Anda di halaman 1dari 11

PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

: PM-UDINUS-04
:-/: 7 Mei 2008

No. Dokumen
Revisi Ke / Tanggal
Berlaku Tanggal
1.

TUJUAN

Memberikan tuntunan kepada manajemen puncak untuk


melakukan evaluasi sistem mutu secara berkala dan
berkesinambungan dalam hubungan dengan kebijakan mutu,
dan sasaran mutu.

2.

RUANG LINGKUP

Sistem mutu yang dilaksanakan oleh manajemen Universitas


Dian Nuswantoro

3.

TARGET MUTU

- Undangan RTM didistribusikan paling lambat 7 (tujuh) hari


sebelum RTM dilaksanakan
- Pada setiap RTM, notulen didistribusikan kepada semua
peserta rapat dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah RTM
dilaksanakan
- Semua tindak lanjut yang diputuskan dalam RTM dapat
dilakukan oleh penanggung jawab

4.

DEFINISI

a. Jajaran manajemen Universitas Dian Nuswantoro adalah


Rektor, Para Wakil Rektor, dan Kepala Biro.
b. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) : Evaluasi formal yang
dilakukan oleh manajemen puncak terhadap penerapan
sistem mutu.
c. Jajaran manajemen Fakultas adalah dekan, sekretaris dekan.

5.

REFERENSI

Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data (PM-UDINUS-01-02)

6.

DIDISTRIBUSIKAN KEPADA

Semua pemegang controlled copy

7.

PROSEDUR

7.1.

Tinjauan Manajemen dilaksanakan setiap tiga bulan dalam bentuk RTM. Bila ada masalah mutu
yang serius RTM Ad-hoc dapat dilakukan sewaktu-waktu.

7.2.

Peserta RTM adalah KPM, PSM, Anggota Unit Penjaminan Mutu, dan seluruh jajaran
Manajemen Universitas, Manajemen Fakultas, Direktur Program Pasca Sarjana dan Kepala
Lembaga di Universitas Dian Nuswantoro

7.3.

Rektor atas usul KPM dapat mengundang personil lain atau pihak luar yang terkait dengan masalah
yang akan dibahas dalam RTM.

7.4.

Undangan tertulis RTM dengan formulir Undangan Rapat (FM-UDINUS-SM-04-01) beserta Daftar
Peserta Rapat (FM-UDINUS-SM-04-02) disiapkan dan didistribusikan oleh PSM paling lambat satu
minggu sebelum tanggal pelaksanaan rapat dengan menggunakan formulir Tanda Terima (FMUDINUS-SM-04-03). Undangan RTM tersebut ditandatangani oleh Rektor .

7.5.

Bila karena suatu hal, RTM terpaksa ditunda atau dibatalkan, maka PSM bertanggung jawab
menginformasikan penundaan/pembatalan dengan menggunakan formulir Penundaan/Pembatalan
Rapat (FM-UDINUS-SM-04-04) dan waktu pengganti rapat yang baru secara tertulis, selambatlambatnya satu hari sebelum pelaksanaan rapat semula akan dilaksanakan, kepada seluruh undangan
rapat.

7.6.

PSM bertugas menyiapkan agenda rapat dengan mengisi formulir Agenda Rapat (FM-UDINUS-SM04-05). Pokok pembahasan RTM dapat berupa tetapi tidak terbatas pada :
Halaman 1 dari 3

PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN


No. Dokumen
Revisi Ke / Tanggal
Berlaku Tanggal

: PM-UDINUS-04
:-/: 7 Mei 2008

a.

tindak lanjut rapat Tinjauan Manajemen sebelumnya,

b.

hasil audit mutu dan tindaklanjutnya,

c.

peninjauan sasaran mutu,

d.

penetapan parameter yang perlu dianalisa dengan Teknik Statistik,

e.

pembahasan hasil penerapan Teknik Statistik dan tindaklanjutnya,

f.

evaluasi hasil pelatihan,

g.

perubahan kebijakan mutu,

h.

perubahan dokumentasi sistem mutu,

i.

perbaikan implementasi sistem mutu,

j.

alokasi sumber daya yang mempengaruhi mutu pekerjaan,

k.

perkembangan teknologi,

l.

peraturan - peraturan baru,

m. rencana dan strategi,


n.

waktu pelaksanaan rapat tinjauan manajemen berikutnya,

o.

rencana dan atau pelaksanaan kerja sama dengan pihak eksternal,

p.

hal-hal lain yang dianggap perlu

7.7.

RTM dipimpin oleh Rektor. KPM harus memastikan bahwa RTM telah membahas semua agenda
rapat. Peserta rapat wajib mengisi Daftar Hadir (FM-UDINUS-SM-04-06) yang dibagikan oleh PSM
pada saat RTM berlangsung.

7.8.

Semua keputusan atau ketetapan yang timbul dari pembahasan dalam rapat, dicatat dalam formulir
Notulen Rapat (FM-UDINUS-SM-04-07) oleh notulis yang ditunjuk dalam RTM.

7.9.

Sebelum RTM dibubarkan, jika diperlukan notulis membacakan seluruh hasil keputusan/ketetapan
rapat beserta penanggungjawab dan tanggal penyelesaian tindak lanjutnya.

7.10.

Notulen Rapat Tinjauan Manajemen harus jelas menginformasikan personil penanggung jawab tindak
lanjut serta batas waktu penanganannya. Personil penanggung jawab tindak lanjut dapat ditunjuk dari
peserta rapat atau dari personil lain yang ditentukan dalam rapat tersebut.

7.11.

Notulen Rapat Tinjauan Manajemen harus sudah dibagikan oleh PSM kepada semua undangan dalam
waktu tujuh hari kerja terhitung sejak tanggal rapat. Satu salinan Notulen Rapat Tinjauan Manajemen

diarsipkan oleh PSM. Apabila menggunakan aplikasi IT, maka notulen rapat juag harus diupload
paling lambat 2 hari setelah RTM dilaksanakan.
7.12.

Penanggung jawab tindak lanjut keputusan RTM, harus melaporkan perkembangan tindaklanjutnya
kepada KPM pada waktu yang telah ditentukan atau disepakati dalam Notulen Rapat. KPM akan
merangkum hasil tindak lanjut dan melaporkan kepada Rektor

7.13.

Semua catatan yang berhubungan dengan RTM dan tindaklanjutnya harus dipelihara oleh PSM sesuai
dengan Prosedur Pengendalian Catatan Mutu (PM-UDINUS-03).

7. PENGECUALIAN
Peserta rapat yang telah diundang tetapi berhalangan hadir, harus jelas menyatakan alasan ketidakhadirannya
secara tertulis kepada rektor melalui KPM.
Formulir :
a. Undangan rapat (FM-UDINUS-SM-04-01)
Halaman 2 dari 3

PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN


: PM-UDINUS-04
:-/: 7 Mei 2008

No. Dokumen
Revisi Ke / Tanggal
Berlaku Tanggal

b. Daftar Peserta Rapat (FM-UDINUS-SM-04-02)


c. Tanda Terima (FM-UDINUS-SM-04-03)
d. Penundaan/Pembatalan Rapat (FM-UDINUS-SM-04-04)
e. Agenda Rapat (FM-UDINUS-SM-04-05)
f. Daftar Hadir (FM-UDINUS-SM-04-06)
g. Notulen Rapat (FM-UDINUS-SM-04-07)
Disiapkan oleh :
Pengendali Sistem Mutu

Diperiksa oleh :
Kepala Kantor Penjaminan Mutu

Disahkan oleh :
Rektor

Agus prayitno, Drs, M.M.

Aris Marjuni, S.Si, M.Kom

Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom

Halaman 3 dari 3

FM-UDINUS-SM-04-07/R0

NOTULEN RAPAT
Rapat Tanggal

Hal

Nomor Undangan
Rapat
Halaman

Topik
No

Pembahasan

:
:
Batas
waktu

Rencana tindak lanjut

dari
Penanggung
Jawab

Daftar hadir : terlampir


Semarang,...............................
Notulis

Nama Jelas

FM-UDINUS-SM-04-01/R0

UNDANGAN RAPAT
Nomor :
Hal

Disampaikan dengan hormat


Kepada :

Mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Sdr pada Rapat Tinjauan Manajemen :


Hari/Tanggal

Pukul

Tempat

Acara

Rapat akan dimulai tepat pada waktunya, dan bagi yang berhalangan harap memberitahu
Terima kasih atas perhatiannya.

Rektor

Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom

FM-UDINUS-SM-04-02/R0

DAFTAR PESERTA RAPAT


Rapat Hari/Tanggal
Jam
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Nama

: .
: ...........................
No.

Nama

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Mengetahui
Kepala Kantor Penjaminan Mutu

()

FM-UDINUS-SM-04-03/R0

Tanda Terima Bahan Rapat


No.
1

Nama

Paraf
1.

2
3

2.
3.

4
5

4.
5.

6
7

6.
7.

8
9

8.
9.

10
11

10.
11.

12
13

12.
13.

14
15

14.
15

16
17

16.
17.

18
19
20

18.
19.
20

FM-UDINUS-SM-04-04/R0

PENUNDAAN/PEMBATALAN RAPAT

Nomor

....., 20.......

Hal

: Rapat Tinjauan Manajemen

Disampaikan dengan hormat


Kepada :
Diberitahukan kepada Bapak/Ibu/Sdr bahwa Rapat Tinjauan Manajemen sesuai dengan undangan
No. Hari/Tanggal .. dikarenakan sesuatu hal:
DIBATALKAN
DITUNDA, dan diganti pada :
Hari/Tanggal

: .

Pukul

: .

Tempat

: .

Acara

: .

Rapat akan dimulai tepat pada waktunya, dan bagi yang berhalangan harap memberitahu,
Demikian pemberitahuan kami, terima kasih atas perhatiannya.

Kepala Kantor Penjaminan Mutu

(Nama lengkap).
NIP.

FM-UDINUS-SM-04-05/R0

AGENDA RAPAT
Rapat Tanggal
Tempat

:
:

Nomor Undangan Rapat :


Halaman :

dari

POKOK PEMBAHASAN :
.

No.

Rincian Pokok Pembahasan

Semarang , .......................... ....

<< nama jelas >>

FM-UDINUS-SM-04-06/R0

DAFTAR HADIR
Rapat Hari/Tanggal
Tempat
No.

:
:

Nama

Jam
Agenda

:
:

Jabatan

Tanda tangan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10

10.

11

11.

12

12.

13

13.

14

14.

15

15.

16

16.

17

17.

18

18.

19

19.

20

20.

Mengetahui

<< nama jelas >>

Universitas Dian
Nuswantoro

Universitas Dian
Nuswantoro

FM-UDINUS-SM-04-01/R0

AGENDA RAPAT

UNDANGAN RAPAT
Nomor : ....................................
Hal

Universitas Dian
Nuswantoro

FM-UDINUS-SM-04-05/R0

Tanggal

: UNDANGAN

Tanggal : ......................

Tempat : ....................

DAFTAR PESERTA RAPAT

Nomor Undangan :

Halaman :

dari

Disampaikan dengan hormat

Rapat Hari/Tanggal
Jam
No.
1.

Kepada :

POKOK PEMBAHASAN :

Mengharap kehadiran Saudara pada test psikologi yang akan

....................................................................
....................................................................

2.
3.
4.
5.

diselenggarakan pada :

6.

Hari/Tanggal

: ......... / ...........................

Pukul

: ............... selesai

Tempat
Acara

No.

Rincian Pokok Pembahasan

7.

1.

8.

: ..................................

2.

9.

: .................................

3.
4.

10.
11.

Rapat akan dimulai tepat pada waktunya, dan bagi yang

12.

berhalangan hadir harap memberitahu sebelumnya. Terima

13.

kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

14.
15.
16.

Kepala Kantor Penjaminan Mutu

FM-UDINUS-SM-04-02/R0

17.
18.
19.
20.

<<nama lengkap>>

21.

NIP.

22.

:
: ......... - selesai
Nama