PROCESO

CONTROL INTERNO

CDIGO

SUBPROCESO

CONTROL INTERNO

1.1.2-CI-001

TIPO DE PROCESO

EVALUACION

VERSIN

PROCEDIMIENTO

AUDITORIAS INTERNAS

PGINA:

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1.OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditorias internas con el fin de verificar si el sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad
se esta ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas administrativas y legales, para asegurar el control dl
cumplimiento de las actividades de la alcalda de Sincelejo, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades;
apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

2. ALCANCE
Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten
de las auditorias internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda de Sincelejo en el periodo fiscal vigente

3. NORMAS
Artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica.
Ley 87 de 1993
Decreto 2145 de 1999

Decreto 2539 de 2000

Decreto 1537 de 2001

Decreto 34 enero 31 de 2008

Instructivo 4 de febrero 4 de 2008
Aplicativo MECI ( empleopublico.gov.co/meci)

4. DEFICINIONES
AUDITADO: Organizacin, rea, dependencia, o proceso que es auditado.
AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
AUDITOR LIDER: Auditor designado para llevar a cabo una auditoria actuando como lder del equipo.
AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten
determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.
ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable
ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial
Indeseable
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los
hallazgos de la auditoria

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CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad.
CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias.
EQUIPO AUDITOR: Uno o ms Auditores que llevan a cabo una auditoria.
EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditoria y que
son verificables. La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.
EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
EXPERTO TCNICO: Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar
AUDITORIA COMBINADA: Es la Auditoria que se realiza a ms de un sistema, por ejemplo (Control interno y de Calidad)
HALLAZGOS DE LA AUDITORA: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de Auditoria. Los hallazgos de
la Auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoria, u oportunidades de mejora.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
LISTA DE VERIFICACION: Es una herramienta que le permite al Auditor la conduccin de la Auditoria y como medio para identificar los elementos de los
procesos a auditar
PROGRAMA DE AUDITORA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito
especfico.
PLAN DE AUDITORIA: descripcin de las actividades In Situ y los preparativos de una auditoria
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS
Manual de procedimientos
Manual de implementacin MECI
NTCGP-1000 2004
Manual de competencias

REGISTROS
Plan de mejoramiento
Programa de auditoria
Plan de auditoria
Informes de auditoria anteriores

Lista de verificacin
Formato programa de auditoria
Formato plan de auditoria
Formato informe de auditoria

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6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

CLIENTE

RESPONSABLE

Elaborar el programa de
auditoria
Elaborar el planes de
auditoria
Preparar la auditoria

Alta direccin
Dependencias de la
entidad
Organismos
de
control

Programa de
auditoria
Plan de auditoria
Procesos dela
entidad
Planes de
mejoramiento
vigentes
Auditorias anteriores

Realizar reunin de apertura

Recoleccin de la
informacin
Preparar conclusiones de la
auditoria
Ejecutar reunin de cierre
Informe de auditoria
Distribuir el informe
Realizar seguimiento

Evidencias de
auditoria
Hallazgos
Acciones
correctivas y
preventivas
Informes de
auditoria
Planes de
mejoramiento

Alta direccin
Dependencias y/o
procesos de la
entidad
Organismos de
control

Jefe de Control
Interno
Lder grupo auditor

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7. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

Elaborar el programa de auditoria

Elaborar el planes de auditoria

Preparar la auditoria

Realizar reunin de apertura

DETALLE
Se realiza anualmente segn entre otras las siguientes consideraciones
1. Implementacin de nuevos procesos
2. Resultados de auditorias anteriores
3. Resultados de evaluacin de riesgos
4. Directrices de la direccin
5. Seguimiento a planes de mejoramiento
6. Evaluacin de la gestin institucional
7. Resultados de evaluacin de indicadores
8. Recursos disponibles
9. Cambios en la legislacin aplicable
El programa anual de auditoria es aprobado por el representante legal previa presentacin por parte del
Jefe de Control Interno
El jefe de control interno asigna el auditor lder quien debe realizar un plan de auditoria el cual debe
contener:
1. objetivo
2. alcance
3. criterios
4. auditor lder y equipo auditor
5. fecha de apertura y cierre
6. actividades especificas a auditar
7. fecha y hora
El plan de auditoria, se debe enviar con antelacin al da de realizacin de la auditoria y solicitar los
documentos necesarios al auditado segn criterio del auditor lder.
Una vez recibido el plan de auditoria autorizado por el auditado y los documentos soportes, previa
realizacin de la auditoria se procede as:
1. Se efecta la revisin de la documentacin segn los criterios y objetivo de la auditoria
2. Se hace la lista de verificacin
3. Se solicita informacin que se considere necesaria para el proceso de la auditoria al auditado
4. Evaluar informacin y datos relacionados con: objetivo, funciones, propsito, entorno, organizacin
interna, recursos humanos, procedimientos, servicios o productos, infraestructura informtica,
sistemas de informacin, informacin contable, financiera y presupuestal (donde aplique), resultados
de evaluaciones del SCI, informes de auditoria, evaluaciones anteriores, indicadores de gestin,
mapas de riesgos, etc.
Se hace con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar, el lder coordina la
reunin de apertura para presentar el grupo auditor y adems para:

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Recoleccin de la informacin

Preparar conclusiones de la auditoria

Ejecutar reunin de cierre

Informe de auditoria
Distribuir el informe
Realizar seguimiento

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1. Revisar el plan de auditoria

2. Indicar como se realizaran las actividades
3. Confirmar canales de comunicacin
4. Dejar espacio para que los auditados hagan las preguntas que consideren para el proceso.
Las fuentes de informacin son variables de acuerdo a la complejidad de la auditoria entre otras pueden
ser:
1. Entrevistas
2. Observacin de actividades y ambiente de trabajo
3. Revisin de documentacin: poltica, objetivos, planes, procedimientos, instructivos, guas,
proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos, entre otros.
4. Revisin de registros: inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones, informes de
gestin, informes de evaluacin, etc.
5. Resmenes de datos, evaluaciones de desempeo
6. Registro de bases de datos y procedimientos
7. Registros de otras fuentes como: retroalimentacin de la ciudadana, informacin externa como
proveedores, entidades bancarias
8. Sitios WEB
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para:
1. Revisar los hallazgos contra los objetivos
2. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o
una oportunidad de mejora
3. Acordar las conclusiones de la auditoria
4. Formular las recomendaciones a que haya lugar
Se realiza la reunin con los funcionarios que atendieron la auditoria y el dueo del proceso auditado, en
la reunin de cierre se ratifican los siguientes aspectos:
1. Actividad auditada
2. Conclusiones
3. Presentacin de las no conformidades (si las hay) firmadas por el auditado
El responsable del proceso auditado tiene quince (15) das hbiles a partir de la notificacin del informe
para realizar el plan de mejoramiento de las acciones correctivas o preventivas encontradas
Se realiza acta de cierre de auditoria
Se realiza el informe definitivo correspondiente en el formato informe de auditoria el cual ser enviado al
JCI para su revisin, el informe debe ser entregado al JCI ocho (8) das despus de haber terminado la
auditoria
Enva mediante oficio al responsable del procesos auditado y al auditor lder
Este lo hace el lder del grupo auditor o quien este designe para verificar el cumplimiento de las
acciones correctivas o preventivas propuestas en el plan de mejoramiento

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8. RECURSOS
Profesionales de la oficina de control interno
Auditores de calidad de la entidad

HUMANOS

Viticos
Papelera y tiles
Hardware: equipos de computo e impresoras
Software: internet, aplicativos, office

FINANCIEROS
TECNOLOGICOS
INFRAEXTRUCTURA

Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno

9. SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR

FORMULA

FRECUENCIA

Numero
de
auditorias
adelantadas
/Numero de auditorias programadas
Tiempo empleado en las auditorias
/Tiempo programado
Numero
de
acciones
preventivas
aplicadas/No de acciones correctivas o
preventivas detectadas

EFICACIA
EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

RESPONSABLE

semestral

Lder del proceso

semestral

Lder del proceso

semestral

Lder del proceso

Numero de planes de mejoramiento

suscritos/Total auditorias adelantadas
10. PUNTOS DE CONTROL
ID

ACTIVIDAD(ES) DE CONTROL

Recoleccin de Informacin

Preparar las conclusiones de la auditoria

Realizar seguimiento

OBSERVACIONES DE CONTROL
En esta etapa se debe tener especial cuidado con la documentacin
que se custodie en el ejercicio dela auditoria
Verificar que las conclusiones dela auditoria estn basadas en
evidencias soportadas
Verificar que las acciones recomendadas en el plan de mejoramiento
se cumplan por parte del rea objeto de la auditoria en los plazos
establecidos en el mismo

REGISTROS DE CONTROL
N/A
N/A
Plan de mejoramiento

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11. RIESGOS ASOCIADOS

Inexactitud

Informes no
basados en las
evidencias reales

Decisiones
equivocadas
basadas en
informes no
ajustados a la
realidad de la
entidad

NOMBRE
ELABORO

Luis Fernando Alandete

REVIS

Alcal Alviz Urueta

APROB

Alcal Alviz Urueta

6 Inaceptable

5 Importante

Moderado

Incumplimiento

Que el programa
Deficiencia en el
de auditoria no se
seguimiento a la
cumpla en su
gestin y calidad
totalidad

Tolerable

DESCRIPCION
POSIBLES
DEL RIESGO CONSECUENCIAS

VALORACION DEL
RIESGO (I + P)

NOMBRE DEL
RIESGO

PROBABILIDAD

2 Aceptable

IMPACTO

MANEJO DEL
RIESGO

MEDIDAS

Tolerable

Asumir, reducir el
riesgo

Capacitacin a los
auditores

Tolerable

Asumir, reducir el
riesgo

Capacitacin a los
auditores

CARGO
Profesional
Universitario
Jefe Oficina Control
Interno
Jefe Oficina Control
Interno

FECHA

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