Anda di halaman 1dari 9

BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam
rangka
penyelenggaraan
managemen
pegawai
dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip
pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip
file kepegawai yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam
Namira berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan
tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan
demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing
pegawai.
B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai
C. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud
sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan
penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
Islam Namira.
2. Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang
efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan
kembali.
D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen
kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng
B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu,
memelihara peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau
kutu lainnya yang merusak file

BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Tenaga klinis Dokter Umum
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak
2. Tenaga klinis Dokter Spesialis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Ijazah Spesialis
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak
3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain


Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak
5. Tanaga Non Klinis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama

Foto copy Sekolah Menengah Atas


Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tugas
Uraian Tugas
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak

B. CARA PENATAAN FILE


Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :
1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut
masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Islam Namira

BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

A. PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri
ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang
dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.

3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk


mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI
Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas
bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau
pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan
dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap
sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

BAB V
PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal
dunia ( in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar
penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan
file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan
dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

BAB VI
PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
Islam Namira merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip
pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file
pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN


Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas
kami yang bertanda tangan dibawah ini,
1. Doddy
2. Hasan Basri
Berdasarkan surat tugas Nomor
telah memusnahkan file pegawai
sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara
ini
Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua
disampaikan kepada

Mengetahui
Direktur RSI Namira

Tim Pemusnahan Hasil


1. Ketua
..................................
2.Anggota
.....................................

Anda mungkin juga menyukai