IDENTIFICACIN, ACCESO Y CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS LEGALES DEL SISTEMA

DE GESTIN INTEGRADO Y OTROS QUE SEAN APLICABLES

1.

OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer el procedimiento para la identificacin, acceso, comunicacin, seguimiento peridico,

actualizacin y evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales y del Sistema de Gestin
Integrado, aplicables a todas las actividades desarrolladas por Coopser.
2.

DEFINICIONES
Circular: Medio a travs del cual se informa al pblico un hecho o acontecimiento en particular.
Decreto: Es una norma jurdica dictada por el poder ejecutivo.
Ley: Regla obligatoria o necesaria, Acto de la autoridad soberana que ordena o permite una cosa.
Es decir, un precepto dictado por la autoridad competente, en que se manda o prohbe algo en
consonancia con la justicia, y para bien de los gobernados.
Legislacin: Conjunto de leyes que regulan una actividad determinada.
Notificacin: Acto por medio del cual una autoridad pblica da a conocer de manera legal, el
contenido de una decisin, como por ejemplo: Autos, Requerimientos, Resoluciones, Citaciones,
etc.
Resolucin: Auto o fallo de la autoridad gubernamental, acto administrativo por el cual la
administracin pblica expresa su voluntad para producir efectos jurdicos.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las
actividades desempeadas.
Requisito Legal: Condiciones necesarias, exigidas o establecidas por la legislacin respecto a
salud y seguridad ocupacional, manejo ambiental o relacin laboral que deben cumplirse en el
desarrollo de cualquier actividad de la organizacin.
Sistema de gestin: Conjunto de elementos interrelacionados usados para establecer la poltica
y objetivos y para el cumplimiento de estos objetivos. Un sistema de gestin incluye la estructura
de la organizacin, la planificacin de actividades, responsabilidades, prcticas, procedimientos,
procesos y recursos.

3.

RESPONSABLE Y PERSONAS QUE INTERVIENE

Coordinador
seguridad y salud
ocupacional y
coordinador
ambiental
Responsable

Personas que
Interviene:

Identificar la legislacin aplicable a las actividades desarrolladas por la

Cooperativa de forma permanente.
Analizar y evaluar la incidencia en la Cooperativa de la legislacin en del
Sistema de Gestin Integrado.
Estar atento a la totalidad de las novedades pertinentes a la legislacin aplicable
e informa a la partes interesadas.
Comunicar la informacin relevante de requerimientos legales y otros a la
totalidad de los asociados y colaboradores interesados.

Ingeniero Sistema
de Gestin
Integrado

Desarrollar el presente procedimiento.

Mantener y actualizar la informacin referente a requerimiento y cumplimiento
legal y del Sistema de Gestin Integrado
Realizar el manejo de la Matriz de Requisitos Legales y la Matriz de
Cumplimiento Legal.

Asesor jurdico

Orienta, sigue y evala la aplicabilidad e incidencia de las normas

Todos los asociados

Cumplir con los requisitos establecido por la ley en la legislacin aplicable a las
actividades que se desarrollan en la Cooperativa

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4.

DESCRIPCIN ACTIVIDADES

4.1

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

La matriz de requisitos legales se identifica con el cdigo LEGIS01-F01 corresponde al documento en

el cual se identifican la totalidad de los requisitos de tipo legal y de otra ndole asociados a la
operacin de la Cooperativa para la prestacin de los servicios.
La matriz se encuentra distribuida por factores de riesgos, aspectos ambientales, requisitos legales
de S&SO y requisitos legales generales, la informacin incorporada corresponde a la que se describe
a continuacin:

Factor de Riesgo y/o Aspecto Ambiental. Establece los principales factores de riesgo,
aspectos ambientales y requisitos legales generales, asociados a las actividades que ejecuta la
Cooperativa.
Efecto Potencial y/o Impacto Ambiental. Define el efecto y/o impacto posiblemente causado
por el factor de riesgo y/o aspecto ambiental.
Documento: Hace referencia al tipo de normatividad establecido para regular el control del
efecto potencial y/o impacto.
Norma: Se expresa la regla o disposicin aplicable la cual es dictada por una autoridad
competente.
Entidad: Se especifica el ente o autoridad que expide la norma.
Asunto: hace referencia a la normatividad que se establece.
Artculo: Es el tem (numeral) de la norma que es aplicable a las actividades desarrolladas por
Coopser.
Exigencia: Hace referencia al propsito y requerimiento exigido en la norma.

4.2

SEGUIMIENTO PARA GARANTIZAR ACTUALIZACIN DE LA NORMATIVIDAD

4.2.1 Responsable.
Los Ingenieros del Sistema de Gestin Integral realizan la identificacin de los requerimientos legales
y de obligatorio cumplimiento del desarrollo del Sistema de Gestin Integrado, dicha labor se realiza
de forma permanente con el propsito de mantener actualizada la legislacin que le compete
legalmente a la Cooperativa.
4.2.2 Fuente de informacin.
Corresponde a los sitios Web y publicaciones especializadas que son visitados y consultados, dejando
registro de los hallazgos en lo referente a nuevos documentos o derogaciones de la normatividad ya
existente.
Los sitios en la Web que contienen informacin referente a la normatividad y legislacin actualizada,
corresponde a:
www.laseguridad.ws/legisccs/index.html
www.juriscol.banrep.gov.co
www.saludlaboral.com.co
www.cisred.com -Generalidades Salud Ocupacional
www.suratep.com
www.mintrabajo.gob.co
www.fenalco.com.co.
www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=7261
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www.minambiente.gov.co
www.car.gov.co
www.dama.gov.co

De forma paralela se realizara la consulta a documentos especializados de publicacin peridica,

tales como:

Legislacin Cooperativa.
Normas tcnicas colombiana (ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001)
Compendio de Normas Legales Sobre Salud Ocupacional ARSEG
Reglamento Tcnico de Instalaciones Elctricas.

4.2.3 Seguimiento peridico.

Se realizan visitas y consulta de forma permanente y con frecuencia de tipo mensual, dicha consulta
se registra en el formulario LEGIS01-F02.
4.2.4 Accesibilidad.
Cada vez que se encuentra una norma nueva o actualizada que rija las actividades propias de la
Cooperativa se incluir en el archivo magntico Legislacin COOPSER el cual se encuentra
organizado de la misma forma que la Matriz de Requisitos Legales y bajo el control del Ingeniero del
Sistema de Gestin Integrado rea de Calidad.
4.3

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO LEGALES

La matriz de cumplimiento legales se identifica con el cdigo LEGIS01-F03 es el documento en el

cual se expresa el cumplimiento que se le da a los requisitos de tipo legal y de otra ndole asociados
a la operacin de la Cooperativa para la prestacin de los servicios.
La matriz se encuentra distribuida y se relaciona directamente con la Matriz de Requisitos Legales, la
informacin incorporada corresponde a la que se describe a continuacin:

Factor de Riesgo y/o Aspecto Ambiental. Establece los principales factores de riesgo,
aspectos ambientales y requisitos legales generales, asociados a las actividades que ejecuta la
Cooperativa.
Efecto Potencial y/o Impacto Ambiental. Define el efecto y/o impacto posiblemente causado
por el factor de riesgo y/o aspecto ambiental.
Documento: Hace referencia al tipo de normatividad establecido para regular el control del
efecto potencial y/o impacto.
Norma: Se expresa la regla o disposicin aplicable la cual es dictada por una autoridad
competente.
Exigencia: Hace referencia al propsito y requerimiento exigido en la norma.
Cumplimiento: Se expresa la actividad que se llevar a cabo para cumplir la exigencia de la
normatividad.
Periodicidad: Describe el periodo de control de las actividades a desarrollar, para garantizar el
cumplimiento de la normatividad.
Responsable de la ejecucin: Es la persona que se encargara de desarrollar las acciones que
garanticen el cumplimiento de los requisitos legales.
Responsable de la verificacin: Es la persona encargada de verificar el cumplimiento de los
requisitos legales y de las actividades desarrolladas para lograr dicho cumplimiento.

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Esta informacin alimenta la base de datos en la cual se hace el seguimiento y la verificacin del
cumplimiento legal. El control de la base de datos es realizado por el Ingeniero SGI- Control de
Gestin.
4.4

COMUNICACIN

La informacin relativa a la legislacin y documentos de otra ndole, son comunicados a los asociados
por medio de capacitaciones, plegables, El Transformador, etc.
5.

REGISTROS
Nombre

Cdigo

Responsable

Tiempo conserv.

Archivo

Matriz de Requisitos
Legales

LEGIS01-F01

Ingeniero de Sistema de
Gestin integrado

Se anula una vez

es actualizada

Folder

Matriz de
Cumplimiento Legal

LEGIS02-FO1

Ingeniero de Sistema de
Gestin integrado

Se anula una vez

es actualizada

Folder

Lista de verificacin
de legislacin

LEGIS01-F02

Ingeniero de Sistema de
Gestin integrado

Un ao

Folder

Legislacin en Medio
Magntico

LEGIS01-CD01

Ingeniero de Sistema de
Gestin integrado

Se anula una vez

es actualizada

Magntico

6.

REVISIN Y APROBACIN

Reviso

Cargo:
Nombre:
Representante de la direccin SGI
Martha Gonzlez R.

Firma:

Cargo:

Firma:

Aprob

7.

Gerente

Nombre:
Edgar Loaiza S.

CONTROL DE CAMBIOS

Versin #

HISTORIA DE LAS REVISIONES

Descripcin del cambio
Aprobado

Fecha

01

Elaboracin Inicial

Gerencia

JUL/2006

02

Modificaciones referentes a estructura del

procedimiento

Gerencia

OCT/2006

03

Inclusin de la legislacin ambiental

Gerencia

JUL/2008

04

Adecuacin del procedimiento a los

requisitos de la norma OHSAS 18001:2007 y
a la ISO 14001:2004

Gerencia

SEP/2008

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Versin #
05
06
07

HISTORIA DE LAS REVISIONES

Descripcin del cambio
Aprobado
Adecuacin del procedimiento al requisito de
cumplimiento legal de la norma OHSAS
Gerencia
18001:2007 y a la ISO 14001:2004
Inclusin de la base de datos para
Gerencia
verificacin del cumplimiento legal
Cambio de imagen y cambio en el manual
Gerencia
del sistema de gestin.

Fecha
OCT/2008
AGO/2009
JUN/2010

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