CONCEITOS INICIAIS

ARQUIVOLOGIA
a cincia que se encarrega do estudo da organizao dos acervos documentais, desde a produo do
documento, seu trmite administrativo e sua posterior destinao, seja ela a eliminao ou
recolhimento permanente por valor histrico.
Seu objetivo a organizao e o acesso informao.

CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

O arquivo da instituio funcionar como o guardio das informaes ali existentes. Assim, para
entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer trs conceitos bsicos que integram a
rea: informao, suporte e documento.

INFORMAO: resultado do processamento, manipulao e organizao de dados de tal forma que

represente um acrscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe.

SUPORTE: meio no qual a informao registrada.

Por exemplo: pen drive, folha A4.

DOCUMENTO: Documento toda informao registrada em suporte material, que possa comprovar
fatos e que possa ser utilizado para consulta.

Destacamos:

Informao registrada
Comprova fatos
Utilizado para consulta

SINAR
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto n 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
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O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando
gesto, preservao, e ao acesso aos documentos de arquivo.

Integram o SINAR, que tem como rgo central o CONARQ:

o Arquivo Nacional;
os arquivos do Poder Executivo Federal;
os arquivos do Poder Legislativo Federal;
os arquivos do Poder Judicirio Federal;
os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; os arquivos
municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.

CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ um rgo colegiado1, vinculado ao Arquivo Nacional do
Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados,
como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa
visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

Toda Legislao de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ,

alm de muitas outras informaes sobre Arquivologia.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

ARQUIVO
Segundo Slon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente
produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
1

rgos colegiados so aqueles em que h representaes diversas e as decises so tomadas em

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Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo a acumulao ordenada dos documentos, em sua maioria
textuais, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a
consecuo de seus objetivos, visando a utilidade que podero oferecer no futuro.
Helosa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunio de documentos conservados, visando
utilidade que podero oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser
planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e
que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que
lhe ser entregue.
Desse conceito importante destacar:
1) Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem ser tambm
recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc.
2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vrios tipos
(sonoro, cartogrfico, etc), e no somente na forma textual e em suporte papel.
3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos
de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado
em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das
transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se
ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele rgo.

Organicidade: Fique de olho nesse conceito to cobrado pelas bancas! Um documento ser
produzido em razo da atividade da instituio, ou seja, um banco no produz certido de nascimento,
mas documentos pertinentes a uma instituio financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos
de um banco, logo veremos que se trata de uma instituio financeira e no de uma indstria, ou um
colgio, por exemplo.

Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

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Esta a letra da Lei. Preste ateno, pois esse conceito, segundo a Lei n. 8.159 bastante
cobrado.

Decreto N 4.073, De 3 De Janeiro De 2002

Este Decreto Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados.

(CESPE 2012 ANAC) Nas organizaes, os arquivos compem-se dos documentos

acumulados no desenvolvimento de suas atividades, independentemente de terem sido
produzidos e(ou) recebidos pela atividade fim ou pela atividade meio e do suporte material da
informao.
Gabarito: Certo

O ARQUIVO TAMBM PODE DESIGNAR:

Mvel destinado guarda de documentos.
Local (Prdio ou uma de suas partes) onde guardado os conjuntos arquivsticos.
rgo Governamental (Unidade Administrativa) cuja funo de reunir, ordenar, guardar e dispor
para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas.

RAZES DA IMPORTNCIA DO ARQUIVO

1. Reconstituio e preservao da memria;
2. Apoio administrativo;
3. Fonte de informao;
4. Guardio de matria prima para trabalho e pesquisa histrica.

Um arquivo importante para a instituio devido ao grande nmero de documentos que se

acumulam naturalmente ao longo do tempo.
As tcnicas arquivsticas auxiliam na gesto de um arquivo, durante a produo, utilizao e destinao
dos documentos.

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FINALIDADE DO ARQUIVO
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam
um arquivamento ordenado e eficiente;
2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento,
levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos;
3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituio de maneira eficiente.
Requisitos para garantir a Finalidade:
1) Pessoal qualificado e em nmero suficiente;
2) Instalaes em local apropriado;
3) Materiais adequados;
4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna;
5) Normas de funcionamento;
6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia.

Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se,
com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica
do arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU
Embora os trs tenham a mesma funo de guardar e preservar possuem objetivos distintos.
Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em
que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de
colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente
dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio.
Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar
disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu cultural, enquanto do
arquivo administrativa, podendo adquirir carter cultural se for recolhido ao arquivo permanente.
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Iremos estudar o recolhimento nas prximas aulas. Alm disso, os documentos de arquivo so, em
regra, produzidos em nica via ou nmero limitado de cpias ou vias. J na biblioteca podemos ver
colees de obras.

Preste ateno no quadro-resumo seguir, pois esta questo da distino entre arquivo, biblioteca e
museu muito cobrada em prova.

quivo

Museu

Biblioteca

Documentos nicos

Colees

Valor Administrativo/Funcional

Valor Cultural/Histrico

Documentos produzidos/recebidos

Compra/permuta/doao

Valor Cultural
Compra/permuta/doao

(FCC TRE-RR 2015) Ao contrrio dos documentos de biblioteca, os documentos de arquivo

a) so adquiridos e colecionados em razo dos assuntos de que tratam e do estilo em que
so redigidos.
b) so resultado das atividades desenvolvidas por instituies e pessoas no desempenho de
suas funes.
c) contm apenas informaes de carter histrico e trazem a assinatura de personagens
famosos.
d) interessam exclusivamente ao pesquisador e produo de trabalhos cientficos ou
acadmicos.
e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em exemplares
nicos.
Gabarito: B

Ainda falando sobre a distino entre Biblioteca, Museu e Arquivo, temos:

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Mtodo de Avaliao
Arquivo:
A documentao preservada como um conjunto e no como unidades isoladas.
Os julgamentos so finais e irrevogveis.
A documentao no raro existe em via nica.

Museu:
Conservao e estudo.
Biblioteca:
Unidades isoladas.
O julgamento no tem carter irrevogvel e envolve questes de convenincia, e no de
preservao.
Mtodos descritivo:
Arquivo:
Aplica-se a conjuntos de documentos.
As sries so consideradas unidades para fins de descrio.
Museu:
Aplica-se a conjuntos e unidades de peas e objetos de valor cultural.
Biblioteca:
Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos so unidades isoladas para catalogao.
Mtodo de classificao
Arquivo:

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 Cada instituio estabelecer a classificao de acordo com suas caractersticas e necessidades.

Para uma boa classificao, o arquivista deve conhecer a fundo o funcionamento dos rgos.
Biblioteca:

foram teorizados e experimentados

Utiliza mtodos predeterminados que

Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significao dos documentos que sero

classificados.
RESUMO

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CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

QUANTO AO GNERO
Quanto ao gnero, os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi
registrada no mesmo.
Podemos destacar:
Cartogrficos: So os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes
geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Ex: Mapas, plantas.
Iconogrficos: So os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo
imagens estticas. Ex: Fotografias.
Informticos ou digitais: So os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.
Necessitam de computador para serem acessados. Ex: documentos eletrnicos: word, excel.
Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens,
mediante utilizao de tcnicas especficas. Ex: Microficha, microfilme em rolo.
Textuais: So os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Ex: Contratos,
folha de pagamento, livros de contas, requisies, atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais,

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certides, tabela, questionrios, correspondncia e outros. Podem ser datilografados, impressos ou

manuscritos.
Filmogrficos: So os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem
(tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em
movimento. Ex: Filmes e fitas videomagnticas.
Sonoros: So os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos.
Ex: Discos e fitas audiomagnticas.
QUANTO ESPCIE, FORMATO, FORMA, TIPO E TIPOLOGIA
Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma).
Algumas classificaes:
1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar
sobre matrias especficas. Ex. Medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento,
resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio, lei;
2. Atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma
soluo. Ex: parecer, relatrio. voto, despacho interlocutrio;
3. Atos de assentamento: so configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos
ou ocorrncias. Ex: apostila, ata, termo, auto de infrao;
4. Atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex: traslado, certido,
atestado, cpia autntica ou idntica.
5. Atos de ajuste: so representados por acordos em que a Administrao Pblica Federal, Estadual ou
Municipal parte. Ex: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc);
6. Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos em sentido amplo. Ex: aviso,
ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama,
telex, telefax, alvar, circular.
Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira
de microfilme, mapa.
Forma: Estgio de preparao. Exemplos: rascunho ou minuta, original ou cpia.
Tipologia documental: apenas a designao da atividade que gerou o documento. Exemplo: de
servio, de posse, de concurso.

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 Tipo documental: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico,
Tabela Salarial.
Voc gosta de Matemtica? Vamos misturar Arquivologia com Matemtica? Voc vai
gostar!

Veja no exemplo: Carta precatria. Carta espcie; Precatria tipologia e Carta precatria um
tipo documental.
E se fosse um Contrato de Prestao de Servio?

(FCC CNMP 2015) A denominao do tipo documental de arquivo formada pela juno de
dois elementos:
a) temporalidade + espcie.
b) atividade administrativa + assunto.
c) assunto + classe.
d) gnero + autoria.
e) espcie + funo ou atividade.
Gabarito: E

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QUANTO NATUREZA DO DOCUMENTO

NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas
empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de
proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.
NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a
administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais,
como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao,
Federal, Estadual ou Municipal.
Classificao Dos Arquivos
SEGUNDO AS ENTIDADES MANTENEDORAS
Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte
forma:
Arquivos Pblicos: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies governamentais
de mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia de suas funes especficas, administrativas,
judicirias ou legislativas. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura Curitiba e arquivo do Senado
Federal.
Arquivos Privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituies no
governamentais, famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas atividades especficas. Ex.: arquivo
do HSBC, arquivo das Lojas Colombo e arquivo da Loja da Esquina.
SEGUNDO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial quele que tem sob sua guarda documentos de tipos
diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial
no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento,
controle, conservao etc.
Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico,
independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os
arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia.
Arquivo especial Depende do SUPORTE
Arquivo especializado Depende do ASSUNTO

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(FUNCAB - MPOG 2015) So exemplos de arquivos especializados:

a) discos e microformas.
b) microfichas e CDs.
c) jurdicos e mdicos.
d) alfabticos e numricos.
e) sonoros e histricos.
Gabarito: C

RESUMO

SEGUNDO A NATUREZA DO ASSUNTO

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Ostensivo ou Ordinrio: As informaes contidas no documento, no prejudicam a administrao

quando divulgadas.
Qualquer interessado poder apresentar pedido de acesso a informaes aos rgos e entidades, por
qualquer meio legtimo, devendo o pedido conter a identificao do requerente e a especificao da
informao requerida.

Sigiloso: As informaes contidas no documento, por sua natureza devem ser de conhecimento
restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurana, quanto a sua custdia e
divulgao.
Informao sigilosa: aquela submetida temporariamente restrio de acesso pblico em razo de
sua imprescindibilidade para a segurana da sociedade e do Estado;

O grau de sigilo divide-se em trs categorias:

ultra-secreto: 25 anos.
secreto: 15 anos
reservado: 5 anos.
Chegamos a um ponto importante! A LEI N 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 que
regulamenta o Acesso a Informaes.
(FUNCAB MPOG 2015) A Lei de Acesso a Informao, n 12.527/2011, estabelece que rgos e
entidades pblicas devem divulgar informaes de interesse geral ou coletivo, ressalvadas as hipteses
de sigilo legalmente estabelecidas. Conforme essa lei, os prazos mximos de restrio de acesso s
informaes classificadas como ultrassecreta, secreta e reservada so, respectivamente:

a) 30, 25 e 10 anos.
b) 25,15 e 5 anos.
c) 15,5 e 2anos.
d) 20 ,15 e 10 anos
e) 10, 7 e 3 anos.

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Gabarito : B
SEGUNDO OS TIPOS DE ACESSO
Franqueado ou ostensivo: Documento de consulta livre.
Restrito: Limitao possibilidade de consulta, decorrente de regulamentao que determina prazos
ou excluses gerais.
O conceito refere-se ao acesso ao arquivo: ostensivo ou se h alguma restrio decorrente
de regulamentao.
SEGUNDO OS TIPOS DE ARQUIVAMENTO
Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas,
estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos
arquivos permanentes.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros.
SEGUNDO O ESTGIO DE EVOLUO
Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Trs Idades (Jean Jacques Valette 1973).
Corresponde s fases pelas quais o documento passa, desde sua criao at sua destinao, a
distncia entre a administrao e a histria numa sequncia temporal.
TEORIA DAS 3 IDADES
Teoria das 3 idades
1. Arquivo de primeira idade ou corrente
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio
3. Arquivo de terceira idade ou permanente

Arquivo de Primeira Idade ou Corrente

constitudo de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritrios
ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso.
Por documentos em curso entende-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual
foram criados.
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15

Tambm so chamados de: 1 Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; De movimento; Em curso; Ncleos
de arquivo; 1 Fase; 1 Ciclo.

Atividades do Arquivo Corrente:

Protocolo
Expedio
Arquivamento
Emprstimo
Consulta
Destinao
Arquivo de Segunda Idade ou Intermedirio
constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar
um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos
escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria.
Tambm so chamados de: 2 Idade; Pr-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatrio;
Temporrio; Transitrio; 2 Fase; 2 Ciclo.

Segundo Marilena Leite Paes, a principal vantagem desse sistema a economia de espao e de
recursos material e humano. Este arquivo evita a eliminao descontrolada e permite melhor
conservao dos documentos.

Os documentos transferidos aos arquivos intermedirios conservam a classificao que lhes foi dada
nos arquivos correntes.
Arquivo de Terceira Idade ou Permanente
constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam
em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e
sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de
forma definitiva.

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Tambm so chamados de: 3 Idade; Histrico; De Custdia; Inativo/passivo; Esttico; Definitivo; Final;
3 Fase; 3 Ciclo.

So classificados como permanentes os documentos:

que revelam a origem e a constituio da instituio;

que mostram como a instituio funcionou ao longo do tempo;
normas e regulamentos;
demais documentos que se caracterizem como histricos para a instituio.

Atividades do Arquivo Permanente

O arquivo permanente tem como atividades: arranjo; descrio e publicao; conservao e
referncia:
1 - ARRANJO: a reunio e ordenao adequada dos documentos.
O Arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos, e, se
necessrio, dos itens documentais dentro das sries.
Fundo Arquivstico: Arquivos provenientes de uma mesma fonte.
Srie: Divises de um Fundo Arquivstico.
Unidade de Arquivamento: Menor conjunto de documentos. Ex: Dossi, pastas.
Item Documental: A menor unidade arquivstica. Indivisvel.

Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista no se interessa apenas pelo
arranjo dos documentos dos setores, mas tambm dos documentos de outros rgos que esto sob
sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princpio da Provenincia, segundo o qual
devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma
fonte geradora de arquivo. O princpio da Provenincia corresponde expresso francesa respect des
fonds, respeito aos fundos, que tambm muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associao dos Arquivistas Holandeses
Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedncia, data, nmero,
assunto e nome.
O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organizao primitiva, que corresponde
organizao da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possvel, a ordem
originria, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituio de
origem. S de depois de um levantamento poder-se- julgar se possvel fazer qualquer alterao.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto.

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17

 Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, podem reassumir o
seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
2 DESCRIO E PUBLICAO: a elaborao de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear,
localizar dados, seja pela via sumria ou pela analtica, facilitando o acesso aos documentos e a
divulgao do acervo.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as
caractersticas dos documentos. Vrios so os instrumentos de que pode dispor um arquivo.
3 - CONSERVAO: So as medidas de proteo aos documentos e ao local de seu acondicionamento,
visando impedir sua deteriorao.
4 - REFERNCIA: Estabelecer polticas de acesso aos documentos, essa a funo da atividade de
Referncia.
Nessa atividade so realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado, e no
permitir a consulta de informaes com restries.
Tambm estabelece como devem ser consultados os documentos, indicando quais usurios tero
acesso ao acervo e elaborando o regulamento da sala de consultas.
Valorao dos Documentos
Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o
documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado
(todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento
quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento
de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam
esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns
autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas.
Tambm pode ser chamado de:
VALOR PRIMRIO (Imediato): manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a
execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc;
2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo
ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e
despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso
dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando
passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao.
O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez
tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
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18

Tambm pode ser chamado de:

VALOR SECUNDRIO (Mediato): subdivide-se em:
1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de
uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc;
2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade
em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou
pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.
Veja:
Ciclo Vital dos Documentos:

RESUMO

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20

INSTRUMENTOS DE PESQUISA
GUIA: destinado orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram
o acervo de um arquivo permanente. o mais genrico, informa a totalidade dos fundos existentes do
arquivo. Tem a finalidade de informar sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a
quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituio. Tem endereo, telefone, horrio de
funcionamento, conduo para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos
exigidos do pesquisador.
INVENTRIO: Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo so identificadas e
descritas.
Sumrio: onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divises so identificadas e
descritas sucintamente. Reflete o arranjo, sua finalidade descrever a composio do fundo. Possui
introduo com breve histrico sobre a instituio.
Exemplo:

Analtico: onde as unidades de arquivamento so descritas pormenorizadamente, proporcionando ao

usurio o conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio
minuciosa de seu contedo.
Exemplo:

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21

CATLOGO: Instrumento de Pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico,

onomstico ou geogrfico. Inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de
forma pormenorizada ou sumria. Sua finalidade agrupar documentos que versem sobre um mesmo
assunto, produzidos na mesma poca, digam respeito mesma pessoa, etc.
REPERTRIO: Trata-se de um catlogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos
previamente selecionados. Os documentos tm valor especfico sobre determinados assuntos. Tem a
inteno de ressaltar documentos individuais.
NDICE: Instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemtica, pormenorizada dos elementos do contedo
de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua
localizao no texto. Remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado.
TABELA DE EQUIVALNCIA: Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas
notaes para novas que tenham sido adotadas, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado
em virtude de alteraes no sistema de arranjo.
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO: Relao elaborada com o objetivo de controlar a entrada de
documentos em arquivos intermedirios e em arquivos permanentes.
Exemplo:

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Tipos de Arquivos
Quanto ao tipo, os arquivos so classificados em setoriais e centrais
Arquivos Setoriais: Funcionam junto aos criadores do documento ou recebedores dos mesmos,
cumprindo funes de arquivo corrente. Descentraliza as atividades do arquivo corrente junto aos
rgos operacionais.
Competncias dos Arquivos Setoriais:
racionalizar a produo, receber, controlar e organizar os documentos, produzidos e acumulados
pelos rgos que compem as unidades aos quais esto subordinados;
conhecer a estrutura funcional e as relaes hierrquicas dos rgos aos quais esto subordinados;
manter o controle dos Arquivos Correntes dos rgos e seus respectivos acervos;
atender e controlar consultas e emprstimos de documentos que esto sob sua custdia;
participar do processo de avaliao de documentos, procedendo aos descartes necessrios e
transferindo a documentao de acordo com a Tabela de Temporalidade e destinao de documentos,
das atividades meio e fim, para o Arquivo Central;
elaborar o Termo de Eliminao dos documentos descartados;
elaborar listagens dos documentos a serem transferidos e/ou recolhidos, ao Arquivo Central (Termo
de Transferncia de documentos e/ou Termo de Recolhimento de Documentos);
orientar e coordenar a execuo de diretrizes e normas emanadas do Arquivo Central;
zelar pelas condies de conservao do acervo documental produzido e acumulado, enquanto
estiverem sob sua custdia;
exercer outras atividades que assegurem o bom desempenho dos Arquivos Setoriais.
Arquivos Gerais ou Centrais: Se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais. Centraliza
as atividades de um arquivo corrente.
Num sistema centralizado de arquivos correntes, no s os documentos ficam reunidos em um nico
local, mas tambm h a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro,
distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente de um nico rgo da
estrutura organizacional. Essas atividades so realizadas no Protocolo, setor que estudaremos no
decorrer do curso.
Tipos de Arquivos Correntes: Central e Setorial
Segundo Marilena Leite Paes, ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser
definido diz respeito centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente. A
descentralizao se aplica apenas fase corrente de arquivos. Em suas fases intermediria e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados, embora possam existir depsitos de
documentos fisicamente separados.
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Os arquivos correntes so aqueles que guardam os documentos mais recentes e frequentemente

consultados. Por isso, facilita o acesso se esses documentos estiverem localizados nos prprios setores
em que os mesmos foram produzidos/recebidos ou prximos a estes.
No esquea: A adoo de um arquivo setorial descentraliza (ou seja, tira do arquivo central) as
atividades do arquivo corrente.

Independentemente da centralizao, as normas e atividades de controle e orientao devem,

necessariamente, ser centralizadas, a fim de evitar a aplicao de critrios diferenciados no modo
como funcionaro os arquivos da mesma instituio.

RESUMO

Prazo de Guarda
Prazo de guarda (ou perodo de reteno) o perodo em que o documento deve ser mantido nos
arquivos correntes e intermedirio.

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O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes

fatores:
frequncia de uso das informaes contidas nos documentos;
existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais);
existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos);
necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas
(prazos precaucionais).
O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente,
de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase
intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no
houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo.
Destinao dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que
ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do
documento poder ser: eliminao ou guarda permanente.

Lista de Eliminao
uma relao especfica de documentos a serem eliminados numa nica operao e que necessita ser
aprovada pela autoridade competente.
Exemplo:

specificao do Documento

Datas

Quantidade

Controle Oramentrio

1980-1981

3 pastas

Notas de Remessa de Material

1947-1981

43 pastas

Prestao de Contas de Malotes

1955-1977

348 pastas

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Critrios que Regulam a Reteno de Documentos

Devem ser conservados documentos que provem como a instituio foi organizada e como funciona e
que possam responder funes tcnicas relativas a operaes da organizao, como pesquisas e
projetos.
Critrios que Regulam a Eliminao de Documentos

Em geral podem ser eliminados documentos onde o texto esteja reproduzido em outro;
Cpias cujos originais sejam conservados;
Documento cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outro;
Documentos como convites, cartas de agradecimentos e outros;
Documentos que se tornaram obsoletos e no representam interesse para a administrao.

Aps determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao

correspondentes, os quais devem conter a identificao dos conjuntos documentais, datas, natureza
do documento e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao (tabela de
temporalidade ou lista de eliminao) que autoriza a destruio.
Os processos mais indicados de eliminao so: fragmentao, macerao, alienao por venda ou
doao.
O processo de incinerao deve ser evitado por no ser ecologicamente correto. Observe:
No proibido, mas os autores dizem que no recomendvel.

Tabela da Temporalidade
A Tabela da Temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos e que
determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o
mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para
guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma comisso chamada de Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de Documentos e ser aprovada por autoridade
competente do rgo para que possa ser aplicada na instituio.
Decreto 4703
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso
permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo
de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos
destitudos de valor.
Veja a importncia da Tabela da Temporalidade e a responsabilidade de quem a elabora:
Definir se um documento deve ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente. Quando um
documento eliminado erroneamente ele pode fazer falta administrao, principalmente se o prazo
de guarda dele tambm foi avaliado de forma equivocada. Tambm no deixa de trazer consequncias
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o fato de um documento que deveria ter sido eliminado ser arquivado permanentemente. Isso
ocasionar custos para preservao, armazenamento desse documento. Por isso a importncia de uma
avaliao sem erros e por isso a Tabela da Temporalidade dever ser aprovada por autoridade
competente do rgo.

O esquema acima reproduz a passagem de um documento de um arquivo para o outro e sua possvel
destinao.
Quando um documento est no arquivo corrente, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele
poder ser eliminado, transferido ao arquivo intermedirio ou recolhido ao arquivo permanente.
Quando um documento est no arquivo intermedirio, decorrido seu prazo de guarda nessa fase, ele
poder ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
Uma vez no arquivo permanente, o documento jamais ser eliminado.

Exemplo Tabela de Temporalidade

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Assunto

Prazos de Guarda
Corrente

Destinao Final

OBS

Intermedirio

000 Administrao Geral

Modernizao e Reforma Administrativa
Planos, programas e projetos de trabalho
Registro nos rgos competentes

5 anos

5 anos

Guarda Permanente

5 anos

9 anos

So passveis de eliminao documentos que se encontrem

Guarda Permanente
recapitulados em outros.

3 anos

Eliminao

(CESPE 2012 ANAC) De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de

arquivo podem ser eliminados nas fases arquivsticas corrente, intermediria ou permanente.
Gabarito: Errado
(CESPE MPU 2013) A eliminao dos documentos necessria, pois impossvel o
armazenamento de toda a documentao produzida no decorrer das atividades de uma
instituio.
Gabarito: Certo
(CESPE TRE - MT 2013) Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade
como instrumento para a
a) avaliao.
b) codificao.
c) classificao.
d) descrio.
e) indexao.
Gabarito: A

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RESUMO

Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados,
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatrios de avaliao. A seleo a
separao fsica dos documentos de acordo com a sua destinao:
1) Eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu
volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras.
2) Transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem,
onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final;
3) Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
elaborar instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu
acesso pblico. No arquivo permanente, o tratamento tcnico dos documentos feito por conjuntos
documentais, denominados fundos, que podero ser subdivididos em sries e subsries.
ORGANIZAO DE ARQUIVOS
A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em:
LEVANTAMENTO DE DADOS
Legislao pertinente:
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mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos.

mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos.
mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos.

Organizao:
a) Organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo,
permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis
hierrquicos.
b) Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de
cada um de seus rgos.
Documentao:
Gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc.
Tipo e espcies documentais: cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de
computador.
Volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms.
Estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos:
Rotinas e formulrios em uso na empresa.
Registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia
com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data).
Arranjo e classificao documental.
Recursos:
Humanos: todas as pessoas que trabalham para otimizar o funcionamento da empresa (nvel
das pessoas, escolaridade).
Fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento.
Ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
ANLISE DE DADOS COLETADOS
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a analisar
objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e propor
as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio
correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem
o funcionamento eficiente do arquivo.
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PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a
prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de
sua evoluo corrente, intermedirio e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposio
legais e as necessidades da instituio.
IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu
acompanhamento.
Ainda sobre Organizao de Arquivos:
Todo arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condies de segurana, preciso,
simplicidade, flexibilidade e acesso:
Segurana: O arquivo deve apresentar condies mnimas de segurana, incluindo-se medidas de
preveno contra incndio, extravio, roubo e deteriorao. Dependendo da natureza do arquivo,
importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
Preciso: O arquivo deve oferecer garantia de preciso na consulta a documentos e assegurar a
localizao de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele
retirado.
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fcil compreenso. As possibilidades de erros so
reduzidas em arquivos simples e funcionais. O nmero e a variedade de documentos no exigem
necessariamente um arquivo complexo e de difcil entendimento.
Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou rgo
pblico, ajustando-se ao aumento do volume e complexidade dos documentos a serem arquivados.
As normas de classificao no devem ser muito rgidas, pois apenas dificultam a atividade de
arquivamento.
Acesso: O arquivo deve oferecer condies de consulta imediata, proporcionando pronta localizao
dos documentos.

(CESPE Serpro 2013) As etapas de trabalho da organizao de arquivos so levantamento

de dados, anlise dos dados coletados, planejamento e implantao e, por fim,
acompanhamento.
Gabarito: Certo

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos.
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A importncia das etapas de levantamento e anlise se faz sentir de modo marcante no momento em
que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentao corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um nico mtodo, pois h documentos que devem ser ordenados
ora pelo assunto, nome, local, data e nmero.
Entretanto, com base na anlise cuidadosa das atividades da instituio, aliada observao de como
os documentos so solicitados ao arquivo, possvel definir qual o mtodo principal a ser adotado e
quais os seus auxiliares.
Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em trs grandes sistemas:
Sistema Direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha
guardado.
Sistema Indireto: aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um
ndice ou um cdigo. o caso da utilizao de fichrios.
Semi-Indireto: quando a localizao de uma informao arquivada orientada pela consulta a uma
tabela.
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos (se o documento especial
ou especializado) a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
Segundo Marilena Leite Paes, pode-se dividir os mtodos de arquivamento em duas classes:
Bsicos e Padronizados. Veja:
Bsicos:
1)Alfabtico e Geogrfico
2)Numricos:
Simples
Cronolgico
Dgito-terminal
3)Ideogrficos (Assunto):
Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio
Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou Indexao coordenada
Padronizados:
1)Variadex
2)Soundex
3)Mnemnico

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O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos

bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.
Mtodos Bsicos
Mtodo Alfabtico
o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas.
Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as
regras de alfabetao. um mtodo direto.
REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, veremos as
principais:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se:
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vitor Teixeira
Arquivam-se:
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
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Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos So Paulo
Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira Jos
5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver
tambm regra n 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
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Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so
consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao
alfabtica.
Exemplo:
Antnio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
Arquivam-se:
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de
distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se:
Abreu Filho, Jorge de
Abreu Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho, Jorge de
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira
General Paulo Pereira
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Dr. Pedro Teixeira

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considerlas como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
OBrien, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Exemplo:
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Jos de Oviedo y Baos

Francisco Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se:
Al Bem-Hur
Li Yutang
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda
Arquivam-se:
lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
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Fundao Getlio Vargas

Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros
arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
Regras de Ordenao
Pode ser adotado o critrio letra por letra ou palavra por palavra, consideradas uma aps a outra, na
ordem em que aparecem no elemento a ordenar:
1 - Letra por letra
Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mr
Montenegro
Monte Sinai
2 Palavra por palavra
Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mr
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo
preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou
LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so:
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a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em
relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais.

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade

e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para
as capitais.

c) Correspondncias de outros pases: alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do

correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas
capitais dos pases a que se referem.

Mtodo Numrico
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os
seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.
Numrico Simples: Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de
quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica. Como no momento da busca a
procura acontecer a partir de um nome, este mtodo exige a adoo de um ndice alfabtico,
tambm chamado onosmtico (Relativo aos nomes prprios), que permitir identificar o nmero de
cada documento e, assim, possibilitar sua localizao. um mtodo indireto.
Numrico Cronolgico: Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de
emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as
reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado
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colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes,
em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de
protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico (Relativo aos
nomes prprios), de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.
Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos
so numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o
mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a
esquerda, formando pares.
Exemplo 1: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Exemplo 2:
O Documento referente a tal assunto foi gerado com o certo nmero de registro: 190683 e esse
documento foi arquivado em uma sala, em uma estante e em uma caixa.
A separao do nmero: 190683 em grupos de trs ficaria assim:
(19) (06) (83) - onde se l de trs para frente.
Nesse exemplo esses nmeros querem dizer o seguinte:
1 (83) o nmero da sala que foi arquivado o documento;
2 (06) o nmero da estante;
3 (19) o nmero da caixa.
Este mtodo tem a vantagem de reduo de erros de arquivamento, com rpida localizao dos
arquivos.
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para
fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de
arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.
Mtodos por Assunto
O mtodo de arquivamento por assunto no fcil de aplicar, pois depende de interpretao dos
documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento da instituio.
Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica. um mtodo indireto.
Alfabtico Dicionrio: Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem
alfabtica.
Exemplo:
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Exposies de publicaes
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Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica
Alfabtico Enciclopdico: Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
Exemplo:
Cursos
Doutorado
Especializao
Formao
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Publicaes
Exposies
Mtodos Numricos Ideogrficos
Mtodo Ideogrfico Numrico Duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico
remissivo. So, portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo
a assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
1-1-3 Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada
de classes.
Mtodo Ideogrfico Numrico Decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o
conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos
inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes
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predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim
sucessivamente.
Exemplo:
a)Classe
000 Administrao Geral
100 Pessoal
200 Organizao
900 Divulgao
b)Subclasses
100 Pessoal
110 - Seleo
120 Aperfeioamento
130 Preenchimento de Cargos
c)Diviso 130
130 Preenchimento de Cargos
131 Nomeao
131.1 Interina
131.2 Efetiva
132 Vacncia de Cargos
Este mtodo limitado, o arquivista precisa conhecer bem a instituio, pois no pode
adicionar alm de 10 classes. As bancas gostam de cobrar os mtodos duplex invertendo conceitos.
Mas no h como errar: Duplex Decimal -> No qual Decimal vem de DEZ, dez classes, ok.
Mtodo ideogrfico Unitermo (ou indexao coordenada)
O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem
crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e
localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so
identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa.
Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:

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N 0004

ELHO DIRETOR E CURADOR

Palavras Chaves
Descritores
RESUMO: Reunio conjunta dos Conselhos Diretor e Curador,

Conselho Curador (FGV)

para deliberar sobre Relatrio e Prestao de Contas,

Conselho Diretor (FGV)

vos a 1982.Rio de Janeiro, auditrio do 12 andar, 24 de maro de

Reunies
Barbosa, Manoel
Brito, Oswaldo

Marilena Leite Paes

Para cada palavra prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. O nmero de
registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras chave.
REUNIES
0

0110

0011

0172

0073

0004

0225

0126

0227

0078

0369

0193

0098

As fichas-ndice so arquivadas em ordem numrica e as demais em ordem alfabtica das palavraschave.

Os documentos so arquivados em ordem numrica.
Mtodos padronizados
Mtodo Soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores, foi inventado o sistema soundex,
segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela
sequncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades
de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em
conta se a grafia ou no a mesma.
Mtodo Variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como
elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse
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mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda
letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir
pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.
Mtodo Mnemnico
Mnemnico um auxiliar de memria.
Este mtodo procura combinar as letras do alfabeto de forma a auxiliar a memria.
Deve-se relacionar 23 letras (ou menos) do alfabeto, dando significado a cada uma, por meio de uma
palavra chave. Cada palavra chave corresponde um assunto.
Exemplo
A Aluguel
B Administrao
C Compra
F Financiamento
V Venda
Mtodo Alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela
constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usamse notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.
Assim, as pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente
sua diviso alfabtica.
Exemplo:
1 Acrsio, Paulo (Aa-Af = 1)
1 Afonseca, Joo (Aa-Af = 1)
Almeida, Mrio (Ag-Al = 2)

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RESUMO

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