Gambar 1.4. Pemenuhan pesanan pelanggan terdiri dari sekumpulan langkah yang kompleks yang
memerlukan koordinasi yang baik antara fungsi penjualan, akuntansi dan manufaktur.
Fenomena munculnya sekumpulan sistem independen dan tidak terintegrasi, dikenal dengan silo
information systems, pada akhirnya menimbulkan bottlenecks dan mengganggu produktivitas. Pada
era persaingan yang semakin kompetitif dewasa ini, sebuah organisasi akan mengalami kesulitan untuk
beroperasi dan bertahan dengan silo information system. Organisasi harus menjadi lincah dan fleksibel
sehingga membutuhkan sistem informasi yang memiliki data, aplikasi dan sumber daya terintegrasi
untuk seluruh organisasi. Untuk berkompetisi secara efektif, organisasi harus berfokus kepada
pelanggan. Hal ini membutuhkan integrasi antar fungsional antara akuntansi, pemasaran dan
departemen lain dalam organisasi. Perubahan cara pandang perusahaan dari fungsional ke cara pandang
berbasis proses dan didukung perkembangan Teknologi Informasi mendorong lahirnya ERP.
Pertanyaan
1. Jelaskan fenomena functional silos dan silos information systems.
2. Apa masalah yang ditimbulkan oleh functional silos dan silos information systems?
3. Jelaskan hubungan antara proses bisnis dan Sistem Informasi
4. Jelaskan peran Sistem Informasi dalam setiap hirarki manajemen perusahaan.
Referensi
Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.
Keadaan ini menyebabkan tenaga kerja adalah penentu biaya, sehingga fokusnya adalah menekan biaya
tenaga kerja. Kebijakan pembelian adalah untuk membeli sedikit untuk semua material. Asumsinya
adalah pelanggan akan terus membeli apa yang dibeli sebelumnya sehingga resiko material tidak
terpakai sangat rendah. Persediaan dianggap sebagai aset dan teknik yang dicari adalah bagaimana
mengelola persediaan yang besar secara efisien.
Material Requirement Planning (MRP) Era 1970an
Memasuki era 1970an perekonomian berkembang pesat, selera konsumen mulai berubah dan
bervariasi. Jumlah perusahaan yang bersaing semakin bertambah sehingga kompetisi menjadi semakin
ketat. Perusahaan otomotif seperti Ford mendapatkan pesaing baru yaitu General Motor. GM dengan
motto Car for every purse and purpose memperkenalkan konsep segmentasi pelanggan yaitu
memproduksi produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. GM memproduksi Chevrolet untuk
kalangan yang menengah sementara Cadillac ditawarkan untuk segmen pelanggan yang lebih berkelas.
Kondisi ini menyebabkan perusahaan tidak lagi dapat memesan dan menyimpan sedikit untuk seluruh
material. Timbul kebutuhan untuk memesan hanya apa yang dibutuhkan. Pesanan harus berdasarkan
atas apa yang terjual. Kebutuhan harus dipenuhi dari material yang ada di persediaan atau material yang
telah dipastikan akan datang. Jika perusahaan terlanjur membeli dan menyimpan semua material maka
terdapat resiko bahwa material tersebut tidak akan terpakai. Kelebihan inventory menjadi masalah
besar.
Walaupun platformnya masih sama yaitu sistem mainframe menggunakan perangkat lunak generasi
ketiga tetapi masalah manajemen material mulai mendapat perhatian. Praktisi dan akademisi mulai
berpikir cara mengelola dua sumber daya kritis dalam perusahaan yaitu persediaan dan tenaga kerja. Di
era ini muncul konsep Material Requirement Planning (MRP) yaitu sebuah sistem terkomputerisasi
untuk merencanakan dan mengelola persediaan. Sistem yang baru ini menggantikan perencanaan
manual dan penggunaan kartu input/output manual. Sistem ini secara otomatis merencanakan,
membuat dan membeli kebutuhan material berdasarkan item yang akan dikapalkan, status persediaan
saat tertentu dan item yang akan tiba. George Plossl, salah satu pionir MRP, secara simpel mengatakan
MRP menghitung apa yang saya butuhkan, membandingkannya dengan apa yang saya miliki dan
menghitung apa yang perlu saya dapatkan dan kapan.
Inputan yang dibutuhkan oleh MRP adalah apa yang akan diproduksi, material apa yang diperlukan
untuk suatu produk dan jangka waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi produk. Selain itu, MRP
membutuhkan informasi tentang tingkat persediaan material baik yang sudah ada di gudang (inventory
on hand) maupun yang akan diterima (inventory in transit). MRP kemudian melakukan perhitungan
kebutuhan total dan membandingkan dengan apa yang sudah ada atau akan tiba. Hasil luaran dari MRP
adalah perintah untuk melakukan produksi, pemesanan atau pembatalan pesanan material atau
pemindahan waktu pesanan.
Asumsi dasar yang diterapkan untuk memungkinkan komputasi MRP adalah pemesanan harus dimulai
selambat mungkin untuk meminimalkan persediaan sambil tetap dapat memenuhi kebutuhan
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2016
pelanggan tepat waktu. Artinya, pemesanan baru akan dilakukan jika sudah ada kebutuhan untuk itu.
MRP tidak membeli lebih awal ataupun lebih banyak. Namun, asumsi ini berarti informasi yang diberikan
harus sangat akurat. Kekurangan dari asumsi ini adalah jika terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan
misalnya saja keterlambatan pengiriman pesanan maka keseluruhan proses produksi akan terhambat.
Untuk mengatasi hal ini telah banyak yang dilakukan antara lain menambahkan stok pengaman dalam
perhitungan MRP.
Closed-Loop MRP
Di era 1970-an MRP sudah diterima dengan baik dan memberikan keuntungan bagi operasi manufaktur.
Namun, terdapat satu hal penting yang belum diperhitungkan. Pada MRP yang menjadi fokus adalah
ketersediaan material. Padahal perusahaan tidak hanya perlu memiliki material untuk melakukan
pekerjaan, tetapi juga kapasitas yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Oleh karena itu,
timbul kebutuhan untuk melengkapi hasil perhitungan kebutuhan material dari MRP dengan
perhitungan kapasitas. Dengan demikian hasil MRP tidak semata-mata mengalir ke lantai produksi,
namun dilakukan pula rencana kebutuhan kapasitas. Jika kebutuhan kapasitas tidak mencukupi maka
muncul umpan balik ke tahap perhitungan kebutuhan material. Dengan meningkatnya kemampuan dan
menurunnya harga komputer menyebabkan kapasitas komputer untuk melakukan komputasi matematis
tersedia dengan harga yang terjangkau. Hal ini memungkinkan penambahan perhitungan rencana
kapasitas sebagai feedback loop MRP dan memunculkan Closed Loop MRP.
Closed-loop MRP yang dikenal juga dengan Big MRP memungkinkan tidak hanya perhitungan material
tetapi rencana kapasitas berdasarkan prioritas rencana material. Big MRP membutuhkan informasi
tambahan yaitu alur proses produksi yang telah ditentukan (routing). Alur ini menunjukkan pada mesin
mana bagian produk akan dibuat sehingga kapasitas dan beban dapat direncanakan dan dijadualkan.
Closed-loop MRP juga membutuhkan asumsi untuk memungkinkan komputasi dengan komputer pada
saat itu yaitu setiap pusat kerja dianggap memiliki kapasitas tak terbatas untuk memenuhi permintaan
saat diperlukan.
Manufacturing Resource Planning (MRP II) Era 1980an
Dalam perkembangan berikutnya muncul pemikiran bahwa saat sebuah persediaan berpindah,
keuangan juga berpindah. Kekuatan dan terjangkaunya teknologi memungkinkan penelusuran
pergerakan persediaan dan aktivitas finansial. Terhubungnya kedua hal ini memberi gambaran dan
analisis pengaruh manufaktur terhadap kinerja finansial perusahaan. Sistem terintegrasi ini disebut
dengan Manufacturing Resource Planning (MRPII).
MRPII adalah sebuah metode perencanaan seluruh sumber daya di dalam perusahaan manufaktur
secara efektif. MRPII adalah sistem bisnis terintegrasi yang:
Memberikan visibilitas kebutuhan material dan kapasitas yang timbul dari rencana operasi
Memungkinkan input aktivitas yang detil
Menerjemahkan seluruh aktivitas ini ke dalam statemen finansial
Menyarankan tindakan untuk mengatasi item-item yang tidak seimbang dengan rencana yang
dibuat
Modul Ajar Mata Kuliah Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
Mahendrawathi ER, 2016
Di era MRP II, platform sudah berkembang menjadi sistem mainframe menggunakan perangkat lunak
basis data dan aplikasi manufaktur generasi keempat.
Enterprise Resource Planning (ERP) era 1990an sampai sekarang
Sistem teknologi informasi yang lama berdasarkan atas teknologi mainframe. Teknologi mainframe ini
memiliki cakupan yang sempit dan bersifat operasional saja. Selain perubahan dalam cara pandang
perusahaan di era 1990an juga terjadi perubahan yang cukup mendasar di bidang teknologi informasi.
Biaya teknologi terus menurun dan ditemukannya Personal Computer (PC) merevolusi wajah sistem
manajemen bisnis. PC memungkinkan pengguna untuk mengakses data mereka secara langsung untuk
kebutuhan analisis menggunakan spreadsheet atau alat lain. Mainframe besar dan tidak fleksibel segera
digantikan oleh sistem client-server mainframe dengan perangkat lunak basis data dan perangkat lunak
paket generasi keempat. Pada era ini kemudian muncullah ERP.
Pertanyaan
1. Bagaimana kondisi perusahaan di era 1920an dan 1960an dan apa yang menjadi fokus
perusahaan dalam persaingan bisnis saat itu?
2. Perubahan apa yang mendorong munculnya Materials Requirement Planning?
3. Perkembangan teknologi apa yang memungkinkan munculnya ERP?
Referensi
1. Ptak, C.A (2004), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St.
Lucie Press.
2. OLeary, D.E (2000), Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce and Risk, Cambridge University Press
3. Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.
Konversi data dan transformasi dari sistem lama ke sistem baru bisa sangat melelahkan dan
proses yang kompleks.
Melatih ulang Staff TI dan pengguna akhir dari sistem baru dan menimbulkan resistensi dan
mengurangi produktivitas.
Sistem ERP sangat penting untuk pertumbuhan konsultansi. ERP termasuk sistem yang menjadi
kompleks. Tidak semua perusahaan memiliki sumber daya manusia yang memiliki kompetensi terkait
dengan penerapan ERP. Oleh karena itu dalam implementasi ERP hampir semua perusahaan
menggunakan jasa konsultansi. ERP dapat disebut sebagai produk andalan yang menyebabkan industri
konsultansi meningkat pesat dalam beberapa dasawarsa terakhir.
ERP menyediakan salah satu alat utama untuk Re-engineering
Business Process Re-engineering (BPR) atau rekayasa ulang proses bisnis adalah sebuah konsep yang
dikenalkan pada periode yang hampir bersamaan dengan ERP. BPR berusaha melakukan perombakan
besar-besaran terhadap proses bisnis di dalam perusahaan untuk mencapai peningkatan kinerja secara
signifikan dalam waktu yang relatif singkat. Salah satu alternatif dalam BPR adalah melakukan otomasi
proses bisnis yang antara lain dapat dilakukan dengan mengimplementasikan ERP. Dalam banyak
kesempatan perusahaan yang ingin menerapkan ERP juga harus melakukan perombakan besar-besaran
pada proses bisnisnya. Hal ini menyebabkan ERP disebut sebagai salah satu alat utama dalam melakukan
re-engineering.
ERP menyebarkan banyak best practices
ERP dikembangkan berdasarkan atas best practice atau cara terbaik melakukan sesuatu di berbagai
perusahaan yang terbaik di bidangnya. Dengan menggunakan ERP maka perusahaan memiliki akses
terhadap berbagai best practice yang ada misalnya bagaimana flow dari proses pengadaan, pemenuhan
order, data apa yang dibutuhkan, dsb. Dalam implementasi ERP jika ada perusahaan yang menemukan
adanya ketidakcocokan maka mereka akan menginformasikan kepada pengembang ERP akan hal
tersebut. Pengembang menilai ketidakcocokan tersebut dan jika dirasa penting maka dilakukan
penyesuaian dalam produk ERP mereka. Dengan demikian maka produk ERP tersebut akan terus
menerus berkembang.
ERP merupakan produk korporasi Client-Server yang pertama
Setelah munculnya ERP maka berbagai produk korporasi lain bermunculan seperti CRM dan SCM.
ERP mengubah hakekat fungsi sistem informasi
Secara historis fungsi sistem informasi adalah mendesain, mengembangkan dan mengimplementasikan
software. Dengan sistem ERP maka bagian desain dan pengembangan telah dikerjakan pihak lain dalam
hal ini pengembang ERP. Ini berarti ERP menggantikan sebagian besar kebutuhan software perusahaan
yang kemudian mengubah hakekat dasar fungsi sistem informasi. Jika pada awalnya perusahaan
membutuhkan programmer dan system analyst maka dewasa ini penguasaan terhadap paket software
dan implementasinya pada perusahaan lebih diutamakan
ERP telah mengubah hakekat pekerjaan di seluruh aspek fungsional, seperti manufaktur
ERP mengaburkan garis antara user dan IT. User sebagai pelaku bisnis juga dituntut untuk menguasai
teknologi ERP. Sebaliknya, seorang spesialis informasi juga dituntut menguasai proses bisnis.
Sebelumnya dikenal dengan Microsoft Business Solutions atau Great Plains, Microsoft Dynamics adalah
solusi manajemen bisnis menyeluruh yang dibangun di atas platform Microsoft.
Lawson
Solusi perangkat lunak yang disesuaikan dengan industri yang mencakup manajemen kinerja enterprise,
distribusi, keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, dan operasi ritel. www.Lawson.com
SSA Global
Mengakuisisi Baan pada tahun 2004. Mereka mengklaim dapat menyediakan solusi yang mencapai
tujuan tertentu dalam tenggang waktu yang lebih singkat dan lebih efisien dengan waktu.
Pertanyaan untuk Latihan
1. Jelaskan secara singkat apa yang dimaksud dengan ERP?
2. Karakteristik penting apa yang membedakan ERP dengan sistem informasi biasa?
3. Jelaskan komponen-komponen sistem ERP
4. Apa yang dimaksud dengan arsitektur sistem ERP?
5. Jelaskan bagaimana arsitektur logis dari sistem ERP
6. Sebutkan beberapa keuntungan secara sistem yang diharapkan dari penerapan ERP
7. Apa saja batasan-batasan sistem ERP?
8. Jelaskan bagaimana pengaruh ERP terhadap dunia bisnis.
9. Jelaskan mengapa ERP disebut sebagai salah satu alat untuk Business Process Re-engineering?
10. Bagaimana ERP mengubah hakikat sistem informasi?
Referensi
1. Ptak, C.A (2004), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St.
Lucie Press.
2. OLeary, D.E (2000), Enterprise Resource Planning Systems: Systems, Life Cycle, Electronic
Commerce and Risk, Cambridge University Press
3. Motiwalla, L. V. and Thompson, J. (2012), Enterprise Systems for Management, Pearson.