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MINISTERIO DE CULTURA
Edita:
SECRETARA GENERAL TCNICA
Subdireccin General de Publicaciones, Informacin y Documentacin.
N.I.P.O.: 551-06-096-2
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exposiciones
temporales
organizacin
gestin
coordinacin
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MINISTERIO
DE CULTURA
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Diseo:
ruiz.ampuero arquitectos
Maquetacin:
Manuel Urea Holgado
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ndice
organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
viabilidad del proyecto .............................................................14
valoracin cultural..............................................................................14
valoracin econmica.........................................................................15
normas de actuacin.................................................................16
principios deontolgicos.....................................................................16
legislacin aplicable............................................................................17
convenios de colaboracin . . . . . . . . . . . . . . 25
consideraciones generales.........................................................28
fundamento........................................................................................29
regulacin...........................................................................................31
procedimiento . ........................................................................40
inicio: trmites previos........................................................................41
redaccin del convenio.......................................................................41
tramitacin.........................................................................................42
firma...................................................................................................43
archivo y seguimiento del convenio....................................................43
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147
gestin econmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
148
contratacin administrativa.......................................................57
regulacin de los contratos.................................................................58
clasificacin de los contratos..............................................................58
expediente de contratacin................................................................60
seguimiento de expedientes...............................................................64
calendario de contratacin.................................................................66
memoria econmica y archivo ..........................................................68
coordinacin tcnica . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
preparacin ..............................................................................74
prstamos...........................................................................................75
seguros...............................................................................................80
embalaje y transporte.........................................................................86
montaje..............................................................................................91
exhibicin ................................................................................96
inauguracin.......................................................................................97
mantenimiento y control.....................................................................98
comunicacin y difusin.....................................................................99
clausura .................................................................................102
desmontaje.......................................................................................103
devolucin del prstamo...................................................................104
anlisis y evaluacin de la exposicin . .............................................104
archivado de la exposicin................................................................106
anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
anexos gestin econmica......................................................111
anexos coordinacin tcnica...................................................121
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11
organizacin
normas de actuacin
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12
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13
Conmemoraciones,
aniversarios,
aportaciones de investigaciones recientes,
nuevas adquisiciones que se incorporan a una coleccin,
poltica expositiva de fondos que integran colecciones
estables,
programas de intercambio entre instituciones,
polticas culturales de colaboracin entre instituciones
de mbito nacional y/o internacional,
y un largo etctera...
....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrn
justificar la organizacin de una exposicin temporal.
En funcin de los diferentes objetivos y fines que se
propongan las Instituciones o Entidades organizadoras
de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de
posibilidades se multiplicar y diversificar considerable y
progresivamente.
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viabilidad del
proyecto
Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposicin, y con carcter
previo a la toma de decisin sobre la produccin de una exposicin temporal,
el Organizador deber realizar un estudio amplio que contemple no slo
una valoracin cultural sino tambin una valoracin econmica del proyecto
expositivo, con el fin de proceder a la estimacin de su necesidad, oportunidad
y viabilidad.
Sin pretender la exhaustividad, a continuacin se relacionan algunos de los
aspectos que se debern analizar para obtener las correspondientes valoraciones
del proyecto:
valoracin cultural
La oportunidad y necesidad de la realizacin del proyecto, y si el motivo que
lo origina est en consonancia con la misin, fines y objetivos encomendados
a la Institucin o entidad organizadora.
El rigor cientfico-cultural del discurso expositivo, as como la calidad del
contenido de la muestra.
La relacin de los objetos que podran formar parte de la misma, y su
adecuacin al discurso expositivo.
Los colaboradores cientficos que participarn en el proyecto.
La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibicin.
La relevancia y el inters social y cultural de posibles Instituciones o entidades
colaboradoras.
El valor pedaggico y el inters cultural para el pblico que asista a la
exposicin.
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valoracin econmica
Los recursos humanos necesarios para la organizacin de la exposicin.
El estado de conservacin de los objetos que participarn en la exposicin
y si precisan algn tratamiento de limpieza, restauracin u otro tipo de
intervencin, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida
del prstamo.
La valoracin aproximada de los bienes culturales a efectos de contratacin
de plizas de seguro.
La manipulacin y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia
hasta el lugar de la exposicin.
El diseo, realizacin y montaje de elementos expositivos.
Las actuaciones necesarias para la comunicacin y difusin de la
exposicin.
La aceptacin de posibles aportaciones de Instituciones o entidades
colaboradoras, o necesidad de bsqueda de los mismos.
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16
normas de
actuacin
principios deontolgicos
Sea cual sea el motivo que da origen a la produccin y realizacin de una
exposicin temporal, conviene sealar que el respeto a los principios de tica
y deontologa asentados en materia de exposiciones temporales, deber ser
norma de general aceptacin que gue la actuacin de todos los profesionales
que participen en su organizacin.
En primer lugar, y con el fin de lograr que la contribucin al desarrollo cultural y
social se demuestre eficaz, los proyectos que se propongan debern manifestarse
de relevante inters para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.
Se habr de tener en cuenta que:
La solicitud de prstamo de bienes culturales para exposiciones
temporales se har nicamente cuando su presencia resulte
imprescindible para la comprensin del discurso expositivo.
El organizador deber asegurarse de la procedencia lcita de los bienes
culturales.
Se tendr que respetar la confidencialidad y permanencia en el
anonimato del prestador, cuando el mismo as lo solicite.
El estado de conservacin del objeto permitir su movilidad sin riesgos
aadidos a los propios de su manipulacin y traslado al lugar de
exposicin.
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legislacin aplicable
La organizacin de una exposicin temporal en territorio espaol, requiere
la sujecin a la normativa jurdica estatal y autonmica vigente que regula
mltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,
destacando:
Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Cdigo
Civil espaol.
Dedica su Titulo X a la regulacin del Prstamo con carcter
general.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
Regula la salida de bienes de inters cultural de los Museos, Archivos
y Bibliotecas de Titularidad Estatal.
Regula la salida de bienes culturales del territorio espaol para
participacin en exposiciones temporales.
Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol
de Museos.
Regula lo relativo a los bienes de inters cultural que se custodian en
los museos.
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones
Pblicas.
Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las entidades
sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposicin Temporal.
Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Regula todo lo relativo a la exportacin e importacin de bienes
culturales para exposiciones temporales y los correspondientes
trmites aduaneros.
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configuracin del
equipo profesional
Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realizacin, se proceder
a configurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y
control de las diferentes fases que culminarn en la realizacin de la exposicin
temporal.
comisariado
El comisariado o direccin cientfica de la exposicin asume la responsabilidad
de definir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la seleccin de los
bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de
actualidad, deber compaginar la aportacin de un elevado contenido cientficocultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para
especialistas y expertos como para el pblico en general.
Funciones:
Elaborar el proyecto cientfico-cultural y definir sus caractersticas.
Seleccionar y localizar los objetos a exponer.
Coordinar el discurso expositivo y diseo de montaje.
Aportar la informacin complementaria a la exposicin: textos,
documentos, grficos, etc.
Redactar los textos para el material de comunicacin y difusin de la
exposicin.
Colaborar con el equipo de diseo y de coordinacin en la supervisin
del montaje de la exposicin.
Realizar la coordinacin cientfica del catlogo, en su caso.
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diseo de montaje
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coordinacin tcnica
Ana los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del
proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para
su realizacin, llevando a cabo:
Solicitud del prstamo de los objetos que participarn en la exposicin.
Anlisis de las condiciones del prstamo, y de las necesidades
especficas de los objetos para la contratacin de:
Diseo de montaje.
Intervenciones de limpieza, restauracin...
Embalaje y Transporte.
Pliza de Seguro.
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otros profesionales
Para el buen desarrollo del proyecto se requiere de:
Personal Tcnico y Administrativo:
Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestin
y tramitacin jurdica, econmica y administrativa.
Personal de Difusin y Comunicacin:
Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluacin
de la muestra.
Asimismo ser necesario la colaboracin complementaria de otros profesionales
y tcnicos en:
Restauracin:
En numerosas ocasiones ser necesario proceder a tareas de limpieza y/o
restauracin de los bienes culturales para que renan las condiciones idneas
de exhibicin.
Fotografa:
Si el titular del bien no dispone de material fotogrfico del objeto, o ste
no tiene la calidad suficiente para una buena reproduccin en el material
que se requiera, el organizador tendr que prever la obtencin del mismo
por fotgrafos profesionales.
Especialistas en nuevas tecnologas:
La creciente incorporacin de materiales audiovisuales e informticos en el
propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicacin
y difusin requiere de personal especializado en estas reas.
Adems de la contratacin de empresas con personal especializado en:
Manipulacin, transporte y montaje de bienes culturales.
Vigilancia y seguridad.
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desarrollo del
proyecto
Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y
definido el equipo profesional que se ocupar de su puesta en marcha, se inicia
el desarrollo del proyecto.
Las herramientas ms importantes que van a facilitar dicho desarrollo sern los
Convenios de Colaboracin, la Gestin Econmica y la Coordinacin Tcnica, a
las que se dedican los prximos tres captulos de esta publicacin.
convenios de colaboracin
Siempre que se estime oportuna la colaboracin de otras Instituciones o
entidades interesadas en el proyecto, tanto pblicas como privadas, los trminos
de dicha colaboracin debern manifestarse por escrito en diferentes acuerdos
y convenios de colaboracin que ordenen y regulen el reparto de tareas,
responsabilidades y contrapartidas.
Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en
profundidad y con detalle en el captulo dedicado a convenios de colaboracinse podran destacar, entre otros, los que hacen referencia a:
Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que
por su titularidad podrn ser pblicas o privadas (Administraciones Pblicas
-Estatal, Autonmica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,
Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)
Frmulas de financiacin que permitan distribuir la gestin del gasto pblico
entre diferentes administraciones y/o Instituciones pblicas y privadas,
o lograr acuerdos de cofinanciacin pblica-privada mediante la gestin
de la aportacin econmica del sector privado a travs de las diferentes
modalidades de Patrocinio.
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gestin econmica
Una vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre
Administracin y entidades colaboradoras, la gestin econmica de la
Administracin estar sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del
Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio econmico, como a la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas.
As, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias
de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,
la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas fija la tipologa de los
mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la
forma de su adjudicacin.
Adems, la ejecucin del presupuesto estar sometida a control interno en
todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado, a
travs de su doble funcin de intervencin y de control financiero, asegurar
la actuacin del sector pblico con sometimiento a los principios de legalidad,
eficacia y economa.
coordinacin tcnica
Finalmente y para el buen desarrollo del proyecto, ser necesaria una
coordinacin tcnica que asegure la puesta en comn de las mltiples tareas
imprescindibles para la produccin y realizacin de la exposicin temporal.
La solicitud de bienes culturales, en calidad de prstamo temporal, para su
participacin en la exposicin, que se realice a Instituciones, entidades y/o
colecciones pblicas o privadas generar una serie de compromisos que debern
ser asumidos por el organizador de la muestra.
Una vez establecidas las premisas de la conservacin preventiva y seguridad que
requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a travs de suscripcin de
las correspondientes plizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte
de los bienes as como su instalacin en la sala de exposicin por personal
especializado, permitirn la exhibicin de los mismos en ptimas condiciones
de contemplacin por el pblico.
Al mismo tiempo se deber llevar a cabo una programada publicidad y difusin
de la misma, desde la organizacin del acto inaugural y presentacin a los
medios de comunicacin, pasando por la edicin de diferentes publicaciones,
hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendr que
ser previsto en el proyecto de una exposicin para intentar alcanzar su mxima
difusin y comunicacin social.
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EXPOSICIN - COMUNICACIN
EMISOR - ORGANIZADOR
RECEPTOR - VISITANTE
COMISARIO
PROYECTO CIENTFICO
GESTOR
JURDICO
ADMINISTRATIVO
COORDINADOR
PUBLICACIONES
CONOCIMIENTOS MUSEOGRFICOS
TRABAJO EN EQUIPO
DISEADOR
ESPACIO EXPOSITIVO
PUBLICACIONES
DESARROLLO DEL
PROYECTO EXPOSITIVO
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convenios de
colaboracin
consideraciones generales
convenios de la subdireccin
general de promocin de las
bellas artes
procedimiento de tramitacin
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28
consideraciones
generales
Cuando se utiliza el trmino convenio para aludir al documento en el que se
plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposicin, se hace
necesario formular una advertencia previa pues, como seala G. Fernndez
Farreres, la denominacin de convenio se utiliza dentro del mbito general de
actuacin de la Administracin Pblica, en tanto que declaracin que procede
no slo de la voluntad de la Administracin como sera el caso de un acto
administrativo sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de
otros sujetos.
Por este motivo, se puede acoger la definicin que ofrece Pablo Martn Huerta
de los convenios interadministrativos como negocios jurdicos de Derecho
pblico y de carcter intuitu personae que celebran las Administraciones y
entes pblicos en pie de igualdad, con el fin de satisfacer las necesidades
derivadas de la colaboracin administrativa.
Sin embargo, tambin es cierto que a travs de la utilizacin del trmino
convenio no se pretende hacer, como observa Jos M. Rodrguez de Santiago,
una remisin a una precisa naturaleza jurdica del acto en cuestin, sino slo
expresar que en la formacin del mismo intervienen voluntades concurrentes
de dos o ms sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administracin
Pblica.
En resumen, a lo largo de las pginas que siguen se va a entender por convenio
aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de
actuaciones, originando una relacin jurdica de colaboracin entre dos o ms
sujetos que tiene como fin la organizacin de una exposicin.
fundamento
regulacin
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fundamento
En el caso de que la Administracin sea una de las partes del convenio, como
ocurre con las exposiciones que organiza la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, la relacin jurdica adquiere un carcter pblico que obliga
a aplicar las normas administrativas. En atencin a este aspecto, puede ser
til indicar los motivos por los cuales estas caractersticas presentan algunas
peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuacin se exponen son
adaptables a las necesidades de cada entidad en funcin de sus circunstancias
y del rgimen jurdico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.
El convenio se utiliza para conseguir un fin comn. Cuando una de las partes
es una Administracin Pblica, dicho fin ha de encontrarse amparado por una
norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de
Cultura atribuyen a la Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales la
funcin de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder
desarrollar esta competencia en colaboracin con otras entidades.
Una de las cuestiones que se plantea al analizar la figura de los convenios de
colaboracin es la relativa a su denominacin, esto es, por qu se escoge el
trmino de convenio y no, por ejemplo, el de contrato, entendido en su
acepcin formal como acuerdo de dos o ms voluntades tendente a la creacin
de un vnculo jurdico.
El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,
en el caso de las Administraciones Pblicas, el convenio se convierta en la
habilitacin normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en
el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo
el transporte de las obras, el catlogo, etc., podrn justificar su objeto en el
convenio de colaboracin del que traen causa.
Es preciso, pues, distinguir el mbito que corresponde al convenio de
colaboracin del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado
que la utilizacin de uno u otro por parte de la Administracin no es opcional.
El convenio de colaboracin permite distribuir entre las partes firmantes los
compromisos necesarios para la realizacin de la exposicin; los contratos, por
su parte, hacen efectiva la ejecucin de los distintos servicios comprometidos.
El convenio se firma entre las dos o ms entidades que libremente han decidido
celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Pblicas, necesitan
seguir para su perfeccin el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratos, que ser el que determine cul ser la empresa adjudicataria del
mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratacin
administrativa.
En el caso del convenio, es necesario que el fin que se persigue no se pueda
conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,
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regulacin
El principio de colaboracin, conforme dispone el artculo 3.2 de la Ley
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, rige las relaciones entre las Administraciones Pblicas.
Este principio de carcter general es tambin aplicable a las relaciones de
colaboracin que, en virtud de un convenio, la Administracin General del
Estado pueda entablar con otras entidades de carcter privado.
De forma esquemtica se puede citar la regulacin actualmente vigente en
materia de convenios de colaboracin de la forma que sigue:
Convenios entre la Administracin General del Estado y
la Administracin de las Comunidades Autnomas
El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn regula los convenios de colaboracin que
puede celebrar la Administracin General del Estado y los organismos pblicos
vinculados o dependientes de ella con los rganos correspondientes de las
Comunidades Autnomas en el mbito de sus respectivas competencias.
Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientacin poltica
sobre la actuacin de cada Administracin en una cuestin de inters comn o
a fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin
en un rea de interrelacin competencial o en un asunto de mutuo inters se
denominarn Protocolos Generales.
Convenios entre la Administracin Local y las
Administraciones del Estado y de las Comunidades
Autnomas
Estos convenios encuentran su habilitacin legal en el artculo 57 de la Ley
7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, de forma que la
cooperacin econmica, tcnica y administrativa entre dichas Administraciones,
tanto en servicios locales como en asuntos de inters comn, se desarrollar
con carcter voluntario, bajo las formas y en los trminos previstos en las leyes,
pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.
Convenios de colaboracin que celebre la Administracin
General del Estado con otras entidades
Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administracin General del Estado puede
celebrar convenios de colaboracin, adems de con otras Administraciones,
con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado.
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Convenios de colaboracin empresarial en actividades de
inters general
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convenios de la
subdireccin
general de promocin
de las bellas artes
A continuacin se indican, sin nimo de establecer una enumeracin exhaustiva,
los convenios ms representativos elaborados por la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades
derivadas de la organizacin de la mayor parte de las exposiciones.
clases
contenido
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clases
Convenio marco de colaboracin
34
Convenio de colaboracin para la organizacin de una
exposicin
Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de
las partes firmantes para la organizacin de una exposicin concreta, una vez
que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdireccin
General de Promocin de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal
una exposicin organizada por otra institucin.
Protocolo general
El convenio adoptar esta forma con el objetivo de que un rgano de la
Administracin General del Estado y otro de una Comunidad Autnoma puedan
fijar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin en
la organizacin de una exposicin.
Convenio de cesin temporal
Con el fin de organizar la itinerancia de las exposiciones de produccin propia de
la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, entre las que destacan
muestras fotogrficas de los ms diversos autores espaoles contemporneos, la
Subdireccin dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que permite
articular estas itinerancias como prstamos giles a terceras instituciones en
Espaa y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, nicamente se solicita
de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organizacin de
la exposicin en su sede, no exigindose ninguna contraprestacin econmica
a cambio.
Cesin de salas por parte otra entidad
En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la
Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, es necesario solicitar
la colaboracin de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones
adecuada a este fin.
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Patrocinio
En los convenios de colaboracin se puede reflejar la posibilidad de que las partes
firmantes recurran a la colaboracin de determinadas entidades, a los efectos
de financiar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden
en la organizacin de la exposicin.
Asimismo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes celebra,
al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fiscal de las
entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, convenios
de colaboracin cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposicin por
parte de una entidad sujeta al derecho privado.
contenido
Estructura
El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la
exposicin, las preferencias de las entidades firmantes o los requerimientos del
ordenamiento jurdico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo
del artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn, debern especificar el contenido
previsto en el apartado segundo de dicho artculo.
En el caso de los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mnimo
de apartados que conforman su estructura:
Ttulo o denominacin del convenio.
Ha de reflejar el objeto del convenio, que ser una de sus clusulas.
Lugar y fecha de firma.
Si se desea, en lugar de figurar en el encabezado del convenio, el lugar y
la fecha se puede situar al final del mismo con objeto de relacionarlo con
el acto de la firma. En los convenios que tramita la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la firma
no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el da en
que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre
su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto
definitivo.
Identidad de las personas que van a firmar el convenio, bajo la expresin de
reunidos, comparecen, u otra similar, haciendo referencia a la justificacin
de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones
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36
Presentacin
Presentacin
Presentacin
de la exposicin.
Indicacin
Clausulado.
Ha de reflejar los compromisos de las partes firmantes. Segn el tipo de
exposicin, seguir un modelo preestablecido, como es el caso de los
convenios de cesin temporal, o se redactar de forma especfica, ordenando
el clausulado en funcin de las obligaciones que corresponden a cada
entidad, especificndolas por separado, as como los compromisos comunes,
en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las clusulas
atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo
de ejemplo, ms adelante.
Apartado reservado para la firma de las partes, indicando el nombre
de la persona que firma y el cargo que ocupa en la institucin a la que
representa.
Anexos, en su caso.
La relacin de obras que componen la exposicin suele reflejarse en uno de
estos anexos, que tambin ha de ser firmado por ambas partes.
Principales clusulas
Objeto.
Refleja el contenido del convenio. Por ejemplo, el presente convenio tiene
por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte firmante)
la exposicin..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la
ciudad... entre las fechas...
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Compromisos.
Permite recoger, en una o varias clusulas, las obligaciones a las que se
compromete cada una de las partes.
Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el
patrocinio de una exposicin o la cesin de una sala, el clausulado se reduce a
las previsiones mnimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del
patrocinio, la clusula compromisos reflejar que la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes organiza una exposicin y que la entidad
patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad econmica para
colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administracin
contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una
aportacin en especie, esto es, una aportacin de los servicios ya contratados
por el propio patrocinador.
Calendario y sedes.
Requerir una clusula separada, en el caso de que estos aspectos no se
hayan concretado anteriormente.
Seguro.
Debe especificarse a cul de las partes corresponde contratar el seguro para
obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad clavo a clavo.
Seguridad.
Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto fsicas
(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesin
temporal se establece que las condiciones de seguridad debern seguir las
Directrices para los Acuerdos de Prstamo del ICOM de 1974.
Desperfectos.
En los convenios de cesin temporal se introduce una clusula que impide
a la parte receptora o al personal de las salas de exhibicin manipular o
restaurar ninguna de las obras de la exposicin sin el previo conocimiento
y consentimiento del Ministerio mientras dure el perodo de cesin.
Transporte.
Por lo general, se efectuar por una empresa de transporte de toda
solvencia tcnica, debindose determinar a quin corresponde sufragar
este concepto. Es recomendable especificar el recorrido (lugar de origen y
lugar de destino).
Desembalaje y reembalaje.
Se debe concretar la parte que deber sufragar la construccin de los
embalajes, as como la realizacin del desembalaje y del reembalaje, que
se realizar por una empresa de toda solvencia tcnica.
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Montaje.
Se especificar la entidad firmante que ha de asumir los gastos derivados
de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje
de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envo
de un representante de las partes firmantes para asistir al montaje y al
desmontaje.
Comisariado
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procedimiento
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Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el
contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una
de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido
depender del curso de las negociaciones.
Con el objetivo de simplificar este trmite, y de aplicacin restringida a las
exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin
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Conformidad de ambas partes al texto
Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo
electrnico o una conversacin telefnica.
tramitacin
Control jurdico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto
del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los
efectos de que emita el correspondiente informe jurdico.
Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justificativos
de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,
expresando de modo concreto su eficacia en relacin con el fin para el que
hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto
997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio
Jurdico del Estado.
Control presupuestario y econmico
La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la
funcin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los
actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a
la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente
retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fiscalizacin
previa.
Es de destacar que la fiscalizacin de los convenios de colaboracin se prev
expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de
2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se
hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de 1 de marzo de 2002, por
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Texto definitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control
presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador,
siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los
efectos de obtener un texto definitivo.
Otros trmites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad firmante requiera la
traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto
sea definitivo.
firma
Con independencia de que se firme el convenio en el espacio expresamente
habilitado al efecto, al final del documento, se recomienda que las partes
estampen tambin su firma en cada una de sus pginas, as como en los anexos,
si los hubiera.
Si la firma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales
del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fin de que
proceda a su firma, correspondiendo al Ministerio firmar en ltimo lugar.
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Conversaciones
informales
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Trmites previos
Acreditacin de
la competencia o
capacidad de
representacin
Autorizacin del
proyecto
Administracin
(norma, acto de
nombramiento)
Particulares
(bastanteo)
Negociaciones
(e-mail)
Control jurdico
Control
presupuestario
econmico
Fiscalizacin
previa
Retencin de
crdito (RC)
Conformidad de
ambas partes
Retoques al
borrador
Texto definitivo
Firma de la
contraparte
Firma del
Ministerio
Envo de
ejemplares
originales al
Ministerio
Envo del
convenio firmado
a la contraparte
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gestin econmica
programacin econmica
gestin financiera
contratacin administrativa
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programacin
econmica
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financiacin
delimitacin de necesidades
estimacin de costes
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financiacin
Desde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de una
exposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a ser
producida y financiada en su totalidad por la Administracin, o si existir algn
tipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clases
de exposiciones:
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad
por la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para su
celebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este caso
hablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacin
de todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra
institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin de
produccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracin
que regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las
de carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especificarn
las partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso de
tratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partida
o partidas determinadas.
delimitacin de necesidades
Una vez se sabe cmo se va a financiar la exposicin, el paso siguiente consistir
en la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso por
necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de la
exposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven
un gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del todo
definidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.
Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe
contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejor
conozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda la
informacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.
Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propias
necesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas que
constituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemos
contar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin.
Estos trabajos son:
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Comisariado
El comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizar
el proyecto expositivo en el que define su objeto, explica el contenido de la
muestra y el discurso cientfico-cultural que pretende.
Diseo expositivo
Realizado por un profesional cualificado, es un proyecto tcnico en el que
se tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural que quiere
transmitir el comisario de la exposicin.
Diseo del catlogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por un
profesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfico-cultural
de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acorde
con el diseo expositivo.
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Edicin del catlogo
Conforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que lo
ha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.
Seguro
Si no se solicita Garanta del Estado para asegurar las obras, se suscribir
una pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las
obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al final de
la exposicin (cobertura clavo a clavo).
Embalaje y transporte
Se contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalaje
adecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala de
exposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.
Montaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnico
presentado por el diseador de la exposicin.
La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y los
compromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con
carcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos para
la Administracin Pblica que veremos ms adelante.
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estimacin de costes
Una vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Se
tendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a
imputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual que
el periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por
ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, sta
tendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses
antes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seran
por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.
Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a la
inauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio
presupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un servicio
de azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en
los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, por
ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,
como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
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gestin
financiera
La gestin financiera tiene por objeto la ejecucin propiamente dicha del
presupuestode gastos aprobado. Esta ejecucin se realiza a travs de distintas
fases, inicindose con la autorizacin del gasto y terminando con su pago
material.
Los procedimientos de gestin para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fija,
los pagos a justificar, la contratacin administrativa y excepcionalmente
la contratacin privada. No obstante tambin veremos en este apartado cmo
los Convenios de Colaboracin cuando tienen contenido econmico pueden
dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratacin administrativa, por su
importancia se le dedica un apartado propio.
Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno
en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado
(IGAE), a travs de la funcin interventora, controla antes de su aprobacin,
todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones
de contenido econmico, con el fin de asegurar que su gestin se ajusta a
las disposiciones aplicables en cada caso, y a travs de la funcin de control
financiero, el sometimiento de la actividad econmico-financiera del sector
pblico a los principios de legalidad, eficacia y economa.
Adems, y una vez ejecutada, la actividad econmico financiera se someter al
control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba
la Cuenta General del Estado de cada ao.
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Anticipos de Caja Fija
Regulados en el Real Decreto 725/1989, de 16 de junio sobre anticipos de caja
fija, se entiende por anticipos de caja fija las provisiones de fondos de carcter
extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras
destinados a la atencin inmediata, y posterior aplicacin presupuestaria, de
gastos peridicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de
trabajos de pequea cuanta que genera una exposicin, pueden efectuarse
por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratacin, utilizando
este procedimiento de anticipos de Caja fija, siempre y cuando se trate, como
se ha indicado, de gastos de carcter peridico o repetitivo en bienes corrientes
y servicios. Debern seguir la tramitacin establecida en cada caso y se podr
utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no
exceda de 5.000 . El pago se realiza contra factura y la forma habitual para
contratarlos es la solicitud y aceptacin de un presupuesto.
Pagos a justificar
Regulados en el Real Decreto 640/1987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a
justificar, son una excepcin dentro de los procedimientos de gestin del gasto
y consisten en la provisin de fondos que se realiza a las oficinas contables, para
atender gastos sin la previa aportacin de las documentacin justificativa de los
mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar
en el extranjero. Se utiliza nicamente en los casos especialmente regulados en
cada departamento ministerial, slo podrn satisfacerse obligaciones del mismo
ejercicio y deben ser justificados en un plazo mximo de tres meses.
Contratacin administrativa
Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas y en el Real
Decreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas. Es la principal herramienta con
la que cuentan las Administraciones para la gestin del gasto. A travs de ella
se regula la relacin que se establece entre la Administracin y una empresa o
particular al que se encomienda la realizacin de un determinado trabajo.
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Convenios de Colaboracin
Explicados en el captulo anterior, no es que los Convenios sean en s mismos
un instrumento de gestin del gasto pblico, pero s a travs de ellos puede
articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos econmicos adquiridos
por la Administracin no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institucin
con la que se firma el Convenio para que posteriormente, y previa justificacin
del gasto realizado, sean abonados por la Administracin a esa Institucin.
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contratacin
administrativa
Aunque forma parte de la gestin financiera, por la importancia que tiene en
la ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.
No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizado
por las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito de
aplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan ms
relevantes para la produccin de una exposicin.
Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposiciones
que generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirn
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratacin, y la ficha de seguimiento de expedientes.
Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoria
econmica que refleje los gastos realizados a travs tanto de los expedientes
de contratacin como de las dems formas de gasto.
Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes de
gasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, la
memoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo
control interno en su auditoria anual.
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expediente de contratacin
La preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacin
ser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin del
contrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin de
un concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste ser
ms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos
ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:
Certificado de insuficiencia de medios.
Memoria explicativa.
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares.
Pliego de Prescripciones Tcnicas.
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas.
Ofertas presentadas.
Resolucin de adjudicacin.
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Contrato.
Recepcin del trabajo.
Certificado de insuficiencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultora
y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente
certifica la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propia
Administracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la no
conveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.
Memoria explicativa
Es el documento en el que el rgano de contratacin justifica la necesidad de
la misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicin
a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos tcnicos:
objeto del contrato (montaje, transporte..).
precio mximo de dicho contrato sobre el que se realizarn las ofertas
de las empresas.
tipo de procedimiento que se utilizar para contratar (procedimiento
abierto, restringido o negociado).
forma de contratacin (concurso, subasta).
aplicacin presupuestaria a la que se imputar el gasto.
Su tramitacin da lugar a la emisin del documento contable RC (retencin de
crdito).
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares
Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su
Reglamento, el pliego de clusulas administrativas particulares es el documento
donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirn las partes del
contrato y en l se hace constar todos los datos concretos del mismo. Ser
redactado por el servicio competente y aprobado por el rgano de contratacin
previo informe del Servicio Jurdico sobre su adecuacin a la legalidad. Asimismo,
en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fiscalizacin previa
de la Intervencin, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de
vista de la legalidad presupuestaria.
Deber contener con carcter general, entre otros, los siguientes datos:
Definicin del objeto del contrato.
Rgimen jurdico.
Presupuesto del contrato.
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Plazo de duracin.
Procedimiento y forma de adjudicacin.
Documentos a presentar por los licitadores.
Criterios de valoracin con los cuales se puntuar la oferta presentada
por las empresas.
Derechos y obligaciones de las partes.
Referencia al rgimen de pagos.
Plazo de garanta.
Su aprobacin da lugar a la emisin del documento contable A (aprobacin
del gasto).
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Pliego de prescripciones tcnicas
Regulado en el art. 51 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su
Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al
trabajo objeto del contrato y contendr, al menos, los siguientes extremos:
Caractersticas tcnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones
del contrato.
Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que
se descompone el presupuesto y nmero estimado de las unidades a
suministrar.
En su caso, requisitos, modalidades y caractersticas tcnicas de las
variantes.
Este es el documento de mayor inters prctico por su contenido especfico, ya
que en l se describe detalladamente el trabajo que deber realizar la empresa
adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las
empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realizacin,
y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, ser tambin la base
para presentar su oferta tanto tcnica como econmica.
En primer lugar contendr una informacin que ser comn para cualquier
pliego, independientemente del objeto del contrato:
Lugar y fechas previstas para la celebracin de la exposicin.
Plazo mximo de entrega del trabajo.
Precio mximo del contrato.
Y en segundo lugar, la informacin especfica que corresponda al trabajos
objeto del contrato, esto es:
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Comisariado.
Diseo del montaje.
Diseo del catlogo.
Edicin del catlogo.
Montaje y desmontaje.
Contratacin del seguro.
Embalaje y transporte de las piezas.
Etc...
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas
Todos los procedimientos para la adjudicacin de los contratos se anunciarn
en el BOE, con excepcin de los procedimientos negociados, aunque stos
tambin sern objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley
de Contratos, se entienden tambin excluidos los contratos menores. En el caso
de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad ser necesaria solicitar
la oferta, como mnimo, a tres empresas capacitadas para la realizacin del
objeto del contrato.
Ofertas presentadas
Constituyen los documentos donde las empresas presentan:
La documentacin que acredita, conforme se establece en los
artculos 15 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la
solvencia tcnica y econmica de una empresa para contratar con la
Administracin (no es necesaria en los contratos menores).
Su oferta tcnica.
Su oferta econmica.
Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar,
sta se admite a licitacin. Su oferta tcnica se puntuar conforme a los
criterios de valoracin establecidos en el pliego de clusulas administrativas
particulares del contrato (en el caso de un concurso pblico o un procedimiento
negociado), y por ltimo se puntuar su oferta econmica, proponindose como
adjudicataria a aquella que obtenga la puntuacin ms alta una vez sumadas
todas la puntuaciones parciales.
Resolucin de adjudicacin
Es el documento emitido por el rgano de contratacin competente a travs del
cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del
mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicacin
utilizados.
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El contrato
Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicacin, a l se
adjuntan los pliegos de clusulas administrativas particulares y de prescripciones
tcnicas que han formado parte de la contratacin, siendo todos ellos firmados
tanto por el rgano de contratacin como por el representante de la empresa
adjudicataria.
Recepcin del trabajo
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seguimiento de expedientes
A lo largo de todo el proceso que supone la produccin de exposiciones, es
normal encontrarse con que en un momento determinado y simultneamente,
se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma
exposicin, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trmites
de por s numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno
de los contratos que es necesario realizar, siendo difcil saber en que momento
de tramitacin se encuentra cada uno de ellos.
Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede
resultar til crear una ficha de seguimiento de expedientes para cada exposicin,
que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estn
cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.
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calendario de contratacin
Dado que el periodo de preparacin de una exposicin suele ser bastante largo,
si a ello se le aade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes
procedimientos de contratacin utilizados, y por tanto los diferentes tiempos
de tramitacin, puede resultar muy prctico, con un objetivo complementario
a la ficha de seguimiento de expedientes, la creacin de un calendario de
contratacin.
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Interrelacin entre los diferentes trabajos
Esta interrelacin condiciona el orden de contratacin, no se puede por ejemplo
editar un catlogo sin tener adjudicado su diseo. Teniendo en cuenta esto,
se realizar con tiempo suficiente la tramitacin de un contrato para que no
interfiera en la posterior tramitacin de los dems. Veamos grficamente esta
interrelacin:
CONTRATOS INTERRELACIONADOS
PROYECTO DEL COMISARIO
PRESTADORES
(Listado de Piezas)
DISEO DE LA EXPOSICIN
DISEO CATLOGO
MONTAJE Y DESMONTAJE
EDICIN
SEGURO
EMBALAJE Y
TRANSPORTE
[* El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una informacin esencial para
ejecutar las contrataciones]
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Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso
La estimacin de costes as como el objeto del contrato, proporcionan la
informacin fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de
adjudicacin que habr que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto,
y segn los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo
que puede tardar su tramitacin.
A partir de ah, se puede elaborar el calendario de contratacin donde se
establecer desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que
se estima que stos estarn adjudicados y ejecutados. As mismo, se pueden
establecer las fechas tope en que el coordinador tcnico de la exposicin facilitar
la informacin necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la
entrega del listado definitivo de obras de la exposicin.
Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el
orden cronolgico de las ms importantes sera el siguiente:
Contrato de comisariado.
Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto
definitivo de la exposicin. Sabiendo cundo debe entregarse el trabajo y
cunto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular
hacia atrs cundo debe empezarse la tramitacin del contrato.
Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los
prestadores deben contestar a la solicitud de prstamo, con el fin de que se
confeccione y entregue el listado definitivo de los objetos a exponer. Se inician
los trmites para contratar los trabajos de:
Diseo del montaje de la exposicin
Diseo del catlogo
Los diseadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos
solicitado por el comisariado.
Una vez entregados los proyectos de diseo de la exposicin y de catlogo, y
el listado definitivo de objetos, se inician los contratos de:
Montaje y desmontaje de la exposicin.
Impresin del catlogo.
Con ese mismo listado definitivo de objetos, es posible iniciar tambin los
trmites para la contratacin del:
Seguro.
En este caso es necesario contar adems con la valoracin de los objetos
dadas por los prestadores. Se tramitar con tiempo suficiente para que la
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Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la produccin
de una exposicin, es importante la realizacin de una memoria econmica en
la que se reflejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de
contratacin como del resto de formas de gasto. En este informe se establecer
su coste total y su distribucin por partidas. Cuando se trate de una exposicin
de produccin compartida con otra institucin se incluirn tambin en el informe
todos los datos correspondientes a su gestin.
A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podr realizar
un anlisis de resultados, comparando el coste final con las estimaciones
realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones
significativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando as ocurra,
el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servir a su
vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.
En lo que se refiere al archivo de la exposicin, resulta muy importante el
correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque
constituyen, desde el punto de vista econmico, la memoria histrica de la
exposicin, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por
la Intervencin, para ser sometidos, dentro del control financiero permanente
que esta ejerce, a un ltimo control interno en la auditoria anual que debe
realizarse en cada Organismo de la Administracin del Estado, en la que se
verifica mediante la aplicacin de procedimientos de revisin selectivos y con
posterioridad a su realizacin, la actividad econmica-financiera del sector
pblico estatal.
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coordinacin
tcnica
preparacin
exhibicin
clausura
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preparacin
Esta primera fase de la coordinacin tcnica se inicia con la solicitud del
prstamo de todos los bienes culturales que van a participar en la exposicin,
considerando prestador al titular del mismo y prestatario a la Institucin o
entidad organizadora de la exposicin temporal.
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Una vez confirmados y aceptados los prstamos por ambas partes se proceder
a gestionar la contratacin de los seguros correspondientes, siempre en la
modalidad de clavo a clavo, y de acuerdo con la cuanta de valoracin del
bien declarada por el prestador.
El traslado de los bienes desde sus lugares de procedencia hasta la sala de
exposicin se realizar siempre por personal especializado en trabajos de
embalaje y transporte de bienes culturales.
Su instalacin en la sala se realizar tambin por personal especializado en la
manipulacin de este tipo de objetos, de acuerdo con el proyecto de montaje
elaborado por el diseador, quien asumir la direccin tcnica y realizar la
supervisin en colaboracin con el comisario y el coordinador tcnico.
Una vez efectuado el montaje, y comprobado el correcto funcionamiento de
todos los mecanismos y sistemas habilitados para la adecuada conservacin
preventiva y seguridad de los objetos durante su exhibicin pblica, se dar
por concluida la fase de preparacin de la exposicin.
prstamos
seguros
embalaje y transporte
montaje
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prstamos
Concepto
En Espaa, el contrato de prstamo se regula por el artculo 1740 del Cdigo
Civil, que establece:
Por el contrato de prstamo, una de las partes entrega a la otra, o alguna
cosa no fungible para que se use de ella por cierto tiempo y se la devuelva,
en cuyo caso se llama comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condicin
de devolver otro tanto de la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva
simplemente el nombre de prstamo. El comodato es esencialmente
gratuito
En los artculos siguientes se determinan las obligaciones de ambas partes:
Obligaciones del prestatario:
Conservar la cosa prestada.
Satisfacer los gastos necesarios para su uso.
Devolver la cosa prestada a la terminacin del contrato.
Responder del objeto cuando se pierda, en cuyo caso entregar el
valor de la tasacin pactada de la cosa.
El prestatario no responde de los deterioros que sobrevengan a la cosa
prestada por el solo efecto del uso y sin culpa suya.
Obligaciones del prestador:
El prestador no puede reclamar la cosa prestada sino despus de
concluido el uso para que la prest.
Respetar las condiciones del prstamo.
Titularidad de los bienes culturales
Tanto los prestadores como los prestatarios podrn ser personas fsicas o
jurdicas, y a su vez, estas ltimas, de carcter pblico o privado. Para que
la tramitacin de los prstamos se realice de la manera ms gil y adecuada
posible ser necesario tener en cuenta las regulaciones especficas sobre esta
materia.
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Titularidad Pblica
En el mbito de la Titularidad Pblica los bienes del Patrimonio Histrico
Espaol se custodian con carcter general en Archivos, Bibliotecas y Museos
dependientes de las diferentes administraciones (Local, Autonmica o
Estatal), cada una de ellas con sus propias normativas desarrolladas en el
mbito de sus competencias.
Para los bienes del Patrimonio Histrico Espaol, pertenecientes a la
Administracin del Estado y sus Organismos Autnomos, asignados a
Museos, Bibliotecas y Archivos de Titularidad Estatal la normativa bsica
aplicable es:
Ley 16/1985, de 25 junio, del Patrimonio Histrico Espaol y normas
de desarrollo.
Real Decreto 620/1987, de 10 de abril por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol de
Museos.
Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, por el que se aprueba el
Reglamento de Bibliotecas Pblicas del Estado y del Sistema Espaol
de Bibliotecas.
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Titularidad Privada
En el mbito de la titularidad privada, y entre las instituciones habitualmente
relacionadas con el prstamo para exposiciones temporales, destacan las
fundaciones sin nimo de lucro, las instituciones eclesisticas, colecciones
corporativas, coleccionistas particulares, etc. En general, todas ellas debern
actuar de acuerdo a su propia regulacin interna para que los rganos
directivos, consejos de direccin o patronatos procedan a autorizar el
prstamo de los bienes culturales.
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Solicitud de prstamos
Una vez definida la relacin total de los bienes culturales que se desea que
participen en la exposicin, localizados en los diferentes museos, Instituciones
o colecciones, se enva la solicitud formal a cada uno de los prestadores, a
travs de:
Formulario de prstamo
A travs de este formulario se recaban una serie de datos que resultan
imprescindibles para iniciar la preparacin de la exposicin:
Sobre el prestador (forma en la que desea ser mencionado en el
catlogo y la grfica de la exposicin, lugar de recogida y devolucin
de los bienes solicitados, etc)
Sobre cada uno de los bienes solicitados (objeto, autor, fecha, medidas
del objeto, medidas para su embalaje, etc)
El prestador deber cumplimentar y firmar este formulario y retornarlo al
organizador de la exposicin.
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Prstamos internacionales
La colaboracin de carcter internacional entre Instituciones y entidades de
diferentes pases para la realizacin de exposiciones temporales, ha hecho que
la movilidad de bienes culturales entre pases se haya convertido en una prctica
habitual y consolidada en el mbito de las exposiciones temporales. Dicha
prctica se ha visto respaldada por diferentes Tratados y Convenios de carcter
internacional. No obstante y con independencia de su firma y ratificacin por
los Estados, estos podrn a su vez establecer los mecanismos de proteccin que
consideren oportunos para el control de su propio patrimonio histrico.
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Plazos de solicitud
La solicitud del prstamo temporal deber hacerse con el tiempo de antelacin
suficiente para que los prestadores puedan realizar los trmites necesarios
dentro de sus organismos u organizaciones para la autorizacin de dicho
prstamo (consultas a diferentes rganos directivos, Patronatos, Consejos de
direccin, etc...) y proceder a la solicitud de diferentes rdenes Ministeriales
(en el caso de instituciones de titularidad estatal), solicitud de permisos de
exportacin, etc.
Para todos los trmites consultar la pgina web del Ministerio de Economa y Hacienda www.
minhac.es
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seguros
La participacin de los bienes culturales en exposiciones temporales implica
diferentes situaciones de riesgo para la conservacin e integridad fsica de
los mismos por ello, una vez aceptado el prstamo, ser el organizador de
la exposicin temporal quien deber asumir la responsabilidad sobre dicha
conservacin fsica.
El tiempo durante el que el organizador debe ejercitar dicha responsabilidad
no se limita al de la exhibicin pblica de los objetos, sino que se amplia a un
perodo mayor durante el que se realizarn los trabajos de embalaje y traslado
a la sala de exposicin hasta que, una vez finalizada la muestra se proceda a
su devolucin al lugar de procedencia.
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Suscripcin de pliza con compaa privada
La obligacin de asegurar; deriva de la obligacin legal de restituir el valor de
la cosa prestada en caso de prdida, o del valor que repare el dao causado.
Segn la Ley 50/1980 de 8 octubre de Contrato de Seguro se entiende por
contrato de seguro : aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el
cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo
es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los lmites pactados, el dao
Aunque en sentido estricto, el concepto clavo a clavo se podra entender referido a objetos que
se cuelgan en una pared, su uso generalizado se hace extensible para todo tipo de instalacin,
indicando principio y fin de la manipulacin necesaria para el traslado del objeto.
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Clusulas de la Pliza:
Las plizas que se suscriben con las Compaas de Seguros se rigen de acuerdo
a las Normas Internacionales de Seguros de carga o mercancas. Con carcter
general se contempla la clusula :
Institute Cargo Clauses (tipo A) Seguro de carga o mercancas contra
todo riesgo, que cubre dao o prdida del objeto asegurado, excepto
prdida inevitable por vicio inherente o natural del objeto o por
embalaje insuficiente o inadecuado.
Hay un tipo de riesgos que no estn cubiertos por la clusula Institute Cargo
Clauses (A) por lo que, se incluirn las siguientes clusulas en la pliza:
Cobertura en caso de huelga (Institute Strikes Clauses).
Cobertura en caso de situacin de guerra (Institute War Clauses).
Clusula de exclusin por contaminacin radiactiva.
Las normas internacionales de seguros Institute Cargo Clauses [ICC] contemplan las modalidades
A, B y C. Para el seguro de los bienes culturales se contratar siempre la modalidad A por
ser la que da cobertura contra todo riesgo.
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Garanta del Estado
Cuando la exposicin temporal se organice en Museos, Bibliotecas o Archivos
de Titularidad Estatal y gestin exclusiva del Ministerio de Cultura y sus
Organismos Autnomos o entidades asimiladas, se podr solicitar la Garanta
del Estado para asegurar las obras que participan en la exposicin.
La Garanta del Estado es un sistema de aseguramiento pblico por el cual
el Estado podr comprometerse a indemnizar las obras de relevante inters
artstico, histrico, paleontolgico, arqueolgico, etnogrfico, cientfico o
tcnico que se cedan temporalmente para su exhibicin frente a la posible
destruccin, prdida, sustraccin o dao que puedan sufrir en el perodo
comprendido entre el prstamo de la obra y el momento de devolucin de la
misma a su titular.
La concesin de la Garanta del Estado puede significar una minoracin
importante en la partida presupuestaria destinada a la contratacin de la pliza
del seguro de la exposicin temporal. Se utilizar sobre todo en aquellos casos
en que el valor de las piezas exhibidas sea de gran relevancia.
La Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ao fija el lmite mximo
del compromiso de la Garanta del Estado tanto global como por exposicin. La
garanta otorgada por el Estado para obras integrantes de una misma exposicin
no cubrir las indemnizaciones por la destruccin, prdida, sustraccin o dao
de estas obras, hasta los lmites fijados en el Real Decreto. Por esta razn, ser
necesario la contratacin de una pliza de seguro privada y complementaria
por las cantidades correspondientes segn la valoracin total de los objetos
por los que se solicita la Garanta del Estado.
Solicitud
Se tramitar ante la Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico,
y en la solicitud debern constar los siguientes datos:
a) Duracin de la exposicin y lugar de la misma.
b) Descripcin de las obras, justificando su relevante inters artstico,
cultural, cientfico o tcnico.
c) Valor de cada una de las obras declarado por el cedente y aceptado por
el Director de la Institucin que formula la solicitud. En el caso de que
intervengan tasadores o peritos, se adjuntar copia de la valoracin
efectuada por stos.
La Garanta del Estado se regula por Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, de desarrollo
de la Disposicin Adicional Novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico
Espaol.
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Indemnizacin:
La cobertura de los riesgos se articula a travs de un sistema de indemnizaciones
similar al realizado por una compaa de seguros privada.
La cuanta de la indemnizacin no podr exceder del valor declarado en la
solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la Garanta del Estado
y se determinar conforme a las siguientes reglas:
1. Por prdida, sustraccin o destruccin de la obra, el Ministerio de
Cultura abonar al cedente de sta una cantidad igual al valor de la obra
declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la
garanta del Estado.
2. Por dao de la obra, la indemnizacin comprender:
a) el costo razonable de la restauracin de la obra establecido de mutuo
acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, de no llegar a
tal acuerdo, el determinado por un perito mutuamente aceptado por
ambas partes,
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embalaje y transporte
Los momentos de manipulacin y traslado de los bienes culturales son
situaciones de mximo riesgo para su integridad fsica, por tanto, extremar las
medidas de proteccin y seguridad al respecto no es slo un compromiso que
el organizador adquiere con el prestador, sino un aspecto a tener en cuenta por
todos los profesionales que intervienen en la preparacin de la exposicin.
Para llevar a cabo estos trabajos se contratar una empresa especializada, a la que
se le especificarn las necesidades concretas de los embalajes y del transporte,
que dependern de las caractersticas de los objetos. Esta informacin habr
sido recabada del prestador a travs del formulario de prstamo.
El seguimiento de todo este proceso, por parte del organizador de la exposicin,
es clave para evitar posibles contratiempos en la recogida de los bienes en sus
lugares de origen y su traslado a la sala de exposiciones.
Caractersticas de los embalajes
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Tipos de transporte
En Espaa, los tipos de transporte utilizados para el traslado de bienes culturales
son sobre todo el terrestre -por carretera- y el areo y, en menor medida, el
martimo. Cada uno de ellos plantea adems de los riesgos generales que
conlleva cualquier traslado, el sometimiento a determinados riesgos especficos
como son: las vibraciones, cuando se realiza por carretera; los cambios de
presin, cuando se trata de vuelos; y la elevadsima humedad en el caso del
transporte martimo.
Puesto que cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades, stas
condicionarn las caractersticas de los embalajes que se utilicen.
Terrestre:
Siempre que el estado de las carreteras lo permita, el camin es el medio de
transporte terrestre que ofrece ms seguridad y menor riesgo para el traslado
de los bienes culturales, ya que reduce las situaciones de carga y descarga a los
lugares de origen y destino, admitiendo objetos de gran tamao, flexibilidad
horaria, control de la conservacin preventiva y seguridad.
Las empresas especializadas en el transporte de este tipo de bienes cuentan
con camiones bien equipados con aislamiento trmico, suspensin neumtica
y trampillas elevadoras para realizar el traslado en buenas condiciones, y en
casos especiales, carrocera blindada.
Adems, dispondrn de sistemas de deteccin y extincin de incendios, as
como sistemas de medicin y regulacin de la temperatura y la humedad desde
la cabina, y sistemas de alarma contra intrusin.
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Itinerarios
Al organizar los itinerarios para el traslado de los bienes al lugar de la exposicin,
deben considerarse el tipo de transporte y las necesidades de conservacin
preventiva de cada uno de los objetos, intentando siempre realizar los trayectos
ms cortos posible.
Los itinerarios propuestos sern comunicados a los diferentes prestadores para
su aceptacin. Si la longitud del trayecto entre los lugares de origen y destino
obliga a realizar alguna pernocta, los bienes culturales debern custodiarse en
un recinto protegido. Los espacios ms utilizados suelen ser los almacenes de
la empresa encargada del transporte o Cuarteles de la Guardia Civil, en este
ltimo caso se solicitar el correspondiente permiso con la debida antelacin.
Correos
Entre las condiciones del prstamo, los prestadores podrn solicitar la asistencia
de una persona, denominada correo, para supervisar que los trabajos de
manipulacin, embalaje y transporte de los objetos que ceden para la exposicin,
se realicen en condiciones ptimas para su conservacin preventiva.
Entre las funciones del correo destacan:
Supervisar las diferentes fases de embalaje, transporte y montaje para
que se realicen de acuerdo a las clusulas establecidas en el prstamo.
Acompaar a las piezas durante su traslado cuando el prestador as lo
decida.
Generalmente, la empresa de transportes se ocupar de gestionar el alojamiento
en hotel de 3 estrellas y dietas del correo, durante el tiempo que dure su
desplazamiento.
Es norma consensuada entre instituciones musesticas que la duracin del des
plazamiento ser de 2 das y 1 noche para viajes en Espaa; 4 das y 3 noches
para viajes en Europa; y 6 das y 5 noches, en viajes intercontinentales.
Escolta
En ocasiones, y cuando los objetos transportados superan determinadas
valoraciones, algunos prestadores podrn exigir la presencia de escolta
durante su transporte como medida de seguridad complementaria. La escolta
puede ser oficial o privada, dependiendo si el organizador de la muestra es un
organismo pblico o privado, y podr ser en territorio nacional o internacional.
La gestin de la misma y la asuncin del gasto se realizar por el organizador
de la exposicin.
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Recogida de los bienes
Con el fin de que la empresa de transporte a la que se encargue el embalaje y
recogida de los bienes pueda realizar su cometido, con carcter general se le
proporcionar la siguiente informacin:
Relacin numerada de objetos, indicando:
Ttulo, material y tcnica.
Medidas.
Peso o cualquier otra caracterstica en aquellos casos en los que ese
dato pueda ser un factor importante tanto para la manipulacin como
para el propio transporte de la obra.
Tipos de embalajes requeridos segn las particularidades de los
objetos a transportar.
Condiciones requeridas para el transporte terrestre.
Para todos los trmites dirigirse a la Comisara General de Seguridad Ciudadana, Unidad Central de
Proteccin, Brigada de Protecciones Especiales.
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montaje
Durante la fase de montaje de la exposicin se materializar el proyecto de
diseo, adecuando los espacios de la sala y distribuyendo los objetos de acuerdo
con el discurso expositivo elaborado previamente por el comisario.
El control y supervisin de todo el montaje y de la instalacin de los objetos,
que puede incluir algn posible cambio en el discurso expositivo o en el diseo
si fuese necesario, se efectuar por el diseador del montaje, como se ha
sealado, en estrecha colaboracin con el comisario y el coordinador tcnico.
La confluencia de una gran multiplicidad de tareas, previas a la inauguracin,
convierte a este perodo de trabajo en uno de los ms delicados para los
bienes culturales. Para minimizar los riesgos, es imprescindible el escrupuloso
cumplimiento de todas las pautas relativas a la manipulacin e instalacin de
los objetos y mantener un estricto control de seguridad.
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Calendario de montaje
El tiempo que se invierte en el montaje de una exposicin depende de una serie
de factores como el lugar de la exposicin, nmero de objetos expuestos, la
dificultad que presenten para su montaje, etc...
Entre los condicionantes ms importantes a la hora de organizar el calendario
de trabajo cabe resear:
La adecuacin de la sala previa a la llegada de los objetos, de modo
que todos los elementos como vitrinas, paneles, etc estn preparados.
Los lugares de procedencia de los objetos suelen ser muy diversos, por
lo tanto se debe planear una buena organizacin del transporte de los
mismos a la sala, coordinando itinerarios, para as poder plantear un
plan de montaje adecuado.
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Acondicionamiento de la sala
Los trabajos de acondicionamiento de la sala, distribucin del espacio,
construccin de vitrinas, etc, se iniciarn con la antelacin suficiente que permita
la conclusin de los mismos previamente a la instalacin de los bienes culturales
que van a presentarse en la exposicin.
Seguirn las especificaciones de materiales y calidades determinadas en
el proyecto de montaje y planos correspondientes, y con carcter general
consistirn en:
Trabajos de pintura, carpintera y electricidad.
Construccin de vitrinas.
Soportes para los objetos.
Iluminacin.
Instalacin de equipos audiovisuales, en su caso.
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Recepcin de los bienes
Tras la llegada de los objetos al lugar de la exposicin son necesarios una serie
de pasos previos a su instalacin, como respetar un perodo de aclimatacin
de los embalajes antes de su apertura, la realizacin de un informe del estado
conservacin de cada objeto y la emisin del acta de recepcin.
De este modo ser necesario respetar un tiempo mnimo de 24 horas antes
de proceder a la apertura de los embalajes para permitir una aclimatacin
paulatina de los mismos y evitar cambios bruscos de temperatura y humedad
que puedan perjudicar el estado de conservacin de los objetos.
La apertura de los embalajes se llevara a cabo por el personal responsable
de la empresa de transportes y siempre en presencia del personal tcnico de
coordinacin, del personal tcnico de conservacin-restauracin y del correo
en su caso.
Los embalajes se abrirn en funcin con:
la distribucin espacial de las unidades expositivas, evitando manipular
los objetos en exceso y extremando la precaucin con los mas
delicados.
el calendario, marcado por la presencia o no de correos supervisando
las labores de montaje.
La empresa de montaje facilitar la instalacin de las mesas de trabajo necesarias
para la correspondiente observacin y manipulacin de los objetos en buenas
condiciones de seguridad e iluminacin. Una vez desembalados los objetos y
antes de instalarlos en el lugar correspondiente ser necesario llevar a cabo un
anlisis minucioso de los mismos para realizar un informe sobre su estado de
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Instalacin de los bienes
La mayora de los contratiempos que surgen durante la fase de montaje estn
relacionados con la instalacin de los objetos, sus anclajes, plintos de tamao
mayor o menor al de la obra, etc. La presencia del diseador y la versatilidad
de la empresa de montaje deben hacer que estos problemas se minimicen.
Previamente a la instalacin de los bienes:
La sala ha de estar perfectamente limpia y libre de maquinaria o
elementos que dificulten el paso y la manipulacin de los mismos.
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exhibicin
Esta fase supondr la culminacin de todo el trabajo anterior, es el momento en
el que se presentar al pblico el proyecto ejecutado, y en el que se constatar
la recepcin que de ste hace la sociedad. De su buena acogida depender en
parte el xito de la exposicin.
La inauguracin ser el momento de presentacin oficial a los medios de
comunicacin y al pblico en general. Su perodo de apertura deber ser el
suficiente para alcanzar su mxima difusin y rentabilidad social.
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inauguracin
mantenimiento y control
comunicacin y difusin
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inauguracin
Se realizarn las gestiones protocolarias pertinentes para que las autoridades
que se desea inauguren la exposicin. Al mismo tiempo se coordinar la
edicin de las invitaciones, la presentacin a los medios de comunicacin y los
correspondientes actos inaugurales.
Invitaciones
Es aconsejable disponer de un diseo especfico de invitacin, ya que supone
una imagen de difusin de la propia entidad organizadora. Entre los aspectos
vinculados a las invitaciones hay que resear:
Criterios y frmulas protocolarias.
Quin invita.
Frmula protocolaria.
Ttulo de la exposicin.
Lugar, fecha y hora.
Imagen identificativa de la exposicin.
Logotipos, dependiendo de lo acordado en los convenios o lo
establecido como norma oficial.
Distribucin de las invitaciones, que se har con la suficiente antelacin para
su recepcin anticipada, y el alcance de dicha distribucin depender del
tipo de exposicin, establecindose diferentes grupos de destinatarios.
Protocolo y patrocinadores.
Prestadores, colaboradores de la muestra y del catlogo.
Profesionales de mbitos relacionados con la temtica de la
exposicin.
Presentacin a los medios de comunicacin
Con anterioridad al acto inaugural se convocar a los medios de comunicacin
para la presentacin de la exposicin que, con carcter general, consistir
en:
Presentacin a cargo del organizador.
Presencia y participacin del comisario, de patrocinadores o
colaboradores, segn las estipulaciones previstas en convenio.
Visita a la exposicin guiada por el comisario.
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Acto inaugural
En el lugar, fecha y hora indicados en la invitacin se proceder a la inauguracin
de la exposicin, mediante:
Presentacin inaugural a cargo del organizador.
Presencia y participacin de patrocinadores o colabores, en su caso,
segn estipulaciones previstas en convenio..
Visita a la exposicin guiada por el comisario.
Optativamente se podr ofrecer un cctel de cortesa.
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mantenimiento y control
Una vez inaugurada la exposicin ser necesario realizar controles peridicos
que aseguren:
Que la grfica y los elementos expositivos se mantengan en perfecto
estado.
La seguridad y conservacin de los objetos expuestos, comprobando
el correcto funcionamiento de los mecanismos de medicin y control e
informando de cualquier incidencia al coordinador de la exposicin.
La reposicin constante del material divulgativo que se facilite en la
exposicin.
El correcto funcionamiento de audioguas, elementos audiovisuales, etc.
Que el nmero de visitantes en la sala de exposicin no supere el lmite
establecido, tanto para la buena conservacin de los bienes expuestos como
para su adecuada contemplacin.
La atencin correcta al visitante por el personal de vigilancia.
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comunicacin y difusin
Sin duda, el fin ltimo de toda exposicin es incrementar el acervo cultural de
amplios sectores de la sociedad. Para ello se facilitarn los elementos necesarios
que permitan una mayor aproximacin y disfrute de la exposicin. Este objetivo
se alcanza a travs de diferentes mecanismos de comunicacin y difusin.
Publicidad
La programacin y gestin debern realizarse con antelacin a la fecha de la
inauguracin. Los medios son variados y su utilizacin depender del alcance
que se quiera dar a la difusin de la exposicin10, as como del presupuesto
econmico que se disponga.
Adems de la rueda de prensa que se habr realizado con motivo de la
inauguracin, se podrn tener en cuenta diferentes recursos como:
Inserciones publicitarias en medios de comunicacin, prensa, radio y/o
televisin.
Difusin a travs de internet.
En la propia sede de la exposicin mediante la colocacin de
banderolas, paneles y carteles informativos en el exterior.
Instalacin de carteles en puntos informativos urbanos, medios de
transporte, etc.
Edicin de postal-free y su difusin en lugares de ocio.
Publicidad en los programas de tour-operadores.
Comercializacin de objetos relacionados con la exposicin.
Durante el periodo de exhibicin se recopilar toda la publicidad y reseas
aparecidas en diferentes medios de comunicacin para la elaboracin del
dossier de prensa.
Elementos comunicativos
La informacin deber estar estructurada en diferentes niveles que den respuesta
a las necesidades de los diferentes pblicos que acudan a la exposicin. Se
tendr en cuenta el contenido, con especial atencin a los conceptos y a la
terminologa, a la extensin que deber ser esquemtica y breve y as como al
diseo en cuanto a colores, tipografas, escenografas e imgenes.
Los diferentes medios informativos a utilizar se podrn agrupar en :
Orales: guas, audioguas...
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Catlogo
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Entre las diferentes publicaciones (folletos, boletines, guas breves...) que con
motivo de una exposicin temporal se suelen llevar a cabo, el catlogo cobra
un especial protagonismo al difundir las investigaciones ms recientes sobre la
materia. Dado su carcter testimonial una vez finalizada la exposicin, se deber
cuidar al mximo en su elaboracin la calidad cientfica y tcnica.
La edicin del catlogo requiere su inclusin previa en el plan anual de
publicaciones de la Institucin o entidad organizadora, que dotar la partida
presupuestaria correspondiente para la realizacin del mismo.
La gestin del catlogo supone en si misma una labor de coordinacin
equiparable a la de la propia exposicin.
Con carcter general el esquema bsico del catlogo contemplar:
Cuadro directivo de la organizacin.
Crditos: de la exposicin, del catalogo, copyright 11de los autores y de
los fotgrafos, agradecimientos, NIPO, ISBN...
Textos institucionales de presentacin de la exposicin, organizador,
patrocinadores y/o Instituciones o entidades colaboradoras segn
estipuladas en el convenio.
Textos de investigacin, que analizan en profundidad los temas segn
los bloques expositivos.
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Para todo lo relacionado con los derechos de autora y reproduccin habr que atenerse a la Ley de
Propiedad Intelectual.
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clausura
El cierre de la exposicin lleva implcito el desmontaje de la muestra, la devolucin
de los objetos a cada uno de los prestadores, el anlisis y la evaluacin de todo
el proceso expositivo, as como el archivado de la documentacin generada.
Este proceso deber planificarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el
que se han desempeado las anteriores etapas.
Tomando como ejemplo el montaje se debe de fijar un calendario de desmontaje,
marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con
las actas de devolucin se formalizar la finalizacin del correspondiente
prstamo.
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desmontaje
devolucin de prstamos
anlisis y evaluacin de la exposicin
archivado de la exposicin
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desmontaje
Finalizada la apertura al pblico de la exposicin comienza el desmontaje,
que conlleva un proceso de coordinacin y trabajo similar al del montaje de la
muestra. De nuevo una buena coordinacin es fundamental para establecer un
calendario de desmontaje que tendr en cuenta la asistencia o no de correos
para supervisar la manipulacin, embalaje y carga de los objetos, as como los
itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen.
Lgicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje
puesto que las particularidades y dificultades que plantean los objetos ya
son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su
desinstalacin y reembalaje.
La manipulacin de los objetos se llevar a cabo por el personal de la empresa
de montaje que proporcionar todos los elementos necesarios, y en presencia del
coordinador, correos en su caso y el personal de conservacin-restauracin.
Se realizar tambin un Informe de conservacin de cada uno de los bienes. Este
informe requiere el mismo anlisis del bien que a la llegada de ste a la sala de
exposicin. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar
un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias
en su caso, firmndose y fechndose tanto al inicio como a la finalizacin de la
exposicin por el personal tcnico de conservacin-restauracin, el coordinador
de la muestra y el correo para cada pieza en su caso.
Este informe es clave para:
Analizar si el objeto ha sufrido daos durante el perodo de la
exposicin.
Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre
daos durante el transporte de regreso.
Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposicin, se iniciar
el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc).
Previamente se habr decidido la reutilizacin o no de dichos elementos por la
propia organizacin o su cesin a otras Instituciones.
Por ltimo, el responsable de la Institucin o entidad que ha acogido la expo
sicin acredita la salida de los objetos expuestos.
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Anlisis y evaluacin de pblico
Entre los mtodos de anlisis de pblico destacan los cuantitativos (nmero
de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones
personales de la exposicin, etc) Para la obtencin de stos datos se recurrir
a la utilizacin de cuestionarios, observacin directa en sala, entrevistas, etc.
Se establecern los tipos principales de visitantes, por ejemplo:
Individual o aislado.
Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Tursticos, etc.
Grupos Especiales: Discapacitados fsicos o psquicos, Grupos de
integracin, etc.
Dentro de los tipos de pblico se debern diferenciar perfiles:
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Anlisis y evaluacin econmica
Se deber analizar cual ha sido el grado de desviacin entre la inversin
presupuestada y la inversin final, para evaluar si la estimacin del coste fue
adecuada o no. Del mismo modo se analizar la distribucin de los costes entre
las diferentes partidas, as como el porcentaje de financiacin por mecenazgo
y/o patrocinio, en su caso.
Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones econmicas. Por
lo que se deber analizar, evaluar y justificar dicha inversin. Esto permitir
poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilizacin de los
recursos econmicos ms racionalizada.
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archivado de la exposicin
La conservacin de la documentacin tanto escrita como en imagen, que
se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha
informacin para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas
marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena
preservacin de la documentacin y su facilidad de consulta.
En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha informacin12 a travs de
diferentes medios informticos es cada vez ms frecuente, por lo que se deber
atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta informacin
a consulta libre.
En el anexo13 se propone una organizacin de archivo, que siguiendo los grandes
bloques de la gestin, plantea la posibilidad de organizar toda la documentacin
de forma racionalizada y de fcil consulta para personas ajenas al proceso en
el futuro.
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La Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes ha creado una base de datos de
exposiciones temporales. Ver www.mcu.es (Promocin del Arte)
13
Ver modelo en el Anexo de Coordinacin Tcnico.
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109
anexos
gestin econmica
coordinacin tcnica
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anexos
gestin econmica
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del comisariado
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo del montaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del montaje y desmontaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del seguro
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del embalaje y transporte
de los bienes culturales
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo grfico del catlogo
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin de la impresin del catlogo
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112
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113
114
iluminacin,...)
Soportes para piezas (nmero y tipo de soportes, calidades...)
Iluminacin. Incluye la instalacin necesaria y, segn el caso, material.
Instalacin de equipos audiovisuales.
Grfica. Se solicitar una revisin final de la grfica a partir de pautas
de diseo: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedir realizacin de
elementos indicando tipo de impresin, cantidad, material y dimensiones
de cada uno.
Puede haber un apartado de varios, para pequeas partidas, en el que se
incluirn:
las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguracin y
despus de la clausura de la exposicin, as como
las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebracin de
la exposicin.
Se indicar si es necesaria la instalacin de alarmas en determinadas
obras.
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Se indicar nmero de objetos a instalar.
Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados.
Instalacin de los objetos siguiendo el proyecto de diseo.
Plazo de realizacin. Se indican los plazos que se darn para la
realizacin del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrn que ser
tenidos en cuenta para la elaboracin de un calendario de trabajo por
parte de las empresas licitantes.
Realizacin de un reportaje fotogrfico de las diferentes fases del
montaje e instalacin definitiva.
Como anexo al pliego se entregarn:
Los planos necesarios para llevar a cabo la construccin de los elementos
expositivos y el montaje de los mismos.
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119
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anexos
coordinacin tcnica
formulario de prstamo
cuestionario sobre condiciones tcnicas de
salas para exposicin temporal
informe de conservacin
modelo de archivado de una exposicin
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123
formulario de prstamo
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MINISTERIO
DE CULTURA
DIRECCIN GENERAL
DE BELLAS ARTES
Y BIENES CULTURALES
FORMULARIO DE PRSTAMO
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
E-mail:
NO
E-mail:
memoria anual, pgina web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicacin...)
FECHA:
PRESTADOR:
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125
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
N Inv./ Identif.:
OBJETO:
TTULO:
AUTOR:
FECHA:
FIRMAS / MARCAS:
MATERIA / TCNICA:
MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.)
Alto
Ancho
Profundo
Profundo
NO
* Otros elementos: SI
NO
OBSERVACIONES
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128
MINISTERIO
DE CULTURA
1.
INFORMACIN GENERAL
Institucin a la que pertenece:
-
Direccin:
Provincia:
C.P.-localidad:
-
Telfono:
Pgina web:
Director/a:
Persona de contacto:
Cargo:
Titularidad:
Fax:
Pblica: Estatal
Autonmica
Privada: Eclesistica
Fundacin
Local Otras
Particular Otras :
Direccin:
Provincia:
C.P.-localidad:
-
Telfono:
Fax:
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129
Otros
Telas/ Alfombra
Madera
Piedra
Acero
Cristal de seguridad
Adobe
Cristal
Fecha de edificacin:
Material de construccin:
Ladrillo
Hormign
Paredes exteriores
Paredes interiores
Suelos
Techos
Estructura
N de plantas:
Es un edificio exento?
Dispone de:
CNTRICA
SI NO
Jardn
PERIFRICA
AISLADA
Patio
Pblico Privado Nmero de plazas:
INDUSTRIAL AJARDINADA
MARTIMA
FLUVIAL
SI NO
SI NO
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MINISTERIO
DE CULTURA
130
SI NO
En caso negativo:
Existe otro espacio habilitado al respecto?
Se utilizan las salas de la exposicin permanente?
SI NO
Dispone de una sala de almacenaje ( almacn de trnsito) que pueda ser utilizada por
necesidades de la exposicin temporal?
SI
NO
En caso positivo:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura :
(por m2 )
Montacargas
Altura:
Anchura:
Capacidad mxima de carga:
Escalera
Altura:
Anchura:
Giro mximo:
SI NO
SI NO
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MINISTERIO
DE CULTURA
131
Condicionamientos arquitectnicos:
Columnas
Paramentos
Otros:
SI
NO
N de puertas:
Altura mxima:
Anchura mxima:
N de ventanas:
Altura mxima:
Anchura mxima:
Salidas de emergencia:
Otros
Piedra
Pladur
NO
Materiales compuestos
Madera
SI
Tarima flotante
Gresl
Pintura plstica
ACABADOS
Terrazo
Escayola
Paredes interiores
Suelos
Techos
SI NO
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MINISTERIO
DE CULTURA
132
TEMPERATURA:
-
Min
Climatizacin centralizada
Radiadores
Otros:
Termmetros
Termgrafos
Termohidrgrafos
Sondas
Otros:
HUMEDAD RELATIVA:
-
Humidificadores
Deshumidificadores
Climatizacin centralizada
Min
Higrgrafos
Higrmetros
Termohigrgrafos
Psicrmetros
Sondas
Otros:
SI
NO
Cortinas
Estores
Otros:
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MINISTERIO
DE CULTURA
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Incandescentes
regulables
no regulables
Fluorescentes
regulables
no regulables
Halgenos
regulables
no regulables
Fibra ptica
regulables
no regulables
Otros:
SI
NO
NO
Luxmetro
Control informatizado
Ultravmetro
Otros
Gaseosos
Lquidos
Slidos
Biolgicos
Fumigaciones peridicas
Otros:
SI NO
SI NO
SI NO
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SI NO
SI NO
MINISTERIO
DE CULTURA
134
Externo
SI NO
Perimetral
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
Techos
Paramentos
Puertas
Ventanas
Detectores
Pulsadores
Otros
Extintores porttiles
Columna seca
Extincin automtica
Detectores de presin
Detectores de desplazamiento
Detectores de rotura
Detectores de movimiento
Detectores de vibracin
Detectores autosoportados
SI
SI
SI
SI
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
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MINISTERIO
DE CULTURA
135
VIGILANCIA HUMANA
N TOTAL EN EL EDIFICIO
DURANTE EL HORARIO DE
VISITA A LA EXPOSICIN
DURANTE LAS HORAS DE CIERRE
DURANTE LA NOCHE
SI
NO
SI
NO
6. PBLICO
-
Ascensores
Rampas
Otros:
NO
SI NO
SI NO
SERVICIOS:
GUAS AUDIOGUAS NUEVAS
TECNOLOGAS
CAFETERA
RESTAURANTE
LIBRERA
TIENDA
SALN DE
ACTOS
RESTRICCIONES:
COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR
Fecha:
Nombre y Cargo:
Firma:
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MINISTERIO
DE CULTURA
136
FOTOGRAFIAS DE LA SALA
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MINISTERIO
DE CULTURA
137
informe de conservacin
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138
MINISTERIO
DE CULTURA
DIRECCIN GENERAL DE
BELLAS ARTES Y BIENES
CULTURALES
FICHA DE CONSERVACIN
EXPOSICIN:
N INTERNO:
1. PRESTADOR:
N Inv. / Identif.:
Objeto:
Autor:
Ttulo:
Datacin:
Firmas / Marcas:
Materia / Tcnica:
Medidas en cms.:
Alto
Ancho
Profundo
Alto
Ancho
Profundo
(incluyendo marcos u otros elementos pedestales- inseparables de la pieza)
Peso (si procede):
3. CONSERVACIN
4. TRANSPORTE
N Caja/ Identif.:
Cerradura de seguridad: NO / SI
Materiales de embalaje:
Madera
Metal
Medio de transporte:
Terrestre
Areo
Papel
5. CONTEXTO EXPOSITIVO
TTULO / N. DE REA:
N VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:
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Plstico
(n.:
Bastidor
6. DOCUMENTACIN GRFICA:
139
(Se indicar con fechas y / o dos colores montaje y desmontaje- las observaciones de
conservacin)
MINISTERIO
DE CULTURA
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140
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
7. MONTAJE
N INTERNO:
FECHA DE APERTURA:
EMPRESAS:
TRANSPORTE:
MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES:
OBSERVACIONES GENERALES:
Firma:
Correo:
Firma:
Firma:
Coordinador:
En . a ..
de de 200
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DE CULTURA
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8. DESMONTAJE
141
FECHA DE CIERRE:
EMPRESAS:
TRANSPORTE:
MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulacin con / sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc)
Firma:
Correo:
Firma:
Firma:
Coordinador:
En . a ..
de de 200
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DE CULTURA
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143
modelo de archivado
de una exposicin temporal
El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentacin generada
por el proceso de organizacin y realizacin de una exposicin.
Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces
simultneas) de la realizacin de la exposicin, y dentro de ellos, apartados a
los que se adscriben los distintos tipos de documentos.
Adems se dan directrices para la organizacin de la documentacin de cada
apartado y se indica que tipos documentales son de conservacin permanente
y cuales pueden eliminarse una vez finalizada la exposicin.
TTULO:
A. SEDE 1:
1. Proyecto
1.1. Anteproyecto
1.2. Proyecto definitivo
- Proyecto del comisario
- Proyecto del diseador (incluye planos)
1.3. Condiciones tcnicas sala
- Planos de la sala
- Cuestionario condiciones tcnicas de la Sala (Facility Report)
1.4. Correspondencia general.
2. Correspondencia con comisarios, diseador y coordinadores
3. Convenios y Acuerdos de Colaboracin
- Se incluye aqu la correspondencia con entidades (patrocinadores,
organizadores, colaboradores...)
Se ordena primero alfabticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronolgico
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4. Prestadores
4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de
peticiones denegadas
4.2 Prestadores
- Solicitud de prstamo (incluidas las peticiones denegadas)
- Formulario de prstamo
- Condiciones de prstamo
- Traslados de rdenes ministeriales de salida de objetos
- Actas de recepcin / devolucin
- Correspondencia general
5. Listado de Objetos
- Elaborados como instrumento de trabajo durante la organizacin
de la exposicin
6. Conservacin / Restauracin
6.1. Informes previos y fichas de conservacin
6.2. Documentacin de restauracin
- Informes
- Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores)
6.3. Datos de condiciones de conservacin preventiva de la sala
7. Catlogo
7.1. Proyecto
7.2. Autores textos
- Listados de autores y artculos
- Artculos
- Correspondencia
7.3. Fotgrafos
- Diapositivas, fotografas...
- Correspondencia
7.4. Presentacin
- Crditos
- Textos de protocolo
- Correspondencia
7.5. Envo de catlogos
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8. Seguros
8.1. Pliza de seguros / Certificados por prestadores
8.2. Incidencias
8.3. Garanta del Estado
8.4. Correspondencia
9. Transporte
9.1. Autorizacin de exportacin10
9.2. Recibos de recogida / entrega
9.3. Aduana (certificados y permisos)
9.4. Escolta Policial
9.5. Incidencias
9.6. Correspondencia con las empresas
10. Montaje Desmontaje
10.1. Listado de correos
10.2. Calendario de trabajo
10.3. Planos del espacio expositivo11
10.4. Incidencias
10.5. Correspondencia con las empresas
11. Personal de vigilancia y atencin al pblico
12. Difusin y comunicacin
- Material grfico de la exposicin
- Comunicacin a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...)
- Invitacin
- Catering
- Publicidad
- Material informativo (folletos / trpticos...)
- Anlisis de la exposicin (estadsticas, encuestas, evaluacin de la exposicin...)
- Actividades de difusin (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas,
mesas redondas...)
- Dossier de prensa
B. SEDE 2:12
Solo se conserva el traslado de la autorizacin de exportacin
Son los planos del diseador con las modificaciones posteriores previas al montaje
12
Ordenacin alfabtica por cada sede o itinerancia a donde va la exposicin
10
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