Anda di halaman 1dari 8

MATERI PEMBANTU PEMBELAJARAN

MATERI 4
SIKLUS PENGELUARAN: PROSEDUR
PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
Nama

: Ahsanul Haq Jalil

NIM

: A31114319

Mata Kuliah : SIA


POKOK PEMBAHASAN
1.
2.
3.
4.
5.

Pengertian Siklus Pengeluaran


Sistem Pembelian
Sistem Pengeluaran Kas
Retur Pembelian
Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti mata kuliah ini dan berperan secara aktif
diharapkan mahasiswa mampu untuk:
1. Mengetahui dan memahami tentang Pengertian Siklus Pengeluaran
2. Mengetahui dan memahami tentang Sistem Pembelian serta
prosedurnya
3. Mengetahui dan memahami tentang Sistem Pengeluaran Kas
4. Mengetahui dan memahami tentang Retur Pembelian
5. Mengetahui dan memahami tentang Aktivitas Bisnis Dalam Siklus
Pengeluaran Berbasis Komputer

1. Pengertian Siklus Pengeluaran


Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah
rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Siklus

pengeluaran

melibatkan

beberapa

aktivitas

yang

berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barangbarang

dan

jasa.

mendokumentasikan

Kegiatan
semua

ini

termasuk

pengeluaran

mengidentifikasikandan

uang,

menyipakan

order

pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.


Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan

utama

dari

siklus

pengeluaran

ini

adalah

untuk

mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan


jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya
meliputi:
a. Memastikan bahwa

seluruh barang dan jasa dipesan sesuai

keperluan.
b. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa
barang tersebut adalah valid dan benar.
c. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.
d. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan
jasa adalah valid dan benar.
e. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan
tepat.
f. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan
pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.
g. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan
pengealuran yang sudah diotorisasi.
h. Menyiapakn seluruh dokumen dan

laporan

manajerial

yang

diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang


diperoleh.
Fungsi Siklus Pengeluaran
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:
a.
b.
c.
d.
e.

Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.


Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.
Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.
Menyiapkan pengeluaran kas.
Mengelola utang usaha.

f. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.


g. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang
diperlukan.
2. Sistem Pembelian
Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:
a. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari
penjual dan menginputnya ke komputer.
b. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan
berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui
jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat
layanan pemasok.
c. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang
dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa
barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
d. Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau
tagihan dari pemasok.
e. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar
hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga
perusahaan

dapat

memperoleh

potongan

tunai

dan

menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.


Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini
terdiri atas:
a. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition).
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi
penempatan pesanan barang atau jasa.
b. Penawaran Barang (Qutation). Dokumen yang digunakan dalam
prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa
yang

dibutuhkan

dan

harga

pesaingnya,

syarat,

dan

lain

sebagainya.
c. Pemesanan Barang (Purchase Order). Dokumen ini mencantumkan
dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau
jasa yang hendak dibeli.
d. Bukti Penerimaan Barang

(Delivery

Receipt).

Dokumen

yang

menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode


dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

e. Faktur Penjualan (Invoice). Dokumen yang menunjukkan deskripsi


dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut,
asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
Prosedur transaksi pembelian mencangkup:
a. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian
b. Bagian pembelian

meminta

penawaran

harga

dari

berbagai

pemasok.
c. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai
pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.
d. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
e. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim
oleh pemasok.
f. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada
fungsi gudang untuk disimpan.
g. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian
akuntansi.
h. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas
dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
3. Sistem Pengeluaran Kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang
dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah
terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut
melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan
bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika
kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian
atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas
ini adalah:
a. Bukti

kas

keluar.

Tanda

bukti

bahwa

perusahaan

telah

mengeluarkan uanh tunai, seperti pembelian dengan tunai atau

pembayaran

gaji,

pembayaran

hutang

atau

pengeluaran-

pengeluaran lainnya.
b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau
mengambil uang direkening giro.
c. Permintaan cek
Sistem Manual Pengeluaran Kas:
a. Bagian utang usaha
Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha.
Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang
terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang
jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya
(permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan,
dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.
b. Bagian pengeluaran kas
Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket
voucher

dan

meninjau

berbagai

dokumen

untuk

melihat

kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran,


staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat
nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang
terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.
c. Bagian buku besar
Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal
pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka
dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban
perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke
pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun
pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta
merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku
pembantu

utang

usaha.

Pekerjaan

ini

mengakhiri

prosedur

pengeluaran kas.
4. Retur Pembelian
Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian
dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya

pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis.


Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat
juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.
Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut
sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kredit yang
biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit
Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:
a. Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke
bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan
dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.
b. Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah
sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan
barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP
diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya
diberikan ke bagian gudang.
c. Di bagian akuntansi persediaan,

SPRP

dan

Nota

Pembelian

digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai


dasar pencatatan barang yang akan di retur.
d. 1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang
lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB)
yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke
vendor bersama dengan Memo Debit.

5. Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer


a. Prosedur Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus
pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais. Keputusan Kunci
yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang
akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli.
b. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya
dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam
departeman pembelian.

c. Prosedur Penerimaan Barang


Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang
bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok
d. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat

dalam

siklus

pengeluaran

adalah

proses

persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan


oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap
direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah
untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok
e. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran
faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas
pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab
kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini
adalah

untuk

menjamin

bahwa

pembayaran

kepada

pemasok

dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi
aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

DAFTAR PUSTAKA
http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sisteminformasi.html
http://hanifalwann.blogspot.co.id/2015/01/siklus-pengeluaran-pembeliandan_22.html
http://akbunhi.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-akuntansisiklus.html