INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAO PROFISSIONAL, I.P.

2
REFERENCIAL DE FORMAO
Organizao em Unidades Capitalizveis

rea de Formao

346. Secretariado e Trabalho Administrativo

Itinerrio de Formao

34601. Prticas Administrativas

Sada Profissional
Designao:

Assistente Administrativo/a

Nvel de Qualificao:

Modalidade de Formao
Cursos de Educao e Formao
As condies de acesso variam de acordo com o definido para cada tipologia de percurso.
Observaes

Referencial de Formao homologado, no mbito do Sistema Nacional de Certificao Profissional, para a

rede do IEFP
(Certificado n. 37/04/ADG/SA/DCR-IEFP)

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ndice

1. Perfil de Sada

2. Matriz Curricular

3. Metodologias de Formao

4. Desenvolvimento da Formao

4.1.

Unidades de Formao Capitalizveis

x 1 Correspondncia comercial e arquivo

x 2 Atendimento e documentao

10

x 3 Rotinas de contabilidade e informtica

14

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1. PERFIL DE SADA

Descrio Geral

O/A Assistente Administrativo/a o profissional que, com base nos procedimentos e tcnicas
adequados, bem como nas normas de segurana, higiene, sade e ambiente, executa tarefas
administrativas relativas ao funcionamento das organizaes (empresas ou servios pblicos) seguindo
com as normas e as orientaes previamente estabelecidas.
Actividades Principais

Preparar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral das organizaes, de acordo com
procedimentos estabelecidos.

Preencher e conferir documentao de apoio actividade das organizaes.

Registar e actualizar dados necessrios gesto das organizaes.

Atender e encaminhar o pblico interno e externo das organizaes.

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2. MATRIZ CURRICULAR

Organizao em Unidades de Formao Capitalizveis (UC)

Cdigo SGFOR

UNIDADES CAPITALIZVEIS

(vlido para o IEFP)

3460110

1.

Correspondncia comercial e arquivo

300 horas

3460120

2.

Atendimento e documentao

330 horas

3460130

3.

Rotinas de contabilidade e informtica

255 horas

TOTAL

885 horas

A esta carga horria total acrescem, em funo da modalidade de desenvolvimento, as cargas horrias relativas
s componentes de formao sociocultural, cientfica e prtica em contexto real de trabalho.
Percurso Formativo
PRECEDNCIAS
(A considerar no traado de
percursos formativos alternativos)

ITINERRIO DE QUALIFICAO
(Percurso formativo recomendado)

1.
Correspondncia comercial e arquivo
z
2.
Atendimento e documentao

z
2

3.
Rotinas de contabilidade e informtica
z
Assistente Administrativo/a
Nvel de Qualificao: 2

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3. METODOLOGIAS DE FORMAO

A organizao da formao com base num modelo flexvel, como o dos percursos formativos assentes
em unidades capitalizveis visa facilitar o acesso dos indivduos a diferentes percursos de aprendizagem,
bem como a mobilidade entre nveis de qualificao. Esta organizao favorece o reingresso, em
diferentes momentos, no ciclo de aprendizagem e a assuno por parte de cada cidado de um papel
mais activo e de relevo na edificao do seu percurso formativo, tornando-o mais compatvel com as
necessidades que em cada momento so exigidas por um mercado de trabalho em permanente mutao
e, por esta via, mais favorvel elevao dos nveis de eficincia e de equidade dos sistemas de
educao e formao.
A nova responsabilidade que se exige a cada indivduo na construo e gesto do seu prprio percurso
impe, tambm, novas atitudes e competncias para que este exerccio se faa de forma mais
sustentada e autnoma.
As prticas formativas devem, neste contexto, conduzir ao desenvolvimento de competncias
profissionais, mas tambm pessoais e sociais, designadamente, atravs de mtodos participativos que
posicionem os formandos no centro do processo de ensino-aprendizagem e fomentem a motivao para
continuar a aprender ao longo da vida.
Devem, neste mbito, ser privilegiados os mtodos activos, que reforcem o envolvimento dos formandos,
a auto-reflexo sobre o seu processo de aprendizagem, a partir da partilha de pontos de vista e de
experincias no grupo, e a co-responsabilizao na avaliao do processo de aprendizagem. A
dinamizao de actividades didcticas baseadas em demonstraes directas ou indirectas, tarefas de
pesquisa, explorao e tratamento de informao, resoluo de problemas concretos e dinmica de
grupos afiguram-se, neste quadro, especialmente, aconselhveis.
A seleco dos mtodos, tcnicas e recursos tcnico-pedaggicos deve ser efectuada tendo em vista os
objectivos de formao e as caractersticas do grupo em formao e de cada formando em particular.
Devem, por isso, diversificar-se os mtodos e tcnicas pedaggicos, assim como os contextos de
formao, com vista a uma maior adaptao a diferentes ritmos e estilos de aprendizagem individuais,
bem como a uma melhor preparao para a complexidade dos contextos reais de trabalho. Esta
diversificao de meios constitui um importante factor de sucesso nas aprendizagens.
Revela-se, ainda, de crucial importncia o reforo da articulao entre as diferentes componentes de
formao, designadamente, atravs do tratamento das diversas matrias de forma interdisciplinar e da
realizao de trabalhos de projecto com carcter integrador, em particular nas formaes de maior
durao, que contribuam para o desenvolvimento e a consolidao de competncias que habilitem o
futuro profissional a agir consciente e eficazmente em situaes concretas e com graus de complexidade
diferenciados. Esta articulao exige que o trabalho da equipa formativa se faa de forma concertada,
garantindo que as aprendizagens se processam de forma integrada.
tambm este contexto de trabalho em equipa que favorece a identificao de dificuldades de
aprendizagem e das causas que as determinam e que permite que, em tempo, se adoptem estratgias de
recuperao adequadas, que potenciem as condies para a obteno de resultados positivos por parte
dos formandos que apresentam estas dificuldades.
A equipa formativa assume, assim, um papel fundamentalmente orientador e facilitador das
aprendizagens, atravs de abordagens menos directivas, traduzido numa interveno pedaggica
diferenciada no apoio e no acompanhamento da progresso de cada formando e do grupo em que se
integra.

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4. DESENVOLVIMENTO DA FORMAO

Unidades de Formao Capitalizveis

1.

Correspondncia comercial e arquivo

300 horas
60
75

1.1 Estrutura organizacional da empresa

1.2 Documentao administrativa
1.3 Correspondncia e circuito de documentos comerciais lngua portuguesa e
inglesa
1.4 Tcnicas de arquivo

2.

Atendimento e documentao
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6

3.

330 horas

Atendimento presencial e encaminhamento

Comunicao presencial e telefnica
Legislao laboral
Direito comercial e fiscal
Clculo comercial
Documentao comercial e administrativa

Rotinas de contabilidade e informtica

3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

105
60

30
60
60
60
45
75

255 horas
30
30
60
30
75
30

Peas contabilsticas - patrimnio, inventrio e balano

Rotinas de contabilidade escriturao comercial
Rotina contabilstica mensal plano oficial de contabilidade
Escritrio electrnico
Aplicaes informticas na actividade administrativa
Meios informticos utilizados na comunicao empresarial

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Unidade de Formao

1. Correspondncia comercial e arquivo

Itinerrio
Prticas Administrativas

Sada Profissional
Assistente Administrativo/a

Objectivos
Identificar a organizao, a classificao e o funcionamento das empresas.
Executar e arquivar correspondncia comercial e administrativa em lngua portuguesa e inglesa.

Subunidades de Formao
N. /
Durao

1.1.
60 horas

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Estrutura
organizacional da
empresa
Identificar e classificar a
empresa, enquadrando a
produo na actividade
comercial

Identificar e interpretar a
estrutura organizacional e
as principais funes da
empresa

REFERENCIAL DE FORMAO

A empresa e a produo
x Organizao: conceitos e tipos
x Empresa
- Conceito
- Objectivos e papel na sociedade
- Elementos constitutivos
x Classificao das organizaes
- Forma jurdica
- Dimenso
- Propriedade
- Ramo de actividade
x Produo na actividade comercial
- Meio envolvente
- Elementos de produo
- Produo e consumo

Organizao empresarial: estrutura e funes

x Modelos organizacionais
- Conceito e tipos
- Representao grfica
- Anlise
x Funes da empresa
- Produo
- Comercial
- Recursos humanos
- Financeira e contabilstica
- Planeamento estratgico

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

1.2.

Documentao
administrativa

75 horas
Identificar e aplicar as
tcnicas de digitao

1.3.
105
horas

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Tcnicas de digitao
x Posio correcta de sentar face ao posto de trabalho
x Teclado
- Utilizao
- Tipos de teclado
x Mtodo decadactilar
- Vantagens e desvantagens
- Diagrama do esquema digitativo
x Digitar na fila guia
- Distribuio dos dedos pelo teclado: as teclas-guias
- Capacitar a prtica da pulsao
- Usa o controlo da barra de espaos
x Digitar nas filas superior inferior
- Ginstica digitativa
- Incorporao de letras, slabas e palavras
x Digitar nas filas superior, guia e inferior
- Ginstica digitativa
- Incorporao de letras, slabas e palavras
- Incorporao do teclado numrico
x Normalizao
- Principais normas
. NP 17; NP 5; NP 6; NP 9; NP 950

Aplicar as tcnicas de
organizao do posto de
trabalho

Organizao e gesto do posto de trabalho

x Organizao do posto de trabalho
x Noes de ergonomia
x Equipamento de escritrio
x Materiais e utenslios do escritrio e sua manuteno

Correspondncia e
circuito de documentos
comerciais lngua
portuguesa e inglesa

Tcnicas de escrita em lngua portuguesa

x Conceito de correspondncia
x Funes da correspondncia
x Tcnicas de elaborao da correspondncia
x Importncia da correspondncia na comunicao empresarial
x Tratamento da correspondncia
x Correspondncia confidencial
x Correspondncia pessoal
x Cartas/Ofcios
x Circulares e convocatrias
x Memorandos e comunicaes internas
x Relatrios
x Certides e procuraes
x Documentos bancrios
x Faxes
x Correio electrnico
x Normalizao
- Normas portuguesas de carcter administrativo
- Regras para elaborao de cartas e ofcios
- Regra dos 3 Cs (clareza, correco e conciso)
- Frmulas iniciais e finais
- Cartas de apresentao da organizao
- Pedidos de informaes, estaes, condies de venda
- Notas de encomenda
- Cartas de reclamao e de adjudicao

Identificar e aplicar as
tcnicas de elaborao de
correspondncia

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

Designao /
Objectivos Especficos

1.3.

Correspondncia e
circuito de documentos
comerciais lngua
portuguesa e inglesa

Contedos programticos

Tcnicas de escrita em lngua inglesa

x Documentos comerciais e contabilsticos
x Documentos bancrios
x Frases comerciais

Identificar as tcnicas de
elaborao de
documentos lngua
inglesa.

1.4.
60 horas

Identificar as diferentes
fases do circuito da
correspondncia na
empresa.

Correspondncia comercial
x Recepo, classificao, registo, distribuio e expedio
x Diferentes formas de expedio

Tcnicas de arquivo

Arquivo e classificao de documentos

x Estrutura organizacional do arquivo
- Noo
- Recolha
- Seleco
- Classificao
- Ordenao
- Conservao
- Consulta
x Classificao de documentos
- Alfabtico
- Cronolgico
- Geogrfico
- Numrico
- Ideolgico
- Outros

Identificar as tcnicas do
arquivo e os processos de
classificao de
documentos

Identificar, utilizar e gerir

ficheiros e arquivos

REFERENCIAL DE FORMAO

Organizao e manuteno de arquivos

x Equipamentos de arquivo
x Plano de arquivo
- Quanto forma
- Quanto frequncia de consulta
- Quanto utilizao
x Actualizao de arquivo
x Prazo de conservao de documentos
x Microfilmagem
- Noes e suportes
- Vantagens e invonvenientes
- Legislao
x Organizao de diversos ficheiros
- Contactos
- Mercadorias
- Contas correntes
- Pessoal
- Confidenciais
- Outros

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Unidade de Formao

2. Atendimento e documentao

Itinerrio
Prticas Administrativas

Sada Profissional
Assistente Administrativo/a

Objectivos
Identificar os princpios bsicos da comunicao empresarial.
Sistematizar os direitos e deveres nas relaes laborais.
Aplicar noes bsicas de direitos e deveres nas relaes laborais.
Preencher documentao comercial, fiscal e administrativa.
Efectuar clculos comerciais.
Subunidades de Formao
N. /
Durao

Designao /
Objectivos Especficos

2.1.

Atendimento presencial
e encaminhamento

30 horas
Identificar e desenvolver
as tcnicas e
procedimentos
necessrios ao
atendimento

REFERENCIAL DE FORMAO

Contedos programticos

Acolhimento e encaminhamento
x
Noo de atendimento e qualidade de servio
x
Procedimento a adoptar no acolhimento e encaminhamento
x
Aspectos comportamentais no atendimento
- Colocao da voz
- Postura correcta
- Apresentao cuidada
- Atitudes gestuais
- Saber ouvir
x Linguagem
- Correco lingustica
- Clareza na exposio
- Expresses a utilizar e a evitar
x Interlocutores
- Tipos de personalidade
x Aspectos positivos e negativos de cada tipo.
x Atitudes adequadas face a cada um deles.
- Importncia dos interlocutores
x Responsveis/Dirigentes
x Entrevistas com hora marcada
x Visitantes de improviso
x Clientes frequentes
x Vendedores
x Outros
x Encaminhamento
- Apresentao
- Forma de tratamento
- Encaminhamento
- Ser prestvel

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

2.2.

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Comunicao
presencial e telefnica

60 horas
Aplicar as atitudes
adequadas na
comunicao a
estabelecer com o pblico
interno e externo

Identificar e aplicar os
procedimentos do
atendimento telefnico

REFERENCIAL DE FORMAO

Comunicao empresarial
x Linguagem como instrumento de comunicao
x Atitudes comunicacionais e seus efeitos no interlocutor
x Atitudes a cultivar e a desenvolver
x Atitudes a evitar
x Expresses a evitar
x Expresses alternativas
x Vantagens
x Inconvenientes
x Encadeamento de ideias
x Expresses a usar
x Expresses a evitar
x Telefone/Telemvel
x Atendedor de Chamadas
x Telebip
x Servio de telecpia
x Servio de vdeo - conferncia
x Apresentao
x Receber e encaminhar mensagens
x Oferecer ajuda
x Tomar notas
x Ficheiros de contactos telefnicos
x Utenslios para uma gesto eficaz

Atendimento telefnico
x Sistemas de servios nas telecomunicaes
x Comunicao telefnica
- Linguagem
- Colocao da voz
- Clareza
- Cuidados a ter em conta
- Terminologia a utilizar
- Saber ouvir
x Mensagens recebidas ou emitidas
- Pontos fundamentais
- Registo de dados
- Verificao de dados
- Transmisso em tempo til
x Suportes fundamentais
- Listas telefnicas das vrias zonas geogrficas
- Telefones de utilizao frequente
- Endereos
- Horrios de chegadas e partidas
- Mapas e roteiros
- Restaurantes

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

2.3.
60 horas

2.4.

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Legislao laboral
Enunciar os princpios
gerais do Direito de
Trabalho

Introduo ao direito do trabalho

x Noes fundamentais de direito
- Fontes de direito
- Caractersticas da norma jurdica
- Distino entre direito pblico e privado
x Noo de direito do trabalho
x Sujeitos da relao jurdica do trabalho

Descrever as
componentes do contrato
de trabalho, as condies
de cessao e as normas
de Segurana Social
subjacentes

Contratos de trabalho
x Noo de contrato de trabalho
x Tipos de contratos
x Durao
x Retribuio
x Frias
x Faltas
x Formas de cessao do contrato
x Despedimentos
x Resciso do contrato por iniciativa do trabalhador
x Aps cessao do contrato.
x Direitos e deveres do trabalhador
x Direitos e deveres da entidade patronal

Direito comercial e
fiscal

Contratos comerciais e ttulos de crdito

x Noo de comrcio
x Funo econmica
x Agentes econmicos
x Comrcio interno e externo
x Noo e mbito do Direito Comercial
x Principais caractersticas do Direito Comercial
x Legislao comercial mais importante
x Tipos de comerciantes
x Empresas
x Obrigaes dos comerciantes
x Quem pode exercer o comrcio
x Empresas singulares e colectivas
x Obrigaes especiais dos comerciantes
x Noo de contrato
x Requisitos de validade e forma
x Classificao dos contratos
x Cumprimento e incumprimento dos contratos
x Noo de sociedade comercial
x Processo de constituio das sociedades comerciais
x Sociedades em nome colectivo
x Sociedades por quotas
x Sociedades annimas
x Sociedades em comandita
x Cooperativas
x Ttulos de crdito
- Noes e tipos
- Cheque
- Letra
- Liderana

60 horas
Enunciar os fundamentos
gerais do direito comercial
e as vrias formas de
comrcio, assim como as
condies para o
exerccio da actividade

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

2.4.

Direito comercial e
fiscal
Reconhecer os conceitos
e a aplicao do direito
fiscal

2.5.
45 horas

2.6.
75 horas

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Clculo comercial
Efectuar clculos
comerciais necessrios
ao desenvolvimento da
actividade da empresa

Documentao
comercial e
administrativa
Identificar e caracterizar a
os diferentes documentos
de apoio actividade
comercial

Preencher documentao
administrativa de carcter
geral

REFERENCIAL DE FORMAO

Os impostos e a empresa
x Conceito de direito fiscal
x Fontes do direito fiscal
x Aplicao da lei fiscal no tempo e no espao
x Conceito de imposto
x Classificao dos impostos
x Fases do imposto
x Noo de taxa
x IVA
x IRS e IRC
x Imposto de selo
x IMI

Clculo comercial mdias, percentagens e proporcionalidades

x Clculo comercial
- Mdia aritmtica simples
- Mdia aritmtica ponderada
- Proporcionalidade directa
- Proporcionalidade inversa
- Percentagem sem preo de venda.
- Percentagem sem preo de compra
- Descontos sucessivos

Tipos de documentos de apoio actividade comercial

x Noo de documento
x Partes constitutivas de um documento
x Nota de encomenda, requisio, nota de venda, etc.
x Guia de remessa
x Factura
x Documentos rectificativos
x Recibo
x Cheque
x Letra
x Livrana
x Proposta de desconto
x Proposta de cobrana
x Fichas de abertura de contas bancrias
x Guias de depsito
x Cadernetas de cheques
x Conta corrente e extracto de conta

Tipos e preenchimento de documentos administrativos

x Registo simples
x Aviso de recepo
x Telegrama
x Vale postal nacional
x Elaborao e preenchimento da folha de vencimentos
x Preenchimento dos recibos de vencimentos

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Unidade de Formao

3. Rotinas de contabilidade e informtica

Itinerrio
Prticas Administrativas

Sada Profissional
Assistente Administrativo/a

Objectivos
Classificar a documentao contabilstica de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade (POC).
Registar as operaes que constituem as rotinas diria e mensal das pequenas e mdias empresas.
Utilizar software, na execuo de tarefas administrativas.
Manusear aplicaes informticas especficas para as comunicaes e para os ficheiros de contactos.
Subunidades de Formao
N. /
Durao

Designao /
Objectivos Especficos

3.1.

Peas contabilsticas
patrimnio, inventrio e
balano

30 horas

Identificar os conceitos
fundamentais da
contabilidade aplicandoos em situaes prticas

3.2.
30 horas

Rotinas de
contabilidade escriturao comercial
Caracterizar e
movimentar diversos tipos
de contas, registando
diferentes factos
patrimoniais

3.3.
60 horas

Rotina contabilstica
mensal plano oficial
de contabilidade
Classificar documentos
contabilsticos em
diversas contas e
subcontas

REFERENCIAL DE FORMAO

Contedos programticos

Patrimnio, inventrio e balano

x Contabilidade
- Funes da contabilidade
- Divises da contabilidade
- Princpios contabilsticos e caractersticas da informao
contabilstica.
- A normalizao contabilstica e o POC
x Principais conceitos contabilsticos
- Patrimnio
- Inventrio
- Pauta
- Balano

Estudo geral da conta, escriturao comercial e lanamentos

x Variao das contas
- Noo de conta
- Aspectos qualitativos e quantitativos da conta
- Tipos de contas
- Saldo da conta
- Fecho e reabertura de uma conta
- Leis de movimentao das contas
x Escriturao comercial e lanamentos
- Factos patrimoniais permutativos
- Factos patrimoniais modificativos
- Lanamentos contabilsticos

Classes do Plano Oficial de Contabilidade

x Classe 1 Disponibilidades
x Classe 2 Terceiros
x Classe 3 Existncias
x Classe 4 Imobilizaes
x Classe 5 Capital
x Classe 6 Custos e perdas
x Classe 7 Proveitos e ganhos
x Classe 8 Resultados

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Subunidades de Formao
N. /
Durao

3.3.

Rotina contabilstica
mensal plano oficial
de contabilidade
Preencher livros e mapas
contabilsticos

3.4.
30 horas

3.5.
75 horas

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Escritrio electrnico
Sistematizar as
componentes do
escritrio electrnico,
caracterizando o
equipamento e as
comunicaes e
racionalizando a sua
organizao

Aplicaes informticas
na actividade
administrativa
Identificar e utilizar
aplicaes informticas
na rea administrativa

Utilizar, de forma
integrada, as aplicaes
informticas adquiridas
nas subunidades
anteriores

REFERENCIAL DE FORMAO

Livros e mapas contabilsticos

x Dirio
- Lanamentos
x Razo
- Escriturao
- Estornos
x Balancetes
- Noo
- Classificao
x Demonstrao dos resultados
- Noo
- Anlise dos resultados

Racionalizao do escritrio electrnico, segurana e partilha de

ficheiros
x Organizao e gesto do escritrio electrnico
- Noo
- Vantagens da informatizao
- Sistemas de informao apoiadas em diferentes tecnologias.
- Internet e a informao
- Correio electrnico
- Vdeo-conferncia
- Racionalizao dos equipamentos

Aplicaes informticas em gesto comercial, recursos humanos e

contabilidade
x Aplicaes informticas
- Aplicaes informticas e as organizaes
- Possibilidades das aplicaes informticas
x Aplicaes informticas especficas
- Apresentao do software
- Mdulo de facturao, gesto de vendas e clientes
- Mdulo de gesto de compras e fornecedores
- Mdulo de gesto de pessoal e salrios
- Mdulo de gesto de bancas e tesouraria
- Mdulo de gesto de contabilidade

Aplicaes informticas integradas

x Conceito de integrao
x Vantagens
x Inconvenientes
x Configurao
x Parmetros de integrao

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N. /
Durao

3.6.
30 horas

Contedos programticos

Designao /
Objectivos Especficos

Meios informticos
utilizados na
comunicao
empresarial

Correio electrnico
x Criao e gesto de base de dados
x Correio electrnico

Utilizar o correio
electrnico como meio de
comunicao e de
sistematizao de dados

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