PREVISION

Definicin.- Prever, significa ver anticipadamente los acontecimientos y

situaciones futuras, con el fin de establecer las bases necesarias para la
planificacin. No se pueden concretar planes sin antes prever; pues la
previsin responde a la pregunta: Qu puede hacerse?
Por tanto, la previsin se define como: UNA FUNCION ADMINISTRATIVA,
QUE

BASE

DE

CONDICIONES

FUTURAS

DE

UNA

EMPRESA,

DESCUBIERTAS POR INVESTIGACION TECNICA, SE DETERMINAN LOS

OBJETIVOS SEALADOS.

7.1 PRINCIPIOS GENERALES.Ordinariamente la previsin se hace entre numerosos factores muy

complejos. Por esto es necesario seguir un mtodo ordenado y orientado
por principios cientficos, como los siguientes:
Principios de la previsibilidad. Las previsiones administrativas deben realizarse teniendo presente
que nunca alcanzarn certeza completa, ya que por el nmero de
factores y la intervencin de decisiones humanas, siempre existir en la
empresa un RIESGO; pero tampoco, jams una empresa es una aventura
totalmente incierta
El principio de previsibilidad es aplicable para hacer ms vlidos y
confiables nuestras previsiones, siempre que:
I.

Se haga un estudio analtico de cada uno de los factores que han

de intervenir en la realizacin de los hechos futuros de nuestra

II.

empresa.
Nos apoyamos sobre hechos concretos, y no en meras
opiniones.

III.

Ms podamos aplicar a la determinacin de estos factores

medidas, la estadstica y el clculo de probabilidades.

Los tres puntos enumerados dan origen a dos principios:

a) Principio de Objetividad.- las previsiones deben descansar en
hechos y en simples opiniones. El hombre de empresa siempre
pide hechos para sacar conclusiones, pero a menudo los hechos
quedan confundidos o envueltos en opiniones o criterios; por ello
es necesario distinguir un hecho de una opinin.
De aqu que el xito de una empresa descansa en la cantidad y
calidad de la informacin sobre hechos y experiencias propias o
ajenas, mas no sobre opiniones.
b) Principio de la Medicin.- Las previsiones sern tanto ms
seguras cuanto ms podamos apreciarlas, no solo por su calidad,
sino por su cantidad, es decir, como susceptibles de medirse.
Actualmente es posible determinar muchos hechos futuros con
base cuantitativa, por medio de estudios estadsticos. Esto le da
un carcter tcnico y cientfico a la previsin de acontecimientos
porque permite determinar las tendencias que se dan entre un
agrupamiento de hechos, medir el coeficiente estndar,etc.,

7.2 REGLAS DE FIJACIN DE LOS OBJETIVOS

Qu es un objetivo? Objetivo representa todo lo que se espera
alcanzar en el fututo como resultado de un proceso administrativo. Una
empresa existe y vive para cumplir su objetivo, esto es, para lograr
resultados de mxima eficiencia.
Estas reglas son simples observaciones que ayudan a la inteligencia
humana a precisar los objetivos y a identificarlos de entre los dems.
Existen dos clases de reglas: las negativas, cuyo fin es ayudarnos a no
confundir el verdadero objetivo con otros parecidos; y las positivas que
nos ayudan a situarlo, definirlo, clasificarlo y explicarlo con claridad.

REGLAS NEGATIVAS.- Estas reglas tienden a evitar, dar una solucin

correcta a problemas mal enfocados, por imprecisin en la fijacin del
objetivo. Por esto, debe tomar en cuenta las siguientes reglas:
No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan slo
sntomas y elementos del mismo
En realidad se trata de efectos del problema real, los que, por estar ms
cerca de nosotros, se confunden con l, y que an solucionados, dejan
vivo el problema real. Ejemplo: se puede creer que el problema es la
inadaptacin de cierto trabajador, cuando en realidad es solo un sntoma
de un problema ms profundo. No tenemos un sistema para adiestrarlo,
para adaptarlo, etc.
No se debe confundir el objetivo con uno de los medios
para alcanzarlo
Porque casi siempre se suele vincular a un objetivo con una solucin
nica, sin pensar en otros que puedas ser mejores. Ejemplo: se puede
creer que para mejorar la produccin es indispensable cambiar nuestra
maquinaria actual, indudablemente estamos en un error, porque hay
muchas otras formas de hacerlo, tales como mejoramiento de los
sistemas, adiestramiento del personal, etc.
No se debe tomar como posibilidades contradictorias, las
que quiz slo son contrarias
Esto porque el espritu humano tiende a pensar en blanco y negro, es
decir en situaciones extremas, sin pensar que existe una infinidad de
colores intermedios u oportunidades para aprovecharlas.
Es necesario encontrar las semejanzas y diferencias de
nuestro objetivo con otros parecidos

Porque existen objetivos muy semejantes al que nos proponemos, y con

l buscar que tienen de comn y en que difieren, suele ayudar a evitar
confusiones y a ver con mayor claridad nuestro objetivo.
REGLAS POSITIVAS. Debe

procurarse

personas,

sobre

contar

todo

si

con
sus

opiniones
puntos

de

de

diversas

vista

estn

enfocados desde ngulos distintos y complementarios.

Esto puede revelarnos datos muy importantes que debemos tener en
cuenta, y que a nosotros solos ni siquiera se nos habra ocurrido. De all
la importancia de los comits, las juntas, los seminarios, etc.
El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor
importancia
Escribir permite analizar ms concienzudamente el objetivo que nos
hemos sealado, fijar sus alcances verdaderos comparar sus etapas por
los

que

se

piensa

llegar

hasta

l,

clasificarlos

ordenarlos

adecuadamente, etc.
Se debe aplicar las seis preguntas: Qu, cmo, quin,
dnde, cunto, y por qu?
Mediante estas preguntas, podemos determinar con precisin:
1.- QUE es realmente lo que nos proponemos; cul es la meta que
buscamos obtener en determinada organizacin, funcin, operacin, etc.
2.- COMO lograrlo: En forma integral, parcial, de inmediato o a largo
plazo? . El como que aqu utilizamos se refiere al modo general, bajo el
cual enfocamos la bsqueda de nuestro objetivo, sin confundirlo con el
como de la planificacin.
3.- QUIEN, Se trata de un objetivo personal o del natural de la funcin?
A qu secciones o departamentos, etc. Corresponde lograr el objetivo?

4.- DONDE, Se trata, por ejemplo, de un mercado local, nacional o

internacional?
5.- CUANDO, Es una meta urgente o aplazable? En qu tiempo debe
lograrse cada una de sus partes?
6.- POR QUE, Cul es la finalidad que nos movi a buscar ese objetivo?
Aunque todas las preguntas son necesarias, destacan por su
importancia el QUE, COMO y el POR QUE.
El objetivo debe ser perfectamente conocidos y deseado
por todos los que han de ayudar a realizarlo
A menudo se cree que, con sealar el objeto, all termina la funcin del
jefe, cuando en realidad la eficacia de la accin depende en gran parte
de la motivacin que se logre de todas las personas que cooperan par a
su realizacin.
Los objetivos deben ser estables
El cambio constante de objetivos produce confusin, debilita la
cooperacin y exige esfuerzos innecesarios. Es natural que el primero de
nuestros objetivos ser en realidad ms que una suposicin que
comprobaremos por medio de las investigaciones y el establecimiento
de rumbos de accin; en base a ellos, podemos cambiar el objeto inicial,
lo reduciremos o ampliaremos, combinaremos varios, etc.

7.3 CLASES DE OBJETIVOS.La clasificacin y ordenamiento de objetivos evita muchas confusiones.

Por ello estudiaremos la siguiente clasificacin:
A) OBJETIVOS INDIVIDUALES Y COLECTIVOS.- El primero lo
persigue cualquier persona, y el segundo, un grupo humano.
Cuantos entran a formar parte de ese grupo, lo hacen con mira de

obtener un bien comn, pero los objetivos del grupo pueden ser
opuestos, total o parcialmente, al objetivo de algunas personas
que lo forman. Ejemplo: los objetivos de una empresa son
frecuentemente, diferentes a los del empresario.
B) OBJETIVOS GENERALES Y PARTICULARES.- Un objetivo es
general cuando ms amplio en relacin con otros que dependen
de l, esto es, que son slo medios para conseguir ese objetivo
ms elevado y amplio. As, los objetivos de la divisin de
produccin, ventas, finanzas, etc. son particulares respecto a los
objetivos de la empresa, que se consideran generales.
C) OBJETIVOS, BASICOS, SECUNDARIOS Y COLATERALES.- Los
objetivos secundarios son slo medios para alcanzar los objetivos
bsicos. As, un objetivo bsico del departamento de ventas es
lograr el nivel de ventas ms estable y productivo y para conseguir
ese objetivo, se buscara la mxima calidad del producto, disminuir
los costos y ganar un buen mercado de competencia, etc.
Los objetivos colaterales son aquellas que se obtienen espontneamente
al desarrollar los secundarios; as la publicidad tiene como objetivo
fundamental, lograr mayores ventas, pero bien enfocada, puede servir
para mejorar las relaciones pblicas.

7.4 LA INVESTIGACION Y SUS REGLAS

7.5 TECNICAS DE INVESTIGACION.El administrador para investigar se vale de los siguientes medios:

La observacin
La encuesta

En efecto, estas tcnicas nos permiten obtener toda la informacin sobre

determinado factor, sus detalles y todo cuanto pueda servirnos para
aprovecharla en la mejor forma.

LA OBSERVACION
Aunque la observacin es un hecho ordinario de nuestra vida diaria, es
esencial en toda investigacin. Consiste en obtener datos por la directa
e inmediata aplicacin de nuestros sentidos a los fenmenos que
influirn en la administracin.
La observacin puede hacerse en:

Hechos
Experiencias
Registros

A) LA OBSERVACION DE HECHOS.- No es lo mismo VER, MIRAR, y

OBSERVAR.

Son sinnimos

s, pero

tienen diferentes

grados de

profundidad.
Aclaremos el concepto. Por el hecho de tener los ojos abiertos VEMOS,
cuando los fijamos sobre un objeto determinado MIRAMOS; y cuando lo
analizamos atentamente OBSERVAMOS.
La observacin de hechos se puede hacer en cualquier lugar y
circunstancias, en el mnibus, en el caf, oficina, mercado, cine o calle.
Quien haga eso, estar en mejores condiciones de encontrar los factores
favorables para la empresa.
B)

OBSERVACION

EXPERIMENTAL.-

Generalmente,

la

experimentacin en un grupo social es muy difcil. Sin embargo, al

suponer que podra desarrollarse, resultara una fuente valiosa de datos
dentro de la observacin. Tiene la ventaja de que pueden vencer
resistencias, por ejemplo: de los sindicatos para la implantacin de un
nuevo sistema de explotacin.
C

)OBSERVACION

TRAVES

DE

REGISTROS.-

Todo

registro,

sistemticamente llevado es un valioso medio de control. La observacin

a travs de registros, consiste en interpretar los resultados de una

operacin ya realizada, esto es, analizar los datos, valorarlos y utilizarlos
como medios de previsin.
Este

se

puede

hacer

en

registros

contables,

estadsticos

administrativos, y siempre dan los mejores resultados, sobre todo

concretos por ello

el administrados

debe preferir este tipo

de

observacin en lo posible.
LA ENCUESTA
La encuesta es el medio de verificar la opinin de otras personas sobre
determinados factores. Toda encuesta permite preparar los argumentos
y ARMAS NECESARIAS PARA EL COMBATE.
La encuesta debe referirse solamente a los datos que nos interesen en la
funcin administrativa. Puede llevarse a cabo mediante el cuestionario y
la entrevista.
La encuesta por Cuestionario.- por lo general, comprende los siguientes
pasos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Determinacin del mbito de lo que vamos a investigar

Muestreo
Formulacin del cuestionario
Recoleccin de datos
Tabulacin de los mismos
Interpretacin de los resultados

7.6 CURSOS ALTERNATIVOS

Para un ejecutivo, cuando solo parece haber una manera de
hacer las cosas, esa manera es probablemente la equivocada.
Sin embargo, si se ejercita en buscar varias alternativas, y se
decide por la mejor, tendr la plena confianza de que su
decisin fue en verdad valiosa.

Para elegir la mejor alternativa entre varias, es necesario

habilidad, ingenio, investigacin y perspicacia. La bsqueda
de alternativas si se hace bien mostrar tantas posibilidades
de eleccin que para el ejecutivo es imposible considerarlas
todas. Aun con las recientes tcnicas matemticas y los
computadores electrnicos, el anlisis de alternativas y la
comparacin de una con otra, es casi imposible de realizar sin
una seleccin previa.
Sin embargo, para el analista experimentado, no hay nada
difcil, porque l entre una multitud de alternativas, elimina
las inadecuadas y escoge las mejores.