Aspectos Generales de Gestin Administrativas

medida

que

las

organizaciones

crecen,

sus

actividades

aumentan, crendose la necesidad de implementar medios de control

que permitan ejercer una

completa y adecuada vigilancia sobre el

desarrollo de las operaciones;

Gestin Administrativa

tal

es

el

caso

del

Anlisis

de

considerada como una herramienta que auxilia

en forma definitiva a las empresas, ofreciendo su colaboracin para

ejercer la supervisin que se requiere sobre los sistemas de control
establecidos, proporcionando al mismo tiempo a los dueos, a la
direccin general y a los ejecutivos mayor confianza, asegurando que
sus polticas, procedimientos

y planes sean

adecuados y debidamente

observados por toda la organizacin.

El Anlisis de Gestin Administrativa consiste en la realizacin de

un examen completo y prctico de la estructura organizativa de una
empresa, institucin o departamento ya sea pblico o privado, y de
sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que se dan a
sus recursos tanto humanos como materiales.

Anlisis de gestin

Es una poderosa herramienta de control, que permite analizar las

decisiones tomadas, en un lapso de tiempo determinado, si fueron correctas
o no, si los datos utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades
fueron las ms acertadas. Se registra que el profesional de la Administracin
puede realizar trabajos de anlisis de gestin administrativa.

Las causas de las discrepancias encontradas entre lo previsto y lo

realmente ocurrido son muy variables, por ejemplo: estimaciones de precios
o rendimientos equivocados, problemas del entorno, entre otros. Lo ms
precioso de este recurso es, la probabilidad real de evaluar las diferencias
dentro de un marco de anlisis tcnico y econmico. Este hecho forma
experiencia e informacin para tomar mejores decisiones y generar mejores
planes para la rentabilidad y xito empresarial y as tomar como el primer
paso en el Anlisis de Gestin Administrativa, debido a que es fundamental
para el desarrollo de los siguientes pasos. Adems de, poseer ciertas
cualidades que le permitan desenvolverse como profesional en sta rea
especfica:

Confianza y seguridad
Imagen de negocios
Comunicacin eficaz
Imagen positiva
Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente
Lenguaje fluido y uso adecuado de la terminologa tcnica
Capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar
Disposicin para escuchar atentamente los planteamientos del

Sistema-Cliente
Estar respaldado de impecables recursos de papelera, tarjetera, de
presentacin, logos, entre otros detalles

Una vez que cumpla stas cualidades, el analista en su primer contacto

deber:

1. Recopilar datos de la Entidad

Documentos constitutivos.
Los objetivos que definen la naturaleza de la organizacin.
Composicin empresarial (organigrama)
Resea histrica.
2. Conocer las definiciones fundamentales de la Entidad:

Misin.
Objetivos.
Metas.
Polticas.
3. Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la empresa.
4. Recorrido por las instalaciones de la organizacin.

El estudio preliminar, le permite al Analista de Gestin identificar las

reas potenciales crticas las cuales necesitan ser atendidas, estimar el
tiempo de duracin del anlisis, el equipo tcnico profesional que habr de
emplearse y los recursos necesarios para su desarrollo.

Antecedentes de gestin administrativas

En su obra clsica titulada "Administracin General e Industrial",

Fayol hablaba

de

las

seis

funciones

bsicas que

se

realizan en

cualquier organizacin. En ella, el autor defini que "el mejor mtodo

para examinar una organizacin y determinar las mejoras necesarias
es el estudio de su mecanismo administrativo", lo cual
como

Auditoria

se conoca

Administrativa. Para 1935, James McKinsey, escribi que

toda empresa "debe realizar una

auto

auditoria

peridica

de

su

funcionamiento", lo cual constituy la primera referencia formal sobre el

tema, en la cual se observ

dos elementos importantes. Por un lado,

se habla de la revisin del desempeo como una tarea intrnseca en las

empresas, y por otro lado, seala que sta debe hacerse con alguna
regularidad. Theodore J. Kreps, profesor de la Universidad de Standford, en
1940 estableci, basndose en lo dicho por McKinsey pocos aos
atrs, que

la revisin del funcionamiento deba hacerse en seis reas

organizacionales, a saber: empleo, produccin, consumidores, ventas,

nmina y dividendos e intereses. La importancia de su opinin radica

en que as se comenzaron a estructurar los procesos de revisin
administrativa en reas particulares o especficas del negocio. Otro
hecho histrico importante para el desarrollo conceptual de la auditoria
administrativa fue la decisin de los directivos de la Northwestern
Mutual Life Insurance en 1947, una empresa del ramo asegurador
Estadounidense. Para ese entonces, la baja credibilidad de los clientes en
las 5 aseguradoras,
constituyesen

una

los

llev

comisin

de

pedir
cinco

sus

personas

asegurados
que

que

revisaran

el

desempeo de los altos ejecutivos y constatasen su apego a la tica de

los negocios. No slo fue una estrategia

para

diferenciarse

de

sus

competidores sino que dio origen a lo que se denomin Auditoria de

Funcionamiento. En una segunda etapa histrica, aparece el autor
Howard Bowen quien en 1953 propuso que las ocho reas funcionales ms
importantes que deban
salarios,

investigacin

revisarse
y

en

desarrollo,

una

empresa

publicidad,

eran:

relaciones

precios,
pblicas,

relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del

empleo. Se observa que para la fecha, pocos aos despus de
finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afn de la gerencia empresarial
era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la
gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisin administrativa no
deba hacerse slo hacia lo interno sino hacia el entorno. En 1962, Jackson
Martindell,

presidente del

American Institute of Management (Instituto

Americano de Gerencia), un entusiasta propulsor de los estudios de

revisin administrativa, dise un cuestionario de 301 preguntas que
abarcaba 10 reas organizacionales que deban revisarse: funciones
econmicas,

estructura

honestidad

hacia

directores,

de

los

capacidad

la empresa,

accionistas,

ejecutiva,

porcentaje

de

ganancias,

investigacin

desarrollo,

polticas

fiscales,

eficiencia

de

la

produccin y empuje de las ventas. Propuso adems, un esquema

valorativo de 10 mil puntos sobre la calidad de la gerencia. El trabajo de

Martindell, resumindolo, consisti en aplicar por primera vez
cuestionario

como

instrumento

de

investigacin

en

esta

el

disciplina

administrativa; elev el nmero de reas de examen hacindolas ms

6 amplias y, por ltimo, dio un primer paso para el establecimiento de
modelos cuantitativos de apreciacin del desempeo administrativo. Para
1967, el Prof. William Greenwood, de la Escuela de Administracin de la
Southern Illinois University, reemplea el cuestionario como instrumento de
investigacin y disea uno de aplicacin general con 373 tems. Pero no
slo se encuentran estos autores como protagonistas en el aporte de
la auditoria administrativa conocida en Venezuela como: Anlisis de
Gestin Administrativa, sino que es notable resaltar a Jos Ruiz Roa
quien para optar al titulo de doctor en Ciencias Administrativas, realiz una
investigacin
funciones

fundamentada

administrativas

organizacionales,

en

la

necesarias

necesidad
para

de

lograr

evaluar
los

las

objetivos

funciones stas, que como base de desarrollo de las

organizaciones pblicas y privadas , deben ser relacionadas de manera

eficiente y eficaz, lo cual es responsabilidad de la alta gerencia , de modo
de asegurar que las polticas y los
empresas sean los

procedimientos

aplicados

ms adecuados en la consecucin

objetivos trazados, siendo estos algunos de

los aspectos

por el autor en su obra Fundamentos para

en

las

de su

destacados

el Anlisis de Gestin

Administrativa.

Definicin de trminos para el desarrollo de anlisis de gestin

Empresa: Es una unidad econmico social, integrada por elementos

humanos, materiales y tcnicos, que tiene el objetivo de obtener

utilidades a travs de su participacin en el mercado de bienes y

servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo,
tierra y capital)
Visin: depende de la situacin presente, de las posibilidades
materiales presentes y futuras tal y como las perciba la organizacin,
de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia misin
que ya se haya planteado.
Misin: refiere a un motivo o una razn de ser por parte de una
organizacin, una empresa o una institucin. Este motivo se enfoca en
el presente.
Anlisis de Gestin: insiste en un examen integral de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo
y oportunidades de mejoras, cuyo objeto es diagnosticar que
exista

una

relacin

entre

las

(Planificacin, Organizacin Direccin

funciones
y

administrativas

Control),que permitan la

consecucin de los objetivos organizacionales.

Auditoria: Inspeccin o verificacin de la contabilidad de una empresa
o una entidad.
Importancia Del Anlisis De Gestin Administrativa.

El Anlisis de Gestin Administrativa le proporciona a los ejecutivos

de una

organizacin

un

panorama

sobre

la

forma

como

est

siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos,

sealando las

desviaciones

de

aquellas

reas cuyos

problemas

administrativos detectados exigen una revisin. Por tal motivo, se puede

decir que el AGAD es una herramienta importante aplicable a todo tipo de
empresa u organizacin, debido a que les permite realizar sus labores y
alcanzar

sus

objetivos,

con

un

mnimo

de consumo

de

tiempo,

esfuerzos y recursos; as como una mayor eficiencia y productividad.

Esto le facilita a la direccin de la empresa analizada

una administracin ms eficaz y eficiente. Otra
relevancia al Anlisis

de

razn

AGAD

representa

promover el crecimiento

le

otorga

Gestin Administrativa es que se orienta hacia

la evaluacin de la capacidad de los ejecutivos

empresa, El

que

lograr

de

un

las

para

instrumento

administrar

fundamental

organizaciones, cada

vez

que

la

para
se

detecte que un departamento necesite un estudio ms profundo, qu

acciones

se

deben emplear

para

corregir

aquellas

reas

con

deficiencias, y como superar los obstculos presentados.

Fundamentos para el anlisis de la gestin administrativa

El Anlisis

de Gestin Administrativa

intenta

orientar al

gerente en la forma como evaluar las actividades que se desarrollan

dentro de la institucin que lleva a su cargo, a fin de corregir las debilidades
presentes en cualquier rea que sea objeto de estudio. Basado en sta
premisa se

presentan

algunos

de los objetivos

del AGAD como

herramienta administrativa. Se mencionan algunos fundamentos:

El estudio de la organizacin de la empresa, visualizando los

cambios de importancia que se debe hacer.
Determinar debilidades en los mtodos

procedimientos

administrativos.

Hacer una evaluacin de la adecuacidad y efectividad de los

controles internos.

Detectar las desviaciones en la administracin de la empresa,

revelando las causas y efectos que inciden en la toma de

decisiones.
Determinar el grado de utilidad de la informacin que los ejecutivos
entregan a la Alta Administracin.

Revisar la confiabilidad que

financiera

debe darse

que recibe la Administracin

la

informacin

General y la Alta

Administracin.
Verificar el cumplimiento de las polticas y procedimientos.

En este sentido se comprende, que

el Anlisis de Gestin

Administrativa estudia las diferentes reas que conforman una empresa en

particular, el cual
funciones

le va a permitir al gerente analiza la profundidad las

administrativas

(Planificacin

Organizacin,

Control).

Limitaciones para el desarrollo del anlisis de gestin.

Direccin