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MANUAL OPENBRAVO POS

1 DE ENERO DE 2013
PRO ASESORES EN TECNOLOGA
San Pedro, Costa Rica

Introduccin
Esta gua se muestran las funcionalidades bsicas (principalmente la realizacin de una venta sencilla) y despus se
muestran los casos ms complejos, en los cuales se aaden otras opciones, como la realizacin de informes de ventas.
Un POS es un sistema que facilita el trabajo diario de los trabajadores de un comercio ofreciendo las siguientes
funciones:
Ayuda en la realizacin de cada venta
Inventario de productos
Generacin de tickets de compra
Cierre de caja diario.
A continuacin, se muestran los siguientes apartados:

Inicio de OpenbravoPOS
Realizacin de una venta
Opciones avanzadas de venta
Edicin de ventas
Movimientos de caja
Cierres de caja
Infomes de caja
Gestin del inventario
Realizacin de informes de ventas
Mantenimiento de OpenbravoPOS
Configuracin de OpenbravoPOS

Iniciar OpenbravoPOS
Abrid la aplicacin y veris:

Puede acceder al POS de cuatro formas diferentes:


Administrador: En este modo se podr hacer cualquiera
de las acciones que permite la aplicacin.

Empleado:nicamente podrn realizar ventas y gestionar


movimientos de la caja.

Encargado: Permite realizar todas las acciones excepto


modificar la configuracin establecida por el supervisor.

Invitado: Este modo est pensado para otros empleados


de la tienda, que en un momento dado necesiten

Para poder describir todas las funcionalidades de Openbravo POS se utilizar el usuario Administrador,
puesto que es lo ms completo. El acceso cmo otro tipo de usuario mostrar en cualquier caso un
subconjunto de las funcionalidades descritas a continuacin.

Elementos de la pantalla
La pantalla de ventas se divide en dos zonas:
el rea de navegacin a la izquierda y el rea de trabajo a la derecha.

El rea de navegacin se divide en tres partes:


Principal: Este men incluye las opciones tpicas del POS, como ventas, movimientos y cierres de caja, etc.
Administracin: Este men contiene opciones avanzadas, como informes de venta o inventario,
mantenimiento de usuarios, etc.
Sistema: Este men incluye el resto de opciones, vinculadas con la entrada y salida de la aplicacin, y
configuracin del sistema, como pueden ser impresoras, escneres, etc.
El contenido del rea de trabajo cambia en funcin de la opcin seleccionada en el rea de navegacin.
En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se est
detallando en cada momento de la siguiente manera:
Administracin Inventario Categoras
Que significa que, en la parte de Administracin del rea de navegacin, tiene que hacer clic sobre la opcin
Inventario, y al panel derecho hace falta que, seleccione la opcin Categoras.

El resultado de esta navegacin mostrar la pantalla de categoras:

Realizacin de una venta


Primer paso: Acceda a la pantalla de ventas
La navegacin correspondiente a esta pantalla es:
Principal Ventas
La pantalla de ventas es la primera pantalla que se muestra al entrar al sistema.
Segundo paso: Aada artculos a la venta
Hay varias formas de aadir artculos a una venta:
En el panel inferior de artculos:

Seleccione la categora del producto a aadir,


bien pulsando sobre el icono de la categora, en el ejemplo, Verduras.
o bien utilizando los botones de navegacin:
Categora anterior
Categora siguiente

Despus, seleccione el o los productos a aadir, por ejemplo, Tomate

La seleccin de un artculo aade una lnea al panel de ventas y actualiza el importe total de la venta, los impuestos,
etc.

Si conoce el cdigo de barras del producto, puede utilizar el panel numrico para introducirlo. Despus, pulse:
La tecla Regreso del teclado

o el botn cdigo de barras.

Tambin puede utilizar un lector de cdigo de barras.


Y finalmente, es posible buscar directamente los productos. Para hacerlo, pulse: el botn de bsqueda.

Esta accin abre una ventana de bsqueda, que permite definir diferentes parmetros. (el cdigo de barras,el nombre
del producto, el precio de venta del producto, etc).

Para buscar, por ejemplo, por nombre:


Pulse sobre la caja de texto Nombre.
Indique un nombre utilizando el panel derecho, por ejemplo Caf.
Pulse el botn Ejecutar filtro.
Seleccione el producto deseado.
Pulse el botn Aceptar

Si se quiere borrar alguna lnea de venta introducida:


Seleccione la lnea, bien pulsando sobre ella. o bien utilizando los botones de navegacin del panel de ventas:
Lnea anterior

Lnea siguiente

Despus pulse: El botn de borrar lnea.

Para indicar la venta de varios productos de un mismo tipo, hace falta que marque al teclado numrico el nmero de
productos justo antes de seleccionar el tipo de producto.
Si quiere modificar una lnea ya introducida, la puede editar pulsando el botn de edicin de lneas
la ventana de edicin.

que muestra

Por ejemplo, para aumentar la cantidad de productos:


Pulse sobre la caja de texto Cantidad. Introduzca una cantidad utilizando el panel numrico derecho.

Pulse el botn Aceptar y la venta se actualizar automticamente.


Realice el cobro
Presione el botn = para cobrar. Esta accin abre la ventana de pago.
Seleccione el tipo de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione Aceptar.
En el caso de pago en efectivo, la aplicacin puede calcular el cambio automticamente.
Slo es necesario que indique la cantidad entregada por el cliente mediante el panel numrico derecho, o losbotones
de billetes y monedas incluidos en la pantalla.

POS/User Manual/Advanced Selling Options/es


En la parte superior de la ventana de ventas hay una serie de botones que no se han descrito en la explicacin
de una venta sencilla. Estos botones incluyen acciones adicionales, como el borrado de un ticket, la divisin
de un ticket, el inicio de una venta en paralelo, etc.

A continuacin, se describe en detalle cada uno de estos elementos:


Incluye la hora en que se inici la venta.
Divisin del pago de una venta.
Inicio de una venta paralela.
Eliminar una venta en curso.
Acceder a otra venta en curso diferente del actual.
Divisin de pagos
Hay que utilizar la divisin de pagos en el supuesto de que, una vez creada una venta y en el momento del cobro, los
clientes decidan dividir los pagos. A continuacin, se muestra un ejemplo sencillo en pasos.
Primer paso: Pulse el botn de divisin de pagos

Segundo paso: Divida los productos en dos


Para lo cual hay varias opciones:
Pasar todos los productos de un mismo tipo a otro pago.

Pasar slo un producto de un tipo.

Cancelar el paso de un producto.

Cancelar el paso de todos los productos de un mismo tipo.

Tercer paso: Acepte la divisin


Pulse el botn Aceptar.

Cuarto paso: Realice el pago dividido

Quinto paso: Continue con la venta de los productos restantes

Ventas paralelas
Un caso habitual en una tienda con varios empleados es la necesidad de hacer varias ventas al mismo tiempo. Por
ejemplo, si empezamos a contar los productos de un cliente y este necesita ausentarse un momen to, la opcin de
venta paralela permite que la caja pueda continuar utilizndose para realizar otra venta, sin perder el anterior. Paralo
cual pulse el botn de venta paralela.

Al iniciar una venta paralela, la ventana de ventas se muestra vaca.

Una vez que se concluya la nueva venta, se mostrar el anterior.


Eliminar una venta
Otra opcin til es la cancelacin de una venta. Para hacerlo, pulse el botn Eliminar.
Si hay varias ventas iniciadas (en el supuesto de que est realizando una venta paralela), se borrar el actual y se
continuar el anterior.

Acceder a una venta


La pantalla de ventas dispone de un ltimo botn de acceso a una venta anterior. Esta funcionalidad tiene sentido
cuando hay varias ventas paralelas abiertas.
Pulse este botn para acceder a cualquier de las ventas anteriores, indicando la fecha inicial de cada una. nicamente
hace falta que haga clic sobre la venta a la que quiera acceder.

POS/User Manual/Editing Sells/es


Edicin de ventas
Cuando se realiza una venta, se genera un recibo.
Si tiene configurada una impresora, este se imprime directamente al finalizar el cobro
Si no tiene configurada una impresora, puede ver el recibo en la opcin Impresora del men Sistema. La navegacin
es la siguiente:
Sistema Impresora

Para modificar la estructura del recibo, consulte el apartado Mantenimiento de Openbravo POS.
Cada recibo incluye un nmero identificativo debajo del logotipo de su negocio. En el ejemplo anterior es el recibo29
(Recibo: 29).
Con esta numeracin puede hacer modificaciones de las ventas realizadas, para lo cual, accede a la opcin de edicin
del men principal. La navegacin es la siguiente:
Principal Editar ventas
La pantalla de edicin de ventas permite indicar la mencionada numeracin mediante un panel numrico.

Una vez introducida la numeracin, pulse Aceptar. El recibo se mostrar en pantalla, y se habilitan las siguientes tres
opciones:

Esta opcin abre de nuevo la ventana de ventas, con la informacin de la venta seleccionada. Puede modificar
cualquier aspecto de la venta, y volver a hacer el cobro. En el sistema se actualizar la diferencia entre la ventaanterior
y la nueva.

Esta opcin permite hacer la devolucin de todos o algunos de los artculos involucrados en una venta. De nuevo, el
sistema se actualiza una vez realizada la devolucin (que se hace de la misma manera como se hace un cob ro).

Esta opcin permite volver a imprimir un recibo.

POS/User Manual/Cash Movements/es


Movimientos de caja
La opcin Movimientos de caja permite indicar entradas y salidas de dinero de la caja, sin que estn asociadas a
ninguna venta.
La navegacin es la siguiente:
Principal Movimientos de caja
Indicar el tipo de movimiento: entrada o salida.
Indicar la cantidad asociada a la entrada o salida.
Registrar el movimiento.
En la figura se muestra un ejemplo en el cual se registra la salida de 25.

Hay una serie de botones adicionales que permiten:


Crear un movimiento
nuevo.

Ir al primer movimiento
registrado.

Ir al siguiente
movimiento registrado.

Eliminar un movimiento
ya registrado.

Ir al anterior movimiento
registrado.

Ir al ltimo movimiento
registrado.

Borrar la edicin actual.

POS/User Manual/Cash Closing/es


Cerrar caja
La navegacin correspondiente es:
Principal Cerrar caja
Primer paso: Inicie el proceso de cierre
Siempre que se haya realizado alguna accin desde el ltimo cierre de caja, estar habilitado el botn Cerrar caja.
Antes de pulsarlo, es necesario que compare la cantidad en efectivo mostrada a la pantalla, con el existente a la caja.
Una vez comprobadas las cantidades, haga clic en el botn Cerrar Caja.

Segundo paso: Acepte el mensaje de cierre


Tercer paso: Acepte el traspaso de las facturas del da a la aplicacin de gestin
En este momento se sincronizarn los productos y se mostrar una ventana con el resultado del traspaso.

Cuarto paso: Acepte el mensaje que indica el resultado final de todo el proceso de cierre

POS/User Manual/Cash Reports/es


Informes de cierre de caja
Para hacer un informe de los cierres de caja debe seleccionar:
Principal -> Cierres de caja
Para mostrar el informe pulse el botn Ejecutar informe.

Es posible indicar una fecha de inicio y/o una fecha de fin. Para hacerlo, haga clic sobre los botones de calendario.
Botn de edicin de fecha y hora de inicio o fin.

Puede modificar la fecha haciendo clic sobre el da directamente al calendario o mediante los botones siguientes:
Ir al ao anterior.
Ir al mes anterior.
Fijar el da y la hora actual.
Ir al mes siguiente.
Ir al ao siguiente.
Puede modificar la hora mediante los botones:
Aumentar una hora.
Aumentar quince minutos.
Aumentar un minuto.
Retroceder un minuto.
Retroceder quince minutos.
Retroceder una hora.

POS/User Manual/Inventory Management/es


Gestin del inventario
Productos
Desde la opcin:
Administracin Inventario Productos
Puede visualizar todos los productos cargados de la aplicacin de facturacin. Inicialmente, la pantalla de productos
muestra todos los productos cargados. Seleccione el producto en el panel izquierdo, para ver sus caractersticas.

Tambin es posible filtrar los productos por sus caractersticas. Por ejemplo, en la captura de abajo se filtran los
productos con el precio de venta al pblico menor de 3.

Categoras
Desde la opcin:
Administracin Inventario Categoras
Puede visualizar todas las categoras o familias de productos. La navegacin asociada es:
Administracin Inventario Categoras
Estas categoras de productos tambin se introducen en la aplicacin de gestin, y se sincronizan cuando se inicia el
POS.

Hay que tener en cuenta que las imgenes asociadas a las categoras se tienen que cargar desde Openbravo POS. Lo
puede hacer con:
El botn de bsqueda de la imagen.
A continuacin registre el cambio pulsando:

Informes
Dentro de la gestin del inventario se incluyen una serie de informes que permiten obtener informacin relevante
sobre la evolucin del negocio.
Estos informes mantienen la estructura comentada en los informes de cierre de caja. Disponen de:
Una cabecera, que permite indicar una serie de parmetros que filtren el contenido final del informe.
Un botn, Ejecutar informe.
Un espacio para mostrar el informe resultante.
Estos informes se encuentran en:
Administracin Inventario
Y son los siguientes:
Productos: informe que agrupa, por familias, los productos que hay definidos en la aplicacin.
Etiquetas de productos: etiquetas de los productos, donde se indica el precio de venta.
Catlogo: informe con el catlogo completo.
Almacenes: unidades de cada producto por almacn.
Existencias: comparativa entre las unidades disponibles en stock de cada producto y los lmites establecidos.
Existencias bajo mnimos: este informe permite ver qu productos estn bajo el mnimo establecido.
Diario de existencias: diferencia entre entradas y salidas de productos.

POS/User Manual/Sell Reports/es


Realizacin de informes de ventas
Los informes de venta permiten mostrar y agrupar diferente informacin relevante sobre las ventas realizadas a la
tienda. La navegacin necesaria para acceder a estos informes es:
Administracin Ventas
Los informes disponibles son:
Caja por vendedor: ventas agrupadas por vendedor.
Ventas de productos: ventas agrupadas por producto.
Impuestos: informe sobre los impuestos implicados a las ventas.
Grfico de ventas: grfica general de ventas por vendedor.
Grfico ventas por producto: grfica general de ventas por producto.

POS/User Manual/Maintenance/es
Mantenimiento de Openbravo POS
Usuarios
En un negocio con varios empleados solo es importante repartir las responsabilidades. En esta opcin se perm ite
configurar el acceso de las diferentes personas que vayan a usar el sistema, delimitando sus privilegiossegninterese.
La navegacin asociada a esta opcin es:
Administracin Mantenimiento Usuarios
Hay cuatro niveles de uso. Inicialmente el sistema cuenta con 4 usuarios, uno de cada nivel:
Administrador.
Encargado.
Empleado.
Invitado.
En esta ventana puede crear usuarios nuevos, modificar usuarios existentes o borrar usuarios.

Un comportamiento habitual sera:


Modificar los usuarios por defecto, aadiendo los nombres propios de los empleados de la tienda, segn el rol a que
pertenezcan.
Crear nuevos usuarios si es necesario.
Borrar los usuarios por defecto que no estn representados en la tienda.
Para lo cual, dispone de los siguientes botones:
Botn para crear un nuevo
usuario.

Botn para borrar un


usuario existente.

Botn por guardar los


cambios realizados en un
usuario.

En la ficha de usuario
puede introducir el nombre
y: Cargar una fotografa.

Cambiar su clave de acceso.

Roles: Esta opcin permite crear, eliminar o modificar los roles de usuario.
Recursos: Esta opcin permite modificar datos tcnicos del sistema.
Plantas: Esta opcin permite configurar diferentes plantas del restaurante.
Mesas: Puede configurar las mesas de cada planta del restaurante mediante esta opcin. De nuevo, nicam ente tiene
sentido cuando la ejecucin de Openbravo POSest definida como restaurante.
Informe de usuarios
El sistema permite imprimir un informe con etiquetas representativas de cada usuario, indicando el nombre, el rol y
la fotografa.
Este informe est disponible a:
Administracin Mantenimiento Informo de usuarios

POS/User Manual/Configuring/es
Configuracin de Openbravo POS
En el men Sistema puede acceder a la opcin de configuracin:
Sistema Configuracin
El resto de opciones del men son:
Cambiar clave: Permite cambiar la clave de acceso propia.
Impresora: Permite visualizar los ltimos recibos generados.
Salir: Termina la sesin del usuario, y vuelve a la pantalla inicial de Openbravo POS, para que otro usuario puedaentrar
en el sistema.
La ventana de configuracin de Openbravo POS se divide en cuatro apartados:
Configuracin de la base de datos: Este apartado ya viene llenado por defecto a la instalacin del paquete
POS.
Configuracin de la caja registradora: En este apartado puede configurar el lector de cdigos de barras o las
impresoras.
Localizacin: En este apartado puede configurar el idioma de la aplicacin.
Pagos: En este apartado puede configurar los modos de pago.
Configuracin de base de datos
AVISO: Este apartado lo llenar el proceso de instalacin de POS automticamente. Modifique estas opciones
nicamente si es usuario avanzado.

Las propiedades que incluye son:


Driver (librera): Librera de acceso a la base de datos.
Driver (clase): Controlador de acceso de la base de datos.
Cadena de conexin: URL de conexin a la base de datos.
Usuario: Usuario de acceso a la base de datos.
Clave de acceso: Palabra de paso para acceder a la base de datos
Configuracin de la caja registradora

Las propiedades relacionadas con la configuracin de la caja registradora son:


Nombre: Introduzca aqu el nombre de la tienda.
Aspecto: Apariencia del sistema. Se incluyen varios temas que le permitir cambiar el fondo de pantalla, el
tipo de letra, etc.
Pantalla: Puede configurar como quiere ver la aplicacin:
window: dentro de una ventana, como cualquier otra aplicacin.
fullscreen: ocupando toda la pantalla.
Tickets: Puede escoger la forma cmo se trabajar con las ventas:
simple: Seleccione esta opcin si no quiere permitir la realizacin de ventas paralelas.
estndar: Es la opcin por defecto (la opcin detallada en el manual)
restaurante: Seleccione esta opcin si quiere que todas las ventas haya que asociarlas a una mesa
determinada. Esta opcin tiene sentido si tenemos configuradas las mesas al TPV.

Visor de clientes: Puede configurar un visor que muestre a los clientes el importe total de su compra.
Impresora: Puede escoger cul ser la impresora principal.
Impresora 2: Configuracin de una impresora adicional. Esta opcin podra ser interesante, por ejemplo, si
quiere imprimir los recibos a la cocina del restaurante para informar de los pedidos en curso.
Impresora 3: Configuracin de otra impresora adicional.
Balanza: Con esta opcin puede configurar una balanza para pesar productos.
Escner: Con esta opcin puede configurar un lector de cdigos de barras.

Localizacin
En este apartado se configura el idioma de la aplicacin. Puede definir un formato para las fechas, monedasonmeros.

Esta configuracin se divide en dos:


Localizacin: En esta opcin puede seleccionar el idioma (por defecto ser cataln), que determina el formato por
defecto de los valores monetarios, numricos, fechas y horas.
Modificacin de los parmetros establecidos con el idioma:
Entero
Decimal
Moneda
Porcentaje
Fecha
Hora
Y Fecha y Hora
En estas opciones puede cambiar los formatos por defecto fijados por el idioma seleccionado.
Pagos
En este apartado puede configurar la integracin de Openbravo POS con un sistema de pago con tarjeta.

Las propiedades relacionadas con la configuracin de pago son:


Id. de comercio: El identificador del comercio.
Clave de comercio: La clave (palabra de paso) de pago asociada al comercio.
Pasarela pago: Proveedor de pago.
Lector de tarjetas: Configuracin del dispositivo lector de tarjetas.