Definicin de administracin de procesos

Tomado de gestiopolis

El manejo de los procesos comprende el diseo de los procesos para

desarrollar y entregar los productos y servicios que satisfagan las necesidades
de los clientes y el control diario, de modo que el desempeo sea el esperado y
su mejora continua. Las actividades para la administracin de procesos
resaltan la importancia de la prevencin y aprendizaje en toda la organizacin,
ya que todo trabajo en una empresa se realiza mediante algn proceso.
Los procesos importantes afectan la satisfaccin del cliente. Por regular se
dividen en dos categoras.
1. los procesos para la creacin de valor son los ms importantes porque dan
lugar a la creacin de productos y servicios, son crticos para la satisfaccin de
los clientes y tienen impacto en los objetivos estratgicos de la organizacin.
A.-Los de diseo comprenden todas las actividades para incorporar los
requisitos de los clientes
B.-Los procesos de produccin/entrega crean o entregan el producto real.
2. los procesos de soporte o apoyo son los que crean valor dentro una
organizacin y no directamente al producto o servicios. En general los procesos
que crean valor se basan en las necesidades de los clientes externos, mientras
que los de apoyo se basan en las necesidades de los clientes internos.

La

administracin

de

procesos

consiste

en

tres

actividades

claves:

DISEO
1. diseo de un proceso empieza con su identificacin y documentacin de un
proceso comprende la descripcin de su realizacin, esto incluye el desarrollo
de un diagrama de flujo de procesos y la redaccin de los procedimientos
operativos estndar e instrucciones de trabajo.
CONTROL
2. el control de los procesos es mantener el nivel promedio de las actividades.
MEJORA
3. la mejora de los procesos significa llevar el desempeo a un nuevo nivel..
Repetitividad significa que el proceso debe ser recurrente a travs del tiempo..
Los Propietario de procesos son las personas o grupos, que son responsables
del desempeo del proceso y tienen la autoridad para manejarlo y mejorarlo.
Los propietarios de procesos son desde ejecutivos de alto nivel hasta
trabajadores de produccin.
De acuerdo con Voehl, el propsito de la Administracin de procesos, es
asegurarse de que todos los procesos claves trabajen en armona para
maximizar la efectividad organizacional. La meta es alcanzar una ventaja
competitiva a travs de una mayor satisfaccin del cliente. Las herramientas y
tcnicas principales usadas en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta
de ideas, votacin, diagrama de Pareto, y grficas. Si estas son implementadas
eficazmente, se obtienen tres resultados principales:
1. Un lenguaje comn para documentar y comunicar actividades y decisiones
para procesos clave en el mejoramiento de procesos de calidad total
2. Un sistema de indicadores de calidad total encadenados a travs de toda
la institucin educativa
3. Ganancias inmediatas y a largo plazo, a travs de la eliminacin de
desperdicio, cuellos de botella y trabajo doble.

Administrador de procesos
El Administrador de procesos le permite revisar los procesos que se estn
ejecutando y comprobar el rendimiento del sistema. Despus de diagnosticar el
sistema, puede elegir finalizar procesos que considere no deseados para
mejorar la velocidad de procesamiento del equipo, optimizar los procesos o
ignorar procesos en prximos anlisis.

Los pasos para llevar a cabo la administracin de procesos son:

a. Identificar los procesos principales
Este paso parece fcil para las instituciones educativas, porque la mayora
tienen su misin basada en educacin, investigacin, y servicio a la comunidad,
como sus propsitos principales.
b. Anlisis de Procesos
Se inicia con un esfuerzo en especificar el propsito de los procesos principales
en estudio. La identificacin de las necesidades y expectativas del cliente
deben involucrar a los clientes como la principal fuente de informacin.
Usualmente es til desarrollar un diagrama de flujo del proceso que est siendo
estudiado. Al examinar el diagrama de flujo, podemos obtener discernimiento
sobre las fuentes de los problemas, como pasos innecesarios, y puntos de
retraso. Los procedimientos para desarrollar un diagrama de flujo de procesos
incluyen:
1. Definicin de Limites: Los lmites del proceso en estudio deben de ser
especificados.
2. Recoleccin de Datos: Se necesita la recoleccin de datos sobre el
proceso y las actividades relacionadas. Aqu los esfuerzos deben incluir
una participacin directa en las actividades, observacin directa de los
procesos, y pedir a otros que describan como se lleva a cabo el trabajo.
3. Listado de Actividades secuenciales: Los pasos involucrados en el
proceso deben ser identificados en el orden en que ocurren, es decir,
entrada, proveedor, primeras acciones, salida de la actividad, quien
recibe las salidas, etc.
4. Estudio del diagrama de flujo: El dibujar el diagrama de flujo proveer,
informacin sobre datos que faltan, pasos redundantes, retrasos
potenciales, etc.
c. Identificar los problemas
Esto involucra la utilizacin de medidas de rendimiento y la recoleccin de
datos del proceso en estudio. Por ejemplo, los datos de admisin de un
estudiante, deben ser utilizados para estudiar el proceso de admisin, y las
evaluaciones realizadas por el alumno sobre la manera de ensear, deben ser
utilizadas, para estudiar los procesos de ensear - aprender. Estos datos deben
ser utilizados para identificar problemas en efectividad, eficiencia, o para

conocer las necesidades y expectativas del cliente. Donde se encuentra una

brecha, se establece un problema.

d. Bsqueda de soluciones
Cuando surgen dificultades o problemas, por lo general la primera reaccin es
responsabilizar a otros. As se gastan los recursos equivocadamente tratando
de justificar los errores culpando a otros, en vez de invertir estos recursos en la
bsqueda
de
las
verdaderas
causas
de
nuestros
problemas.
Culpar a alguien o a algo tiene tres problemas:
1. No Arregla nada: La culpa viene desde los niveles mas altos de la
gerencia educativa hasta los profesores y padres de los estudiantes, sin
embargo no se mejora el proceso educativo. Los directores culpan a
maestros, los maestros culpan a los padres y al final no se resuelve
nada.
2. El culpar a alguien deja que las personas encargadas puedan
evadir la responsabilidad. Siempre y cuando haya culpa, el trabajo de
todos es convencer al jefe que ellos no fueron responsables del
problema. Un catedrtico puede dar mal su clase y justificar el bajo
rendimiento de sus alumnos diciendo que ellos no se empean lo
suficiente. Y como el alumno no tiene la capacidad de cambiar el
sistema, por lo que el sistema permanece igual y no mejora.
3. El culpar a alguien o a algo detiene la bsqueda de las causas
principales. En el ejemplo anterior, por la transferencia de
responsabilidad del maestro hacia el alumno, no se busca la causa raz.
Por ejemplo, una metodologa de enseanza deficiente.
e. Implementacin
La planeacin de la implementacin debe involucrar la elaboracin de un
plan de
contingencia para lidiar con los problemas que se obtienen si
algo sale mal. Adems un plan debe ser desarrollado para evaluar el xito o
fracaso de la solucin propuesta.
f. Evaluacin
La evaluacin debe involucrar a todos los miembros del equipo. Despus de
que los resultados son revisados, se debe determinar si es necesario regresar
a algn paso previo.

Gestin de Procesos en la Administracin Pblica

La Gestin de Procesos en la Administracin Pblica permite alcanzar mejores
resultados y de una forma ms eficiente, al hacer posible que los sistemas, las
personas y, en general, los recursos disponibles, trabajen coordinados y en
armona con objetivos claramente definidos. A esto es a lo que se denomina
Optimizacin, es decir, que las partes de trabajen colectivamente para alcanzar
las metas del conjunto del sistema.
Porque una organizacin es eso, un Sistema compuesto por distintas partes y
subsistemas que deben operar de manera acoplada, coordinada, en un mismo
sentido. Y este sistema est compuesto por procesos relacionados entre s, de
forma que los resultados de unos sern entradas de otros en forma de
materiales, informacin, instrucciones, documentos
La Gestin de Procesos facilita la coordinacin entre los elementos del sistema
y, por tanto, esa necesaria optimizacin. Es ms, podemos considerarla
imprescindible. Una meta de la gestin de procesos es la mejor comprensin
sobre cmo se realizan las operaciones de una organizacin, de cmo se
relacionan entre s.
Gestin de Procesos en la Administracin Pblica
En las administraciones pblicas, el nmero de procesos suele ser muy
elevado. En un ayuntamiento de una poblacin de, por ejemplo, 50.000
habitantes no es extrao encontrar del orden de 600 procesos distintos, incluso
ms en funcin del grado en que distintos servicios estn externalizados de
una forma u otra. Estos procesos, a su vez, deben contemplar un considerable
nmero de procedimientos jurdico-administrativos. En definitiva, un sistema
complejo que necesita precisamente de una forma de gestin basada en
procesos para resultar eficaz y eficiente.
Sin embargo el enfoque de la gestin de procesos en la administracin pblica
no est tan extendido. Es ms, se aplica poco, muy poco. Y ello en un contexto,
en Espaa, de crisis en la que las administraciones pblicas, incluidas las
locales, enfrentan situaciones de tesorera en muchos casos graves o muy
graves.La gestin de procesos permite analizar con detalle las actividades de
una organizacin y as estar en condiciones de mejorar la calidad de los
resultados
y
la
satisfaccin
de
ciudadanos
y
ciudadanas,
detectar oportunidades de mejora y, no hay que olvidarlo, reducir costes. Y todo
ello al mismo tiempo. Habra que aadir que, desde una visin de procesos, es
posible determinar las cargas de trabajo de los procesos y llevar a cabo una
consecuente distribucin del personal de la institucin. En definitiva, gestionar
por procesos debe considerarse ms que una eleccin, una obligacin.

Bibliografa
https://www.google.com.ec/search?
q=administracion+de+procesos&tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ved=0ahUKE
wjXi9i724jPAhXCJR4KHVVsCOcQsAQIPw#imgrc=fqTou8sVA3tfcM%3A