HISTORIA DEL BPM

Con el paso del tiempo cada una de la organizaciones se ha ido adaptando a los
cambios que se nos presentan a diario todo esto debido en gran parte a la
globalizacin, estos deben ir adaptando no solo sus productos para cumplir con las
exigencias del mercado si no adems de esto deben ir adaptando los procesos
respecto a lo que han tenido como base desde ya hace mucho tiempo con los aportes
de Frederick Taylor y de Henry Fayol.
A travs de lo aos uno de los aspectos ms importantes que las organizaciones van
teniendo es la mejora de sus procesos, esto con el fin de incluirle a los clientes una
sensacin de cumplimiento o de satisfaccin que ya no logran con el producto normal.
Esto por medio de la especializacin en la funcin que se realice en la empresa, con el
fin de aumentar y mejorar notablemente los procesos industriales.
La historia del BPM se inicia con Frederick Taylor aquel que en 1911 crea el concepto
de administracin cientfica (Hitpass, 2012) mas conocido por muchos como el padre
de la ingeniera industrial. Para la administracin cientfica Taylor crea 4 principios que
vindolos de una manera resumida quedan de la siguiente manera:
-

desarrollar el estudio cientfico del trabajo

Seleccionar al obrero ms adecuado a la tarea, segn sus capacidades y
luego instruirlo en cmo hacer correctamente las tareas
Cooperar con los obreros para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo con
los principios cientficamente que se aplican, armona es la palabra
fundamental que utiliza Taylor
Distribuir equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre la
administracin y los obreros (Hitpass, 2012)

Taylor siempre buscaba no ver a las personas de manera convencional y no contratar

a los mejores, en vez de eso Taylor prefera ir en contra de la corriente y contar en su
organizacin con personas que estuvieran abiertas al aprendizaje, a las cuales se les
pudiera ensear a hacer de manera muy eficiente su trabajo, y as aumentando su
productividad en una cantidad aun mayor a la esperada.
El objetivo principal de Taylor estaba basado en mejorar todos los procesos, por esto
hizo medicin de tiempos, mtodos de observacin y dems aspectos que estuvieran
relacionados para mejorar la produccin. Todo esto con el fin de hacer que los
procesos fueran ms estandarizados y ptimos para as evitar que las personas
hicieras las cosas de acuerdo a como les pareciera que estaba correcto.
Posteriores aos despus aparece el TQM el cual se integra para mejorar procesos
de control por medio de enfoques estadsticos, pero este llegaba con muchos
problemas uno de los cuales era que para poderlo aplicar debe haber una muy fuerte
disciplina en la empresa una empresa que no es capaz de tener tal disciplina sera
incapaz de poder desarrollar el TQM (Total Quality Managment) (Hitpass, 2012), diez
aos ms tarde Toyota es una de las innovadoras empresas que aplico un enfoque
directamente hacia los clientes y no solamente hacia las procesos desarrollando as
mismo el TPS (Toyota Production System), un proceso mediante el cual podran
resolver problemas de una manera sencilla y directa, con el tiempo pasaron a llamarlo

lean Production, indicando en quitarle grasa a las estructuras organizacionales

burocrticas y lentas en sus procesos de decisiones (Hitpass, 2012)
Para los aos 90 se sufre un impacto grande en la mayora de las empresas debido a
un aumento de oferta tan grande que hizo que la mayora de compaas occidentales
se plantaran una nueva postura para poder corregir sus procesos de negocios y lograr
una estabilidad nuevamente, esta nueva postura fue conocida como BPR (business
process Re-engineering). Este proceso consiste bsicamente en alinear todas las
estructuras burocrticas o jerrquicas de la organizacin con los objetivos de la
empresa consiguiendo de manera continua una mejora en los procesos a un corto
plazo.
Posteriormente aparece Six Sigma y BRP que son dos de las ms grandes
evoluciones que se le hicieron a los procesos desde el ao 1990 hasta inicios del
2000, todo esto hasta el momento en que hace la aparicin el BPM (Business Process
Managment).

Una vez que la gestin por procesos est dentro de una organizacin esta nos permite
tener un mayor grado de cumplimiento de los objetivos pero esto depende
bsicamente en como denomines el proceso esto se debe a que no se debe confundir
la gestin por procesos con la gestin de procesos para explicar la diferencia entre
ambos se pueden definir de la siguiente manera:
-

Gestin de procesos: se enfoca principalmente en medir y analizar su proceso

para lograr un cumplimiento de los objetivos de este mismo, esto sin tener en
cuenta los objetivos otra rea distinta dentro de la organizacin
Gestin por procesos: la gestin por procesos se encarga bsicamente de unir
los objetivos de las diferentes reas con los del proceso en cuestin. Cuando a
este le integramos los objetivos o disciplinas de las diferentes reas podemos
definirlo como gestin BPM pero mientras no tengamos en cuenta estas
disciplinas empresariales solo nos estaremos refiriendo a gestin DE procesos.

1 (Hitpass, 2012) Evolucin de la ingeniera de procesos hacia el BPM pag 9

DEFINICION DEL BPM

BPM o gestin por procesos es la metodologa que se encarga de mejorar la
productividad y la eficiencia por medio de gestin continua de los procesos, buscando
no solo mejorarlos si no tambin buscando automatizarlos y optimizarlos, en pro de la
organizacin. (Galeano, 2012) El concepto de BPM es uno de los ms difciles de
describir, esto se debe a que muchos de los autores que se han atrevido a incursionar
en este tema tienen puntos en comn como tambin poseen otros muy lejos de estos,
uno de ellos se ve comnmente en Norteamrica el cual define el BPM como el
proceso de automatizacin y de operacin de los procesos implcitamente con TI
(Hitpass, 2012).
Para que las organizaciones logren su eficiencia ya no pueden simplemente quedarse
en los mtodos del pasado los cuales no le ayudaran a cumplir con los requisitos del
mercado, para que estas logren una eficiencia deben principalmente ver que la
estandarizacin y la automatizacin en los procesos ayuda bastante a disminuir todos
los errores o riesgos que se presentan a medida que va pasando el tiempo, lo cual
ayuda a tener una mejora continua, las empresas que consigan adaptarse al cambio
ms rpido sin que este se les sea exigido sern las que tendrn una mayor acogida
que las que lo hacen conforme se les exige. (Hitpass, 2012)

Para tratar las diferentes decisiones de lo que es BPM citare a varios autores
comenzando con:
-

Jeston y Nelis los cuales definen BPM como BPM es el logro de los objetivos
empresariales a travs de la mejora, la gestin y el control de los procesos de
negocio
Paul Harmon tambin define BPM como una disciplina de gestin focalizada
en la mejora del rendimiento corporativo por medio de la gestin por procesos
de negocio

Al tratar de unificar una sola definicin sobre que es la gestin por procesos o BPM se
acepta internacionalmente la definicin dada por Jeston y Nelis con una pequea
modificacin estableciendo BPM como una disciplina de gestin por procesos de
negocio y de mejora continua apoyada fuertemente por las tecnologas de la
informacin
Con el paso del tiempo esta no fue la una definicin que se trato de consolidar y
aparece una nueva definicin que es encontrada en la gua de referencia de la
asociacin internacional de profesionales de BPM donde toman esta definicin y la
amplan aun ms concluyendo lo siguiente:
-

Business Process Managment (BPM) es un enfoque sistemtico para

identificar, levantar, documentar, disear, ejecutar, medir y controlar tanto los
procesos manuales como automatizados, con la finalidad de lograr a travs de
sus resultados en forma consistente los objetivos de negocio que se
encuentran alineados con la estrategia de las organizacin. BPM abarca el
apoyo creciente de TI con el objeto de mejorar, innovar y gestionar los

procesos de principio a fin, que determinan los resultados de negocio. Crean

valor para el cliente y posibilitan el logro de los objetivos de negocio con mayor
agilidad. (Hitpass, 2012)
Esta definicin es establecida como la principal, esto se debe a que el BPM es una
disciplina integradora que rene todas las partes de una organizacin combinando
tanto parte humana como parte tecnolgica. Si analizamos y entendemos cada una de
las partes de la definicin podemos lograr un aprovechamiento del BPM ya que
sabremos especficamente como lograr el xito en nuestra organizacin.
El BPM no es algo que muchas empresas se puedan permitir, pero esto les asegura
un crecimiento fuerte respecto a lo que se hace, si bien es cierto y conocido que
cuando un cambio se aplica este genera problemas de adaptacin, este no es ms
que una manera de evolucin de la tecnologa a la que nos debemos ir acostumbrando
por la velocidad con la que sucede. El BPM al ser una tendencia nueva, es mal llevada
a las grandes industrias, dado que venden la idea de implementacin de esta misma
como un cambio fcil de hacer y que arreglara de inmediato los problemas que
existen, este es uno de los principales problemas ya que como explica Jeston BPM no
es un concepto simple y no es fcil de integrar cualquier tendencia que permita
integrar muchos aspectos de la organizacin nunca sern fciles de implementar, pero
una vez se logre esto conseguir crear valor tanto para los clientes como para uno
mismo como empresario. El BPM no es algo de lo que se pueda escapar justamente al
contrario es algo que se debe asumir de inmediato por que la cercana con el cliente
es uno de los aspectos ms exigidos por medio de la globalizacin.
ESCENARIOS BPM PARA AFRONTAR LOS RETOS EMPRESARIALES DEL SIGLO
XXI
A medida que el tiempo pasa, es notorio ver como el entorno se va volviendo cada vez
ms competitivo frente a cambios econmicos, sociales, polticos, tecnolgicos,
medioambientales etc.
Se implementara el tema de gestin por procesos como un parmetro para la
adaptacin del entorno que rodea a cada empresa, hacindolo efectivo para las
mejoras de resultados de las organizaciones.
El tema de la crisis es quizs un pensamiento que tiene cada organizacin hacindolo
referente al negativismo pero si analizamos su origen podremos determinar que se
puede derivar de un concepto de tiempo u oportunidad o simplemente peligro pero
si simplificamos este trmino podramos definirlo como tiempo de peligro o que
posiblemente frente a cada peligro debemos encontrar una oportunidad, pero es all
donde vemos y nos preguntamos estoy haciendo algo para mejorar esa crisis?, dejo
que trascurra el tiempo sin poder encontrar solucin?;debera dejar que otras
personas tomen decisiones sobre mi vida personal?.
El mundo se mantiene en constantes cambios, es por eso que debemos buscar
nuevas oportunidades que le permitan a nuestra organizacin mantenerse firme en el
mercado.

Principalmente podemos definir como estos cambios y en la gran mayora como

negativos a todas aquellos factores tanto internos como externos que puedan afectar a
llevar con xito nuestra organizacin.
Es as donde el club BPM y sus miembros ejecutivos, se juegan un papel importante
en las empresas donde quiere lograr que estas lleven un control completo de los
procesos frente a las crisis econmicas presentes en el entorno, una toma correcta de
decisiones y una orientacin estratgica para planes a corto y largo plazo.
Segn el club BPM y los miembros, se deben establecer algn declogo que permita
afrontar la crisis:
1. Gestionar personas, procesos y/o servicios para aumentar productividad y
competitividad
2. Realizar una reorganizacin interna
3. Aumentar los procesos de negocio para aumentar productividad
4. Gestionar todos los procesos de la organizacin y compartirlo con todos los
miembros de la misma
5. Controlar la trazabilidad para ser predictivos en la resolucin de problemas y
toma de decisiones
6. Monitorizar las estrategias donde les permita a los directivos revisar los
indicadores claves para el cumplimento de los objetivos definidos
7. Establecer que procesos se consideran estratgicos en tiempos de crisis
8. Proyectar hacia el futuro la incertidumbre creada por la crisis donde le permita
la organizacin reaccionar y adaptarse a los cambios que se producen.
Estas crisis van tan de la mano con las empresas que hace que estas adopten
estrategias para poder ser competitivos y mantener solvente a la empresa.
La globalizacin provoca predecibles e inesperados retos empresariales
La globalizacin de los mercados, nos est ofreciendo constantemente oportunidades
en trminos de empleo, crecimiento y competitividad .pero debemos ser consistentes y
controlar tambin los problemas que puedan afectar a un negocio interna como
externamente, podemos encontrar grandes retos tanto sociales, medio ambientes,
amenazas de terrorismo, etc. Que si lo vemos de manera negativa nos puede llevar a
un descontrol, en cambio s somos ptimos con estos percances, sern retos
empresariales que se podrn superar.
Todas las empresas estn en la capacidad de convivir con riesgos e incertidumbres,
que para ellos es necesario de un sistema predictivo que les permita ser eficaz y
eficiente para la toma de decisiones correctas.
Otra de las claves para el proceso de la globalizacin es el uso de tecnologas como
ventaja competitiva frente a la economa que le permita a una organizacin adaptarse
a esta nueva revolucin digital denominada economa digital.
Ahorro de tiempos
Una de las problemticas que se presentaba era el procesos de registro de sociedad
comercial donde se estimaban das hasta semanas desde su solicitud, pero gracias a
las oportunidades que brinda el sistema nacional de registro de empresas (SINARE) y

la ayuda del proyecto BPM, los empresarios ya podrn registrar sus empresas en
menos de un da, y adems de esto problemticas como gestionar crecimiento de
propuestas enviadas por agentes culturales podrn reducirse a el manejo de
formularios electrnicos reduciendo con esta hasta un 30% del tiempo establecido.
Reduccin de recursos asignados a un proceso
De acuerdo a una problemtica surgida en un banco de Per donde se quera
gestionar la informacin de los clientes, optan por implementar una solucin de BPM,
donde obtuvieron como resultado la optimizacin en reas de crdito, servicio al
cliente y comercial, adems de esto obtuvieron como benefici la reduccin de los
costos, incremento de la produccin y mejoramiento en cuanto a su posicionamiento
en el mercado, esto les dejo ver una estadstica donde la reduccin de los tiempos fue
de 80% y de 55% de los recursos asignados.
Reduccin de costeo operacional
Vemos notoriamente como el BPM vuelve a contribuir con la causa de las
organizaciones permitindoles a una empresa de red de transacciones de tarjeta
dbito y crdito mejorar en sus procesos de relacin con la red de soporte tcnica y
comercial.
Mayor productividad
BPM inicia una iniciativa de optimizacin en un sistema de reclamos de tarjeta de
crdito en una central de un banco ubicado en Venezuela, consiguiendo reemplazar
procesos que consuman tiempo en el departamento de reclamos
APLICACIN DEL BPM DEPENDIENDO DEL SECTOR
Principales necesidades para implantar BPM:

Reduccin de costos
El incremento de beneficios
Alta competencia
Eficiencia operacional

Entre las cuales encontramos entidades que aplican o requieren de ayudas de la BPM:

Entidades financieras
Telecomunicaciones
Sanidad
Seguros
Administracin publica
Industria (Manufacturing)

OBJETIVOS FUNCIONALES DEL BPM

El BPM mediante sus componentes tecnolgicos y de procesos, poseen objetivos
funcionales especficos que son:
En Procesos:

Mediante la unidad de las tecnologas de informacin con las actividades que poseen
los negocios, se cambia la perspectiva de los procesos como negocio a ser elementos
de informacin y sistemas organizados. Con esta percepcin se coordinan las
acciones y comportamientos de las personas y los sistemas de las organizaciones.
Relacin Negocio y Tecnologas de Informacin
Mediante este objetivo del BPM, se obtiene la unidad y colaboracin, de los
profesionales de la empresa con las tecnlogas de informacin, generando as el
desarrollo, la implementacin y la optimizacin de los procesos operativos de la
organizacin.
Perfeccionamiento incesante de los procesos
Mediante el BPM se incentiva el mejoramiento continuo de procesos o CPI, ejemplo de
ello son los fundamentos del BPM en DMAIC del Six Sigma y su mtodo de
supervisin de actividades en los procesos.
Mecanismos de Soluciones
Con los servicios que otorgan los sistemas y las tecnologas de informacin, el BPM
facilita informacin vital para el anlisis del negocio. Este complejo conjunto de
herramientas permite el desarrollo eficaz y completo de soluciones a los problemas
que se puedan generar en el negocio.
Transparencia
Con ayuda del BPM se obtiene informacin funcional en tiempo real de todas las
actividades y procesos operativos de los negocios. Con esta recopilacin de datos se
logra la completa comprensin de las operaciones, para las futuras tomas de
decisiones como tambin medir el rendimiento de estas en los negocios
Implementacin de recursos existentes e iniciativas hacia el progreso
El BPM involucra de forma directa todos los activos existentes y sistemas de
informacin, permitiendo mediante la coordinacin, realizar procesos comprensibles y
asequibles a los directores o gerentes de las organizaciones. Con el fin de utilizar los
recursos existentes de tecnologas de informacin, ya sea con adaptadores de
sistemas o el conjunto de herramientas B2B (business to business), se presenta una
portada pareja a los usuarios del negocio
Cada conjunto de los grupos funcionales del BPM, tiene la capacidad pos si mismo de
otorgar valor a los mltiples relacionados con el sector empresarial, determinando as
sus niveles de rendimiento, efectividad y eficacia (Kiran Garimella, 2008)
BPMN (BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION)
Unifica el cdigo de comunicacin entre el personal experto en procesos de negocios y
los expertos en tecnologa en el desarrollo de proyectos colaborativos, lo que da a
entender que es una notacin ms comprensible para la mayora de los usuarios.
Particularmente algunos de las aplicaciones de solucin de BPMN establece que:

Existe un cdigo comn para que se pueda comprender con mayor facilidad en
las organizaciones
Los tiempos para un proceso son ms ptimos

Requiere de una formacin adecuada para sus funcionalidades

EL BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE)
Definicin:
Segn algunos autores se define como: El BPMS es la suite de tecnologas BPM, lo
que incluye todos los mdulos funcionales, las capacidades tcnicas y la
infraestructura de apoyo, integradas en un nico entorno que realiza todas las
funciones de la tecnologa BPM de manera perfecta, sin fisuras. BPMS es el paquete
completo. (Kiran Garimella, 2008)
Los BPMS son todo el conjunto de software, enfoques empresariales y estrategias que
permiten la gestin en los procesos as como en su diseo. Mediante la
implementacin de flujos de trabajo como la ejecucin, implementacin y el control en
todas las operaciones en las que se encuentre los sistemas y en el propio ser humano,
genera en los negocios, altos ndices de eficiencia, innovadora y adaptacin
CARACTERSTICAS DE UN PRODUCTO BPMS
Las principales caractersticas que se deben tener en un BPMS eficaz y productivo
deben ser:

Disponibilidad en mdulos, desde el diseo

implementacin en los mecanismos de procesos

Permitir la actuacin de las tecnologas de BPM y SOA (Arquitectura Orientada

a Servicios) , con el fin de realizar sistemas de informacin complejas con
mantenimiento progresivo que permita otorgar informacin de costos y
trminos controlables de tiempos

Estar actualizado en temas de vanguardia tecnolgica y estndares del

mercado

Alta adaptabilidad a los estndares requeridos por el usuario en trminos de

diseo en sistemas de informacin y en las bases de la organizacin

Facilita la construccin de procesos de negocio, sobe el fundamento de la

reutilizacin de los componentes de negocio, bien sea con base a servicios
propios, de la organizacin o de terceros

Permite reunir el conjunto de soluciones que se genera de la gestin de

contenido dentro de los modelos de procesos

Proporciona la integracin de nuevos proceso construidos dentro de los medios

modernos con la implementacin de tecnologas y estrategias, facilitando la
presentacin del servicio y contenido al usuario

del

modelo

hasta

su

Crea diseos de procesos acordes a los requisitos necesarios en sistemas

globales e interoperables

Permite la unidad de las estrategias implementarles en la SOA, con el uso de

tecnologas diversas

(Club-BPM, 2010)
CONCLUSION
Conforme al paso del tiempo se ha determinado que las organizaciones no se pueden
gestionar por mtodos convencionales debido a los procesos tecnolgicos y a la
evolucin de las personas en su espacio de trabajo que ha permitido el desarrollar
nuevas tcnicas en los proceso. Ejemplo del cambio que se han ejercido en las
organizaciones y los procesos, se han visto claramente a travs de la historia con
Frederick Taylor y su modelo de Administracin cientfica llegando hasta los procesos
por TQM y TPS, que mediante procesos continuos se da origen al BPM.
El BPM, mediante procesos de automatizacin y mejoras en sistemas tecnolgicos de
informacin, a pesar de sus desventajas con los son sus altos costos de
implementacin, la dificultad en la implementacin como en el despliegue mismo del
BPM, pero ha repercutido a nivel competitivo con otras empresas como en la
organizacin en los procesos y la informacin imprtate que se puede desprender, la
facilidad en integracin con las tecnologas de informacin y la transparencia en las
actividades de la organizacin. Todas estas ventajas del BPM han representado en las
empresas propsitos posibles de alcanzar, de ah su importancia en la implementacin
en las empresas.