Tecnlogo Gestin Documental TGD - 001

INFORME PRCTICAS FONDOS ACUMULADOS LLANO ABASTOS

VILLAVICENCIO

FECHA:

Villavicencio, 13 de septiembre de 2016

ELABORADO POR: Wilderman Nieto Reyes

1. OBJETIVOS

1.1 Distinguir buenas prcticas archivsticas a travs de una investigacin de

la normativa vigente de fondos acumulados (ACUERDO No. 002 Enero
23 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la
organizacin de fondos acumulados.) y opinin especializada de
encargados del tema, lo cual sern puestas en prcticas en casos reales
por los aprendices del programa de Gestin Documental en la central de
Abastos de Villavicencio y Sptima Brigada.
1.2 Elaborar resumen desde el inicio hasta el final.
1.3 Presentar conclusiones.
1.4 Hacer las recomendaciones del caso.

2. RESUMEN
El 2 de marzo de 2016, a las 08:00 horas se da inicio a las prcticas de
archivstica, actividad que se llev acabo en el fondo acumulado de las
instalaciones de la CENTRAL DE ABASTOS de Villavicencio, asistiendo los
das lunes, mircoles y viernes en el horario de 08:00 a 12:00 horas y el 06
de mayo de 2016 se da por terminada las prcticas en este sitio.

Fondos Acumulados Llano Abastos Villavicencio

2.1 INICIO DEL PROCESO

Se realiz la cordial invitacin a todos los aprendices Sena mediante el
instructor jefe Jos Anbal Guacales para participar en las practicas
propuestas referente al programa de Gestin Documental.
El 23 de febrero de 2016, a las 12:30 horas se hace oficial la confirmacin de
las prcticas a realizar en la central de abastos de Villavicencio, se dan
instrucciones de la programacin para el desarrollo de la actividad.
Asistieron puntualmente los aprendices Sena interesados en adquirir
conocimientos en prcticas sobre la archivstica en la especialidad de fondos
acumulados el 02 de marzo de 2016.
2.2 DESARROLLO DEL PROCESO
El orden del proceso fue el siguiente: los Aprendices Sena se
comprometieron en la asistencia y en el apoyo archivstico para las ya
mencionadas entidades, luego se inici el 2 de marzo de 2016 en el apoyo y
participacin en las siguientes actividades archivsticas:
2.2.1 PRIMERA ETAPA COMPILACIN DE INFORMACIN
INSTITUCIONAL.
Primera semana de prcticas. 2 de marzo de 2016 al 4 de marzo de 2016
2.2.1.1

Bsqueda preliminar de documentos del fondo acumulado de la

central de abastos de Villavicencio, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la
documentacin.

2.2.1.2

Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y

Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento no se
encontr los organigramas)

2.2.1.3

Se busca datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica,

fecha de creacin, ubicacin en la estructura Administrativa.

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2.2.1.4

Verificacin de planta fsica: se verifico en las reas de depsito,

las condiciones ambientales, locativas y materiales del mobiliario.
Se observ que no son las adecuadas y se determina la
probabilidad daos en la documentacin.

2.2.1.5

Conservacin de la documentacin: Se constat si se presenta

deterioro biolgico, qumico o fsico; tambin se requiere determino
en qu unidades de conservacin (Carpetas, AZ, legajos, tomos,
libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentacin.

2.2.2 SEGUNDA ETAPA. DIAGNSTICO

Segunda semana de prcticas. 7 de marzo al 12 de marzo de 2016
Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procedi a elaborar un
diagnstico verbal de lo que reflejo la situacin real del fondo acumulado de
la Central de Abastos de Villavicencio, explicando todas las circunstancias
observadas; tales como, el estado de organizacin documental, instrumentos
de recuperacin de la informacin, tipos de soporte ( papel, audiovisuales,
fotogrficos, flmicos e informticos,), fechas extremas teniendo en cuenta
desde la ms antigua hasta la ms reciente y el volumen de la
documentacin dado en metros lineales, entre otros.
2.2.3 TERCERA ETAPA. ELABORACIN Y EJECUCIN DEL PLAN DE
TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
Tercera a la dcima semana de prcticas. 14 de marzo de 2016 al 6 de
mayo de 2016.
Se prepara el plan de trabajo teniendo en cuenta los datos obtenidos en la
primera etapa, consignados en el diagnstico, con el fin de establecer las
necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y
proceder a la elaboracin del cronograma que permita determinar los
tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el presupuesto
correspondiente.

Fondos Acumulados Llano Abastos Villavicencio

En la organizacin documental se observarn los principios y procesos

archivsticos relacionados a continuacin:
2.2.3.1
2.2.3.2

2.2.3.3

Clasificacin. Este proceso se desarrolla atendiendo a la

estructura orgnica del organismo u organismos productores.
Ordenacin. Los documentos previamente clasificados se
ordenaron teniendo en cuenta las unidades documentales al
interior de cada asunto o serie y tambin los documentos al interior
de cada unidad de conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros,
entre otros), correspondientes a las diferentes unidades
administrativas.
Descripcin. Para la descripcin, se diligenciar el formato nico
de inventario documental adoptado por el Archivo General de la
Nacin, incluyendo adems, la documentacin afectada
biolgicamente. En esta actividad archivstica queda pendiente
para realizar.

En la aplicacin de los anteriores procesos archivsticos se desarrollaron las

siguientes actividades las cuales se iban presentando durante la prctica no
hubo semana especfica para una sola actividad en particularidad:
- Depuracin (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de
archivo).
- Separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el
respectivo testigo.
- Foliacin y retiro del material abrasivo.
- Almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de carpetas y
Cajas.
Todo se realiz entre el 02 de marzo de 2016 al 06 de mayo de 2016 en la
Central de Llano Abastos Villavicencio

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CONCLUSIONES
Se logr la participacin de los Aprendices a las practicas propuestas.
Logramos a conocer la importancia de la actividad archivstica.
Los Aprendices aclararon algunas dudas respecto a la documentacin,
gracias a los funcionarios y del instructor jefe.
RECOMENDACIONES
Tener una organizacin de temas y fechas determinadas para los mismos.

WILDERMAN NIETO REYES

Aprendiz