Arquivologia + Exercicios

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ARQUIVO E DOCUMENTAO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAO
Documento toda informao registrada em suporte material,

suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois
comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do
homem numa determinada poca ou lugar.
Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos

por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de
suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao.
Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam
expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos,
determinando a sua condio de documento de arquivo e no a
natureza do suporte ou formato.
Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e

formas diferentes; so classificados em dois grupos:
1.1 Quanto ao gnero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua
representao nos diferentes suportes:
www.apostilados.v10.com.br
textuais:
so
os
documentos
manuscritos,
datilografados/digitados ou impressos;
cartogrficos:
dimenses
variveis,
so
os
contendo
documentos
em
formatos
representaes
geogrficas,
arquitetnicas ou de engenharia.
-
Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos,

em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.
Filmogrficos:
so
os
documentos
em
pelculas
cinematogrficas e fitas magnticas de iamgem (types), conjugadas ou

no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo
imagens em movimento.
-
Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes

variveis, contendo registros fotogrficos.
Microgrficos: so os documentos em suporte flmico

resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de
tcnicas especficas.
Informticos: so os documentos produzidos, tratados e

armazenados em computador.
1.2 Quanto natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um
documento, pode ser:
a)
Ostensivo
b)
Sigiloso (ultra-secreto, Secreto,
Confidencial
Reservado)
2. ARQUIVO
2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO
Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, exarquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos
oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou
firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si
e seus sucessores para efeitos futuros
Segundo a Lei n 81591,
consideram-se arquivos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies

de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio
de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que
seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Atividades especficas do arquivo
Material sobre o qual as informaes so registradas.
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Receber os
documentos
Organizar os
documentos
Preservar os
documentos
Disponibilizar os
documentos
2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

servir
administrao,
constituindo-se,
conseqentemente, em base do conhecimento da Histria.

2.3 FUNO
guarda e conservao dos documentos, visando a sua
utilizao.
2.4 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais
organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a
reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por
escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas,
religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os
arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca
mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos
documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem
como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.
Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente
organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade
quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato.
Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele

convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer
informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais
ou de quaisquer outras.
2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma
dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal
e Vertical.
Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os
outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente
utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos
permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma
vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os
que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da
informao.
Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou
remover outros documentos ou fichas.
3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:

3.1 - Quanto extenso de sua atuao
Arquivos setoriais
Arquivos gerais
ou centrais
3.2 - Quanto natureza dos documentos

Arquivo especial
Arquivo especializado
3.3 - Quanto entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:
Pblico
3.4
Institucional
Comercial
Familiar ou pessoal
- Quanto ao estgio de evoluo
Arquivo 1 idade
Arquivo 2 idade
ou
ou
Corrente
Intermedirio
Arquivo 3 idade
4.
ADMINISTRAO
ou
Permanente
ORGANIZAO
DE
ARQUIVOS
CORRENTES
Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma
metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a
manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos,
visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para
pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a
coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material
permanente e de consumo).
Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento,
registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional
das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo,
Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares.
Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam
distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas
racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as
atividades dos arquivos correntes:
a)
Protocolo que inclui como setores de recebimento e

classificao:
Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as
correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo
numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito
do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira
distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do
assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao
setor de registro e movimentao etc.;
Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias
anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie,
nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira
distribuio;
anexar
segunda
via
da
ficha
ao
documento
encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo

em ordem numrica; encaminhar os documentos aos respectivos
destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.
b)
Expedio que como rotina receber a correspondncia

enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos;
numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original
das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT,
malotes ou em mos; Encaminhar as cpias, acompanhadas dos
antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.
c)
Arquivar
funo primordial dos arquivos
disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada

de deciso e comprovao de direitos e obrigaes. Para se alcanar
tais objetivos necessrio utilizao de mtodo que veremos mais
frente.
d)
Emprstimo e consulta sem dvida uma das

atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do
recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao
rpida e completa da informao. De modo geral, os documentos s
podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os
receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a
que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma
linha hierrquica.
Recomenda-se, salvo alguns casos, que os
documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo, para

facilitar o profissional deve colocar uma Guia fora no lugar,
informando onde se encontra o documento. A utilizao da guia fora
facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no
devolvidas no prazo estipulado.
e)
Destinao H documentos que freqentemente so

usados como referncia, h outros aos quais se faz referencia com
menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a
concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia.
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Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos

documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem
ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
5. ORGANIZAO DE ARQUIVO
A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases
constitudas em:
5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS
Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a
empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar
entender as finalidades, funes a atividades, o volume da
documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc),
as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os
modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento
adotados e conceito de conservao dos documentos.
Legislao pertinente:
mbito externo empresa: leis, decretos, resolues,

normas e procedimentos
mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos,

atos normativos
mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos
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Organizao
organograma: grfico que representa a organizao
formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao

dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos
nveis hierrquicos.
Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do
organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.
Documentao
-
gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;
tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas,

listagem de computador;
volume: total e mdia de arquivamento efetivados por
dia, por ms;
estado fsico: necessidade de restaurao.
Processos
-
rotinas e formulrios em uso na empresa;
registros e protocolo (receber, separar, distribuir,

encaminhar, classificar a correspondncia com base no cdigo de
assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);
arranjo e classificao documental.
Recursos
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Humanos: todas as pessoas que so usadas para
otimizar
funcionamento
da
empresa
(nvel
das
pessoas,
escolaridade);
fsico:
mveis,
edifcios,
material
de
consumo,
equipamento;
-
ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.
5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em
verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma
instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico
aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo
administrativos onde o arquivo est sendo organizado.
5.3. PLANEJAMENTO
Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a
localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano
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arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de

sua evoluo corrente, intermedirio e permanente.
Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades
da instituio, devendo estar divido em trs partes:
1 parte Sntese da situao real encontrada;
2 parte Anlise e diagnstico da situao;
3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes,
procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao.
5.4. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO
A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do
projeto arquivstico e seu acompanhamento.
6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de
livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande
parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais
diversas composies.
O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado
basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens.
A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao
qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que
so os insetos, roedores e o prprio homem.
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Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as

causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza
podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados
com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros.
Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que
esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de
procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por
higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de
deteriorizao.
6.1. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem

administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou
indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.
6.2. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam

desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por
meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao,
reparos e acondicionamento).
Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um
edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de
emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao
de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos
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acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados

por um arquivista como parte de um programa de conservao.
6.3. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a

estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos
pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a
no comprometer sua integridade e seu carter histrico.
7. MATERIAL DE ARQUIVO
Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos
seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o
material de consumo; ou seja, o material arquivstico.
O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e
includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu
patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no
deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs
anos e constantemente substitudo.
Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios,

fichrios, etc.
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Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e

material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).
8. MICROFILMAGEM
A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin
Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus
amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de
menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio
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de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar

cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das
transaes bancrias.
Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao
pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o
processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas
pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra
danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.
O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento
reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho
no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as
caractersticas fies do documento e pode ser lida atravs da ampliao
da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.
So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua
apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da
informao.
Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes
com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de
diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes:
-
rolo de microfilme;
jaqueta;
microfichas;
carto-janela.
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A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433,

de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n. 1.799, de 30 de
janeiro de 1996.
9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve
propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e
eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de
arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos
a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.
Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:
Direto
Sistemas
Indireto
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e

padronizados:
BSICOS
9.1 - MTODO ALFABTICO
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o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das

pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so
colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras
de alfabetao.
REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de
alfabetao, e que so as seguintes:
1.
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo

sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Joo Barbosa
Pedro lvares Cabral

Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem
alfabtica do prenome.
Exemplo:
Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
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Vitor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vitor
2.
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo

ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde

Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
3.
Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou

So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo

Carlos So Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
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4.
As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na

classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira Jos
5.
Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um,

uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Arquivam-se: Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
6.
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como

Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo:
Antnio Almeida Filha
Paulo Ribeiro Jnior
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Joaquim Vasconcelos Sobrinho

Henrique Viana Neto
Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao

quando servirem de elemento de distino.
Exemplo:
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho
Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge

Abreu Sobrinho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
7.
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So

colocados aps o nome completo, entre parnteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor Andr Ferreira

General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira
Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro)
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Ferreira, Andr (Professor)

Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
8.
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo

sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver
tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: Aubert, Georges
Churchill, Winston
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
9.
As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser

consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do
nome quando escritas com letras maiscula.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
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De Penedo, Chales
Du Pont, Chales
Mac Adam, John
OBrien, Gordon
10.
Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo
sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello

Angel del Arco y Molinero
Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco
Rios, Antonio de los
11.
Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so
registrados como se apresentam.

Exemplo:
Al Bem-Hur
Li Yutang
Arquivam-se: Al Bem-Hur
Li Yutang
12.
Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se
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considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies

que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos
iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.
Exemplo:
Embratel
lvaro Ramos & Cia.

Fundao Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundao Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13.
Nos
ttulos
de
congressos,
conferncias,
reunies,
assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos

por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
II Conferncia de Pintura Moderna
Quino Congresso de Geografia

3 Congresso de Geologia
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Aquivam-se:
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)

Congresso de Geologia (3)
Estas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao,

desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as
remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.
Exemplo:
Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior
Jos Flix Alves Pacheco
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:

Peregrino Jnior, Jos
Felix Pacheco, Jos
Colocam-se remissivas em:

Fagundes Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos Felix Alves
9.2 - MTODO NUMRICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o
nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou
numrico cronolgico.
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9.2.1. Numrico Simples

Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem
enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa
fsica ou jurdica.
9.2.2. Numrico Cronolgico
Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica
de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a
data. adotado em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de
autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de
protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser
denominado de processo.
Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem
ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de
precedncia
de
assunto
para
facilitar
recuperao
da
documentao.
9.3 - MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO)
No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista,
para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a
organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de
interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos
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casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois

mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico.
O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria
e ordem
enciclopdica.
9.3.1. Alfabtico
a)
Dicionrio
Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa
ordem alfabtica.
b)
Enciclopdico
Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados
alfabeticamente.
9.3.2. Numrico
O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.
a)
Decimal
A diviso dos assuntos parte do geral para o particular.
As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10 seguintes,
subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos, subsees etc.
A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou
cdigo.
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necessrio a organizao de um ndice alfabtico.

b)
Duplex
Neste mtodo, a documentao dividida em clases, conforme os
assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a
minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso,
exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos,
como primrias, de assuntos j incluidos em subclasses. preferido ao
decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.
9.4 - MTODO GEOGRFICO

O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente
ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a
ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.
As melhores ordenaes geogrficas so:
a)
Nome do estado, cidade e correspondente: quando se

organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em
primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica
em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as
capitais.
Exemplo:
ESTADO
CIDADE
CORRESPONDENTE
Amazonas
Manaus (capital)
Sobreira, Lusa
Amazonas
Itacoatiara
Santos, Antnio J.
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Rio de Janeiro
Rio de Janeiro (capital)

Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro
Campos
So Paulo
So Paulo (capital) Corra, Gilson
So Paulo
Lorena
b)
Almeida, Jos de
Silva, Alberto
Nome da cidade, estado e correspondente: quando o

principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se
observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo
destaque para as capitais.
Exemplo:
CIDADE
ESTADO
CORRESPONDENTE
Campos
Rio de Janeiro
Almeida, Jos de
Itacoatiara
Amazonas
Santos, Antnio J.
Lorena
So Paulo
Silva, Alberto
Manaus
Amazonas
Sobreira, Lusa
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Rodrigues, Isa
So Paulo
So Paulo
Corra, Gilson
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos

estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade.
imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados,
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em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes

estados.
Exemplo:
Braslia (Distrito Federal)
Braslia (Minas Gerais)

Itabaiana (Paraba)
Itabaiana (Sergipe)
Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o

pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades
sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos
pases a que se referem.
Exemplo:
PAS
CIDADE
CORRESPONDENTE
Frana
Paris (capital)
Unesco
Frana
Lorena
Vadim, Roger
Portugal
Lisboa (capital)
Pereira, Jos
Portugal
Coimbra
Albuquerque, Maria
Portugal
Porto
Ferreira, Antnio
VANTAGEM
DESVANTAGEM
Busca direta.
Exige duas classificaes local e nome
Fcil manuseio.
do correspondente.
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TERMINOLOGIA
ACERVO totalidade dos documentos conservados num arquivo
ANLISE confirmao ou no da codificao adotada pelo protocolo
(se o documento chegar ao arquivo corrente sem classificao, este o
momento de classific-lo); complementao da classificao por outros
mtodos de arquivamento (nome, local, data), se necessria;
estabelecimento de referncias cruzadas.
ARQUIVAMENTO arquivamento
insero do documento na unidade de
pr-estabelecida,
utilizando
pastas
adequadas
sinalizao visvel (projees, etiquetas etc).
ARQUIVOLOGIA disciplina que tem por objeto o conhecimento da

natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas a serem
observados na sua constituio, organizao, desenvolvimento e
utilizao.
ATIVIDADE-FIM conjunto de operaes que uma instituio leva a
efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta
33
na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu

funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO conjunto de operaes que uma instituio leva

a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies
especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter
instrumental e acessrio.
AVALIAO processo de anlise de documentos, visando a

estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhes forem
atribudos.
CLASSIFICAO: paralelo ao estudo, fazemos a classificao que a
interpretao do documento com base num cdigo adotado;
CODIFICAO: colocao de smbolos correspondentes ao mtodo
de arquivamento adotado;
DESTINAO encaminhamento dos documentos, em decorrncia

da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou
mudana de suporte.
34
DOCUMENTO: Unidade de registro de informao, qualquer que seja

o suporte utilizado.
ELIMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao, foram
considerados sem valor peranente. Tambm chamada expurgo de
documentos.
ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos para verificarmos
qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algum antecedente
(dossi);
FUNDO o acervo arquivstico produzido, recebido e acumulado
em processo natural por uma mesma instituio, entidade ou pessoa.
- principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de uma
mesma fonte geradora de arquivos.
- a principal unidade de arranjo funcional nos arquivos
permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de
uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana de suas
atividades, mantido o princpio da provenincia.
35
INSPEO: feita para sabermos se os documentos se destinam ao

arquivo, ou apenas para informao;
verificao no s da presena do competente despacho de
arquivamento,
como
tambm
da
existncia
de
antecedentes,
providenciando-se a devida reunio, se for o caso.
ORDENAO: dispor os documentos de acordo com a classificao e

a codificao dada.
OPERAES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos um bom

desempenho no arquivo, a documentao passa por uma srie de fases
at o arquivamento, a consulta e o emprstimo.
SELEO: Separao de documentos de valor permanente daqueles

passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicas previamente
estabelecidos em tabela de temporalidade.
36
EXERCCIOS
01) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio

da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos
documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com: (CEFET/RJ)
a)
os critrios estabelecidos por cada rgo;
b)
a espcie documental.
c)
a tipologia documental.
d)
o regimento do organismo.
e)
as funes e atividades desempenhadas pelo rgo.
02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referncias
para a ordenao dos documentos de arquivo so: (CEFET/RJ)
a)
nmero do documento, data, local de procedncia, nome do
emissor ou destinatrio, objeto ou tema especfico do documento.
b)
Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do
emissor ou destinatrio, notao.
c)
emissor ou destinatrio, cdigo de classificao.
d)
emissor ou destinatrio, recolhimento
e)
emissor ou destinatrio, transferncia.
03) A avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor
primrio e o valor secundrio de um documento. Respectivamente, o valor
primrio e valor secundrio significam: (CEFET/RJ)
a)
a qualidade do documento primeiramente recebido a
qualidade do documento recebido posteriormente
b)
a qualidade do documento simples a qualidade do documento
complexo
c)
a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou a
qualidade do documento utilizado por todos
d)
a qualidade do documento baseado nas utilizaes imediatas e
administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razes para as
37
quais o documento foi criado a qualidade do documento baseado nas

utilizaes no imediatas ou cientficas , ou seja, de testemunho privilegiado
e)
a qualidade do documento da idade corrente a qualidade do
documento da idade intermediria
04) As obras de referncia que identificam, resumem e localizam os conjuntos
documentais permanentes so chamados de: (CEFET/RJ)
a)
planos de classificao de documentos
b)
planos de classificao de documentos por assunto
c)
tabela de temporalidade
d)
instrumento de localizao
e)
instrumento de pesquisa
05) O projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das
instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e
ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em
relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e
administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)
a)
programa de engenharia
b)
programa de conservao
c)
projeto de restaurao
d)
projeto de acondicionamento de acervo
e)
programa de acervo
06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo constitudo por um:

(CEFET/RJ)
a)
conjunto de coleo de documentos
b)
conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de
diferentes administraes, pessoas fsicas ou jurdicas
c)
conjunto de textos manuscritos
d)
conjunto de documentos recebidos
e)
conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de
uma mesma administrao, de uma mesma pessoa fsica ou jurdica
38
07) As instituies produzem e acumulam documentos que devem ser

classificados segundo seus assuntos, o que exige muita ateno na leitura e
interpretao dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte
documento:
Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005
Ilmo. Sr. Silva e Silva
Departamento de Recursos Humanos
Av. Presidente Vargas, 37/808
Rio de Janeiro RJ
Prezado Senhor
Encaminho as correspondncias e os pareceres, desta
Diretoria Comercial, sobre a admisso de pessoal, para
incio imediato na matriz da nossa empresa.
Ressalto que as vagas so referentes Psicologia do
Trabalho e da Educao.
Atenciosamente
Monteiro e Monteiro
Diretor Assistente
O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos

principais: (CVM, 2005)
a)
encaminhamento de correspondncia, admisso imediata,
Diretoria Comercial
b)
admisso pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da
educao
c)
parecer, comercial, matriz da empresa
d)
referncia, psicologia, trabalho e educao
e)
Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psiclogos
08) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio no acesso aos
documentos e aos instrumentos de pesquisa objetivo de servio denominado:
(Eletrobrs)
a)
intercmbio
39
b)
c)
d)
e)
disseminao seletiva
transferncia da informao
referncia
recuperao da informao
09) A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da

informao requer a observncia de critrios fundamentais que levem em
considerao: (Eletrobrs)
a)
legislao em vigor; comutao bibliogrfica internacional,
aplicao de normas internacionais
b)
preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao
custo/benefcio de sua implantao
c)
relao custo/benefcio de sua implantao; aplicao de
normais internacionais; comutao de registros documentais nacionais e
internacionais
d)
comutao bibliogrfica; normais internacionais de websites;
princpios arquivsticos
e)
fundamentos arquivsticos, insero no Programa da Sociedade
da Informao; comutao de registros documentais internacionais
10) O mtodo de indexao coordenada, ou unitermo, auxilia na recuperao

da informao e exige a estruturao de um vocabulrio controlado. O mtodo
consiste na atribuio de nmeros em ordem crescente a documentos ou grupo
de documentos, de acordo com a sua entrada no arquivo. A recuperao dos
documentos r feita a partir das palavras chave.
Auditoria Interna
000001002003004005006007008009
40 31 72 13 44 15 36 07 48 19
50 71 52 83 64 18511697 88 39
103 215263477
Proposta oramentria
000001002003004005006007008009
20 41 12 33 54 85 76 17 28 69
40
50 81 32 93 94 15511657 68 119
121 163104165246127148
Nesse sentido, para recuperar o nico documento que trata da elaborao da
proposta oramentria e auditoria interna da empresa MVC, necessrio
apresentar os documentos de nmeros: (CVM, 2005).
a)
20 e 40
b)
31 e 93
c)
44 e 94
d)
50 e 116
e)
103 e 127
11) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para
elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas
a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus
problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe
cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto
misturados aos intermedirios e permanentes; existem, desordenadamente,
vrias revistas especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de
publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar
essa organizao : (CVM, 2005)
a)
solicitar a colaborao do diretor da empresa
b)
fazer o levantamento documental
c)
numerar o acervo para eliminar os documentos
d)
arranjar sistematicamente a documentao
e)
elaborar os instrumentos de pesquisa
12) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades: os
arquivos correntes, que mantm os documentos durante seu uso funcional,
administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios, que guardam os
documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo,
mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes,
onde os documentos so preservados definitivamente. A especialidade dos
arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto, os arquivos
de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente:
(CVM, 2005)
a)
fora da cidade, arquivo nacional
41
b)
c)
d)
e)
prxima ao corrente, lugar descentralizado

acima de estrutura, rea de segurana
em torno da capital, perto do centro
junto ao produtor
13) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de

arquivos pblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os
conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)
a)
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos
b)
produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por
rgos pblicos e privados de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e
jurdicas, qualquer que seja o suporte a informao ou a natureza dos
documentos
c)
e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou transferncia para guarda permanente, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos
d)
de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por
instituio pblica ou privada, em decorrncia de suas atividades ligadas ao
servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos
e)
pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas
autoridades do poder executivo em seu respectivo nvel de competncia,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos
42
14) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade

que determina o: (UFRJ, 2004)
a)
conjunto de classificaes
b)
mtodo de arquivamento
c)
sistema de notaes
d)
descarte de projees
e)
instrumento de pesquisa
15) A classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber
humano em: (UFRJ, 2004)
a)
cinco classes principais e cinco classes gerais
b)
seis classes principais e quatro classes gerais
c)
sete classes principais e trs classes gerais
d)
oito classes principais e duas classes gerais
e)
nove classes principais e uma classe geral
16) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente
de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: (UFRJ, 2004)
a)
enciclopdico
b)
numrico
c)
dicionrio
d)
unitermo
e)
geogrfico
17) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela
administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem
que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo
principal do arquivo: (UFRJ, 2004)
a)
onomstico
b)
permanente
c)
especializado
d)
intermedirio
e)
estratgico
18) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da Sub-Reitoria de
Planejamento da UFRJ, foi discutido o oramento para o ano 2005, as
palavras-chaves principais so: (UFRJ, 2004)
43
a)
b)
informao, reunio e ordinria

reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento
para 2005
c)
d)
e)
informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ

reunio ordinria, informao e oramento para 2005
informao, UFRJ e ano 2005
19) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de

acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de:
(UFRJ, 2004)
a)
avaliao de documentos
b)
incinerao de documentos
c)
restaurao de documentos
d)
movimentao de documentos
e)
preservao de documentos
20) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de
arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade
competente, que a tabela de: (UFRJ, 2004)
a)
operacionalidade
b)
caducidade
c)
organicidade
d)
temporalidade
e)
originalidade
21) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de
instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao
dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)
a)
monitorao
b)
climatizao
c)
esterilizao
d)
fumigao
e)
refrigerao
22) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para
as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de
arranjo, a tabela de: (UFRJ, 2004)
44
a)
b)
c)
d)
e)
temporalidade
prescrio
destinao
equivalncia
conservao
23) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)

a)
primrio
b)
permanente
c)
especial
d)
intermedirio
e)
corrente
24) Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela
Arquivstica contempornea aplicam-se: (MPEAm, 2002)
a)
aos acervos arquivsticos pblicos e privados
b)
tanto aos arquivos como s bibliotecas
c)
aos arquivos, s bibliotecas e aos museus
d)
s colees de particulares e de organismos privados
e)
aos acervos hemorogrficos por particulares
25) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao
de documentos?(MPEAm, 2002)
a)
um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos
documentos de um arquivo corrente
b)
um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno
de documentos com informaes significativas e que indique a possvel
classificao daqueles que no contenham dados relevantes
c)
um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos
possveis e imaginveis, de uma massa documental acumulada
d)
um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um
programa de microfilmagem ou de digitalizao das imagens dos documentos
com o uso de recursos informticos
e)
um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos
pela instituio
45
a)
b)
c)
d)
e)
26) Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o

enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as
novas teorias arquivsticas indicam que:
os documentos registrados em suporte convencionais devem ser
imediatamente copiados e sumariamente eliminados
os documentos registrados em meio magntico so os que
realmente importam para o presente e para o futuro
os contedos dos documentos convencionados e noconvencionais vm ganhando maior significao para o trabalho profissional
as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para
o processo de tratamento arquivstico
tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre
27) As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais,

municipais e institucionais so locais onde, em situao ideais, guardam-se:
a)
os documentos de valor corrente, isto , de uso constante
b)
os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo
c)
os documentos de todos os tipos e valores
d)
os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum
tempo ou destinados preservao definitiva
e)
os documentos que esto esperando a definio de suas
situaes
28) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por
isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo
especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)
a)
tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos
arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e videogrfico
b)
tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais
c)
indicado somente para os arquivos correntes
d)
torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos
arquivsticos
e)
utilizvel em aplicaes especficas na preservao de
documentos essenciais sob o ponto de vista jurdico e histrico-cultural
29) a digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que
se produzam arquivos eletrnicos de imagens mapeadas em bist ou de dados
46
por meio do reconhecimento tico de caracteres. Sob o ponto de vista

arquivstico: (MPEAm, 2002)
a)
os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma
ordenao prvia que permita a recuperao das informaes contidas
b)
os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os
padres nacionais de qualidade
c)
os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um
tratamento tcnico-cientfico preliminar, executado por profissionais
d)
a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de
arquivo de um rgo, diminuindo o espao de guarda e facilitando o acesso
e)
a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do
profissional de arquivo
30) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos
quantitativos, nos arquivos pblicos brasileiros so: (MPEAm, 2002)
a)
o documento textual em papel e a fotografia
b)
a correspondncia e os dossis funcionais
c)
os microfilmes e os disquetes
d)
o processo administrativo e a correspondncia
e)
as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos
31) A anlise acerca da situao do acervo arquivstico existente em uma
instituio pblica ou privada obtida mediante a elaborao de um: (TJDFT,
2000)
a)
plano de ao
b)
plano de gesto
c)
plano de classificao
d)
programa de gesto documental
e)
diagnstico do acervo
32) De acordo com a Resoluo n. 10 do CONARQ, os usurios de
microfilmes de documentos arquivsticos sero obrigatoriamente informados,
por meio da utilizao de smbolos especficos, quando o estado fsico original
dos documentos apresentar a situao de: (TJDFT, 2000)
I original ilegvel
II texto manchado
III numerao incorreta
IV data-limite atribuda
47
V repetio de imagem
Esto certos apenas os itens:
a)
I, II e IV
b)
I, II e V
c)
I, III e V
d)
II, III e IV
e)
III, IV e V
33) Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para
armazenagem, ordenao e classificao de documentos um conceito
atribudo para aelaborao do plano de: (TJDFT, 2000)
a)
ordenao
b)
destinao
c)
classificao
d)
arquivamento
e)
armazenamento
34) Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de
arquivo corrente: (TJDFT, 2000)
a)
anlise
b)
ordenao
c)
descrio
d)
arquivamento
e)
emprstimo
35) Observe o quadro abaixo: (TJDFT, 2000)
Dissertaes
Antropologia
Antropologia Cultural
Teoria Antropolgica
Histria
Sociologia
Monografia
Antropologia
Historia
Historia Antiga
Historia Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
Histria
Sociologia
Sociologia da Educao
Sociologia Rural
48
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a

forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde :
a)
duplex
b)
enciclopdica
c)
alfabtica
d)
dicionrio
e)
decimal
36) O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na
ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
dentro das sries : (TJDFT, 2000)
a)
a catalogao
b)
o arranjo
c)
a anlise
d)
a avaliao
e)
a descrio
37) Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos
acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuio
prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atual e futura dos espaos
disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da
49
Associao dos Arquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se

no plano de:
a)
destinao
b)
arquivamento
c)
armazenamento
d)
classificao
e)
descrio
a)
b)
c)
d)
e)
38) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a

opo incorreta: (TJDFT, 2000)
o inventrio o instrumento que descreve conjuntos ou
unidades documentais na ordem em que foram arranjados
no catlogo a descrio exaustiva ou parcial de um fundo toma
por base a srie documental
[o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informaes
bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos]
um inventrio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie,
parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento
o repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona
documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente
39) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um

fundo, ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea
documental, respeitada ou no a ordem de classificao o: (TJDFT, 2000)
a)
catlogo
b)
inventrio
c)
guia
d)
repertrio
e)
ndice
40) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio
da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos
documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de
julho/2005)
a)
os critrios estabelecidos por cada rgo
b)
espcie documental
c)
a tipologia documental
50
d)
e)
o regimento do organismo
as funes desempenhadas pelo rgo.
41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmao sobre
arquivos apresentada abaixo. A ordem correta : (Folha Dirigida 07 a 13 de
julho/2005)
a)
( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento
que atenda s suas necessidades especficas
b)
( )Os arquivos podem passar por trs estgios de evoluo, que
no so complementares
c)
( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve
mudar de acordo com a idade do arquivo
d)
( )Embora o termo arquivo seja usado em referncia a
qualquer uma das trs idades, os arquivos propriamente ditos so os de
terceira idade.
a)
b)
c)
d)
e)
V-V-F-V
V-V-F-F
V-F-V-V
F-F-V-F
F-V-F-V
42) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios. (Folha

Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a)
Devem necessariamente ser conservados prximo aos
escritrios
b)
Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqente
c)
So tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo
morto
d)
Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter
permanente
e)
Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de
menos consultados
51
43) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo.

(Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).
I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza
dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer
sistema possa apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente
aplicado.
II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido
e barato, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o
volume de documentos grande.
III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a
dos alfabticos e a dos numricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em
diversas subclasses.
a)
b)
c)
d)
e)
I, apenas
II, apenas
III, apenas
I e II, apenas
II e III, apenas
44) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao.
(Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa
II XX Congresso de Biblioteconomia e Cincias da Informao
III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina
IV Dcimo Stimo Encontro de Informao e Documentao Jurdica
V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica
a)
b)
c)
d)
e)
I III IV V II
I IV II V III
II IV V I III
II V IV I III
IV V II III I
52
45) Assinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para

nomes de pessoas. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)
a)
Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica
dos prenomes
b)
Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte
Verde) no so separados
c)
Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz)
so compostos e no se separam
d)
Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro,
so considerados na alfabetao
e)
Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so
registrados exatamente como se apresentam.
1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B
10D11B12E13B14B15E16B17D18B
19A20D21B22D23B24A25A26C27B
53
28E29C30D31E32C33D34C35B36B
37C38B39A40E41C42E43A44C45D

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1

Documento toda informao registrada em suporte material,

Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos

Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e

1.1 Quanto ao gnero

Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos,

cinematogrficas e fitas magnticas de iamgem (types), conjugadas ou

Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes

Microgrficos: so os documentos em suporte flmico

Informticos: so os documentos produzidos, tratados e

1.2 Quanto natureza do assunto

Sigiloso (ultra-secreto, Secreto,

consideram-se arquivos os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies

Atividades especficas do arquivo

Material sobre o qual as informaes so registradas.

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS

conseqentemente, em base do conhecimento da Histria.

2.4 IMPORTNCIA DO ARQUIVO

Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele

2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Os arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:

3.2 - Quanto natureza dos documentos

3.3 - Quanto entidade mantenedora

- Quanto ao estgio de evoluo

Protocolo que inclui como setores de recebimento e

encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo

Expedio que como rotina receber a correspondncia

funo primordial dos arquivos

disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada

Emprstimo e consulta sem dvida uma das

Recomenda-se, salvo alguns casos, que os

documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo, para

Destinao H documentos que freqentemente so

Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos

mbito externo empresa: leis, decretos, resolues,

mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos,

mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao

organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.

gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;

tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas,

dia, por ms;

estado fsico: necessidade de restaurao.

rotinas e formulrios em uso na empresa;

registros e protocolo (receber, separar, distribuir,

Humanos: todas as pessoas que so usadas para

ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOS

arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de

6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as

6.1. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem

6.2. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam

acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados

6.3. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios,

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e

de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar

A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433,

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e

o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das