Online Shopping: Belanja Cepat Cara Tepat

Oleh: Dwi Ari Wibawa, SIP, M.M

Widyaiswara Muda Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan
Abstrak
Salah satu mekanisme dalam pengadaan barang dan jasa adalah melalui e-purchasing. Epurchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik (ecatalogue). LKPP telah menandatangani kerjasama dalam bentuk kontrak payung dengan
Direktur Utama PT Bhinneka Mentari Dimensi. Bhinneka selama ini sudah dikenal luas oleh
masyarakat sebagai penyedia barang yang bisa dibeli secara online. Tata cara pembelian secara
online diatur oleh LKPP melalui Keputusan Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan
Pengembangan Sistem Informasi Nomor 7 Tahun 2015 tentang syarat dan ketentuan pembelian
barang secara online. Dengan adanya pembelian secara online melalui katalog elektronik
diharapkan satuan kerja kementerian/lembaga/satker perangkat daerah/institusi dapat dengan
mudah melakukan pemesanan barang dengan proses yang sederhana, cepat, dan aman.
Kata kunci : E-Purchasing, Belanja Online.
I. Pendahuluan
LKPP telah menandatangani kerjasama dalam bentuk kontrak payung dengan Direktur Utama PT
Bhinneka Mentari Dimensi. Bhinneka selama ini sudah dikenal luas oleh masyarakat sebagai
penyedia barang yang dapat dibeli secara online. Kerjasama ini dilakukan untuk mendukung
peningkatan jenis, jumlah, dan kualitas barang/jasa yang ditampilkan dalam katalog elektronik
pemerintah. Dengan kerjasama tersebut, saat ini sudah ada 30 ribu lebih produk yang tayang di
katalog LKPP.
Belanja online adalah salah satu mekanisme pengadaan barang dan jasa melalui sistem epurchasing. Pada Perpres 54 Tahun 2010, disebutkan bahwa pengadaan secara elektronik atau eprocurement dilaksanakan melalui e-purchasing dan e-tendering. E-Tendering adalah tata cara
pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan SPSE
(Sistem Pengadaan Secara Elektronik) melalui unit LPSE (Layanan Pengadaan Secara
Elektronik), dimulai dari pengumuman lelang, sampai penumuman penetapan pemenang.
Sedangkan, E-purchasing adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog
elektronik (e-catalogue).
Pada pasal 110 Perpres 4 Tahun 2015, disebutkan bahwa K/L/D/I wajib melakukan EPurchasing terhadap Barang/Jasa yang sudah dimuat dalam sistem katalog elektronik sesuai
dengan kebutuhan K/L/D/I, dimana E-Purchasing ini dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan/PPK
atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi. Yang dimaksud pejabat yang
ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi adalah pejabat pada instansi/institusi yang memiliki
tugas dan fungsi sebagai Pejabat Pengadaan atau Pejabat Pembuat Komitmen.

II. Ketentuan Pembelian Barang secara Online

LKPP melalui Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi telah
menerbitkan Keputusan Nomor 7 Tahun 2015 tentang Syarat dan Ketentuan Pembelian Barang
Secara Online. Tatacara pembelian secara online diatur sebagaimana berikut:

Sumber: Petunjuk Penggunaan Aplikasi E-Purchasing Produk Barang/Jasa Pemerintah

A. Pemesanan Barang
1. PPK melihat E-Catalogue Produk Barang/Jasa Pemerintah yang menampilkan informasi
penyedia produk, spesifikasi produk, harga, serta gambar dari produk barang/jasa
pemerintah. PPK membuat rencana pelaksanaan pengadaan untuk pembelian barang
melalui e katalog.
2. Berdasarkan rencana pelaksanaan pengadaan dari PPK tersebut, PP (Pejabat Pengadaan)
atau pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan instansi melakukan login ke dalam SPSE
kemudian masuk pada link Aplikasi E-Procurement Lainnya untuk masuk ke dalam
halaman e-purchasing. PP kemudian membuat paket pembelian barang melalui
aplikasi e-purchasing sesuai informasi spesifikasi teknis barang dan HPS yang diberikan
PPK dan data barang yang terdapat pada e katalog. Pembuatan paket dilaksanakan
melalui menu komoditas dan pilih tambah paket melalui aplikasi e-purchasing.
3. PP atau pejabat yang ditetapkan Pimpinan Instansi/Institusi kemudian mengirimkan
permintaan pembelian barang kepada penyedia barang yang terdaftar pada e katalog
melalui aplikasi e-purchasing. Permintaan pembelian ini bisa diikuti dengan negosiasi
harga atau tidak. Apabila diikuti dengan negosiasi harga, aplikasi e-purchasing juga
menyediakan fitur negosiasi harga. Untuk melakukan negosiasi harga, pejabat pengadaan
dapat merubah nilai pada kolom harga satuan dan ongkos kirim (apabila ada ongkos
kirim). Secara otomatis total harga akan dikalkulasi oleh aplikasi. PP dapat mencetak
daftar pesanan barang melalui aplikasi e-purchasing.
4. Penyedia barang melalui aplikasi e-purchasing akan melihat permintaan pembelian dari
Pejabat Pengadaan. Penyedia dapat memberikan persetujuan atas permintaan pembelian
barang tersebut selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal pemesanan barang.
Persetujuan pembelian dari penyedia secara otomatis akan ternotifikasi pada paket
pembelian yang dibuat oleh Pejabat Pengadaan. Sebelum menyetujui pemesanan,
penyedia harus memilih distributor/pelaksana pekerjaan untuk paket tersebut dengan cara
memilih menu Tentukan Distributor pada tab Penyedia dan Distributor pada
aplikasi e-purchasing.
5. PP atau pejabat yang ditetapkan Pimpinan Instansi/Institusi mengirimkan permintaan
pembelian barang yang telah disetujui oleh penyedia barang kepada PPK pada sistem e
katalog melalui aplikasi e-purchasing. PPK dapat melakukan konfirmasi penerimaan
paket dengan memilih tombol konfirmasi penerimaan dan mengisi form penerimaan
paket.
6. PP atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi mengirimkan surat
pesanan pembelian barang yang telah disetujui PPK atau pejabat yang ditetapkan

Pimpinan Instansi/Institusi kepada penyedia barang pada sistem katalog elektronik

melalui aplikasi e-purchasing. Pada aplikasi e-purchasing pada halaman detail paket,
Pejabat Pengadaan juga dapat melihat proses e-purchasing yang telah dilaksanakan mulai
dari paket dibuat sampai dengan paket diterima oleh PPK.
Proses pembelian secara online dapat juga dilakukan oleh PPK, apabila proses pembelian
dilakukan oleh PPK:
1. PPK atau pejabat yang ditetapkan membuat paket pembelian melalui aplikasi epurchasing berdasarkan data barang pada e katalog.
2. PPK atau pejabat yang ditetapkan mengirimkan permintaan pembelian barang kepada
penyedia barang melalui aplikasi e-purchasing.
3. Penyedia memberikan persetujuan atas permintaan barang melalui aplikasi e-purchasing.
4. PPK atau pejabat yang ditetapkan mengirimkan surat pesanan pembelian barang kepada
penyedia melalui aplikasi e-purchasing.
B. Perjanjian Pembelian Barang
PPK atau pejabat yang ditunjuk menyusun surat perjanjian pembelian dan
mengunggah softcopy surat perjanjian pembelian yang sudah ditandatangani oleh PPK/pejabat
yang ditetapkan dan penyedia barang ke dalam aplikasi e-purchasing. PPK dapat mengisi
informasi kontrak seperti nomor kontrak dan tanggal kontrak melalui menu Form Kontrak.
Selanjutnya, PPK perlu mengunggah hasil scan kontrak berupa file pdf ke dalam aplikasi epurchasing.
C. Pengiriman dan Penerimaan Barang.
Proses pengiriman dan penerimaan barang dilakukan sebagai berikut:
1. Penyedia mengirimkan barang selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak tanggal
transaksi untuk area jabodetabek, sedangkan untuk area di luar jabodetabek selambatlambatnya dilakukan 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggal transaksi pada aplikasi epurchasing.
2. Penyedia memberitahukan status pengiriman barang kepada PPK atau pejabat yang
ditetapkan melalui aplikasi e-purchasing. Pemberitahuan dilaksanakan dengan mengisi
nomor dokumen, tanggal kirim, dan keterangan tambahan kemudian klik tombol Kirim
Paket. Distributor dapat melakukan update status pengiriman untuk memberikan
keterangan tambahan seperti: sedang dalam perjalanan, ada kendala dalam pengiriman,
dan sebagainnya.

3. PPHP menerima dan melakukan pemeriksaan barang yng dikirimkan penyedia barang
sesuai surat pesanan selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak barang diterima oleh
pembeli, kecuali ditentukan lain dalam surat perjanjian.
4. Dalam hal ditemukan kerusakan dan/atau ketidaksesuaian spesifikasi barang, maka PPHP
menyampaikan pemberitahuan kerusakan dan atau ketidaksesuaian kepada PPK.
5. Atas dasar pemberitahuan tersebut, PPK atau pejabat yang ditetapkan mengajukan
permintaan penggantian dengan melampirkan Berita Acara Hasil Pemeriksanaan Barang
kepada penyedia selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja sejak tanggal penerimaan barang.
Penggantian barang juga dapat dilakukan setelah penandatanganan BAST apabila
ditemukan bahwa barang tidak berfungsi atau tidak sesuai spesifikasi. Penggantian
barang selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal BAST
ditandatangani.
6. PPK atau pejabat yang ditetapkan membuat status penerimaan barang kepada penyedia
barang melalui aplikasi e-purchasing. Konfirmasi dilakukan melalui halaman Detail
Paket-Daftar Produk kemudian pilih Konfirmasi Penerimaan.
D. Pembayaran
Proses pembayaran dilakukan sebagai berikut:
1. Pembayaran dilakukan setelah PPHP menerima barang dimana barang tersebut sudah
sesuai spesifikasi barang yang dipesan dan dibuktikan dengan penandatanganan BAST
oleh PPHP dan penyedia barang.
2. Penyedia menerbitkan kuitansi/bukti pembayaran atas pembelian barang atas nama dan
ditujukan kepada PPK untuk dilakukan pembayaran atas tagihan pembelian barang
tersebut.
3. Pindai (scan) kuitansi/bukti pembayaran atas pembelian barang tersebut dan mengunggah
pada aplikasi e-purchasing.
4. PPK melakukan pembayaran selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari kerja setelah PPK
menilai bahwa dokumen pembayaran sah dan lengkap.
5. PPK membuat status penerimaan barang melalui aplikasi e-purchasing. PPK
menyampaikan surat setoran pajak selambat-lambatnya 5 (lima) hari kerja sejak SP2D
diterbitkan untuk pembayaran melalui LS dan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari
kerja sejak dokumen pembayaran diterima oleh bendahara dan bendahara menilai bahwa
dokumen lengkap dan sah untuk pembayaran melalui mekanisme UP.
6. PPK memasukkan data pembayaran ke dalam aplikasi e-purchasing. Data rincian
pembayaran dimasukkan melalui halaman Detail Paket-Tab Kontrak dan Pembayaran,
kemudian pilih menu Input Pembayaran.

III. Penutup
Dengan adanya pembelian secara online melalui katalog elektronik, diharapkan satuan kerja
kementerian/lembaga/satker perangkat daerah/institusi dapat dengan mudah melakukan
pemesanan barang dengan proses yang sederhana, cepat, dan aman. Sehingga tujuan eprocurement untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan
persaingan usaha yang sehat, memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung
proses monitoring dan audit, serta memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time dapat
tercapai.
Daftar Pustaka
Perpres 54 Tahun 2010 jo. Perpres 70 Tahun 2012 jo. Perpres 4 Tahun 2015 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah.
Keputusan LKPP Nomor 7 Tahun 2015 tentang Syarat dan Ketentuan Pembelian Barang Secara
Online.