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SISTEMADEGESTINDECALIDADISO9001
PROCEDIMIENTO
CONTROLDEDOCUMENTOS

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Hoja:

PRCD01
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1de13

INDICE

1.

OBJETIVO____________________________________________________________________2

2.

ALCANCE_____________________________________________________________________2

3.

REFERENCIAS________________________________________________________________2

4.

DEFINICIONES_________________________________________________________________3

5.

DISPOSICIONESGENERALES____________________________________________________4

6.

RESPONSABILIDADES__________________________________________________________5

7.

DESCRIPCINDEACTIVIDADES_________________________________________________6

7.1

DIAGRAMADEFLUJO________________________________________________________6

7.2

DESCRIPCIN_______________________________________________________________7

8.

TABLADECONTROLDEREGISTROS_____________________________________________9

9.

ANEXOS_____________________________________________________________________10
9.1ESTRUCTURADELADOCUMENTACIN_________________________________________10
9.1.1CARTULAYCONTENIDO__________________________________________________________10
9.1.2FORMATO________________________________________________________________________11
9.1.3CODIFICACINDELOSDOCUMENTOS_______________________________________________11

9.2VERSIONESDELOSDOCUMENTOS______________________________________________12
9.3LISTADOMAESTRODEDOCUMENTOSINTERNOS__________________________________12
9.4LISTADOMAESTRODEDOCUMENTOSEXTERNOS_________________________________12
9.5TABLADECONTROLDECAMBIO________________________________________________13
10.

TABLADECONTROLDECAMBIOS______________________________________________13

Preparadopor

Revisadopor:

Aprobadopor:

JefaUnidaddeGestindelaCalidad

RepresentantedelaDireccin

RepresentantedelaDireccin

UGECAL

Firma

Firma

Firma

Revisadaadecuacinpor:
JefaUnidaddeGestindelaCalidad
Firma

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PROCEDIMIENTO
CONTROLDEDOCUMENTOS

1.

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OBJETIVO

AsegurareladecuadomanejoydisponibilidaddelosdocumentosrequeridosporelSistemadeGestinde
laCalidad(SGC),atravsdeunametodologaparalageneracin,actualizacin,revisin,aprobacin,
distribucinycontroldelosdocumentos,tantointernosy/oexternosdelaDireccindelTrabajo.

2.

ALCANCE

LadocumentacindelSGCdelaDireccindelTrabajoincluyeManualdeCalidad,Procedimientos
transversales,Procedimientosoperativos,InstruccionesdeTrabajoyPlanesdelaCalidad.

3.REFERENCIAS
SistemasdeGestindelaCalidadFundamentosyvocabularioNormaISO9000
SistemasdeGestindelaCalidadRequisitosNormaISO9001
DirectricesparaladocumentacindelosSistemasdeGestindelaCalidadNormaISO10013
ManualdeCalidaddelaDireccindelTrabajo

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4.DEFINICIONES
N

Trmino

Documentocontrolado

Documentoelectrnico

Definicin
EsundocumentoquepertenecealSistemadeGestin
deCalidadquecumpleelpunto4.2.3delanorma.
Documentodigitalqueingresavacorreoelectrnicoy/o
web.

Abreviacin
DC

SonaquellosgeneradosfueradelSGC,peroqueson
3
Documentoexterno
necesariosy/uobligatoriosparalaoperacindelos
SistemasPMGqueformanpartedelmismo.
4
PersonaresponsabledelsistemaPMG,que
Encargado/aSistema
habitualmentecorrespondeaunajefaturadeUnidado
PMG
Departamento.
ListadoMaestrode
Esunlistadoenelqueseencuentranlosdocumentos
5
DocumentosInternos
internoscontroladosdelSGC(veranexo9.3).
ListadoMaestrode
Esunlistadoenelqueseencuentranlosdocumentos
6
DocumentosExternos
externoscontroladosdelSGC(veranexo9.4).
DocumentoqueespecificaelSistemadeGestindela
7
ManualdeCalidad
Calidaddeunaorganizacin(3.7.4:ISO9000).
DocumentosutilizadosporelSGCparadescribirsu
Procedimientos
operacin.Losprocedimientosrespondenalas
8
Documentados
preguntas:qu,quin,conqu,cundoydnderealizar
algo.
9
ProcedimientoOperativoSonaquellosprocedimientospropiosdecadasistema.
SonaquellosprocedimientosexigidosporlaNormaISO
Procedimiento
10
9001obienqueelSGChadefinidocomoaplicablesal
Transversal
conjuntodelSistemadeGestindelaCalidad
Descripcindetalladadecmorealizaryregistrar
11InstruccindeTrabajo
lastareas(10013)
Documentoqueespecficaquprocedimientosy
recursosasociadosdebenaplicarse,quindebe
12PlandelaCalidad
aplicarlosycundodebenaplicarseaunproyecto,
proceso,productoocontratoespecfico(3.7.5:ISO
9000)

DE

LMI
LME
MC

PR
PRO
PRT
IT

PDA

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5.DISPOSICIONESGENERALES
N

DISPOSICION
ParaelManualdeCalidadylosProcedimientosTransversales(PRT),supreparacincorrespondea
laUnidaddeGestindelaCalidad(exceptuandoPRCPC16quecorrespondealSistemaasignado),
larevisinylaaprobacinalRepresentantedelaDireccin,sloenelcasodelManualdeCalidadla
aprobacinsiempreserdelaAltaDireccin.EnelcasodelosProcedimientosOperativos(PRO)la
1 preparacincorrespondealfuncionariodelSGC,larevisinsecomparteentreelJefedelSistema
PMGencuantoasucontenidoylarevisindelaadecuacinalosrequerimientosdelSGCala
UnidaddeGestindeCalidad,ylaaprobacinalJefedeDepartamentooDivisindonderadiquenlos
respectivosSistemasPMG,conlaexcepcindelSAIqueporrequerimientosdelCAIGGlosPRO
debenseraprobadosporlaAltaDireccin.
TodoslosfuncionariosbajoelalcancedelSGCqueelaborenundocumento,debenceirseal
2
presenteProcedimientoControldeDocumentos.
3Lasnuevasversionesdelosdocumentossernoficialesdelmomentoqueseanpublicadasenla
intranet.
LabasedocumentaloficialyvigentedelaSGCestododocumentofirmadoytimbrado,segn
corresponda.LaDireccindelTrabajohaconvenidoenutilizarcomomediodedifusindocumentalel
4 sistemadigitalenlaintranet.EstopermitealaorganizacinbajoelalcancedelSGCteneraccesoen
lospuntosdeusodedichadocumentacin.Todadocumentacinbajoelmarcoanteriorseentender
poroficialyvigente.

SedispondrdeunLMIparaelSGCenlaIntranetdelaDireccindelTrabajo,suconstruccin,
actualizacinydifusincorresponderalaUnidaddeGestindelaCalidad.Enelcasoque
correspondaaunLMEdecadasistemadelPMGesresponsabledesuactualizacin.La
documentacinexterna,fsicaesadministradaenloslibrosderegistroenlasoficinasdeparte.La
UnidaddeGestindelaCalidadutilizarcorreoelectrnicoparadaraconoceralosJefesdelos
Sistemas,vinculadosalSGC,sobrelasactualizacionesalasListadosMaestrosyellosasuvez
deberncomunicarloasusfuncionarios(as).
ElarchivodelosdocumentoscontroladosyobsoletocorrespondealaUnidaddeGestindelaCalidad.
Eltiempodeconservacinmnimodeladocumentacinobsoletaseestableceen5aosparalos
documentosoriginales,yenelcasodelascopiascontroladasseconservasolamentelacaratula.Toda
solicituddecopiacontroladasedeberealizarformalmente,aligualqueladevolucindelascopias
obsoletas.Laeliminacindeunprocedimientosetratarcomodocumentacinobsoleta.
CadaSistemadelPMGqueseencuentreconsideradoenelSGC,segnsunecesidadcrearun
sistemaparacontrolarlosdocumentosnooficiales(fotocopias).
TodoslosdocumentosquecorrespondanaprocedimientosdelSGCdebernceirsealpunto9.1.1
Cartulaycontenido,deestedocumento.EnlaconstruccindeDiagramasdeFlujo,sedeben
numerarlospasosparamejorlacomprensindelasdescripcionesdelasactividadesyenel
desarrollodelamismarespondeaquesehace,comosehace,cuandosehace,quienlohaceyque
registrogeneralaactividad.
CadaInstruccindeTrabajoascomolosPlanesdelaCalidad,sernemitidos,revisados,aprobados
ycontroladasudisposicinporelSistemaquerequierasuaplicacin.TodaInstruccindetrabajoy

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CONTROLDEDOCUMENTOS

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planesdecalidaddebeceirsealosformatosestablecidosenestedocumentoenelpunto9.1.3e
identificarpreparacin,revisinyaprobacin.CadaSistemaquegenereestosdocumentosdebe
mantenerunListadoactualizadoysudisposicinparacuandosearequerido.
LaelaboracindelosDocumentosdelSGCdebenseguirelformatosealadoenelpunto9.1.1,conla
salvedadqueporexpresasolicituddelclienteserequieraotroformatoyqueseanecesariopara
10
validacindelSistemaPMG,sepuedesolicitaralaUnidaddeGestindeCalidadlaadecuacindel
formato,sineliminarcontenidosbsicosymnimossealadosparacartulaycontenidos.

6.

RESPONSABILIDADES

LaresponsabilidaddelagestindeesteprocedimientoeslaUnidaddeGestindelaCalidad.
Vernumeral7,descripcindeactividades.

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7.
DESCRIPCINDEACTIVIDADES
7.1DIAGRAMADEFLUJO

ControldeDocumentos

AltaDireccin

Representantedela
Direccin

UnidaddeGestindeCalidad

JefaturadeDivisinoDepartamento/
EncargadoSistemaPMG/
Funcionario
delSGC
Inicio

(1)Recepcinde
requerimientosobrecreacin
omodificacinalMC,PRTy/
oPRO

Paseocorreo
electrnico

(8)Elaboraomodifica

(2)EsPRTy/oMC?

no

no

PRO

(3)Revisaadecuaciny

no

no

solicitacambiossi
si

corresponde.
Paseocorreo
(9)Autoriza

electrnico
(4)Elaboraomodifica

(5)Apruebayrevisa,

Lista

PRTy/oMC,segn

segncorresponda?

Verificacin

corresponda

Lista

revisiny
aprueba,
segn

Verificacin

corresponda?

Pase
no

Sislo

si

si

MC
(10)Verifica

Pase

correcciones?
(7)Aprueba?

(6)EnviaalaAlta

Sislo

Direccindocumentos

SAI
Pase

si

(11)Archivaen
si

documentoscontroladoy
envacopiacontrolada
Pase

(12)Confecciona,
actualiza,publicay
comunicaLMI.RevisaLME
Correo
Electrnico

(13)Retiradocumentos
obsoletosymantienesu
archivo
Paseocorreo
electrnico

Fin

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7.2DESCRIPCIN
NActividad
RecepcionarequerimientodecreacinomodificacindeMC,PRTy/o
1 PRO,porpartedelosadministradoresdelSGCocualquierfuncionario
usuarioconaccesoaladocumentacin.
SicorrespondealacategoraMCy/oPRT(exceptuandoelCPCque
correspondesumodificacinalsistemaasignadoparasugestin),la
UnidaddeGestindeCalidadprocedeasucreacinomodificacin.
2 EnelcasoquecorrespondaaunPROy/oPRCPC16,secomunicala
solicituddecambio,perosilasolicituddecambioprovienedelmismo
sistemaqueadministralosPRseprocedealarevisindesu
adecuacin.
Revisindelaadecuacin.CuandounSistemaquetieneacargoun
documento,yactivaunasolicituddemodificaciny/ocreacin,debe
enviarporemailopaseeldocumentoparalarevisindela
adecuacin.Paralarevisindeldocumentoseutilizaunalistade
3
verificacinyseinformaporpaseoemailsiserequierencorrecciones
ono,ysesolicitaunavezincorporadaslasmismas,elenvodel
documentomediantepaseyelenvodigitaldelarchivoparasu
publicacinenlaintranet.
ManualdeCalidady/oProcedimientoTransversal
Elaboraromodificarlosdocumentos,procedeelcambioconsiderando,
almenos,lossiguientespuntos:
1.ConformidadconrequisitosdelaNormaISO9001
2.ConformidadconrequisitosestablecidosendocumentoControlde
4
Documentos.
3.Conformidadconformatocorporativoestablecidoporlainstitucin.

ResponsableRegistro
Unidadde
Pasey/o
Gestindela
correo
Calidad
electrnico

Unidadde
Gestindela
Calidad

Pasey/o
correo
electrnico,
segn
corresponda

Unidadde
Gestindela
Calidad

Pasey/o
correo
electrnico,
segn
corresponda
Listade
Verificacin

Unidadde
Gestindela
Calidad

Listade
verificacin

4.NoexistancontradiccionesconotrosdocumentosdelSGC.
RevisaDocumentomedianteListadeverificacin.
Unavezrecepcionadolosdocumentosseprocedea:
1.SurevisinyaprobacinenelcasoPRT.
2.AprobacinenelcasodelPRCPC
3.RevisinenelcasodelMC
Silarevisiny/oaprobacinnoesautorizada,eldocumentoes
5
devueltoalaUnidaddeGestindeCalidadconlasobservaciones
pertinentesparasucorreccin.
SilosPRTyPRCPCsonaprobadossedevuelvenalaUGECAL
Silarevisinesautorizada,elMCseenvaalaAltaDireccinparasu
aprobacin.
EnvaalaAltaDireccindocumentos,paraelloconfeccionaPasey
6
adjuntadocumentos.

Representante
delaDireccin

Representante
delaDireccin

Pase

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PROCEDIMIENTO
CONTROLDEDOCUMENTOS

Actividad
Revisaelolosdocumentos,siestimaprocedentepodr
solicitarcomplementarloy/ocorregirlo.Sinotiene
7
observacionesloapruebaylodevuelvealaUnidadde
GestindeCalidad.

Cdigo:
Versin:
Hoja:

Responsable
AltaDireccin

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Registro
Pase

DocumentospropiosdecadaSistemaPMG(ProcedimientosOperativosyPRCPC16)
ElaboraomodificaPRO,conlascorreccionessi
FuncionariodelSGC
corresponde,yenvaalarevisinyaprobacin
y/oEncargadode
8
correspondiente.
SistemaPMG,segn
corresponda.
Unavezpreparadoeldocumentoseprocedeala
autorizacindelarevisinyaprobacin,segncorresponda.
SielEncargadodelSistemaPMGnoautorizalarevisin,el
documentoesdevueltoalfuncionarioconlasobservaciones
pertinentesparasucorreccin.
Silarevisinesautorizada,eldocumentoseenvaala
9
JefaturadeDepartamentooDivisinparasuaprobacin.

Jefaturade
Departamento/
Encargadode
SistemaPMG

Pase

UnidaddeGestin
delaCalidad

Pase

LaJefaturarevisaelolosdocumentos,siestimaprocedente
podrsolicitarcomplementarloy/ocorregirlo.Sinotiene
observacionesloapruebayloenvaalaUnidaddeGestin
deCalidad.
Unavezrecepcionadoeldocumentoconlaautorizaciny
aprobacin,seprocedeaverificarlascorreccionesyfirmasu
adecuacin.
10 Eldocumentosearchiva
EnelcasodelosprocedimientosdelSAIestosseenvana
travsdelaactividadN6delRepresentantedelaDireccin
alaAprobacindelaAltaDireccinparasuaprobacin.

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PROCEDIMIENTO
CONTROLDEDOCUMENTOS

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Actividad
Archivoydistribucindedocumentos
Recepcionadocumentosoriginalconlasautorizacionesy
aprobacincorrespondientesyprocedeasuarchivoen
carpetadenominaDocumentosVigentesyrecepciona
archivodigital.EnvacopiacontroladadelPRO,enelcaso
queserequiera.
Confeccionay/oactualizarLMIconlosdocumentos
aprobadosporlaAltaDirecciny/oporcadaSistema
(segncorresponda).Enelcasodeladocumentacin
externarevisarlosLMEenviadosporcadasistemay
procederasupublicacin.
Publicaenlaintranetlosdocumentosinternosenformato
PDFconelfindeevitarmodificacionesporpartedelos
usuariosalaversinvigente.
ComunicaalosJefesdeSistemadelSGClanueva
actualizacindelLMIqueseencuentrandisponiblesenla
intranet,mediantecorreoelectrnico.
Retirodedocumentos

Cdigo:
Versin:
Hoja:

Responsable

UnidaddeGestin
delaCalidad

UnidaddeGestin
delaCalidad

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Registro

Pase

Correo
electrnico

13

8.

Retiradocumentosobsoletosymantienesuarchivo.Para
ellosolicitamediantePasey/oCorreoelectrnicoelretiro
delosdocumentosobsoletosalosinvolucrados.Unavez
recepcionadoslosdocumentoslosmarcasconuntimbre
distintivosylosarchivaencarpetadedocumentos
obsoletos.Sloenelcasodelascopiascontroladas
conservalacaratulayelrestolodestruye.

UnidaddeGestin
delaCalidad

Pasey/ocorreo
electrnico,
segn
corresponda.

TABLADECONTROLDEREGISTROS

Registros
1Pase
2CorreoElectrnico
3ListadeVerificacin

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PROCEDIMIENTO
CONTROLDEDOCUMENTOS

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Hoja:
9.

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ANEXOS

9.1ESTRUCTURADELADOCUMENTACIN
9.1.1Cartulaycontenido
LosprocedimientosdocumentadosgeneradosporelSGCdebenobedecerlasiguienteestructura:
SISTEMADEGESTINDECALIDADISO9001
Cdigo:
NOMBREDELPROCEDIMIENTO
Versin:
DOCUMENTADO
Hoja:

PRXXYY
X
xdeyy

INDICE
1.Objetivo(paraquetrabajarconelprocedimiento).
2.Alcance(donde,aqueaplicaelprocedimiento).
3.Referencias(conquedocumento(s)serelacionaesteprocedimiento).
4.Definiciones.
5.Disposicionesgenerales(condicionesaconsiderar)
6.Responsabilidades(responsabilidadesprincipalesdelasfuncionesqueintervienenenla
actividad).
7.RequisitosdelProducto(Sedefineelproductoqueestaenlafichadeprocesoyse
relacionanconlosrequisitosdelosclientes.EstepuntoslolodefinenlosPRO).
8.Descripcindeactividades(primerodiagrama,despusexplicacin)
9.TabladeControldeRegistros
10.Anexos
11.Tabladecontroldecambios
Preparadopor:
Cargo/firma/timbre(enel
casoquecorresponda)

Revisadopor:(Jefe(a)SistemaPMG)
Cargo/firma/timbre
RevisadaAdecuacinpor(JefaUnidadde
GestinlaCalidad)
Cargo/firma/timbre

Aprobadopor:
Cargo/firma/timbre

Piedepginaslo
enlaprimerahoja

OtrosdocumentosgeneradosporelSGCquenopuedanceirsealformatoyasealado,loadecuarn
manteniendocontenidosmnimosasaber:Identificacin,Codificacin,Objetivo,Alcance,Actividades,
ControlderegistrosyControldeCambios.Deserpertinentes,sedebenincorporarlosAnexos,Referencias,
lasDisposicionesGenerales,lasResponsabilidadesylasDefiniciones.

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9.1.2Formato
ElformatotipoestaradisposicindetodoslosusuariosdeIntranetdelaDireccindelTrabajomediante
plantillaWord,laquecontendrautomticamentelossiguientesatributos:
Hoja

TamaoCarta(216x279mm)

Cubos
Escritura

Fuente
Justificacin

Entodaslashojasyensectorcentro(cm8)a1cmdelbordelateral
izquierdo
ArialNarrow1112normal(tablasyfiguraspuedesermenor)
Perfecta

Interlineado
Mrgenes

Ttulos

Numeracin
Formato

Clusulas
subsecciones

y Numeracin
Formato

1.151.5(entablaspuedesersencillo)
Derecho:2,5cm
Izquierdo:2,5cm
Superior:3,0cm
Inferior:3,0cm
Sonnumeradosconvietasylaeleccindelmodelotienequeser
nicoparatodoeldocumento.
Seescribenconmaysculasyletranegrita
Sonnumeradasconelmismonmerodelttuloseguidoporunpunto
decimalyotronmero.
Seescribenconminsculasyletranegrita

9.1.3CodificacindelosDocumentos
ManualdeCalidadMC
PolticadeCalidadPC
Procedimientos
PR:Procedimiento.
PRXXYY
XX:SigladelProcedimientoy/oproceso.
YY:Correlativo.
Instruccionesde
XX:Procedimientoalcualpertenece(ej.:AIC,CDetc.),enelcasoquesea
Trabajo
unainstruccinnorelacionadaconlosprocedimientosqueadministrasedebe
XXITYY
colocarlasigladelSistemaPMG(ej.:SED,SAIetc.)
IT
:InstruccindeTrabajo
YY:Correlativo.
PlandelaCalidad
XX:SigladelSistemaPMG
XXPDAYY
PDA:PlandeCalidad
YY:Correlativo.
Documentos
externos

AdministracindeacuerdoaprocedimientosestablecidosdelaDireccindel
Trabajo.

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9.2VERSIONESDELOSDOCUMENTOS
Ladocumentacinsometidaatodoelprocesodeelaboracin,revisinyprimeraaprobacinfinal
tendrlanumeracin1.0.ylasnuevasversionesincrementanenunalanumeracin.
9.3LISTADOMAESTRODEDOCUMENTOSINTERNOS
Ellistadomaestrodedocumentosestarenlaintranetydebeseguirelsiguienteformato:
Ejemplo:
Cdigo
PRBGI11

TtuloDocumento

Versin

ProcedimientoBalance
GestinIntegral

Estado

Autor
SPCG

Ubicacin

Fecha
devigencia

Intranet,
carpetaSPCG

9.4LISTADOMAESTRODEDOCUMENTOSEXTERNOS
Cdigo

Ttulo

Documento

Autor

Dndese
encuentra

Fechade
vigencia

LaListaMaestradeDocumentosExternosdecadaSistema,seencuentradisponibleenlaintranetenel
sitiodelSistemadeGestindeCalidaddelaDireccindelTrabajo.

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CONTROLDEDOCUMENTOS

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Versin:
Hoja:

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9.5TABLADECONTROLDECAMBIO
Sedebenconservarlaltimaactualizacinenlatabladeldocumentoysedebedestacarconcursivael

textodeldocumentoquefuecambiadoconrespectoalaversinanterior.Sedebeseguirlasiguientetabla
paraelcontroldecambio:
Versintem

Aspectocambiado

Razones

Personaque
solicit
elcambio

10.TABLADECONTROLDECAMBIOS
Versin

10

10

tem

Aspectocambiado

Caratula

Piedefirmadeaprobacinpara
elRepresentantedelaDireccin

Traspasalaaprobacindelos
PRTdesdelaDirectoraal
RepresentantedelaDireccin.
N3y4:Incorporarevisinpor
Listadeverificacinyregistro.
N5:Incorporaaprobacindelos
PRTalRepresentantedela
Direccin.N12:Secambia
subidosporenviados

Razones
Agilizarelprocesodemantencin
delSistemadeGestindela
calidad
Agilizarelprocesodemantencin
delSistemadeGestindela
calidad

Personaque
solicit
elcambio
UGECAL

UGECAL

Agilizarelprocesodemantencin
delSistemadeGestindela
calidad

UGECAL

10

7.2

10

Agregaregistron3

Inclusindeactividaddecontrolen
ladescripcindeactividades

UGECAL

9.1

9.1.1.:Seestablecelarelacin
delnmerosieteconlafichade
proceso.9.1.2:Modificfuente,
interlineadoynumeracin.

Asegurarcoherenciaentre
diferentesdocumentosyfacilitarsu
confeccin.

UGECAL

10