Festa Formatura 50 Alunos

FACULDADE BOA VIAGEM
Engenharia de Produo
Projeto: Baile de formatura para 50 alunos

Faculdade Boa Viagem - Devry
Recife
Novembro 2013
Trabalho para obteno de parte da nota da segunda

unidade da disciplina de Gesto de Projetos
ministrada pelo professor Pedro Antunes.
Recife
RECIFEST PRODUES
Projeto: Festa de Formatura
TERMO DE ABERTURA
Elaborado por: Mayse Cinthia Eng.Projetos
Verso 1.0
Aprovado por: Stella Moror Gerente de Projeto
1. Justificativa
Este projeto visa realizao de uma formatura para um grupo de 50 formandos, da
Faculdade Boa Viagem Devry, com trmino previsto para 2013.2.
2. Descrio dos produtos e servios do projeto

Este projeto tem como finalidade a realizao de uma formatura para 50 formandos e 5
convidados por formando, buscando a satisfao e a realizao de um sonho que a
formatura em 2013.2 da turma de Engenharia de Produo, da Faculdade FBV Devry.
Tendo o mesmo local confortvel e acessvel, estacionamento, decorao, equipe de
seguranas, portaria (recepcionistas), enfermeira de planto, DJ ou banda de msica,
Buffet completo, telo e projetor, convites, valsa e brindes, fotos/filmagens
1. Designao do Gerente
Ser designada para Gerente de Projetos, a Mayse Cinthia, na qual tem como
autoridade, liderar o PMO e organizar seu organograma, fazer iterao entre os
Stakeholders.
2. Oramento Resumido
O limite oramentrio para a realizao da Festa de Formatura de R$ 100.000,00,
contendo 50 formandos e cinco convidados para cada formando.
3. Cronograma de Marcos
Planejamento 01/10/2013 a 14/10/2013 (10 dias)

Preparao da Festa 15/10/2013 a 06/12/2013 (38 dias)
Realizao da Festa 14/11/2013 (Um dia)
Encerramento 12/11/213 a 6/12/2013 ( 18 dias)
4. Outros setores envolvidos

RH, aquisies, engenharia e financeiro.
5. Premissas (hipteses) e restries para o projeto

Premissas (hipteses)
Restries
Caso ocorra a falta de energia eltrica na festa,
deve-se ter um gerador de energia eltrica para
dar continuidade da realizao.
Prazo para elaborao - 2 meses.
Em caso de chuva, haver comit de recepo
Limite oramentrio - R$100.000,00
com guarda-chuvas.
Caso haja indisposio de algum convidado da
festa, haver ambulncia e enfermeira de planto.
RECIFEST PRODUES
RELAO DAS PARTES INTERESSADAS
Elaborado por: Mayse Cinthia, Engenheiro do Projeto.
Data: 10/10/2013
Aprovado por: Stella Moror, Gerente de Projeto.

Parte
Responsabilidad
Telefone / email
interessada
e no projeto
Prof. Pedro
Patrocinador
Antunes
Gerente do
Gerenciar
s.m@recifestprod.com
projeto
Equipe de
Recursos,
projetos@recifest.com /
projetos
cronograma etc.
2121-2121
Convidados
Casa de festa
Vizinhos das
proximidades
ECAD
Buffet
Banda
musical
Enfermeira
Decorao
Foto
filmagem
Interesse/Influncia no
projeto
Alto / Alto
Alto / Alto
Alto / Alto
Alto / Baixo
Aluguel do
espao
Impedir
realizao
Autorizao do
som
Servio
alimentcio
Rosebeltrao@gmail.com
(81) 3538-0098
Alto / Alto
Baixo / Baixo
Entretenimento
Seguranas
Verso 1.0.0
Vigilncia do
evento
Monitorar a sade
dos formandos e
convidados
Fazer a decorao
da casa de festa
Fotografar
e
filmar formandos
e convidados
ecad@ecad.com /
(81) 3024.1212
maison@gmail.com/
(81) 2122.1111
superoara@gmail.com /
(81) 3341-3368
gruposeg@gmail.com
(81) 3222-2012
Alto / Baixo
Alto / Alto
Alto / Alto
Baixo / Baixo
SantaJoana@gmail.com
(81)3216-6565
Alto / Alto
TLWN@gmail.com
(81) 3441-3613
tmgrava@gmail.com
(81) 3241-0668
Alto / Alto
/
Alto / Alto
RECIFEST PRODUES
RELAO DA EQUIPE DO PROJETO
Elaborado por: Mayse Cinthia, Eng. do Projeto.
Verso 1.0.0
Data: 10/10/2013
ID
1
Mayse Cinthia
Inai Gonalves
Ateredo Diego
Nome
Organizao / cargo
Engenheiro de Projetos /
Recifest produes
Assistente de Aquisies /
Recifest produes
Analista Administrativo
Telefone e
E-mail
m.c@recifestprod.com
i.g@recifestprod.com
a.d@recifestprod.com
Envolvimento
Engenheiro do
Projeto
Comprador do
Projeto
Analista
administrativo do
projeto
4
Stella Moror
Gerente de Projetos / Recifest

Produes
Gerente do Projeto
Rozlia Alves
Supervisor / Recifest Produes
r.a@recifestprod.com
Supervisor do
Projeto
Jaqueline Arago
Produtor de Eventos / Recifest

Produes
j.a@recifestprod.com
Produtor do Projeto
Tatyanna Azevedo
Secretria
t.p@recifestprod.com
Secretria do
Projeto
Recife,
____________________________________________
Assinaturas
RECIFEST PRODUES
DECLARAO DE ESCOPO
Elaborado por: Mayse Cinthia, Eng. do
Projeto
Aprovado por: Stella Moror, Gerente de
Projeto.
Verso: 1.0.0
Data de Aprovao: 10/10/2013
1. Objetivo do Projeto
Este projeto tem como objetivo a realizao da festa de formatura da turma de
Engenharia de Produo da Faculdade Boa Viagem/Devry com trmino previsto para
Dezembro 2013.
2. Descrio do produto ou Servio
Este projeto tem como finalidade a realizao de uma formatura para 50 formandos e 5
convidados por formando, buscando a satisfao e a realizao de um sonho que a
formatura em 2013.2 da turma de Engenharia de Produo, da Faculdade FBV Devry.
Tendo o mesmo local confortvel e acessvel, estacionamento, decorao, equipe de
seguranas, portaria (recepcionistas), enfermeira de planto, DJ ou banda de msica,
Buffet completo, telo e projetor, convites, valsa e brindes, fotos/filmagens
3. Critrios de Aceitao do Produto
Que 100% das restries sejam atendidas;
Que 99% dos convidados sintam-se satisfeitos;
Que 100% das exigncias do cliente sejam atendidas.
4. Escopo no includo no projeto
Manobrista
Gerador de Energia para se caso falte luz no estabelecimento.
5. Ligaes com outros projetos
O projeto no tem ligaes ou interdependncias com outros projetos de formatura, ou
qualquer outro.
6.
a)
b)
c)
Estratgia de conduo do projeto

O baile de formatura ser realizado em 7 horas;
A equipe de projeto far reunies com a comisso de formatura;
A formatura dever ser realizada no prazo de 1 dia;
d) Na semana aps o baile, ser realizada uma pesquisa de satisfao com os

envolvidos.
7. Equipe de Planejamento do Projeto
Nome
Mayse Cinthia
Cargo
Engenheira de Projetos /
Recifest produes
Email/Telefone
m.c@recifestprod.com
Inai Gonalves
Assistente de Aquisies /
Recifest produes
i.g@recifestprod.com
Ateredo Diego
Analista Administrativo
a.d@recifestprod.com
Stella Moror
Gerente do Projeto
Rozlia Alves
Supervisor / Recifest
Produes
r.a@recifestprod.com
Jaqueline Arago
Produtor de Eventos /
Recifest Produes
j.a@recifestprod.com
Tatyanna Azevedo
Secretria
t.p@recifestprod.com
Recife,
____________________________________________________
ASSINATURAS
RECIFEST PRODUES
Projeto: Festa de Formatura Faculdade Boa Viagem - Devry

ATA DE REUNIO
Elaborado por: Ateredo Diego Analista Administrativo.
Verso 1.0.0
Data: 22/10/2013
Relaes dos presentes Stella, Rozlia, Inai, Diego, Jaqueline e Tatyanna.
Assuntos tratados EAP / Stakeholders / Cronograma
Decises tomadas
Aes a serem empreendidas e prazos
Responsvel
Repassar cronograma do Excel, para o Project.

Revisar EAP
Revisar Interesse dos Stakeholders
Revisar Cronograma de Atividades
Elaborar Dicionrio da EAP
Rozlia
Mayse
Tatyanna
Ateredo
Stella e Jaqueline
RECIFEST PRODUES
ESTRUTURA ANALITICA DO PROJETO
Elaborado por: Mayse Cintia, Eng. do Projeto.
Verso 1.0.0
Aprovado por: Gerente de Projeto, Stella Moror.
Data: 22/10/2013
RECIFEST PRODUES

DICIONRIO DA EAP
Verso 1.0.0
Data: 22/10/2013
ITEM
DETALHAMENTO
Reunio de acompanhamento
Reunio peridica para acompanhamento e verificao do

andamento do projeto.
Reunio de partida
Realizao de reunio inicial, formal que inicia de fato o

projeto.
Termo de Abertura
Elaborao do Termo de Abertura, com todos os itens

necessrios, pois o documento que formaliza o projeto.
Declarao de Escopo
Descrio das entregas do projeto e as aes necessrias para

cri-lo.
EAP
Elaborao da Estrutura Analtica do Projeto EAP onde

devero constar todos os pacotes do evento.
Cronograma
Elaborar Cronograma do projeto com as atividades do projeto,

suas respectivas datas de incio e de trmino, predecessores e
recursos usados.
Oramento
Levantamento oramentrio (cotao ) de todos os itens que

envolvam custo com no mnimo trs fornecedores.
Plano de Risco
Levantar todos os riscos que possam interferir no bom

andamento do projeto e traar o grau de severidade X
probabilidade e a ao para mitigar e/ou eliminar o risco.
Plano de aquisies
Plano de comunicao
Procedimento que contenha todos os requisitos para

contratao de fornecedores tanto as obrigaes do cliente
como do fornecedor.
Procedimento que contenha os requisitos necessrios para

assegurar que as informaes do projeto sejam geradas,
coletadas, armazenadas, distribudas, recuperadas e
organizadas.
Contratao da Decorao
Fechar contrato com equipe de decorao na qual dever ser

informado todos detalhes sobre a decorao do ambiente.
Confeco de Convites
Contratar uma grfica para a confeco de 250 convites e 300

senhas. Informando o modelo determinado em reunio.
Entrega de convites
Efetuar a entrega dos 5 convites e 6 senhas para cada

formando.
Contratao de Buffet
Contratar Buffet incluindo doces, salgados, mesa de frios,

Jantar, refrigerantes e suco para 300 convidados.
Contratao do local da festa
Contratar local com rea interna e externa para 300

convidados.
Contratao DJ / Banda
Contratar DJ / Banda para tocar ao todo 7 horas em ritmos

estilo anos 60 e atuais.
Compra de Brindes
Efetuar a compra de adereos diversos para serem entregues

para uso durante o baile.
Contratao de servio de taxi
Contratar empresa de txi para que haja taxi disponvel nas

proximidades da casa de festa durante o baile.
Contratao de Enfermeira
Contratar enfermeira para ficar disponvel e realizar qualquer

tipo de primeiros socorros que haja durante o baile.
Contratao da equipe de segurana
Contratao de foto/filmagem
Contratao de telo e projetor
Contratar Equipe de seguranas para conter qualquer tipo de

anormalidade que possa prejudicar a festa.
Contratar fotgrafo e equipe de filmagem para registrar todos

os eventos relacionados a formatura onde dentre as
informaes do contrato deveram constar a quantidade de fotos
que esto inclusas no pacote pago por cada formando e o valor
das fotos extras.
Alugar telo e projetor para realizar as transmisses no

momento da festa.
Contratao de porteiro/recepcionista
Contratar profissionais para recepo e direcionamento dos

convidados.
Cerimonialista
Profissional que ir apresentar a festa.
Equipe de fiscalizao
Pessoal que ir fiscalizar se todos os servios esto de acordo

com a contratao, remediando o que estiver errado.
Festa
Realizao efetiva do evento.
Buffet
Disponibilizao dos doces, salgados, mesa de frios, Jantar,

refrigerantes e suco que sero oferecidos aos convidados de
acordo com o contrato .
Brinde
Disponibilizao dos adereos aos convidados.
Dj/banda
Banda que iniciar a festa as 22:00hs e Dj que ir dar

continuao at s 5:00 da manh de acordo com o acordado
em contrato.
Txi
Taxistas que estaro disposio dos convidados que iro sair

da festa.
Enfermeira
Profissional da rea de sade que estar de planto para

acompanhar qualquer convidado que venha a ter algum
problema de sade na festa.
Seguranas
Equipe de Seguranas que devero estar circulando no

ambiente para evitar e mitigar possveis anormalidades que
possam vir a prejudicar a festa.
Foto/filmagem
Realizao de fotografias e filmagem do evento conforme a

cordado em contrato.
Telo/projetor
Disponibilizao do Telo/projetor realizando as transmisses

de acordo com o contrato.
Porteiro/recepcionista
Porteiro/recepcionista no local do evento recebendo e

direcionando os convidados.
Entrega de fotos e filmagem para os Entrega realizada pela agncia na nossa sede 30 dias aps o
convidados
evento.
Pagamento final
Relatrio da festa
Efetivao do restante dos pagamentos aos fornecedores no dia

do evento.
Elaborao do relatrio da festa, onde ser exposto todo o

processo de contratao, realizao e finalizao da festa.
RECIFEST PRODUES
CRONOGRAMA
Verso 1.0.0
Data: 22/10/2013
RECIFEST PRODUES
ORAMENTO
Verso 1.0.0
Data: 16/11/2013
RECIFEST PRODUES
PLANILHA DOS CUSTOS RELACIONADOS
Verso 1.0.0
Data: 22/10/2013
RECIFEST PRODUES
PLANO DE RISCOS
Verso 1.0.0
Data: 22/10/2013
RECIFEST PRODUES
MAPA DAS COMUNICAES
Verso 1.0.0
Data: 09/11/2013
Parte
interessada
Equipe
Projeto
Assunto
da Documentos Meio
ou
Responsvel
Frequncia Ao Esperada
Informao
Relacionados Mtodo
(emisso)
Relao dos
Apresentao e
do
servios
a
descrio
do
Reunio
serem
projeto
contratados
Pontual
Formao
Equipe
Projeto
da Contratante
de (
Pedro
Antunes)
Equipe
Projeto
do
Termo
Abertura
projeto
de Ata
de
do Reunio
e Reunio
Memorando
Pontual
Planejamento,
oramento,
definio
do Engenheiro do
Gerente
e Projeto
cronograma de
marcos.
Gerente
Projeto
Custos
e
do despesas para Relatrio
execuo
do custos
Projeto
Reunio
Pontual
Levantamento
de compra e Engenheiro do
contratao de Projeto
servios
Gerente
Projeto
do Aprovao dos Contratos dos

Reunio
oramentos
fornecedores
Pontual
Contratao de Analista
servios
Administrativo
Pontual
Assinatura
Contrato
Apresentao
do Orientaes
do andamento Reunio
sobre o projeto
do projeto.
Semanal
Ata de reunio
Apresentao Alimentao
das
etapas dos relatrios Reunio
realizadas
gerenciais
Apresentao
Comisso de
do Projeto e Contrato
Formatura
Contrato
de
do Equipe
Projeto
do
Gerente
Projeto
do
Semanal
Relatrio
de Equipe
Desempenho
Projeto
do
Apresentao
Comisso de
Apresentao
da Casa de
Reunio
Formatura
do contrato
Festa
Pontual
Assinatura
Contrato
do Gerente
Projeto
do
Aprovao da
Comisso de
Apresentao
Foto
e
Reunio
Formatura
do contrato
Filmagem
Pontual
Assinatura
Contrato
do Gerente
Projeto
do
Comisso de Aprovao do Apresentao

Reunio
Formatura
Buffet
do contrato
Pontual
Assinatura
Contrato
do Gerente
Projeto
do
Apresentao
Apresentao
da equipe de
Reunio
do contrato
segurana
Pontual
Assinatura
Contrato
do Equipe
Projeto
do
Apresentao e
Comisso de aprovao da Apresentao
Reunio
Formatura
orquestra e do do Playlist
DJ
Pontual
Assinatura
Contrato
do Gerente
Projeto
do
Equipe
Projeto
Gerente
Projeto
Gerente
Projeto
do
do
Reunio
RECIFEST PRODUES
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Verso 1.0.0
Data: 09/11/2013
RECIFEST PRODUES
ORGANOGRAMA DO PROJETO
Verso 1.0.0
Data: 12/11/2013
RECIFEST PRODUES
Grupo

Requisito
Critrio de
Mtodo de
LISTA DE VERIFICAOAceitao
DA QUALIDADE Verificao
Elaborado
por: Jaqueline
Produtora de Eventos.
Verso 1.0.0
Casa
de Festa
1.Arago,
Tamanho
Igual ou superior a Avaliao
dos
2. de
Refrigerao
80%
organizadores
Aprovado por: Gerente
Projeto, Stella Moror.
Data:
13/11/2013
Buffet
Banda
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
Qualidade
Quantidade
Atendimento
Sabor
Qualidade do Som
Repertrio
Animao
Igual ou superior a
80%
Experimentao
prvia dos
organizadores
Igual ou superior a
80%
Avaliao dos
organizadores
Segurana
1. Eficcia
Igual ou superior a
80%
Avaliao dos
organizadores
Enfermeira
2. Atendimento
3. Prontido
Igual ou superior a
80%
Avaliao dos
organizadores
Decorao
1. Criatividade
2. Organizao
Igual ou superior a
75%
Avaliao dos
organizadores
Foto/Filmagem
1. Qualidade
2. Atendimento
Igual ou superior a
80%
Avaliao dos
organizadores

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FACULDADE BOA VIAGEM

Projeto: Baile de formatura para 50 alunos

Trabalho para obteno de parte da nota da segunda

2. Descrio dos produtos e servios do projeto

Planejamento 01/10/2013 a 14/10/2013 (10 dias)

4. Outros setores envolvidos

5. Premissas (hipteses) e restries para o projeto

Aprovado por: Stella Moror, Gerente de Projeto.

Aprovado por: Stella Moror, Gerente de Projeto.

Gerente de Projetos / Recifest

Supervisor / Recifest Produes

Produtor de Eventos / Recifest

Estratgia de conduo do projeto

d) Na semana aps o baile, ser realizada uma pesquisa de satisfao com os

7. Equipe de Planejamento do Projeto

Projeto: Festa de Formatura Faculdade Boa Viagem - Devry

Repassar cronograma do Excel, para o Project.

Aprovado por: Gerente de Projeto, Stella Moror.

Projeto: Festa de Formatura

Aprovado por: Gerente de Projeto, Stella Moror.

Reunio peridica para acompanhamento e verificao do

Realizao de reunio inicial, formal que inicia de fato o

Elaborao do Termo de Abertura, com todos os itens

Descrio das entregas do projeto e as aes necessrias para

Elaborao da Estrutura Analtica do Projeto EAP onde

Elaborar Cronograma do projeto com as atividades do projeto,

Levantamento oramentrio (cotao ) de todos os itens que

Levantar todos os riscos que possam interferir no bom

Procedimento que contenha todos os requisitos para

Procedimento que contenha os requisitos necessrios para

Fechar contrato com equipe de decorao na qual dever ser

Contratar uma grfica para a confeco de 250 convites e 300

Efetuar a entrega dos 5 convites e 6 senhas para cada

Contratar Buffet incluindo doces, salgados, mesa de frios,

Contratao do local da festa

Contratar local com rea interna e externa para 300

Contratar DJ / Banda para tocar ao todo 7 horas em ritmos

Efetuar a compra de adereos diversos para serem entregues

Contratao de servio de taxi

Contratar empresa de txi para que haja taxi disponvel nas

Contratar enfermeira para ficar disponvel e realizar qualquer

Contratao da equipe de segurana

Contratao de telo e projetor

Contratar Equipe de seguranas para conter qualquer tipo de

Contratar fotgrafo e equipe de filmagem para registrar todos

Alugar telo e projetor para realizar as transmisses no

Contratar profissionais para recepo e direcionamento dos

Profissional que ir apresentar a festa.

Pessoal que ir fiscalizar se todos os servios esto de acordo

Realizao efetiva do evento.

Disponibilizao dos doces, salgados, mesa de frios, Jantar,

Disponibilizao dos adereos aos convidados.

Banda que iniciar a festa as 22:00hs e Dj que ir dar

Taxistas que estaro disposio dos convidados que iro sair

Profissional da rea de sade que estar de planto para

Equipe de Seguranas que devero estar circulando no

Realizao de fotografias e filmagem do evento conforme a

Disponibilizao do Telo/projetor realizando as transmisses

Porteiro/recepcionista no local do evento recebendo e

Efetivao do restante dos pagamentos aos fornecedores no dia

Elaborao do relatrio da festa, onde ser exposto todo o

Aprovado por: Gerente de Projeto, Stella Moror.

Aprovado por: Gerente de Projeto, Stella Moror.