Anda di halaman 1dari 28

Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Pengertian Kearsipan Sistem Abjad


Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.

Karton penyekat abjad

Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun
berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf
abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system)
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :
1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis
dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.

3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.

A. Pengertian Sistem Abjad


Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi
tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.
Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah
sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung
(direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.
Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai
kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan organisasi dibandingan dengan

1.
2.
3.
4.

nomor atau angka.


Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:
Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1.
2.
3.
4.

Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu
Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
Mudah diterapkan
Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1.
2.

Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya


Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya,

3.
4.

akan terletak terpisah dalam penyimpanannya


Harus mempergunakan peraturan mengindeks
Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak
teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

1. Peraturan Mengindeks

Penyimpanan pada sistem abjad, seseorang haruslah mengetahui peraturan


mengindeks, baik itu nama orang/badan/organisasi, karena penyimpanan ini didasarkan pada
nama-nama tersebut.
Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan nama
orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan
cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu benda pengenal, yang dapat
membedakan

arsip

tersebut

dengan

yang

lainnya.Dalam

mengindeks

nama

orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketentuan


yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi kearsipan.
Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks
dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:
1.
2.
3.
4.
a.
b.
c.
2.

Indeks nama badan pemerintahan atau swasta


Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya
Indeks nama tempat atau wilayah
Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
Nama yang memakai nama keluarga
Nama yang memakai nama marga
Nama yang memakai nama baptis
Daftar Klasifikasi Abjad
Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip
berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun
berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari
beberapa macam, antara lain:

a.
b.
c.
d.

Nama perorangan
Nama perusahaan
Instansi pemerintah
Nama organisasi dan perhimpunan
Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai
dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan

berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.


Berikut contoh susunan klasifikasi abjad
A, B, C, .............................................................................Z
Aa, Ab, Ac, ........................................................................ Az
Aba, Abb, Abc, .................................................................. Abz
Aca, Acb, Acc, ................................................................... Acz
Ba, Bb, Bc, ........................................................................ Bz
Baa, Bbb, Bcc .................................................................... Bzz
B. Alat Bantu Sistem Abjad

Pada

dasarnya

semua

jenis

perlengkapan

arsip

dapat

digunakan

untuk

menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat
kearsipan yang digunakan, lebih ditekankan untuk alat-alat yang paling sering digunakan di
semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Alat bantu yang digunakan
dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:
1. Filing Cabinet
Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar. Jadi
penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor.
Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut diberi
kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja 1 laci hanya untuk satu
kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.
2. Guide
Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya.
Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z
3. Hanging Folder
Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukkan
kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder
ditempatkan dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang guide A, hanging folder
diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.
4. Alat Sortir
Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang memadai yaitu
26 kotak yang disediakan.
C. Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai
berikut:
1. Memeriksa surat/berkas
Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan
disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut
masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau
belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan
atau tidak (release mark), seperti tanda file, simpan, dep (deponeren atau simpan).
Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan
langsung kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah
yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah berikutnya.
2.

Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks
adalah nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Jika
kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah
ditetapkanoleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu, petugas
kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi kemudahan atau
kecepatan dalam bekerja.
Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing
cabinet.Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam sebuah
perusahaan yang hendak diarsipkan.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
3.

Surat dari Drs. Januar abidin


Surat untuk Irdan Batubara
Surat dari Irdan Romula Batubara
Surat untuk Irfan Batubara
Surat dari PT Bumi Sentosa
Surat dari Apotek Cempaka
Surat untuk Rumah Makan Angkasa
Surat dari Radio Delta Mas FM
Surat dari Deliawati
Surat dari Adi Nugroho Afiudin
Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat
adalah:
Abidin, Januar, Drs
Batubara, Irdan
Batubara, Irdan Romula
Batubara, Irfan
Bumi Sentosa, PT
Cempaka, Apotek
Angkasa, Rumah Makan
Delta Mas FM, Radio
Deliawati
Afiudin, Adi Nugroho
Mengkode surat/berkas
Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya.
Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika
penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya
menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan
akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi
jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan
surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam
contoh di subbab sebelumnya.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
4.

Ab
Ba
Ba
Ba
Bu
Ce
An
De
De
Af
Menyortir surat
Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang
sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu
mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat
yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis
dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada contoh sebelumnya
sebagai berikut:

5.

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10


Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5
Kelompok C: Surat no. 6
Kelompok D: Surat no 8 dan 9
Menempatkan surat/berkas
Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada
tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan. Contoh: surat yang
telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan
antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.
Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An (Surat 7).
Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)
Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).
Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide
berkode D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)

D.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari
kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat.
Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini
sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman
yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan

1.

2.

informasi.
Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:
Menentukan judul surat
Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat
masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
Menentukan indeks
Judul

surat

kemudian

diindeks

berdasarkan

peraturan

mengindeks

nama

orang/badan/organisasi.
3.

Menentukan kode/surat
Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat
bantu untuk mencari arsip.

4.
5.

Mencari arsip di tempat penyimpanan


Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Mengambil arsip
Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar
dengan lembar pinjam arsip

6.

Memberikan arsip kepada peminjam


Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2)
untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7.

Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file


Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip
terhadap arsip-arsip yang dipinjam.

MAKALAH
KEARSIPAN
Sistem Abjad

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

DISUSUN OLEH :
Elvita Apresia Wati
(13.11.1519)
Lukman Hakim
(13.11.1536)
Maulia Andawari
(13.11.1521)
Meinando Ventura H.M.D (13.11.1522)
Muh. Ulul Azmi
umam (13.11.1523)
Mukarromah
(13.11.1524)
M. Sofyan Sauri
(13.11.1520)
Nachnoer Nuklir R.A
(13.11.1523)

KONSENTRASI MANAJEMEN ADMINISTRASI TRANSPORTASI UDARA


PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI
AKADEMI MANAJEMEN ADMINISTRASI
YOGYAKARTA
2013

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Ilahi Rabbi yang mana dengan
Rahmat dan Hidayahnya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Kami menyadari dalam
penulisan makalah ini jauh dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan yang penulis
miliki. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun
untuk perbaikan penulisan laporan ini. Namun demikian kami berharap makalah ini dapat
memberikan manfaat bagi pembaca pada umumnya dan khususnya bagi kami sebagai
penulis.
Bahan Pembuatan Makalah Kearsipan ini kami dapat dari berbagai referensi
dan media serta dengan pengetahuan dan pendapat dari kami. Pada kesempatan ini izinkanlah
kami mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
menyumbangkan tenaga, pikiran dan materi baik moril maupun materil serta dorongan
kepada kami dalam menyelesaikan penulisan makalah ini, sehingga makalah ini dapat
terselesaikan.
Yogyakarta 9 April 2013
Penulis

DAFTAR ISI

A.
B.

A.
B.

HALAMAN JUDUL
..........................................................................................................
.......
KATA PENGANTAR
..........................................................................................................
.......
DAFTAR ISI
..........................................................................................................
.......
BAB I PENDAHULUAN ..........................................................................................................
.......
JENIS TIKET
................................................................................................................
.
CARA MEMESAN TIKET
PESAWAT .......................................................................................
BAB II HASIL
KEGIATAN ..............................................................................................................
Deskripsi Kegiatan
...............................................................................................................
..
Logo Maskapai
..............................................................................................................
...

C. Cara Handling
..............................................................................................................
...
D. Rute , Jumlah dan
Harga .................................................................................................................
BAB III KESIMPULAN
.......................................................................................................
..........
BAB IV LAMPIRAN
.......................................................................................................
..........

BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang
berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada
dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu
kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang
dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi
dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,
2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk
menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuantujuan dengan baik.
Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan
teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti.
Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu,
kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran
pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan
penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional (Manual) ataupun Digital.
Dalam sebuah kantor arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan
untuk keperluan informasi intern dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat
berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang
yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor,
dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut

sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada
secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi
pekerjaan.
Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan
surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara
penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri
adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang
dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang
membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi / proses yang memberikan
pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
(Ibnu Syamsi, 1994:8).
Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat
mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat
menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting,
maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
B. RUMUSAN MASALAH
Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola
menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang
membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang
mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan
penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan,
menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.
Dewasa ini masih banyak orang yang apabila mendengar istilah arsip maka
terbayanglah pada mereka tentang tumpukan kertas kotor, penuh debu, ruangan yang kotor,
penuh kertas berserakan, dengan petugas yang tidak bergairah, kurang terdidik dan
sebagainya.Hal ini dapat merugikan kedudukan petugas arsip dan dapat pula mengakibatkan
citra Negatif terhadap pelaksanaan pengelolaan kearsipan menjadi kurang baik. Belum lagi
arsip yang berserakan, tidak teratur, sulit ditemukan kembali, dijual belikan di pasar, atau
dipergunakan sebagai pembungkus makanan dan lain-lain. Kejadian ini akan lebih merusak
citra kearsipan pada sebuah kantor dan akan menghambat kelancaran pekerjaan dalam kantor
tersebut.
Demi kelancaran semua pekerjaan, sebuah kantor harus mempunyai suatu sistem
pengelolaan arsip yang baik dan benar,baik secara Manual maupun Digital.
Berdasarkan uraian diatas,maka kami dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1.

Bagaimana pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system
penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta
pemindahan dan pemusnahan arsip.

2.

Bagaimana kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara


Manual dan Digital.
C.TUJUAN PENELITIAN

Berdasarkan Judul yang kami ambil,maka tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1.

Untuk mengetahui pelaksanaan pengolahan arsip secara Konvensional(Manual) &


Digital(Eletronis)

2.

Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara
Konvensional(Manual)&Digital(Eletronis).

D.MANFAAT PENELITIAN

Manfaat secara praktis

a. Bagi lembaga akademik diharapkan dapat memberikan masukan dalam pengembangan ilmu
pengetahuan terutama ilmu manajemen dan dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian
selanjutnya.
b. Bagi kami yaitu,untuk meningkatkan pengetahuan dan pengalaman terutama pada masalah
yang berhubungan dengan pengelolaan arsip.

Manfaat secara teoritis

a. Sebagai bahan pemahaman teori yang diperoleh selama di bangku kuliah ke dalam dunia kerja
yang nyata.
b. Mengkaji atau mengkonfirmasi tentang sistem pengelolaan arsip secara Konvensional &
Digital yang baik dan benar.
E.TEKHNIK PENGUMPULAN DATA
Data yang diperlukan dalam menyelesaikan Makalah ini dikelompokan menjadi 2,yaitu:
a.Data primer,yaitu data yang didapatkan secara langsung melalui observasi yang kami lakukan
di dua tempat yaitu di kantor pusat Arsip Nasional(ARNAS) dan di Kantor TRANS TV.
b.Data sekunder,yaitu data yang diperoleh melalui metode studi pustaka.
BAB II
LANDASAN TEORI
Kearsipan Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun
berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan

dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct
filing system)
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.

ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :


1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode
ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. KodeArsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.
Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan,
instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
a. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia
a.1.

Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu
ditulis. Contoh:

a.2.

Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama

akhir. Contoh:
a.3.

Nama keluarga, suku dan marga. Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau
nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga,
suku, marga, dll
Contoh:

a.4.

Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang


Contoh:

a.5.

Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.


Contoh:

a.6.

Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri,
diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

a.7.

Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.

a.8.

Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya
termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami
atau nama keluarganya.

a.9.

Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu
unit.
Contoh:

a.10.

Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan
tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
Contoh:

b.
c. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :
b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan
nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
Contoh:
b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
Contoh:
b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti :
A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
Contoh:
b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga
berada di depan nama
Contoh:

Kode Perusahaan
Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan
a. Nama perusahaan pada umumnya
Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang
dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh :

b. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat


Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.
Contoh :
c. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang
menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.
Contoh :
d. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan
Contoh :

Kode Instansi Pemerintah


Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah
a. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya
ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal,
maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.
Contoh :
b. Nama Instansi Negara Asing
Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
Contoh :

Kode Organisasi
Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan
Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit
terakhir.
Contoh :

Merancang Daftar Klasifikasi


Merancang Daftar Klasifikasi
Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:

1. Nama Perorangan
2. Nama Perusahaan
3. Instansi Pemerintah
4. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A
sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
A,B,C,Z
Aa,Ab,Ac,Az
Aba,Abb,Abc,Abz
Aca, Acb, Acc, Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka
nama-nama tersebut dapat diurut sbb :
Aan,Jamaan
Baenulhaq
Abas,Abdul
Bainulhakim
Abbas,Yasir
Badrianus
Abdul,Yadi
Badri,Mutia
Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

Carli
Carlianis
Channe
Cherry,Retno

Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :


1. FillingCabinet
2. Guide
3. MapFolder
4. KotakSortir
5. KartuIndeks

Prosedur Penyimpanan Arsip


Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:

Dahrul
Darman,Iskandar
Dasman,Yusar
Dirman,Asri

1. Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada
bagian kearsipan.
2. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan,
dengan melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang
diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin
bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan
kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama
penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah
Sukoco Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama
Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan
surat, kecuali surat perorangan.
Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unitunit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk
unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang
sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru
dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5
pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat
ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar
memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir
ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih
dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas

didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip,
tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan
menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut
dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka
pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan
yang berlaku.

Prosedur Penemuan Kembali


Prosedur Penemuan Kembali (Finding)
Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1
folder harus dibuat outfoldernya.
Contoh surat out slip:
Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di
belakang guide A, di dalam folder A.
Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A,
di dalam folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci
sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

BAB III
PEMBAHASAN
Pengertian Kearsipan Sistem Abjad

Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.


Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.
Karton penyekat abjad
Map ordner sistem abjad
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun
berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf
abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system)
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip karena:
1. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :
1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode
ditulis dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.
Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan,
instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
a. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

a.1.

Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama
itu ditulis.

a.2.

Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan
nama akhir.

a.3.

Nama keluarga, suku dan marga.


Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum
(Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll.

a.4.

Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang Contoh:

a.5.

Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan


kepangkatan.

a.6.

Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama
diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.

a.7.

Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.

a.8.

Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya
termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga
suami atau nama keluarganya.

a.9.

Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam
satu unit.

a.10.

Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam
ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan
baru.

b. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :


b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan
nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti :
A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga
berada di depan nama.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Perusahaan

a. Nama perusahaan pada umumnya


Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang
dipentingkan baru diikuti jenis badan hukum atau kegiatannya.

b. Nama Bank atau Perusahaan yang disingkat


Harus diperpanjang kemudian diindeks sesuai nama.

c. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang
menggunakan huruf, dan yang memakai tanda penghubung.

d. Nama badan usaha yang bergerak dibdang pendidikan

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Instansi Pemerintah


a. Nama Instansi/Lembaga Pemerintah
Yang diindeks adalah nama pokok dari instansinya, sifat organisasinya
ditempatkan dalam kurung, tapi bila sifat organisasi diiringi nama tunggal,
maka sifat organisasi ikut diindeks mengutamakan nama pokok organisasi.

b. Nama Instansi Negara Asing


Diindeks unit politik negara yang bersangkutan.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan
Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit
terakhir.
Merancang Daftar Klasifikasi
Dalam merancang klasifikasi abjad nama-nama dikelompokkan atas 4 kelompok, yaitu:
1. Nama Perorangan
2. Nama Perusahaan
3. Instansi Pemerintah
4. Nama Organisasi dan Perhimpunan

Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A
sampai Z, tapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan
berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
A, B, C,Z
Aa, Ab, Ac, Az
Aba, Abb, Abc, Abz
Aca, Acb, Acc, Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka
nama-nama tersebut dapat diurut sbb :
Aan,Jamaan
Baenulhaq
Carli
Abas,Abdul
Bainulhakim
Carlianis
Abbas,Yasir
Badrianus
Channe
Abdul,Yadi
Badri,Mutia
Cherry,Retno
<!Penambahan Spasi Kosong ke bawah >

Dahrul
Darman,Iskandar
Dasman,Yusar
Dirman,Asri

Jenis Perlengkapan Sistem Abjad


Jenis-jenis peralatan kearsipan sistem abjad adalah :
a) Filling Cabinet
b) Guide
c) Map Folder
d) Kotak Sortir
e) Kartu Indeks
Prosedur Penyimpanan Arsip
Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip:
1. Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada
bagian kearsipan.
2. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan,
dengan melihat adanya tanda perintah simpan (release mark) yang
diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin
bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan
kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama
penanda tangan surat.

Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim,
SH. Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak
berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
Cara Mengindeks: PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda.
Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan
angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada,
atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran
karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci,
bila surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar
memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir
ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih
dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas
didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip,
tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan
menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut
dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka
pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan
yang berlaku.
Prosedur Penemuan Kembali (Finding)
Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1
folder harus dibuat out foldernya.

Cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip dalam lemari arsip sistem abjad.
Misalnya:
Surat diterima dari langganan Sukri Ahmad, diindeks menjadi Ahmad,Sukri
Setelah diindeks kodenya adalah A atau Ah , maka surat di simpan di dalam laci A-Z, di
belakang guide A, di dalam folder A.
Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A,
di dalam folder Ah. Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang
membuat laci-laci sebanyak abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam
menentukan dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf
abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system)
ISTILAH-ISTILAH DALAM SISTEM ABJAD :
a.

b.
c.
d.
e.

Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan
pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Organisasi dan Perhimpunan

1. Merancang Daftar Klasifikasi


a. Nama Perorangan

b. Nama Perusahaan
c. Instansi Pemerintah
d. Nama Organisasi dan Perhimpunan

. 2. Jenis Perlengkapan Sistem Abjad


a.
b.
c.
d.
e.
f.
3.
a.
b.

Filling Cabinet
Guide
Map Folder
Kotak Sortir
Kartu Indeks

c.

Mengindeks

Prosedur Penyimpanan Arsip


Pengumpulan Surat.
Memeriksa

d. Memberi Kode
e. Menyorti.
f.

Menempatkan

g. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.


4. Prosedur Penemuan Kembali (Finding)
Jika ada pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam.
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.
c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out
slip) bila yang dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out
foldernya.
d. Menyerahkan arsip kepada peminjam
Arsip yang diinginkan diberikan kepada peminjam.

DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara Agung:
Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama:
Jakarta
Marzuki, 2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Mandar Maju:
Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Eletronis. Gava Media:
Yogyakarta
Supranto, Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta: Jakarta
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada University Press: Yogyakarta
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi Aksara: Jakarta
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
ANRI: Jakarta

Anda mungkin juga menyukai