COOPERATIVA MULTIACTIVA HELEA NIT: 900577229 - 0

SIGLA: COOMHELEA
CRA 13 #17- 27 BARRIO GAITAN VALLEDUPAR CESAR

1. Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso

administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la
comunicacin empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin,
hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado con:
La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea.
La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La
definicin de la Informacin contenida en los formatos y su uso.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con
el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar su
consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de
tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa
que se maneje.
Descarte de documentos (comit): En algn momento dado, todo archivo
desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los
aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual.
Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un
proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y
conservado, pero no se puede proceder por slo insinuacin de la persona
encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, segn el tiempo que lleven en
el lugar y la revisin de sus tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el
comit archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y toma
la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que justifiquen la

actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que
regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en
un archivo hasta diez aos.
Recuperacin de la Informacin: Es un proceso que se lleva a cabo a partir
de la exploracin de bases de datos, palabras claves, actas, registros,
catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea
efectiva la recuperacin de la informacin se acude a la bsqueda detallada de
informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la
indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos
encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos

mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados. Teniendo en cuenta
elementos archivsticos mencionados en el segundo contenido de estudio,
explique cmo se hace la clasificacin de los archivos. Tome apuntes cuando
est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado
: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentacin de la
organizacin.
Archivo descentralizado:

Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organizacin. Es decir,

es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es
del jefe de cada oficina Archivo descentralizado con control centralizado:
Este depsito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las
dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y
depende del archivo central.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:

Archivo activo:
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.

Archivo semi activo

: Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta
es menor.

Archivo inactivo
: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo de gestin
: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y est sujeta a
consulta administrativa por toda la organizacin.

Archivo central
: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histrico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.

Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.

Archivo privado de inters pblico

: Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son de inters pblico.

Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.