PROCESO DE CONTROL

DE ALMACENES

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos que aseguren una adecuada gestin de los almacenes de
proyectos relacionados con la recepcin, verificacin, almacenamiento y despacho. As como
asegurar que los recursos adquiridos que fsicamente ingresen al almacn cumplen con los
requisitos de compra especificados.
2. ALCANCE

Este instructivo es aplicable a las actividades desarrolladas en los almacenes de los proyectos
relacionados con la recepcin, verificacin, almacenamiento y despachos de los recursos que
fsicamente ingresan al almacn para la realizacin de los servicios que se prestan en
diferentes proyectos.
3. RESPONSABLES

Responsable de Almacn y/o Jefe de Almacn: Responsable de la recepcin, verificacin,

almacenamiento y despacho de los materiales que fsicamente ingresan al almacn. Pudiendo
delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del rea. Solo el personal de almacn podr
ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones en algn caso especial solo el Responsable
de Almacn, podr autorizar el ingreso del personal que no sea del rea. El Responsable de
Almacn, es el nico responsable del manejo de las llaves del almacn del proyecto de abrir y
cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta funcin designando a otra
personal del rea.
4. DESCRIPCIN

En el siguiente instructivo define las actividades que deben de cumplir el Responsable de

Almacn y/o Jefe de Almacn, Asistentes de Almacn y Auxiliares de almacn de ser el caso,
considerando las siguientes actividades dentro de la Gestin:
1. Recepcin de materiales.
2. Verificacin de materiales.
3. Identificacin y almacenamiento de materiales.
4. Entrega de muebles.
5. Manejo de Equipos.

ORGANIGRAMA DE ALMACEN

JEFE DE
ALMACEN

JEFE
OPERACION
AL

AUXILIAR
DE
ALMACEN

AUXILIAR
DE
ALMACEN

ACTIVIDAD

RESPONSABLE
DOCUMENTOS
1.- RECEPCION Y VERIFICACION DE MERCANCIA

Los materiales provenientes

de los proveedores son
verificados en relacin a las
descripciones de lo detallado
en la Orden de Compra, Gua
de Remisin y/o Factura
Si la mercanca es conforme
segn los documentos de
referencia ( Orden de Compra,
N/de
Pedido,
Gua
de
Remisin, entre otros) El
Responsable
de Almacn
procede a colocar su sello ,
firma y fecha en la gua de
remisin y/o factura del
proveedor gua del almacn
central, dando conformidad del
material recibido

Si el material no cumple con la

descripcin encontrada en los
documentos de referencia o
existe algn incumplimiento en
las
caractersticas
del
producto, se seguir de las
siguiente
manera:
Sera
devuelto al proveedor.

ASISTENTE DE ALMACEN

JEFE DE ALMACEN

Gua de Remisin y/o Factura

de Compra

Gua de Remisin y/o Fa

-Orden
de
Co
-Identificacin y Tratamien
Producto No Conforme.

En caso el material se haya

aceptado e ingresado al
almacn, este se convierte en
un Producto No Conforme y
ser identificado y separado
de los conformes y si este
pudiese ser utilizado ser
autorizado por el Ingeniero
Especialista que solicito dicho
producto, Registrndolo en el
formato de Productos o
servicio no conformes.

IDENTIFICACION, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE MERCANCIA

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTOS

Se recibe los materiales

provenientes de los
proveedores y/o almacn

-FORMATO DE IDENTIFICAC

central y se realiza la
identificacin de los mismos
colocndolos en sus
anaqueles respectivos
Los materiales se ubican en el
lugar adecuado considerando
condiciones necesarias de
temperatura, ventilacin y
espacio teniendo en cuenta
las recomendaciones del
proveedor y lo indicado en las
Hojas de datos de seguridad
(MSDS) y/o hojas de
especificacin tcnica de los
materiales de ser el caso.
Para la atencin y entrega
de mercanca el solicitante
debe presentar el Pedido de
Almacn debidamente
autorizado por ( vendedor
de piso o jefe de almacn
ser los nicos que autoricen
las salidas de algn material
)
La entrega de la mercanca
se realiza verificando el
stock de materiales. De
tener stock disponible,
procede a entregar lo
solicitado mediante una
orden de compra.
En el caso de envos al
Almacn Central u otro
almacn, se realiza un
adecuado embalaje de la
mercanca y se elabora la
Gua de salida para el
despacho de los materiales,
indicando en esta el motivo
del envo, informando al
destinatario

ASISTENTE DE ALMACEN

ASISTENTE DE ALMACEN

FORMATO DIGITAL

ASISTENTE DE ALMACEN

ORDEN DE COMPRA O
REQUISICION

ASISTENTE DE ALMACEN
ORDEN DE COMPRA

ASISTENTE DE ALMACEN

GUIA DE TRASLADO

DEVOLUCION A ALMACEN PARA SU GARANTIA

Venta de piso deber de

reportar a almacn que fue
autorizado con el proveedor
la devolucin. El
almacenista deber de
verificar la copia de servicio
y por ende el producto para

ASISTENTE DE ALMACEN

FORMATO DIGITAL FORMATO

SERVICIO

su identificacin, llevar un
control para enviar reporte.

TOMA DE INVENTARIOS

Responsable de controlar
los inventarios en el
almacn y dirigir las
actividades de toma de
inventario fsico. Pudiendo
delegar funciones a los
asistentes y auxiliares de
almacn que estn a su
cargo.
Asistentes y Almaceneros:
Ejecutar las actividades
descritas en este
procedimiento bajo la
supervisin del
Responsable de Almacn.
Estos cargos asumen una
responsabilidad compartida.

JEFE DE OPERACION

INVENTARIO FISICO

El Responsable de almacn
realiza las siguientes
actividades para la toma de
inventarios fsico: Prepara y
acondiciona los almacenes
e inventarios para la toma
del inventario fsico de
acuerdo a la planificacin de
administracin.
Emite el formato de
inventarios para facilitar la
toma de inventarios ms
fcil.
Reporta a departamentos
de piso para la existencia de
productos para su
respectiva venta

JEFE DE ALMACEN Y/O ASISTENTES

N/A

JEFE DE ALMACEN

FORMATO DE INVENTARIO

JEFE DE ALMACEN

N/A

MERCANCIA NO ENTREGADA

El chofer de reparto
entregara las ordenas de
compra para su validacin y
el ingreso al almacn para
ser identificado. Para su
primera entrega al siguiente
dia.

ASISTENTE DE ALMACEN

CUIDADO DE VEHICULOS DE REPARTO

FORMATO DE IDENTIFICACI

El encargado de cada
unidad llevara la
responsabilidad de verificar
la unidad con formato check
list. Al momento de detectar
una falla informar al jefe de
almacen para tomar
acciones y corregir la falla

CHOFER DE REPARTO

CHECK LIST

LIMPIEZA DE AREA DE TRABAJO

Se llevara a cabo un rol de

actividades de limpieza,
todos los trabajadores
participaran de manera
compulsiva generar limpieza

JEFE DE ALMACEN

ROL DE ACTIVIDADES DE LIMP