CESARALEJANDRO SANCHEZ GUTIERREZ

INTRODUCCION
La Oficina de Control Interno elabor el Plan de Auditorias en el rea de
Ventas de la empresa a auditar, instrumento de planificacin para
ejercer la vigilancia de la gestin de dicho ente conforme al mandato
constitucional y legal y a las polticas y lineamientos del Comit
Coordinador de Control Interno.
El Plan Anual de Auditorias 2016, es una herramienta que permite definir
los procesos que sern objeto de evaluacin en la vigencia 2016, as
como los medios a travs los cuales sern realizadas las evaluaciones.
El Plan de Auditorias proyecta articular, armonizar y estandarizar el
desarrollo de la vigencia de la gestin fiscal 2016, a travs de la
aplicacin de la modalidad de Auditoria Interna, se espera entonces que
el alcance de los ejercicios a realizarse en cada periodo corresponda a la
determinacin de los objetivos, los responsables y los recursos; persiste
con la realizacin del proceso auditor y finaliza con la emisin del
informe de hallazgos y los respectivos planes de mejoramiento, para
superar las falencias encontradas durante la vigencia.
La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar
las actividades. Debido a que la instrumentacin de los planes de ventas
ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar
seguimiento y control contino a las actividades de venta, es de vital
importancia satisfacer la necesidad, muchas compaas ya tienen
implementada la auditoria en los procedimientos de control hacindose
inadecuadas con el paso del tiempo.
Se han encontrado algunos hallazgos principales los cuales son los
siguientes:

Las pequeas empresas tienen menores controles que las

grandes. Realizan un trabajo ms eficiente para fijar claramente
los objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de las
ventas
Menos de la mitad de las compaas conocen las utilidades de sus
productos individuales
Casi la mitad de las pequeas empresas no consiguen comparar
los precios con los de la competencia, analizar los costos de la
bodega y de distribucin, analizar las causas de la mercanca
devuelta entre otras.

La auditora de ventas se centra en el control de los objetivos de la

organizacin en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La
auditora identifica zonas problemticas y recomienda acciones a
mediano y corto plazo.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:

La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el
propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles
operativos existentes o en la realizacin misma de las operaciones de
cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la
eficiencia operativa.

OBJETIVO
Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y
apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas.
Adems de proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin
concerniente a las actividades revisadas.
El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las
operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso deber
contar con experiencia y conocimientos especficos de ventas.
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro
de las empresas. El costo y abastecimientos de los artculos que se
adquieren para su reventa es factor determinante en los resultados de la
empresa.
La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el
propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles
operativos existentes o en la realizacin misma de las operaciones de
cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la
eficiencia operativa.

Objetivos Especficos

Evaluar el cumplimiento de las acciones establecidas en los planes

de mejoramiento, producto de las auditoras previamente
realizadas.
Aplicar
las
auditorias
de
acuerdo
con
las
NORMAS
INTERNACIONALES DE AUDITORIA.
Realizar acompaamiento y seguimiento, a los procesos y
procedimientos con el fin de garantizar la eficiencia y economa en
todas las operaciones promoviendo la correcta ejecucin de las
funciones y actividades definidas para el logro de la misin
institucional, evaluacin y control a los procesos y al manejo de las
dependencias de la empresa a auditar.
Obtener informacin y evidencias para emitir pronunciamientos
acerca del funcionamiento de la empresa a auditar para
fundamentar el concepto sobre la gestin y el logro de resultados.
Propender por la transparencia en la gestin realizada y de esta
manera minimizar los posibles hallazgos en el momento en que los
entes de control realicen una Auditoria Interna a la vigencia actual.

ALCANCE DE LA AUDITORA
El alcance de la auditoria Inicia con la elaboracin del plan anual de
auditoras de la vigencia 2016 y termina con la presentacin de los
resultados al responsable de cada proceso o rea auditada con el fin de
que los hallazgos, observaciones y recomendaciones sean incluidos en el
plan de mejoramiento del proceso o del rea de acuerdo a los aspectos
bsicos de evaluacin:
Cumplimiento: Verifica la adherencia de la entidad a las normas
constitucionales, legales y de autorregulacin que le son aplicables.
Estratgico: Hace referencia al proceso mediante el cual se evala y
monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad.
Evala el logro de los objetivos generales y especficos.
Gestin y resultados: Verifica las actividades relativas al proceso de
gestin de la entidad, con el fin de determinar el grado de economa,
eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los
mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que
producen los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes
interesadas.
Entre las tcnicas de auditora que se emplearn para ejecutar el Plan de
Auditorias se encuentran, las verbales ya que se entablaran dilogos en
los que se indagar a los diferentes funcionarios sobre el desarrollo de
sus funciones, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad
del proceso auditado. Del mismo modo se aplicarn encuestas y
cuestionarios que almacenen en medio fsico la informacin recolectada.
Se recurrir tambin a la observacin de actividades a la revisin
selectiva de documentos y a la comparacin de lo expresado

verbalmente con lo existente, para as determinar la veracidad,

exactitud, existencia y legitimidad de los documentos.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se realizara la auditoria al proceso de ventas por el periodo comprendido
entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de determinar:
Que en
la actualidad, se est presenciando un conjunto de
transformaciones econmico-sociales, generadas en gran medida por la
globalizacin y el gran progreso en la tecnologa de la informacin, lo
que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la informacin
respecto al desempeo de las empresas, adems, de existir otro factor
irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la
industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las
empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor
importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor
delegacin de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado
con el avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el
pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora
ventas, la cual es un examen detallado del proceso administrativo, es
decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin para examinar
integralmente una empresa con el propsito de descubrir reas de
oportunidades para mejorar su administracin.
Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo
efectivo de un plan de ventas para la implementacin del logro de la
visin y la misin para saber para donde se va y actuar buscando el
cumplimiento de las metas propuestas.

A travs de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve

para crear ventajas competitivas sobre la competencia.

PLAN A SEGUIR
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para
ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar
su cumplimiento. Especficamente los objetivos pueden estar
relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas,
su estabilidad, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo
de productos, la distribucin, los canales de venta, etc. las
polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas las
zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la operacin de ventas y proponer los
cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos
adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en
las cantidades convenientes y a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin
de la empresa y coordinar con los dems departamentos
involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para
ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de
mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las
condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones
de venta que ofrecen.

6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.

7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa,
surtirlos y establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y
respetar su cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que
se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en
cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta
secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la
seleccin de los canales ms adecuados.
10.
Coordinar la operacin de ventas con la operacin de
publicidad para incrementar la efectividad de ambos.
11.
Realizar promociones de ventas.
12.
Llevar registros de clientes que incluyan su historia,
necesidades presentes y potenciales y otras caractersticas
convenientes.
13.
Preparar el pronstico de ventas.
14.
Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de
ventas y una vez aprobado, explicar peridicamente las
variaciones que se tengan. Estas explicaciones permitirn tomar
las medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de
planeacin.
En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de
actividades que previa investigacin y anlisis del mercado, permiten se
adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los
clientes de los artculos y servicio que produce la empresa, en
cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactorias, obteniendo al
mismo tiempo el rendimiento deseado.

ORGANIGRAMA

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso
auditado

Evaluacin
Riesgo

* No existe un
VENTAS
mtodo o una
estrategia en
* Saber
el cual se
cules son
conozcan las
las
necesidades
necesidades de los
del cliente
clientes.
* No hay un
* Mercadeo
plan
y
publicitario
ofrecimiento para el
del producto. producto.
* No existe un
* Atencin
diseo de
de los
pronstico de
posibles
ventas.
compradores * No existen
.
procedimiento

nfasis

Se requiere
verificar con
mayor
nfasis:
* Buscar
una
estrategia
publicitaria
que
aumente las
ventas.
* Instalacin
de un
programa
que arroje
un
pronstico

Programa
de auditoria

FORMAT
O 100

Recurs
o
human
o

Fech
a
inicia
l

Fech
a
final

Fecha
Inform
e

01
30
Ene Abril
2016 2016

23
Abril
2016

s de ventas.
* Realizacin * No se
y cierre de la maneja un
venta.
manual de
funciones.
*No existe un
diseo de
planeacin de
las
actividades
*No existe un
control
interno.

de ventas.
* Elaborar
un manual
de
funciones.
* Elabora
un
cronograma
de
actividades.
*Implementa
r un sistema
de control
interno

PROGRAMA DE AUDITORIA
TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN
DEL PROCESO DE VENTAS
PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE JUNIO DE 2016
I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:
La auditora tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento al
correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al
conocimiento previo adquirido.

II. ALCANCE DEL PROGRAMA:

La auditora se practicar a todas las ventas realizadas por Glob@l.net
por el periodo bajo revisin donde para determinar la muestra se seguir
el siguiente procedimiento.
a. Se determinar el nmero de ventas realizadas bajo el periodo en
revisin.
b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.

c. Determinado el nmero de ventas y el monto de las ventas se

proceder a seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en
cuenta tanto las ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior
a ese valor.
d. En ningn caso la muestra ser inferior a un nmero de eventos que
represente el 10%.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:
Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturacin.
Hecho
por:

Referencia de
papeles de
trabajo

1. De la seleccin determinada en el alcance

proceda a realizar lo siguiente:
1.1. Evale que todas y cada una de las ventas
realizadas tengan facturacin.
1.2 Analice que las ventas hechas en el periodo
correspondan concuerden con el inventario en
existencia.
1.3 Comprobar si la empresa tiene implementado
procesos de ventas.
1.4 Analizar el comportamiento de las ventas y
el resultado esperados segn el objetivo.
2. Obtenga sus conclusiones en relacin con el
trabajo realizado y proceda y proceda a preparar
un informe de auditor

ANLISIS DEL SECTOR ECONMICO

ANLISIS SECTORIAL

Anlisis sectorial basado en los activos estratgicos permite comprender

el dinamismo que existe en un sector determinado, por qu hay
empresas que son exitosas y cules son sus reales ventajas y
capacidades para negociar en mejores condiciones. Este trabajo, se
refiere a las ventajas del uso de los activos estratgicos en el anlisis
sectorial.
A travs del anlisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos
claramente diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de
competidores, el tamao del mercado, el consumo, las necesidades de
capital, el crecimiento del sector; estamos, en definitiva determinando
cul es el potencial de rentabilidad del sector.
Anlisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la
diferenciacin entre las empresas, la importancia del acceso a materias
primas y/o tecnologa, las relaciones con otros negocios, el
posicionamiento y la rivalidad de las empresas dentro del sector;
determinamos cmo explotar dicho potencial de rentabilidad; en
definitiva, entendemos la heterogeneidad y la dinmica que existe en el
sector.
Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, ser
percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se
posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza
su actividad.
Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad,
dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad,
vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes
actividades que ofrecen venta de minutos.
El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados
estar determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer.
Comprender el potencial de cada empresa y la heterogeneidad del
sector, nos conduce a analizar las caractersticas internas de las
empresas. El potencial de "hacer" negocios por parte de las empresas
est determinado por los recursos y las capacidades que cada una
posee.
Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca
por brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus
instalaciones cmodas, personal capacitado para satisfacer las

necesidades de los clientes siendo su objetivo principal el excelente

servicio y prestarle a los clientes toda la ayuda necesaria, explicacin,
capacitacin, una ayuda gratuita.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los
aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los
objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa; la no
actualizacin de ellos, etc.
Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal,
en el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante
estudios de sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus
sistemas, sus procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin
de ventas en el flujo de las operaciones.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los
aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los
objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa; la no
actualizacin de ellos, etc.
Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo
investigando, entre otros, las caractersticas y estratificacin de los
siguientes aspectos:
Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de
distribucin; el nmero promedio de clientes que maneja,
Las caractersticas de los productos: Artculos de primera necesidad o de
lujo; de demanda permanente, estacional o de moda.
Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de
comunicacin y contribuyen tambin a la educacin.
La poltica para la determinacin de precios: para saber si son
predeterminados, si son materia de negociacin o si se calculan en cada
ocasin, al recibir una solicitud de negociacin. En su caso, obtener lista
autorizada de precios vigentes.
La poltica de determinacin de precios est establecida por la
competencia con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia
fundamental es el precio ms barato y se descubre que es la posicin
que adoptado el mercado.

La poltica de crdito que se tenga establecida.

No manejan ventas a crdito todas las ventas son al contado, e
internamente manejan compras con crdito a 30 das.
La poltica de publicidad establecida.
La empresa carece de una poltica de publicidad establecida.

RECOMENDACIONES
Factor

* Inexistencia de
un Plan
Estratgico

* Estudio eficiente
y formal del
mercado

RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Riesgos
* La inexistencia de un anlisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fcilmente descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.
* Los planes no documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad a ser mal
interpretados u olvidados por parte del
personal.
* Se reduce la posibilidad de evaluar
resultados al no contar con una
especificacin de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.
* Puede percibirse como una resistencia en
acatar las preferencias de los clientesconllevando a la prdida de clientes.
* Perdida de la ventaja competitiva sobre el
mercado conllevando a la prdida de
clientes potenciales.

Recomendaciones

* Elaborar un plan
estratgico detallado
que indique: Plan de
accin secuencial que
defina objetivos, etapas,
tiempos, responsables y
un presupuesto
determinado.

* Establecer una
estrategia/visin de
mercadeo ms agresivo
tomando en cuenta:
preferencias de clientes
actuales y clientes
potenciales, aumentar
publicidad
paralelamente para

* Inexistencia de la
documentacin de
Asignacin de
Responsabilidades

* Ineficiencia productiva por parte de los

empleados.

expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Documentacin formal
y detallada de la
asignacin de
responsabilidades y la
autorizacin por parte
del gerente.

INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

Se encontr a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra
registrado en la cmara de comercio.

GERENCIA
a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta
en la cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando
el del establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales
puede tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya
que La matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba
de su propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de
Comercio. Mientras est vigente la matrcula, no se podrn registrar
otros establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre.
Evita multas que pueden imponer la Superintendencia de Industria y
Comercio o las autoridades locales. Es una fuente de informacin
comercial para quienes deseen conocer los datos del establecimiento
(actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base de datos de
la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los
sectores pblico y privado.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro
en la cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR
ACCIONES SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su
estructura ser establecida libremente por lo que decidan los accionistas
en los estatutos, sin necesitar todos los rganos de administracin:

basta con que tenga al menos un representante legal, con la posibilidad

que esta representacin pueda estar a cargo de una persona natural o
de una persona jurdica.
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser
creada a travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de
administracin y representacin legal correspondern en su totalidad al
representante legal. Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros
de la Junta, la ley menciona que se podrn elegir mediante cualquier
sistema de votacin, con lo que los accionistas podrn escoger el
sistema que mejor les permita sentirse representados sin necesidad de
estar atados al famoso cociente electoral.
Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar
suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en
sociedades secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los
lineamientos de una matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de
dicho rgano de administracin. Ello causaba la obligacin de realizar
trmites y nombramientos sin ningn fundamento.

Responsabilidad y revisora fiscal

En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley
determina que ellos no sern responsables por las obligaciones
laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la
sociedad y, para efectos tributarios, este aspecto se regir por las reglas
aplicables a las sociedades annimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter
obligatorio en las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para
este nuevo tipo de sociedades. Es claro entonces que, eventualmente,
varias sociedades annimas podran transformarse y evitar la obligacin
de tener Revisor Fiscal. Dicha figura, que en ocasiones es totalmente
necesaria, queda obligatoria cuando la ley lo exija expresamente.

GERENCIA VENTAS
a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La compaa carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido
con detalle de objetivos y logros por cumplir.
b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones
de ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de

datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas

realizadas.
Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en
informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y
productos del mdulo.
c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un
plan de ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de
las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con
informacin congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos
matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento de las
ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento
involucrado
de
la
empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las
ventas de la empresa.
Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y
comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas
proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz
y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las
demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

GERENCIA VENTAS
a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca
de las caractersticas de venta de sus competidores.
b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener
un anlisis de la competencia y no pueden identificar los
beneficios y desventajas que los clientes encuentran en sus
productos o empresa.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un

anlisis de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que
ayude a la organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no

significa espiar o slo copiar. Est encaminado a conseguir la mxima

eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a moverse
desde donde uno est, hacia donde quiere estar.

Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos,

servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son
reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con el
propsito de realizar mejoras organizacionales

GERENCIA VENTAS
a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos
que la compaa cuenta con promocin y ventas.
b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales
se encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o
bonos para los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace
campaa de promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o
producto, En nuestra auditoria observamos que la empresa programa las
promociones de acuerdo al comportamiento del mercado, para reactivar
las ventas y crear flujo de ingresos o recuperar la clientela.
c) Recomendacin: la empresa Glob@l.net debe implementar
promocin y ventas utilizando las siguientes caractersticas.
Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.

. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y promocin no

personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.

. Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las

compras o ventas de un producto o servicio.

. Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con los

diversos pblicos de una compaa, la creacin de una buena "imagen

de corporacin", y el manejo o desmentido de rumores, historias o

acontecimientos negativos.

. Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o

ms compradores posibles con la finalidad de realizar una venta

Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia

meta hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:
1. Objetivos de promocin de ventas para consumidores
o Estimular las ventas de productos establecidos.
o Atraer nuevos mercados.
o Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
o Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
o Aumentar las ventas en las pocas crticas.
o Atacar a la competencia.
o Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de
declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.
2. Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y
distribuidores
o Obtener la distribucin inicial.
o Incrementar el nmero y tamao de los pedidos.
o Fomentar la participacin del canal en las promociones al
consumidor.
o Incrementar el trfico en el establecimiento.

GERENCIA VENTAS
a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria
logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de
capacitacin para los empleados.
b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito
en ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento del
equipo. Es por esto que para cada nueva contratacin, resulta
indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y
conocimientos necesarios para desempear correctamente su labor,
esto puede generar un mal servicio al cliente.

c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con

entidades como el Sena, Cajas de compensacin familiar y enviarlos a
una capacitacin, donde el nfasis sea en el servicio al cliente, esto
ayuda a la empresa a tener un personal dispuesto y que se puede
desempear de una manera ptima.
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO QUE CELEBRAN POR UNA PARTE NUEVA
EMPRESA
,
REPRESENTADA
EN
ESTE
ACTO
POR
EL
LICENCIADO___________________, A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA
EL PATRON Y POR LA OTRA LA C. MARA TERESA ALMIRA ROBLES Y A QUIEN
EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA LA TRABAJADORA AL TENOR DE LAS
SIGUIENTES:
DECLARACIONES
A) Declara LA TRABAJADORA:
1.- Haber nacido el da 15 de Febrero de 1980 tener 36 aos de edad,
de nacionalidad mexicana con domicilio ubicado en
Marcos Mejora 51 int.
6, Col. Del Sur
2.- Tener los conocimientos y experiencia necesarios para prestar sus servicios
al EL PATRON en el puesto de GERENTE en el departamento de VENTAS
B) Declara EL PATRN:
1.- Ser una Sociedad Mercantil Mexicana, constituida conforme a las leyes del
Pas.
2.- Tener su domicilio en VOLCA JORULLO NO.369
3.- Tener por Objeto Social el de Ventas.
4.- Desear utilizar los servicios de LA TRABAJADORA, para desempear el
puesto de VENDEDOR y los dems que sean similares a dicha actividad.
CLAUSULAS
PRIMERA.- Este Contrato se celebra por tiempo indefinido y en trminos de los
artculos 20 y 21 de la Ley federal del Trabajo
SEGUNDA.- La TRABAJADORA se obliga a prestar sus servicios personales
subordinados a EL PATRON consistentes en el puesto de RECEPCIONISTA,
desempendolos bajo la direccin y dependencia de EL PATRON y en general
todos aquellos que estn relacionados con esa actividad como son de manera

enunciativa y no limitativa: Coordinacin de la administracin de la empresa;

Coordinacin de la contabilidad externa, Revisin de la cobranza, Seguimiento
de facturacin de los cierres mensuales de proyectos, Control estricto de los
movimientos de los estados de cuenta de la empresa as como de las entradas
y salidas, Seguimiento de clientes, Programacin de citas con nuevos
prospectos, Elaboracin de reportes de pago a proveedores, Elaboracin de
recibos, Seguimiento del archivo, Asistencia a la Direccin General ; sin
perjuicio de cualesquiera otros que ste le encomiende, debiendo desempear
sus servicios en el domicilio de la empresa o en cualquier otro que esta le
indique.
TERCERA.- Los servicios contratados en los trminos del presente contrato
conforme a la clusula que antecede los desempeara LA TRABAJADORA, en el
D. F., pero EL PATRON podr en cualquier momento fijar a LA TRABAJADORA
otro lugar de trabajo dentro del Valle de Mxico.
CUARTA.- Por sus servicios a EL PATRON, durante la vigencia del presente
contrato, LA TRABAJADORA percibir un salario mensual por la cantidad de
$4,830.00, con las deducciones correspondientes por la cantidad de $ 483.00
por concepto de SAR. Y $
895.00
por concepto de cuota al I.M.S.S.,
resultando un NETO A PAGAR de $3,452.00 (Tres mil cuatrocientos cincuenta y
dos pesos 00/100 M. N.), en el que queda comprendido el pago
correspondiente a sptimos das y das de descanso obligatorio que establece
la Ley Federal del Trabajo o en que pueda convenir a EL PATRON, mismo que
ser cubierto los das 1 y 16 de cada mes o el da prximo hbil en caso de
ser sbado o domingo; en el domicilio de la empresa.
QUINTA.- Ambas partes contratantes declaran que respecto a las obligaciones y
derechos que mutuamente les corresponde en sus respectivas calidades de
Patrn y de Trabajadora y que no hayan sido motivo de clusula expresa en el
presente contrato, se sujetarn a las disposiciones de la Ley Federal del
Trabajo.
Ledo que fue por ambas partes este documento ante los testigos que tambin
firman e impuestos de su contenido y sabedores de las obligaciones que
contraen, lo firman por duplicado en la Ciudad de Mxico, Distrito Federal, a los
2 das del mes de octubre del ao 2016 .

PATRON
TRABAJADORA

CESAR ALEJANDRO SANCHEZ GUTIERREZ.

LOPEZ PEREZ

DIANA

DICTAMEN LIMPIO
AUDITORIA INTERNA CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO 2014.

A los accionistas de la compaa

He examinado la situacin general del control interno de la compaa en el
ejercicio 2016.
Dicha revisin es responsabilidad de la administracin

de la compaa. Mi

responsabilidad consiste en expresar una opinin sobre la situacin con base

en mi auditora.
Mis exmenes fueron realizados de acuerdo a las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y
realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que
lo correspondiente al control interno no contiene errores importantes.
La auditora consiste en el examen, con base en pruebas selectivas de la
evidencia que soportan los controles internos de la empresa. Considero que
mis exmenes proporcionan una base razonable para sustentar mi opinin.

En mi opinin las pruebas resultantes de los exmenes realizados presentan

razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situacin interna de la
compaa en el ejercicio 2016.

Fecha: 31 DE MAYO DEL 2016

Auditor Interno

PROGRAMA DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA

Planeacin: El auditor debe obtener

la informacin

OBSERVACIONE
S

AUDITOR

APLICACION DE FECHA

PROCEDIMIENT

DEPARTAMENTO: DE VENTAS

Del Control Interno: aplicar el

cuestionario y establecer la
oportunidad y extensin de los
procede auditoria que debern
aplicarse

Confirmacin: Verificar que la entidad

remita solicitudes de confirmacin de
operaciones

Firmas autorizadas: Solicitar la

Relacin de personas autorizadas a
firmar documentacin propia del
departamento

Revisin analtica: Identificar cambios

significativos o transacciones no
usuales, comparacin de actividades
con ejercicios anteriores, etc.

Pruebas de cumplimiento: Corroborar

el funcionamiento del control interno
clave del departamento.

Inspeccin: Examen fsico de los

bienes y documentos.

Certificacin: Obtencin de un
documento en el que se asegure la
verdad de un hecho.

Investigacin: Obtencin de
informacin, datos y comentarios de
los empleados del departamento.

10

Integracin: Informes y resultados de

auditora.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ENTIDAD___________________________ ELABORO_____________________
TIPO DE SERVCIO___________________ FECHA_______________________
DEPARTAMENTO____________________ ENTREVISTADO________________
PONDERACIN
NUMERO

CONCEPTO

SI

NO

N/A
1

Sus funciones son

independientes a otras
actividades
relacionadas con el
departamento?

Existe autorizacin
previa para algn
movimiento del
departamento?

Los empleados de ste

departamento rotan en
algn otro sector?

Conoce las normas y

procedimientos a seguir
del departamento?

Estn por escrito?

Considera que recibe la

correcta capacitacin
para desempear su
profesin?

Existe autorizacin
previa para algn
movimiento del
departamento?

Cuenta la Unidad con

un plan de trabajo
avalado por el
Responsable del
departamento?

El plan operativo
cuenta con acciones y
metas especficas?

10

Se cuenta con un
organigrama del
departamento?

11

Existe un manual de
Organizacin?

12

Se verifica que se
cumplan los objetivos y
las metas establecidas
del departamento?

COMENTARIOS O SUGERENCIAS: ____________________________________

________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________

HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO.
FECHA
N CEDULA
TIPO

REA:

NMERO

HALLAZGO

PROPUESTA

OBSERVACIONES:

ELABOR

AUTORIZ

HERRAMIENTA OPERATIVA.
FECHA
N CEDULA
TIPO

SEGUIMIENTO

REA:
REPORTE DE AVANCE SEMANAL
ACTIVIDADES
REALIZADAS

LUNES

MARTES

MIERCOLES

OBSERVACIONES:

ELABOR

AUTORIZ

HERRAMIENTAS DE DIAGNOSTICO.
FECHA
N CEDULA
TIPO

JUEVES

VIERNES

REA:
CAPTACION Y TRATAMIENTO DE CAUSAS Y EFECTOS

DETECCIN:

CAUSAS:

EFECTOS:
RECOMENDACIN

BENEFICIO ESPERADO

OBSERVACIONES:

ELABOR

AUTORIZ

EVALUACION DE LA INFORMACION
AUDITORIA ADMINISTRATIVA AL REA DE VENTAS:

Al realizar las entrevistas y los cuestionarios al rea de VENTAS nos

logramos constatar que existen muchas fallas debidas a la falta de
aplicacin del proceso administrativo.

PLANEACIN:

Establecer una Misin, Visin y Objetivos que identificar al

personal mismo con para que les faciliten encaminarse y conjuntar
esfuerzos hacia el objetivo general.
Dar a conocer el manual de procedimientos y de organizacin para
que cada uno de los empleados este enterado de las funciones,
responsabilidades y caractersticas del perfil del puesto que ocupa
de forma tal que se elimine la duplicidad de actividades y por
consiguiente eficiencia en el proceso.
Establecer reglamentos y polticas internos de trabajo.
Definir alcance, atribuciones, funciones y prohibiciones.

ORGANIZACIN:

Es recomendable realizar un organigrama de la nueva

administracin.
Elaboracin de descripcin y anlisis de puestos para realizar
adecuadamente la distribucin de funciones evitando la duplicidad
de estas.
Colocar en las ventanillas los procesos que debe seguir el cliente
cuando quiera solicitar algn servicio estableciendo una
estandarizacin.

DIRECCIN:

Se recomienda la publicacin del marco normativo del rea de

VENTAS
Establecer una periodicidad para la realizacin de juntas y
elaboracin de Minutas.
Establecer un sistema interno de canalizacin de recomendaciones
para la mejora del rea a travs de la realizacin de cuestionarios
en los procesos que dependen de la recepcin de documentos
Realizar estudios de conocimientos, habilidades y destrezas con
base en esto programar cursos de capacitacin.
Establecer un sistema de comunicacin formal que permita llegar
a todo el personal para hacer ms eficiente la atencin con el
cliente

Dar al personal mayor capacitacin de las funciones que est

realizando para no tener ineficiencias en el desempeo de este.

CONTROL:

Crear un sistema de control interno que abarque todas las cadenas

de trabajo
Canalizar las quejas del servicio para dar una solucin en tiempo
inmediato
El mantenimiento a los equipos de cmputo debe ser preventivo y
no correctivo por la importancia que tiene la informacin que en el
Departamento se maneja.
Realizar un estudio de distribucin del espacio ya que es de suma
Importancia para agilizar las funciones a realizar.
Se recomienda tener un sistema actual para el registro de sus
operaciones
Se recomienda la adquisicin de equipo de cmputo eliminando en
gran medida los trabajos manuales
Se recomienda realizar arqueos por sorpresa ya que de esta
mancera se pueda evitar el vencimiento en la cartera y la mala
recepcin de los documentos

Funciones del departamento de ventas

Establecimiento de objetivos
La divisin de ventas y marketing establece cuotas de representante de
ventas individuales, as como el volumen general de objetivos de la
compaa. Para alcanzar los objetivos de venta, crea estructuras de
comisiones y de bonificaciones. La divisin utiliza cifras de ventas
pasadas y proyecciones de expertos para estimar qu productos se
vendern, en dnde y en qu cantidades.

Planificacin de la distribucin, el producto y el precio

Debido a que los gestores de ventas y de marketing emplean mucho
tiempo en hablar de forma directa con los clientes, se encargan de guiar
el desarrollo de los productos y servicios. Ellos recomiendan modificar o
lanzar productos o servicios, incluso aadir otros nuevos a la mezcla de
la compaa, basndose en lo que demandan los clientes.
Un departamento de ventas y marketing tiene la responsabilidad de
decidir dnde debe vender la compaa y qu precios estipular. Esto
incluye elegir qu intermediarios utilizar la compaa, si son necesarios,
como distribuidores, mayoristas o minoristas. Esto requiere la divisin
para investigar donde estn vendiendo los competidores de la compaa
y dnde dicen los clientes que quieren comprar.

Servicio al cliente
Para mantener la base de clientes, las ventas y el marketing toman la
responsabilidad de asegurarse de que los compradores estn felices, as
como de intentar aumentar las ventas de los mismos. La divisin est en
contacto continuo con los clientes a travs de encuestas, ofertas
especiales e intenta resolver los problemas que puedan causar a la
empresa la prdida de clientes.

Promociones

La palabra promociones cubre una amplia gama de esfuerzos de

ventas y marketing, incluyendo la publicidad, los medios de
comunicacin, las relaciones pblicas, las ventas, eventos, descuentos,
programas de lealtad, etc. El equipo de ventas y de marketing decide
qu publicaciones son mejores para aparecer en la televisin, en la radio
o en los sitios web, cul debe ser su contenido, los descuentos o el
mtodo de marketing que ayudar a impulsarlos mejor.

POLITICAS DE VENTAS
1.- La empresa har un descuento del 20% en mercancas con fallas.
2.- La empresa se encargara de cobrar los pagos de los clientes por
medio de cobradores, o tambin se el cliente desea realizar un pago
antes de su vencimiento lo podr hacer en las oficinas de la empresa en
los horarios establecidos.
3.- Los pagos en las oficinas se podrn realizar en un horario de 9 AM a 9
PM
4.- La empresa cobrara por medio de los cobradores y los periodos van a
hacer semanales, quincenales o mensuales.
5.- Los intereses por atrasarse en un pago sern del 15% sobre el saldo
actual.
6.-La empresa solo aceptara pagos completos de acuerdo como el
cliente lo haya decidido.
7.- La empresa no aceptara cheques
8.- La empresa pasara la cuenta al departamento legal cuando el cliente
tenga vencido 4 pagos
9.- La empresa no aceptara vales de despensa y de ningn otro tipo
10.- La empresa solo aceptara los pagos en efectivo y ventas a crdito

CONCLUSIN
La auditora realizada en las instalaciones de la empresa, determin que
la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su
generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se tiene
ste definido en orden y por escrito, aunque no todo, as como cada uno
de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misin, visin,
reglas, procedimientos, principios y valores, por mencionar algunos. Sin
embargo, algunos elementos requieren de revisin y actualizacin para
que contribuyan a la calidad de la empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en
cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se
encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija
hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la
obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas
para fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el
equipo investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific
la informacin proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener
ms elementos de comparacin entre uno y otro empleado y as
presentar datos lo ms acercados a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa
recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera que
sean de gran utilidad para la empresa.