UNIDAD 6: GENERACIN DE INFORME DIAGNSTICO

Cmo hacer el diagnstico integral empresarial en las PyMEs

Publicado por Jos Ricardo Guarneros Rico | Last updated Feb, 26 2014
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La administracin es una disciplina cientfica que ayuda al empresario a gestionar
su negocio de la mejor manera posible. El cuerpo de conocimientos que integran
la administracin es abundante pero tiene ciertos elementos fundamentales que
son fciles de identificar y que adems son extremadamente tiles para acelerar la
mejora continua de la empresa.
Uno de los instrumentos fundamentales de la administracin que ayudan al
empresario a mejorar su gestin espectacularmente es el diagnstico integral
empresarial o simplemente diagnstico empresarial.
Para qu sirve un diagnstico integral empresarial?
El objetivo de este diagnstico es analizar con base en las mejores prcticas
empresariales (preferentemente basadas en modelos internacionalmente
reconocidos tales como ISO 9000, EFQM y otros) cul es la situacin que guardan
las diferentes reas de la empresa con respecto a las mejores prcticas
de calidad mundial.
La informacin obtenida de la aplicacin del diagnstico es muy valiosa tanto para
laplaneacin estratgica como para la organizacin, direccin y control de la
empresa en su conjunto. Con los datos recogidos y analizados en el diagnstico
es fcil detectar donde se debe trabajar para mejorar y cules son las reas de la
empresa en la que se estn haciendo mejor las cosas; esta informacin permite
tomar decisiones y disear los planes y programas para balancear los recursos y
obtener un desempeo adecuado, con lo que se puede alcanzar con mayor
eficiencia los objetivos de la organizacin.
Cmo se lleva a cabo el diagnstico integral empresarial?
La aplicacin de un diagnstico empresarial empieza por disear el instrumento de
investigacin y su metodologa; primero, es conveniente buscar y seleccionar un
modelo adecuado al tipo de empresa, una buena opcin es elegir algn modelo de
reconocido prestigio internacional que incluya todas las reas que interesa
analizar.
Una vez elegido el modelo sobre el cual se disear el diagnstico, el siguiente
paso es elaborar los cuestionarios, entrevistas, encuestas, indicadores de
desempeo y herramientas auxiliares que se utilizaran para recoger los datos. El

instrumento principal por razones de economa de tiempo y dinero puede ser el

cuestionario, el cual es recomendable que contenga entre 20 y 50 preguntas o
tem por cada una de las reas a investigar.
reas de revisin del diagnstico
permitir recopilar informacin estratgica de la empresa debe incluir las
siguientes reas, funciones o departamentos:
1.

Planeacin estratgica

2.

Administracin general

3.

Recursos humanos

4.

Contabilidad

5.

Finanzas

6.

Produccin

7.

Abastecimiento y distribucin (logstica)

8.

Comercializacin y/o mercadotecnia

9.

Gestin de la calidad

10.

Clima laboral
Para cada una de estas reas se sugiere disear unas 20 preguntas mnimo para
determinar la situacin actual en la que se encuentran con respecto al modelo de
referencia.
El tiempo que se estima conveniente para aplicar el cuestionario y algunas otras
herramientas de recopilacin de datos es de unos 45 a 90 minutos por cada rea
de estudio.
Tcnicas estadsticas y otras herramientas de anlisis de datos para evaluar la empresa
Una vez recogidos los datos de cada una de las reas sujetas a estudio, se
proceder a la captura y aplicacin de tcnicas estadsticas para la interpretacin
de la informacin y obtencin de conclusiones. Se recomienda elaborar cuadros y
tablas de anlisis en aplicaciones de hoja de clculo como Excel o similares (Sun
ofrece una suite gratuita con una excelente hoja de clculo) que reduzcan el
tiempo de anlisis y a la vez ofrezcan la posibilidad de graficar los resultados de la
evaluacin.

En cuanto a la complejidad del anlisis la mayora de las veces ser suficiente con
utilizarmedidas de tendencia central tales como promedio aritmtico o media,
mediana, moda, varianza, desviacin estndar, y algunos mtodos paramtricos
tales como la distribucin normal, la distribucin t de student para muestras
pequeas y quiz alguno ms, sin embargo, por experiencia se ha visto que con la
comparacin directa y la media aritmtica es normalmente lo nico que hace falta
para evaluar la situacin actual.
Redaccin del informe final y plan de mejoras
Con la informacin obtenida del anlisis estadstico y la evaluacin cualitativa de la
situacin, se procede a la elaboracin del informe final del diagnstico. Es en esta
fase donde se podr determinar la estrategia a seguir para mantener, mejorar o
modificar los procesos de la empresa durante los prximos periodos de actividad y
gestin.
El informe debe contener una introduccin donde especifique el objetivo de
evaluacin y deteccin de la situacin actual. Es importante recordar que un
diagnstico no tiene la finalidad de calificar como buena o mala la gestin de la
empresa, simplemente detecta las reas en las que se debe mejorar o modificar
los procesos para obtener el mejor desempeo.
En la redaccin del cuerpo del informe se dedica un pequeo apartado para
comentar la situacin encontrada en cada rea diagnosticada y al final algunas
sugerencias para mejorar su desempeo con base en el modelo de referencia.
Adicionalmente al informe, se puede incluir en la parte final del mismo un
programa o sugerencia de plan de mejoras preferentemente con actividades clave
a desarrollar en los prximos meses o hasta un ao.
El diagnstico como herramienta de planeacin y control administrativo
El informe final del diagnstico y el proceso mismo de diagnstico de la empresa
es un excelente instrumento de gestin ya que permite identificar y detectar con
oportunidad aquellas reas en las que se tiene que trabajar con mayor nfasis
para lograr una administracin ms efectiva y balanceada, lo que facilitar a la
empresa alcanzar sus objetivos con mayor facilidad y rapidez.
El diagnstico empresarial es entonces, una herramienta ms de la planeacin
estratgica y tambin un mtodo de control al proporcionar informacin para medir
el desempeo y la desviacin de los objetivos, para tomar acciones preventivas y
correctivas que corrijan las actividades y con ello optimizar el uso de los recursos
de la empresa.

Jos Ricardo Guarneros Rico

Licenciado en Administracin industrial por el Instituto Politcnico Nacional (IPN),
Mxico. Especialista en recursos humanos y sistemas de gestin de calidad.
Consultor de pequeas y medianas empresas con 22 aos ...