Sistemas de Informacin Administrativa (SIA)

Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos o componentes

interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar
(salida) datos e informacin y para proveer un mecanismo de realimentacin
en pro del cumplimiento de un objetivo.

Entrada

Proceso

Salida

Qu es un sistema de Informacin Administrativa?

Un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
datos y dispositivos para suministrar informacin rutinaria a administradores
y tomadores de decisiones.

Propsito
El propsito principal de un SIA es ayudar a que la organizacin logre sus
objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones
habituales de la organizacin con el fin de que puedan controlar, organizar y
planear con ms efectividad y eficiencia.

Inters Particular
El inters particular de un SIA es la eficiencia operativa. Mercadotecnia,
produccin, finanzas y otras reas funcionales se apoyan en sistemas de
informacin administrativa y se vinculan entre s por medio de una base de
datos comn. Los sistemas de informacin administrativa suelen producir
informes estndar generados con base en datos e informacin procedentes
del sistema de procesamiento de transacciones.

Un SIA produce informacin sobre:

El esquema de prestacin de servicios. Por ejemplo: que tipo de

servicios presta, quien los presta, que cantidad de servicios presta.

Recursos que se requieren y que se utilizan. Por ejemplo: distribucin

del personal, cantidad de personal.

El apoyo para el control a los administradores. Por ejemplo: como se

hizo la seleccin de personal, como se hizo la adquisicin de recursos.

Datos para informes de la organizacin. Por ejemplo: informacin para

el Seguro Social, informacin sobre la demanda de atencin en salud
en las IPS, informacin sobre la cantidad de suturas utilizadas por ao
y por procedimiento.

Resultados de los programas o de los servicios que se prestan. Por

ejemplo: Cubrimiento de la poblacin con vacuna de hepatitis B,
funcionamiento del programa de tuberculosis, utilizacin de los
recursos disponibles para el desarrollo de los programas.

Aspectos que debe cubrir un SIA

El SIA, tiene que ser coherente con las funciones, prestacin de
servicios, desarrollo de personal, contabilidad, recursos materiales,
fuentes de financiacin de la organizacin; en igual forma que para la
toma de decisiones se requiere informacin sobre las polticas, metas,
propsitos, estrategias y programas que lleva a cabo la institucin.
Las necesidades de informacin varan con los niveles de la actividad
administrativa de la organizacin, por lo tanto, los sistemas de
informacin se deben disear de tal manera que proporcionen
diferentes tipos de informacin para diversos niveles.
En este sentido es necesario identificar tres niveles administrativos en
las organizaciones de servicios:
Nivel Directivo: determinacin de metas, definicin de polticas y
objetivos, identificacin de programas y actividades. Por ejemplo:
polticas con relacin a contratacin de personal, polticas con relacin

a adquisicin de equipos y materiales, poblacin beneficiaria de los

servicios que presta la organizacin. En este nivel se requiere mayor
informacin externa, menor precisin y alto nivel de sntesis.
Nivel Intermedio: adquisicin y asignacin de recursos, identificacin
de nuevos servicios, requerimientos de personal, anlisis de
presupuesto. Por ejemplo: esquema de distribucin de personal y
planeacin de presupuesto anual. En este nivel se requiere informacin
ms exacta, precisa, actualizada y repetitiva.
Nivel operativo o de control: realizacin de tareas especficas de
manera efectiva y eficiente, aceptacin o rechazo de clientes, calidad
del servicio que se presta, ejecucin presupuestal. Por ejemplo:
seleccin de nuevos clientes, relacin de programas de capacitacin y
entrenamiento. En este nivel se requiere informacin mucho ms
detallada, datos especficos, exactos, frecuentes y actualizados para
que los administradores evalen la respuesta inmediata que se
necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias.

Componentes Operativos de un SIA

Un SIA debe incluir componentes fsicos como computadoras,

programas de computacin, archivo; procedimientos operativos y
personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan
para la captacin y produccin de datos e informes que demuestran el
rendimiento de un sistema de informacin.

En relacin con los componentes fsicos, es necesario tener en cuenta

que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y en este
caso se puede utilizar una mquina de escribir, escritura manual,
archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propsito.

En relacin con los procedimientos operativos, se requiere de

manuales y folletos de instruccin tales como: instrucciones al usuario,
instrucciones para la preparacin de entrada e instrucciones
operativas para el personal que maneja la informacin.

El personal de operacin incluye operadores de computadoras y

analistas de sistemas, si el sistema es computarizado; adems
personal de captacin de informacin y administracin del sistema de
informacin.

El procesamiento de la informacin se efecta de acuerdo a la

actividad a que hace referencia. Por ejemplo:
Para la prestacin de servicios se requiere de un documento que
especifique la orden de prestacin de servicio, el registro de la
ejecucin y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de
transaccin.

Para la creacin de archivos histricos, se requiere de un archivo

principal en el cual se conservan los datos acumulados y
actualizados, a fin de reflejar la informacin actual.

Para la produccin de informes regulares o especiales, se

requiere de un diseo previo, que permita dar respuesta rpida a
interrogantes y solicitudes de informacin programada o
especial.