BAB I

PENDAHULUAN
1.1

LATAR BELAKANG
Keterlambatan sering terjadi dalam memproses gaji / upah karyawan akibat

penumpukan pemrosesan pembayaran gaji / upah yang masih dilakukan secara

manual, karena data harus dicatat atau diproses berulang kali dalam upaya menyusun
laporan gaji / upah karyawan. Akibat dari banyaknya kompetitor dalam era
globalisasi ini mengharuskan perusahaan perusahaan untuk mengatasi masalah
penggajian kepada karyawannya untuk mencegah berkurangnya produktivitas
perusahaan dengan menggunakan sistem informasi penggajian terkomputerisasi. Dan
bagi perusahaan yang mempunyai karyawan yang cukup besar, maka karyawan juga
menjadi masalah yang harus dipecahkan.
Oleh karena itu, kami membuat dan menyusun sistem ini dengan tujuan
membantu PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa dalam mengontrol dan mendukung
keseluruhan aktivitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan
mempermudah perusahaan dalam memproses gaji / upah karyawan dengan cepat,
tepat dan akurat. Sebab PT Multi Mekatindo Putra Perkasa adalah salah satu
perusahaan di bidang penjualan alat-alat berat yang secara tidak langsung memiliki
karyawan yang cukup banyak.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari analisa ini adalah :
1.

Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.

2.

Mengetahui dan menganalisa sistem penggajian karyawan yang digunakan PT.

Multi Mekatindo Putra Perkasa.

3.

Merancang dan menerapkan sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi

Sebagai solusi terhapad masalah yang dihadapi oleh PT. Multi Mekatindo Putra
Perkasa

1.3 RUANG LINGKUP

Kami akan memberikan informasi seperti sejarah singkat perusahaan,
fasilitas-fasilitas yang di miliki, permasalahan-permasalahan yang dihadapi dan juga
Tool Blok yang digunakan di bagian gudang PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa.
Untuk itu kami akan membatasi pembahasan makalah ini hanya di seputar sistem
informasi Penggajian PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa.

1.4 METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penulisan makalah ini, penyusun menggunakan beberapa metode
penelitian yang digunakan untuk mengumpulkan data, yakni :
a. Observasi (Observation)
Untuk mengumpulkan data yang berhubungan dengan permasalahan ini,
penyusun melakukan riset dengan cara menghubungi perusahaan
tersebutdengan telepon dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada
narasumber.
b. Studi Pustaka (Library Research)
Untuk mendapatkan teori-teori atau pengertian yang berhubungan dengan
permasalahan yang akan ditulis, pennyusun juga melakukan studi pustaka
dengan melihat dan mempelajari catatan kuliah, modul mata kuliah SIM,
buku-buku penunjang serta searching di internet, sehingga memudahkan
penyusun dalam merancang atau menyusun penulisan makalah ini.

1.5 SISTEMATIKA PENULISAN

Sitematika penulisan, secara garis besar dikelompokan penyusun kedalam
tiga bab yang urutannya sebagai berikut:

1. Bab pertama dalam penelitian ini berupa pendahuluan yang berisi uraian
tentang pembahasan umum yang menjelaskan tentang latar belakang kami
memilih judul ini. Menjelaskan maksud dan tujuan kami mengadakan
penelitian tentang sistem informasi penggajian karyawan PT. Multi Mekatindo
Putra Perkasa. Menjelaskan Metode penelitian yang kami gunakan dalam riset
serta ruang lingkup kami dalam mengadakan riset dan sistematika penulisan
yang dipakai penyusun untuk menyusun makalah ini.
2. Bab kedua merupakan bab yang berisikan tentang pembahasan yang terdiri
dari :
- Tinjauan Perusahaan
- Prosedur Sistem Berjalan
- Permasalahan
- Analisa Sistem Informasi Perusahaan
3. Bab ketiga merupakan bab terakhir, bab yang berisikan tentang kesimpulan
dan saran yang dikemukakan oleh penyusun berdasarkan hasil penelitian yang
diperoleh.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 TINJAUAN PERUSAHAAN

PT. MULTI MEKATINDO PUTRA PERKASA

Alamat Lengkap

: Jln. Garuda Raya No.39 REWWIN, Waru

Kode Pos

: Sidoarjo

Telpon

: (62-31) 868-6103

Fax

: (62-31) 868-6103

Email

: multimekatindo@yahoo.com

Website/Homepage

: www.surabaya-mesin.com

Tahun Didirikan

: 2003

PT. Muti Mekatindo Putra Perkasa adalah sebuah perusahaan yang

berpengalaman memproduksi alat dan mesin industri, mesin makanan, dan mesin
pertanian, serta teknologi tepat guna, seperti : Stone Crusher, Mixer, Hammer Mill,
Mixer Paving & Batako,Mesin Press Genteng Beton, Multi Block Machine Semi
Automatic,Paving Stone & Hollow Block Hydraulic Vibration.
PT.Multi Mekatindo Putra Perkasa telah membantu ribuan petani dan
pengusaha di bidang hasil pertanian di seluruh Indonesia. Perusahaan ini Menempati
area seluas 2.000 meter persegi di kota Sidoarjo.

2.1.1.Sejarah PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa

Bermula dari menjadi seorang reseller di bidang permesinan, Bpk. Hadi
Soetrijono memulai usahanya dari menabung hasil untung ketika menjadi

seorang reseller. Setelah menjalani pekerjaan selama 1 tahun menjadi reseller

penjualan mesin akhirnya Bpk. Hadi Soetrijono memulai bisnisnya di tahun
2003, Pada awalnya nama perusahaan Bpk. Hadi Soetrijono ini adalah CV.
Multi Mekatindo namun seiring perkembangan bisnis nama perusahaannya
diubah menjadi PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa. Seiring dengan
meningkatnya perkembangan teknologi, sang pemilik yang lulusan sarjana
teknik di universitas ternama di Surabaya ini rajin memodifikasi atau
mengubah mesin yang dirancangnya menjadi mesin yang modern untuk
memenuhi kebutuhan konsumen yang semakin tahun semakin meningkat
seiring berkembangnya pembangunan di daerah - daerah di Indonesia. Pada
saat ini PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa sudah membuka cabang di daerah
Trowulan Mojokerto dan cabang itu sendiri sudah mulai memproduksi
mesin mesin yang dibutuhkan oleh konsumen. PT. Multi Mekatindo Putra
Perkasa sendiri memiliki karyawan sebanyak 40 karyawan, 2 sepeda motor
untuk belanja kebutuhan produksi, dan 1 mobil pick up. Untuk pengiriman
hasil produksi, PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa menggunakan jasa
ekspedisi untuk mengirim mesin ke konsumen dan biaya pengiriman di
tanggung oleh konsumen itu sendiri

2.1.2. Visi dan Misi PT. MULTI MEKATINDO PUTRA PERKASA

Visi
Melihat perkembangan dunia usaha terutama dibidang pertanian, perkebunan
dan pertambangan di negara Indonesia, yang pada umumya masih
menggantungkan teknologi dari negara lain, terutama dibidang permesinan,
dari mesin pengolahan, mesin proses produksi maupun mesin untuk kemasan,
yang mana dari segi harga tidak bisa di jangkau.
Misi

Menjaga selalu kualitas yang di inginkan oleh pelanggan

Tepat waktu dalam penyerahan produk serta hasil yang baik dan
memuaskan bagi pelanggan / konsumen

Memelihara selalu harga produk yang bersaing dan sehat

Menjamin layanan purna jual berupa technical support dan konsultasi

Moto
The World Office Product.

2.1.3. Struktur Organisasi PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa

Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan
bagaimana perkerjaan dibagi, dibagi, dan dikelompokan secara formal. Sedangkan
organisasi merupakan unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri dari dua
orang atau lebih, dan berfungsi dalam satu dasar yang relatif terus - menerus guna
mencapai serangkaian tujuan bersama. Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich
(2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih
alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan
demikian, keputusan atau tindakan tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan
struktur organisasi.
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa dapat
dilihat pada gambar I.1 yang didalamnya terdapat garis wewenang yang
menghubungkan langsung secara vertikal atasan dengan para bawahannya atau para
staf yang ada.

Gambar I.1.
Struktur Organisasi PT Multi Mekatindo Putra Perkasa

\\

STRUKTUR ORGANISASI PT. MULTI

MEKATINDO PUTRA PERKASA
DIREKTUR UTAMA
(OWNER)

KEUANGAN

MARKETING

ADMINISTRASI

PEMBELIAN

QUALITY
CONTROL

KEPALA
TEKNISI

Gambar I.1.
Struktur Organisasi PT Multi Mekatindo Putra Perkasa

Untuk kelancaran kegiatan organisasi maka perlu adanya perlengkapan

organisasi yang terdiri dari:
1. Direktur utama/Owner
a). Bertugas mengkoordinir pelaksanaan kerja administrasi
b). Bertindak sebagai Top Manajer; yaitu menetapkan kebijakan-kebijakan usaha
yang sifatnya teknis pelaksana dan kebijakan jangka pendek atau kebijakan yang
berfokus pada strategi penjualan dan pemasaran.
2. Keuangan
Bagian yang mengelola anggaran pendapatan dan biaya operasional agar
dapat berjalan dengan lancar.
3. Administrasi
Bagian yang bertugas mengurusi administrasi perkantoran dan operasional
juga bertugas sebagai bagian HRD atau pemberdayaan sumber daya manusia di
perusahaan ini.
4. Pembelian
Bagian yang bertugas melakukan pemesanan dan pembelian barang dengan
terlebih dulu berkoordinasi dengan bagian gudang dengan cara melihat persediaan
barang dagang. Serta melakukan strategi dalam pengadaan barang dan mengelola
pengolahan pemasok supplier agar mendapatkan produk yang diharapkan dengan
harga yang sesuai.
5. Marketing
Bagian yang bertugas melakukan penawaran-penawaran dan promosi pada
pelanggan kemudian melakukan koordinasi dengan kepala teknisi.
4. Quality Control
Bagian yang bertanggung jawab atas kualitas kualitas produk yang akan
segera dikirim ke konsumen.
5. Kepala Teknisi
Bagian yang bertugas melakukan pekerjaan memproduksi mesin yang telah di
pesan sesuai keinginan konsumen.

2.2 PROSEDUR SISTEM BERJALAN

1. Prosedur penghitungan gaji
Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan membaca atau
melihat arsip rekapitulasi absensi karyawan dan arsip lemburan.Setelah gaji dihitung,
bagian keuangan melihat ke arsip kasbon karyawan untuk menghitung gaji t.
Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya oleh bagian keuangan dan selanjutnya
meminta persetujuan ke direktur (owner). Dari persetujuan direktur, rekapitulasi
dikembalikan ke bagian keuangan untuk diarsipkan, begitu dengan data-data gaji
karyawan juga disimpan dalam arsip gaji karyawan.
2. Prosedur pembayaran gaji
Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh direktur dan arsip gaji
karyawan, Bagian keuangan membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan
slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan
yang bersangkutan dan Bagian keuangan juga memberikan tanda terima gaji
karyawan untuk ditandatangani sebagai bukti pembayaran dan setelah ditanda
tangani, tanda terima tersebut diarsipkan.
2.3 KARAKTERISTIK SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN
Model

umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana, sebab sebuah sistem dapat
mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Adapun karakteristik sistem penggajian
PT United Media adalah sebagai berikut:

a.

Komponen (Component)

Direktur, Administrasi, Keuangan.

b.

Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Tidak ada.
c.

Batasan (Boundary)

Dapat ditinjau dari lama kerja.

d.

Jalinan (interface)
1. Bagian Admin

Bagian Keuangan

Laporan data absen karyawan

2. Bagian keuangan

Direktur

Rekapitulasi gaji karyawan.

3. Direktur

Keuangan

Transfer dana penggajian.

4. Keuangan

Karyawan

Memberikan gaji.
e.

Masukan (Input)

Laporan absensi, Laporan lembur karyawan, Slip gaji.

f. Pengolahan Sistem (proses)
1. Proses Rekapitulasi Absensi
Dalam prosedur rekap absensi bagian admin akan mendata absensi karyawan
yang telah didata, kemudian diajukan ke bagian keuangan.
2. Proses Menghitung Penggajian
Setelah bagian keuangan menerima laporan data absensi karyawan maka bagian
keuangan akan menghitung lama hari kerja dikalikan gaji per hari ditambah
lemburan perjam dan kemudian data laporan penggajian tersebut diberikan
kepada direktur.
3. Proses Pemberian Dana
Dalam proses ini direktur akan memberikan dana ke bagian keuangan setelah
laporan data penggajian telah di terima.
4. Proses Pembayaran

Setelah dana dari direktur diterima, kemudian bagian keuangan langsung

memberikan kepada karyawan.
g.

Keluaran (output)

Pembayaran dan slip gaji.

h. Sasaran / Tujuan ( goal )
Agar memudahkan proses penggajian menjadi lebih cepat,tepat dan efisien.
2.4 KOMPONEN SISTEM PENGGAJIAN
Sistem akan dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika
didukung dengan beberapa aspek antara lain perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), dan pemakai (brainware). Diantara unsur tersebut adalah prasarana
atau peralatan pendukung yang dibutuhkan harus sesuai dengan spesifikasi yang
diusulkan. Yang berarti memiliki kemampuan yang cukup baik bagi system yang
diusulkan. Untuk itu penulis menguraikan perangkat komputer yang harus tersedia
pada system yang diusulkan. Adapan spesifikasinya sebagai berikut :
a.

Perangkat Lunak (Software)

Adapun perangkat lunak atau software yang dipergunakan pada PT United
Media ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Operasi

: Windows XP dan Windows 7

2. Aplikasi Software : Microsoft Office

b.

Perangkat Keras (Hardware)

Adapun perangkat keras atau hardware yang digunakan oleh PT United Media
ini adalah sebagai berikut :
1. Procesor

: Core I3

2. Ram

: 2 GB

3. Hardisk

: 500 GB

4. Printer
c.

: HP DeskJet 4620 series

Database
Adapun program databse yang digunakan oleh PT. Multi Mekatindo Putra
Perkasa adalah Microsoft Excel

d.

Prosedur
Adapun prosedur sistem penggajian yang berjalan pada PT. Multi Mekatindo
Putra Perkasa adalah sebagai berikut :

e. Personil Orang
Adapun personil atau orang yang terlibat dalam sistem penggajian di PT.
Multi Mekatindo Putra Perkasa adalah sebagai berikut:

f.

1.

Direktur / Owner

2.

Administrasi

3.

Keuangan

4.

Karyawan

Jaringan Komunikasi dan Komunikasi Data

Jaringan Komputer yang digunakan di PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa

menggunakan jaringan Speedy dengan Wireless. Sedangkan komunikasi data
di PT. Multi Mekatindo Putra Perkasa ini menggunakan telepon, faximile,
internet.