2016

UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA DE CIENCIAS D

EDUCACION

PROYECTO DE GESTI
DIGITALIZACIN DE
DOCUMENTOS

COLABORADORES
GLORIA HERNANDEZ
PATRICIA DIAZ
GRISELDA CASTRO
VALERIE CHELLEW
CATHERINE CCERES

INDICE
CONTENIDO

PGINA

1.

INTRODUCCION AL PROYECTO DE GESTION DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

2.

PRESENTACION DE PROYECTO DE GESTION DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

3.

PLAN DE GESTION DE CAMBI0

4.

CARTA GANTT DE PROYECTO DE GESTIN DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (TCNICA)

5.

CARTA GANTT DE PROYECTO DE GESTIN DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (RRHH)

6.

ETAPA N3: ALINEAR ESPECTATIVAS

7.

ETAPA N4: DESCIFRAR EL FEEDBACK

8.

ETAPA N5 ANLISIS DE IMPACTO

15

9.

ETAPA N6: ANLISIS DE RIESGO

16

10. ETAPA N7: PLAN DE COMUNICACIN

17

11. ETAPA N8: MITIGACIN DE RIESGOS E IMPACTO

18

12. ETAPA N9: EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

19

13. CONCLUSIN

20

1. INTRODUCCION AL PROYECTO DE GESTION DE DIGITALIZACION

DE DOCUMENTOS
La Universidad por su dinmica y naturaleza, peridicamente se encuentra en
proceso de cambio e innovacin, lo cual significa la actualizacin y modernizacin
permanente de su marco regulatorio y de procedimientos. Esto significa la generacin de
2

mucha informacin que requiere ser, almacenada, resguardada y accesada para los
distintos usuarios de la institucin, segn su nivel de toma de documentos.
La informacin es un recurso importante en toda Institucin, la cual es necesario
proteger y mantener adecuadamente, de manera que pueda ser utilizada cuando sea
requerida. Esto genera una sinergia en la organizacin al disponer de informacin
consistente que pueda ser utilizada por todos los miembros de la comunidad. Adems se
produce una economa de espacios, recursos fsicos y humanos al centralizar en una
Unidad la informacin sustantiva de la Institucin. Reordena las actividades y procesos
organizacionales, facilitando el acceso a la informacin Institucional.
Con la implementacin del proyecto de Gestin de Digitalizacin de Documentos,
se garantiza la conservacin y distribucin de la documentacin oficial de la Institucin a
travs de sistemas online, que permiten autentificar al usuario y segn su perfil pueda
acceder a la informacin oficial.
La implementacin de este proyecto de digitalizacin de documentos,

hace

evidente la importancia de la informacin para la Institucin, valorando la oportunidad en

que se pueda acceder a ella, el tiempo que se ahorrara al tener la fuente de datos en
forma inmediata y la facilidad para las decisiones oportunas.
El mtodo que usaremos, comenzar con la compra de un software de
digitalizacin, el cual se encontrar en la nueva unidad de Gestin de Digitalizacin de
Documentos.

Esta Unidad se encontrar en las nuevas dependencias que sern

habilitadas para el almacenamiento de los documentos ya digitalizados. Todo esto para

llevar a cabo nuestro nuevo Cambio organizacional.

2. PRESENTACION DE PROYECTO DE GESTION DE DIGITALIZACION

DE DOCUMENTOS
El proyecto de Gestin de Digitalizacin de Documentos, tiene como finalidad, la
organizacin, disposicin, acceso y preservacin de todos los documentos de la
Institucin (oficios, reglamentos, decretos, procedimientos,), agilizando con esto, la
fluidez y disposicin de la informacin para todas las unidades de la Institucin.
3

Su finalidad ser mantener informado y actualizado al usuario, tanto externo como

interno, respecto a la normativa vigente. Permitiendo a su vez, descontinuar todos
aquellos documentos que han perdido vigencia, ya sea por la nueva reglamentacin como
por la obsolescencia de sus materias.
Nuestro proyecto de Digitalizacin, ayudar a la unidad de Archivo General, ya que
la digitalizacin de la informacin y su virtualizacin generarn un reservorio de archivos
que podrn ser respaldados, jerarquizados y organizados segn su naturaleza, facilitando
la generacin de la memoria Institucional.
Como etapa importante del proyecto, se trabajar en la actualizacin y
capacitacin del personal, tanto para la bsqueda y seleccin de informacin como para
su almacenamiento y digitalizacin. Cada usuario/cliente interno, podr acceder a la
informacin que por jerarqua pueda acceder, desde cualquier unidad, facilitando con ello
los procesos de transparencia en el manejo de la informacin.
El presente trabajo, pretende mostrar todos los beneficios que trae este Cambio
Organizacional, y mostrar que el desarrollo dentro de una empresa nos ayuda a
mantenernos actualizados y as poder competir con las instituciones ms modernas.

3. PLAN DE GESTION DE CAMBIO

Este cambio ser llevado a cabo en la Vicerrectora Acadmica como primera unidad, la
cual tiene un grupo de trabajo de 8 directores de diferentes unidades, ms profesionales y
funcionarios a su cargo, los cuales sern integrados gradualmente a este cambio de
nuevas tecnologas que se llevar a cabo en la Institucin.
Las personas responsables para que nuestro Proyecto sea exitoso y tenga un impacto
positivo en los Directivos y funcionarios administrativos, tendrn como responsable del
Proyecto al Vicerrector Acadmico, y su personal a cargo.
4

Vicerrector Acadmico
(Sponsor)

Director General de
Pregrado
(Jefe de Proyecto de
Gestin de digitalizacin de
Documentos)

Equipo de Trabajo
conformado con
funcionarios internos

Empresa Externa de
Software

Expertos Externos en
Apoyo de Proyecto

(Experto Funcional Externo)

(Experto Funcional Interno)

4. CARTA GANTT DE PROYECTO DE GESTIN DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (TCNICA)

5. CARTA GANTT DE PROYECTO DE GESTIN DE DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS (RRHH)

6. ETAPA N3: ALINEAR ESPECTATIVAS

EXPECTATIVAS INICIALES DE LOS STAKEHOLDERS.

STAKEHOLDERS

Vicerrectora
Acadmica

Director General
de Postgrado

EXPECTATIVAS
Incrementar el acceso de los documentos
Reducir el uso del documento original.
Optimizar tiempo, espacio fsicos.
Optimizar atencin del cliente.
Los usuarios de las distintas unidades manejen los documentos
oficiales y vigentes.
Optimizar la toma de decisiones.
Fluidez de la informacin.
Seguridad en el respaldo de informacin.
Mejorar imagen ante los usuarios internos.
Que el cambio no influya en el presupuesto de las Direcciones.
Transparencia de reglamentacin y procedimientos.
Bajar costos de impresin y diseminacin de informacin.
Mejorar nivel de comunicaciones entre los usuarios.
Apoyar a las unidades, respecto a los procedimientos oficiales, para
la ejecucin de las tareas.
Permite reducir el tiempo de respuesta al Cliente externo e interno.
Disminuir documentos tangibles dentro del espacio fsico de cada
unidad.

Administrativos

Tecnologa acorde con los conocimientos entregados para llevar a

cabo la labor de digitalizacin.
Que la informacin requerida se encuentre disponible en el sistema
Para que todas las unidades puedan visualizarlo.

7. ETAPA N4: DESCIFRAR EL FEEDBACK

8

Para descifrar el feedback, ser necesario realizar una serie de actividades, entre
las que podemos mencionar: entrevistas, talleres y Focus Group.
Para recabar informacin de inters respecto al impacto que tendrn los nuevos
procesos a realizar. A su vez permitir detectar posibles conflictos y dificultades al
momento de implementar el proyecto.
Debemos tener en cuenta que el feedback entregar resultados, tanto positivos
como negativos, informacin que nos ayudar a generar un entorno de aprendizaje y de
trabajo que sea motivador y ms alentador, de forma tal, que se reduzcan las potenciales
reacciones defensivas y adversas de los actores que se vern afectados por los cambios
que el proyecto producir.
Nuestro objetivo fundamental es que recojamos la opinin de todos los actores,
con el propsito de definir y disear las mejores estrategias para promover y apoyar la
participacin efectiva en los procesos de generacin de informacin: recoleccin de
documentos, organizacin de ellos, digitalizacin, almacenamiento y virtualizacin, con
ello se disminuye el impacto en el personal y entrega confianza a los usuarios, ya que se
sienten integrados al equipo que lidera el proyecto. Se incentiva a la mantencin continua
del sistema y la aceptacin de todos los usuarios, asegurando su permanencia en el
tiempo.

Pregunta N1

Usted, estara de acuerdo en digitalizar los documentos para que toda la

Vicerrectora Acadmica, pueda acceder a la informacin?

Encuestado
s
1 Directores
2 Administrati
vos
Total

Si

No
80
55

20
45

135

65

Este grfico nos muestra la aceptacin a un cambio organizacional, que implementaremos

dentro de la Institucin.

Pregunta N 2
10

Est usted dispuesto a participar en talleres de capacitacin para el uso y manejo

del nuevo software?

1
2

Encuestado
s
Directores
Administrati
vos
Total

Si

No

51
72

49
28

123

77

Los Directivos, por problemas de tiempo o agenda son menos proclives a

participar en procesos de actualizacin, lo que debe ser considerado al momento de
poner en marcha el sistema, pero estn de acuerdo en que los administrativos puedan
participen de forma activa, en nuestro proceso de Desarrollo Organizacional.
El administrativo muestra una alta adhesin a los procesos de capacitacin y
perfeccionamiento.
En conclusin, tenemos que generar estrategias para ambos grupos.

11

Pregunta N3
Si fuera necesario, estara usted dispuesto a un cambio de procedimiento en las
tareas que desarrolla?

1
2

Encuestado
s
Directores
Administrati
vos
Total

Si

No
80
82

20
18

162

38

El grfico nos muestra que la mayora de los actores estn dispuestos a cambiar y
optimizar los procedimientos que facilitar la gestin Institucional, por lo tanto ser ms
fcil que el resto de los funcionarios que no estn de acuerdo con el Cambio
Organizacional, se integren de buena manera, despus de mostrar en los talleres sus
miedos a esta nueva tecnologa.

12

Pregunta N4

Cree usted que este cambio tecnolgico ayudara a que su trabajo se desarrolle
de una forma ms expedita?

Encuestado
s
1 Directores
2 Administrativ
os
Total

Si

No
100
80

0
20

180

20

Esta figura muestra que para los Directivos es malgastar el tiempo solicitando la
documentacin que apoye su actividad, ya que requiere demasiado tiempo.
La administracin, ven de manera positiva el cambio tecnolgico, pero entienden
que debern cambiar su ciclo de trabajo.

13

Pregunta N5

Si la respuesta en la pregunta N3 fue negativa, Considera que la tecnologa puede

reemplazar la mano de obra humana?

Encuestado
s
1 Directores
2 Administrati
vos
Total

Si

No
51
58

49
42

109

91

Con esta informacin se evidencia que el grupo de usuarios que no apoya la

implementacin del proyecto, debern ser motivados de manera especial, de forma tal
que se demuestra la efectividad del nuevo sistema.

14

8. ETAPA N5 ANLISIS DE IMPACTO

9. ETAPA N6: ANLISIS DE RIESGO

15

16

10. ETAPA N7: PLAN DE COMUNICACIN

PROPUESTA
REUNIONES Y CAPACITACION DE PERSONAS
Que comunicar?
En qu consiste el
Proyecto de Creacin
de Unidad de
Digitalizacin de
documentos.

A quin?
A todos los
Directivos y sus
subalternos

Dnde?
En reuniones de
Direcciones
Generales y
Unidades

Cundo?
Segn indique el
calendario de
reuniones fijadas en
carta Gantt de
RRHH.

REUNIONES DE DEPARTAMENTOS
PARA EXPLICACION DE MANUALES DE GESTION Y
PROCEDIMIENTOS

Que comunicar?
Comunicar la
Implementacin de
software y plazos
establecidos para
llevar a cabo el
proceso de
Digitalizacin

A quin?
A Todos los
Directivos y sus
subalternos

Dnde?
En reuniones con
agentes externos
que
implementaran el

Cundo?
En el momento que
el software se
encuentre en la
plataforma virtual,
segn carta Gantt
tcnica

MEDIOS INFORMATIVOS PARA LA RECEPCION DE

CIRCULARES E INSTRUCTIVOS

Que Comunicar?
A quin?
La nueva plataforma A todos los
de visualizacin de
Directivos y sus
documentos y
subalternos
mtodos de uso,
adems de fechas de
capacitaciones.

Dnde?
En reuniones de
Directores
Generales y
Unidades
involucradas

Cundo?
Segn indique el
calendario de
reuniones fijadas
segn carta Gantt,
al comienzo del Kick
Off del proyecto

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11. ETAPA N8: MITIGACIN DE RIESGOS E IMPACTO

Para llevar a cabo este proyecto y poder ver como avanza y si las metas
sern cumplidas, usaremos un plan de entrenamiento, el cual consiste en reuniones,
capacitaciones y talleres que sean necesarios para que el personal que se ver afectado
por esta nueva implementacin de tecnologa, se capacite lo mejor posible, as tambin
usaremos circulares, correos electrnicos, todo esto para que todos estn lo mas
informado posible sobre cambios o numero de documentos digitalizados , mdulos del
software que deben usar y el tipo de archivo con el que los documentos sern
digitalizados.
Este entrenamiento tendr por objetivo:

Contratacin de personal nuevo para ser entrenados en ciertos cargos

Rotacin de cargos

Entrenamiento en tareas

Y el entrenamiento ser

Salas de exposicin

Dando a conocer, Pelculas, diapositivas, videos (televisin).

Discusin en grupo, paneles, debates, etc.

Instruccin programadas, etc.

El entrenamiento puede ser llevado a cabo

Despus del ingreso al trabajo

Despus del ingreso al cargo

En el lugar o sitio de trabajo

Fuera del lugar de trabajo

Los funcionarios administrativos tendrn la opcin de elegir horario y lugar de sus

capacitaciones, tomando en cuenta su funcin en este cambio organizacional, los Jefes
de proyectos sern informados para que autoricen a sus funcionarios a cargo, para que
autoricen la participacin en estas capacitaciones y talleres.
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12. ETAPA N9: EVALUACIN Y SEGUIMIENTO

En el desarrollo de este Proyecto de Digitalizacin de Documentos, nos

hemos dado cuenta que el cambio organizacional, puede ser llevado a cabo de manera
exitosa al tomar en cuenta a todos los actores que son tocados por este proyecto de
gestin de digitalizacin de documentos.
Al medir los resultados, logramos obtener eficiencia en la consulta de
documentos, realizar consultas simultneas as como incremento en la productividad del
personal, ya que se elimina el nmero de fotocopias y archivos personales dentro de las
oficinas.
El acceso por medio de una clave personal, ayuda a mantener la seguridad
del documento segn corresponda a cada cargo ya que esto asegura que el personal
puede ver solo los documentos para el cual estn autorizados segn sea su cargo.
Hemos evitado el extravo de documentacin, el exceso de fotocopias, el
documento digitalizado se ha incrementado y el nmero de copias del mismo documento
en distintos departamentos ha desaparecido.
Se han incrementado los espacios fsicos y el archivo general sirve como
segunda revisin para asegurarse que los documentos fueron archivados en las carpetas
virtuales correspondientes, segn corresponda su importancia, e informa si la Unidad de
Gestin de Documentacin esta digitalizando los documentos con la rapidez que
necesitamos para llegar al momento que los documentos ya no existan mas que en la
plataforma virtual y en el archivo general.

13. CONCLUSIN
19

Este proyecto permiti generar mayor fluidez a la informacin que es utilizada

por un gran nmero de personas dentro de la institucin (Stakeholders), minimizando as
el nmero de copias existentes dentro de cada unidad. Junto con lo anterior, si bien el
proyecto fue un xito desde el punto de vista tcnico, debemos destacar que en definitiva
aport a mejorar la atencin al cliente externo e interno otorgando una minimizacin de
riesgos operacionales tales como el extravo de documentos, su duplicidad y mejorando la
rapidez, ubicacin y acceso segn la confidencialidad del documento digitalizado.
Este cambio organizacional que nos pone a disposicin la tecnologa permiti
enfocar la disminucin del tiempo de recurso humano en otras tareas que aportarn o
agregarn verdadero valor al desarrollo organizacional.
Transcurrido un ao de la puesta en marcha de este proyecto se esperara
contar con una disminucin en los costos de material de impresin y lograr completar la
digitalizacin de los documentos histricos que se encontraban archivados en la
Institucin cuidando as su preservacin de stos.

20