositados en las
cuentas bancarias para su apertura, los cuales despus pueden ser
utilizados para la finalizacin de la implementacin de la empresa Grupo
Costa Real, por lo cual no va ser necesario incurrir en financiamiento por
parte de terceros.
6. Inicialmente la empresa ser operada por los dos socios, al irse
desarrollando el negocio y obteniendo contratos se estudiara opciones para
contratar personal que cubra los puestos ya descritos en el organigrama de
la empresa Grupo Costa Real.
7. En el plan de gestin de adquisiciones, se definieron los procedimientos y
criterios de evaluacin adecuados para garantizar la seleccin de
proveedores segn los productos y servicios requeridos.
8. Desarrollar las reas del conocimiento que se han ido asimilando durante
este tiempo, permite de una manera ordenada la correcta planeacin del
proyecto, al contar con una secuencia lgica y establecida de las diferentes
variables de cada plan de gestin.

91

RECOMENDACIONES

Basados en los aprendizajes adquiridos en la realizacin de esta investigacin, se

recomiendan algunas acciones para la ejecucin del proyecto:
1. Para

cualquier

iniciativa

ya

sea

personal

profesional,

en

la

implementacin de un negocio, el de mejorar procesos o modificarlos, se

recomienda realizar un plan de gestin de proyectos con el fin de maximizar
los recursos

del proyecto y la realizacin de un seguimiento y control

adecuado del mismo.

2. En este proceso de creacin de la empresa Costa Real es recomendable
realizar un anlisis de mercado , se debe recabar informacin del entorno
nacional e internacional para ver la factibilidad y las condiciones del
mercado que pueden afectar el negocio y claro est que si los resultados
no son favorables, tomar marcha atrs en dicho proyecto.
3. Los socios deben estar verificando junto a su Director de Proyectos el
control del presupuesto continuamente, para que este proceso se ejecute
de forma adecuada y transparente, esto con el fin de optimizar la gestin de
costos en la implementacin de la empresa.
4. Es necesario que el Director de Proyectos utilice las herramientas de Valor
Ganado, debe desarrollarlas para poder interpretar con precisin dnde se
encuentra el proyecto, qu esperar en el futuro y por ende qu decisiones
deben implementarse.
5. Se recomienda como fase siguiente en la implementacin de la empresa,
desarrollar los siguientes procesos: la gestin de calidad y la gestin de

92

riesgos. Es importante implementar la calidad para aportarle valor al cliente

para ofrecer un producto o servicio superiores a las que el cliente espera
recibir . Y el riesgo es necesario identificarlo antes de la ejecucin del
proyecto, para poder gestionarlo y mitigar cualquier posibilidad de que el
proyecto fracase por alguna variable no contemplada.
6. Tambin es necesario realizar un plan de RRHH para garantizar que el
personal contratado a futuro sea el idneo para el negocio.
7. Se recomienda que la empresa en un futuro inmediato, implemente un plan
de Responsabilidad Social Empresarial, esto con el objetivo de ayudar a la
comunidad y en especial a los nios de este pas, ayudndolos por medio
del deporte y la educacin, para que puedan forjarse un futuro promisorio.
8. Se deben desarrollar los procedimientos para todos los servicios ofrecidos
as como adquirir un software especfico que puede facilitar la
administracin de la cartera de proyectos que en un futuro tendr la
empresa en su desarrollo.
9. Se recomienda documentar cada uno de los cambios surgidos durante el
transcurso del proyecto, dado que esta informacin servir como insumo en
proyectos similares, en cuanto a experiencias y lecciones aprendidas.
10. De manera general, se recomienda al equipo de gestin del proyecto la
utilizacin de las herramientas desarrolladas para el correcto control y
ejecucin durante la implementacin del proyecto.
11. Por ltimo es necesario y vital documentar las lecciones aprendidas como:
problemas encontrados, soluciones utilizadas, decisiones tomadas. De

93

modo que un equipo totalmente diferente pueda utilizarlos posteriormente si

se diera la necesidad de ejecutar un proyecto similar.

94

Chamoun,Yamal,

BIBLIOGRAFIA

Administracin Profesional de Proyectos: La Gua. Mxico:

McGraw-Hill Interamericana. (2002)

Eyssautier, Maurice, Metodologa de la investigacin: Desarrollo de la Inteligencia,
4ta edicin.
Iica, Visiones y enfoques necesarios para desarrollar la microempresa asociativa
Rural (M.A.R).Modulo 1.Paraguay,Biblioteca Orton 2003.
Gido, J. Clements, J. Administracin exitosa de proyectos. 3era Edicin.
Mxico DF, Mxico: Thomson Editores. 2007.
Lled, P. Rivarola, G. Gestin de Proyectos 1era edicin. Buenos Aires: Prentice
Hall-Pearson Education. 2007.
Project Management Institute - PMI 2008. Gua de los fundamentos de la Direccin
de

Proyectos.

PMBOK

Guide,

Cuarta

edicin

2008.

Newtown

Square,

Pennsylvania, E.U.A.
Schmitt, B. Simonson, A. Marketing y esttica: la gestin estratgica de la marca,
la identidad y la imagen. 1era Edicin. Barcelona, Deusto S.A Ediciones.1998.
Wikipedia La enciclopedia libre (2007) Consultado el 11 de marzo, 2011
Referencia http://es.wikipedia.org/wiki/Inmueble

95

ANEXOS

8.1 Anexo # 1 Charter

Acta del Proyecto
Director del proyecto: Cdric Mentrel
Fecha
21 de Febrero del 2011

Nombre del proyecto

Plan de gestin para crear una empresa de Bienes Races
y Administracin de Propiedades

reas de conocimiento
Conocimiento:
Alcance, Costo, Tiempo, Adquisiciones
Procesos:
Iniciacin, Planificacin, Control

rea de aplicacin
Bienes Races y Servicios

Fecha de inicio del proyecto

Fecha tentativa de finalizacin del proyecto

20 de Febrero del 2011

1ero de Agosto del 2011

Objetivos del proyecto

Objetivos general
Desarrollar un plan de gestin para la creacin de una empresa de Bienes Races y Servicios complementarios
para competir exitosamente en el mercado Costarricense.
Objetivos especficos
Definir las especificaciones del negocio necesarias para crear la empresa de BR y de Administracin de
Propiedades.
Identificacion de los principales entregables y tareas que se deben realizar para lograr la implementacion de la
empresa.
Desarrollar el plan de gestin contemplando el tiempo necesario para incluir los procesos requeridos para poder
administrar la finalizacion del proyecto en el espacio programado
Estimar los costos que conllevara la creacin de la empresa para destinar un presupuesto el cual pueda ser
respetado en la fase de implementacion del proyecto.
Crear herramientas/procedimientos que faciliten los procesos de compras y contrataciones de la empresa.
Justificacin o propsito del proyecto(aporte y resultados esperados)
La metodologa que se pretende implementar permitir planificar la creacin de la empresa de Bienes Races y
Administracin de Propiedades de una forma ms efectiva. Se justifica la creacin de esta empresa por una
necesidad comercial, una demanda del mercado que se ha ido reactivando y se ha visto la necesidad de brindar
servicios personalizados y de calidad a los futuros clientes, dado que se ha encontrado muchos especuladores en
el negocio que no brindan estos servicios profesionalmente. Se espera que la buena planificacin de este proyecto
pueda dar resultados aceptables para la puesta en ejecucin del mismo.Se esperan resultados sobresalientes en
el proceso ejecutor dados su planificacin. Tambin se busca que la estructura de la organizacin sea slida.
Descripcin del producto o servicio que generara el proyecto-Entregables Finales

96

Lista de especificaciones necesarias para la creacin de la empresa.

Plan de alcance que definir limitantes, los requerimientos y entregables
Plan de gestin del tiempo incluir la lista de actividades, su secuencia, las duraciones al igual que sus
responsables.
Plan de gestin costos incluir la cotizacin de los costos lo cual se tomara para crear el presupuesto
Se obtendr un documento con procedimientos de compras y contrataciones para ser procesados
Supuestos
Se desarroll un estudio de mercado y econmico que respalda la creacin de la empresa
Los requerimientos del cliente han sido entendidos
Experiencia el mercado de Bienes Races y servicios administrativos
Se tiene claridad de la estructura organizacional y los servicios que brindar.
Restricciones
Solo se tendr como presupuesto el costo estimado, siendo difcil incrementar posteriormente dicho presupuesto
Presupuesto estimado 5000$
Tiempo mximo para realizacin del proyecto: 6 meses
Recursos limitados para la creacin del proyecto (1 recurso humano)
Informacion historica relativa
Dada la oportunidad de negocios en el mercado de los Bienes Races, dos socios se han unido para crear dicha
empresa y crear una estructura slida que permita competir exitosamente en el mercado Costarricense.
Roberto Esquivel Runnembaum, uno de los socios tiene una formacin en Administracin de Negocios en la
Universidad Interamericana de Costa Rica(actualmente Universidad Latina) y ha trabajado por muchos aos como
corredor de Bienes races. Ha sido un empresario y llevado a cabo muchos negocios.
Cdric Mentrel Caldern el otro socio tiene una formacin en Administracin de negocios en el financiera en la
Universidad Latina de Costa Rica y ha trabajado en varias compaas multinacionales como Western Union,
Procter & Gamble, CITIBANK y la empresa Nacional Constructora Santa Fe. Pero tambin ha estado sumergido en
el negocio de construccin y Bienes Races dado que la familia posee empresas dedicadas a estos negocios. Los
socios cuentan con experiencia en el sector de bienes e inmuebles as como en la prestacin de servicios
complementarios en Administracin.

Identificacin grupos de inters

Clientes directos: Cdric Mentrel, Roberto Esquivel, Cartera de clientes
Clientes indirectos: Cmara de corredores, Cmara Costarricense construccin, Empresas de servicios de
Outsourcing, Empresas de Bienes Races, Bancos pblicos y privados, proyectos inmobiliarios, sector privado,
sector turstico.
Elaborado por: Cdric Mentrel

Firma:

Aprobado por: lvaro Mata PMP

Firma:

97

8.2 Anexo # 2 EDT

98

8.3 Anexo # 3: Cronograma

99

8.4 Anexo # 4 Contrato por servicios profesionales

CONTRATO POR SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA
DIRECCION., DEPARTAMENTO. PROYECTO.
Entre nosotros, XXXXX que para efectos del presente contrato se denominar la
CONTRATANTE, con cdula de persona jurdica XXXXXX, representada en
este acto por XXXXXXXXXXXXXX, mayor, casado, Ingeniero Electricista, vecino
de San Rafael de Heredia, cdula XXXXXXXXXXXXXX, en su calidad de
XXXXXXX, con facultades suficientes para este acto, personera inscrita en la
Seccin Mercantil del Registro Pblico XXXXXXXXXXXXX y ., que
para efectos del presente contrato se denominar la CONTRATISTA, con cdula
de persona jurdica, representada en este acto por ..,
mayor, casado, . (oficio), vecino de ., cdula (En caso de
persona jurdica agregar) en su calidad de Presidente o Apoderado Generalsimo
sin lmite de suma, personera inscrita en la seccin Mercantil del Registro Pblico
al tomo , folio , asiento . , hemos convenido en celebrar el
presente CONTRATO POR SERVICIOS PROFESIONALES, por requerimiento
de.. (Dependencia) y se regir por las siguientes clusulas:
PROCEDIMIENTO DE SELECCIN: De conformidad con artculo 27 inciso a) de
la Ley de Contratacin Administrativa, modificado por la Contralora General de la
Repblica en la resolucin de las ocho horas del diecisis de diciembre del dos mil
dos, establece que las contrataciones menores de veinticinco millones se
tramitaran por contratacin directa. Para la presente contratacin se invitaron a los
siguientes proveedores:.., favoreciendo segn el acto de adjudicacin a
la.. (empresa o persona fsica).
(Cuando el convenio o contrato se realizar con una institucin pblica se debe
eliminar el prrafo anterior e incluir lo siguiente:

100

CONSIDERACIONES DE MRITO: Los contratos interadministrativos que se

efecten entre entidades de derecho pblico, por disposicin de la Ley de
Contratacin Administrativa, artculo 2 inciso c), en relacin con el numeral 78 del
Reglamento General de la Contratacin Administrativa, estn expresamente
exceptuados de la regla constitucional de la licitacin preceptuada en el artculo
182 de la Constitucin Poltica, por tanto ambas entidades pblicas, en ejercicio de
sus competencias y especializaciones, concurren voluntariamente y sin fines de
lucro a celebrar el presente convenio en forma directa.
CLUSULA PRIMERA. OBJETO.
Cada dependencia describe su objeto

CLAUSULA SEGUNDA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.

Aparte de otras segn el objeto, se debe estipular:
Presentar

informes

mensuales

que

debern

detallar

los

resultados

observaciones obtenidos en cada etapa concluida y cualesquiera otros temas no

sealados en el presente contrato, pero que tengan relacin con los estudios.
EL Contratista garantiza que cumplir a cabalidad el presente contrato, utilizando
en sus labores, la experiencia, el conocimiento, la tcnica y logstica necesaria a
los ms altos niveles y estndares de calidad.
CLAUSULA TERCERA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE
Aparte de otras, se debe incluir:
La Contratante realizar todas las diligencias administrativas internas para
cancelar el respectivo pago dentro de un plazo de 30 naturales posterior a la
aprobacin del informe mensual respectivo y presentacin de las factura de cobro.

101

CLAUSULA CUARTA. PLAZO. El presente documento tiene una vigencia de un

ao, pudindose prorrogar por periodos iguales a solicitud de la Contratante, con
un mes de antelacin a su vencimiento. Las prrrogas podrn darse hasta un
mximo de tres veces consecutivas. El Contratista podr solicitar prorrogas
cuando se alegare fuerza mayor dentro los 8 das siguientes al conocimiento del
hecho.
CLAUSULA QUINTA: HONORARIOS. La Contratante pagar a la Contratista por
concepto de honorarios la totalidad de($..), su forma de
pago ser por mes vencido de .( $

), contra la presentacin

del informe aprobado y la factura de cobro.

CLAUSULA SEXTA: NATURALEZA DE LA RELACION. De conformidad con el
artculo 65 de la Ley de Contratacin Administrativa el presente servicio no origina
relacin de empleo pblico.
CLUSULA SETIMA: CONFIDENCIALIDAD. En ningn momento puede el
Contratista compartir, trasmitir, divulgar o de alguna manera revelar o exponer,
parcial o totalmente, a clientes o terceros, informacin confidencial entregada por
la Contratante o de la que tenga conocimiento por cualquier otra razn, sin su
autorizacin expresa y por escrito. En este sentido, el Contratista se compromete
a seguir todos los pasos necesarios para salvaguardar y proteger toda informacin
confidencial contra el mal uso, divulgacin, espionaje, prdida y robo de la misma;
y cuando se venza el presente contrato, se compromete de igual forma, a entregar
con prontitud, todas las copias y documentos que estn en su posesin,
especialmente, si contienen informacin confidencial. Para todos estos efectos, se
entiende por informacin confidencial, aquella informacin que generalmente no
es conocida en el mercado o por el pblico y que es usada, manejada y obtenida
exclusivamente por la Contratante en conexin con sus negocios. En caso de

102

incumplimiento, el Contratista pagar a la Contratante, los daos y perjuicios que

le cause, pudiendo sta dar por terminado en forma inmediata el contrato.
CLAUSULA OCTAVA: CESION. La Contratista no podr, sin autorizacin previa,
expresa y escrita de la Contratante, ceder, enajenar, dar en arriendo o de manera
alguna transferir total o parcialmente los derechos que en este contrato se pactan,
debiendo ella prestar los servicios de manera directa, salvo por circunstancias
calificadas que ameriten un evidente beneficio a los inters de la Contratante, no
obstante el cesionario debe ser apto para cumplir igual o mejor las actividades
cedidas, sin perjuicio de los artculos 22, 36 y 39 de la Ley de Contratacin
Administrativa y su Reglamento respectivamente
CLAUSULA NOVENA: SUBCONTRATACION. Los conocimientos, experiencias,
actitudes del Contratista son elementos esenciales para su contratacin, por lo
que las obligaciones aqu contradas se adoptan en carcter personal Intuitu
Personae, por lo que dichos servicios no podr ser subcontratados, salvo para las
actividades accesorias y en casos excepcionales hasta un 50% del servicio, sin
perjuicio de la responsabilidad del Contratista por la actividad subcontrata.
CLUSULA DECIMA PRIMERA. MODIFICACIONES AL CONTRATO. Cualquier
modificacin al presente contrato, slo podr establecerse mediante acuerdo escrito
de ambas partes, y slo en aquellos casos que se modifiquen los elementos
esenciales del contrato ser necesario contar con la aprobacin de la Direccin
Jurdica Institucional, aplicando lo dispuesto en los artculos 12 y 14 de la Ley de
Contratacin

Administrativa

su

Reglamento

respectivamente

mediante

addendum firmado por las partes.

CLAUSULA DECIMA SEGUNDA: REGLAS DE INTEGRACION. Todos aquellos
aspectos que no estuvieran expresamente previstos en este contrato, se regirn

103

por las disposiciones de la ley de Contratacin Administrativa, su Reglamento, la

Ley de Informacin no Divulgada y ordenamiento jurdico aplicable.
CLUSULA

DCIMA

TERCERA.

DOMICILIO

PARA

RECIBIR

COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. De conformidad con lo dispuesto en

los artculos 4 de la Ley de Notificaciones, Citaciones y Otras Comunicaciones
Judiciales y el 174 bis del Cdigo Civil, las partes definen para todos los efectos,
como domicilio contractual por parte de la Contratante y por parte de la
Contratista ... La entrega de estas comunicaciones y notificaciones se
har en los domicilios indicados y se entendern realizados con el documento que
acredite el acuse o confirmacin de recibo. Ambas partes se obligan a informar y
suscribir va addendum los cambios de domicilio o lugar para atender
notificaciones futuras. Se tendr por notificado el acto cuando el lugar sealado
fuere impreciso, incierto o inexistente.
CLUSULA DCIMA CUARTA. ACUERDO EXTRAJUDICIAL. Los conflictos,
controversias o diferencias de carcter patrimonial que se susciten entre las
partes, derivados de la aplicacin de este contrato, podrn ser resueltas
extrajudicialmente, segn el procedimiento establecido en la Ley sobre Resolucin
Alterna de Conflictos y Promocin de la Paz Social, N 7727 del 14 de enero de
1998, cuando las partes as lo acuerden y sea aprobado por el Consejo de la
Administracin de la Contratante.
CLAUSULA DECIMA QUINTA. NULIDAD: La declaratoria de nulidad de una de
las presentes clusulas, no afecta la validez y eficacia del resto del cuerpo
contractual. En tal caso, las partes, debern acordar una clusula sustituta que
mejore la intencin original de las partes al pactar la clusula declarada invlida o
ineficaz.

104

CLAUSULA DECIMA SEXTA: RESCISIN O RESOLUCION CONTRACTUAL. La

Contratante unilateralmente o de mutuo acuerdo podr rescindir el contrato por
motivos de inters pblico, fuerza mayor o caso fortuito, para lo cual aplicar las
reglas del artculo 13.3 del Reglamento de la Ley de Contratacin Administrativa. Sin
embargo, la Contratante tambin podr resolver este Contrato de manera unilateral
por

incumplimientos

contractuales

imputable

al

Contratista,

siguiendo

el

procedimiento establecido en el artculo 13.2 del mimo Reglamento citado.

CLAUSULA

DECIMA

SETIMA:

PROPIEDAD

INTELECTUAL.

Cualquier

documento, informacin o ttulo producto del presente contrato es propiedad

exclusiva de la Compaa, cediendo el Contratista de forma vitalicia los derechos de
autor.
CLAUSULA

DECIMA

OCTAVA:

PRESCRIPCION

CONTRACTUAL.

La

responsabilidad del Contratista para responder por daos y perjuicios causados al

Contratante originados por incumplimientos contractuales, prescribir en cinco aos
a partir de la aprobacin del informe final. En cuanto a daos y perjuicios
ocasionados a terceros con su actuar u omisin,

el Contratista ser el nico

responsable ante el perjudicado, liberando de responsabilidad a la Contratante.

CLAUSULA DECIMA NOVENA: ADMINISTRADOR DEL CONTRATO: El
Administrador del contrato es .. (la dependencia de XXXX) quien velar que
se cumpla a cabalidad el objeto contractual, aprobar los informes mensuales que
rinde el contratita, cumplir con las obligaciones de la Contratante, coordinar con el
Contratista cualquier gestin relacionada directa o indirectamente con el servicio,
rendir un informe final evaluando el rendimiento del servicio, as como cualquier otra
intervencin necesario para la debida ejecucin.

105

CLAUSULA DECIMA NOVENA: DOCUMENTACIN INTEGRAL: Forma parte

integral del presente contrato la solicitud de suministro de servicios nmero .,
suscrita el de . de , por el , la orden de servicios nmero
emitida por la Proveedura de la Contratante y el expediente administrativo
N(nmero del SIACO).(y cualquier otro que se considere necesario incluir)
CLAUSULA DECIMA: ESTIMACION. Para efectos fiscales se estima el presente
contrato en la suma de ( $

), de conformidad con el artculo

31 de la Ley de Contratacin Administrativa. (La estimacin se establece de la

siguiente forma, contrato a plazo fijo se estima el mes por el plazo del contrato,
contrato indeterminados o con clusulas que puedan superar los 4 aos se estima
el mes por 48)
CLAUSULA DECIMA PRIMERA: ACEPTACION. Las partes contratantes
declaran que todas y cada una de las clusulas del presente contrato son ciertas
y consecuentemente se comprometen a su fiel cumplimiento. Sometindose en
todo a las leyes y tribunales de Justicia de Costa Rica, por lo cual firman la ciudad
de San Jos, a las.. del da . del mes de .del ao
_________________________

__________________________

XXXXXXXXXXXXXXXXXX
La Contratante

El Contratista
__________________________
Direccin Jurdica Institucional
XXXXXXXXXXXXXX

106

8.5 Anexo # 5: Minuta de reunin

Asunto

Fecha
dd-mm-yyyy

HORA INICIO

DURACIN (Min.)

Justificacin

Moderada por

PARTICIPANTE

LUGAR

FIRMA

PARTICIPANTE

01.

02.

03.

04.

05.

06.

AGENDA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
COMENTARIOS

1.

SALA

FIRMA

107

COMENTARIOS

2.
3.
4.
ACUERDOS

5.
6.
7.
8.
ACCIONES
DESCRIPCION

RESPONSABLE

FECHA LMITE

1.
2.
3.
4.

Fecha
Prxima
Reunin :
Hora
Conclusin:
Firma
responsable de
minuta:

Hora:

Lugar:

Mercado Valores

Distribuir minuta:

Email (S/N) S

Imprimir minuta:

S/N N