Alpeka BOS Aplikasi untuk Pelaporan Keuangan dengan Mudah

Aplikasi dibuat untuk memudahkan pekerjaan, begitupun dengan aplikasi yang bernama
"Alpeka BOS" yang digunakan untuk memudahkan pelaporan keuangan khususnya terkait
dengan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Pada kesempatan kali ini saya akan sedikit
sharing tentang Alpeka BOS yang bersumber dari buku juknis dan website bos. Kalau begitu
langsung saja ke paragraf selanjutnya... :)
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) telah menyediakan
software/perangkat lunak aplikasi untuk membantu menyusun laporan keuangan pada tingkat
satuan pendidikan. Aplikasi ini dinamakan Aplikasi Laporan Pertanggungjawaban Keuangan
Dana BOS ( Alpeka BOS ) yang dapat didownload secara gratis
dari www.bos.kemdikbud.go.id. Oleh karena itu, satuan pendidikan dilarang membeli aplikasi
lain yang sejenis dengan menggunakan dana BOS. Yup samapai-sampai di Juknis BOS
disebutkan dilarang membeli aplikasi lain. Itu artinya aplikasi ini sangat dianjurkan untuk
dipakai yang tentunya kode rekening belanjanya sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku
terkait dana BOS,
Untuk di tempat saya sendiri, saat tulisan ini ditulis belum menggunakan aplikasi tersebut.
Tentu saja ini untuk menyesuaikan dengan atasan saya, Selain itu belum adanya perintah dari
atasan dan sosialisasi terkait aplikasi ini. Namnun apliksai yang saya gunakan masih tetap
aplikasi bos yang dikembangkan atas bantuan program PRIORITAS-USAID sebelumnya.
Untuk berjaga-jaga sekaligus untuk memahami tak ada salahnya saya untuk sekedar melihatlihatnya dulu. Ini juga dikarenakan ada teman saya yang sudah sosialisasi terkait aplikasi ini.
Ketika ingin mendownload aplikasi versi terbaru kita langsung saja menujuju webstie
www.bos.kemdikbud.go.id. Pada kesempatan ini saya mengunjungi
http://bos.kemdikbud.go.id/home/artikel/11 ada aplikasi alpeka_BOS_TS11b.xlsm danAlpeka BOS 2016_100. Karena baru pertama kali kita bisa langgung gunakan
yang terbaru yaitu Alpeka BOS 2016_100. Lho kok kenapa aplikasi versi lama masih
ditampilkan? Tentu saja mungkin ada yang pada tahun 2016 sudah mengentrykan pada
aplikasi versi sebelumnya untuk itu harus tetap menggunakan versi lama agar bisa membaca
datanya. Alpeka BOS 2016_100 merupakan ini hasil revisi Februari 2016, berdasakan versi
2015 | USAID PRIORITAS 20 Februari 2016. Berikut ini tampilan tampilan aplikasi alpeka
BOS versi 2016_100:

1. Jenis File Aplikasi Alpeka BOS adalah excel macro.

Karena berformat excel macro (.xlm) maka untuk menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu
kita harus menablekan fungsi macronya. Aplikasi ini bisa dibuka di micorosft Excel 2007
maupun 2010, karena pada umumnya pengguna menggunakan versi tersebut. Untuk
mengaktifkan macronya caranya pilih option --- pilih enable this conten --- lalu OK. Saat
ini saya menggunakan excel 2007.

Tampilan enable macro

Setelah macro aktif makan akan muncul seperti gambar dibawah ini, itu artinya aplikasi siap
untuk digunakan.

aplikasi alpeka bos siap digunakan

Setelah itu close saja tampilan tersebut, namus setelah diclose muncul tampilan pertanyaan.

Ubah Regional dan Language ke Indonesia

Apakah kita sudah mengatur "Regional dan Languade" pada komputer sudah Indonesia ?
Ini penting karena aplikasi menggunakan gormat Indonesia dalam penulisan angka dan

tanggal. Jika sudah maka kita piliuh keluar, jika ragu atau belum maka kita pilih
tombol "Jika belum silahkan klik tombol ini" maka anda akan diarahkan ke pengaturan
regional dan language. Dan berikut ini cara pengaturannya:

Format regional windows 7

locatioan regional language

2. Sheet Menu Utama Alpeka BOS
Pada menu ini kita bisa pilih tombol menu yang tersedia beserta alur tahap pengerjaannya.

Ada kelompok menu Definisi >>> Data File >>> Laporan Keuangan>>> Laporan BOS.
Menu Definisi.

menu utama alpeka bos

Pastingan mengisi lengkap dan benar. Karena tahap ini adalah tahap mengisi data utama
aplikasi yang akan terhubung dengan tahap-tahap selanjutnya, kalau saya bilang ini
merupakan data master dan data referensi program aplikasi alpeka ini.

3. Kelompok Menu Definisi

Data Umum
Untuk memulai menggunakan aplikasi ini anda harus mengisi data umum. Data umum ini
berisi Tahun anggaran, nama sekolah, npsn, nss, jumlah siswa, alamat sekolah, nama kepala
sekolah beserta nipnya, nama ketua komite sekolah, nama bendahara dan nip bendahara,
Tentu saja data ini akan dijadikan sumber untuk mengisi data pada format laporan
nantinya.

Program Sekolah

Pada program sekolah ini merupakan data referensi untuk yang gunanya untuk
mengelompokan belanja sesuai Program dan Kegiatan Sekolah. Program dan Kegiatan
Sekolah ini tentunya sudah dibuat sekolah pada awal tahun pelajaran ataupun revisi pada
awal tahun anggaran yang tertuang pada buku Anggaran Pengeluaran dan Belanja Sekolah
(APBS) atau sering disebut RAPBS. RAPBS sebetulnya tahap sebelum APBS, tetapi tak
masalah lah, kita tidak akan membahas soal itu. Idealnya aplikasi harus sesuai program dan
kegiatan dalam APBS. Akan tetapi secara umum pengembang sudah membuat dengan baik
hal ini. Anda bisa langsung menggunakan nya. Mapping program dan kegiatan ini tentunya
bedasarkan peraturan yang berlaku. Ada 8 Standar Nasional Pendidikan dan ada Komponen
penggunaan dana yang bisa diambil dari dana BOS.

Sub menu data file.

Pada Menu ini ada tombol generate dan update yang mana bisa digunakan setelah data umum
diisi dan program sekolah ditentukan.
Generate file
Setelah kita mengisi data umum dan program sekolah maka langkah selanjutnya adalah
menggenerate file. Ini digunakan sebagai lembar kerja atau sheet untuk mencatat keuangan
bos. Kita klik tombol generate dan tentukan nama filenya misal Aplikasi BOS 2016. Dan
jangan lupa untuk untuk menentukan tempat dimana kita menyimpanya. Setelah itu tunggu
beberapa saat maka generate lembar kita untuk mencatat pembukuan dana bos selesai dibuat.
Setelah berhasil otomatis akan terbuka file tersebut, maka kita bisa langsung melakukan
pembukuan.

Update Data File

Dibawah menu data file ada tombol "update" fungsinya untuk mengadate lembar kerja hasil
generate. Data yang dipade disini adalah data referensi program dan kegiatan, namun saya
sendiri juga belum paham. Hal ini tidak akan menghapus data pembukuan yang telah
dimasukan.
3. Mencatat pembukuan dana BOS.
Setelah kita melakukan generate file, maka untuk mulai mengentrinya kita gunakan file hasil
generate. SEKALI LAGI .. file hasil generate. File ini lah lembar kerja untuk melakukan
pembukuan. Pada lembar kerja ini terdapat 4 sheet yaitu rencana terima, rencana keluar,
realisasi terima, dan realisasi keluar. Pada sheet tersebut cara memasukan datanya tinggal kita
ketik seperti biasa, jika ada menu drop list, kita pilih list atau daftar yang tersedia.

Sheet rencana terima

Pada sheet ini kita entrykan rencana penerimaan dana per triwulan, misalnya pada triwulan
periode Januari - Maret kita akan terima dana bos berapa. Ini tentunya bisa dihitung dari
jumlah siswa. Oh iya untuk alokasinya langsung mengambil data dari Aplikasi Dapodik,
untuk itu perlu selalu mengupdate data dapodik.

Sheet rencana keluar

Pada sheet rencana keluar kita entrykan data rencana dana keluar. Disini kita merencanakan
per kegiatan yang akan dilaksanakan. Nah lemahnya di satuan pendidikan dasar adalah
menentukan rencana ini, meskipun sudah ada APBS, namun terkadang APBSnya sendiri
kurang singkron dengan setingan aplikasi. Sehingga untuk melakukan evaluasi cukup sulit
dilakukan. Karena tentuan evaluasi dialkukan setelah melihat perbandingan recana yang
sebelumnya dibuat dengan hasil realisasinya.

Realiasasi terima

Disini kita mencatat ralisasi terima baik transaksi internal maupun eksternal. Pada shhet ini
andah harus mengisi nomor bukti dengan ketentuan:
Transaksi internal keluar bankdan masuk kas ditulis >>> Int KM XXX, untuk transaki
internal uang masuk kas dari bank (pengambilan uang dari bank), transaksi internal uang
masuk kas dari bank harus ditulis di realisasi terima.

Untuk transaksi internal, nomor bukti harus diisi>>> BM XXX, untuk transaksi eksternal
uang masuk ke Bank contohnya terima uang BOS atau bunga bank.

Sheet realisasi keluar.

Pada sheet realisasi keluar, kita mencatat pengeluaran. Termasuk pajak yang kita setorkan.
Namun untuk dana keluar dari bank untuk mengisi kas tidak kita tulis disini, tetapi pada
realisasi terima. Transaksi keluar pada bank disini misalnya biaaya administrasi bank.
Penting: Nomor bukti harus diisi, tidak boleh kosong dengan ketentuan:
Transaksi internal keluar bak dan masuk kas ditulis disini dengan kodeInt BK XXX (XXX =
nomor urut), untuk transaksi internal, yaitu dana keluar dari bank dan masuk kas.

Untuk transaksi excternal di bank ditulis disini, contohnya uang keluar untuk membayar
administrasi bank.
Penulisan bukti transaksi eksternal dari bank ditulis dengan kode BK XXX(xxx=nomor
urut), untuk transaksi external uang keluar dari bank.

Untuk jenis belanja modal, harus mengisi kolom volume, pengarang, referensi, dan tanggal
terima berwarna hitam bila jenis belanja kosong dan selain belanja modal.
volume belanja modal belum diisi (cukup diisi dengan angka saja) untuk kolom pembuat,
referensi, dan tanggal terima lihat keterangan format BOS 07.
Sel yang berwarna kuning harus diisi.

Memang untuk aplikasi ini kalau belum terbiasa cukup rumit. Namun kalau sudah biasa dan
paham akan mudah. Setelah kita mencatat pembukan melalui lembar kerja excel ini, jangan
lupa disimpan,, :). Untuk cara Cetak laporan akan kami posting pada kesempatan
berikutnya. Demikian hal yang bisa saya sampaikan mohon maaf jika masih banyak
kesalahan, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum :
1. Kepmendiknas No. 060/U/2002 Tentang Pedoman Pendirian Sekolah Baru
2. Kepmendiknas No. 188/636/KEP/429.012/2004 Tentang Pembentukan Tim Penilai
Penditrian Sekolah Baru Negeri/Swasta
3. Peaturan Pemerintah No. 66 Tahun 2010 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah
No. 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan