Anda di halaman 1dari 13

1.

0 PENGENALAN
Inventori merupakan persediaan atau stok pelbagai barangan atau
sumber-sumber yang digunakan dalam organisasi. Sistem inventori adalah satu
set polisi dan kawalan yang memantau tahap persediaan dan menentukan
berapa tahap persediaan yang perlu dijaga, pada bila-bila persediaan perlu
ditambah, dan seberapa besar pesanan perlu dibuat. Persediaan ditakrifkan
sebagai barangan, bahan-bahan, atau aset yang dimiliki oleh syarikat untuk
digunakan pada masa yang akan datang.
Inventori dikira sebagai salah satu jenis kekayaan syarikat tetapi ia
memerlukan modal untuk perolehan atau pembelian. Dalam pihak lain, inventori
merupakan sejenis beban bagi kewangan syarikat untuk perolehinya. Namun, di
sisi yang lain, ketersediaan inventori merupakan suatu keharusan bagi
sesebuah syarikat agar proses syarikat dapat beroperasi, pengeluaran dapat
berjalan lancar dan permintaan pelanggan atau pelanggan dapat dipenuhi.
Inventori merujuk kepada pegangan stok yang dipegang oleh sesebuah
organisasi. Pegangan stok ini menjadi masalah utama dalam pengawalan
inventori kerana ia melibatkan kos. Dalam menguruskan inventori, setiap
organisasi

mempunyai

pendekatan

sendiri

dalam

urusan menguruskan

inventori mereka. Inventori merupakan aset penting bagi organisasi dan setiap
organisasi perlu menguruskan inventori dengan cekap dan efektif.
Mengikut penerangan di atas, perusahaan harus menjaga keseimbangan
dalam inventorinya. Apabila inventori terlalu besar, maka beban kewangan
perusahaan akan menjadi berat. Sebaliknya apabila inventori terlalu kecil, maka
proses operasi akan kurang, produksi akan terganggu dan tingkat layanan
(service level) perusahaan kepada pelanggan akan menjadi rendah.

2.0

PENGURUSAN STOR DAN STOK


Cara-cara menguruskan stor dan stok yang baik ialah menyimpan barang

cara terbaik dengan memberi perlindungan penjagaan dan perlindungan,


penjagaan dan penyelenggaran sewajarnya semasa dalam simpanan. Kualiti
stok sentiasa terjamin dengan cara penyelenggaran yang sewajarnya semasa
dalam simpan.
Pengurusan stor dan stok amat penting dalam proses pengurusan
sesebuah syarikat. Pengawalan stor dan stok yang baik dan berkesan akan
menjimatkan kewangan bagi sesebuah syarikat. Satu pengurusan stor dan stok
yang cekap dan berkesan adalah perlu bagi menjamin penyenggaran,
penjagaan dan pengawalan barang-barang syarikat agar berkeadaan baik dan
sempurna.
Oleh kerana ia melibat kewangan syarikat, menjadi tanggungjawab dan
amanah bagi penyelia bengkel untuk menguruskan dengan cekap dan berkesan
agar tidak berlakunya pembaziran dan salah guna atau kehilangan apabila di
dalam stor. Selain itu daripada penyelia syarikat atau pekerja bengkel juga
bertanggunjawab dan menguruskan stor dan stok dengan cekap dan berkesan.
Pengurusan stor dan stok merupakan satu aspek pengurusan kewangan
yang penting dalam sebuah syarikat.Selain itu penyelia syarikat kena
memastikan barang yang di dalam stor tidak melebihi tarikh luput barang
tersebut. Ini kerana jika tidak membuat penyemakan dan penyelenggara
berkaitan dengan keadan peralatan, ia boleh menyebabkan kemalangan dan
tidak lancar berfungsi dengan baik dan stok peralatan tak mencukupi. Oleh itu,
pihak pengurusan stor dan stok memainkan peranannya supaya keadaan ini
dapat diatasi dengan baik.

3.0 PROSEDUR PENGURUSAN STOK


Untuk memastikan perniagaan syarikat berjalan dengan lancar, setiap kali
keluar dan masuk stok perlulah mempunyai prosedur yang tepat supaya
mengelakkan kerugian berlaku dalam syarikat. Antara carta di bawah
merupakan prosedur untuk menguruskan stok:
Penerimaan stok

Barang
dikembalikan
kepada pembekal

Semak bil serahan dan invois.


Semak dan hitung kuantiti yang
diterima.
Pastikan barang dalam specifikasi dan
memberi akuan terima.

Merekod stok

Penyimpanan

Pengeluaran

Pemeriksaan

Pelupusan
3.1 Penerimaan stok

Keselamatan dan
kebersihan

Semasa stok baru telah dihantar, pegawai stor atau penerima pastikan
semak nota atau bil serahan, nota bungkusan dan invois. Penerima
perlulah menyemak dan menghitung kuantiti yang diterima adalah sama
dengan kuantiti yang ditulis dalam invois. Selepas pastikan barang yang
diterima mengikut spesifikasi, baik dan cukup, penerima bolehlah
memberi akuan terima.Bagi barang-barang yang dikembalikan kepada
pembekal disebabkan bukan dalam keadaan baik, pastikan urusan
penggantian dicatatkan dalam baucar penerimaan barang-barang.
3.2 Merekod stok
Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima tidak kira
sama ada baru atau lama dengan menggunakan kad yang telah
ditetapkan.Tujuan

ini

adalah

untuk

mengetahui

kedudukan

stok

simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan


mengawal paras stok supaya mengelakkan pencurian berlaku.Semua
stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh pegawai stor
dengan mematuhi penggunaan rekod.

3.3 Penyimpanan
Selepas langkah merekod stok, semua stok perlulah menyusun di dalam
stor. Penyimpanan dalam stor hendaklah mengamalkan konsep 5s iaitu
sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal.Amalan ini perlulah
dipraktiskan supaya stok yang disimpan tidak mudah rosak, senang
dikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

3.4 Pengeluaran

Setiap pengeluaran barang-barang dari stor hendaklah dibuat hanya


setelah dibenarkan oleh pegawai stor. Ketua jabatan hendaklah
mengeluarkan arahan bertulis kepada pegawai stor untuk memberi kuasa
kepadanya supaya meluluskan pengeluaran barang-barang stor. Setiap
pengeluaran stok perlulah catat dalam kad petak dan kad stok dengan
serta-merta supaya baki sentiasa kemaskini. Setiap barang yang
dikeluarkan perlu disertai dengan borang permintaan barang-barang dan
pegawai stor hendaklah memastikan borang penerimaan dikembalikan
selepas barang-barang diakui terima.
3.5 Pemeriksaan
Pemeriksaan terhadap stor perlulah dijalankan dari semasa ke semasa
untuk

mengesan

dan

mengenalpasti

kelemahan-kelemahan

yang

menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh


dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil dengan sertamerta.
3.6 Keselamatan dan kebersihan
Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa dijaga dan perkara
tersebut harus diambil berat dalam memastikan barangan atau peralatan
tahan dan tidak rosak. Keselamatan juga perlulah dititikberatkan dalam
memastikan tidak berlaku kehilangan atau kecurian barangan dari stor.
Stor juga perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang
sesuai dan memadai.

3.7 Pelupusan
Pelupusan merupakan satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan,
kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Ini

adalah untuk memastikan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna
seperti rosak atau sampai tarikh luput dan barang yang tidak diperlukan.
Pelupusan juga dilakukan untuk mendapat hasil pulangan yang terbaik
dan menjimatkan ruang simpanan dalam stor.

4. 0

Tanggungjawab individu dalam organisasi terhadap stok


Menjelaskan tugas-tugas setiap individu dalam organisasi dan ini
bermaksud pengurus memberikan tugasan kepada setiap individu dalam
organisasi dan melaksakan sesuatu kerja melalui sumber-sumber
organisasi iaitu kewangan, bahan mentah dan juga modal ke arah
mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan secara cekap dan
berkesan.

4.1 Pemilik syarikat

Setiap pemilik syarikat yang akan mengeluarkan produk, modal


dan pekerja untuk menjalankan perniagaan. Pemilik syarikat akan
bertanggung jawab atas apa-apa yang belaku sekiranya terdapat
masalah dalam sebuah syarikat. Berikut merupakan peranan
pemilik syarikat dalam mengurus stok dan stor iaitu :
I.

Pemilik syarikat bertanggungjawab untuk mencari sumber


bahan mentah atau input yang mempunyai kualiti untuk
tujuan pengeluaran.

II.

Pemilik syarikat juga berperanan mengeluarkan modal


membeli

keperluan

stok

untuk

memastikan

proses

perniagaan dijalan lancar.


III.

Seterusnya pemilik syarikat

bertanggungjawab membuat

perancangan pengeluaran bagi stok yang ada.


IV.

Pemilik syarikat perlulah mengambil berat tentang stok yang


tinggi pengeluaran dan rendah pengeluaran supaya stok
yang rendah pengeluarannya tidak akan masuk terlalu
banyak supaya mengelakkan kerugian.

V.

Pemilik syarikat juga bertanggungjawab menyediakan modal


aliran bagi syarikat supaya dapat digunakan pada masa
kecemasan.

4.2 Penyelia bengkel


Penyelia bengkel memainkan peranan kritikal sebagai penhubung
di antara pihak pengurusan dan pekerja.Seorang penyelia
berkerja,bersama dengan kakitangannya setiap hari.Lebih penting
seorang penyelia perlu memimpin,mendorong dan menguruskan
perkerja untuk mencapai matlamat organisasi dan individu.

I.

Penyelia harus Mengira dan merekod segala stok keluar


masuk bengkel untuk memastikan tiada masalah kecurian
atau masalah lain.

II.

Penyelia perlu memastikan stok-stok dalam stor setiasa


kemas dan tersusun supay mudah dicari dan di angkat.

III.

Penyelia juga bertanggungjawab memberi surat kelulusan


supaya pekerja boleh mengeluarkan stok dari stor untuk
keperluan pengguna.

IV.

Seterusnya, penyelia perlulah membuat laporan setiap bulan


tentang pengeluaran dan baki stok yang tinggal.

V.

Penyelia

juga

bertanggungjawab

mengetahui

pemilik

syarikat tentang tinggi dan rendah pengeluaran jenis stok.


VI.

Penyelia juga perlulah memastikan stor dalam keadaan baik


supaya tiada sebarang kemalangan berlaku yang akan
merosakkan stok-stok.

VII.

Penyelia perlualah sentiasa memastikan keselamatan


dalam bengkel untuk mengelakkan sebarang accident yang
boleh membahayakan pekerja dan aset syarikat.

VIII.

Penyelia juga berperanan sentiasa mengorganisasi bilik stor


stok agar stok mudah diperolehi.

IX.

Penyelia hendaklah sentiasa membuat penambahbaikkan


terhadap susun atur bilik stor.

X.

Seterusnya penyelia juga bertanggungjawab memastikan


stor dalam keadaan bersih dan mengamalkan sistem 5S
iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan shitsuke.

4.3 Pekerja (mekanik)


Di dalam sesebuah syarikat, pekerja di kenali sebagai man power
dalam syarikat. Dalam pembaiki kereta,peranan utama mereka
adalah bagi menyelesaikan masalah dengan cepat dan tepat.
Perkejaan mekanik mungkin Cuma membaiki bahagian khususnya
beberapa bahagian seperti kerja pemasangan.
I.

Apabila stok baru sampai, pekerja harus menyusun stok ke


tempat yang sepatutnya dan pastikan tempat tersusun kemas
dan selamat daripada apa-apa yang boleh menyebabkan
kerosakan pada stok.

II.

Pekerja kena peka dan bijak bagi menguruskan stok supaya


ruang simpanan stok sentiasa berada di dalam keadan yang
kemas,bersih dan stok sentiasa cukup untuk dijual.

III.

Para pekerja perlulah memastikan bengkel dan stok selalu


dalam keadan yang bersih dan selamat serta tersusun
supaya

mengelakkan

sebarang

masalah

yang

boleh

mengakibatkan aset syarikat megalami kerugian.


IV.

Memastikan alatan bengkel dalam keadaan yang cukup dan


kemas

untuk

mengelakkan

daripada

kehilangan

dan

kecurian.
V.

Pekerja perlulah meminta surat lulusan daripada atasan


supaya dapat keluarkan stok dari stor untuk proses
pengeluaran.

VI.

Pekerja harus memastikan stok dalam keadaan yang baik


sebelum

sampai

memberi

pelanggan berpuas hati.

kepada

pelanggan

supaya

5.0

PENGENALAN KEPADA KAWALAN STOK

Kawalan stok secara asasnya merupakan pengurusan stok. Kawalan stok


merupakan sesuatu perkara yang sangat penting bagi mana-mana perniagaan.
Kawalan stok memerlukan perancangan yang teliti untuk memastikan bahawa
sesebuah perniagaan mempunyai saham-saham yang tersedia pada masa yang
betul bersama-sama dengan

amaun yang

betul. Kawalan stok perlu

dilaksanakan sebaik mungkin untuk mengelakkan stok berlebihan. Pengurusan


kawalan stok bertujuan memastikan paras keperluan yang betul dari segi
kuantiti dapat disediakan apabila dikehendaki oleh pengguna atau pemesan. Ia
juga mengambil kira penjimatan penggunaan ruang simpanan, kos memesan,
harga pembelian dan modal yang terlibat. Paras stok boleh dikaji semula dari
masa ke semasa sekiranya ada perubahan mengenai tempoh penyerahan.
Antara masa yang paling sesuai untuk mengkaji paras stok adalah ketika
membuat pesana baru. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada
satu-satu masa dan ditentukan seperti paras stok maksimum, paras menokok
stok dan paras stok minimum. Sistem kawalan stok yang baik dan berkesan
dapat menghasilkan berbagai faedah kepada sesebuah syarikat.. Antara
faedahnya adalah tidak ada sebarang stok dapat dielakkan atau kekurangan

dalam kawalan yang tetap. Seterusnya, Bagi pihak keperluan pemesan juga
dapat dipenuhi. Selain itu, terdapat juga faedah lain iaitu penggunaan modal
bagi sesebuah syarikat lebih ekonomik serta kurangnya wang yang akan terikat
dalam bentuk stok. Syarikat juga boleh memberi perhatian yang lebih tertumpu
kepada barang-barang yang tinggi kadar pengeluarannya sekiranya stok
dikawal secara baik. Di samping itu, dengan mengawal dan mengemaskini stok,
stok yang tidak bergerak ,tamat tempoh penggunaannya, rosak dan usang
dapat dikurangkan. Dengan ini, ruang simpanan stok dapat dioptimumkan. Oleh
itu, kawalan stok perlulah sentiasa melakukan kerana ia akan menentukan imej
pentadbiran sesebuah syarikat.

6.0

Kategori stok
Bagi sesebuah syarikat yang berjalan lancar, ia perlulah menyimpan stok
yang lebih kepada yang diperlukan. Bagi semua stok yang ada, ia
mempunyai harga yang berbeza sama ada murah atau mahal. Ia juga
perlu dibahagikan kepada beberapa kategori supaya senang dicari dan
elakkan kehilangan. Antara kategori seperti stok barang berharga, stok
bahan kimia dan stok yang ada tarikh luput. Kategori stok yang berbeza
mempunyai cara penjagaan yang berbeza.
6.1

Stok barang berharga


Antara stok barang yang berharga seperti sport rim. Sport rim
perlulah simpan di tempat yang rendah dan selamat. Ini
disebabkan sport rim akan retak dan bengkok akibat terjatuh
sekiranya di simpan di tempat yang tinggi.

6.2

Stok bahan kimia

Contoh stok bahan kimia adalah seperti minyak enjin, minyak ATF
dan brek fluid. Stok yang mengandungi bahan kimia perlulah
berhati-hati kerana ia akan membahayakan badan manusia. Oleh
itu, stok yang mengandungi bahan kimia perlulah disimpan di
tempat yang tidak mudah dinampak.
6.3

Stok yang ada tarikh luput


Stok yang mengandungi tarikh luput seperti tayar, coolant dan
battery. Kategori stok tersebut perlulah sentiasa diperhatikan
kerana ia akan sampai tarikh luput pada bila-bila masa disebabkan
stok terlalu banyak dan tarikh luput yang tidak sama dan ini
menyebabkan pekerja juga terabai. Oleh itu, kategori stok tersebut
perlu disimpan di tempat yang mudah dinampak supaya pekerja
akan sentiasa perhatikan.