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Guatemala, 07 de septiembre de 2016

Seor:
Director Departamental
DIDEDUC
Presente
Estimado Director Departamental:
Se ha realizado una evaluacin del control interno en la unidad de presupuesto
desde el punto de vista de la auditoria operacional en la Direccin Departamental
de Educacin Guatemala Occidente del 1 de enero al 30 de junio de 2016, con el
objetivo de obtener y analizar los resultados de los procedimientos y operaciones
aplicados con la finalidad de verificar si cumplen con la eficiencia y eficacia para el
logro de objetivos de la unidad
El mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la
administracin de Direccin Departamental de Educacin Guatemala Occidente.,
por lo tanto los comentarios podran no necesariamente identificar todas las
debilidades existentes.
Como resultado de la revisin presentamos las observaciones, en las pginas
siguientes, como condiciones reportables, las cuales se presentan como hallazgos
de auditora.
Esta carta se destina para uso exclusivo Direccin Departamental de Educacin
Guatemala Occidente y no debera ser distribuida sin autorizacin a terceros
ajenos a la Entidad.
Agradecemos la cooperacin y cortesa mostrada por los responsables de la unidad
de presupuesto y funcionarios de Direccin Departamental de Educacin
Guatemala Occidente. Durante el desarrollo de nuestro trabajo.

Atentamente,

PROCEDIMIENTOS REALIZADOS
1. Se Verifico la existencia del Manual de Clasificaciones presupuestarias.
2. Se verifico el cumplimiento de las funciones asignadas al jefe de
presupuesto.
3. Se verifico la existencia de capacitaciones.
4. Se evalu la formulacin presupuestaria mediante el Plan Operativo Anual
conforme las necesidades de la direccin.
5. Se identific la existencia de ingresos por medio de fuentes de
financiamiento de prstamos o donaciones de cooperacin externa.
6. Se evalu la ejecucin presupuestaria
7. Se evalu los recursos financieros asignados a la Direccin
8. Se evalu que la ejecucin presupuestaria se realice en correspondencia
con el Plan Operativo Anual
9. Se verifico que la ejecucin de gastos se realice en correspondencia con el
Plan Operativo Anual
10. Se verifico si previo a la suscripcin de contratos contemplados en la Ley
Orgnica del Presupuesto y su reglamento. Se emiten Constancias de
disponibilidad presupuestaria y Constancia de Disponibilidad Financiera
11. Se realiz un anlisis sobre la periodicidad en la cual se realizan
modificaciones presupuestarias y programaciones financieras
12. Se analizaron los factores que marcan las variaciones de la ejecucin
presupuestaria
13. Se verifico el avance de la ejecucin presupuestaria
14. Se evalu el proceso de la aprobacin presupuestaria

15. Se verifico las autorizaciones de las modificaciones realizadas durante el


perodo evaluado.
16. Se verifico si las modificaciones presupuestarias y programaciones
financieras contribuyen al logro de los objetivos y metas de la entidad.
17. Se verifico que la documentacin de respaldo para realizar las
modificaciones presupuestarias y programaciones sea necesaria y suficiente
18. Se evalu la liquidacin presupuestaria
19. Se corroboro que la informacin presupuestaria en la ley de acceso a la
informacin pblica sea publicada en la pgina electrnica de la DIDEDUC
20. Se evalu si las transacciones se registraron oportunamente en el SICOIN y
de conformidad con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el
sector pblico
21. Se evalu la salvaguarda de la documentacin que amparen operaciones
presupuestarias de la Direccin Departamental
22. Se examin como se ejecutan las programaciones financieras
23. Se verifico el cumplimiento de las caractersticas esenciales en adecuado
archivo
24. Se analiz si existe una adecuada separacin de funciones en los procesos
de recepcin, registro autorizacin y custodia para realizar las operaciones
presupuestarias
25. Se revis que el archivo de las operaciones presupuestarias y financieras,
se ejecute de conformidad con las Normas de Control Interno
HALLAZGOS
De acuerdo a los procedimientos desarrollados se determinaron los hallazgos
siguientes.
1. Se determin que no existe un asistente de registro y seguimiento
presupuestario e implica una inadecuada segregacin de funciones.
El Manual de funciones, Organizacin y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educacin
(DIDEDUC)
establece que el
Coordinador de Registro y Seguimiento Presupuestario debe tener un
asistente de registro y seguimiento presupuestario el cual tiene funciones
asignadas a su cargo

2. El Archivo Carece de un seguro que impida la sustraccin de los


documentos que se resguardan por parte de la unidad de presupuesto
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral
1.11 Archivos establece lo siguiente: Es responsabilidad de la mxima
autoridad de cada entidad pblica, emitir, con base en las regulaciones
legales respectivas, las polticas administrativas para que en todas las
unidades administrativas de la organizacin, creen y mantengan archivos
ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de manera que sea
fcil localizar la informacin. La documentacin de respaldo de las
operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deber
estar archivada en las unidades establecidas poros rganos rectores,
siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal manera que
facilite la rendicin de cuentas.
Para su adecuada conservacin deben adoptarse medidas de salvaguarda
contra robos, incendios u otros riesgos, mantenindolos por el tiempo
establecido en las leyes especficas; independientemente del medio de
informacin que se trate, es decir, por medios manuales o electrnicos.
3. Se determin que no existe un manual de procedimientos para realizar las
funciones asignadas a la unidad de presupuesto.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral
1.10 Manual de Funciones y Procedimientos establece lo siguiente:
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe apoyar y promover la
elaboracin de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto
y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y dems Ejecutivos de cada entidad son
responsables de que existan manuales, su divulgacin y capacitacin al
personal, para su adecuada implementacin y aplicacin de las funciones y
actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
4. Se corroboro que la informacin presupuestaria de la DIDEDUC no est a
publicada en la pgina electrnica del Ministerio de Educacin siendo esta de
informacin pblica.
El Decreto Nmero 57-2008 Ley de Acceso a la Informacin Pblica su
artculo 6 establece lo siguiente: que toda persona individual o jurdica,
pblica o privada, nacional o internacional de cualquier naturaleza,
institucin o entidad del Estado, organismo, rgano, entidad, dependencia,
institucin y cualquier otro que maneje, administre o ejecute recursos
pblicos, bienes del Estado, o actos de la administracin pblica en
general, que est obligado a proporcionar la informacin pblica que se le
solicite.

RECOMENDACIONES
Segn los hallazgos mencionados anteriormente se le sugiere las siguientes
recomendaciones.
1. Se recomienda que se realice el nombramiento del asistente de registro y
seguimiento presupuestarios
2. Se recomienda La colocacin de un seguro al archivo de la unidad de
presupuesto ya sea una chapa o bien un candado para resguardar la
informacin
3. Se recomienda Solicitar a la Coordinadora de Registro y Seguimiento
Presupuestario la elaboracin y la implementacin de un manual de
procedimientos para la Unidad de presupuesto
4. Se recomienda proporcionar y publicar la informacin presupuestaria acorde a
los dispuesto el Decreto Nmero 57-2008 Ley de Acceso a la Informacin
Pblica