Planifica Sistemáticamente

Más de una vez nos ha ocurrido que al término del día sentimos que no hemos
avanzado: teníamos varias cosas para hacer a la vez y el tiempo no nos alcanzó
para terminar ninguna o ninguna bien.

Esta situación se vincula frecuentemente con el hecho de no tener identificado con

claridad cuáles son mis objetivos (tanto en el ámbito personal como laboral), y/o
no tener asignadas prioridades para el logro de dichos objetivos.

El tener presente el conjunto de objetivos que persigo, permite ser más

“realista” a la hora de definir metas, de modo de lograr compatibilidad entre
ellas.

Una vez definidas, las metas, la pregunta que debemos responder tiene que ver
con: ¿cuál es el camino que tomaré para alcanzar cada meta? Esto se vincula
con el hecho de que generalmente hay un único camino para lograrlo. Si por
ejemplo mi meta consiste en obtener cierto monto de dinero-N$ 400.000.-al 31 de
diciembre de este año (para alquilar una casa de veraneo), los caminos son
múltiples:

- Hacer “changas” como pintor durante cuatro fines de semana.

- Organizar una rifa.
- Realizar “horas extras” en mi trabajo.
- Comprar un numero de lotería que cuesta N$ 50.000 o dos números de
lotería que cuestan N$ 25.000.- c/u.
- Vender mi heladera y mi cocina y comer refuerzos de aquí a fin de año.
- Comprarme una batidora y asociarme con una amiga para preparar tortas
de cumpleaños, con la condición de que venda 20 tortas todas las
semanas.
- Planear y realizar un robo a un Banco/almacén.
- Pedir un préstamo familiar.

Las distintas actividades necesarias (para lograr la meta), suponen diferencias

entre los recursos, en los tiempos previstos como las técnicas aplicadas y, por
último, en la forma de combinar todos estos elementos. Los recursos necesarios
en cada uno de los caminos mencionados, varían sustancialmente: mientras las
opciones de realizar horas extras o vender tortas de cumpleaños, exigen horas de
mi tiempo libre, el robo a un Banco implica adquirir un equipo de soldadura
autógena. La opción venta heladera y cocina supone deshacerme de bienes
básicos y bajar mi nivel de consumo. Los tiempos requeridos para realizar las
actividades que conduzcan al logro de mi meta van desde cuatro fines de semana
en el caso “de las changas” a unos minutos para elegir y comprar los números de
lotería. Por otro lado, los conocimientos y las técnicas aplicadas para realizar
cada una de las actividades propuestas son deferentes. Entre ellos debemos
optar, ya que sus costos y riesgos, y por lo tanto sus viabilidades varían.

Ser flexibles y estar con “la cabeza abierta” a la hora de plantearnos los distintos
caminos posibles es una actitud indispensable. Porque encerrarme en un único
plan para realizar una meta nos hace correr el riesgo de no alcanzar lo que por
otras vías si es factible o que lo logremos a un mayor costo.

Así como es necesario determinar qué actividades debo desarrollar para alcanzar
mis metas, es muy importante dejar claramente establecidas las
responsabilidades en la ejecución de las mismas. Cuando no han sido
claramente definidas las responsabilidades, es difícil exigir o pedir cuentas por el
trabajo mal o no realizado. (Quizás la meta no se alcance, o sí se logra pero a
costa de ser muy ineficientes en la distribución de nuestros esfuerzos). Si hubiera
optado por producir y vender tortas de cumpleaños, de no quedar claramente
establecido quién se encarga de comprar diariamente las materias primas frescas,
que puede que la meta no se logre (por que no se alcance la producción
requerida, o porque por desavenencias se disuelva la sociedad).

Una vez que se ha definido actividades, tiempos, recursos y responsabilidades, se

podrían comenzar teóricamente con la ejecución. Sin embargo, para que la
planificación sea efectiva hay que organizar y realizar posteriormente un
seguimiento y control. Esto permite detectar si lo que efectivamente se está
haciendo se aparta o no de lo planeado, y además, en qué aspectos. A su vez,
para que este control contribuya al logro de la meta y permita hacer
reformulaciones, “efectivas”, debemos tener claro cuáles son los puntos claves
que aseguran el cumplimiento de la meta, es en estos puntos claves en donde se
deben centrar mi atención a la hora de controlar. Retomando el ejemplo de
producción de tortas, es necesario chequear si semanalmente vendo 20 tortas o
no. Pero además, sería conveniente tener identificados los puntos clave que
aseguran la producción a la venta de las 20 tortas semanales. Es decir, tanto para
evaluar la marcha del proceso como para sus resultados, es necesario establecer
indicadores que permitan cuantificar en qué grado se ha alcanzado cada una de
las metas. Durante el proceso como un indicador de control sería: Número de
tortas vendidas semanalmente; en tanto que, para verificar si la meta se alcanzó el
indicador debería ser N$ ahorrados al 31/12. Sólo si estoy en condiciones de
saber donde estoy parado y cuáles son las eventuales reformulaciones y cambios
a emprender.

Por último, es importante tener presente bajo qué supuestos estoy planificando.
Aquí se trata de detectar básicamente aquellos factores que pueden perjudicar
parcialmente o poner directamente en peligro la realización de mis objetivos. Hay
que fijarse particularmente en los factores externos a nuestro radio reinfluencia,
sin embargo, sin perder de vista eventuales sucesos dentro de nuestro ámbito de
acción. Hacer un esfuerzo por escribirlos y “tenerlos en la mesa” cuando defino
objetivos y acciones me brinda elementos para tomar decisiones mas razonables,
y consecuentemente, producir metas efectivamente alcanzables.
En forma de síntesis todo este proceso se puede representar mediante el
siguiente esquema:

ACTIVIDADES

SUPUESTO METAS SEGUIMIENTO

INDICADORES

EVALUACIÓN

Cabe destacar el último punto importante. Para “sacarle realmente el jugo” a la

planificación, es necesario percibirla como algo esencialmente dinámico, un
proceso continuo donde el seguimiento y el control alimentan con información al
que planifica para emprender los necesarios ajustes o afinaciones. La
planificación debe ser un servidor y no un tirano.

Pero ¡alto!, un concepto dinámico tampoco a de servir como excusa para adaptar
lo planificado a cada rato, evitando una confrontación con la realidad o la valiosa
información de un fracaso.