Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto (descritivo e financeiro)

A elaborao de relatrios do projeto deve servir, em primeiro lugar e sobretudo, aos prprios
grupos beneficirios, como um olhar retrospectivo sobre as mudanas com que se depararam ou
que alcanaram com o projeto, como confrontao do que foi planejado com o que foi realizado,
e como momento de reflexo sobre o que tudo isso significa para o trabalho posterior.
Ao mesmo tempo, MISEREOR deve prestar contas aos seus doadores, uma vez que os fundos
com os quais MISEREOR promove os projetos, provm de doaes e de fundos oramentais do
Governo alemo e da Igreja. Por isso necessitamos de informaes sobre os projetos
promovidos, conforme passamos a explicitar:
a) Pelo menos duas vezes por ano necessitamos receber um Relatrio financeiro (para detalhes,
ver III.1), inclusive uma breve panormica das atividades desenvolvidas at agora. Para todas
as informaes relativas aos Relatrios financeiros veja seo III "Aspectos da cooperao
financeira".
b) Anualmente deve ser submetido um Relatrio descritivo, estruturado conforme exposto na
seo I;
c) No final do prazo de financiamento deve ser apresentado um Relatrio final que abrange todo
o perodo de implementao do projeto (de acordo com as sees I e II).
Por favor, prossiga com as perguntas-chave na coluna esquerda das sees I e II; as perguntas
detalhadas da coluna direita podem servir-lhe de ajuda na sua reflexo, no entanto, no precisa
responder a todas elas.
O Relatrio descritivo ou final deve ser to informativo, conciso e preciso quanto possvel:
Que mudanas verificveis foram originadas pelo projeto?
Que concluses podem ser tiradas da implementao at agora efetuada, respectivamente
da fase concluda do projeto?
Note-se que o Relatrio descritivo (seo I) no deve exceder o tamanho mximo de 10 - 15
pginas (sem anexos).
O Relatrio final deve ser mais abrangente e pormenorizado, porm no ter mais de 25 pginas
(sem anexos). Consulte a seo II para saber as perguntas adicionais que devem ser respondidas
no Relatrio final.
Pedimos que numere as pginas dos seus relatrios.

Os relatrios nos devem ser enviados no mais tardar trs meses depois de concludo o perodo a
que se referem; o envio tardio de um Relatrio descritivo pode levar a atrasos no pagamento da
prxima parcela.

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

RELATRIO DO PROJETO
1.1

Ttulo do projeto

1.2

Local/regio do projeto

1.3

Perodo do relatrio

1.4

Entidade executora / Entidade jurdica esponsvel do projeto (Organizao)

a)

Nome e forma jurdica

registrada:

b) Endereo postal
c)

Telefone (rede fixa e mvel)

e telefax:

d) E-mail:
e) Conta bancria:

Nome do banco:
Titular da conta
bancria:
N. da conta/IBAN:
SWIFT:

1.4.1 Responsvel jurdico (representante legal da entidade jurdica autorizado a assinar):

Nome:

Skype:

E-mail:

Telefone e
Telemvel:

1.4.2 Responsvel da rea financeira:

1.5

Nome:

Skype:

E-mail:

Telefone e
Telemvel:

Direo/Coordenao do projeto (Por favor, indique aqui alteraes em relao ao momento de

apresentao do projeto)

Nome:

Skype:

E-mail:

Telefone e
Telemvel:

Se for diferente: Nome da pessoa de contato responsvel pelo relatrio

Nome:

Skype:

E-mail:

Telefone e
Telemvel:

Data/local: _______________________________________________
Assinatura do/da responsvel pelo relatrio: _________________________________________________

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

I. Estrutura do Relatrio descritivo (a apresentar anualmente)

1. Por favor, descreva primeiro como o relatrio foi elaborado: Quem participou na sua
elaborao? Em que fontes baseiam as informaes contidas no relatrio? (1/2 pgina)
2. Mudanas no contexto do projeto (durante os 12 meses a que se refere o relatrio, 1 - 2 pginas)
PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

2.1 Como mudaram as

condies de base, no
contexto concreto do seu
projeto, desde o momento de
apresentao do pedido de
financiamento?

Que mudanas significativas - positivas ou negativas - houve nas

condies polticas, econmicas ou sociais do projeto?

2.2 Como mudou a situao

dos grupos beneficirios?

Que mudanas significativas - positivas ou negativas - houve na

situao de vida dos grupos beneficirios?

2.3 Que mudanas ocorreram

em relao sua
organizao?

Houve mudanas na sua organizao (por exemplo, no quadro do

pessoal) durante o perodo do relatrio, que so relevantes para a
implementao do projeto? Em caso afirmativo, quais?

Houve mudanas importantes em relao a outros atores

externos (organizaes com quem coopera)?

Que influncia tm estas mudanas na realizao do projeto e no

alcance dos seus objetivos?

2.4 Que consequncias

resultam de todas essas
mudanas para o projeto?

3. Alcance dos objetivos e execuo do projeto (4 - 5 pginas)

PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

3.1 Em que medida - segundo

o estado atual - os objetivos
acordados no Contrato de
projeto sero alcanados?

Por favor, especifique os valores iniciais (qualitativos ou

quantitativos), eventualmente os valores intermedirios e os
valores atuais para os indicadores definidos no Contrato de
projeto.
Objetivo especfico 1:
Indicador 1a):
Valor-meta acordado que deve ser
alcanado at o
final do projeto:

Valor de partida
no incio do
projeto
(Ms/Ano):

Eventualmente,
valor intermedirio

Valor atual
(Ms/Ano):

(Ms/Ano):

Eventualmente
indicador 1b)
Objetivo especfico 2:
Indicador 2a):

MI 013-0915 P

Que concluses tira da em relao ao alcance dos objetivos do

projeto? Quais objetivos sero alcanados conforme planejado
at o final do projeto, e para quais o alcance parece atualmente
problemtico?
Em que outras informaes baseia a sua apreciao?
3

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

3.2 Qual o estado atual da

implementao das
atividades e da criao de
produtos ou da prestao de
servios?

- Que atividades essenciais j foram implementadas?

- Quais produtos e/ou servios o projeto forneceu at agora?
Estes produtos e/ou servios j esto ao alcance dos grupos
beneficirios?
- Em que medidas ou resultados houve divergncias em relao
ao planejamento inicial? Como explica estas divergncias?
- Como se d a cooperao com os grupos beneficirios (por ex.
tambm no monitoramento)?

3.3 Ocorreram outros efeitos

(no intencionados)?

- Em que medida o projeto produziu outros efeitos, positivos

como negativos? (Por exemplo, em relao a gnero, paz e
conflitos, ecologia, sociedade civil)
- De que forma respondeu a estes efeitos?

3.4 Que riscos e/ou

oportunidades inesperadas
existem atualmente para a
implementao do projeto?

- Que riscos teve de enfrentar at agora - que medidas tomou

para reagir a esses riscos?
- H novos riscos e oportunidades previsveis? Como pretende
reagir a eles?

3.5 Foi ou ser realizada uma

avaliao?1

- Foi realizada uma auto-avaliao ou uma avaliao externa (na

fase em curso do projeto)? Em caso afirmativo, quais foram os
resultados e as concluses? Em caso negativo, est
programada uma avaliao at ao final do perodo de
financiamento?

4. Concluses (1 - 2 pginas)
PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

Qual a sua concluso

intermdia quanto ao
progresso do projeto e ao
alcance dos objetivos?

Pedimos o favor de dar uma breve apreciao das informaes

obtidas at data.
- Como classifica - resumidamente - o grau de alcance dos
objetivos do projeto at agora?
- Que lies importantes trouxe o projeto at agora para os
grupos beneficirios? Os objetivos definidos e as atividades
planejadas continuam inalteradamente relevantes para eles?
- Que lies importantes trouxe o projeto at agora para a sua
organizao?
- Que consequncias tira da para a implementao do projeto?
necessrio ajustar os objetivos ou indicadores? Em caso
afirmativo, pedimos que explique porqu e que proponha
ajustes concretos.

De acordo com critrios definidos, MISEREOR requer a realizao obrigatria de uma avalizao externa;
Por via de regra, isso acordado no Contrato de Projeto.

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

II. Informaes adicionais para o Relatrio final (no fim do prazo de execuo do projeto)
O Relatrio descritivo final a apresentar no fim do projeto deve conter todas as informaes solicitadas na
seo I assim como, adicionalmente, as indicadas a seguir.

5. Participantes internos e externos (2 - 3 pginas)

PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

5.1 Com que equipe realizou

as atividades do projeto?

- Houve alteraes no quadro de pessoal, desde o incio do

projeto? Por favor, junte uma lista:

5.2 Quais outros atores

estiveram envolvidos na
execuo do projeto?

- Como se deu a cooperao com outros atores na rea do

projeto? Correspondeu ao que estava planejado?
- Qual foi a contribuio destes outros atores para o projeto?

o Qualificao formal
o Relao de trabalho (com vnculo empregatcio/voluntrio,
prestador de servios)
o Carga horria: em tempo integral ou parcial
o Tarefas e responsabilidades

6. Monitoramento e avaliao (M&A) (2 - 3 pginas)

PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

6.1 Como foi efetuado a

anlise dos efeitos?

- Que mtodos (qualitativos/quantitativos, participativos ou

outros) foram aplicados para observar e analisar as mudanas
em direo aos objetivos do projeto?
- Com que frequncia os dados foram levantados?
- Para quais indicadores surgiram dificuldades imprevistas na
anlise dos efeitos? Como reagiu a essas dificuldades?

6.2 Quem participou no

processo de M&A?

- Quem participou no monitoramento do projeto?

- Quem participou na anlise dos dados levantados?
- As lies aprendidas puderam ser consideradas no projeto em
curso?
- Caso tenha sido realizada uma avaliao interna/externa do
projeto: MISEREOR recebeu o relatrio?

7. Perspectivas/Sustentabilidade (2 - 3 pginas)
PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

7.1 Quo sustentveis so os

efeitos positivos, ao todo?

- Considera persistentes os efeitos positivos alcanados pelo

projeto?

7.2 Como qualifica a

sustentabilidade estrutural?

- Quais estruturas e competncias locais foram fortalecidas ou

criadas at agora?
- Em que medida a responsabilidade pela execuo do projeto
transferida sucessivamente para terceiros (por ex. para os
grupos beneficirios)?
- Em que medida o papel da sua organizao e dos grupos
beneficirios tem vindo a mudar no decurso do projeto?

7.3 Como qualifica a

sustentabilidade financeira?

- Depois de concludo o projeto, haver necessidade de continuar o apoio financeiro para que se mantenham os efeitos?
- Que outras fontes de financiamento ou recursos prprios
conseguiu mobilizar at agora ou, realisticamente, podero
ser mobilizadas no futuro?

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

As seguintes informaes so indispensveis para o relatrio a ser apresentado aos nossos

doadores. Pedimos o favor de dar uma resposta sucinta a cada uma das perguntas abaixo, como
concluso para todo o perodo de execuo do projeto. Pode tambm fazer referncia a captulos
anteriores (por ex. alcance de determinados objetivos).
8. Apreciao global: Como voc e os grupos beneficirios valorizam, em suma, o projeto em seu
total? (1 - 2 pginas)
PERGUNTA-CHAVE

Aspectos de interesse especial para MISEREOR

8.1 Quo eficaz foi o projeto?

8.2 Em que medida os efeitos

de projeto so relevantes?

- O projeto alcanou os objetivos propostos? Em caso negativo,

porqu?
- O projeto correspondeu s suas expectativas?
- Em que medida os efeitos do projeto so importantes para os
grupos beneficirios, do ponto de vista atual?

8.3 O projeto contribuiu para

um desenvolvimento a longo
prazo?

- Como aprecia a contribuio do projeto para o objetivo de

desenvolvimento formulado no Contrato de projeto? (efeitos
indiretos)?

8.4 Os alcances perduraro

para os grupos beneficirios?
8.5 O que se aprende do
projeto?

- Em que medida as mudanas alcanadas se mantero para os

grupos beneficirios, tambm sem um novo apoio financeiro?
- Que lies podem ser tiradas da implementao do projeto?

9. Cooperao com MISEREOR (ca. pgina)

Como valoriza a cooperao com MISEREOR na fase concluda do projeto?
A sua opinio e os seus comentrios nos ajudaro a aprimorar o nosso trabalho, em dilogo com
as nossas organizaes parceiras! Muito obrigado!

III. Aspectos da cooperao financeira

Em seguida gostaramos de explicar alguns aspectos centrais da nossa cooperao financeira e da
elaborao dos relatrios que, em detalhe, foram estipulados nas "Condies gerais do Contrato de
projeto", que recebeu juntamente com o Contrato de projeto. Por favor leia-as com ateno.
1.

Aguardamos receber um Relatrio financeiro pelo menos duas vezes por ano. Este deve ser
estruturado de acordo com o Oramento e Plano de Financiamento apro-vado e abranger, por via
de regra, um perodo de 6 meses. Alm disso, com a solicitao de um novo pagamento nos
deve ser apresentado, por via de regra, um relatrio financeiro atualizado e uma breve lista das
atividades realizadas no perodo correspondente. Isso se deve ao fato de haver um perodo
mximo de pr-pagamento, cf. nmero (4): "Outras indicaes".
Para projetos financiados com fundos da Katholische Zentralstelle fr Entwicklungshilfe e. V.
(KZE), deve-se elaborar um relatrio de auditoria semestral. Este relatrio de auditoria deve ser
certificado por um auditor reconhecido e independente. Isto vale tambm para projetos de
MISEREOR com um apoio financeiro aprovado superior a 100.000,00 euros ou cujo Contrato de
projeto contm uma anotao correspondente.

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

Os Relatrios financeiros, respectivamente os Relatrios de auditoria, devem chegar s nossas

mos 3 meses depois de findo o perodo a que se referem. Por exemplo, o Relatrio financeiro
referente ao perodo de 01/01 - 30/06 deve estar nossa disposio em 01/10, no mais tardar.
2.

Para os projetos, cujos Relatrios financeiros semestrais devem ser certificados por um auditor
independente, temos elaborado listas dos auditores reconhecidos por MISEREOR/KZE nos
diferentes pases. Pedimos que escolha um auditor desta lista. Nos outros casos, a escolha do
auditor deve ser efetuada em acordo com a MISEREOR/KZE.
Em seguida, deve ser concludo um contrato entre voc (quer dizer a entidade jurdica
responsvel do projeto) e o auditor em que se estabelece o mbito da auditoria e a forma de
elaborao dos relatrios. Pedimos que nos envie uma via do contrato assinado. Um contratomodelo encontra-se anexado ao Contrato de projeto.
Pedimos que nos envie com cada Relatrio financeiro (por via de regra semestral),
respectivamente com cada Relatrio de auditoria, uma breve resenha das atividades realizadas.
Alm disso, pedimos que comente ou explique os pontos mais importantes do Relatrio
financeiro, respectivamente do Relatrio de auditoria.

Outras indicaes
(1) Chamamos sua ateno que o financiamento concedido em EUROS. Flutuaes cambiais (do
euro em relao moeda nacional) influenciam, deste modo, o valor efetivo das parcelas
recebidas em moeda nacional. Se o contra-valor em moeda nacional das verbas transferidas for
inferior ao planejado (devido a uma valorizao da moeda nacional em relao ao EURO),
decidiremos em dilogo com voc sobre os passos que eventualmente podem ser tomados para
cobrir as quebras nas receitas (em moeda nacional). Se no Oramento estiver prevista uma
"Reserva", os fundos aprovados para este item podem ser utilizados para este fim (aps
autorizao prvia da MISEREOR/KZE).
(2) No incio do projeto deve ser aberta uma conta bancria separada para o projeto, em nome da
enti-dade jurdica responsvel pelo projeto. Por favor, comunique MISEREOR, com a primeira
solicitao de pagamento, o nome do Banco e o nmero e titular da conta. Atravs desta conta
bancria devem ser efetuadas todas as operaes financeiras do projeto. Contribuies de
outras organizaes (i. . de terceiros) e contribuies locais tambm devem ser depositadas
nesta conta. Para alm disso recomendamos-lhe criar um centro de custo separado na sua
contabilidade interna/institucional.
(3) Por favor, confirme imediatamente a entrada de todos os pagamentos recebidos de ns. Para
este efeito, queira utilizar o formulrio que lhe enviado com cada pagamento. Por favor, envienos tambm uma cpia dos comprovantes bancrios correspondentes, com indicao dos
eventuais encargos e taxas bancrias cobrados.
(4) A doao aprovada por MISEREOR/KZE paga em parcelas. Os nossos pagamentos podem ser
antecipados para um perodo de 3 meses, no mximo, para recursos pblicos (Katholische
Zentralstelle fr Entwicklungshilfe e. V./KZE) (na rea SEPA - rea nica de Pagamentos em
Euros, este perodo de 6 semanas) e para um perodo de 6 meses para recursos provenientes
da Igreja.
O valor dos pagamentos depende, portanto
a) do progresso do projeto e das despesas contabilizadas at ento (ver n. III.1) assim como
b) da demanda financeira, indicada e fundamentada por voc, para o perodo correspondente.
Por favor, utilize o formulrio previsto para esse fim ("Solicitao de pagamento") que se
encontra anexo ao Contrato de projeto.

MI 013-0915 P

Guia para a elaborao do Relatrio do projeto

Cada solicitao de pagamento deve vir acompanhada de um Relatrio financeiro atualizado,

inclusive uma lista atualizada das atividades realizadas no perodo correspondente. Se, no
momento de solicitar um pagamento, ainda no tiver o Relatrio financeiro definitivo ou o
Relatrio de auditoria (ver III.1), pedimos que nos envie um Relatrio financeiro provisrio. Para
este fim, pedimos que utilize o formulrio "Relatrio financeiro das Receitas e Despesas" junto
com o formulrio "Solicitao de pagamento", que ambos recebeu com o Contrato de projeto.
(5) Possvel reduo ou aumento da doao
A doao concedida, por princpio, "at um" determinado valor mximo. Isto significa que, em
determinadas condies, a doao aprovada no paga integralmente. As razes podem ser,
entre outras:
a) quando as despesas do projeto forem menores que as previstas no Oramento, a nossa
doao ser reduzida proporcionalmente;
b) quando a porcentagem acordada de recursos prprios ou de terceiros (i. . as contribuies
da sua organizao e de outras organizaes) for maior do que previsto, enquanto que as
despesas se mantm inalteradas. Neste caso, a nossa doao pode reduzir-se tambm.
Contudo, quando a porcentagem acordada de recursos prprios for menor que a prevista, a
porcentagem da nossa doao, pode ser aumentada, em determinadas condies. Neste caso,
esclareceremos a situao em dilogo com voc. Reservamo-nos o direito de aprovar ou rejeitar
uma alterao da porcentagem de financiamento.
Pedimos o favor que nos informe imediatamente se houver alteraes nas receitas da
contribuio local prevista ou nas contribuies de terceiros. Por favor confira tambm o n. 7
das Condies gerais do Contrato de projeto (KZE) ou n. 1.3. das Condies gerais do Contrato
de Projeto (MISEREOR).
(6) Contribuies prprias ou locais
Nas contribuies locais distinguimos claramente entre as monetrias e as no-monetrias.
Chamamos sua ateno que s contribuies monetrias, quer dizer em dinheiro, podem ser
consideradas como receitas do projeto no Plano de financiamento. Contribuies em espcie,
trabalhos ou servios (como, por exemplo, a disponibilizao de salas, edifcios ou
equipamentos) no podem ser reconhecidas e includas no Relatrio financeiro.
Por favor, liste todas as contribuies locais no-monetrias em separado.
(7) Alteraes durante a implementao do projeto e divergncias no Oramento
Por favor informe-nos imediatamente, se durante a implementao do projeto houver uma
alterao da finalidade original do projeto (alterao do objetivo de desenvolvimento ou dos
objetivos especficos do projeto). Pode acontecer que alteraes do projeto se tornem
necessrias. Neste caso, buscaremos uma soluo, em dilogo com voc (cf. n. 4 das
Condies gerais (KZE), respectivamente n. 2.1 - 2.2 das Condies gerais [MISEREOR]).
(8) Uma alterao considervel constituem divergncias nas categorias de despesas do Oramento
aprovado (quer dizer, sem alterao das despesas totais) de mais de 20 % do originalmente
previsto. Estas alteraes devem ser autorizadas previamente por MISEREOR/KZE.
(9) No caso de o seu projeto prever medidas de construo, pedimos que siga as indicaes do
formulrio "Requisitos especiais para projetos de construo".
(10) No caso de o Oramento aprovado incluir um item "Reserva", pedimos que observe que estes
recursos esto bloqueados por enquanto. S em casos justificados, estes recursos podem ser
liberados, aps aprovao expressa por MISEREOR/KZE.
(11) Por ltimo, chamamos a sua ateno para o fato de que no podemos reconhecer despesas
efetuadas antes da data indicada no Contrato de projeto como data de incio do projeto.

MI 013-0915 P