UNIVERSIDAD TECNOLOGICA

INDOAMERICA
SISTEMA DE EDUCACION SEMIPRESENCIAL

INGENIERIA EN ADMINSITRACION DE EMPRESAS Y

NEGOCIOS

Implementacin a un Sistema de Gestin

de Calidad en base a la Norma ISO 9001
en la Contralora General del Estado
Integrantes: Mara Stephanie lava
Xavier Trvez
Carmona

Asignatura: Gerencia de Calidad.

Tutor: Ing. Eduardo Zumrraga.
Nivel: Sptimo Semestre.

Gabriela Guevara
Pablo Aldaz

Andrs

Quito, 27 de agosto de 2016

Tema: Implementacin a un Sistema de Gestin de Calidad en base a la Norma ISO

9001 en la Contralora General del Estado.

Captulo I: El Problema
1.1 Problema.
Falta de un sistema de Gestin de Calidad en la Contralora General del Estado.
1.2 Justificacin.
La Contralora General del Estado ha recibido financiamiento del Banco Interamericano
de Desarrollo, BID, para poner en marcha el programa para contribuir a una mayor
efectividad del sistema de control del Gobierno del Ecuador a travs del mejoramiento
de la calidad, es por eso que la Contralora General del Estado utiliza los fondos
asignados en mejorar la planificacin, ejecucin y aplicacin de los procesos de
auditora a travs de un proceso de consultora para la implantacin de un Sistema de
Gestin de Calidad en base a la Norma ISO 9001.
1.3 Objetivo General.
El objetivo principal de esta consultora es realizar la revisin, levantamiento,
estandarizacin, optimizacin e implementacin de procesos misionales y de apoyo de
la Contralora General del Estado, implementar a un sistema de Gestin de Calidad en
base a la norma ISO 9001 y transmitir conocimientos.
1.4 Objetivos Especficos.
Mejorar la planificacin, ejecucin y aplicacin de resultados de las acciones de
control realizadas por parte de la Contralora General del Estado.
Fortalecer las capacidades de los funcionarios de la Contralora General del
Estado y de las Unidades de Auditora Interna, y potenciar la infraestructura
fsica y tecnolgica.
Mejorar la oportunidad en la preparacin de los informes de acciones de control
formulados por los auditores de la Contralora General del Estado.
Asegurar la eficiencia de la gestin administrativa del proyecto a travs del
monitoreo de las actividades de ejecucin, resultados y evaluaciones.

Captulo II: Marco Terico

2.1 Antecedentes.
La Contralora General del Estado, como ente de control de la Repblica del Ecuador ha
sido testigo de cambios dinmicos, entornos polticos, econmicos y sociales que han
sido trascendentales en su historia.

La revisin, anlisis y validacin de los entregables producto de la consultora sern

llevados a cabo por el personal tcnico de la institucin escogido para el efecto, dicha
validacin ser sometida por parte de este equipo a un proceso de socializacin con las
unidades administrativas de la institucin relacionadas con el manejo de la normativa en
las reas tcnicas y de desarrollo administrativo, y con cada una de las unidades
administrativas de la CGE, se aceptarn estos productos mediante la firma de actas de
conformidad.
La institucin est fuertemente comprometida en establecer mejores prcticas, procesos
y gestin dentro de un marco constitucional que satisfaga las demandas de la
colectividad. Precisamente debido al mandato Constitucional, a la Contralora General
del Estado le corresponde el control de la correcta utilizacin de los recursos estatales y
de las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos. Para
dar fiel cumplimiento con estas competencias atribuidas a la institucin se ha planteado
incurrir en el mejoramiento de los procesos existentes; ms giles y oportunos con la
ayuda de los servicios actualizados con los que cuenta la consultora.
2.2 Sealamiento de Variables.
Se puede sealar tres variables importantes sealadas por acciones de control las cuales
son:
1. Calidad de las acciones de control mejorada.
2. Cobertura de las acciones de control ampliada.
3. Oportunidad de las acciones de control mejorada.
2.3 Definiciones Conceptuales.
Qu es un sistema de Gestin de Calidad?
Un Sistema de Gestin de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier
organizacin planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de
la misin, a travs de la prestacin de servicios con altos estndares de calidad, los
cuales son medidos a travs de los indicadores de satisfaccin de los usuarios.
Qu es la ISO?
ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de
organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de
preparacin de las normas internacionales, normalmente se realiza a travs de los
comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la
cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representados en
dicho comit. Las organizaciones Internacionales, pblicas y privadas,
en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente
con la Comisin Electrotcnica Internacional (CEI) en todas las materias de
normalizacin electrotcnica.
La serie ISO 9000
Es un mtodo prctico y probado para gestionar la calidad eficazmente, est constituida
por un conjunto de documentos separados, pero relacionados, que definen estndares
internacionales para los sistemas de administracin de la calidad. stos se desarrollaron
con la meta de documentar los elementos de un sistema de ste tipo en una

organizacin, con el fin de mantener un sistema de administracin de la calidad

efectivo. La serie no determina tcnicas o tecnologas especficas que deben emplearse.
La Norma ISO 9001.
Especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad aplicables a toda
organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que
cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicacin y
su objetivo es aumentar la satisfaccin del cliente.
2.4 Hiptesis.
Los procesos para realizar acciones de control son susceptibles de ser optimizados,
estandarizados y automatizados. Dichos procesos estn respaldados por normas e
instrumentos metodolgicos que requieren ser actualizados considerando los nuevos
estndares internacionales. A la fecha se ha realizado un relevamiento de todos los
procesos misionales y de asesora y de apoyo, en donde existen 86 procesos misionales
agrupados en 9 sistemas de gestin: control; auditoras internas; desconcentrada de
control; asuntos ticos, participacin ciudadana y control patrimonial; coordinacin
jurdica; recursos de revisin; tcnica normativa y desarrollo administrativo;
responsabilidades; y patrocinio, recaudacin y coactivas.
2.5 Viabilidad econmica, cientfica y tcnica.
Econmica:
Debido a que este proyecto no va a generar ingresos o beneficios de tipo monetario a la
CGE, no es procedente un estudio de orden financiero, en el que se pretenda demostrar
beneficios monetarios para la CGE; por consiguiente, corresponde realizar el anlisis de
la viabilidad econmica; a travs de la cuantificacin y valoracin de los beneficios
(ahorros) que va a generar su implementacin en la gestin institucional. La viabilidad
econmica se determina al comparar: los beneficios que va a generar a la sociedad la
realizacin del proyecto, frente a los costos en los que incurrir este Organismo de
Control, en su implementacin.
Cientfica:
La Contralora General del Estado -CGE-, forma parte de la Organizacin
Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores -OLACEFS-,
organismo que cumple con funciones de investigacin cientfica especializada para
fomentar el desarrollo y perfeccionamiento de las EFS de Amrica Latina y el Caribe.
Durante el perodo 2011 - 2012, Ecuador ejerci la Presidencia de este organismo
internacional, responsabilidad que estuvo representada por el titular de la CGE, Dr.
Carlos Plit.
Tcnica:
La revisin, anlisis y validacin de los entregables producto de la consultora sern
llevados a cabo por el personal tcnico de la institucin escogido para el efecto, dicha
validacin ser sometida por parte de este equipo a un proceso de socializacin con las
unidades administrativas de la institucin relacionadas con el manejo de la normativa en
las reas tcnicas y de desarrollo administrativo, y con cada una de las unidades
administrativas de la CGE, se aceptarn estos productos mediante la firma de actas de
conformidad.

2.6 Cronograma de Actividades.

Nombre de tarea
Procesos misionales y de apoyo
de la CGE optimizados e
implementados; y cuatro
procesos misionales
implementados al Sistema de
Gestin de Calidad ISO
9001:2008
Contratacin de la Firma
Consultora especializada en
procesos
Solicitud de No objecin al BID
No objecin del BID
Elaboracin de Pliegos (TDR,
hoja de datos, grilla de criterios y
modelo de contrato.)
Invita a presentar propuestas
tcnica y econmica.
Evaluacin de ofertas tcnicas
Notifica resultado tcnico e
invita a la apertura de ofertas
econmicas
Apertura de propuestas
econmicas, evaluacin
Negocia contrato y adjudicacin
Firma del contrato
Ejecucin del contrato
producto 1
producto 2
producto 3
producto 4
producto 5
producto 6
Pago
Anticipo (30%)
Pago contra entrega de producto
1 (25%)
Pago contra entrega de producto
2 (12%)
Pago Producto
Pago contra entrega de producto
4 (20%)
Pago contra entrega de producto
5 (15%)
Pago Final contra entrega de
producto 6 (15%)

Duracin

Aporte BID

Aporte Local

Comienzo

Fin

490 das

$ 1,400,000.00

$ 0.00

16/9/2014

29/8/2016

168 das

$ 0.00

$ 0.00

16/9/2014

21/5/2015

1 da
5 das

$ 0.00
$ 0.00

$ 0.00
$ 0.00

23/9/2015
24/9/2014

23/9/2015
30/9/2014

20 das

$ 0.00

$ 0.00

13/11/2014

10/12/2014

30 das

$ 0.00

$ 0.00

19/12/2014

4/2/2015

15 das

$ 0.00

$ 0.00

5/2/2015

27/2/2015

5 das

$ 0.00

$ 0.00

10/3/2015

16/3/2015

10 das

$ 0.00

$ 0.00

17/3/2015

30/3/2015

8 das
15 das
280 das
80 das
40 das
1 da
89 das
60 das
10 das
322 das
15 das

$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 1,400,000.00
$ 420,000.00

$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00
$ 0.00

10/4/2015
30/4/2015
22/5/2015
22/5/2015
14/9/2015
12/11/2015
13/11/2015
23/3/2016
16/6/2016
22/5/2015
22/5/2015

21/4/2015
21/5/2015
29/6/2016
11/9/2015
11/11/2015
12/11/2015
22/3/2016
15/6/2016
29/6/2016
29/8/2016
11/6/2015

42 das

$ 245,000.00

$ 0.00

14/9/2015

13/11/2015

42 das

$ 117,600.00

$ 0.00

12/11/2015

12/1/2016

1 da

$ 127,400.00

$ 0.00

13/1/2016

13/1/2016

42 das

$ 196,000.00

$ 0.00

23/3/2016

19/5/2016

42 das

$ 147,000.00

$ 0.00

16/6/2016

18/8/2016

42 das

$ 147,000.00

$ 0.00

30/6/2016

29/8/2016

Captulo III: Metodologa

3.1 Enfoque de la modalidad.

Cuantitativo:
Considerando la tasa social de descuento de 12%, un horizonte de evaluacin de 10
aos y los beneficios y costos se est obteniendo un Valor Actual Neto (VAN) del
Programa de US$ 1,200,396.63 y una Tasa Interna de Retorno de 18.88%, lo cual
demuestra que este Programa es viable y generara beneficios netos para Ecuador.
Cualitativo:
Se considera la contratacin de servicios de adecuacin de infraestructura que se
desarrollarn en sitios urbanos, stos producirn molestias temporales como: ruido,
polvo, escombros, etc.; mismos que se enmarcan dentro de la categora 2: Proyectos que
no afectan el medio ambiente, ni directa o indirectamente; sin embargo, de acuerdo a la
magnitud que presente la obra, se considerarn los aspectos relacionados con la
prevencin y mitigacin de impactos, contingencias, capacitacin, salud ocupacional y
seguridad industrial, manejo de desechos, relaciones comunitarias, rehabilitacin de
reas afectadas, entrega del rea y monitoreo.
3.2 Modalidad de la Investigacin.
El modelo investigativo a utilizar se basa en la recopilacin de informacin y datos en el
campo administrativo de la institucin, el mismo que se realizara en base a encuestas
referente a temas relacionados al sistema de calidad.
3.3 Tipo de Investigacin
Se utilizar la Investigacin Explorativa, esta investigacin es conocida porque permite
realizar trabajos como entrevistas y encuestas al personal que conforman el Comit de
Calidad designado por las mximas autoridades de la institucin.
3.4 Poblacin y Muestra
Personal de la Contralora General del Estado: A junio de 2016, la institucin cuenta en
su distributivo de personal con 1758 servidores, de los cules, 1398 son profesionales,
que corresponde al 79.52% y 360 no tienen ttulo profesional que los acredite que
representa el 20.48% restante. Conforme esta identificacin, el personal de la CGE,
presenta el siguiente detalle:
Profesionales
Hombres
Mujeres
687
681
39%
39%

No Profesionales
Hombres
Mujeres
198
192
11%
11%

Total
100%

De los cuales 12 funcionarios forman parte del Comit de Calidad, los mismos que
sern tomados en cuenta para la formulacin de la encuesta solicitada por las mximas
autoridades de la institucin.

3.5 Operacionalizacin de las Variables.

Variables

Indicador

Porcentaje de devolucin de
Calidad de las informes de acciones de
acciones
de control previa la aprobacin
control mejorada. del Director de la unidad
administrativa
Cobertura de las
acciones de
control ampliada.

Operacionalizacin de Variables
Formula de Aplicacin
Tiempo
por Indicador
Tiempo para
predeterminacin de
responsabilidades
validadas

Tiempo para las

Porcentaje de Acciones de
Entidades sujetas a
control realizadas en entidades
control del Estado
de alto riesgo
fiscalizadas anualmente

Porcentaje de Acciones de
Oportunidad de las control con ampliaciones de
acciones
de plazo frente a rdenes de
control mejorada. trabajo emitidas en el
transcurso de un ao

Tiempo promedio entre

el inicio de las acciones
de control hasta la
conferencia fina

Frmula de Aplicacin
por Tiempo

Nro. Informes devueltos

entre 3 y 6 veces / Nro.
Total de informes
sometidos a revisin

Nro. Responsabilidades
predeterminadas validadas
por la Direccin de
Responsabilidades / Nro.
Total de responsabilidades
predeterminadas

Entidades alto riesgo

auditadas en el perodo n
/ Total entidades alto
riesgo perodo

Entidades alto riesgo

auditadas en el perodo n /
Total entidades alto riesgo
perodo

Acciones de control con

ampliaciones de plazo /
rdenes de trabajo
emitidas en el transcurso
de un ao

Tiempo transcurrido entre

la fecha de emisin de la
orden de trabajo y la
conferencia final

3.6 Tcnicas e Instrumentos de la Informacin.

La tcnica utilizada ser encuestas, mismas que sern aplicadas a los miembros que
conforman el Comit de Calidad, para su respectivo anlisis, tabulacin y presentacin
de resultados.

Captulo IV: Resultados

4.1 Seleccin de Alternativas
La evaluacin de alternativas puede requerir una serie de decisiones en las cuales el
resultado de esta etapa es importante para la siguiente etapa en la toma de decisiones.
Al momento de presentar el proyecto al Banco Interamericano de Desarrollo para la
presentacin de la invitacin, y de esta manera los proveedores interesados puedan
aplicar para el inicio del proceso para la implementacin del Sistema de Calidad.
4.2 Desarrollo de la propuesta de la solucin del problema.
Resultados de las Encuestas Realizadas, siendo encuestados los 12 miembros que
conforman el Comit de Calidad, se obtuvo los siguientes resultados.
Pregunta 1: Participa del Sistema de Gestin de Calidad?

Participa del Sistema de Gestin de Calidad?

SI
NO

SI; 100%

Pregunta 1 No Encuestados
SI
12
NO
0

Pregunta 2: Conoce a los encargados que estn a cargo del Proceso de implantacin
del SGC al interior de la Institucin?

Conoce a los encargados que estn a cargo del Proceso de implantacin del SGC al interior de la Institucin?

33%

SI
NO

67%

Pregunta 2 No Encuestados
SI
4
NO
8
Pregunta 3: Se siente motivado a colaborar con la Institucin?

VePregunta 3: Se siente motivado a colaborar con la Institucin?

8%
SI
NO

92%

Pregunta 3 No Encuestados
SI
11
NO
1

Pregunta 4: Considera importante que la Institucin cuente con un Sistema Gestin de

Calidad?

Considera importante que la Institucin cuente con un Sistema Gestin de Calidad?

SI
NO

100%

Pregunta 4 No Encuestados
SI
12
NO
0
Pregunta 5: Se ha sentido parte del proceso implantacin del sistema gestin de
calidad y de los resultados que se estn obteniendo?

Se ha sentido parte del proceso implantacin del sistema gestin de calidad y de los resultados que se estn obteniendo?

33%

SI
NO

67%

Pregunta 5 No Encuestados
SI
8
NO
4

Pregunta 6: Cuenta con la infraestructura, espacios de trabajo y equipamiento

adecuados para el desempeo de sus funciones, de una manera eficaz, cmoda y
funcional para cumplir con los requisitos de la Institucin?

Cuenta con la infraestructura, espacios de trabajo y equipamiento adecuados para el desempeo de sus funciones, de una manera eficaz, cmoda y funcional para cumplir con los requisitos de la Institucin?

SI

50%

50%

NO

Pregunta 6 No Encuestados
SI
6
NO
6
Pregunta 7: Dispone de un medio ambiente laboral adecuado para el desempeo de
sus funciones?

Dispone de un medio ambiente laboral adecuado para el desempeo de sus funciones?

17%
SI
NO

83%

Pregunta 7 No Encuestados
SI
10

NO

Pregunta 8: Percibe un cambio positivo entre la situacin previa a la certificacin de

un Sistema de Gestin de Calidad y la situacin posterior?

Percibe un cambio positivo entre la situacin previa a la certificacin de un Sistema de Gestin de Calidad y la situacin posterior?

SI

42%
58%

NO

Pregunta 8 No Encuestados
SI
7
NO
5
Pregunta 9: El Sistema de Gestin de Calidad agrega valor a su labor?

El Sistema de Gestin de Calidad agrega valor a su labor?

25%

SI
NO

75%

Pregunta 9 No Encuestados
SI
9
NO
3

Pregunta 10: Considera usted que el Sistema Gestin de Calidad es un aporte a la

Gestin en la Institucin?

Considera usted que el Sistema Gestin de Calidad es un aporte a la Gestin en la Institucin?

8%
SI
NO

92%

Pregunta 10 No Encuestados
SI
11
NO
1
4.3 Discusin de los Resultados.
Las motivaciones de la Institucin para implementar el Sistema de Gestin de Calidad,
segn las fuentes consultadas, todas coinciden en sealar la importancia de este
programa propuesto por la Contralora General del Estado, al relacionar la
implementacin de la Norma ISO 9001 al cumplimiento del Programa de Mejoramiento
de la Calidad.
En el Servicio, se observa la opinin del Comit de Calidad, mismo que se encuentra
conformado por los funcionarios que tienen una formacin acorde a los desafos que
plantea el desarrollo de un Sistema de Gestin de Calidad basado en la Norma ISO
9001, cuentan con formacin, y el alcance de lo que esto significa y por tanto su
acercamiento al sistema y funcionalidad es para contar de manera oportuna y eficaz con
este Sistema que se busca implementar.
La mayora de los funcionarios encuestados estn de acuerdo en la implementacin de
este Sistema con el cul la Contralora podr ser certificada con la Norma ISO 9001 en
base a los programas y productos que se establezcan en los Trminos de Referencia al
momento de la publicacin de la oferta.
Adems, el Comit ser el encargado directamente del cumplimiento del programa y del
correcto funcionamiento del mismo.
4.4 Respuesta a las Preguntas Directrices

P: Cmo se obtendr el mejoramiento de las normas, procesos y sistemas de

informacin del sistema de control?
R: a travs de estudios de pre factibilidad, desarrollo e implementacin, actuando de
forma efectiva en el control de los recursos pblicos.
P: Qu funcionalidad se obtendr con el desarrollo del talento humano?
R: La capacidad instalada, e implementacin de actividades requeridas para el
fortalecimiento institucional, desarrollo de competencias, desempeo y bienestar
laboral.
P: Qu se busca con el mejoramiento en la interaccin de la Contralora General del
Estado con los gestores pblicos y los ciudadanos?
R: Mejorar la comunicacin e informacin entre la sociedad y la Contralora General
del Estado.

Captulo V: Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones
El Banco Interamericano de Desarrollo realiz un anlisis de capacidad institucional de
la Contralora General del Estado al ser ejecutor del programa, usando como base el
Sistema de Evaluacin de la Capacidad Institucional (SECI) del Banco. El resultado
final de dicha evaluacin sugiere que la CGE se encuentra en capacidad de ejecutar el
programa. Los Acuerdos y Requisitos Fiduciarios (ARF) reflejan los lineamientos de
gestin financiera y de planificacin, al igual que de supervisin y ejecucin de
adquisiciones que se aplicarn para la ejecucin del Programa. En el ROP se
establecern las funciones y responsabilidades en el proceso de coordinacin, la
estructura de supervisin tcnica y fiduciaria, y la frecuencia y contenido mnimo de los
informes de monitoreo.
El Sistema de Gestin de Calidad es un instrumento de apoyo a la gestin de los
Servicios Pblicos basado en el desarrollo de reas estratgicas de la gestin pblica, y
que incorpora un estndar externo con el fin de promover la excelencia en dichos
Servicios.
Al indagar sobre las motivaciones de la Contralora General del Estado para
incorporarse al proceso de certificacin, se observa que existe un alto nivel de consenso
en cuanto a que el ingreso de la Institucin a dicho Sistema se explica principalmente
por el carcter obligatorio de la Certificacin de la Norma ISO:9001 y la importancia de
la misma.
5.2 Recomendaciones
Integrar los procesos de gestin de la calidad a la Contralora, lo que incidira
directamente en el inters y motivacin de los funcionarios por el Sistema de
Gestin de Calidad en base a la Norma ISO:9001.
Profundizar en el involucramiento y compromiso de la Institucin.
En cuanto a la cultura organizacional, es importante colocar nfasis en el
mejoramiento de la sensibilizacin al personal y continuar invirtiendo en
formacin de capital humano en el Servicio.

 Contar con personal con 100% de dedicacin al Sistema de Gestin de Calidad

para eliminar las sobrecargas de trabajo.
Realizar inducciones apropiadas al personal sobre el programa, que sean
desarrolladas en un lenguaje apropiado a la cultura organizacional de la
Institucin y que potencie la generacin de espacios conversacionales al interior
de la Contralora General del Estado.

Bibliografa.
Gestin de la Calidad (ISO9001/2008) - Editorial Vrtice.
Gestin de la Calidad - Eullia Griful Ponsati, Miguel ngel Canela Campos.
La lgica de la Calidad: Iluminando la Norma ISO 9001:2008 - J. Bower.

Netgrafa.
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/BID/RESUMEN%20ESTADO
%20INDIVIDUAL%20DE%20PROCESOS.pdf
http://www.contraloria.gob.ec/index.asp
http://www.contraloria.gob.ec/documentos/BID/TDRs%20Procesos
%20Misionales/Invitaci%C3%B3n%20Aviso%20de%20Expresiones%20de
%20Inter%C3%A9s.pdf
http://www.iadb.org/es/banco-interamericano-de-desarrollo,2837.html

ANEXO
S