PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACENES

Elaborado por
Eduardo Caldern

Revisado por
Gustavo Altamirano

Fecha de implementacin:

27 de Abril 2013

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

INSTRUCTIVO

GESTION DE ALMACEN DE
PROYECTOS

1.

OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren una adecuada gestin de los almacenes de
proyectos relacionados con la recepcin, verificacin, almacenamiento y despacho. As
como asegurar que los recursos adquiridos que fsicamente ingresen al almacn cumplen
con los requisitos de compra especificados.

2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades desarrolladas en los almacenes de los
proyectos relacionados con la recepcin, verificacin, almacenamiento y despachos de los
recursos que fsicamente ingresan al almacn para la realizacin de los servicios que se
prestan en diferentes proyectos.

3. RESPONSABLES
Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn: Responsable de la recepcin, verificacin,
almacenamiento y despacho de los materiales que fsicamente ingresan al almacn.
Pudiendo delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del rea.
Solo el personal de almacn podr ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones en
algn caso especial solo el Responsable de Almacn, podr autorizar el ingreso del
personal que no sea del rea.
El Responsable de Almacn, es el nico responsable del manejo de las llaves del almacn
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
funcin designando a otra personal del rea.

4. DESCRIPCIN
En el siguiente instructivo define las actividades que deben de cumplir el Responsable de Almacn
y/o Jefe de Almacn, Asistentes de Almacn y Auxiliares de almacn de ser el caso, considerando
las siguientes actividades dentro de la Gestin:

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

1. Recepcin de materiales
2. Verificacin de materiales
3. Identificacin y almacenamiento de materiales
4. Despacho de materiales
5. Manejo de Equipos de Seguimiento y Medicin.

Actividad

Responsable

Documentos

1. Recepcin y Verificacin del Recurso

1.1 Los materiales provenientes de los

proveedores son verificados en relacin a
las descripciones de lo detallado en la Orden
de Compra, Gua de Remisin y/o Factura

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

1.2
En
los
casos
de
materiales
recepcionados por primera vez, se solicita la
asesora del rea tcnica y/o solicitante en el
proyecto para dar la conformidad a la
recepcin del material.

Responsable
Almacn.

de

Responsable
Almacn.

de

1.3 Si el recurso es conforme segn los

documentos de referencia ( Orden de
Compra, N/de Pedido, Gua de Remisin,
entre otros) El Responsable de Almacn
procede a colocar su sello , firma y fecha en
la gua de remisin y/o factura del proveedor
gua del almacn central, dando
conformidad del material recibido
Si el material no cumple con la descripcin
encontrada en los documentos de referencia
o existe algn incumplimiento en las
caractersticas del producto, se seguir de
las siguiente manera:
central para su rectificacin.
ingresado al almacn, este se convierte en
un Producto No Conforme y ser identificado
y separado de los conformes y si este
pudiese ser utilizado ser autorizado por el
Ingeniero Especialista que solicito dicho
producto, Registrndolo en el formato de
Productos o servicio no conformes.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

-Gua de Remisin y/o

Factura
-Orden de Compra

-Gua de Remisin y/o

Factura
-Orden de Compra

-Gua de Remisin y/o

Factura
-Orden de Compra
-Identificacin
y
Tratamiento de Producto
No Conforme.

Actividad

Responsable

Documentos

2. Identificacin, Almacenamiento y Despacho de Materiales

2.1 Se recibe los materiales provenientes de

los proveedores y/o almacn central y se
realiza la identificacin de los mismos
colocndolos en sus anaqueles respectivos

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

-Gua de Remisin y/o

Factura
-Orden de Compra

2.2 Los materiales se ubican en el lugar

adecuado
considerando
condiciones
necesarias de temperatura, ventilacin y
espacio
teniendo
en
cuenta
las
recomendaciones del proveedor y lo
indicado en las Hojas de datos de seguridad
(MSDS) y/o hojas de especificacin tcnica
de los materiales de ser el caso.

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

-Hojas de datos de
Seguridad
de
materiales
-Hoja de especificacin
tcnica.

2.3 Para la atencin y despacho de los

Materiales el solicitante debe presentar el
Pedido de Almacn debidamente autorizado
por ( Jefe de Oficina Tcnica y/o Jefe oficina
de Costos, quienes deberan de ser los
nicos que autoricen las salidas de algn
material )

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

-Pedido de Almacn
-Vale de Salida

2.4 El despacho se realiza verificando el

stock de materiales. De tener stock
disponible, procede a entregar lo solicitado
mediante un Vale de Salida Almacn.

Asistentes
Almacn

-Vale de
Almacn

2.5 En el caso de envos al Almacn Central

u otro almacn, se realiza un adecuado
embalaje de los materiales y se elabora la
Gua de Remisin para el despacho de los
materiales, indicando en esta el motivo del
envo, informando al destinatario

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

de

Salida

de

-Gua de Remisin de
despacho

Actividad

Responsable

Documentos

3. Manejo de los Equipos de Seguimiento y Medicin

3.1 Asimismo el Encargado de Almacn

mantiene el archivo de los documentos de
los equipos de medicin recibidos.
Para el despacho de los equipos de
medicin a los usuarios finales, almacn
entregara una copia de los documentos.

Responsable
de
Almacn.
Asistentes de Almacn

-Gua de Remisin y/o

Factura
-Certificados
de
calibracin

3.2 En caso que algn equipo se des calibre

o requiera mantenimiento el usuario deber
de hacer llegar un informe en Obra respecto
al estado del equipo con copia al rea de
Compras, se coordina el envo de un equipo
de reemplazo, para luego enviar el equipo al
destino final para su calibracin y
mantenimiento.

Responsable
Almacn.

de

-Informe del estado del

equipo de medicin.

Responsable
Almacn.

de

-Guia de Remisin .
- Informe del estado del
equipo de medicin.

3.3 Se embala adecuadamente el equipo de

medicin y se asegura que el envo se
realice mediante la va ms apropiada para
que el equipo no se deteriore
Se genera la gua de remisin de envo
indicando los detalles del equipo y adjunta el
informe del estado del equipo de medicin.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

INSTRUCTIVO

BUENAS PRACTICAS DE
ALMACENSMIENTO BPA

1.

OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren las buenas prcticas de almacenamiento de los
principales materiales e insumos en nuestros almacenes.

2.

ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades de almacenamiento desarrolladas en los
almacenes de los proyectos de nuestra empresa.

3.

RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn: Dirigir y supervisar las operaciones
de almacenamiento. Hacer cumplir las restricciones de las instalaciones y
recomendaciones de los fabricantes de los productos. Gestionar el mantenimiento de las
instalaciones de los almacenes y buscar en todo momento una adecuada conservacin de
los inventarios ( Stocks)
Asistentes y Almaceneros: Custodiar y practicar las BPAS, de acuerdo a las
recomendaciones dadas en este instructivo.
El Responsable de Almacn, es el nico responsable del manejo de las llaves del almacn
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
funcin designando a otra personal del rea.

5. DESCRIPCION
Este instructivo define las actividades y/o funciones que deben cumplir el Encargado de Almacn,
Asistente de Almacn y Auxiliares de Almacn de ser el caso dentro de universo de los procesos de
almacenamiento

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

Actividad

Responsable

Documentos

4.1 Almacenamiento de Materiales Crticos ( Cementos )

Si es cemento a granel debe de
almacenarse en depsitos secos, diseados
a prueba de agua, adecuadamente
ventilados y con instalaciones apropiadas
para evitar la absorcin de la humedad. Si
es cemento en sacos ( bolsas ), deber
almacenarse sobre Pallets de madera o piso
de tablas; no se apilara en hileras
superpuestas de ms de 14 sacos de altura
para almacenamientos de 30 das, ni de ms
de 7 sacos de altura para almacenamientos
de ms de 2 meses, para evitar que el
cemento envejezca indebidamente, si en los
parmetro de tiempo no ha rotado el material
se informara al usuario para su evaluacin
antes de uso

Actividad

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

de

Responsable

-Hoja MSDS y de
especificacin tcnica.

Documentos

4.2 Almacenamiento de materiales Crticos ( Fierros y Derivados )

Se almacenara en un lugar seco, aislado del

suelo y protegido de la humedad,
mantenindose libre de tierra, suciedad. En
lo posible colocar sobre tacos de madera,
separadas unas de otra por tipo.

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

Actividad

Responsable

de

-Hoja de especificacin
tcnica.

Documentos

4.3 Almacenamiento de Materiales Crticos ( Hidrocarburos y Derivados )

La infraestructura ser con techo anti lluvia y

los rayos UV, ventilada de acceso
restringido.
Se almacenara en todo momento buscando
ubicarlos en una sola zona o rea en los
posibles alejados, de los otros materiales de
almacn.
Se deber de disponer de un sistema de
contencin contra posibles derrames.
Se debe de contar con equipos, sealizacin
clara y visible para combatir incendios.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

de

-Hojas MSDS

Actividad

Responsable

Documentos

4.4 Almacenamiento de Materiales Crticos ( Gases )

Se almacenara los gases en todo momento

en todo momento bajo techo anti lluvia y
rayos UV, ventilada y de acceso restringido.
Los envases sern sujetadas con cadenas
en todo momento.
Se evitara en todo momento almacenar junto
con gases que por su naturaleza puedan
reaccionar y generar peligros.

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

Actividad

Responsable

de

Documentos

4.5 Almacenamiento de Materiales Crticos (Pinturas, Soldaduras, Aditivos, Thiner,

Pegamentos )

La infraestructura ser con techo anti lluvia,

ventilada, seco y de acceso restringido.
Se deber de disponer de un sistema de
contencin contra posibles derrames de
cualquier producto qumico.
Se debe de contar con equipos, sealizacin
clara y visible para combatir incendios.
Todo producto deber contar con su hojas
MSDS y rotulados con los Rombos de
Seguridad norma NFPA

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

Actividad

Responsable

de

Documentos

4.6 Almacenamiento de Materiales ( Repuestos EPP )

Se mantendr en todo momento bajo techo,

el acceso ser restringido y bajo llave.
Se mantendr en una sola zona en lo
posible la excepcin ser en los casos que
por su naturaleza de volumen o de
caracterstica se requiera otra zona.
Mantener en anaqueles, bandejas, cajas o
Pallet de madera para evitar su deterioro.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

-Hojas MSDS

de

Actividad

Responsable

Documentos

4.7 Almacenamiento de Equipos laboratorio Medicin

Se mantendr en custodia bajo llave en una

zona segura.
Debe de ser de fcil identificacin y
ubicacin.
El file de calibraciones, manuales o cualquier
documento inherentes a los equipos deben
estar cerca a los equipos en un lugar visible.
Si se tienen equipos especiales o peligrosos
en lo posible sern separados e identificados
y deben contar con una cartilla de seguridad
y emergencias adems de sealizacin
visible.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

Responsable
Almacn.
Asistentes,
Almaceneros

de

-Certificados
Calibracin

de

PROCEDIMIENTO

OPERACIN DE ALMACENES
CON SISTEMA

1.

OBJETIVO
Establecer las pautas para las operaciones de recepcin, almacenamiento, y despacho de
bienes tangibles que se movilizan en los almacenes de la obra.

2.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus
operaciones mediante un sistema y/o software.

3.

RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn: Responsable de los procesos de
recepcin, almacenamiento, despacho y control de los bienes tangibles que ingresan a los
almacenes. El responsable de almacn asume la responsabilidad, pudiendo delegar
funciones tanto a los Asistentes y Auxiliares que estn a su cargo.
Asistentes y Auxiliares de Almacn: Ejecutan las actividades descritas en el presente
procedimiento bajo la supervisin del Responsable de Almacn y asumir una
responsabilidad compartida.

4. DESCRIPCION
4.1 RECEPCION
RECEPCION DE MATERIALES POR TRASLADO Y DEL PROVEEDOR

El responsable del Almacn indica la zona de descarga o atencin.

El responsable de Almacn o quien l indique proceder de la siguiente manera:
1. Recepciona y verifica lo indicado en la Gua de Remisin versus el fsico y el Pedido de
Compra.
2. Ante cualquier duda sobre las caractersticas o datos tcnicos de algn artculo durante
la recepcin, acudir al solicitante o el rea tcnica para la conformidad respectiva.
3. Verifica la documentacin adicional ( hojas de seguridad, certificados de calibracin etc)
segn lo indicado en la Orden de Compra versus el fsico y la Gua de Remisin.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

4. Si la verificacin documentaria y visual detecta que no concuerda la Gua de Remisin,

el fsico y la Orden de Compra, coordina con la jefatura de Compras y el encargado de
envos de las remesas para que se gestione la regularizacin, mientras se queda bajo
custodia de almacn, caso contrario procede con el rechazo y devuelve los artculos al
proveedor, informando va correo electrnico a la jefatura de compras con copia a
administracin.
5. En casos excepcionales podr recibir artculos rechazados durante la recepcin
rutinaria indicada en el punto anterior, colocando el sello de autorizado, informando la
recepcin y haciendo firmar y registrar su nombre al responsable de la autorizacin (
Jefe/Residente/Gerente), se proceder de acuerdo al procedimiento de Control del
Producto no Conforme.
6. Cualquier anomala durante la recepcin ser anotada en la Gua de Remisin.
7. Si en la verificacin encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guas de Remisin.
8. Registra la documentacin (Orden de Compra, Gua Remisin y/o factura ) en el
sistema o software.
9. Identifica desde la Orden de Compra, si la compra es para stock o sido imputada
directamente a un activo fijo, o a un determinado centro de coste, en cuyo caso se
despachara al usuario solicitante con un vale de ingreso.
10. Archiva los documentos recibidos identificndolos adecuadamente.
RECEPCION DE COMPRAS POR FONDO FIJO

En este caso el Administrador es quien gestiona un Pedido de compra con fondo fijo.
El Responsable de Almacn o quien l indique proceder de la siguiente manera:
1. Recepciona verifica lo indicado en la Gua de Remisin y/o factura versus el fsico.
2. Identifica la modalidad de ingreso, si es con cargo directo o para stock. Si es cargo
directo se hace la entrega al usuario que solicito y si es para stock sigue el procedimiento
de recepcin del proveedor.
3. Si en la verificacin detecta que no concuerda la Gua de Remisin y/o factura con el
fsico y el pedido de compra, informa al responsable de compra la regularizacin y queda
lo comprado en custodia mientras se regulariza.
4. Si en la verificacin visual y documentaria detecta que el artculo est deteriorado,
siniestrado, no es el producto solicitado u otra observacin de este tipo, se procede a
rechazarlo.
5. Si en la verificacin encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guas de Remisin y/o factura.
6. Realiza el registro al Sistema o Software.
7. Rotula e identifica los artculos recibidos.
8. Archiva los documentos recibidos identificndolos adecuadamente.
4.2 ALMACENAMIENTO
Todo bien tangible ser almacenado debidamente identificado y ser locacionado para
una rpida ubicacin.
Los repuestos para maquinaria sern almacenados y organizados de preferencia por
familia de mquinas, buscando en un ambiente y/o estantera exclusiva. Los equipos de
proteccin personal ( EPPS ) sern almacenados en un ambiente y/o estantera exclusiva

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

separados de otros materiales y las herramientas sern almacenadas en un ambiente,

zona y/o estantera exclusiva.
Los materiales de volumen y peso considerables sern almacenados en zonas o
ambientes exclusivos teniendo en cuenta las especificaciones tcnicas del material,
asimismo, los derivados de hidrocarburos (aceites, grasas, combustibles, aditivos y otros )
sern almacenados en zonas o ambientes exclusivos y delimitados.
Los materiales peligrosos y contaminantes sern almacenados en zonas o ambientes
aislados con sus respectivas hojas de seguridad ( MSDS ).
Los instrumentos de medicin sern almacenados en ambientes, zonas o estantes
separados y exclusivos, debidamente identificados.
Los almacenes y sub almacenes tendrn identificacin clara y deben mantenerse bajo
llave cuando no estn operando, adems se colocara una seal que indique solo personal
autorizado . Las zonas que se usan al aire libre para almacenamiento deben de ser
cercadas con cinta e inventariadas frecuentemente y debe de informarse a la vigilancia
para su custodia en los horarios que no opera el almacn.
Los almacenes se inspeccionaran al inicio y al trmino de las labores.
4.3 DESPACHO DE ARTICULOS DE ALMACEN
Todo artculo ser solicitado al almacn con un vale de salida impresa y/o Vale de salida
manual, debidamente llenado y autorizado por la jefatura de oficina tcnica, jefatura de
costos o jefe del rea solicitante.
El Responsable de Almacn o quien l indique proceder de la siguiente manera:
1. Con el vale de salida impreso y/o vale de salida manual, ubica los artculos solicitados,
los identifica por su cdigo y separa la cantidad indicada.
2. Entrega lo solicitado y hace firmar el vale de salida como conformidad de entrega.
3. Registra el movimiento de salida en el sistema y/o software.
4. Archiva el vale de salida.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE INVENTARIOS EN
ALMACENES

1.

OBJETIVO
El procedimiento tiene como objeto establecer las pautas y los controles de los inventarios
en los almacenes.

2.

ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus
operaciones mediante un sistema y/o software (con status en libre disponibilidad).

3.

DEFINICIONES
Inventario Cclico: Es el inventario Automtico que el sistema propone segn el nivel
de rotacin por valor de los bienes del almacn. La clasificacin del inventario en el
sistema para los inventarios cclicos lo define la Jefatura de administracin en
coordinacin con el Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn.
Inventario Manual: Inventario en el cual la jefatura de administracin conjuntamente
con la jefatura de almacn deciden fecha y hora a realizar y que bienes se van a contar,
etc. Mediante este tipo de inventario se realizan inventarios generales o particulares para
determinada lnea de producto o material.

4.

RESPONSABILIDADES
Administrador de Obra: Responsable de la planificacin del inventario manual y cclico
y de informar las diferencias del Inventario al rea central de la empresa.
Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn: Responsable de controlar los
inventarios en el almacn y dirigir las actividades de toma de inventario fsico. Pudiendo
delegar funciones a los asistentes y auxiliares de almacn que estn a su cargo.
Asistentes y Almaceneros: Ejecutar las actividades descritas en este procedimiento
bajo la supervisin del Responsable de Almacn. Estos cargos asumen una
responsabilidad compartida.

DESCRIPCION
5.1 TOMA DE INVENTARIO FISICO: El Responsable de almacen realiza las siguientes
actividades para la toma de inventarios fsico:
Prepara y acondiciona los almacenes e inventarios para la toma del inventario fsico de
acuerdo a la planificacin de administracin.
de inventarios.

de acuerdo a los documentos de inventario.

trar las cantidades de conteo en el sistema.
reconteos que sean necesarios.
del Administrador quien autorizara los ajustes de inventarios.

Elaborado: Eduardo Caldern Urquiso