Anda di halaman 1dari 6

KABUPAT

EN
WAJO

No.

SOP

Kod

Terbitan

No. Revisi

Tgl.Mulai Berlaku
Halaman

1. Pengertian

Ditetapkan oleh
Kepala Puskesmas
Maniangpajo

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN


REKAMAN

dr. H. GUSAIDI M.Kes


NIP. 19680104 200604
1 004

:
:

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen


yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian ukm
1.

Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen UKM

yang mencakup pembuatan, distribusi,

penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang


diatur dalam prosedur ini.
2.

Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.

3.

Dokumen Tidak Dikendalikan


Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

4.

Dokumen Tidak Berlaku


Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.

5.

Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar

dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan


6.

Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung

pelaksanaan sistem manajemen mutu.


Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua

2. Tujuan

dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola


dan dikendalikan secara efektif.
3.
4.
5.
6.

Kebijakan
Referensi
Alat dan Bahan
ATK, Formulir
Prosedur / Langkah-langkah
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program
/ Koordinator Unit / Menetapkan jenis
dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :

Bagan Alir
Menetapkan
Jenis
Dokumen

Membuat
Dokumen

Memberikan
Identitas

Mengesahka
n isi
dokumen

Memberikan
Penomoran

Menerbitkan
&
Mendistribusi

Menerbitkan
Ulang

Merevisi
Dokumen

Melakukan
Penarikan &
Pemusnahan

Melakukan
Peninjauan
Ulang

Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan


Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR

Wakil

sistematika

Manajemen

pembuatan

menetapkan

dokumen sebagai

berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja
dari

Pengertian,

Tujuan,

terdiri

Kebijakan,

Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),


Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait,
Catatan revisi/ Perubahan
3. MENGESAHAN

ISI

DOKUMEN

&

REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat
bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian
header yang merupakan identitas dokumen

Melakukan
Pengendalia
n Dokumen
eksternal

yang

berisi : Judul dokumen, Nomor kode

dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua


digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi
nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja
dan instruksi kerja
Bagian I
MM

menunjukkan jenis dokumen


untuk manual mutu

PK

untuk prosedur kerja

FORM untuk Formulir yang digunakan


Bagian II
menunjukkan
dokumen

unit

yang

menunjukkan

membuat

nomor

urut

penerbitan dokumen, dengan 3 digit


menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh

penomoran

dokumen:

PK/

BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b.

Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman

Artinya

Jenis

Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

dokumen

6.

MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI


DOKUMEN
a.

Suatu dokumen dapat diterbitkan bila


sudah

mendapat

persetujuan

dan

pengesahan dari Kepala Puskesmas


b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat ISO dan MR kepada
semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi

Formulir

Bukti

Penerimaan

Dokumen.
c.

Sekretariat

bertanggung

menyimpan dokumen sah

jawab

memelihara

Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi


Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut

terkendali

TERKENDALI

diberi

dengan

cap

persetujuan

MR.
7.

MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN


Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a.

Terjadi perubahan sistem mutu

b.

Ada perubahan struktur organisasi yang


mempengaruhi isi dokumen

c.

Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan


urutan pelaksanaan tugas

d.

Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen

lama ditarik
9.

MELAKUKAN

PENARIKAN

DAN

PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL


a. MR menarik salinan dokumen yang sudah
tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan
dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat

dalam

formulir

berita

acara

pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap TAK
TERKENDALI , dan disimpan MR
sebagai arsip
d.

Formulir berita acara pemusnahan


dokumen disimpan oleh MR.

10.

MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG


DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu
tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN


DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator

Unit/Pemegang

mengidentifikasi

dan

program

mengendalikan

distribusi dokumen eksternal dengan formulir


daftar

dokumen

eksternal.

Bila

suatu

dokumen eksternal sudah tidak digunakan,


MR menarik dokumen eksternal tersebut dan
dicatat

dalam

formulir

daftar

dokumen

eksternal

7. Hal-hal yang perlu

Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,

diperhatikan
8. Unit Terkait

Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen

9. Dokumen Terkait

Formulir Bukti Penerimaan dokumen


Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal