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1.1

UNIDAD 1 - MANEJO DE REFERENCIAS Y TRABAJO CON HOJAS DE CLCULO


REPASO - IDENTIFICA LOS TIPOS DE DATOS Y FUNCIONES

- Tipos de Datos: Excel soporta 4 tipos de datos, estos son:


a) Numricos:
Estn formados por cualquiera de los 10 dgitos (del 0 al 9) Al digitar los nmeros, por defecto
Excel los desplaza a la derecha de la celda.
Aclaracin: No es necesario que los nmeros positivos lleven el signo ms. En cambio, los
negativos s deben ir precedidos del signo menos o encerrados entre parntesis. Ejemplo: -10.
b) Alfabticos
Estos datos estn conformados por los caracteres de la A hasta la Z y los caracteres especiales (*,
, # ), que conforman los ttulos o encabezados de filas y columnas. Estos datos por defecto son
desplazados a la izquierda de la celda.
c) Alfanumricos
Es la combinacin de los datos numricos con los datos alfabticos, y se ubican a la izquierda de
la celda. Ejemplo: Calle 45.
d) Frmulas
Es una secuencia de valores, referencias de celdas con operadores que producen un nuevo valor a
partir de valores existentes.

TENGA EN CUENTA:
Las frmulas siempre deben comenzar siempre con el signo IGUAL = o con el signo
MAS + y deben inicializarse en la celda donde se desea que aparezca el resultado.

Las frmulas se clasifican as:

Frmula Directa
Frmula Indirecta
-

Directas: Son aquellas que se indican directamente con las cifras, combinando nmeros y
operadores matemticos. Ejemplo: =10*2500
Aclaracin: No se recomienda trabajar con este tipo de frmulas.

Indirectas: Son aquellas que se indican directamente con las referencias de las celdas donde
se encuentran las cifras, haciendo una combinacin de estas referencias de celdas con
operadores matemticos. Ejemplo: =A2*B2
Aclaracin: Se recomienda trabajar con este tipo de frmulas porque en el momento de hacer
un cambio en los datos, los resultados se actualizan automticamente.

Claves para las frmulas: Incrementos Decrementos Porcentajes Mltiplos - Partes Diferencia

Ejercicio: Digitar la frmula que considera correcta para los siguientes enunciados, tenga siempre
en cuenta las notas de cada enunciado.
TENGA EN CUENTA:
Slo digita la primera frmula para cada enunciado y al resto le aplica autollenado.

1. Las Ventas de Febrero, sern el triple de las ventas de Enero.


NOTA: Cuando se pida, doble, triple, cudruple entre otros, se debe multiplicar.
2. Las Ventas de Marzo, sern la cuarta parte de las ventas de Febrero.
NOTA: Cuando se pida, mitad, tercera parte, cuarta parte, quinta parte entre otros, se
debe dividir.
3. Las Ventas de Abril, sern el 25% de las ventas de Marzo.
NOTA: Cuando se pida un porcentaje, siempre se debe multiplicar el porcentaje por el
valor.
4. Las Ventas de Mayo, sern la diferencia de Febrero y Enero.
NOTA: Cuando se pida diferencia siempre se debe realizar una resta.
5. Las Ventas de Junio, sern la mitad de la suma de las ventas de Marzo y Mayo.
NOTA: Tenga en cuenta la jerarqua de los operadores, siempre se realizar primero la
operacin que encuentre entre parntesis ( ), luego Exponenciacin ^, Multiplicacin y
divisin * / y por ltimo Suma y resta +
6. Las Ventas de Julio, sern el 12% de la diferencia de las ventas de Junio y Abril, ms el doble
de las ventas de Marzo.
NOTA: Tenga en cuenta la jerarqua de los operadores, siempre se realizar primero la
operacin que encuentre entre parntesis ( ), luego Exponenciacin ^, Multiplicacin y
divisin * / y por ltimo Suma y resta +
7. Las Ventas de Agosto, se incrementarn en un 10% ms de las ventas de Enero.
NOTA: Cuando se pida incremento la frmula que se utilizar ser:
Valor * Porcentaje + Valor
Otra forma de calcular un incremento ser, sumando al 100% el porcentaje que se da y
multiplicarlo por el valor. Ejemplo =A2*110%
8. Las Ventas de Septiembre, se decrementaran en un 15% menos de las ventas de Mayo.
NOTA: Cuando se pida decremento la frmula que se utilizar ser:
Valor Valor * Porcentaje
Otra forma de calcular un decremento ser, restando al 100% el porcentaje que se da y
multiplicarlo por el valor. Ejemplo =E2*85%

9. Las Ventas de Octubre, se incrementarn en un 20% ms de la diferencia de las ventas de


Junio y Marzo.
NOTA: Tenga en cuenta la frmula de incremento y la jerarqua de los operadores, pues
el valor ya no ser un slo dato, sino una operacin que se est enunciando.
Valor * Porcentaje + Valor

10. Las Ventas de Noviembre, se decrementaran en un 30% menos de la suma de las ventas de
Junio y Julio.
NOTA: Tenga en cuenta la frmula de decremento y la jerarqua de los operadores, pues
el valor ya no ser un slo dato, sino una operacin que se est enunciando.
Valor Valor * Porcentaje

LAS FRMULAS DEL EJERCICIO ANTERIOR SON:

REPASO DE FORMATO DE CELDAS


TENGA EN CUENTA:
Los nmeros en Excel, siempre se deben digitar sin ningn formato de puntos, comas, smbolo de pesos,
entre otros. Excepto cuando sea un porcentaje Ej: 4,5%, una nota Ej: 2,3 una estatura Ej: 1,75 cm y el
punto siempre se debe digitar del teclado numrico y nunca del alfanumrico.
Ficha Nmero
Determina la apariencia de los datos en las celdas seleccionadas de tal manera que representen lo
que son (fecha, hora, porcentaje, moneda, contabilidad entre otros). Puede aplicar uno de los
formatos de nmeros incorporados, o puede crear sus propios formatos (personalizar). En la ficha
Inicio, encontramos el siguiente grupo de iconos:

Al hacer clic en el botn expandir, se abre la caja de dilogo


Formato de Celdas

Al hacer clic en La lista desplegable de General aparece el siguiente listado, para aplicar formatos
inmediatos a los nmeros, fechas y horas entre otros.

Al hacer clic en esta opcin


aparece la
siguiente caja de dilogo o presionando las teclas Ctrl + 1 (el nmero 1, debe ser del teclado
alfanumrico)

Categora
Muestra una lista de
las categoras en las
cuales estn
clasificados los
formatos de
nmeros.

Muestra
Presenta un
ejemplo del
formato
seleccionado

Tipo
Muestra una lista de
todos los formatos
disponibles en una
categora
seleccionada.

Para aplicar

Haga clic en

Formato contabilidad

Formato de nmero de Contabilidad

Nmeros como porcentajes

Estilo porcentual

Pocos dgitos detrs del separador decimal Disminuir decimales

Para aplicar

Haga clic en

Ms dgitos detrs del separador decimal

Aumentar decimales

Separador de miles a las cifras

Estilo millares

Cmo cambiar el formato de los miles (punto) y decimales (coma) desde Excel
a)
b)
c)
d)

Clic en el Botn de Office


Clic en Opciones de Excel
Clic en la categora Avanzadas
Desactivar la opcin
Usar separadores del sistema
y aplicar los separadores que se
requieren

Ejemplos con todas las categoras:

FIGURA 2
o Categora General
Es la categora que traen por defecto todas las celdas, donde se muestran los valores o nmeros,
sin ningn tipo de formato. Permite adems eliminar cualquier formato que se haya aplicado a un
nmero. VER FIGURA 2

o Categora Nmero
Permite aplicar a los valores el separador de miles y la cantidad de cifras decimales. Ej:
150.000,00 VER FIGURA 2
o Categora Moneda
Permite aplicar las posiciones decimales y el smbolo de moneda sin alineacin. VER FIGURA 2
o Categora Contabilidad
Permite aplicar las posiciones decimales y el smbolo de moneda con alineacin a la izquierda de
la celda. VER FIGURA 2
o Categora Fecha
Las fechas en Excel se deben digitar con el siguiente formato. DD/MM/AA (31/12/2009) Esta fecha
debe quedar ubicada al lado derecho de la celda, para que coincida con el formato de fecha que
tiene el sistema. VER FIGURA 2
NOTA: Si queda ubicada al lado izquierdo de la celda, no permitir aplicar formatos porque
en el sistema est configurado para que sea MM/DD/AA o AAAA/MM/DD.
- En este caso, se configura de la siguiente manera, si se tiene:
Sistema Operativo Windows XP
a) Clic en Inicio
b) Clic en Configuracin
c) Clic en Panel de Control

d) Clic en Configuracin Regional


e) Clic en la pestaa Opciones Regionales, clic
en el botn Personalizar
f) Clic en la pestaa Fecha, y en la opcin
Formato de fecha corta, seleccionar el
formato de fecha que se desea aplicar.
Ejemplo: DD/MM/AA

Sistema Operativo Windows Vista


a) Clic en el botn Iniciar
b) Clic en Panel de Control
c) Doble Clic en el Icono Configuracin
Regional
y
de
Idioma
d) Clic en el botn Personalizar este Formato
e) Clic en la Pestaa Fecha
f) De la siguiente caja de dilogo que aparece,
ubicarse en la opcin Fecha Corta y seleccionar
el formato: dd/MM/aaaa

g) Borrar la fecha que se haba digitado y digitar


nuevamente la fecha con el formato
dd/mm/aaaa. Ej: 15/02/2010 y verificar que esta
fecha se ubica al lado izquierdo de la celda.

o Categora Hora
Permite aplicar formatos de A.M. o P.M. a las horas. Estas se deben digitar utilizando los dos
puntos como separador de las horas, minutos y segundos, sin dejar espacio y como hora militar.
Ejemplo: 18:05:15, no se debe digitar la palabra a.m o p.m, stos se aplican. VER FIGURA 2
o Categora Porcentaje
Se recomienda digitar el porcentaje en forma manual. VER FIGURA 2
o Categora Personalizada
Permite aplicar un formato especial a los nmeros segn la necesidad. VER FIGURA 2
Casos:
1. Cmo convertir una fecha al da correspondiente.
Ejemplo: 13/07/1960 - El da correspondiente es
Mircoles VER FIGURA 2
a) Digitar la fecha con el formato DD/MM/AAAA
b) Seleccionar el rango de fechas
c) Presionar las teclas Ctrl + 1
d) De la ficha Nmero, seleccionar la categora
Personalizada
e) En la opcin Tipo, digitar DDDD

2. Cmo personalizar nmeros telefnicos. Ejemplo: 229 11 00 VER FIGURA 2


Nota: Tener en cuenta que la tecla #, reemplaza un nmero
a) Digitar el nmero sin ningn formato ni espacios en blanco. Eje: 2291100
b) Seleccionar el rango de nmeros telefnicos
c) Presionar las teclas Ctrl + 1
d) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada
e) En la opcin Tipo, digitar ### - ## - ##

3. Cmo permitir operaciones con celdas alfanumricas. Ejemplo: Se


requiere sumar un rango de celdas que contienen la siguiente informacin:
VER FIGURA 2
a) Seleccionar el rango de celdas a operar
b) Presionar las teclas Ctrl + 1
c) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada
d) En la opcin Tipo, digitar # cuotas
NOTA: El smbolo # representa cualquier cantidad de nmeros

4. Cuando se requiere que un nmero tenga ceros antes. Ejemplo: 005 VER FIGURA 2
a) Seleccionar el rango de celdas a operar
b) Presionar las teclas Ctrl + 1
c) De la ficha Nmero, seleccionar la categora Personalizada
d) En la opcin Tipo, digitar 000 (tres ceros)

1.2 REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS


a) Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas

Referencias Relativas
Modifica la referencia de las frmulas al hacer autollenado.
En este caso slo se realiza la primera frmula,
se hace autollenado hacia las siguientes celdas
y automticamente se copiar la misma frmula
pero utilizando las celdas correspondientes.

Referencias Absolutas
Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizarlas para que en el momento
de hacer el autollenado, esta direccin permanezca constante. La referencia absoluta se determina
colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de la fila.
Ejemplo: $B$2. (Presionar la tecla F4)

Las referencias absolutas, se aplican cuando encontramos una relacin de muchos a uno.

En este caso se hace necesario inmovilizar la


celda B2, ya que cada venta se debe multiplicar
por el 16%.

Referencias Mixtas
Son aquellas direcciones de celda donde se hace necesario inmovilizar una fila A$1 o una columna
$A1.
En este caso se hace necesario inmovilizar
la columna A as $A2 y la fila 1 as B$1

1.3

MANEJO DE HOJAS AGRUPADAS

Si se selecciona ms de una hoja, Microsoft Excel repetir los cambios que se hagan en la hoja
activa en todas las dems hojas seleccionadas. Se agrupan hojas cuando se requiere realizar un
mismo formato o frmulas comunes en todas las hojas.
Para verificar que las hojas estn agrupadas, verificar que en la barra de ttulo aparezca la palabra
grupo.
Ejemplo: Seleccionar las tres hojas del libro, verificar que en la barra de ttulo aparece la palabra
Grupo y realizar el siguiente formato. Al momento de llenar las Facturas se deben desagrupar las
tres hojas, haciendo clic sobre cualquiera de las hojas.

1.4

TRABAJO CON VARIAS HOJAS

En Excel se pueden realizar operaciones desde varias hojas, es decir, alternando datos de una
hoja y otra. Para que el resultado sea ptimo, es necesario tener en cuenta algunas
recomendaciones:
Ubicarse en la celda y en la hoja donde desea hallar el resultado
Digitar el operador o la funcin correspondiente antes de pasar a otra hoja
Terminar la frmula en la hoja que se requiera y Enter. No devolverse a otra hoja si no es
necesario.
Excel automticamente nos ubica en la hoja del resultado.
Cuando se trabaja con varias hojas, Excel no slo muestra la direccin de la celda donde se
encuentra el dato, sino tambin el nombre de la hoja respectiva.
No es suficiente con pasarse a otra hoja. Es necesario seleccionar la(s) celda(s) que contengan
los datos a operar.

Ejemplo:
- En la hoja1, se tiene la siguiente informacin:

- En la hoja2, se deben realizar las siguientes frmulas:

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