Anda di halaman 1dari 7

MANAJEMEN PROYEK

RIFQI ALIE AHDA


(1332010079)

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI


FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL VETERAN
JAWA TIMUR
2016
.

Siklus Tahapan Proyek


Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal
gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki pola
tertentu. Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap-tahap
perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan
dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman

pembagian tahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupun terminologi yang
dipakai. Hal ini antara lain karena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas
proyek, serta latar belakang tujuan pembagian itu sendiri.
Sumber daya
Siklus
proyek

KONSEPTUA PP/DEFINIS
L
I
Rencana
Sasaran
Anggaran
Lingkup kerja Jadwal
Kelayakan
Perangkat
Peserta

IMPLEMENTAS
I
Mobilitas
Engineering
Pengadaan
Kontruksi
Pengendalian

TERMINAL OPERASI
Pra komisi
Start up
Demobilisasi
Penutupan

Pembagian Menurut UNIDO


Salah satu sistematika penahapan yang luas pemakaiannya adalah disusun
oleh United National Industrial Development Organization (UNIDO). UNIDO
membagi siklus proyek menjadi 2 tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap
implementasi. Kegiatan pada kedua tahap itu diperinci menjadi sebagai berikut :
a. Tahap Persiapan
Identifikasi gagasan atau analisis pendahuluan.
Pengembangan ide menjadi konsep-konsep alternatif.
Formulasi lingkup proyek.
Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi.
b. Tahap Implementasi
Penyiapan desain-engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran.
Pengadaan kontrak dan pembelian.
Pengerjaan aplikasi, kontruksi, uji coba, dan start-up.
Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instansi
yang baru selesai dibangun.

Pembagian Menurut MRDC


Mobil Research and Development Corporation (MRDC), suatu anak
perusahaan Mobil Oil-Princeton USA yang bergerak dalam konsulting bidang
penelitian dan pengembangan termasuk pengelolaan proyek, menyusun
sistematika siklus proyek menajdi tiga tahap. Ketiga tahap tersebut terdiri atas
Front-end, Tahap 1 dan Tahap 2, dengan perincian sebagai berikut :

a. Front End
Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
Mengidentifikasi lingkup gagasan (ide) yang timbul.
Memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin.
Memilih alternatif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja pendahuluan.
Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.
Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.
b. Tahap 1
Terdiri dari kegiatan-kegiatan :
Memperjelas definisi lingkup kerja.
Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk;
Menyiapkan dokumen tender, rancangan kontrak, dan memilih calon
pelaksana (kontraktor) untuk pekerjaan Tahap 2.
c. Tahap 2
Kegiatan utamanya terdiri dari :
Membuat desain-engineering terinci.
Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa.
Manufaktur (pabrikasi) peralatan dan konstruksi.
Melakukan inspeksi, uji coba, dan start-up.
Tahap Siklus Proyek dan Deliverable yang Bersangkutan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya siklus proyek
terdiri dari 4 tahap, yaitu tahap yang diklasifikasikan oleh UNINDO sebagai tahap
persiapan, diperinci lebih lanjut oleh PMI menjadi tahap konseptual dan definisi.
Tahap ini sering pula disebut tahap perencanaan dan pengembangan (PP) karena
pada tahap tersebut kegiatan itulah yang dominan. Tahap akhir proyek dikenal
sebagai tahap terminasi. Secara lengkap, penahapan menurut PMI adalah sebagai
berikut :
1. Tahap konseptual.
2. Tahap perencanaan dan pengembangan (planning and development) atau
disingkat PP/Definisi.
3. Tahap implementasi.
4. Tahap terminasi.
Untuk selanjutnya, pembahasan dan buku ini menggunakan sistemarika 4
tahap dengan istilah seperti tersebut di atas. Adapun tahap selanjutnya, yaitu
operasi/produksi/utilisasi, bukan bagian dari siklus proyek. Tahap terakhir ini
adalah suatu periode dimana hasil proyek telah terwujud menajdi produk atau
instalsi yang kemudian dioperasikan secara normal. Pembahasan lebih jauh sebgai
berikut.
1) Tahap Konseptual
Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan
gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan. Salah satu kegiatan
utama yang bersifat menyeluruh (comprehensive), dalam tahap ini yang
mencoba menyoroti segala aspek mengenai layak tidaknya suatu gagasan untuk
direalisasikan, disebut juga kelayakan.
Deliverable Akhir Tahap Konseptual

Devirable akhir tahap konseptual adalah paket atau dokumen hail studi
kelayakan. Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berabagai aspek kelayakan
seperti pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen dan organisasi.
Dokumen tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.
2) Tahap PP/Definisi
Telah disebutkan sebelumnya bahwa pada masa permulaan siklus proyek,
kegiatan ditujukan untuk mengidentifikasi dan merumuskan gagasan,
mengembangkannya menjadi alternatif, lengkap dengan indikasi lingkungan
kerja, jadwal dan biaya. Meskipun demikian, semua itu masih dalam taraf
konseptual, dalam arti pengkajian sudah melebar dan meluas mencakup aspek
yang mempunyai kaitan erat dengan gagasan dan peluang yang tersedia, tetapi
belum cukup mendalam untuk dapat dipakai sebagai dasar mengambil keputusan
akhir jadi tidaknya menanam investasi atau melaksanakan proyek. Oleh karena
itu, perlu diadakan pengkajian yang lebih mendalam agar dapat ditarik kesimpulan
yang mantap. Sejalan dengan usaha tersebut, mulailah dirintis rencana kesiapan
perangkat dan pelaksanaan proyek ataupun strategi penyelenggaraan. Dengan
demikian, kegiatan utama dalam tahap PP/Definisi adalah sebagai berikut:
Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap konseptual, dalam arti lebih
mendalam dan terinci, sehingga kesimpulannya cukup mantap untuk dipakai
sebagai dasar pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau
proyek.
Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik,
engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat RFP,
dokumen dan kontrak.
Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategi yang berkaitan
dengan garis penyelenggaraan proyek, seperti macam kontrak yang akan
dipakai, bobot sasaran pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan.
Memilih peserta proyek yang terdiri dari tim proyek pemilik, kontraktor,
konsultan, arsitek, dan lain-lain.
Ditinjau dari segi penyelenggaraan proyek secara keseluruhan dengan empat
sasaran utama, yaitu lingkup, jadwal, biaya dan mutu, rangkaian kegiatan yang
dilakukan dalam tahap PP/Definisi ini (dalam hubungannya dengan persiapan
memasuki tahap berikutnya) adalah usaha untuk menetapkan dan menjelaskan
kedudukan keempat sasaran tersebut. Artinya, dalam tahap PP/Definisi ditetapkan
letak batas dan kriterianya. Dengan kata lain, tahap ini menentukan batasan
berbagai parameter yang menyangkut sasaran, strategi untuk mencapainya dan
sumber daya yang diperlukan. Dengan demikian, diharapkan tidak terjadi
kekaburan interprestasi sebelum proyek sampai ke tahap implementasi fisik. Akhir
tahap definisi ditandai oleh kegiatan menyiapkan segala kelengkapan dokumen
(kontrak, prosedur) yang berisi penjabaran recana tindakan (action plan) yang
mengikat organisasi peserta proyek (pemilik, kontraktor, konsultan) untuk
melakukan tugas dan kewajibannya masing-msing dalam rangka mencapai
sasaran proyek.
Deliverable Akhir Tahap PP/Definisi
Deliverable tahap ini adalah sebagai berikut :
Dokumen berisi hasil analisis lanjutan kelayakan proyek.

Dokumen berisi rencana strategis dan operasional proyek.


Dokumen bersisi definisi lingkup, anggaran biaya (SBP), jadwal induk dan
garis besar kriteria mutu proyek.
RFP atau paket lelang.
Dokumen hasil evaluasi proposal dari para peserta lelang.
Kegiatan menyiapkan deliverable pada penyelenggaraan proyek E-MK
dengan jenis kontrak lump sum dilakukan oleh pihak pemilik proyek. Namun
demikian, kegiatan tersebut sering pula dilakukan dengan menggunakan bantuan
konsultan.
3) Tahap Implementasi
Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek.
Tetapi untuk proyek E-MK umumnya terdiri dari kegiatan desain-engineering
terinci fasilitas yang hendak dibangun, desain-engineering produk, pengadaan
material dan peralatan, manufaktur atau pabrikasi dan instalasi atau konstruksi.
Kegiatan desain-engineering terinci merupakan tindak lanjut jenis pekerjaan yang
sama yang telah dirintis di tahap PP/Definisi. Tahap implementasi terdiri dari
kegiatan sebagai berikut :
Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi
dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penananggung jawab proyek.
Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan
peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.
Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal dan mutu.
Kegiatan lain yang tidak kalah pentingnya ialah memobilisasi tenaga kerja,
melatih dan melakukan supervisi.
Deliverable Tahap Implementasi
Deliverable tahap ini adalah produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara
mekanis. Dari segi contractual ini ditandai dengan penyerahan sertifikat
mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau
kontraktor.
4) Tahap Terminasi
Kegiatan utama pada tahap terminsi adalah sebagai berikut :
Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba star-up, dan
performance test.
Penyelesaian administrasi dan keuagan proyek seperti asuransi dan klaim.
Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau
kepada induk perusahaan.
Melaksanakan demobilisasi dan reassignment personil.
Bila langkah di atas telah selesai maka disusun laporan penutupan proyek.
5) Tahap Operasi atau Utilisasi
Tahap operasi atau utilisasi atau aplikasi hasil proyek tidak termasuk dalam
siklus proyek, tetapi sudah merupakan kegiatan operasional. Kita
mencantumkannya di sini hanya untuk memperjelas batas kegiatan yang
bersangkutan; dimana kegiatan proyek berhenti dan organisasi operasi mulai

bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan instalasi atau produk hasil
proyek.
Ruang Lingkup Proyek
Merumuskan ruang lingkup proyek (project scope) merupakan langkah untuk
mengembangkan sebuah rencana proyek. Dalam merumuskan ruang lingkup
proyek tidak ada aturan yang baku untuk dapat digunakan secara tetap, namun
lingkup proyek akan dapat dibuat berdasarkan ragam dan jenis serta ukuran
proyek, baik ukuran besar maupun kecil proyek itu sendiri. Tujuan utamanya
adalah menentukan deliverables (output yang diharapkan) sejelas mungkin dan
memfokuskan rencana proyek. Kompleksitas proyek tergantung dari hal-hal sbb :
a.Jumlah dan macam kegiatan dalam proyek.
b.Macam dan jumlah hubungan antar kelompok dalam proyek.
c.Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan (organisasi) di dalam proyek
dengan pihak luar.
Secara umum ruang lingkup proyek memuat hal-hal sbb :
a. Project objectives yaitu Apa yg akan dibuat, kapan harus selesai, dan berapa
biayanya (triple constraint).
b. Deliverables yaitu Output yg diharapkan sepanjang umur proyek biasanya
bertahap, misalnya : desain awal (tahap I), coding/penulisan program (tahap
II), dan ujicoba prototipe (tahap III)
c. Milestone yaitu Peristiwa penting yang terjadi dalam waktu sangat singkat,
misalnya : pengujian prototipe harus selesai pada tgl
d. Technical requirement yaitu Persyaratan teknis yang harus terpenuhi, jika
tidak, akan mengakibatkan masalah besar.
e. Limit and exclusion yaitu Batasan pekerjaan yang akan diselesaikan dan
perkecualian (hal-hal yang tidak termasuk dalam kontrak).
f. Review with Customer yaitu Persetujuan dan kesepakatan terhadap harapanharapan dari proyek yang sedang dielesaikan.
Contoh:
a.
Project objectives
Membangun jaringan hotspot dengan bandwidth 5 Mbps yang mencakup
seluruh lantai kampus Kampus, harus selesai dalam waktu tidak lebih dari 2
minggu dan biaya tidak lebih dari 25 juta.
b.
Deliverables
Koneksi ke PT. Telkom menggunakan Modem Digital kecepatan tinggi
(DSL), PC Router yang berfungsi sebagai DHCP Server, Proxy Server,
Access Control, Bandwidth Manager, Content Filter, dan Load Balancer.
Jaringan internet nirkabel (hotspot) yang meng-cover seluruh ruangan
kampus via Access Point yang dipasang di setiap lantai.
c.

Milestone (aktivitas yang sangat singkat namun


penting)
Cek kondisi saluran yg akan digunakan utk koneksi internet (hari pertama).
Modem ADSL terkoneksi ke PT. Telkom pada hari ke-2. Membeli kabel LAN
(UTP) pada hari ke-2. Membeli PC untuk Router pada hari ke-3. Membeli

Router OS pada hari ke-3. PC Router siap dengan segala fungsinya pada hari
ke-7. Kabel LAN terinstalasi ke titik-titik distribusi (lokasi Access Point
utama di setiap Lantai) pada hari ke-5. Setiap Access Point (AP) di setiap
lantai terkoneksi dengan AP utama menggunakan mode WDS (wireless
distribution system) pada hari ke-7. Ujicoba koneksi dengan mengaktifkan
semua feature selesai dilakukan pada hari ke-14
d.
Technical requirement
Koneksi internet harus mampu menyediakan dedicated bandwidth 5 Mbps
dengan toleransi 10% dan tingkat keandalan 95%. PC Router harus
memenuhi spesifikasi : Processor: 1 GHz, RAM: 512 MB, HDD: 160GB
SCSI. Network Switch 10/100 Mbps. Setiap Access Point (AP) harus mampu
melayani user dalam radius 50 meter. Setiap AP bekerja dalam frekuensi 2,4 2,4835 GHz yang sesuai dengan standar IEEE 802.3 B (11 Mbps), G (54
Mbps), atau SuperG (108 Mbps). Power setiap AP tidak melebihi 100 mW
agar tidak mengakibatkan interferensi. Setiap AP memiliki kemampuan
enkripsi WPA/WPA2 untuk menjamin keamanan jaringan nirkabel. Setiap AP
memiliki mode WDS (wireless distribution system).
e.
Limit and exclusion
Pekerjaan dilakukan pada hari kerja, pukul 08.00 s/d 17.00. Kontraktor
berhak menunjuk sub-kontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Kontraktor bertanggungjawab atas peralatan selama masa garansi, kecuali
jika kerusakan diakibatkan oleh tidak stabilnya listrik, terkena air karena
bocor, dan kejadian alam seperti petir. Kontraktor tidak bertanggungjawab
terhadap kualitas koneksi internet (merupakan tanggung jawab PT. Telkom).
Kampus bertanggungjawab dalam menjaga keamanan perangkat. Kampus
berkewajiban menyediakan System Administrator yang akan menjalankan
sistem setelah proyek selesai dikerjakan.
f.
Review with Customer
Kontraktor duduk bersama dengan Kampus untuk menyepakati hasil
pekerjaan yang sudah selesai.