Legalizacinenlnea

diciembre2013

SISTEMADESALARIOS
LEGALIZACINDECIMOTERCERSUELDO
INSTRUCTIVO

ElMinisteriodeRelacionesLaboralesponeadisposicindelusuario,lapresenteherramientaque
permitiralasempresaselregistro,declaracinylegalizacindeladecimoterceraremuneracin
enlnea;optimizandoaselprocesoderegistroycontroldelcumplimentodeobligaciones.
El presente documento es una gua de apoyo para que las empresas puedan hacer un uso ms
eficientedelaherramientainformtica.
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PARTEI.INSTRUCTIVOPARAQUELAEMPRESAREGISTRESUDECLARACIN
YLEGALIZACINDEDECIMOTERCEROENLNEA
PROCESODEREGISTRODEDECLARACIONES
1.ACCESODEEMPRESASALAAPLICACIN
Elaccesoalsistemadesalariosparalasempresas,estardisponiblemediantelapginaWeb
institucionaldelMinisteriodeRelacionesLaborales.

2.MTODOSDEINGRESOALSISTEMAPARAEMPRESASREGISTRADASYNUEVASEMPRESAS
2.1NUEVOMTODODEVALIDACINDEINGRESOALSISTEMADESALARIOS
El mtodo de ingreso al sistema ha sido modificado, a partir de la presente declaracin las
empresasdebernhacerusodeunacontraseaenlugardeunnmerodeformulario;comoseha
venidorealizandoenperodosanterioresdedeclaracin.
Para acceder al sistema, las empresas requieren de un usuario (RUC de la empresa) y una
contraseaquesergeneradaporelsistema.
En general las empresas que han venido realizado sus declaraciones en perodos anteriores,
debern hacer clic sobre el botn
que se encuentra disponible en la
pantallaprincipaldeingresoalsistema,conlocualseenviaruncorreoautomticoalaempresa
conlaclavequehabilitarsuingresoalsistemadesalarios.
,paraaccederala
Lasempresasnuevasdebernhacerclicsobreelbotn
pantalla de registro de informacin de la empresa, al momento de guardar la informacin se
enviardesdeelsistemauncorreoconlaclavedeacceso.
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Adicionalmentesehabilitaelbotn

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pararecuperacindecontrasea.

NOTA:
Pararegistrodedeclaracionesdelserviciodomsticosemantieneelmtodoanteriordeacceso
(Rucyformulario).

2.2GENERARCONTRASEAPARAEMPRESASYAREGISTRADAS
En la pantalla generar contrasea deber ingresar el nmero de RUC, correo institucional y un
nmero de formulario legalizado o declarado en perodos anteriores; esto es parte de la
validacinquehaceelsistemaalaempresaqueaccede.

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Adicionalmente deber registrar una cuenta de correo (actualizado), a la cual se enviar

automticamentelacontraseaqueelsistemagenera.

Elsistemaleremitiralcorreoinstitucionallaclavedeaccesoprovisional.Unavezqueingresecon
elRUCylacontraseaprovisionalsehabilitarunapantallaparacambiodeclave.

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LuegodeberhacerclicsobreelbotnAceptaryelsistemaleretornaralapantalladeacceso,
dondedeberingresarconsuusuarioyclavepersonalizada.

2.2.1ACTUALIZACINDEINFORMACIN
Almomentodeaccederconlanuevacontraseaelsistemalemostrarunmensajeenpantallaen
casodeserrequeridoquesecompleteinformacin.

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DebercompletarlainformacinyhacerclicsobreelbotnGuardar;enlapantallasemostrar
unmensajedeconfirmacin.

AcontinuacindeberingresarnuevamenteconRUCycontraseapararegistrarladeclaracin.

2.3PANTALLAPARAREGISTRODENUEVASEMPRESAS
Las empresas que por primera vez estn registrando su declaracin y legalizacin en el sistema,
debernhacerclicsobreelbotn
registrodeinformacindelaempresa.

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,sehabilitarlasiguientepantallaparael

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Almomentodeguardarlainformacindelaempresasegeneraryseenviarautomticamente
unacontraseamedianteuncorreoelectrnicoalacuentaespecificadaporelusuario.
2.4PANTALLAPARARECUPERACINDECONTRASEA
El botn
le facilitar la recuperacin de contrasea, nicamente deber
ingresarelnmeroderucyhacerclicsobreelbotnAceptar.

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ELsistemagenerarunanuevacontraseaylaenviarmedianteuncorreoelectrnicoalacuenta
queseencuentraregistradaenpantalladeinformacindelaempresa.
3.BANDEJADEOPCIONESDISPONIBLESPARALASEMPRESAHABILITADAS
Una vez que las empresas han validado su acceso al sistema, tendrn disponibles en la parte
superior de la pantalla las opciones para: actualizacin de datos, activacin de formularios,
reseteoydeclaraciones.
3.1ACTIVACINDEFORMULARIOS
Alingresaralsistema,pordefectoselepresentarlapantalladeactivacindeformularios.

Laempresadeberseleccionareltipodedeclaracinquecorresponde,perodoreportado,regin
dedeclaracinytipodeformulario.
3.2ACTUALIZACIONDEDATOSDELAEMPRESA
CuandosehaseleccionadolaopcinDatosdeEmpresasehabilitarlapantallaparaingresoo
actualizacindeinformacin.

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Debertenerencuentaqueelcorreoactualizadoesimportanteparaelenvodecontraseasen
casodereseteodeclave.
3.3OPCINRESETEODEFORMULARIOSDISPONIBLEALAEMPRESAS
Apartirdelapresentedeclaracinlasempresaspodrnrealizarelreseteodeformulariospors
mismas.LuegodeseleccionarenelmenprincipallaopcinResetearformularioaccederala
pantalla para Edicin de formularios, donde deber ingresar el nmero de formulario y tendr
habilitados los botones para resetear formulario, o eliminarlo para ser re utilizado en otra
declaracin;deserelcaso.

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Elsistemalesolicitarqueconfirmesuintensinderesetearelformulario

Siunformularioseencuentralegalizadoelsistemalemostrarenpantallaelmensajedeavisoy
no le permitir realizar el reseteo. nicamente se podrn resetear los formularios en estado de
declarado.

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3.4ACTIVACINDEFORMULARIOS
Losformulariosenestadodevendidodebernseractivadosantesderegistrarladeclaracin;est
opcintambinestardisponibleparaquelaempresalorealiceporsimisma.

4REGISTRODEDECLARACIONESYLEGALIZACIONES
4.1REGISTRODEDECLARACIONES
Luego de haber activado el formulario, deber seleccionar en el men principal la
opcin
, a continuacin se habilitar la pantalla para registro. En sta pantalla
tendr disponibles dos opciones: declaracin y legalizacin del tipo de beneficio a pagar
(Declaracindecimoterceroenestecaso).

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Comoprimeraaccindeberseleccionarlaopcindeclaracineingresarelnmerodeformulario
activado. Recuerde que si el formulario no ha sido activado previamente, el sistema no le
permitircargarladeclaracin;finalmentedeberpulsarelbotnContinuar.
NOTA:AlmomentodehacerclicsobreelbotnContinuar,sielformulariosemantieneconestado
deVendido,elsistemadesplegarlapantallaparacargarladeclaracin;perosielformularioya
fueDeclaradoanteriormente,sedesplegarnenpantallalosinformesdeladeclaracinregistrada
yencasoderequerirunanuevadeclaracinporcorreccionesdeberresetearelformulario.
4.2CARGADEDECLARACIONESOpcinDeclaracin
Luego de hacer clic sobre el botn Continuar se habilitar la pantalla de opciones para la
decimotercera remuneracin que se han venido manejando en los anteriores perodos de
declaracin;dispondrdetresopcionesparadeclaracinde:0trabajadores,1a10trabajadoresy
msde11trabajadores.

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Deber seleccionar la opcin de declaracin que corresponda al nmero de trabajadores por

declarar.
La carga del archivo tipo CSV para ms de 10 diez trabajadores se mantienen con las mismas
caractersticasdelosperodosanteriores.

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LuegodehabercargadoelarchivodedeclaracinyhacerclicsobreelbotnTerminarProceso.En
lapantallaselesolicitarconfirmacinrespectoalaaccindeguardarlainformacin.

Una vez guardada la informacin el formulario cambiar de estado Vendido a Declarado y en la

pantalladelusuariosedesplegarnlosreportesdedeclaracin.
Los pagos directos y acreditacin se mostrarn en reportes separados para una mejor
visualizacin.

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4.3REGISTROYCARGADERESPALDOSPARALALEGALIZACIN
A partir de la presente declaracin las empresas podrn legalizar en lnea sus declaraciones sin
tener que acudir al MRL fsicamente; siempre y cuando no caigan en multas por mora. Por esta
razn luego de cargar el archivo CSV de declaracin, las empresas debern proceder a cargar la
informacin necesaria para la legalizacin; enviando as simultneamente los respaldos pdf de
firmasyhabilitantespararevisindelanalistadesalarios.
4.3.1.Procesodecargadedocumentosparalalegalizacinenlnea
Luegodehabergeneradolosreportesenladeclaracin,laempresadeberingresarnuevamente
al sistema, seleccionar nuevamente
en el men principal y hacer clic sobre la
opcin Documentos Legalizacin. Esta opcin habilitar los botones para cargar: documentos
habilitantes(deberincluirelescaneadodelaespecievalorada),comprobantesdeacreditaciny
firmas de respaldo; deber utilizar un solo documento de carga en el caso de habilitantes y

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documentos de acreditacin y mximo 10 documentos en el caso de respaldo de firmas. Estos

documentossernindispensablespararealizarlalegalizacindedecimoterceroenlnea.
Recuerdequenicamentesehabilitarlaopcindecargadedocumentoscuandoelprocesode
declaracinhasidoconcluido;esdecirconformularioenestadoDeclarado.
LosarchivosdecargadebernsertipoPDFysutamaonopodrsuperar2MG;serecomienda
utilizarlasherramientasnecesariasparaoptimizareltamaodeldocumento.

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Una vez que ha concluido con la carga de documentos deber pulsar el botn Grabar; en la
pantallasevisualizarjuntoacadacargadedocumento,unestadoPORREVISAR.

EnestepuntoelsistemaaginareltrmiteaunanalistadelaDireccindeAnlisisSalarial,quien
recibir en su bandeja de entrada las declaraciones y proceder a revisar la documentacin
habilitante e informes de declaracin generados en el sistema. Segn la conformidad de la
informacinrevisadaprocederaaprobaronegarladeclaracin;registrandounaobservacinde
respaldo en caso de negarse la aprobacin inconsistencias en la informacin o documentacin
cargadas. Este detalle de las observaciones ser enviado a la empresa mediante correo
electrnico,paraquepuedarealizarcorreccionesrespectivas,completarlosrequisitosfaltantese
inclusoresetearelformularioycargarnuevamenteelarchivoencasodesernecesario.
4.4CORRECCIONESENLALEGALIZACIN
Luego de que el analista de salarios realiza la revisin de los documentos enviados, se puede
presentarel casodequeapruebealgunosdocumentosynoapruebeotros,cualinconsistencias.
Enestoscasoslasempresasrecibirnuncorreoconeldetalledelosdocumentosnoaprobadosy
lasobservacionesregistradasporelanalistaacargodelarevisin.

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4.4.1REVISINCARGADEDOCUMENTOSCORRECTIVOS
La empresa deber ingresar al sistema de salarios nuevamente para revisar y corregir la
documentacin

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En la pantalla de legalizacin podr visualizar los documentos que no fueron aprobados y las
observacionescorrespondientes.
Recuerde que los documentos que fueron aprobados por el analista revisor, no podrn ser
eliminados.nicamentetendrhabilitadalaopcinparaeliminarlosdocumentosobservados.

Una vez que haya realizado las correcciones deber Grabar el registro y el sistema asignar
nuevamenteaunanalistaparalarevisin.
4.5MENSAJEDECONFIRMACINDELEGALICINAPROBADA
UnavezqueelAnalistadesalariosregistralaaprobacindelalegalizacin,seenviarunmensaje
automticoalcorreodelaempresa;indicandoqueladeclaracinseencuentraLEGALIZADA.

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TABLADECONTENIDOS
PARTEI.INSTRUCTIVOPARAQUELAEMPRESAREGISTRESUDECLARACINY
LEGALIZACINDEDECIMOTERCEROENLNEA
1. ACCESODEEMPRESASALAAPLICACIN.2
2. MTODOSDEINGRESOALSISTEMAPARAEMPRESASREGISTRADASYNUEVASEMPRESAS.2
2.1NUEVOMTODODEVALIDACINDEINGRESOALSISTEMADESALARIOS.2
2.2GENERARCONTRASEAPARAEMPRESASYAREGISTRADAS3
2.2.1ACTUALIZACINDEINFORMACIN.5
2.3PANTALLAPARAREGISTRODENUEVASEMPRESAS6
2.4PANTALLAPARARECUPERACINDECONTRASEA7
3.BANDEJADEOPCIONESDISPONIBLESPARALASEMPRESAHABILITADAS..8
3.1ACTIVACINDEFORMULARIOS8
3.2ACTUALIZACIONDEDATOSDELAEMPRESA..8
3.3OPCINRESETEODEFORMULARIOSDISPONIBLEALAEMPRESAS9
3.4ACTIVACINDEFORMULARIOS.10
4REGISTRODEDECLARACIONESYLEGALIZACIONES.11
4.1REGISTRODEDECLARACIONES.11
4.2CARGADEDECLARACIONESOpcinDeclaracin..12
4.3REGISTROYCARGADERESPALDOSPARALALEGALIZACIN15
4.3.1.Procesodecargadedocumentosparalalegalizacinenlnea.15
4.4CORRECCIONESENLALEGALIZACIN17
4.4.1REVISINCARGADEDOCUMENTOSCORRECTIVOS18
4.5MENSAJEDECONFIRMACINDELEGALICINAPROBADA19

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