Tugas Audit Interna1
Tugas Audit Interna1
DISUSUN OLEH :
STEVANI
1351086 / AK-V
I.
PEMBAHASAN
Source: konsultaniso.web.id
1.2 Sekilas tentang ISO 9001, Mengapa Sangat Penting Diterapkan di Perusahaan?
ISO 9001 merupakan standarisasi ISO seri 9000 yang berorientasi pada layanan pelanggan dan
standar manajemen mutu (SMM), yang diadopsi pada tahun 2000 oleh International
Organization for Standardization (ISO). Tujuan ISO 9001 ini tidak hanya berfokus agar produk
atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan menjadi lebih bermutu, tetapi juga agar perusahaan
dapat lebih baik dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan produktif. Standar ISO
ini dirancang untuk semua tingkatan perusahaan, mulai dari usaha mikro hingga perusahaan
besar.
1. Klausul ISO 9001:2015 lebih terstruktur dan rapi (High Level Structure)
Mulai dari bab dan sub-bab, serta urutan klausul benar-benar terstruktur dan dikelompokkan
dengan baik. Klausul yang dibuat rapi ini bertujuan memudahkan perusahaan untuk memasukkan
komponen standar ISO lain yang dianggap relevan, seperti ISO 14001:2015, ISO 55001, dan ISO
45001. Tak hanya itu, jumlah klausul pada ISO 9001:2015 pun bertambah. ISO 9001:2008
memiliki 8 klausul sedangkan ISO 9001:2015 memiliki 10 klausul.
ISO 9001:2008
ISO 9001:2015
1. Scope
1. Scope
2. Normative References
2. Normative References
5. Management Responbility
5. Leadership
6. Resource Management
6. Planning
7. Product Realization
7. Support
8. Operation
9. Performance Evaluation
10. Improvement
ISO 9001:2015
1. Costumer Focus
1. Costumer Focus
2. Leadership
2. Leadership
3. Involvement of People
4. Process Approach
4. Process Approach
5. Improvement
6. Continual Management
7. Relationship Management
kepemimpinan yang maksimal sangat penting untuk memastikan seluruh bagian perusahaan
memahami visi yang hendak dicapai.
Perihal kebijakan mutu dan sasaran mutu pun tetap wajib dibuat. Hanya saja, pada ISO
9001:2015, perusahaan tidak wajib menjalankan manual mutu.
Namun, ada satu hal yang berbeda dari ISO 9001:2015. Standar ini tidak mewajibkan
keberadaan management representative yang harus ditunjuk secara resmi. Setiap orang,
khususnya penanggung jawab dari setiap divisi/ departemen perusahaan memiliki tugas dan
tanggung jawab yang sama dalam menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
7. Konteks Organisasi
Klausul 4 ISO 9001:2015 membahas mengenai konteks organisasi. Standar terbaru ini
memperkenalkan persyaratan yang berkaitan dengan konteks organisasi, yaitu:
4.1 Understanding the organization and its context
4.2 Understanding the needs and expectation of interested parties
Kedua poin tersebut meminta perusahaan untuk memahami konteks dari organisasinya serta
mengenali risiko yang dapat berdampak pada perencanaan sistem manajemen mutu dan
mengenali peluang yang dapat digunakan untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem
manajemen mutu.
Klausul konteks organisasi juga menjelaskan, meski ISO 9001:2015 menyatakan bahwa seluruh
klausul pada standar ini dapat diterapkan untuk seluruh jenis organisasi tanpa pengecualian,
klausul 4.3 ISO 9001:2015 tetap mengizinkan adanya pengecualian sepanjang ada justifikasi
yang diterima.
Perubahan istilah tersebut berlaku tidak hanya untuk barang, tetapi juga jasa. Bila perusahaan
Anda sudah menerapkan istilah lama pada ISO 9001:2008, istilah tersebut masih bisa digunakan
sesuai kebutuhan.
1.6
Apabila Perusahaan
sebaiknya dilakukan?
masih
tersertifikasi
ISO
9001:2008,
apa
yang
Bila dilihat secara menyeluruh, dampak revisi ini sangat mirip dengan versi ISO 9001:2000,
perubahan yang terjadi berdampak bagi sistem yang ada di perusahaan. Bila perusahaan terkait
masih tersertifikasi ISO 9001:2008, perusahaan harus menyesuaikan sistem manajemen mutu
sesuai klausul yang telah direvisi.
Selain itu, perusahaan juga perlu mengembangkan rencana implementasi manajemen mutu
sesuai standar terbaru dan memberikan penjelasan tentang ISO 9001:2015 kepada auditor
internal dan penanggung jawab setiap divisi di perusahaan melalui pelatihan. Terakhir, bila
sistem manajemen mutu telah disesuaikan dengan ISO 9001:2015, maka perusahaan perlu
membuat sertifikasi baru di lembaga sertifikasi ISO.
II.
Manfaat yang diberikan dari versi baru ISO 9001:2015 terhadap perusahaan atau organisasi?
Versi baru dari standar ini banyak memberikan manfaat antara lain:
Menggunakan bahasa yang sederhana, struktur umum dan istilah, dimana sangat
bermanfaat untuk organisasi yang menggunakan beberapa sistem manajemen seperti
lingkungan , kesehatan dan keselamatan atau bisnis berkelanjutan.
Menangani manajemen rantai pasokan yang lebih efektif
Lebih user-friendly untuk pelayanan dan organisasi berbasis pengetahuan
Bagi Organisasi
Bagaimana manfaat tersebut dapat tercapai?
Peningkatan produktivitas
ISO
9001:
2015
menekankan
peningkatan
berkelanjutan. Kinerja direview secara teratur dan fokus
pada pencapaian target.
Kepercayaan konsumen,
mempertinggi posisi organisasi
dalam persaingan di pasar
II.
Manfaat implementasi ISO 9001: 2015
Bagi Konsumen
Bagaimana manfaat tersebut dapat tercapai?
Meningkatnya kepuasan
pelanggan
III.
Manfaat implementasi ISO 9001: 2015
Meningkatnya kepuasan
karyawan dalam bekerja
Meningkatnya kebanggaan
terhadap perusahaan
Timbulnya proses
pembelajaran bagi
keberhasilan dalam bekerja
III.
Alasan Terkait :
Untuk pelaksanaan ISO 9001:2015 mungkin kebanyakan Perusahaan di Indonesia belum
menerapkannya atau belum memperoleh sertifikasi akan ISO 9001:2015 tersebut, karena proses
sertifikasi ISO 9001:2015 baru saja diterbitkan tahun lau, yaitu 23 September 2015 dan sekarang
baru pertengahan Tahun 2016. Jadi Perusahaan memiliki batasan transisi perubahan ISO
9001:2008 ke ISO 9001:2015 selama 3 tahun dari tanggal diterbitkannya ISO 9001:2015
(September 2015).
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupakan prasyarat bagi perusahaan untuk
memperoleh sertifikat SNI, artinya apabila perusahaan tidak lolos sertifikasi SNI walaupun telah
memenuhi spesifikasi produk dan standar pengujian SNI sepanjang belum menerapkan system
manajemen mutu ISO 9001:2008 di lingkungan perusahaannya
SNI adalah satu-satunya standar yang berlaku secara nasional di Indonesia. SNI dirumuskan
oleh Panitia Teknis dan ditetapkan oleh BSN
PT. PIPA MAS PUTIH
PT. Pipa Mas Putih yang dikenal dengan nama PIPAMAS, pabriknya berlokasi di Jalan
Tenggiri No.1 Kawasan Industri Batu Ampar, Kota Batam. Kantor Pusatnya berada di Jalan
Keramat Asem No. 1 Jakarta dan mempunyai Repair Shop di Jalan Duri-Dumai KM 4.5 Duri,
Riau adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi pipa saringan (Screen Jacket) dan
penguliran pipa-pipa (Casing dan Tubing) yang digunakan untuk perlengkapan pengeboran
minyak dan gas alam, air sumur, dan industry pertambangan lainnya, baik untuk kebutuhan
dalam negri maupun luar negri.
Permintaan dari pelanggan akan produk-produk tersebut terus berkedatangan, akan tetapi
untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut harus memenuhi persyaratan administrasi yang
harus dipatuhi, permintaan tersebut adalah perusahaan yang memproduksi barang-barang
peralatan untuk industry perminyakan dan gas alam harus mempunyai sertifikasi lisensi
American Petroleum Institute (API) yaitu suatu badan sertifikasi perminyakan di amerika di
bidang system manajemen mutu untuk spesifikasi produk yang serinya yaitu : API Spec Q1 :
Specification for Quality Programs for the Petroleum, Petrochemical and Natural Gas Industry
yang sertifikat lisensinya adalah API spec 5CT : Specification for Casing and Tubing, serta harus
mempunyai sertifikat registrasi International Standardization Organization (ISO 9001) yaitu
suatu badan standarisasi internasional di bidang system manajemen mutu yang berkantor pusat di
Geneva, Swiss
Penerapan standar system manajemen mutu ISO 9001/ API spec Q1 berarti melakukan
pengaturan berbagai aktifitas dalam organisasi dan menerapkannya. Perusahaan yang
mempunyai lisensi ISO 9001 dan API Spec 5CT diperbolehkan mengikuti tender pengadaan
atau sebagai pensuplay barang-barang kebutuhan perusahaan perminyakan dan gas alam di
Indonesia maupun di luar negri. Dari segi bisnis, jelas dua sertifikat ini adalah sebagai alat untuk
mencapai sasaran perusahaan, sehingga manajemen perusahaan menilai bahwa sangat penting
untuk mendapatkan dan memelihara kedua lisensi tersebut.
Hasil rekaptulasi perbandingan keadaan sebelum dan sesudah penerapan system manajemen
mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 :
N
O
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
DESKRIPSI
Dokumen Manual Sistem Mutu
Dokumen Prosedur/ Instruksi Kerja
Dokumen Rencana Mutu
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu
Kualitas Produk
Kepuasan Pelanggan
Penggunaan Dokumen dan Data
Pembelian Material
Alur Proses Kerja
Motivasi Kerja Karyawan
Pengetahuan Karyawan
Komitmen Top Manajemen
Peralatan Inspeksi
Kalibrasi Alat Ukur
Pelatihan Karyawan
Stok Material dan Konsumabel
Audit Internal
Perawatan Mesin-Mesin
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
Laporan Inspeksi Material/ Produk
Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
KEADAAN SEBELUM
Kurang memenuhi standar
Kurang lengkap
Kurang spesifik
Kurang jelas
Kurang terarah
Kurang meningkat
Tidak diketahui
Kurang terkontrol
Dari pemasok bebas
Kurang teratur
Biasa seadanya
Hanya sesuai dengan bidangnya
Kurang konsisten
Kurang lengkap
Program kurang terlaksana
Program tidak terlaksana
Kurang terkontrol
Tidak ada jadwal audit
Jadwal tidak terlaksana
Hanya berfokus pada saat itu
Kurang konsisten dibuat
Hanya rapat operasional
KEADAAN SESUDAH
Memenuhi standar ISO/API
Lebih lengkap
Lebih spesifik
Jelas dan Terperinci
Lebih terarah
Meningkat lebih baik
Diketahui melaui survey
Terkontrol dengan baik
Dari pemasok terevaluasi
Rapi dan teratur
Meningkat dengan baik
Bertambah dengan kualitas
Konsisten terus-menerus
Lengkap sesuai peruntuknya
Program dilaksanakan
Program dilaksanakan
Terkontrol dengan baik
Dilaksanakan sesuai jadwal
Dilaksanakan sesuai jadwal
Terfokus untuk kedepan
Konsisten dibuat dan lengkap
Rapat (RTM) dilaksanakan
Berdasarkan dari table rekaptulasi perbandingan sebelum dan sesudah penerapan system
manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 tersebut, maka dapat diambil kesimpulan
secara menyeluruh bahwa telah diperoleh dampak positif terhadap perusahaan, antara lain :
1. Persyaratan system manajemen mutu dari ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 telah
dipenuhi dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
2. Produk telat dibuat sesuai dengan standar kriteria keberterimaan kualitas yang telah
ditentukan.
3. Kepuasan pelanggan telah terpenuhi sesuai dengan tingkatnya.
4. Meningkatkan pengetahuan, disiplin, dan motivasi karyawan terhadap kualitas.
5. Menigkatkan komitmen manajemen puncak terhadap pelaksanaan penerapan system
manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1
6. Meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan.
7. Meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan