ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

UPAYA MEMUJUDKAN
PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
BERBASIS ELEKTRONIK (eGov) MELALUI
SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS
OLEH :
WIDARNO

Plh. DEPUTI INFORMASI DAN PENGEMBANGAN KEARSIPAN

Bidakara, 6 September 2016

PENGERTIAN
Bank Dunia (World Bank) : e-government yaitu
penggunaan teknologi informasi oleh badan-badan
pemerintahan yang memiliki kemampuan untuk
mewujudkan hubungan dengan warga negara, pelaku
bisnis dan lembaga-lembaga pemerintahan yang lain.

UNDP (United Nation Development

Programme) : E-government is the application of
Information and Communication Technology (ICT) by
government agencies.

PENGERTIAN
EZ Gov, konsultan dalam penerapan e-government: e-Gov,
adalah praktek pemerintahan dengan mempergunakan
teknologi informasi dan komunikasi, dimana dari pengertian
tersebut dibagi lagi menjadi dua pembidangan, yaitu :
Online sevices : pemerintah menjalankan fungsinya ke
luar, baik itu masyarakat maupun kepada pelaku bisnis.
Kemudahan pelayanan dari pemerintah kepada pihak yang
terkait, contohnya seperti pembayaran retribusi, pajak
properti atau lisensi, dll.
Government operations : kegiatan yang dilakukan dalam
internal pemerintah seperti:
Electronic procurement;
Manajemen dokumen berbasiskan web;
Formulir elektronik; dan hal-hal lain yang dapat
disederhanakan dengan penggunaan internet.

SYARAT MEMBANGUN E-GOVERNMENT

(Pengamat teknologi informasi (TI), Onno W. Purbo, 2014)
Sistem informasi bersama (resource sharing) merupakan
sistem informasi (aplikasi) yang dapat dibagi antar lembaga
atau institusi tanpa membeli sistem yang serupa. Contoh di
ANRI adalah SIKD
Sistem keamanan (security system) merupakan sistem
keamanan memang mutlak dipenuhi. Jika tidak, data yang
sensitif bisa diketahui pihak asing
Data pemerintahan terintegrasi (government integrated data
center) merupakan titik berat pada akses maupun
penyimpanan data yang bisa dijangkau oleh semua institusi
pemerintah.

SYARAT MEMBANGUN E-GOVERNMENT

Jaringan tertutup antar lembaga pemerintah

(government secure intranet) adalah jaringan
tertutup untuk menghubungkan seluruh K/L/D.
Infrastruktur bersama (internet infrastructure
sharing)

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) adalah
aplikasi elektronik berbasis manajemen arsip
dinamis untuk praktek perkantoran
Diprogramkan sejak tahun 2008, dilegalisasi dengan
terbitnya Perka ANRI Nomor 15 Tahun 2009
tentang Aplikasi SIKD dan SIKS
SIKD diberikan secara gratis kepada
Kementrian/Lembaga, Pemerintahan Daerah,
Perguruan Tinggi Negeri dan BUMN

KONDISI SAAT INI

INTERNAL :
Aplikasi perkantoran yang dibangun tidak berbasis
manajemen arsip
AKIBAT :
Penyimpanan berkas kerja dan berkas pertanggungjawaban
tidak ditangani dengan baik.
ANTAR LEMBAGA :
Belum ada sistem informasi yang digunakan secara bersama
antar lembaga pemerintah
AKIBAT :
Tidak efisien, sulit dibangun data pemerintahan terintegrasi.

KONDISI YANG DIHARAPKAN

INTERNAL :
Terdapat aplikasi elektronik untuk praktek
perkantoran yang selain memfasilitasi proses
perkantoran, juga dapat dipergunakan untuk
mengendalikan penataan berkas kerja dan
berkas pertanggungjawaban

ANTAR LEMBAGA :
Aplikasi perkantoran yang dapat dipergunakan
bersama sehingga mempermudah pembangunan
data pemerintahan secara terintegrasi

ARAH
PEMBANGUNAN NASIONAL

RENCANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH NASIONAL

2015-2019
KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL 2014
1. .... dst....
2. Penerapan e-government untuk mendukung bisnis proses pemerintahan
dan pembangunan yang sederhana, efisien dan transparan, dan terintegrasi
yang dilaksanakan melalui strategi, antara lain: 1) penguatan kebijakan egovernment yang 2) mengatur kelembagaan e-government, 3) penguatan
sistem dan infrastruktur e-government yang terintegrasi; 4)

penyempurnaan/penguatan sistem pengadaan secara elektronik serta 5)

pengembangan sistem katalog elektronik; dan 6) penguatan sistem
kearsipan berbasis TIK. (Buku I, Agenda Pembangunan Nasional)

Di bidang kearsipan, dengan berlakunya UU No. 43/2009 tentang Kearsipan dan

PP No. 28/2012 tentang pelaksanaan UU No.43/2009 tentang Kearsipan,
penguatan manajemen kearsipan berbasis TIK melalui:

1) Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan

2) Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), serta
3) Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan
4) Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN),
5) Termasuk pengelolaan arsip aset, terus dikembangkan.
(Buku I, Agenda Pembangunan Nasional, 2015-2019)

PROYEKSI

Sistem kearsipan merupakan bagian tidak terpisahkan

dari pengembangan birokrasi modern
Melalui peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan
pemanfaatan arsip.

Berwujud tertib administrasi yang didukung dengan tata

kelola arsip berbasis TIK.

(Buku I, Agenda Pembangunan Nasional)

BUKU II
AGENDA PEMBANGUNAN BIDANG
TABEL 1.2
IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PENGARUSUTAMAAN
TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK
RENCANA PEMBANGUNAN JANGKA MENENGAH NASIONAL
2015-2019
KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
2014

No.

Isu/ Kebijakan Nasional

Kebijakan instansi dalam Rencana Kerja

Indikator di setiap instansi

Sasaran 2019

Peningkatan
Kapasitas
Birokrasi
Melalui
Reformasi
Birokrasi
Peningkatan
Kapasitas
Birokrasi
Melalui
Reformasi
Birokrasi
Penyusunan G Design dan Road Map
Reformasi Birokrasi

Penyusunan Grand Design dan Road Map Reformasi Birokrasi Instansi

Penataan kelembagaan instansi

Pemerintah (K/LPNK/LNS) yang
mencakup penataan fungsi dan struktur
organisasinya.

Melakukan restrukturisasi organisasi dan tata kerja instansi untuk rightsizing

di dasarkan pada Sasaran dan Kebijakan RPJMN dan RPJMD

Penataan ketatalaksanaan instansi

pemerintah

Penyederhanaan proses bisnis dan penyusunan SOP utama khususnya yang

berkaitan dengan pelayanan kepada masyarakat.

% SOP utama telah tersusun sesuai dengan proses bisnis

organisasi/unit kerja

Penerapan Sistem Pengendalian

Internal Pemerintah (SPIP)

Percepatan penerapan sistem pengendalian internal pemerintah di setiap unit

organisasi pemerintah.

% jumlah K/L/D yang menerapkan sistem pengendalian internal

pemerintah

100%

Penyusunan laporan keuangan yang akuntabel dan sesuai dengan Standar

Akuntansi Pemerintahan (PP71 Tahun 2010).

% Opini WTP Kementerian/Lembaga

95%

% Opini WTP Provinsi

85%

% Opini WTP Kabupaten

60%

% Opini WTP Kota

65%

Akuntabilitas pengelolaan keuangan

5 Negara

Penggunaan Aplikasi SIMAK BMN dan SIMDA pada setiap unit organisasi.

Sistem Seleksi PNS melalui CAT

System.

Pengembangan dan penerapan eGovernment.

Penerapan e-Arsip di tiap unit

Penerapan
e-Arsip
Penerapan
e-Arsip Penerapan e-Arsip di tiap unit organisasi pemerintah.
organisasi pemerintah.

Penerapan Sistem Seleksi Berbasis CAT system di seluruh instansi pemerintah.

Pengembangan dan penerapan e-Government.

Penerapan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah berbasis Teknologi

Informasi.
9

Penyelenggaraan Sistem Akuntabilitas

Kinerja Aparatur

Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) yang

berkualitas.

Tersusunnya Grand Design dan Road Map Reformasi Birokrasi

Instansi

% Tersusunnya struktur organisasi dan tata kerja yang

proporsional, efektif, efisien

100%

100%

100%

% K/L/D yang menggunakan CAT system.

100%
Jumlah K/L/D yang membangun dan menerapkan e- Government
dalam penyelenggaraan pemerintahan.

% K/L/D yang telah

menerapan manajemen
arsip secara lebih efektif.

% K/L/D yang telah menerapan manajemen arsip secara lebih

efektif.

100%

50%
50%

% Penerapan SAKIP yang efektif dan efisien berbasis Teknologi

Informasi.

100%

% LAKIP K/L yang memperoleh nilai B

85%

% LAKIP Pem.Provinsi yang memperoleh nilai B

75%

% LAKIP Pemerintah Kabupaten dan Kota yang memperoleh B

50%

STRATEGI IMPLEMENTASI
Dalam konteks e-government, maka kita akan berbicara
mengenai sistem informasi yang berbasiskan komputer,
karena untuk mewujudkan e-government tidak ada
jalan lain bahwa yang harus dilakukan pertama-tama
adalah mengotomatisasi semua unsur yang terdapat
dalam sistem informasi
SIKD diposisikan dari back-office, meskipun bukan hanya
mengelola back-office. (system pengelolaan e-office berbasis
manajemen kearsipan) memulai kegiatan dari back office.
SIKD tidak dipaksakan (oleh ANRI) tetapi setiap aplikasi
e-office harus diaudit dari fusionalitasnya, apakah memuat
konten/fitur- ttg manajemen arsip

RENCANA STRATEGIS DAN ROAD MAP

Isu
Pembangunan/
Pengembangan
Aplikasi berbasis
komputer

Capaian
Selesai dilakukan di
ANRI

Pelatihan

Agenda
2015

2016

2017

2018

2019

20%

23%

25%

Pelatihan
instruktur di ANRI

20112015

Pelatihan calon
implementator

20152016

Penyiapan Heldesk Helpdesk ANRI, telah

selesai

2016

Penyebaran secara
terbatas

45
23
28
34

2008 2015

17%

Implementasi
percontohan

17 K/L
X

K/L
PTN
BUMN
Provinsi

RENCANA STRATEGIS DAN ROAD MAP

Isu

Capaian

Agenda
2015

2016

2017

2018

2019

Penyebaran secara Penyerahan aplikasi

massif
Pelatihan

15%

17%

20%

23%

25%

Implementasi
menyeluruh

15%

17%

20%

23%

25%

Monitoring dan
Evaluasi

Memasukkan tata
kelola arsip berbasis
elektronik ke dalam
indicator penilaian
kinerja Reformasi
Birokrasi.
Memasukkan tata
kelola arsip berbasis
elektronik ke dalam
indicator penilaian
kinerja K/L/D.

BEST PRACTICE
Pada ANRI
Aplikasi :
telah ada pengembangan bertahap dan SIKD siap diimplementasikan ke
seluruh Kementerian/Lembaga, Pemerintahan Daerah, Perguruan
Tinggi Negeri dan BUMN
SDM :
Instruktur :
ANRI telah memiliki 10 (seputul) pranata computer yang telah dilatih dan memiliki
kemampuan untuk menginstal, PENYESUAIAN APLIKASI (customize), dan melatih
melatih.
Implementator :
ANRI telah melakukan pelatihan untuk 23 (dua puluh tiga) orang, terdiri atas: 5 (lima)
orang TU pejabat eselon I dan 18 (delapan belas) orang TU pada unit eselon II.

HAMBATAN IMPLEMENTASI
Pemahaman Kementerian/Lembaga,
Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri
dan BUMN tentang tata kelola perkantoran,
terlepas dari manajemen arsip.
Aplikasi perkantoran yang dibangun bersifat
parsial (sendiri-sendiri)

Aplikasi dibangun tanpa memperhatikan

kaedah kearsipan

TANTANGAN KE DEPAN
Source Sharing
Infrastructre Sharing
Memberikan pemahaman yang komprehensif terkait
kearsipan

FUNGSIONALITAS SIKD

Registrasi Naskah

Manajemen Persuratan

Pemberkasan

Klasifikasi

Penyusutan

Pencarian Naskah

TERIMA KASIH

APLIKASI SIKD DAPAT DIPEROLEH DI :

PUSAT DATA DAN INFORMASI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
JL. AMPERA RAYA NOMOR 7,
CILANDAK JAKARTA SELATAN
Telp : 021-7805851 ext. 212
email : pusdatin@anri.go.id