102 Outsourcing

REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA
UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA
TERMINOS DE REFERENCIA
CONCURSO No. 021 de 2004
CONTRATACIN OUTSOURCING DE
SERVICIOS TECNOLOGICOS PARA LA
UNIDAD DE PLANEACIN MINERO ENERGETICA
-UPME-
Bogot D.C., Junio de 2004

TABLA DE CONTENIDO
RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................... 3
JUSTIFICACIN ......................................................................................................... 4
CAPTULO 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIN ....................
5
CAPTULO 2. PRESENTACIN DE LA PROPUESTA ............................................ 12
CAPTULO 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS .................................................. 19
CAPTULO 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIN DE PROPUESTAS... 21
CAPTULO 5. FORMATOS ..................................................................................... 27
RECOMENDACIONES GENERALES
Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar
la labor de evaluacin de las propuestas:
1. Leer cuidadosamente estos trminos de referencia, antes de elaborar la propuesta.
2. Entender que con la presentacin de la propuesta se acogen y aceptan todas las
condiciones estipuladas en los presentes trminos de referencia.
3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con ndice
y debidamente foliados.
4. La presentacin de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que
se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y dems documentos;
que recibi las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente
consultadas y que ha aceptado que estos trminos de referencia son completos,
compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarn.
5. La presentacin de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que
est enterado a satisfaccin en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha
tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en
virtud del contrato que se celebrar.
JUSTIFICACIN
La Unidad de Planeacin Minero Energtica UPME, cuenta con una infraestructura
computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el
cumplimiento de sus funciones. Igualmente de acuerdo con el decreto 255 de 2004, a
la UPME le corresponde a travs de la Subdireccin de Informacin Minero Energtica
divulgar las estadsticas e indicadores del sector minero energtico, por lo tanto, se
debe contar con una adecuada infraestructura de recursos informticos y equipos de
comunicaciones que le permita atender los requerimientos de informacin de los
usuarios internos y externos a la Unidad. As mismo, se requiere brindar el soporte a
las aplicaciones administrativas y financieras de apoyo a la gestin de la Entidad.
En la actualidad la Unidad de Planeacin Minero Energtica cuenta con una estructura
organizacional compuesta por tres subdirecciones tcnicas y un rea administrativa.
Dentro de las Subdirecciones existe la Subdireccin de Informacin Minero Energtica,
que por ser un rea de apoyo temtico e informtico, tiene como funciones esenciales:
por un lado, brindar la informacin oficial a los diferentes agentes del Sector Pblico y
Privado en materia de estadsticas e indicadores de los sectores de Minas y Energa, y
por otro lado, brindar el apoyo informtico requerido para garantizar los servicios
tecnolgicos que soportan las funciones operativas de la Entidad.
En este sentido, y para dar cumplimiento a lo enmarcado en el apoyo informtico con
miras a garantizar los servicios tecnolgicos que soportan las funciones operativas de
la Entidad, se hace necesario estructurar un rea especfica de apoyo dentro de esta
subdireccin denominada rea de Informtica, la cual debe soportar, dentro de otras
actividades, las relacionadas con las labores propias del Grupo de Servicios
Tecnolgicos.
Este grupo de servicios tecnolgicos tiene tres grandes esquemas de trabajo que
agregados proporcionan a la Unidad de Planeacin Minero Energtica UPME-, una
efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratgicas y operativas propias de
cada rea. Estos esquemas de trabajo son:
Desarrollo Administrativo y de Propsito Especfico:
La Unidad de Planeacin Minero Energtica cuenta en la actualidad con unos
desarrollos administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la
cadena financiera, contable y de recurso humano. As mismo existen aplicativos de
apoyo al proceso contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y
recibida. Todos estos sistemas de software administrativo y financiero, los cuales se
encuentran en produccin sobre plataformas computacionales especficas, requieren
para su normal funcionamiento y adecuado mantenimiento, de la participacin de un
recurso humano especializado que soporte dichos sistemas y brinden, dentro del
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tiempo de vida til que estos sistemas desarrollados ofrecen, el valor agregado
esperado por la Entidad.
A su vez, el da a da de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de
propsito especfico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y
funcionabilidad a las diferentes reas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo y
temtico. Es por esto la importancia de contar con un apoyo especializado y
permanente de desarrolladores de software que se dediquen a cubrir las necesidades
que se presenten relacionadas con este campo.
Administracin Red de Datos de la Entidad y Centro de Cmputo:
En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y
14 del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que
comparten los recursos informticos propios de la Unidad.
Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2000, con
servidor de correo, servidor de pginas Web, servidor de bases de datos y firewall.
El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresin, acceso a Internet, respaldo
de informacin, publicacin de pginas Web y acceso a sistemas de informacin
especficos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows 98, 2000 y XP.
Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 512 Kbps, que se ampliar
prximamente a 1024 Kbps, a travs del cual los usuarios internos acceden a
informacin externa y el cliente externo accede al Sistema de Informacin Minero
Energtico Colombiano SIMEC-, el cual proporciona informacin de carcter misional
y se constituye en el sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y
Energa.
El centro de cmputo de la Unidad de Planeacin Minero Energtica, est compuesto
por seis servidores, dentro de los cuales se tiene:
Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2000 Server y
el motor de base de datos SQL Server 2000, tambin administra el sistema de
informacin geogrfico ARC GIS de la Unidad.
Un servidor de correo Exchange 2000 Server sobre Windows 2000 Server, el cual
administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este servidor
adems, realiza labores de servidor de impresin.
Un servidor Windows 2003 Server con IIS versin 6.0, en el cual se encuentra instalada
la pgina Web Internet de la entidad. Este servidor adems, cuenta con las
herramientas ARC IMS para la administracin de mapas y Tomcat para la
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administracin de pginas activas, tiene el motor Java del Sistema de Informacin
Minero Energtico SIMEC-.
Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de
Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del
Sistema de Informacin Minero Energtico Colombiano SIMEC-.
Un servidor Windows 2000 Server con IIS versin 5.0, en el cual se encuentra instalada
la pgina Web Intranet de la entidad.
Y por ltimo un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el
software Symantec Enterprice Firewall 6.5, el cual realiza las labores de compuerta de
seguridad de acceso desde y hacia Internet.
De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participacin de
un grupo de profesionales especializados que brinden el soporte y la seguridad
requerida para la administracin de todos los elementos que componen la red de datos
y el centro de cmputo de la entidad.
Soporte y Atencin a Usuarios:
Como se mencion inicialmente, la Unidad de Planeacin Minero Energtica, cuenta en
la actualidad con un parque computacional de 80 equipos, los cuales estn asignados
en una relacin uno a uno a funcionarios de la entidad, personal contratista, personal
de entidades fiscalizadoras externas (Contralora) y usuarios externos que requieren de
estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de
esta entidad.
Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento
preventivo y correctivo donde se incluyan repuestos, en caso de requerirse, as como
de las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la
instalacin y configuracin de hardware perifrico necesario.
Estas actividades, dada su permanente frecuencia y nmero de solicitudes diarias
(estadsticamente hablando, un promedio de 10 solicitudes de servicio diario), los
cuales incluyen entre otros: reinstalacin de sistema operativo, soporte en herramientas
de usuario final (word, excel, power point, access, project), soporte en aplicativos de
propsito especfico, limpieza a microcomputadores y perifricos, escaneo de
documentos que requieren ser publicados en la pgina Web; se hace necesario contar
con personal tcnico calificado que cubran estas labores que demandan tiempos de
respuestas inmediatos, debido a que son problemticas que inciden en el normal
desarrollo de las labores de los funcionarios y dems usuarios de la Unidad.
Es importante resaltar que, este esquema de trabajo debe tambin realizar las labores
de ndole administrativo del software y hardware de la Unidad, esto es, llevar un
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inventario detallado en formatos de hojas de vida de cada uno de los computadores y
perifricos de la Unidad, donde se visualice el universo completo de esta base
computacional, llevando el control del software instalado en los mismos, as como su
ubicacin, estado, necesidades de actualizacin, asociaciones de red, entre otros.
Por las razones anteriormente expuestas y dado que en la planta de personal de la
Unidad de Planeacin Minero Energtica, no existe el personal suficiente para el
desarrollo de todas estas actividades y la designacin de responsabilidades
encaminadas a hacer efectivos los esquemas de trabajo antes enunciados, as como el
soporte slido y permanente que garantice el normal funcionamiento de estos recursos
informticos, no solo a nivel de mantenimiento, sino garantizando el cubrimiento de
repuestos que demanda esta base computacional instalada, se hace necesario la
contratacin a travs de la modalidad de Outsourcing de estos servicios, con
compaas especializadas en el ramo que brinden las garantas que la UPME requiere
para todo lo concerniente a este aspecto.
CAPTULO I
1.
CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIN
1.1
OBJETO DE LA CONTRATACIN
La Unidad de Planeacin Minero Energtica UPME- requiere contratar a travs de la
modalidad de Outsourcing, los servicios tecnolgicos que cubran los siguientes
esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propsito especfico,
soporte en administracin Red de Datos y Centro de Cmputo, y soporte en la atencin
a usuarios; de acuerdo con lo establecido en el Formato de Caractersticas Tcnicas
Ofrecidas y Garantizadas del presente documento.
1.2
RGIMEN JURDICO APLICABLE

Este proceso de contratacin se rige por los Principios Constitucionales indicados en su
artculo 209, por las Resoluciones UPME No 206 Y 207 del 11 de Mayo de 2004 por lo
contenido en estos trminos de referencia y los adendas que se emitan.
1.3
PRESUPUESTO ASIGNADO
El presupuesto asignado por la Unidad de Planeacin Minero Energtica para la
contratacin a travs de la modalidad de Outsourcing de los servicios tecnolgicos, es
de CIENTO NOVENTA MILLONES DE PESOS ($190.000.000), que incluye todos los
costos directos e indirectos y los impositivos de ley, segn certificado de disponibilidad
presupuestal No. 254 de fecha 27 de Abril de 2004.
1.4
CONDICIONES PARA PARTICIPAR

Las personas jurdicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso
debern inscribirse en la Secretara General de la Unidad de Planeacin Minero
Energtica, ubicada en la Avenida 40 A N 13-09 Piso 14, en el horario comprendido
entre las 8:00 a.m. y 5:45 p.m. y suministrar el nombre de quien pretenda participar en
el respectivo concurso, direccin, nmero de telfono, nmero de fax y una direccin
de correo electrnico, para lo cual debern firmar la respectiva planilla de inscripcin.
QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDR DERECHO A PARTICIPAR EN EL
PRESENTE CONCURSO.
1.5
CRONOGRAMA DEL CONCURSO

PUBLICACIN DE PRE-TRMINOS DE
REFERENCIA
Y
RECEPCION
DE
OBSERVACIONES
RESPUESTA A OBSERVACIONES PRE
TRMINOS
APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS
DEFINITIVOS
INSCRIPCIN DE OFERENTES
RECEPCIN ACLARACIONES A LOS
TRMINOS
AUDIENCIA DE PRECISIN DE TRMINOS
CIERRE
PLAZO DE EVALUACIN
PUBLICACIN
DE
EVALUACIN
EN
PAGINA WEB Y A DISPOSICIN EN
SECRETARA GENERAL Y RECEPCIN DE
OBSERVACIONES A LOS INFORMES
RESPUESTA A OBSERVACIONES DE
EVALUACIN EN PAGINA WEB Y
SECRETARIA GENERAL
ADJUDICACIN
1.6
Junio 11/04 Junio 15/04

Junio 23/04
Junio 23/04 Julio 9/04
Junio 30/04 a las 3:00 p.m.
Julio 12/04 a las 4:00 p.m.
Julio 13/04 Julio 23/04

Agosto 2/04
CONSULTAS DE LOS PROPONENTES
Los Trminos de Referencia pueden ser consultados en la Secretara General de la UPME,

ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogot D.C. y en la pgina web
de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito.
1.7
PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES
Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los
proponentes inscritos podrn solicitar aclaraciones mediante comunicacin escrita dirigida a
la Secretara General Contratos-, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI)
en Bogot D.C. y/o al Correo Electrnico contratos@upme.gov.co. La responsabilidad de
las respuestas dadas ser del grupo tcnico, jurdico o financiero, segn se trate la inquietud
planteada. Todas las inquietudes sern resueltas en la Audiencia de Precisin de Trminos.

1.8
FECHA DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA
En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrar una audiencia con el
objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones presentadas
por los oferentes en el trmino establecido en el cronograma para este propsito, de lo cual
se levantar un acta suscrita por los intervinientes.
Esta acta se publicar a travs de la pgina Web, en un trmino no mayor a dos das hbiles
siguientes a la audiencia.
Esta Audiencia se celebrar en la sala de juntas de la Secretara General de la UPME,
ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogot D.C.
Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes
en el trmino establecido en el cronograma para este propsito y cuando resulte
conveniente, la UPME expedir las modificaciones o adendos pertinentes a los trminos de
referencia.
1.9
ADENDOS
En el evento en que se efecten cambios al presente documento de trminos de referencia,

stos sern realizados nicamente mediante adendos escritos, los cuales pasarn a formar
parte del mismo.
Los adendos sern publicados en la pgina Web.
Ninguna declaracin verbal podr afectar en manera alguna los trminos, condiciones y
adendos de los presentes trminos de referencia.
1.10 PLAZO DE EVALUACION
La UPME, dentro del trmino establecido en el cronograma del concurso, realizar los
estudios tcnicos, financieros, econmicos y jurdicos de las propuestas presentadas.
1.11 INFORMES DE EVALUACIN
La UPME deber preparar informes detallados sobre el anlisis y comparacin de las
propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la seleccin de la
propuesta.
Los informes de evaluacin de las propuestas permanecern, para su consulta, en la
Secretara General de la UPME ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en
Bogot D.C, y sern publicados en la pgina Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el
trmino de tres (3) das hbiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los
oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad
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los oferentes no podrn completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas
observaciones sern resueltas por la UPME, dentro del trmino establecido en el
cronograma del concurso.
1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA
La declaratoria de desierto de este concurso, proceder por motivos o causas que impidan la
seleccin objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentas cumpla con el puntaje
tcnico mnimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el
presupuesto asignado y se declarar en acto administrativo en el que se sealar en forma
expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisin. Es entendido que la
UPME no ser responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasin
de la presentacin de la propuesta.
1.13
TRMINO DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO
El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la
comunicacin de adjudicacin. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro
del trmino indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeacin Minero Energtica
mediante acto administrativo motivado podr adjudicarlo al proponente que ocup el
segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluacin, siempre que su oferta sea
favorable.
1.14
PARTES QUE INTERVIENEN
1.14.1 FIDUCIARIA
Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripcin del
contrato y los actos que se deriven del mismo.
1.14.2 SUPERVISOR
La supervisin de este contrato ser ejercida por el Subdirector de Informacin de la Unidad
de Planeacin Minero Energtica, o a quien este designe y as se dar a conocer al
contratista en su oportunidad. El Supervisor velar por los intereses de la misma y tendr
las funciones que por la ndole y naturaleza del contrato le sean propias.
El Supervisor deber cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de
este proceso concursal.
1.15
CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION
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Este contrato requiere para su
perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y
contraprestacin. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro
presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores
requisitos queden cumplidos a entera satisfaccin. Para su ejecucin se requerir
aprobacin de las garantas, pago de los derechos de publicacin en el Diario nico de
Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciacin.
Deber presentar a la firma del contrato debidamente diligenciado, el formulario nico de
Hoja de Vida para Personas Jurdicas, adoptado por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica.
Para la tramitacin y legalizacin del contrato, el proponente favorecido deber tener en
cuenta lo siguiente:
Celebrado el contrato no podr cederse a personas naturales o jurdicas.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente
seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del trmino sealado, quedar a
favor de la UPME, en calidad de sancin, el valor de la garanta constituida para responder
por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al
reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garanta.
En este caso, igualmente la UPME podr optar entre abrir un nuevo proceso concursal o
adjudicar, dentro de los quince (15) das siguientes, al proponente calificado en segundo
lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.
EL CONTRATISTA dispondr de tres (3) das hbiles, contados a partir de la fecha de
perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicacin en el Diario nico
de Contratacin Pblica y constituir las garantas requeridas.
En cuanto al impuesto de timbre, ste ser cancelado por el Contratista, de acuerdo con lo
establecido por la Ley 6 de 1992 y sus Decretos reglamentarios.
Los gastos de legalizacin del contrato corrern por cuenta de EL CONTRATISTA y no
sern reembolsados.
1.16
PLAZO PARA LA EJECUCIN Y VIGENCIA DEL CONTRATO
El plazo para la ejecucin del Outsourcing de servicios tecnolgicos que cubran los
esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propsito especfico, soporte
en administracin Red de Datos y Centro de Cmputo, y soporte en la atencin a usuarios,
es de doce (12) meses contados a partir de la suscripcin del acta de iniciacin, la cual se
dar una vez legalizado el contrato respectivo.
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El proponente deber indicar sin estar por debajo de los trminos aqu establecidos, el plazo
en el cual se compromete a ejecutar el contrato objeto de este concurso.
La propuesta que presente un plazo de ejecucin inferior al anteriormente sealado, ser
rechazada, lo cual significa que no ser tenida en cuenta para ningn parmetro de la
evaluacin.
1.17
GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME
La garanta nica que presentar EL CONTRATISTA avalar el cumplimiento por parte suya
de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendr vigente durante la
vida del contrato y su liquidacin y se ajustar a los limites, existencia y extensin del riesgo
amparado.
La garanta nica se formalizar en una pliza de seguro o garanta bancaria constituida por
EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME
expedida por una compaa de seguros debidamente establecida en Colombia.
Esta pliza se distribuir en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecucin
del contrato:
Clase de Riesgos
%
Cumplimiento
del 20
Contrato
Calidad del servicio
20
Salario y Prestaciones
5
sociales
1.18
Sobre el valor
Del Contrato
Del Contrato
Del Contrato
Vigencia
La del contrato y cuatro (4)
meses ms.
La del contrato.
La del contrato.
FORMA DE PAGO
La Fiduciaria, previa autorizacin de la UPME, realizar los pagos de la siguiente manera:

pagos mes vencido en cuotas iguales. No habr anticipos ni pagos anticipados.
Los pagos se harn previa presentacin de la factura y certificacin del cumplimiento
expedida por el supervisor del contrato.
Las facturas deben estar acompaadas de las copias legibles de los pagos efectuados al
sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artculo 50 de
la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o
revisor fiscal de la persona jurdica, segn fuere el caso.
El contratista asumir todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la
ejecucin del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.
13
1.19
ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO
El servicio y sus elementos inherentes ofrecidos objeto del presente concurso, se prestarn
e instalarn en la sede de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 5, 11 y 14
(Edificio UGI) en Bogot D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad.
1.20
CORRESPONDENCIA
Toda la correspondencia que los proponentes enven a la UPME, en virtud del presente
concurso, debern dirigirla a la Secretara General Contratacin -, ubicada en la Calle 40A
# 13-09, Pisos 14 (Edificio UGI) en Bogot D.C va correo electrnico a la Direccin:
contratos@upme.gov.co
.
14
CAPTULO II
2.
PRESENTACIN DE LA PROPUESTA
2.1
FORMA DE PRESENTACIN
La propuesta se deber entregar en original y una (1) copia, en idioma espaol, sin
tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden
ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada
uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se
exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier
enmendadura que contenga la propuesta deber ser aclarada y validada con su firma por el
oferente en la misma propuesta.
El original y la copia se presentarn con idntica informacin, marcando claramente en cada
sobre y cartula el nombre del proponente, su direccin, nmeros de telfono, fax y correo
electrnico.
Los sobres que contienen las propuestas se marcarn as:
UNIDAD DE PLANEACIN MINERO ENERGTICA UPMEProceso Contractual No. XXX de 2004

Propuesta para la contratacin de Outsourcing de servicios tecnolgicos
Nombre del proponente:
Direccin:
Telfono:
Fax:
E-mail:
Original / copia 1
Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenar teniendo en cuenta las
instrucciones y Formatos contenidos en los presentes trminos de referencia, sin efectuar
cambios en su redaccin original y conservando el orden establecido. Si el proponente
quisiera adicionar alguna explicacin o aclaracin, deber hacerla en carta separada y
consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado.
Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecer la
informacin consignada en el original.
15
2.2
DOCUMENTOS QUE ACOMPAAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA
2.2.1 CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

La carta de presentacin de la propuesta se elaborar de acuerdo con el modelo
suministrado en el Formato establecido. As mismo, declarar el proponente que no se
encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades
establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la
UPME. El Formato deber estar firmado por el Representante Legal o apoderados.
En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurdica o por un consorcio o
unin temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deber ser suscrita por la persona que
represente el consorcio o la unin temporal. En todo caso, a la propuesta deber anexarse el
documento de consorcio o unin temporal.
En la carta de presentacin el oferente deber indicar, de la informacin suministrada en su
propuesta, cual es de carcter reservado, sealando la norma que le otorga tal carcter.
Adicionalmente, para efecto del anlisis tcnico y jurdico, el proponente deber manifestar
bajo la gravedad del juramento si le ha sido aplicada la garanta de cumplimiento y/o calidad
en los ltimos dos (2) aos, o si le han sido impuestas multas durante este perodo.
2.2.3 DOCUMENTOS JURIDICOS
2.2.3.1 GARANTA DE SERIEDAD
Los proponentes debern presentar una garanta de seriedad de la propuesta para
entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeacin Minero Energtica, UPME- por una
cuanta equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta incluido el impuesto a
las ventas si ste se causa.
La vigencia de esta garanta ser de noventa (90) das calendario contados a partir de la
fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el
recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva pliza.
Para el efecto deber adjuntar a la propuesta el original del mismo.
Dicha garanta deber ser expedida por una compaa de seguros legalmente establecida en
Colombia.
La seriedad de la oferta tambin podr ser garantizada por una entidad bancaria. La
garanta deber ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo
caso no expirar por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.
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En el evento en que la oferta se presente en representacin de una persona jurdica, la
garanta de seriedad deber ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona
representada.
En el evento de presentacin conjunta de propuestas, la garanta de seriedad deber
expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unin temporal segn el
caso.
En el evento de prrroga en el plazo de adjudicacin, o para la suscripcin del contrato o
para la constitucin de garantas o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista
deber ampliar, por el periodo de la prrroga, el de la garanta de seriedad s la vigencia
inicial no cubre este nuevo trmino.
La garanta de seriedad y el original de las ofertas les sern devueltas, previa solicitud, a
todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo
previsto.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o
contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos
Trminos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripcin del contrato,
constitucin de las plizas, contribucin al perfeccionamiento del contrato dentro del trmino
sealado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se har efectiva a favor de la UPME la
pliza de seriedad de la propuesta.
Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de
perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuanta de esta pliza y sin perjuicio de
que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 das hbiles siguientes, al
proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la
Entidad.
2.2.3.2 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR
Los documentos otorgados en el exterior debern presentarse legalizados en la forma
prevista en el Artculo 259 del Cdigo de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artculo
480 del Cdigo de Comercio. Por lo tanto, debern autenticarse por funcionarios
competentes del pas de origen, a su vez por el Cnsul Colombiano o Agente Diplomtico, al
autenticar los documentos el Cnsul o Agente Diplomtico har constar que la sociedad
existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo pas, la firma del Cnsul o
Agente Diplomtico se abonar por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo
establecido en este artculo se entender sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad Estatal
respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su
experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los
presentes trminos de referencia
.
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2.2.3.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

DE LA CAMARA DE COMERCIO.
El proponente deber acompaar con la oferta el certificado de inscripcin en el Registro
nico de Proponentes de la Cmara de Comercio de su jurisdiccin, con fecha de
expedicin no mayor a treinta (30) das calendario anteriores, contados a partir de la fecha
de cierre del concurso.
El K de contratacin deber ser igual o superior al monto del presupuesto asignado para
este proyecto y el oferente no deber tener registradas incumplimientos, multas o sanciones
en contratos.
En caso de Consorcio Unin Temporal, cada uno de los integrantes deber presentar este
certificado.
2.2.3.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL
Las Personas Jurdicas debern presentar el certificado de Existencia y Representacin
Legal con fecha de expedicin no mayor de treinta (30) das calendario anteriores a la fecha
de cierre del concurso, donde acredite que su duracin es mayor a la de la vigencia del
contrato y un (1) ao ms.
En caso de Consorcio Unin Temporal, cada uno de los integrantes deber presentar este
certificado.
Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociacin (que no sea comercial), deber
aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente.
2.2.3.5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS
De conformidad con el certificado de existencia y representacin legal, cuando el proponente
sea persona Jurdica y su Representante Legal se encuentre limitado en razn a la cuanta
u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deber presentar
el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el
correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado.
2.2.3.6 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL
Los proponentes indicarn si su participacin es a ttulo de consorcio o unin temporal y, en
este ltimo caso, sealarn los trminos y extensin de la participacin en la propuesta y en
18

su ejecucin, los cuales no podrn ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad
estatal contratante.
Mediante un documento se designar la persona que los representar, sealando las reglas
bsicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unin
temporal, se indicar a la UPME la participacin que tendr cada uno de sus integrantes.
Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer
consorciados durante el trmino de la vigencia del contrato y sus prrrogas. Por lo tanto,
deber indicarse expresamente que el consorcio o unin temporal no podr ser disuelto ni
liquidado durante la vigencia o prrrogas del contrato que se suscriba. En ningn caso
podr haber cesin del contrato entre quienes integren el consorcio o unin temporal.
Los trminos y extensin de la participacin en la Unin Temporal no podrn ser
modificados.
Si la propuesta es conjunta, deber ser presentada por la persona que represente el
consorcio o la unin temporal. En todo caso, a la propuesta deber anexarse el documento
de consorcio o unin temporal.
La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unin temporal se regir por las nor
mas vigentes en la materia.
Toda la informacin solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una
de las personas jurdicas que integran el consorcio o unin temporal.
Las personas jurdicas nacionales y extranjeras debern acreditar que su duracin no ser
inferior a la del plazo del contrato y un ao ms.
Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese
concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o
contratos que de ella se deriven, para su ejecucin, representacin judicial y extrajudicial,
por lo menos por el trmino del contrato y un (1) ao ms.
Las ofertas debern estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma,
consorcio o unin temporal, quien debe tener facultades especficas y vigentes para
contratar y estar autorizado para comprometerla en cuanta igual o superior al valor de la
oferta.
Cuando se presente Consorcio o Unin Temporal bastar que uno de los integrantes se
haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos trminos de
referencia.
2.2.3.7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS
REPRESENTANTES LEGALES
19
2.2.3.8 FOTOCOPIA DEL NIT DE LA EMPRESA O EMPRESAS

2.2.3.9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD
SOCIAL
Para las personas jurdicas, el Revisor Fiscal y/o el Representante Legal, deber presentar
una certificacin en la cual conste que la firma se encuentra al da en el pago de aportes
parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un trmino no inferior a seis
(6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unin
temporal, cada una de las personas naturales o jurdicas que lo integren deber acreditar
que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la
fecha de presentacin de su propuesta.
2.2.3.10
CERTIFICACIN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA

PERSONA JURDICA, EN LA CUAL SE INDIQUE QUE STA COMO TAL NO
ES DEUDORA MOROSA DEL ESTADO (LEY 863 DE 2003)
Los representantes legales de las personas jurdicas debern presentar a la UPME la copia
al carbn del recibo de consignacin por el valor equivalente al 3% del smmlv ($ 10.740). La
consignacin se efectuar teniendo en cuenta la siguiente informacin:
ENTIDAD FINANCIERA Banco Popular. No. de cuenta corriente: 050000249.- Nombre de la
Cuenta: Direccin del Tesoro Nacional- Fondos Comunes.- Cdigo rentstico 1212-99.
FORMULARIO (CONVENIO Direccin del Tesoro Nacional Recaudo Nacin),
NOTA: Se deber indicar claramente en el formulario el nombre del depositante, nit, y
fecha.- Para dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 66 de la Ley 863 de 2003 y la
Circular externa No. 50 y 51 emanada de la Contadura General de la Repblica, debern
firmar la respectiva declaracin juramentada, conforme al formato Declaracin
Juramentada que se presenta en el Captulo V.
2.2.4.
DOCUMENTOS FINANCIEROS
La UPME declarar la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al

conjunto de indicadores financieros que a continuacin se enuncian:
Que el proponente posea como mnimo un capital de trabajo equivalente al valor de la

propuesta. El capital de Trabajo se calcular como el resultado de la siguiente frmula
20

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente.
Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La
solvencia se calcular como el resultado de la siguiente frmula:
Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.
Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento

se calcular como el resultado de la siguiente frmula
Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.
Los siguientes son los documentos e informacin esenciales para el anlisis financiero de las
propuestas:
2.2.4.1
El proponente deber suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados de

Resultados de los aos 2002 y 2003, estos documentos deben estar suscritos por
el Representante Legal, el Contador Pblico y el Revisor Fiscal si el proponente
est obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos sern objeto de
verificacin, mas no de calificacin.
2.2.4.2
El proponente deber adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de

inscripcin profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse ste
ltimo; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios
expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos
certificados debern encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este
concurso.
2.2.4.3
Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se

sumarn los respectivos activos, pasivos y patrimonios.
2.2.4.4
DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este

punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaracin de Renta del ao 2003.
2.3
DOCUMENTOS SUBSANABLES
Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados

con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, nicamente
los siguientes:
Fotocopia de la cdula del o los Representantes Legales de la(s) firmas.

Fotocopia del Nit de la firma.
Foliacin de la propuesta.
21
2.4
OFERTAS CONSIDERADAS HBILES
Se entiende que las ofertas presentadas son hbiles si cumplen con la totalidad de los
requisitos sealados en estos trminos de referencia, no se aceptan propuestas parciales
ni alternativas.
2.5
RETIRO DE LAS OFERTAS
Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrn ser retiradas por
los oferentes.
2.6
PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIN DE ERRORES PRODUCTO DE

OPERACIONES ARITMTICAS
En la evaluacin de la oferta se determinar si existen errores en el producto de las

operaciones aritmticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME har las
correcciones correspondientes.
Las correcciones establecidas en las ofertas, sern de forzosa aceptacin para el
proponente en relacin con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el
oferente rehsa aceptarlas, se har efectiva la garanta de seriedad de la propuesta, en
cuyo caso se celebrar el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la
propuesta resulta conveniente para la entidad.
22
CAPTULO III
3.
RECHAZO DE LAS PROPUESTAS
La propuesta ser rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales:
3.1 Cuando se compruebe confabulacin entre los oferentes.
3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del
anlisis de las propuestas.
3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo
nombre o con nombres diferentes.
3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extempornea.
3.5 Cuando el plazo propuesto de prestacin de servicios tecnolgicos, sea inferior al
exigido en estos trminos de referencia.
3.6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurdica ostenten
igual condicin en otra u otras entidades diferentes, que tambin estn participando en
el presente proceso concursal.
3.7 Cuando el proponente presente informacin que no coincida con la realidad, una vez la
Entidad haya verificado la informacin y consultado su veracidad.
3.8 En consorcios uniones temporales cuando en el documento de constitucin se omita
la firma de uno de sus integrantes.
3.9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas
en la ley.
3.10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que
hizo la inscripcin, salvo en caso de Consorcio o Unin Temporal, en el que bastar
que uno de sus integrantes haya realizado la inscripcin.
3.11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los
presentes Trminos de Referencia.
3.12 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 y/o su
presentacin o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento.
23

3.13 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.4 y/o su
presentacin o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento.
3.14 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.4 presente como
resultado la no viabilidad de la firma proponente.
3.15 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarn todas las anteriores
a cada uno de sus integrantes.
3.16 Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Trminos
de Referencia.
3.17 Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unin temporal, registre
incumplimientos, sanciones o multas como contratista.
3.18 No diligenciar completamente el Formato de Precios.
3.19 No diligenciar completamente el Formato de Caractersticas Tcnicas Ofrecidas y
Garantizadas.
3.20 No cumplir con las caractersticas mnimas exigidas en el Formato de Caractersticas
Tcnicas Ofrecidas y Garantizadas.
3.21 No demostrar la experiencia mnima exigida en los presentes trminos de referencia,
conforme lo exigido en el numeral Experiencia del Proponente de este documento.
3.22 Cuando la propuesta sea presentada por correo o va e-mail.
3.23 Las dems contempladas en la Constitucin, la Ley, y en el presente documento de
Trminos de Referencia.
24
CAPITULO IV
4.
ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIN DE PROPUESTAS
4.1
ANLISIS Y COMPARACIN DE LAS OFERTAS
La UPME analizar y comparar todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y
que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente
documento de trminos de referencia.
Se proceder a la comparacin de las propuestas, con el propsito de seleccionar el
proponente ms favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de
evaluacin estipulados en el presente documento de trminos de referencia.
El ofrecimiento ms favorable es aqul que, teniendo en cuenta los factores de escogencia
indicados en el presente captulo, obtenga el mayor puntaje.
Para hallar el puntaje total se sumarn los puntajes de las evaluaciones tcnica y econmica
resultantes.
Previamente a realizar la evaluacin tcnica y econmica, se deber realizar el anlisis de
los documentos jurdicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero estos
conducen a determinar si el oferente es hbil o no para realizar la evaluacin tcnica y
econmica de su propuesta.
El Comit Evaluador har un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas
con destino al Director General de la Unidad.
Previamente a la adjudicacin, el informe de evaluacin de las propuestas permanecer en
la Secretara General de la UPME (piso 14) y en la pgina Web de la Unidad, por el trmino
indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y
presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el
cual no se podr completar, adicionar o mejorar las propuestas.
Las observaciones debidamente radicadas dentro del trmino previsto, sern resueltas y
segn sus resultados se adjudicar.
El Ordenador del Gasto mediante Resolucin motivada, adjudicar el contrato al proponente
favorecido teniendo en cuenta la recomendacin del Comit Evaluador, o declarar desierto
el concurso, de lo cual se comunicar a todos los proponentes.
25

En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o ms proponentes, se escoger
aqul que tenga el mayor puntaje en precio.
4.2
EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS
4.2.1
CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION
El Outsourcing para los servicios tecnolgicos requeridos por la entidad, se enmarca dentro
de tres grandes esquemas de trabajo, que agregados proporcionan a la Unidad de
Planeacin Minero Energtica UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias
estratgicas y operativas propias de cada rea. Estos esquemas de trabajo son:
Desarrollo Administrativo y de Propsito Especfico:
La Unidad de Planeacin Minero Energtica cuenta en la actualidad con unos desarrollos
administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la cadena financiera,
contable y de recurso humano. As mismo existen aplicativos de apoyo al proceso
contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y recibida. Estos
sistemas de software administrativo, financiero, contractual y de administracin documental,
se encuentran en produccin sobre plataformas computacionales especficas.
A su vez, el da a da de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propsito
especfico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionabilidad a
las diferentes reas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo y temtico.
Es importante resaltar que la entidad no cuenta con los programas fuentes de todos estos
aplicativos, los cuales son objeto de soporte y administracin por parte del proveedor
favorecido, en el sentido de ofrecer desarrollos alternos a los mismos, cuando as se
requiera, modificaciones y adaptaciones a nuevos requerimientos y normatividades vigentes,
capacitacin y soporte en esos cambios a los usuarios finales y dems actividades
inherentes a este esquema de trabajo.
Los sistemas administrativos, financieros y de administracin documental, as como sus
respectivas plataformas computacionales, que en la actualidad posee la entidad y a los
cuales el proponente favorecido debe dar soporte, son los siguientes:
PIMISYS
La Unidad de Planeacin Minero Energtica presenta a continuacin las generalidades ms
sobresalientes de este sistema:
26

El sistema PIMISYS UNION, es un conjunto de aplicaciones que tienen como objetivo la
sistematizacin de los procesos de registro y control propios de las reas administrativas de
una empresa. Los productos de software que conforman principalmente este sistema son:
PIMISYS UNION P&G
PIMISYS UNION SIEP
PIMISYS UNION TESORERO
PIMISYS UNION NOMINA
PIMISYS UNION ALMACEN
Adicionalmente y como herramienta accesoria, se incluye dentro del paquete la aplicacin
PIMISYS REPORT EDIT, para la edicin de reportes personalizados presentes en los dems
programas.
PIMISYS UNION es un proyecto de aplicaciones Windows desarrollado con la herramienta
de programacin Microsoft Visual Basic 6.0, con la capacidad de trabajar conexiones con los
motores de base de datos Microsoft SQL Server, Microsoft Access y Oracle desde la versin
8i en adelante.
DNA es la arquitectura utilizada para la construccin de los productos en el entorno de
desarrollo, teniendo como particularidad que el control de integridad referencial de los
objetos de la base de datos no se realiza por cuenta de las funcionalidades que para ello
posee los motores, sino que es administrada por instrucciones escritas en la capa lgica de
negocio.
Los nicos controles de integridad ejercidos por el motor de base de datos son los
relacionados con ndices de llave primaria, ndices para optimizacin de consultas y reglas
para campos.
27

Los reportes que generan las aplicaciones se dividen en 2 clases: los que despliegan datos
utilizando plantillas Crystal Reports 8.5 en forma de archivos *.rpt, y los que son
administrados por el editor de reportes PIMISYS REPORT EDIT, que se encuentran
almacenados como registros en la base de datos. Para la edicin de los primeros, es
necesario usar la herramienta de software Crystal Reports 8.5, teniendo en cuenta que slo
pueden ser cambiados aspectos relacionados con la presentacin, y no los de estructura del
reporte, por cuanto estn condicionados a la forma en que son invocados desde los
ejecutables de los aplicativos.
El esquema cliente servidor sobre el que trabaja el sistema, tienen como fin que cada una de
las reas administrativas, a saber, contabilidad, presupuesto, tesorera, almacn y nmina,
genere la informacin que le es concerniente respectivamente y sea almacenada en un
repositorio de datos central, lo que permite que datos comunes entre ellas, tales como la
lista de terceros, las cuentas del catlogo contable, rubros presupuestales, entre otros, no
tengan que ser almacenados ni creados en forma redundante.
El diagrama funcional del sistema es el siguiente:
Presupuesto
SIEP
Almacn
ALMACN
Contabilidad
P&G
Nmina
NMINA
Tesorera
TESORERO
Todos los datos de las aplicaciones convergen en forma de asientos contables en PIMISYS
P&G a travs de las interfaces configuradas en cada una de ellas. Adicionalmente, el
software de Tesorera alimenta informacin concerniente a rentas y pago de obligaciones en
el sistema de presupuesto.
PIMISYS UNION P&G: Registra los movimientos contables derivados de los hechos
econmicos de la empresa, bien sea por creacin directa de comprobantes a travs del
mdulo de documentos, o por la alimentacin de los mismos provenientes de la accin de
las interfaces configuradas en los otros cuatro aplicativos. Adicionalmente, tienen como
objetivo la generacin de reportes tales como libros auxiliares, libros oficiales y estados
financieros.
PIMISYS UNION SIEP: Sistema Integrado para la Ejecucin Presupuestal. Est encargado
de controlar las operaciones propias de los procesos de ejecucin presupuestal tanto de
28

gastos como de rentas. En lo relacionado con la ejecucin del presupuesto de gastos,
interacta con contabilidad generando los asientos por todos los conceptos de gasto
tramitados por el presupuesto con excepcin de las nminas y compras de bienes, que son
administrados por los programas PIMSIYS NMINA y PIMISYS ALMACN,
respectivamente.
Por el presupuesto de rentas, la contabilidad es afectada por la definicin y modificaciones
que se hagan de la apropiacin inicial de ingresos, en las cuentas de la clase cero (0)
definidas y reglamentadas en el Plan General de Contabilidad Pblica.
PIMISYS TESORERO: Este programa registra los movimientos que conciernen al efectivo
de la empresa. Tanto en los ingresos como en los egresos, este sistema produce efectos en
la contabilidad y en el presupuesto. En el caso de los ingresos, en la parte contable produce
una disminucin de los derechos por cobrar por concepto de ingresos causados
previamente. En la parte presupuestal, el recaudo es reflejado alimentado como parte de la
ejecucin de las metas de ingreso definidas previamente en la apropiacin inicial.
En cuanto a los egresos, el efecto contable se da en forma de disminucin de las
obligaciones con terceros y el efecto presupuestal por la incorporacin del pago efectivo
como ltimo paso dentro del proceso de ejecucin del gasto.
Los reportes que se pueden generar con esta aplicacin son, entre otros, los libros auxiliares
de bancos y reportes de verificacin y control de recaudos. Adicionalmente, posee mdulos
para el manejo de notas bancarias, traslados de fondos y para efectuar conciliaciones
bancarias.
PIMISYS NMINA: Liquida la nmina de empleados de una empresa con base en la
formulacin definida en conceptos y reglas aplicacin de los mismos. Dado el carcter de
parametrizable que tienen la definicin de conceptos por medio del intrprete de frmulas, el
esquema de clculo puede ser adaptado a cualquier tipo de empresa, incluyendo por
consiguiente las entidades del sector pblico de cualquier orden.
Dentro de los atributos de configuracin que tienen los conceptos de liquidacin se define el
efecto que debe tener cada uno de ellos en la contabilidad. Con esta configuracin y una vez
liquidada la nmina peridica, se ejecuta el proceso de asiento para aplicar los efectos de
causacin correspondientes en la contabilidad.
Dentro de los reportes que se generan desde este software estn los listados de liquidacin
quincenal de la nmina, desprendibles de pago, resumen de conceptos liquidados en la
quincena y resumen de conceptos a pagar por seguridad social. Estos dos ltimos
resmenes se originan desde herramientas accesorias incorporadas al producto.
PIMISYS ALMACN: Controla la informacin de movimiento de inventarios tanto de activos
fijos como de elementos de consumo. Para estos ltimos el sistema utiliza el sistema de
inventarios por promedio ponderado. Genera reportes de elementos devolutivos en uso
29

asignados a cada responsable y de elementos en bodega que en un momento dado se
encuentren en bodega. La interfaz contable se asigna al conjunto de asociaciones creadas
entre los diferentes grupos de artculos y sus posibles movimientos, a saber, entradas por
compra, entradas por donacin, salidas para consumo, salidas por donacin, bajas por
obsolescencia, entre otros.
SISTEMA DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
S.A.D.
La Unidad de Planeacin Minero Energtica presenta a continuacin las generalidades ms
sobresalientes de este sistema:
Este es un sistema desarrollado para la administracin integral e inteligente a nivel
corporativo de toda la documentacin generada en una empresa. Trabaja en sistemas
Windows 98, Windows ME y Windows 2000/XP.
Los mdulos que componen el S.A.D. son:
1. Administrador
Es el mdulo principal, en el cual se ingresa toda la informacin requerida para
los dems mdulos, adems de los datos de los usuarios que tendrn acceso
al programa y su respectiva jerarqua. A este mdulo slo tiene acceso el
Usuario Administrador.
2. Archivo
En este mdulo se encuentra el manejo de todos los documentos
pertenecientes al Archivo como "Facturas, Recibos de Caja, Memorandos,
Ordenes de Compra, entre otros. Adems, se encuentran los rollos de
microfilmacin y el Administrador de Prstamos. Posee una ventana adicional
de Cliente Activo para realizar prstamos de red de documentos de otras
Dependencias o Unidades de Archivo.
3. Correspondencia
Relacin de toda la Correspondencia Enviada, Recibida e Interna, manejada en
la Empresa, adems de un Mdulo de Contactos.
4. Imgenes
Es un mdulo que permite indexar las imgenes pertenecientes a documentos,
el soporte prestado para tal fin inicia desde la adquisicin de la imagen por
cualquier dispositivo de captura de imgenes que soporte el estndar
internacional TWAIN, este estndar soporta dispositivos iniciando con scanner,
pasando por cmaras de video-conferencia (webcams) y finalizando en
cmaras de video y scanners de alta definicin. La idea de indexar una imagen
30

es poder relacionarla con un registro de un documento previamente establecido
en el centro de administracin documental.
5. WorkFlow
Permite desarrollar procesos de seguimiento partiendo de un documento y
realizando seguimiento paso a paso para verificar su correcta ejecucin, las
alertas y la forma en que el documento cualquiera que sea ste, atraviesa cada
uno de los pasos hasta llegar a su final responsable, es total responsabilidad
del Motor de Automatizacin Interno del Mdulo.
APLICATIVOS DE PROPOSITO ESPECIFICO
En esta parte, el proponente favorecido debe suministrar toda la estructura de desarrollo
adecuada a la UPME, en trminos de recurso humano y logstico, con el propsito de
desarrollar aplicativos que durante la ejecucin del Outsourcing requieran las reas internas
de la Unidad.
En importante precisar que cada proyecto encaminado al desarrollo de aplicativos de
propsito especfico que se requiera, debe cumplir como mnimo con las siguientes fases:
- Levantamiento de la informacin
- cuantificacin del tamao del proyecto y su duracin
- programacin
- documentacin
- pruebas
- soporte
De acuerdo a la disponibilidad de tiempo y definido el tamao del proyecto de manera
conjunta entre la UPME y el contratista, se programa el tiempo de entrega y los controles
necesarios de avance del proyecto.
Las herramientas utilizadas y las licencias que se requieran en el marco de estos desarrollos
en particular, sern propias de la UPME y la Entidad las facilitar para el desarrollo de los
mismos.
Administracin Red de Datos de la Entidad y Centro de Cmputo:
En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y 14
del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que comparten los
recursos informticos propios de la Unidad.
Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2000, con
servidor de correo, servidor de pginas Web, servidor de bases de datos y firewall.
31

El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresin, acceso a Internet, respaldo de
informacin, publicacin de pginas Web y acceso a sistemas de informacin especficos.
Los clientes poseen sistemas operativos Windows 98, 2000 y XP.
Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 512 Kbps, que se ampliar
prximamente a 1024 Kbps, a travs del cual los usuarios internos acceden a informacin
externa y el cliente externo accede al Sistema de Informacin Minero Energtico Colombiano
SIMEC-, el cual proporciona informacin de carcter misional y se constituye en el sistema
de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energa.
El centro de cmputo de la Unidad de Planeacin Minero Energtica, est compuesto por
seis servidores, dentro de los cuales se tiene:
Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2000 Server y el
motor de base de datos SQL Server 2000, tambin administra el sistema de informacin
geogrfico ARC GIS de la Unidad.
Un servidor de correo Exchange 2000 Server sobre Windows 2000 Server, el cual administra
los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este servidor adems, realiza
labores de servidor de impresin.
Un servidor Windows 2003 Server con IIS versin 6.0, en el cual se encuentra instalada la
pgina Web Internet de la entidad. Este servidor adems, cuenta con las herramientas ARC
IMS para la administracin de mapas y Tomcat para la administracin de pginas activas.
Tiene el motor Java del Sistema de Informacin Minero Energtico SIMEC-.
Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de Datos
Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de
Informacin Minero Energtico Colombiano SIMEC-.
Un servidor Windows 2000 Server con IIS versin 5.0, en el cual se encuentra instalada la
pgina Web Intranet de la entidad.
Y por ltimo un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software
Symantec Enterprice Firewall 6.5, el cual realiza las labores de compuerta de seguridad de
acceso desde y hacia Internet.
A continuacin se presenta la estructura actual de la red de datos de la UPME y su conexin
a Internet:
32
Soporte y Atencin a Usuarios:

La Unidad de Planeacin Minero Energtica, cuenta en la actualidad con un parque
computacional de 80 equipos, los cuales estn asignados en una relacin uno a uno a
funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades fiscalizadoras
externas (Contralora) y usuarios externos que requieren de estas herramientas
computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad.
Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y
correctivo donde se incluyan repuestos, en caso de requerirse, as como de las
actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la instalacin y
configuracin de hardware perifrico necesario.
Estas actividades, dada su permanente frecuencia incluyen entre otros: reinstalacin de
sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point,
Access, Project), soporte en aplicativos de propsito especfico, limpieza a
33

microcomputadores y perifricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en
la pgina Web.
En este sentido, el proponente favorecido deber facilitar toda la estructura necesaria para
atender lo relacionado con estas solicitudes diarias, en tiempo real y con permanencia de
tiempo completo en las instalaciones de la Unidad de Planeacin Minero Energtica.
4.2.2
PONDERACIN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIN
La evaluacin de las propuestas, se realizar con base en los siguientes parmetros:

Formato CARACTERISTICAS TCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de
carcter obligatorio el diligenciamiento de la columna Ofrecido y Garantizado de este
Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan
incluirse en l, debern agregarse en apndices debidamente referidos.
La Unidad de Planeacin Minero Energtica verificar el cumplimiento de las caractersticas
ofrecidas por los proponentes frente a las caractersticas mnimas exigidas en estos
trminos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mnimo establecido sern
tenidas en cuenta para la calificacin.
Las propuestas viables se evaluarn de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los
siguientes criterios de evaluacin:
FACTORES DE EVALUACION
EVALUACIN
TCNICA
(Mejoras
Opcionales)
Nmero de personas de tiempo completo
en la entidad
Cantidad de equipos ofrecidos como
respaldo a contingencias
Tiempo de Respuesta en proveer
repuestos que no se tenga en la entidad
Nmero de funcionarios a capacitar
EVALUACIN ECONMICA
Valor de la propuesta
PUNTAJE TOTAL
PUNTAJE
PARCIAL
PUNTAJE
TOTAL
700
200
150
150
200
300
300
1000
1000
34

EVALUACIN TCNICA (Mejoras Opcionales).
Nmero de personas de tiempo completo en la entidad:
Se asignar el mayor puntaje (200 puntos) a la firma que ofrezca el mayor nmero de
personas de tiempo completo en la entidad, adicionales a los mnimos exigidos, as:
Pabi=200*abi/aba
Donde:
Pabi : Puntaje asignado a una propuesta i para nmero de personas ofrecidas.
Abi : nmero de personas ofrecidas de una propuesta i.
Aba : nmero de personas ofrecidas ms alto entre las propuestas.
Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a contingencias:
Se asignar el mayor puntaje (150 puntos) a la firma que ofrezca el mayor nmero de
equipos como respaldo a contingencias, los cuales permanecern en la entidad durante el
tiempo de ejecucin del contrato.
Entindase por equipo un PC completo (CPU, Monitor, Teclado y Mouse), el cual debe tener
como mnimo la siguiente capacidad: Pentium 4 de 2 GHz, Memoria 256 MB, Disco de 40
GB. As:
Ptsi= 150*tsi/tsa
Donde:
Ptsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el nmero de equipos ofrecido.
Tsi : Nmero de equipos ofrecido de una propuesta i.
Tsa : Nmero de equipos ofrecido mas alto entre las propuestas.
Tiempo de Respuesta en proveer repuestos que no se tenga en la entidad:
Se asignar el mayor puntaje (150 puntos) a la firma que ofrezca el menor tiempo de
respuesta cuando se trate de solucionar un problema que requiera repuestos que no se
tengan en la entidad, as:
Prsi= 150*rsa/rsi
Donde:
Prsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el tiempo de respuesta ofrecido.
35

rsa : Menor tiempo de respuesta ofrecido entre las propuestas.
rsi : El tiempo de respuesta ofrecido de una propuesta i.
Nmero de funcionarios a capacitar:
Se asignar el mayor puntaje (200 puntos) a la firma que ofrezca el mayor nmero de cupos
de capacitacin para funcionarios de la entidad, enmarcados en los siguientes criterios:
1. Tema libre para que el proponente ofrezca el curso que considere, siempre y cuando
este curso se encuentre dentro de los productos objeto del outsourcing.
2. Cada curso debe tener una intensidad horaria mximo de 10 horas y pueden ofrecerse
diferentes niveles (bsico, intermedio, avanzado).
As:
Pcsi= 200*csi/csa
Donde:
Pcsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el nmero de cupos ofrecidos.
csi : Nmero de cupos ofrecidos de una propuesta i.
csa : Nmero de cupos ofrecidos mas alto entre las propuestas.
EVALUACIN ECONMICA
Los precios del presente proceso concursal se debern indicar conforme el Formato de
precios, cuyo diligenciamiento es de carcter obligatorio.
Los precios debern expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA.
Para la comparacin de precios, se calificar inversamente proporcional de cero (0) a
trescientos (300) puntos, as:
Ppip = 300*Pb/Pi
Donde
Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio.
Pb
: Precio ms bajo de las propuestas.
Pi
: Precio de una propuesta i.
36
4.3
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Los proponentes debern, obligatoriamente, diligenciar y relacionar el Formato Experiencia

del Proponente, dos (2) contratos en los que conste la venta del servicio de alguno de los
esquemas de trabajo requeridos para este proceso.
Adicionalmente, se debe anexar a la relacin de contratos, las certificaciones de los mismos
expedidas por personal autorizado de la entidad empresa contratante, donde se detalle
claramente la siguiente informacin en cada certificacin:
Nombre de la Empresa Contratante.

Nmero del Contrato.
Fecha de Suscripcin del Contrato.
Objeto del Contrato.
Valor Total del Contrato.
Valor discriminado de la venta del servicio de alguno de los esquemas de
trabajo requeridos para este proceso.
Fecha de Inicio del Contrato.
Fecha de Finalizacin del Contrato.
Estado de la Ejecucin del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente
Muy Deficiente).
Nombre completo, Cargo y Nmero Telefnico de la persona que firma la
Certificacin.
Certificaciones que no cumplan con los anteriores requisitos no sern tenidas en cuenta.
Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado sea vlido y se contabilice,
debe cumplir con las siguientes condiciones:
La fecha de Suscripcin del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de
diciembre de 1998.
Se haya recibido en su totalidad a entera satisfaccin por parte de la Entidad
Empresa contratante.
Estas certificaciones sern objeto de evaluacin ms no de calificacin, es decir, si cumplen
con todas las condiciones exigidas, se considerarn vlidas, pero no generan ninguna
puntuacin.
Los proponentes que no ofrezcan dos (2) certificaciones vlidas, se les rechazar la
propuesta.
La UPME se reserva el derecho de verificar la informacin consignada en estas
Certificaciones.
37
CAPITULO V
5.
FORMATOS
5.1.
FORMATO CARTA DE PRESENTACIN

CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA
Seor
DIRECTOR
UPME
Ciudad
___________________________________________________,
mayor
de
edad,
vecino
de
_______identificado con la cdula de ciudadana nmero ________ expedida en ______________, en mi
calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unin temporal, consorcio)
____________, legalmente constituida y domiciliada en ___________ de conformidad con las condiciones que
se estipulan en los trminos de referencia, presento la siguiente propuesta para la contratacin de outsourcing
de servicios tecnolgicos.
En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unin temporal) se compromete a firmar el contrato
correspondiente.
Declaramos as mismo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo nicamente
al proponente.
Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene inters comercial en esta propuesta, ni
en el contrato probable que de ella se derive.
Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.
Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar.
que conozco las especificaciones tcnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen
con los requisitos en ellas exigidas.
Que hemos recibido los trminos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones.
Que me (nos) comprometo a suministrar el equipo de trabajo requerido por la UPME y ofrecido por
nosotros, as como a proporcionar los repuestos, instalacin, afinacin, soporte, garanta ofrecidos, as
como la capacitacin al personal que la UPME determine, de acuerdo a lo establecido en los trminos de
referencia y sus adendos, en un plazo de ___________ ( ) meses contados a partir de la fecha de firma
del Acta de inicio de ejecucin del Contrato.
Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantas requeridas y a suscribir el
contrato, dentro de los ocho (8) das hbiles siguientes a la firma de stas.
Que conocemos las leyes de la Repblica de Colombia que rigen la presente Contratacin.
Que de conformidad a lo que se suscriba en la firma del contrato, nos comprometemos a prestar, cuando
sea el caso, los servicios de soporte y mantenimiento del software que elaboremos, durante el trmino de
garanta, sin costo adicional y de acuerdo a lo establecido en los trminos de referencia.
38

10.
11.
Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado as:

Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______
Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados.
El (los) suscrito (s) seala(n) como direccin comercial, nmero de telfono y Fax a donde se puede remitir o
enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:
Nombre de la Empresa ________________________________________
Direccin ___________________________________________________
Telfono __________________
Fax _____________________
Ciudad ___________________
Correo Electrnico _____________________________________________
Atentamente,
______________________________________
Nombre del Representante Legal
______________________________________
Firma del Representante Legal
39
5.2.
FORMATO DE PRECIOS
El diligenciamiento de este formato es de carcter obligatorio. No se debe modificar este

formato.
Concepto
Valor sin IVA
IVA
Valor Total
Costo del Proyecto
_______________________________________
40

5.3.
FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
En este Formato, adems de relacionar la experiencia, deber anexar las Certificaciones

Expedidas por la Entidad Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes
trminos.
No.
Empresa
Contratante
No. del
Contrato
Fecha de
Inicio del
Contrato
Fecha de
Finalizacin
del Contrato
Valor
Total del
Contrato
Objeto del Contrato

donde se discrimine el
servicio tecnolgico
vendido
Valor discriminado
de la venta del
servicio tecnolgico
1
2
41
5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS

CONTRATACIN OUTSOURCING SERVICIOS TECNOLOGICOS
ESQUEMA 1. Desarrollo Administrativo y de Propsito Especfico:
No.
Caractersticas
Personal requerido
Labores a realizar
Mnimo Exigido por la UPME
Ofrecido y
Garantizado
El proponente deber comprometerse en

su propuesta a proporcionar para este
esquema de trabajo, en caso de ser
favorecido, una (1) persona con
conocimientos
en
desarrollo
y
mantenimiento
de
sistemas
de
informacin, de tiempo completo en las
oficinas de la UPME y con el siguiente
perfil profesional --> Pregrado: Ingeniero
de Sistemas con experiencia certificada
de 2 aos en plataformas de desarrollo
Visual Studio .Net y Bases de datos
relacionales. Para la adjudicacin del
contrato, el proponente favorecido deber
allegar a la UPME las constancias de
estudio y experiencia de la persona
seleccionada para este esquema.
Dar soporte a los sistemas de informacin
administrativo y financiero, aplicacin
Pimisys, SAD y en general las
aplicaciones propias de la Unidad
desarrolladas en Visual Studio .Net, es
decir, en herramientas de desarrollo de
Microsoft con base de datos SQL.
Mantener las aplicaciones propias de la
entidad funcionando todo el tiempo.
Realizar desarrollos de aplicativos de
propsito especfico que requiera la
UPME.
Capacitacin en los nuevos desarrollos,
cuando se trate de aplicativos de
propsito especfico.
Realizar recomendaciones sobre las
mejoras a los productos existentes.
Soporte y documentacin a los nuevos
programas realizados y a las mejoras
realizadas a los programas existentes a
travs de desarrollos alternos.
42

La entidad no cuenta con los programas
fuentes de los aplicativos que son objeto
de soporte y administracin. Se debe
ofrecer desarrollos alternos a los mismos,
cuando as se requiera, modificaciones y
adaptaciones a nuevos requerimientos y
normatividades vigentes, capacitacin y
soporte en esos cambios a los usuarios
finales y dems actividades inherentes a
este esquema de trabajo.
ESQUEMA 2. Administracin Red de Datos y Centro de Cmputo:

No.
Caractersticas
Personal requerido
Labores a realizar
Ofrecido y
Garantizado

conocimiento en administracin de redes
de datos y centros de cmputo, de tiempo
completo en las oficinas de la UPME.
Perfil profesional --> Pregrado: Ingeniero
de
Sistemas
o
Electrnico
con
experiencia certificada de 2 aos en
administracin de redes de datos y
centros de cmputo. Para la adjudicacin
del contrato, el proponente favorecido
deber allegar a la UPME las constancias
de estudio y experiencia de la persona
seleccionada para este esquema.
Administrar el correo electrnico: Crear
Usuarios,
modificar
usuarios,
administracin de permisos y dems
actividades que exige esta labor. Todo
ello en las versiones de los productos que
la UPME tiene instalados.
Administrar los equipos Servidores que
durante la ejecucin del contrato tenga
instalados la UPME.
Mantener actualizados los equipos
Servidores con los ltimos patch de
seguridad, driver y modificaciones que los
fabricantes recomienden para el normal
funcionamiento de los mismos.
Administrar y mantener la red de datos
tanto en la parte pasiva como activa,
suministrando los repuestos que sean
necesarios para mantener operativa la
red.
43

Mantener y administrar la seguridad de
todo el sistema, esto es: Hacer
recomendaciones sobre polticas de
seguridad, Implementar las polticas de
seguridad que el supervisor defina,
Mantener operativos los sistemas de
seguridad tales como el Firewall, Proxy,
entre otros, Chequear vulnerabilidades
del sistema, corregirlas y las que no se
puedan por algn motivo, informarle al
interventor de esta situacin. Y dems
actividades propias para un efectivo
soporte a los sistemas de seguridad.
Realizar peridicamente y bajo un
esquema de planeacin recomendado por
el contratista, copias de seguridad a los
servidores, base de datos y de todo el
sistema de informacin que se posee la
Unidad.
Disear planes de contingencia para los
sistemas de informacin, utilizando los
recursos existentes y con los cuales
cuenta la Unidad.
Realizar inventario de la red de datos en
su parte activa, y mantener actualizado el
universo de equipos activos que se tiene.
Realizar inventario de la red de datos en
su parte pasiva, y mantener actualizado el
universo de puntos existentes y sus
asociaciones y ubicacin por cada puesto
de trabajo.
Remover o instalar los programas en los
equipos Servidores, que el interventor del
contrato autorice.
Mantener actualizadas las ltimas
versiones de antivirus en los equipos
Servidores.
Proveer los repuestos necesarios a los
equipos Servidores, para mantenerlos
siempre operativos.
Informar semanalmente al Supervisor,
sobre los pendientes y actividades
realizadas en la semana.
Tramitar garantas con los proveedores
cuando haya lugar a ello.
Generar tiquetes de servicio por cada
evento que ocurra y mantener un historial
de los mismos con miras a sacar datos
estadsticos de comportamiento.
44
ESQUEMA 3. Soporte y Atencin a Usuarios:

No.
Caractersticas
Personal requerido
Labores a realizar
Ofrecido y
Garantizado

conocimiento
en
mantenimiento
preventivo y correctivo de equipos de
cmputo y productos Microsoft (Windows
y Office), de tiempo completo en las
oficinas de la UPME. Perfil profesional -->
Tcnico en sistemas o electrnica con
experiencia certificada de 2 aos en
mantenimiento preventivo y correctivo de
equipos de cmputo, atencin a usuarios
y productos Microsoft (Windows y Office).
Para la suscripcin del contrato, el
proponente favorecido deber allegar a la
UPME las constancias de estudio y
experiencia de la persona seleccionada
para este esquema.
Realizar mantenimiento preventivo tanto
software como hardware a todas las
estaciones de trabajo de la UPME, una
vez cada tres (3) meses.
Realizar mantenimiento preventivo del
hardware a los equipos Servidores de la
UPME, una vez cada tres (3) meses.
Mantener actualizados los equipos con
los ltimos patch de seguridad, driver y
modificaciones que los fabricantes
recomienden
para
el
normal
funcionamiento de los mismos.
45

Realizar inventario de hardware y
software que exista instalado en la UPME.
En esta labor, el personal tcnico revisar
cada PC y llevar una hoja de vida con
los siguientes datos:
Marca, modelo y nmero de serie.
Software instalado (S.O., herramientas,
productos, y dems).
Capacidad disponible en disco duro.
Procesador, Memoria y Disco instalado.
Actualizaciones modificaciones fsicas y
lgicas realizadas al equipo.
Cualquier otro dato adicional, a solicitud
del supervisor del contrato.
Llevar y presentar informe por escrito con
los detalles de las hojas de vida de cada
equipo inventariado.
Verificar, monitorear y controlar las
licencias con las que cuenta todos los
usuarios de la UPME. As mismo debe
verificar los programas instalados vs. las
licencias existentes en cada equipo de la
UPME.
Presentar un reporte tcnico de las fallas
presentadas en cada equipo.
Llevar inventario y control de las licencias
adquiridas por la UPME.
Informar al Supervisor sobre anomalas
en el licenciamiento del software y
programas instalados, encontrados en los
equipos.
Remover los programas de los equipos,
cuando el Supervisor del contrato lo
autorice.
Mantener actualizadas las ltimas
versiones de antivirus en las estaciones
de trabajo.
Culturizar
a
los
usuarios
sobre
metodologas de copias de seguridad a
sus mquinas, de acuerdo a la
importancia del tipo de informacin que
manejen.
46

Informar semanalmente al Supervisor,
sobre los pendientes y actividades
realizadas en la semana.
Tramitar garantas con los proveedores
cuando haya lugar a ello.
Generar tiquetes de servicio por cada
evento que ocurra.
47

3
Servicio de mantenimiento
Correctivo incluido repuestos
Se deben incluir sin costo adicional todos

los repuestos originales que se necesiten
durante la ejecucin del contrato. Si
estos repuestos corresponden a monitor,
teclado o mouse, estos deben ser de la
misma marca del equipo a reparar.
El mantenimiento correctivo debe incluir
como mnimo las siguientes actividades:
Reemplazo de cualquier dispositivo del
CPU (incluyendo discos duros, drives,
tarjetas, unidades de cinta, unidades de
CD-ROM,
motherboard
y
dems
elementos que la compongan), mouse,
teclado e interfases, parlantes, entre
otros. Se exceptan diskettes, CD,
minicartridge, cartridge QIC DAT, u
otros elementos de consumo.
Reemplazo de cualquier dispositivo de los
scanners e impresoras de matriz,
inyeccin o lser, incluyendo elementos
fungibles como cabezas de impresin,
pionera, fusores y dems. Se exceptan
cintas, tonners y tintas.
El tiempo mximo de atencin y solucin
de cualquier problema luego de la
solicitud, ser de cinco (5) horas. La
empresa debe contar con la logstica para
que los repuestos necesarios lleguen a su
destino dentro de este tiempo para la
solucin.
En caso de determinarse que el problema
no puede ser resuelto dentro de las cinco
(5) horas, el contratista debe reemplazar
el elemento averiado con uno de su
propiedad, de caractersticas idnticas o
superiores e instalarlo temporalmente en
el sitio dentro del plazo establecido por un
tiempo mximo de quince (15) das
hbiles, dentro del cual se dar la
solucin definitiva. La accin correctiva
para dejar los equipos y perifricos en
perfecto estado de funcionamiento no
ser en ningn caso superior a los
tiempos aqu descritos.
48

Una vez realizado el mantenimiento
correctivo, los equipos o perifricos se
debern dejar en perfecto estado de
funcionamiento. Para el caso especfico
de sustitucin de discos duros, stos
deben quedar instalados por el contratista
con todo el software que antes tena,
dicho software lo proporcionar la UPME
(productos Microsoft).
Los repuestos instalados deben contar
con una garanta de tres (3) meses.
El proponente debe ofrecer el servicio de
Help Desk en el sitio, instalando una
herramienta
que
administre
los
requerimientos y genere estadsticas y
reportes.
El mantenimiento correctivo no incluye

daos derivados por acciones de la
naturaleza ampliamente comprobados
como terremotos, rayos, entre otros.
Tampoco se obliga a responder por
daos ocasionados por actos vandlicos
o terrorismo.
Mejoras opcionales al servicio

(En esta parte del formato se podr incluir cualquier mejora al servicio arriba solicitado)
Servicio
Solicitado
Nmero de personas de tiempo completo en la

entidad
Se requiere el ofrecimiento de personas

adicionales a las mnimas requeridas
para cada Esquema de trabajo, las
cuales deben estar de tiempo completo
en la entidad. Estas personas deben
cumplir con el perfil mnimo exigido en
estos trminos de referencia.
Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a

contingencias
Se requiere el ofrecimiento de equipos de

soporte para que permanezcan durante el
desarrollo del contrato en la entidad.
Se requiere el ofrecimiento de un tiempo
mximo para proveer repuestos que no
se tenga en la entidad, dentro de las 5
horas solicitadas por la UPME para la
atencin y solucin de cualquier
problema.
Se requiere especificar el nmero de
funcionarios a capacitar, de acuerdo con
lo requerido por la UPME en estos
trminos de referencia.
Tiempo de Respuesta en proveer repuestos que

no se tenga en la entidad
Nmero de funcionarios a capacitar
Ofrecido y
Garantizado
49
5.5 FORMATO DECLARACIN JURAMENTADA

Ciudad ________________, Fecha __________________
Seores:
UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGTICA
Bogot D.C.
Asunto: Declaracin de No deudor
Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi
condicin de representante legal de la sociedad ________________ declaro bajo la gravedad de
juramento, no encontrarme en situacin de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber
suscrito acuerdo de pago vigente.
Cordialmente,
______________________________________
Nombre del Representante Legal
______________________________________
Identificacin nmero: __________________________________
Seleccione con una X segn corresponda:
___ Cdula de ciudadana
___ NIT
___ Cdula de extranjera
___ Pasaporte
___ Sociedad extranjera sin NIT en Colombia
50
51

102 Outsourcing

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Informasi Dokumen

Judul Asli

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REPUBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

Bogot D.C., Junio de 2004

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

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CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIN

RGIMEN JURDICO APLICABLE

CONDICIONES PARA PARTICIPAR

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

CRONOGRAMA DEL CONCURSO

Junio 11/04 Junio 15/04

Julio 26/04 Julio 30/04

CONSULTAS DE LOS PROPONENTES

Los Trminos de Referencia pueden ser consultados en la Secretara General de la UPME,

PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

FECHA DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA

En el evento en que se efecten cambios al presente documento de trminos de referencia,

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

TRMINO DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO

PARTES QUE INTERVIENEN

CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

PLAZO PARA LA EJECUCIN Y VIGENCIA DEL CONTRATO

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME

La Fiduciaria, previa autorizacin de la UPME, realizar los pagos de la siguiente manera:

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

UNIDAD DE PLANEACIN MINERO ENERGTICA UPMEProceso Contractual No. XXX de 2004

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

DOCUMENTOS QUE ACOMPAAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

2.2.1 CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

2.2.3.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

2.2.3.8 FOTOCOPIA DEL NIT DE LA EMPRESA O EMPRESAS

CERTIFICACIN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA

La UPME declarar la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al

Que el proponente posea como mnimo un capital de trabajo equivalente al valor de la

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento

El proponente deber suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados de

El proponente deber adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de

Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se

DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este

Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados

Fotocopia de la cdula del o los Representantes Legales de la(s) firmas.

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

OFERTAS CONSIDERADAS HBILES

RETIRO DE LAS OFERTAS

PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIN DE ERRORES PRODUCTO DE

En la evaluacin de la oferta se determinar si existen errores en el producto de las

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