MATERI 4 SIKLUS PENGELUARAN: PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS Nama
: Ahsanul Haq Jalil
NIM
: A31114319
Mata Kuliah : SIA
POKOK PEMBAHASAN 1. 2. 3. 4. 5.
Pengertian Siklus Pengeluaran
Sistem Pembelian Sistem Pengeluaran Kas Retur Pembelian Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mengikuti mata kuliah ini dan berperan secara aktif diharapkan mahasiswa mampu untuk: 1. Mengetahui dan memahami tentang Pengertian Siklus Pengeluaran 2. Mengetahui dan memahami tentang Sistem Pembelian serta prosedurnya 3. Mengetahui dan memahami tentang Sistem Pengeluaran Kas 4. Mengetahui dan memahami tentang Retur Pembelian 5. Mengetahui dan memahami tentang Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
1. Pengertian Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Siklus
pengeluaran
melibatkan
beberapa
aktivitas
yang
berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barangbarang
dan
jasa.
mendokumentasikan
Kegiatan semua
ini
termasuk
pengeluaran
mengidentifikasikandan
uang,
menyipakan
order
pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.
Tujuan Siklus Pengeluaran Tujuan
utama
dari
siklus
pengeluaran
ini
adalah
untuk
mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan
jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi: a. Memastikan bahwa
seluruh barang dan jasa dipesan sesuai
keperluan. b. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar. c. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan. d. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar. e. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat. f. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha. g. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi. h. Menyiapakn seluruh dokumen dan
laporan
manajerial
yang
diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang
diperoleh. Fungsi Siklus Pengeluaran Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari: a. b. c. d. e.
Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.
Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang. Memastikan validitas kewajiban pembayaraan. Menyiapkan pengeluaran kas. Mengelola utang usaha.
f. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.
g. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan. 2. Sistem Pembelian Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi: a. Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan menginputnya ke komputer. b. Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok. c. Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan. d. Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok. e. Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan
dapat
memperoleh
potongan
tunai
dan
menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas: a. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition). Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa. b. Penawaran Barang (Qutation). Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang
dibutuhkan
dan
harga
pesaingnya,
syarat,
dan
lain
sebagainya. c. Pemesanan Barang (Purchase Order). Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. d. Bukti Penerimaan Barang
(Delivery
Receipt).
Dokumen
yang
menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode
dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.
e. Faktur Penjualan (Invoice). Dokumen yang menunjukkan deskripsi
dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. Prosedur transaksi pembelian mencangkup: a. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian b. Bagian pembelian
meminta
penawaran
harga
dari
berbagai
pemasok. c. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. d. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. e. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. f. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. g. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi. h. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 3. Sistem Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah: a. Bukti
kas
keluar.
Tanda
bukti
bahwa
perusahaan
telah
mengeluarkan uanh tunai, seperti pembelian dengan tunai atau
pembayaran
gaji,
pembayaran
hutang
atau
pengeluaran-
pengeluaran lainnya. b. Cek. Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro. c. Permintaan cek Sistem Manual Pengeluaran Kas: a. Bagian utang usaha Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas. b. Bagian pengeluaran kas Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher
dan
meninjau
berbagai
dokumen
untuk
melihat
kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran,
staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas. c. Bagian buku besar Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu
utang
usaha.
Pekerjaan
ini
mengakhiri
prosedur
pengeluaran kas. 4. Retur Pembelian Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya
pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis.
Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit. Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kredit yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit Prosedur retur pembelian suatu perusahaan: a. Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan. b. Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang. c. Di bagian akuntansi persediaan,
SPRP
dan
Nota
Pembelian
digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai
dasar pencatatan barang yang akan di retur. d. 1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.
5. Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer
a. Prosedur Permintaan Barang Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais. Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli. b. Prosedur Pemesanan Barang Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.
c. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok d. Prosedur Pencatatan Utang Aktivitas keempat
dalam
siklus
pengeluaran
adalah
proses
persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan
oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok e. Prosedur Pengeluaran Kas Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah
untuk
menjamin
bahwa
pembayaran
kepada
pemasok
dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.
DAFTAR PUSTAKA http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sisteminformasi.html http://hanifalwann.blogspot.co.id/2015/01/siklus-pengeluaran-pembeliandan_22.html http://akbunhi.blogspot.co.id/2014/01/sistem-informasi-akuntansisiklus.html
